Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad Pennaeth Busnes y Cyngor.

Cyflwynwyd adroddiad gan Bennaeth Busnes y Cyngor / Swyddog Monitro yn amlinellu'r cynnydd a wnaed mewn perthynas ag ymateb i'r Rhybudd Gorfodaeth a gyhoeddwyd gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) ym mis Hydref, 2015 a materion a amlygwyd yn yr adroddiad.

Dywedodd  Pennaeth Busnes y Cyngor fod y naw argymhelliad a nodir yn Hysbysiad Gorfodi'r ICO yn cael eu nodi yn Atodiad 1 yr adroddiad. Mae'r rhain bellach yn destun trydydd Cynllun Gweithredu (lluniwyd y ddau gynllun blaenorol mewn ymateb i archwiliad yr ICO o drefniadau'r Cyngor ar gyfer diogelu data yn 2012 ac ail-archwiliad dilynol yn 2014) a ddyfeisiwyd gan y Bwrdd Llywodraethu Gwybodaeth Corfforaethol (CIGB ) ac sy’n cael eu gweithredu gan is-grŵp o'r CIGB. O'r naw cam gweithredu penodol, mae camau gweithredu 1, 2, 3, 5, 6 a 9 wedi cael eu cwblhau. Rhoes y swyddog ddiweddariad i’r Pwyllgor ar statws y camau gweithredu hynny sydd ond wedi eu cwblhau’n rhannol fel a ganlyn -

•           Cam Gweithredu Rhif 4 (Polisïau gan gynnwys y Polisi Rheoli Cofnodion yn cael eu darllen, eu deall a’u cwblhau gan bawb). Er mwyn sicrhau’r lefel hon o asesiad, mae'r Cyngor wedi tendro, caffael a chofrestru ar gyfer system bolisi newydd gyda RSM ac mae’r system wrthi’n cael ei dylunio ar hyn o bryd. Mae'r amserlen ar gyfer gweithredu'r system wrthi’n cael ei threfnu a disgwylir cytundeb yn ei chylch cyn diwedd mis Mawrth, 2016.

•           Cam Gweithredu Rhif 7 (hawliau mynediad ffisegol yn cael eu diddymu ar unwaith pan fo staff yn   gadael a’u hadolygu o bryd i’w gilydd er mwyn sicrhau bod rheolaethau priodol yn parhau i fod yn eu lle). Mae Tîm Trawsnewid y Cyngor yn ymwneud â gwahanol ddarnau o brosesau ail-ddylunio busnes fel rhan o'i gylch gwaith ac ar hyn o bryd mae’n gweithio ar dasg ar gyfer y CIGB a fydd yn cynhyrchu canlyniad ar y mater hwn. Mae trafodaethau’n cael eu cynnal gyda Northgate, y system TGCh Adnoddau Dynol gyda golwg ar weithredu proses newydd erbyn mis Medi a fydd yn darparu'r lefel angenrheidiol o sicrwydd.

•           Cam Gweithredu Rhif 8 (Bod sylw’n cael ei roddi i’r prinder o le storio ar gyfer cofnodiadau papur). Mae'r Cyngor bron wedi mynd i’r afael yn llawn â’r mater hwn a’r Gwasanaethau Cyllid a Thai yw’r unig ddau wasanaeth bellach sydd yn cadw lefel sylweddol o gofnodiadau maniwal y tu allan i Bencadlys y Cyngor ond nad ydynt eto mewn storfa archif. Bydd y ddau wasanaeth yn adrodd yn ôl i'r CIGB ym mis Ebrill ar eu cynlluniau unigol ar gyfer mynd i'r afael yn llawn â'r mater.

Nododd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf ac roedd yn fodlon bod cynnydd wedi, ac yn parhau i gael ei wneud, o ran mynd i’r afael â'r materion sydd wedi codi. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch ymateb yr ICO i'r Cynllun Gweithredu a luniwyd a'r cynnydd a wnaed. Dywedodd y Pennaeth Busnes y Cyngor, er bod y Cyngor wedi anfon copi o’r Cynllun Gweithredu at yr ICO yn dangos statws pob gweithred a'r sefyllfa bresennol, nid yw wedi ymateb yn ffurfiol i'r ddogfen honno, ond mae wedi dweud y bydd lefel cydymffurfiaeth y Cyngor yn cael ei hasesu yng ngoleuni unrhyw ddigwyddiadau’n ymwneud â diogelwch data yn y dyfodol.

Penderfynwyd nodi'r diweddariad a'r cynnydd a wnaed.

Dim camau gweithredu pellach