Eitem Rhaglen

Cyflwyno’r Datganiad Cyfrifon drafft am 2015/16 ynghyd â’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2015/16.

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor - adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 yn cynnwys y Datganiad Cyfrifon drafft cyn eu harchwilio ar gyfer y flwyddyn ariannol 2015/16 ynghyd â'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft am 2015/16.

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 bod gan y Cyngor ddyletswydd statudol i gymeradwyo a chyhoeddi Datganiad Cyfrifon ar gyfer pob blwyddyn ariannol. Cyn y gall Archwiliad Allanol gychwyn, rhaid i'r Swyddog Adran 151 arwyddo'r Datganiad o Gyfrifoldebau ar gyfer y Datganiad Cyfrifon cyn y dyddiad cau statudol, sef 30 Mehefin bob blwyddyn. Dan Gyfansoddiad y Cyngor, y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethiant sy’n gyfrifol am adolygu a sgriwtineiddio’r datganiad cyfrifon cyn i’r Cyngor ei fabwysiadu.  Mae'r Datganiad yn ddogfen dechnegol sy'n cael ei chynhyrchu’n unol â rheoliadau cyfrifyddu ac arferion priodol mewn fformat rhagnodedig ac mae'n cynnwys y datganiadau ariannol a'r datgeliadau y mae’n rhaid i'r Cyngor eu cyhoeddi.

Cyfeiriodd y Swyddog at y datganiadau allweddol yn y ddogfen fel a ganlyn:

•           Mae'r adroddiad naratif sy'n nodi cyd-destun y datganiadau ariannol, yn darparu canllaw i'r materion mwyaf arwyddocaol yr adroddir arnynt yn y cyfrifon, gan gynnwys sefyllfa ariannol y Cyngor a'i berfformiad yn ystod y flwyddyn ynghyd â'r materion a'r risgiau sy'n effeithio ar y Cyngor.

•           Mae'r Datganiad o Symudiadau yn y Cronfeydd wrth Gefn (MIRS) yn dangos y symudiad yn ystod y flwyddyn yng nghronfeydd wrth gefn y Cyngor wedi eu dadansoddi yn ôl y cronfeydd wrth gefn y gellir eu defnyddio a’r rhai na fedrir eu defnyddio. Mae'r datganiad yn dangos gwir gost economaidd darparu gwasanaethau'r Awdurdod a sut y mae’r costau hynny'n cael eu hariannu gan y gwahanol gronfeydd wrth gefn.

•           Mae'r Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr (CIES) yn dangos y gost o ddarparu gwasanaethau yn y flwyddyn o safbwynt cyfrifyddu a hynny’n unol â’r arferion cyfrifyddu a dderbynnir yn gyffredinol, yn hytrach na'r swm sydd i'w gyllido o’r trethi.

•           Mae'r Fantolen yn dangos gwerth yr asedau a'r rhwymedigaethau a gydnabyddir gan yr Awdurdod ar ddyddiad y Fantolen. Mae’r asedau net yn cael eu cyfatebu gan gronfeydd wrth gefn a ddelir gan yr Awdurdod.

•             Mae'r Datganiad Llif Arian yn dangos y newidiadau o ran arian parod y Cyngor a’r hyn sy’n cyfateb i arian parod yn ystod y cyfnod yr adroddir arno.

•           Mae'r Nodiadau i'r Datganiadau Ariannol craidd yn darparu mwy o fanylion am bolisïau ac eitemau cyfrifyddu'r Cyngor a gynhwysir yn y datganiadau. Cadarnhaodd y Swyddog nad oedd angen gwneud unrhyw newidiadau o bwys i’r dulliau cyfrifyddu ar gyfer 2015/16.

•             Caiff y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2015/16 ei gynnwys gyda’r Datganiad Cyfrifon  ac ynddo, nodir y trefniadau llywodraethiant a oedd ar waith yn y flwyddyn rhwng Ebrill 2015 a Mawrth 2016 ac mae’n nodi pa mor effeithiol y mae'r Cyngor wedi cyflawni ei gyfrifoldebau yn unol â'i weledigaeth.

Dywedodd yr Aelod Portffolio Cyllid ei fod yn fodlon gyda'r modd y cyflwynwyd y cyfrifon a chyda'r ffordd broffesiynol y cawsant eu cau’n unol â'r amserlen statudol.

Ystyriodd y Pwyllgor yr adroddiad a’r Datganiadau Ariannol a nodwyd y canlynol:

•           Nododd y Pwyllgor y Datganiad Cyfrifon gan ddweud ei fod yn fodlon fod y Datganiad Cyfrifon wedi  cael ei gynhyrchu yn unol â safonau, arferion a rheoliadau adrodd ariannol ac erbyn y dyddiad cau statudol sef 30 Mehefin.

•           Nododd y Pwyllgor yr adroddiad naratif gan  ddweud ei fod yn fodlon ei fod yn rhoi crynodeb teg a chytbwys o sefyllfa ariannol y Cyngor ar gyfer 2015/16, gan gynnwys y prif ddylanwadau ar y datganiadau ariannol. Canmolodd y Pwyllgor y crynodeb naratif fel un a oedd yn darparu trosolwg clir a hawdd i'w deall o’r cyd-destun i'r datganiadau ariannol.

•           Nododd y Pwyllgor y bydd y datganiadau ariannol yn awr cael eu harchwilio’n allanol ac y bydd hawl gan y cyhoedd, am gyfnod penodol yn ystod y broses archwilio, i edrych ar y cyfrifon a chodi unrhyw wrthwynebiad yn eu cylch gyda'r archwiliwr allanol.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar y rhagolygon ariannol yn sgil y penderfyniad a wnaed yn y refferendwm i dynnu allan o’r UE, yn enwedig o ran y cyllid cyfalaf a geir drwy grantiau a gofynnodd a ddylid ystyried benthyca mwy. Hysbyswyd y Pwyllgor bod parhau i ddarparu cyllid i'r ardaloedd hynny a oedd yn derbyn grantiau'r UE yn fater i lywodraeth y DU yn y lle cyntaf; mae cwestiwn wedyn ynghylch sut y bydd yr arian hwnnw wedyn efallai’n cael ei drosglwyddo i Lywodraeth Cymru ac oddi yno i lywodraeth leol. Er y bydd penderfyniad y refferendwm yn ôl pob tebyg yn effeithio ar yr economi genedlaethol, mae'n rhy gynnar i geisio asesu maint yr effaith ar y cyllid sydd ar gael drwy Lywodraeth Cymru ar gyfer y setliad i lywodraeth leol. O ran benthyca, gofynnwyd i Ymgynghorwyr Trysorlys y Cyngor wneud darn o waith i adolygu sut y mae benthyca’n cael ei amseru yn enwedig mewn perthynas â phrosiect ysgolion yr unfed ganrif ar hugain fel prosiect mwyaf yr Awdurdod o ran benthyca a bydd y mater yn cael ei drafod pan fydd y gwaith wedi cael ei gwblhau. Cadarnhaodd yr Archwiliwr Allanol y bydd adroddiad yr archwilwyr allanol ar y cyfrifon yn cyfeirio at ganlyniad refferendwm yr UE fel rhywbeth a ddigwyddodd ar ôl cyhoeddi’r fantolen. Yn ôl pob tebyg, bydd raid i’r Awdurdod adolygu ei risgiau corfforaethol yn dilyn pleidlais y Refferendwm a'r ansicrwydd y mae wedi ei achosi.

•           O safbwynt risg, nododd y Pwyllgor bod angen i'r Cyngor fabwysiadu dull craffach a hwylusach o nodi a chael gwared ar asedau ac y dylai geisio adnabod asedau ar gyfer eu gwaredu’n gyflymach gan sicrhau wedi hynny y ceir yr enillion mwyaf posibl o’u gwerthu. Dywedwyd wrth y Pwyllgor, er nad yw derbyniadau cyfalaf yn allweddol i'r Datganiad Cyfrifon, mae’r defnydd o asedau'r Cyngor yn bwysig oherwydd gellir creu derbyniadau cyfalaf sy'n ffurfio rhan o'r rhaglen gyfalaf ar gyfer y dyfodol. Cydnabyddir bod angen gwneud y defnydd gorau o asedau'r Cyngor gan gynnwys gwireddu gwerth ariannol asedau nad oes mwyach eu hangen er mwyn cyllido’r rhaglen gyfalaf. Fodd bynnag, mae’n ddyletswydd ar y Cyngor i beidio â gwerthu asedau heb gael y pris marchnad priodol amdanynt. Mae materion amseru’n gysylltiedig ag asedau’r Cyngor. Hysbyswyd y Pwyllgor hefyd fod Polisi Rheoli Asedau'r Awdurdod wedi cael ei sgriwtineiddio gan y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol ac wedi cael ei gymeradwyo gan Bwyllgor Gwaith y Cyngor.

•           Nododd y Pwyllgor fod y Cyngor wedi cryfhau ei swyddogaeth Gaffael a thrwy hynny wedi sicrhau oddeutu £ 500k o arbedion refeniw. Yng ngoleuni’r gwiriad ffitrwydd caffael a gynhaliwyd gan KPMG yn 2014 a'r cyflwyniadau a wnaethpwyd ynghylch hynny, gofynnodd y Pwyllgor ai man cychwyn yw’r ffigwr o 500k ynteu a yw’r trothwy arbedion wedi ei gyrraedd. Hysbyswyd y Pwyllgor fod yna le i wneud arbedion pellach a bod llawer o'r £500k o arbedion a sicrhawyd eisoes wedi eu cyflawni mewn cyfnod byr drwy ail-dendro contractau’r Cyngor neu drwy gyfuno contractau i mewn i un contract. Mae'n rhesymol disgwyl y gellir gwneud mwy o arbedion trwy reoli’n well contractau a thrwy sicrhau bod contractau yn cael eu darparu’n unol â’r manylebau. Mae rhaglen hyfforddiant ar reoli contractau’n cael ei chyflwyno fel bod y gofynion hyn yn rhan annatod o brosesau tendro ar gyfer contractau yn y dyfodol. Yn ystod y misoedd nesaf, bydd Gwerth Cymru yn cynnal gwiriad iechyd dilyn-i-fyny mewn perthynas â chaffael.

•           Nododd y Pwyllgor y Datganiad Llywodraethiant Blynyddol ar gyfer 2015/16 ac roedd yn fodlon ei fod yn cwrdd â gofynion Rheoliad 4 o Reoliadau Archwilio (Cymru) ar gyfer adolygu ac adrodd ar reolaeth fewnol. Ymhellach, roedd y Pwyllgor yn fodlon bod y Datganiad Llywodraethiant Blynyddol yn rhoi asesiad teg o drefniadau llywodraethiant y Cyngor yn 2015/16, gan gynnwys effeithiolrwydd ei drefniadau ar gyfer cyflawni ei amcanion a rheoli risgiau a’i fod yn adlewyrchu sylwedd yr hyn a adroddwyd i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethiant yn ystod 2015/16.

Penderfynwyd nodi'r Datganiad Cyfrifon drafft ar gyfer 2015/6 cyn iddo gael ei adolygu gan yr Archwilwyr Allanol gan gynnwys y Datganiad Llywodraethiant Blynyddol drafft ar gyfer 2015/16.

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH