Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol.

(Atodiad 1 ar gael yn Saesneg yn unig)

Cyflwynwyd i’w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol ynghylch cydymffurfiaeth Gwasanaeth Archwilio Mewnol Ynys Môn â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (SAMSC).

Adroddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ei bod yn ofyniad statudol i Wasanaethau Archwilio Mewnol weithio yn unol ag arferion archwilio priodol. Daeth Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (SAMSC) a Nodyn Gweithredu CIPFA ar gyfer Llywodraeth Leol i rym ar 1 Ebrill, 2013, gan ddisodli Côd Ymarfer CIPFA 2006 ar gyfer Archwilio Mewnol mewn Llywodraeth Leol. Cynhyrchwyd y safonau newydd gan y Pennwyr Safonau Perthnasol ar gyfer Archwilio Mewnol (RIASS), gan gynnwys y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA),  ac maent yn orfodol ac yn berthnasol i wahanol rannau o'r sector cyhoeddus yn y DU, gan gynnwys Llywodraeth Leol. Eu nod yw hybu gwelliant pellach ym mhroffesiynoldeb, ansawdd ac effeithiolrwydd y gwasanaeth archwilio mewnol ar draws y sector cyhoeddus.

Dywedodd y Swyddog fod RIASS wedi datblygu rhestr wirio i fodloni'r gofynion a nodir yn SAMSC 1311 a 1312 ar gyfer hunanasesiadau cyfnodol a hunanasesiadau a ddilysir yn allanol fel rhan o'r Rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwella. Rhaid bodloni pob gofyniad ar y rhestr wirio i ddangos cydymffurfiaeth lawn, cydymffurfiaeth rannol neu ddiffyg cydymffurfiaeth o gwbl â'r Safonau. Yn ogystal, rhaid darparu tystiolaeth ar gyfer pob ymateb, ynghyd â'r rhesymau dros unrhyw gydymffurfiaeth rannol neu ddiffyg cydymffurfiaeth, ynghyd â datganiad o'r mesurau a roddwyd ar waith neu’r camau sydd ar y gweill i ymdrin â nhw. Cwblhawyd y rhestr wirio arferion gorau (Atodiad 1 i'r adroddiad)  i ddarparu asesiad blynyddol ar gyfer 2016/17 ac mae'n dangos bod Gwasanaeth Archwilio Mewnol Ynys Môn yn cydymffurfio'n llwyr â 97% o'r 334 o ofynion unigol. Mae crynodeb o ganlyniadau'r rhestr wirio i’w weld yn y tabl ym mharagraff 3.5 o'r adroddiad. Ymhelaethodd y Swyddog ar y chwe maes a nodwyd fel rhai nad ydynt yn cydymffurfio, yn ogystal â'r 5 maes yr aseswyd eu bod yn cydymffurfio'n rhannol yn unol â pharagraff 3.6 o'r adroddiad. Tynnodd y Swyddog sylw hefyd at Safonau 1100, 1110 a 1130 o ran annibyniaeth a gwrthrychedd y mae'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cydymffurfio â nhw ar hyn o bryd. Ar hyn o bryd, nid oes gan y Prif Swyddog Archwilio (PSA) unrhyw gyfrifoldebau gweithredol heblaw am waith Archwilio Mewnol. Mae’r hysbyseb ar gyfer y swydd Pennaeth Archwilio a Risg, sef swydd sy’n cyfuno cyfrifoldebau am archwilio, risg ac yswiriant, yn golygu nad yw’r gwasanaeth yn cydymffurfio â'r Safonau ac felly, yn y dyfodol, bydd angen i'r PSA wneud datganiad o ddiddordeb  a diffyg cydymffurfiaeth â Safon 1100 (Annibyniaeth a Gwrthrychedd) i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu).

Cyfeiriodd y Swyddog at y Cynllun Gwella a oedd ynghlwm fel Atodiad 2 i'r adroddiad ac a oedd yn nodi'r argymhellion a wnaed i fynd i'r afael â'r meysydd nad ydynt yn cydymffurfio, y camau gweithredu arfaethedig a'r amserlen ar gyfer cwblhau. Adroddir ar gynnydd yn erbyn y camau gweithredu arfaethedig yn Adroddiad Blynyddol 2016/17. Yn unol â'r Safonau, rhaid cynnal asesiad allanol o leiaf bob pum mlynedd gan aseswr annibynnol cymwys neu dîm asesu o'r tu allan i'r sefydliad.  Mae’r Asesiad Cymheiriaid ar gyfer Gwasanaethau Archwilio Mewnol Ynys Môn wedi ei raglennu i’w gynnal yn gynnar yn 2017 gan Bennaeth Archwilio Mewnol Cyngor Sir Ddinbych; adroddir ar ganlyniadau'r asesiad i'r Pwyllgor hwn ym mis Mai, 2017.

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth a'r Swyddog Adran 151 ei fod yn fodlon gyda chanlyniadau’r rhestr wirio a’i fod yn hyderus nad oedd gan y meysydd nad ydynt yn cydymffurfio unrhyw oblygiadau i alluoedd gweithredol y Gwasanaeth a’i allu i gwrdd â’r rhan fwyaf o'r Safonau.

Nododd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd gan y Rheolwr Archwilio Mewnol ac roedd yn fodlon gyda chanlyniad cyffredinol yr hunanasesiad a chyda'r dystiolaeth a ddarparwyd i ddangos bod y meysydd cydymffurfiaeth rannol a’r meysydd nad oeddent yn cydymffurfio o gwbl yn cael sylw neu fod cynlluniau wedi eu gwneud i fynd i'r afael â hwy.

Penderfynwyd –

•           Derbyn yr hunanasesiad fel y'i cyflwynwyd a chytuno nad yw'r meysydd sy’n cydymffurfio’n rhannol neu nad ydynt yn cydymffurfio o gwbl yn cael effaith arwyddocaol ar allu'r Gwasanaeth i ddangos cydymffurfiaeth yn gyffredinol.

•           Cymeradwyo Cynllun Gwella 2016/17.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH YN CODI