Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd er sylw'r Pwyllgor - Adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol ar waith y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill, 2015 i 31 Rhagfyr, 2015. Roedd yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth am natur y gwaith a wnaed yn ystod y cyfnod a chanlyniadau hynny gan gynnwys y farn archwilio a'r argymhellion sy'n ymwneud â phob maes a adolygwyd; archwiliadau a arweiniodd at farn Sicrwydd Cyfyngedig; archwiliadau dilynol a thracio argymhellion ynghyd â rhestr o argymhellion Uchel a Chanolig sy’n parhau i fod angen sylw.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio bod dadansoddiad o berfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill i 31 Rhagfyr, 2015 yn dangos bod lefelau perfformiad yn fwy neu lai yn unol â’r targed. Fodd bynnag, bydd gallu'r gwasanaeth i gyflawni Cynllun Gweithredu 2015/16 yn dibynnu ar lefel y galw am adnoddau archwilio o ran cyfeiriadau, gwaith heb ei gynllunio cyn diwedd y flwyddyn ac absenoldeb salwch. Rhoes y swyddog y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor mewn perthynas â'r sefyllfa staffio a dywedodd y collwyd 101 o ddiwrnodau oherwydd absenoldeb salwch hyd at fis Rhagfyr 2015, ac oherwydd bod swydd wag yn y tîm, roedd 135 o ddyddiau archwilio heb eu llenwi gan wneud cyfanswm o 236 o ddiwrnodau neu 20% o'r adnoddau sydd ar gael ar gyfer cynllun archwilio 2015/16. Fodd bynnag, cadarnhaodd y Swyddog ei bod yn parhau i fod yn hyderus y byddai'r gwasanaeth yn gallu cyflawni 60% o'r Cynllun Archwilio erbyn diwedd y mis.

Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a'r Swyddog Adran 151 bod y broses o ddarparu'r gwasanaeth archwilio yn dibynnu ar argaeledd staff a bod y Rheolwr Archwilio yn ymdrechu i reoli'r tîm i wella'r sefyllfa. Mae cyfrifydd dan hyfforddiant wedi cael ei neilltuo i'r gwasanaeth ar sail dros dro i ddarparu adnodd ychwanegol. Mae'r Gwasanaeth Cyllid wedi derbyn cadarnhad gan y Rheolwr Archwilio fod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn gallu darparu'r lefel angenrheidiol o sylw i ddarparu sicrwydd o ran yr archwiliad o systemau ariannol allweddol yr Awdurdod; yr hyn sydd ar goll ar hyn o bryd yw’r gwerth ychwanegol y gall y gwasanaeth Archwilio Mewnol ei roi i feysydd eraill yn y Cyngor gyda'r gwasanaeth yn cael ei gyfyngu yn hytrach i ganolbwyntio ar y deilliannau craidd. Gan edrych ymlaen dros y 3 blynedd nesaf, bydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, yr un modd â llawer o wasanaethau eraill, yn cael ei adolygu i benderfynu sut y bydd y gwasanaeth yn cael ei ddarparu yn y dyfodol.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fod nifer o ffactorau wedi ei gwneud yn flwyddyn heriol i'r gwasanaeth. Mae pwysau cynyddol ar y gwasanaeth y mae angen i reolwyr eu cydnabod o ran eu heffaith ar staff. Y brif dasg ar hyn o bryd yw sicrhau y gall y gwasanaeth Archwilio Mewnol roi’r sicrwydd angenrheidiol ar sail y gwaith a wnaed; dywedodd y Swyddog ei fod yn hyderus y byddai hynny'n digwydd.

Rhoes y Pwyllgor ystyriaeth i’r adroddiad ac amlygodd y materion canlynol -

•           Nododd y Pwyllgor y sefyllfa staffio yn y gwasanaeth Archwilio Mewnol yng nghyd-destun cyflwyno'r cynllun archwilio ynghyd â'r farn broffesiynol a fynegwyd, ac ailadroddodd ei bryder na fydd gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol efallai  adnoddau digonol i fedru cyflawni ei ddyletswyddau yn y ffordd orau ac mewn ffordd sy'n ychwanegu gwerth i’r Cyngor. Pwysleisiodd y Pwyllgor bwysigrwydd y swyddogaeth Archwilio Mewnol i'r Pwyllgor ac i'r Cyngor wrth ddarparu sicrwydd o ran cadernid systemau rheolaethau mewnol y Cyngor, ei drefniadau rheoli risg a phrosesau llywodraethu corfforaethol, a'r angen felly i sicrhau bod ganddo'r adnoddau i gyflawni'r cyfrifoldebau hynny. Gofynnodd y Pwyllgor a oedd y cynllun archwilio yn rhy uchelgeisiol o ystyried yr adnoddau staffio sydd ar gael i weithredu'r cynllun neu a yw'r gwasanaeth yn sylfaenol heb ddigon o adnoddau.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor bod y cynllun yn seiliedig ar y nifer o staff sydd ar gael a bod absenoldebau staff yn cael eu ffactora i mewn iddo; mae lefelau salwch yn anffodus ac nid oes modd eu rheoli.

Nododd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Partneriaethau, Cymuned a Gwella Gwasanaethau) y pwynt a wnaed, a dywedodd y byddai hi'n cyfleu pryder y Pwyllgor ynghylch adnoddau ar gyfer y Gwasanaeth Archwilio Mewnol i'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth; fodd bynnag, mynegir y pryder hwnnw mewn cyd-destun lle mae pob gwasanaeth yn gorfod llunio cynllun arbedion tair blynedd.

•           Nododd y Pwyllgor fod Adroddiad Cryno ar Ddyled ar 14 Ionawr, 2015 yn dangos bod cyfanswm y mân ddyledion sydd heb eu casglu yn £ 3.192m. Gofynnodd y Pwyllgor a oes problem sylfaenol gyda chasglu dyledion neu a yw'r sefyllfa wedi gwella.

Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a'r Swyddog Adran 151 bod hon yn broblem hanesyddol. Mae Panel Canlyniad Sgriwtini wrthi’n adolygu trefniadau rheoli dyled y Cyngor a bydd yn adrodd ar ei ganfyddiadau yn fuan. Mae lefel y ddyled hanesyddol wedi ei gwneud yn anos rheoli dyled newydd. Mae'r Gwasanaeth Cyllid wedi cychwyn proses o ddileu dyledion hir sefydlog yr ystyrir fel rhai na ellir eu casglu ac mae swm sylweddol wedi cael ei ddileu drwy'r broses honno a bydd yn parhau gyda chau cyfrifon 2015/16. Cynhaliwyd adolygiad o strwythur y tîm Refeniw a Budd-daliadau sy’n gyfrifol am gasglu incwm a mân-ddyledion a bydd adnoddau ychwanegol yn cael eu rhoi i mewn i'r tîm. Mae gweithdrefnau cofnodi hefyd wedi cael eu hadolygu i sicrhau bod gan y Cyngor y dogfennau ategol angenrheidiol i hwyluso’r broses o adennill dyledion drwy'r llysoedd lle bo angen.

•           Nododd y Pwyllgor fod adolygiad archwilio o Ysgol Cemaes wedi cynhyrchu barn Sicrwydd Cyfyngedig, a gofynnodd am eglurhad o'r camau a gymerwyd i wella rheolaethau ariannol mewn ysgolion.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio fod archwiliadau dilyn-i-fyny mewn perthynas ag ysgolion wedi dechrau a bydd y mater yn cael ei gyfeirio i sylw'r Gwasanaeth Dysgu Gydol Oes. Mae'r Gwasanaeth Archwilio hefyd wedi cynnal adolygiad thematig o bum ysgol ynghylch casglu incwm prydau ysgol a bydd hyn hefyd yn cael ei gyfeirio i sylw'r Gwasanaeth Dysgu Gydol Oes.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a'r sicrwydd a ddarparwyd i'r Pwyllgor ynghylch y prosesau rheoli mewnol, rheoli risg a llywodraethu corfforaethol sydd wedi eu sefydlu i reoli'r gwaith o gyflawni amcanion yr Awdurdod, yn amodol ar nodi pryder y Pwyllgor ynghylch adnoddau ar gyfer y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

CAMAU GWEITHREDU: Y Prif Weithredwr Cynorthwyol i godi pryder y Pwyllgor ynghylch adnoddau ar gyfer y Gwasanaeth Archwilio Mewnol gyda'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth.