Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Swyddog Monitro a oedd yn rhoi amlinelliad o'r materion sy'n codi o dan Bolisi Pryderon a Chwynion y Cyngor am y cyfnod 1 Ebrill, 2015 i 31 Mawrth 2016. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys crynodeb lefel uchel o faterion chwythu'r chwiban y rhoddwyd gwybod amdanynt yn ystod yr un cyfnod, yn ogystal â chwynion am y Gwasanaethau Cymdeithasol lle nad yw'r achwynydd yn ddefnyddiwr gwasanaeth.

(Datganodd y Cynghorydd Peter Rogers ddiddordeb a oedd yn rhagfarnu yn y mater hwn ac ni chymerodd ran yn y drafodaeth na’r penderfyniad yn ei gylch. Hysbysodd Mrs Sharon Warnes y Pwyllgor ei bod yn aelod o Fwrdd Ymgynghorol yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus)

Amlygodd y Swyddog Monitro yr ystyriaethau canlynol:

•           Yn ystod y cyfnod dan sylw, cofnodwyd 261 o bryderon a derbyniwyd 59 o gwynion ffurfiol.

•           Mae nifer y cwynion a dderbyniwyd wedi gostwng i 59 o 65 yn 2014/15 ac o 66 yn 2013/14. Y nifer uchaf o gwynion a gofnodwyd ers casglu’r ystadegau oedd yn 2011/12 pan gofnodwyd 89 o gwynion o dan y Polisi.

•           Yr ymateb cyffredinol i gwynion a gyhoeddwyd o fewn y terfyn amser penodedig (20 diwrnod gwaith) yw 70%.

•           O'r 59 o gwynion a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod, cafodd 10 eu cadarnhau yn llawn, 6 eu cadarnhau’n rhannol ac ni chafodd 43 eu cadarnhau o gwbl. Cyfeiriwyd 5 cwyn at yr Ombwdsmon ond ni dderbyniodd yr un ohonynt ar gyfer ymchwiliad. Mae dadansoddiad o'r pryderon a’r cwynion fesul gwasanaeth ym mharagraff 8.

•           Mae'r Cyngor hefyd yn cofnodi canmoliaethau a dderbyniwyd a chofnodwyd 561 yn ystod y cyfnod perthnasol. Yn ogystal, derbyniwyd 2,059 o sylwadau cadarnhaol yn yr Oriel a 513 ym Mharc Gwledig y Morglawdd. Mae dadansoddiad o'r ganmoliaeth yn ôl gwasanaeth ym  mharagraff 9.

•           Mae'r Polisi Pryderon a Chwynion yn rhoi pwyslais ar ddysgu gwersi o gwynion a thrwy hynny wella gwasanaethau. Mae'r materion a nodir ym mharagraff 10 o'r adroddiad yn cael eu nodi fel gwersi a ddysgwyd, ond nid oedd angen rhoi cynlluniau gweithredu ffurfiol ar waith ar eu cyfer.

•           Yn ystod 2015/16, cyflwynwyd 5 o gwynion i'r Ombwdsmon ac roedd y cyfan ohonynt yn ymwneud â'r Gwasanaethau Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd. Ar ôl edrych ar y cwynion ac ymatebion y Cyngor, penderfynodd yr Ombwdsmon beidio ag ymchwilio i'r cwynion.

•           Ceir crynodeb o'r cwynion yn erbyn Aelodau Etholedig ym mharagraff 12 yr adroddiad.

•           Derbyniwyd un gŵyn yn ymwneud ag iaith yn ystod y flwyddyn ac fe’i cofnodwyd yn y dadansoddiad o'r cwynion o dan y Gwasanaeth Dysgu Gydol Oes a hefyd ym mharagraff 10 o dan y ‘gwersi a ddysgwyd.’

•           Mae crynodeb o gwynion chwythu'r chwiban y cafwyd gwybod amdanynt gan wasanaethau yn  2015/16 ym mharagraff 12 yr adroddiad.

Ystyriodd y Pwyllgor yr adroddiad a nododd y materion canlynol: 

•           Nododd y Pwyllgor fod y 261 o bryderon a’r 59 o gwynion a dderbyniwyd wedi arwain at nodi dim ond tair gwers i’w dysgu ac awgrymwyd y dylai cymaint â hynny o atborth fod wedi esgor ar fwy o gyfleoedd dysgu ar gyfer yr Awdurdod, ac y dylai'r Awdurdod fod yn ceisio gweld ei hun fel awdurdod sy’n dysgu. Hysbyswyd y Pwyllgor bod 207 o'r pryderon wedi'u cofrestru gan y Gwasanaeth Rheoli Gwastraff ac roedd y rhain yn ymwneud â'r un mater, sef newid ym mholisi codi tâl y Cyngor ar gyfer casglu gwastraff swmpus. Mabwysiadwyd a gweithredwyd y newid heb adolygu'r prosesau gwaith ategol, gan gynnwys y gwasanaeth ffôn, ac arweiniodd hynny at nifer fawr o ymholiadau gan y cyhoedd na allai'r gwasanaeth ymdopi â nhw ac oedi o ran ateb galwadau a phrosesu taliadau.  Mae'r Tîm Trawsnewid Corfforaethol wedi gweithio gyda'r gwasanaeth i fynd i'r afael â'r systemau a’r prosesau. Cofnodwyd 13 o bryderon ar gyfer y chwarter dilynol mewn perthynas â’r un gwasanaeth  ac roedd 5 ohonynt am y system ffôn - sy'n welliant sylweddol ac sy’n dangos bod y mater yn cael sylw a bod gwers wedi eu dysgu, sef bod angen adolygu prosesau ategol pan fo polisi’n cael ei newid.  Yn fwy cyffredinol, mae gwaith yn mynd rhagddo ar wella'r rhyngwyneb rhwng systemau a’r gwasanaeth i gwsmeriaid drwy symud fwyfwy tuag at brosesau digideiddio ynghyd â gwaith i gyflwyno, hwyluso a hyrwyddo dulliau talu eraill. Mae'r argymhellion hefyd yn cydnabod bod y maes ‘gwersi a ddysgwyd’ yn y dylid ei  ddatblygu.

•           Gofynnodd y Pwyllgor pa wybodaeth oedd ar gael i bwrpas cymharu gydag awdurdodau eraill fel y gall gael gwell syniad o sut mae’r Cyngor yn cymharu gyda nhw. Cyfeiriodd y Swyddog Monitro at nifer y cwynion a dderbyniwyd yn yr un cyfnod gan ddau awdurdod arall yng Ngogledd Cymru yr ystyrir eu bod yn perfformio’n dda a dywedodd bod yr awdurdodau hynny wedi cael mwy o gwynion na’r Cyngor hwn.

•           Nododd a chroesawodd y Pwyllgor y wybodaeth mewn perthynas â chwythu'r chwiban fel tystiolaeth bod staff yn ymwybodol o'r polisi a’u bod yn ddigon hyderus, pan fyddant yn troi at y  polisi, y bydd eu llais yn cael ei glywed ac y bydd eu pryderon yn cael sylw.

•           Nododd y Pwyllgor fod nifer y cwynion yn gostwng a bod yr Awdurdod wedi derbyn nifer o ganmoliaethau, a’i fod yn fodlon bod y diweddariad a roddwyd yn dangos bod gwersi wedi'u dysgu o'r cwynion a'r pryderon a dderbyniwyd. Er hynny, nododd y Pwyllgor y gall nifer isel o gwynion hefyd fod yn arwydd o lefel isel o wybodaeth am y drefn gwyno a / neu ddisgwyliadau isel y bydd pryderon yn cael sylw er ei fod yn fodlon nad dyna oed yr achos yn Ynys Môn.

Penderfynwyd bod y Pwyllgor yn -

•           Derbyn yr adroddiad fel un sy’n darparu sicrwydd rhesymol bod y Cyngor yn cydymffurfio â'i Bolisi Cwynion a Chanmoliaeth a’r Polisi Chwythu'r Chwiban.

•           Cytuno bod Swyddogion yn ymgymryd â gwaith pellach gyda golwg ar sicrhau y bydd y broses yn cynnwys mwy o bwyslais ar y canlynol:

•           nodi gwersi a ddysgwyd, a’r newidiadau sy'n codi ohonynt, a bod y gwasanaethau yn eu rhoi ar waith.

•           dadansoddi'r data corfforaethol cyffredinol a gwneud y defnydd gorau o’r wybodaeth;

•           asesu a oes rôl gyfochrog ac ategol i’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol ystyried unrhyw batrymau sy'n dod i'r amlwg.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH