Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol am Chwarter 1 2016/17.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol ar waith y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill, 2016 hyd at 30 Mehefin, 2016 yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol Sector Cyhoeddus y DU a Safonau CIPFA yn y DU lle mae gofyn i'r Pennaeth Archwilio Mewnol adrodd o bryd i’w gilydd i'r Pwyllgor ar berfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o gymharu â’r Cynllun  Archwilio ar gyfer 2016/17.

Adroddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ar yr agweddau canlynol ar berfformiad y Gwasanaeth :

•           Bod 6 o brosiectau archwilio sy'n amrywio o ran cymhlethdod yn 2015/16 nad oeddent wedi'u cwblhau na’u cyhoeddi erbyn 31 Mawrth, 2016 ac maent yn disgyn i’r categori gwaith sy'n mynd rhagddo fel y rhestrir ym mharagraff 3.1.1 yr adroddiad.

•           Mae rhestr o dargedau perfformiad ar gyfer y cyfnod hyd at 30 Mehefin, 2015 wedi ei chynnwys yn Atodiad A i'r adroddiad ac mae’n dangos bod 24.19% o archwiliadau a gynlluniwyd wedi'u cwblhau ar hyn o bryd yn erbyn targed blynyddol o 80%.

•           Mae rhestr o'r holl aseiniadau archwilio a gwblhawyd yn ystod y flwyddyn hyd yma gan gynnwys gwaith ar y gweill ar gyfer 2015/16 i’w gweld yn Atodiad C i'r adroddiad, ac mae’n crynhoi'r farn a’r argymhellion archwilio mewn perthynas â phob maes a adolygwyd. Ers 1 Ebrill, 2016, cyhoeddwyd dau adroddiad terfynol o Gynllun Gweithredu ‘r Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2015/16 a chwech o Gynllun 2016/17.

•           Mae dau o'r archwiliadau cynlluniedig a gwblhawyd yn ystod y chwarter cyntaf wedi cael eu hasesu fel rhai nad ydynt yn darparu lefelau cadarnhaol o sicrwydd. Aseswyd System Rheolaethau Allweddol Budd-daliadau Tai a’r Gyfundrefn Rheoliadau Adeiladu – Ffioedd Arolygu a Gorfodi fel rhai a oedd yn darparu lefel gyfyngedig o sicrwydd.

•           Mae argymhellion Archwilio Mewnol yn cael eu graddio fel Uchel, Canolig neu Isel, a hynny yn ôl y risg fel y diffinnir hi yn Atodiad B i'r adroddiad.  Y gyfradd gweithredu fel yr oedd ar 30 Mehefin, 2016 oedd bod 72% o’r argymhellion lefel Uchel a Chanolig wedi eu cofnodi fel rhai a weithredwyd.

•           Mae rhestr o'r 3 archwiliad dilynol a gynhaliwyd yn ystod y chwarter cyntaf wedi ei chynnwys yn Atodiad E i'r adroddiad ac mae’n dangos nifer yr argymhellion a dderbyniwyd ac a weithredwyd gan Reolwyr ynghyd â'r farn archwilio ddiwygiedig.

•           Mae'r ymchwiliadau arbennig a gynhaliwyd gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod yn gyfanswm o 37.70 o ddiwrnodau ac fe’u hamlinellir yn Atodiad F.

•           Mae dadansoddiad o berfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol am chwarter cyntaf blwyddyn ariannol 2016/17 yn dangos bod lefelau perfformiad ar hyn o bryd ar darged.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r wybodaeth a gyflwynwyd a nododd y canlynol:

•           Nododd y Pwyllgor fod yr archwiliadau mewn perthynas â dau faes (Budd-dal Tai a Ffioedd Adeiladu - Cyfundrefnau Arolygu a Gorfodi) wedi dod o hyd i wendidau yn y rheolaethau allweddol yn y meysydd hynny sy'n golygu na ellir ystyried bod y trefniadau ar gyfer llywodraethu  a rheoli risg yn y meysydd hyn yn ddibynadwy. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad o'r camau sy'n cael eu cymryd i unioni'r sefyllfa ac yn achos yr olaf; nododd y Pwyllgor fod y diffygion yn mynd i wraidd y gwasanaeth. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 bod y system Budd-dal Tai yn system gymhleth sy'n rheoli swmp o wybodaeth ac felly ni ellir rhoi sicrwydd llwyr y gall hi bob amser fod yn 100% cywir. Mae ystyriaeth yn cael ei rhoi i gaffael system electronig i sganio dogfennau papur a gohebiaeth a neilltuo tasgau i aelodau’r Tîm. O’r 12 archwiliad a gyhoeddwyd, cafodd 10 eu derbyn gan Reolwyr ac o'r rheini mae 7 wedi cael eu rhoi ar waith a bydd y 3 sy'n weddill yn cael eu gweithredu erbyn mis Medi. Gyda golwg ar Ffioedd Adeiladu a’r Cyfundrefn Arolygu a Gorfodi, mae’r Pennaeth Gwasanaeth newydd ar gyfer Rheoleiddio a Datblygu Economaidd yn adolygu prosesau gweinyddol y Gwasanaeth. Nododd y Pwyllgor y byddai'n beth ddoeth iddo gadw llygad ar y ddau faes er mwyn sicrhau bod yr argymhellion archwilio yn cael eu rhoi ar waith.

•           Nododd y Pwyllgor, mewn perthynas â meysydd gwasanaeth penodol fel y nodir yn Atodiad D, y bu llithriad dros nifer o flynyddoedd ar y dyddiadau y cytunwyd arnynt ar gyfer gweithredu argymhellion archwilio ac mewn rhai achosion, ni chafwyd unrhyw sylwebaeth gan reolwyr i esbonio’r oedi, neu i roi sicrwydd bod y mater yn cael sylw ac y bydd wedi'i gwblhau erbyn dyddiad penodol.  Ceisiodd y Pwyllgor eglurhad a oedd hyn o ganlyniad i wasanaethau’n gorfod dal i fyny gydag argymhellion nad oeddent wedi eu gweithredu a holwyd a oes gweithdrefn ar gyfer cysylltu â Rheolwyr mewn achosion lle nad oes cynnydd amlwg wedi cael ei wneud o fewn yr amserlen a bennwyd. Mewn achosion lle’r oedd Rheolwyr wedi cynnig sylwebaeth, nododd y Pwyllgor hefyd y gall y sylwebaeth honno fod yn amwys neu heb amserlen bendant ar gyfer gweithredu, sy’n golygu nad yw’n ddefnyddiol o ran gallu’r Pwyllgor i gadw llygad ar gynnydd a / neu sefydlu a oes unrhyw faterion sy'n atal argymhellion rhag cael eu rhoi ar waith.  Hysbyswyd y Pwyllgor bod y gyfradd weithredu ar gyfer argymhellion Uchel a Chanolig bellach wedi codi i 72%. Nid yw'r system a ddefnyddir i gofnodi pa argymhellion a weithredwyd yn arbennig o hawdd i'w defnyddio ac efallai na fydd yr argymhellion sydd wedi eu rhoi ar waith bob amser yn dangos ar y system.  Mewn achosion lle mae'r archwiliad dilynol yn dangos nad yw argymhellion wedi cael eu rhoi ar waith, gall y Pwyllgor alw'r Pennaeth Gwasanaeth perthnasol i gyfrif. Ar ben hynny, mae achos dros addysgu staff yn well am y broses adrodd fel eu bod yn eglurach yn yr hyn maent yn adrodd arno, yn gwybod i bwy y dylid cyflwyno gwybodaeth ac yn ymwybodol o'r pwys a roddir ar y wybodaeth honno.

•           Nododd y Pwyllgor o ganlyniad bod angen i’r holl Reolwyr fod yn ymwybodol bod y weithdrefn ar gyfer adrodd i'r Pwyllgor Archwilio yn bwysig a bod angen iddi fod yn effeithiol o ran cyfathrebu pa gynnydd a wnaed gan y gwasanaethau i weithredu ar argymhellion archwilio. Nododd hefyd bod angen i staff ddeall ei bod hefyd yn broses gyhoeddus sy'n golygu y gall adroddiadau anghywir fod yn gamarweiniol. Hysbyswyd y Pwyllgor bod yr UDA yn cael gwybod am argymhellion archwilio bob chwarter; mae angen i’r neges ynghylch pwysigrwydd darparu diweddariadau priodol i roi darlun cywir raeadru i lawr o'r UDA i lefel Penaethiaid Gwasanaeth ac o hynny i reolwyr a staff.

•           Nododd y Pwyllgor mewn perthynas ag archwiliadau ysgol bod y rhai a gwblhawyd yn ystod y flwyddyn hyd yn hyn wedi arwain at farn archwilio Rhesymol neu Sylweddol ac fe gymerodd sicrwydd o’r gwelliant yr oedd hyn yn ei dystiolaethau, gan gydnabod hefyd bod rhai materion sy'n parhau i fod angen sylw mewn perthynas â threfniadau llywodraethu ysgolion fel y dangosir gan Atodiad D. Awgrymodd y Pwyllgor y byddai'n werth atgoffa'r Gyfadran Dysgu Gydol Oes o bwysigrwydd ysgolion yn cadw cofnodion cywir a diweddar a chydymffurfio â phrosesau a gweithdrefnau y cytunwyd arnynt. (Roedd y Cynghorydd John Griffith yn dymuno nodi yn y cyd-destun hwn ei fod yn llywodraethwr yn Ysgol Llannerch-y-medd acYsgol Bodedern a chyfeiriodd y  Cynghorydd Peter Rogers at ei swydd fel llywodraethwr ysgol hefyd.)

•           Nododd y Pwyllgor bod yr archwiliad dilynol o fân ddyledwyr, fel yr archwiliad gwreiddiol, wedi dyfarnu barn sicrwydd Cyfyngedig a gofynnodd am eglurhad ynghylch pam nad oed pethau wedi gwella. Hysbyswyd y Pwyllgor bod argymhellion yr archwiliad gwreiddiol yn y broses o gael eu rhoi ar waith a bod y gwasanaeth wedi colli staff dros gyfnod o amser a oedd yn golygu nad oedd ganddo’r adnoddau i allu cyflawni rhai elfennau o'r gwaith. Ar hyn o bryd mae'r Tîm Refeniw a Budd-daliadau yn cael ei adolygu a’i ailstrwythuro ac unwaith y bydd hynny wedi ei gwblhau edrychir ar brosesau a gweithdrefnau'r gwasanaeth a bydd tasgau yn cael eu hailneilltuo o fewn y tîm a thrwy hynny fe ryddheir adnoddau i ymgymryd yn rheolaidd ag agweddau ar y gwaith nad ydynt yn cael eu gwneud yn rheolaidd ar hyn o bryd.

•           ‘Roedd y Pwyllgor yn fodlon o’r wybodaeth a gyflwynwyd a'r diweddariadau llafar fod y rheolaethau mewnol a’r prosesau rheoli risg a llywodraethu corfforaethol a sefydlwyd i reoli’r gwaith o gyflawni amcanion yr Awdurdod yn gweithio'n foddhaol, a lle nodwyd gwendidau, bod camau cywiro’n cael eu cymryd neu wedi eu cynllunio.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

CAM GWEITHREDU:  Bod y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 yn codi gyda’r UDA pa mor bwysig yw bod Rheolwyr yn cyfathrebu’n effeithiol ac amserol i ddarparu darlun clir a chywir o sefyllfa gwasanaethau o ran gweithredu argymhellion archwilio.