Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol am 2015/16.

Cafodd  Adroddiad Blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2015/16 ei gyflwyno i’w hystyried a’i gymeradwyo gan y Pwyllgor yn unol â gofynion y Safonau Archwilio Mewnol Sector Cyhoeddus y DU a Safonau DU CIPFA a ddaeth i rym ar 1 Ebrill, 2014 sy’n golygu bod rheidrwydd ar Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio mewnol i roi i’r Pwyllgor hwn sicrwydd  ynghylch y system gyfan o reolaeth fewnol. Roedd yr adroddiad yn rhoi dadansoddiad o berfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2015/16 ac fe'i cefnogwyd gan Atodiadau A i H a oedd yn manylu ar y cynnydd yn erbyn targedau perfformiad ar gyfer y flwyddyn, ynghyd â llithriad yn ystod y flwyddyn.

Cafwyd adroddiad gan y Rheolwr Archwilio Mewnol ar berfformiad y Gwasanaeth yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill 2015 hyd at 31 Mawrth 2016 a'r ffactorau a oedd wedi effeithio arno. Cadarnhaodd y Swyddog bod y Gwasanaeth wedi cyflawni 60.32% o'r Cynllun Blynyddol yn erbyn targed o 80% a dangosydd perfformiad cyfartaleddog ar lefel Cymru gyfan o 83%. Fodd bynnag, mae gwaith yn parhau i fynd rhagddo ar bedwar archwiliad a oedd ar y gweill ar ddiwedd y flwyddyn ac wedi cwblhau’r rheiny, bydd 67% o'r Cynllun Blynyddol wedi cael ei gyflawni.

Mae pob un o'r archwiliadau a gyflawnwyd yn ystod y flwyddyn (Atodiad C) wedi arwain at lefelau cadarnhaol o sicrwydd ac eithrio Adfer TGCh ar ôl Trychineb a aseswyd fel un a oedd yn darparu ond y mymryn lleiaf o sicrwydd a phum maes arall a nodir ym mharagraff 4.2.2. a gafodd eu hasesu fel rhai a oedd yn darparu Sicrwydd Cyfyngedig. Yn ôl canlyniad cyffredinol y gwaith Archwilio Mewnol, nodwyd bod 73% o adolygiadau wedi arwain at farn gadarnhaol (Sylweddol neu Resymol) a bod 27% wedi arwain at farn sicrwydd negyddol. Roedd y 27% o adroddiadau a dderbyniodd farn sicrwydd negyddol yn cynnwys o 6 adroddiadau - yr un uchod y soniwyd amdano a oedd ond yn darparu’r mymryn lleiaf o sicrwydd a 5 archwiliad a oedd yn rhoi sicrwydd cyfyngedig.

Caiff argymhellion eu graddio ar hyn o bryd fel rhai uchel, canolig neu isel yn ôl y risg ganfyddedig fel yr amlinellir yn Atodiad F. Nid yw’r rhai a ystyrir fel rhai gradd isel yn cael eu dilyn i fyny’n ffurfiol gan yr archwilwyr mewnol ac nid ydynt ychwaith yn cael eu cynnwys yn y dadansoddiad. Y gyfradd weithredu ganrannol ar 31 Mawrth 2016 oedd 74% o argymhellion uchel a chanolig a gofnodwyd fel rhai a oedd wedi eu gweithredu.

Tynnodd y Swyddog sylw at feysydd lle nodwyd gwendidau arwyddocaol mewn rheolaeth ac a fydd yn parhau i beri pryder i’r Archwilwyr Mewnol hyd nes y bydd holl argymhellion pwysig wedi cael eu gweithredu ac y gellir rhoi sicrwydd bod yr holl fframweithiau a systemau priodol yn eu lle. Ceir diweddariad ar y sefyllfa o ran y meysydd penodol hyn ym mharagraff 6.5 yr adroddiad.

Er gwaethaf y ffaith nad oedd y Cynllun Archwilio wedi’i gwblhau’n llawn, cadarnhaodd y swydd ei bod yn fodlon bod y gwaith a wnaed yn ystod y flwyddyn yn caniatáu iddi ddod i gasgliad rhesymol ynglŷn â digonolrwydd ac effeithiolrwydd prosesau rheoli'r Cyngor ar gyfer y meysydd hynny a adolygwyd. Roedd hi hefyd yn gallu dweud ei bod yn fodlon bod gwaith y rheoleiddwyr allanol ynghyd ag adolygiadau perfformiad gwasanaeth yr Awdurdod yn caniatáu iddi ddod i gasgliad rhesymol bod gan Gyngor Sir Ynys Môn, ar gyfer y 12 mis a ddaeth i ben ar 31 Mawrth, 2016, brosesau boddhaol o ran rheolaeth fewnol, rheoli risg a llywodraethiant corfforaethol i reoli'r gwaith o gyflawni amcanion y sefydliad.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr Adroddiad Blynyddol a'r wybodaeth a ddarparwyd ac, o ystyried y pryder a fynegwyd yn y cyfarfod blaenorol ynghylch gallu'r gwasanaeth Archwilio Mewnol i gyflawni'r cynllun oherwydd materion yn ymwneud ag adnoddau, roedd yn croesawu'r canlyniad a geir yn y pen draw pan fydd y pedwar archwiliad sydd ar y gweill wedi cael eu cwblhau, sef cyflawni 67% o'r Cynllun a bod hynny’n tystio i berfformiad ac ymdrech glodwiw’r gwasanaeth. Nododd y Pwyllgor hefyd y materion canlynol:

•           Bod y darlun eang yn un cadarnhaol, a bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, o’r meysydd y bu’n edrych arnynt yn ystod y flwyddyn, yn gallu dod i gasgliad rhesymol ynghylch effeithiolrwydd cyffredinol system y Cyngor o reolaethau mewnol a threfniadau llywodraethu a rheoli risg.

•           Nododd y Pwyllgor y meysydd hynny a gafodd eu hasesu fel rhai sydd ond yn rhoi’r sicrwydd lleiaf neu sicrwydd cyfyngedig oherwydd y daethpwyd o hyd i ragor o fethiannau sylweddol o safbwynt rheoli a gofynnodd am ddiweddariad yn ei gyfarfod nesaf ar gynnydd o ran y camau gweithredu sy'n cael eu cymryd i fynd i'r afael â'r gwendidau mewn perthynas ag Adfer TGCh ar ôl Trychineb – archwiliad a oedd wedi arwain at farn sicrwydd isel iawn. Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod archwiliad dilynol o’r maes hwn ers hynny wedi arwain at ailasesiad o’r lefel sicrwydd fel un resymol.

•           Nododd y Pwyllgor, er bod archwiliad o reolaethau allweddol y Gyflogres wedi arwain at farn archwilio resymol, roedd yn ymwybodol o fater a gododd mewn perthynas â’r Gyflogres yn ddiweddar a gofynnodd am eglurhad. Soniodd y Pennaeth Adnoddau a'r Swyddog Adran 151 am nam a oedd wedi effeithio’r system Gyflogres am gyfnod byr yn ddiweddar, y camau wrth gefn a gymerwyd i ddiwallu anghenion a oedd angen sylw ar unwaith, y camau a gymerwyd i ddatrys y mater a hefyd i sicrhau, wedi diweddaru’r system yn llwyddiannus, y byddai mesurau diogelwch yn cael eu cymryd i leihau'r risg y byddai’r broblem yn digwydd eto.

•           Nododd y Pwyllgor fod adnoddau ar gyfer y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ei dyb ef, yn fater y mae angen parhau i’w adolygu a gofynnodd am sicrwydd y byddai unrhyw ddiffyg sy'n effeithio ar allu'r gwasanaeth i gyflawni ei gyfrifoldebau yn cael eu dwyn i'w sylw. Nododd y Pwyllgor fod y mater i fod i gael ei ddwyn at sylw’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth Strategol a gofynnodd i hyn gael ei ddilyn i fyny. Dywedodd y Pennaeth Archwilio Mewnol mai’r mater allweddol yw a all lefel y gweithgarwch archwilio mewnol ddarparu lefel ddigonol o sicrwydd ar ddiwedd y flwyddyn ac roedd yr adroddiad blynyddol yn brawf bod hynny wedi digwydd. Cadarnhaodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod y sefyllfa’n cael ei monitro a'i fod yn fodlon bod y sylw a ddarperir yn ddigonol ar hyn o bryd a bod blaenoriaethu’n cael ei gyflawni drwy'r broses gynllunio fel bod y Cynllun Archwilio yn cwmpasu'r meysydd cywir o ran risg.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad o rôl y Swyddog Twyll Corfforaethol a'r potensial ar gyfer gwella swyddogaeth y swydd i sicrhau manteision ehangach na'r rheiny y cyfeirir atynt dan baragraff 4.5.2 yr adroddiad. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 bod sgôp i adolygu’r rôl o ran cyflawni yn ogystal â'r ymagwedd a gymerir tuag at waith atal twyll a’r modd y mae hynny'n cael ei wneud. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod y Swyddog hefyd cyfrannu at y gwaith ymchwilio arbennig a nodir yn Atodiad H i'r adroddiad.

•           Nododd y Pwyllgor y byddai'n cael diweddariadau cryno rheolaidd ar statws a chynnydd y camau gweithredu mewn perthynas â meysydd penodol sy'n peri pryder lle mae lefel sicrwydd wedi bod yn gyfyngedig neu’n isel iawn ar sail gan bwy ac erbyn pryd sail hyd nes cyrraedd pwynt lle gall fod yn fodlon bod y risgiau cysylltiedig wedi cael eu lleihau neu eu dileu a bod y prosesau parhaus ar gyfer eu rheoli yn briodol.

Penderfynwyd bod y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn fodlon bod gan Gyngor Sir Ynys Môn, ar gyfer y 12 mis a ddaeth i ben ar 31 Mawrth, 2016, brosesau rheolaeth fewnol, rheoli risg a llywodraethu corfforaethol ar waith i reoli a helpu i gyflawni amcanion yr Awdurdod.

CAMAU GWEITHREDU:

•           Rheolwr Parhad a Chefnogi Busnes TGCh i roi i'r Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd o ran mynd i'r afael â materion mewn perthynas ag Adfer TGCh yn dilyn Trychineb.

•           Y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 i ddilyn i fyny gyda'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth bryderon y Pwyllgor ynghylch darparu adnoddau digonol i'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

•           Y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 / Rheolwr Archwilio Mewnol i gynnwys yn y broses adrodd chwarterol i'r Pwyllgor, ddiweddariad cryno ar feysydd penodol sy'n peri pryder gan gynnwys statws camau gweithredu, y swyddogion sy'n gyfrifol a'r amserlen ar gyfer eu cwblhau.