Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd i’w ystyried a’i gymeradwyo gan y Pwyllgor, adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol yn ymgorffori’r Cynllun Archwilio Strategol am y cyfnod 2017/18 i 2019/20 a’r Cynllun Blynyddol ar gyfer 2017/18, a hynny mewn cydymffurfiaeth gyda Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus a gynhyrchwyd gan CIPFA a chyrff eraill ac a ddaeth i rym ar 1 Ebrill, 2013.

Adroddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fel a ganlyn -

•           Bod y Strategaeth Archwilio Mewnol yn Atodiad A yn ddatganiad lefel uchel o sut y darperir ac y cyflawnir y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ac fe’i cefnogir gan Gynllun Blynyddol manwl fel y nodir yn Atodiad B i'r adroddiad.

•           Pwrpas y Strategaeth yw sefydlu dull sy'n golygu y gellir rheoli Gwasanaeth Archwilio Mewnol CSYM mewn ffordd a fydd yn hwyluso'r amcanion a ddisgrifir ym mharagraff 1.1.2 yr adroddiad. Cefnogir y Strategaeth a'r Cynllun Blynyddol gan Atodiadau B i E sy’n manylu ar y Cynllun Blynyddol ar gyfer 2017/18, Cynllun Strategol 3 blynedd ar gyfer y cyfnod 2017 i 2020, dadansoddiad o adnoddau Archwilio Mewnol, ynghyd â'r targedau perfformiad ar gyfer 2017/18.

•           Er mwyn nodi’r meysydd y mae angen i’r gwasanaeth archwilio mewnol roi sylw iddynt, mae angen deall y risgiau sy'n wynebu'r sefydliad. O’r herwydd, cynhaliwyd asesiad o anghenion archwilio ar gyfer 2017/18 trwy ddefnyddio'r prosesau a nodir ym mharagraff 1.2.2 yr adroddiad.

•           ‘Roedd y dogfennau eraill a lywiodd ddatblygiad y cynllun yn cynnwys, ymysg rhai eraill, y  Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2015/16; Archwiliad Deloittes o Ddatganiadau Cyfrifyddu a'r Ddogfen Gyflawni Flynyddol (Cynllun Gwella) ar gyfer 2016/17.

•           Mae dull gweithredu’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn seiliedig ar risg. Defnyddir Cofrestr Risg Gorfforaethol y Cyngor i yrru Cynlluniau Strategol a Gweithredol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol a defnyddir adnoddau’r gwasanaeth i roi sicrwydd ynghylch y risgiau mwyaf i'r Cyngor lle bo modd gwneud hynny a lle bo’n briodol. Adroddid ar sicrwydd wedyn yn erbyn risgiau y mae Rheolwyr ac Aelodau'r Cyngor yn gyfarwydd â nhw oherwydd eu gwybodaeth am risgiau corfforaethol.

•           Mae adolygiad o'r Fframwaith Rheoli Risg ac effeithiolrwydd y camau i liniaru risgiau uchaf y Cyngor wedi eu cynnwys yn y Cynllun Gweithredu ar gyfer 2017/18.

•           Cynhyrchir y Cynllun Gweithredu Blynyddol i ddarparu rhaglen waith ar gyfer yr Adain Archwilio Mewnol  am y flwyddyn. Adolygir yr Asesiad o Anghenion Archwilio a gofynnir am fewnbwn yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth a’r Penaethiaid Gwasanaeth er mwyn nodi unrhyw risgiau sydd heb eu cynnwys ar hyn o bryd. Defnyddir yr asesiad diwygiedig o anghenion archwilio i gyfeirio adnoddau Archwilio Mewnol i’r agweddau hynny yr asesir eu bod yn peri’r risg fwyaf o ran cyflawni'r amcanion.

•           Darperir y Gwasanaeth Archwilio Mewnol gan dîm o 6 o swyddogion mewnol fel yr amlinellwyd yn Atodiad D.

•           Mae'r gwasanaeth yn parhau i ganolbwyntio ar ffyrdd o wneud y mwyaf o adnoddau archwilio a gwella  perfformiad tra’n darparu gwasanaeth o ansawdd a sicrhau cydymffurfiaeth â safonau proffesiynol. Cyflawnir hyn drwy brosesau sicrhau ansawdd cadarn a thrwy osod amcanion yn y Cynllun Gwasanaeth Blynyddol. Mae’r cynnydd a wneir o ran cyflawni’r amcanion hynny yn cael ei fonitro drwy adolygiadau chwarterol o berfformiad gwasanaethau ac adroddir ar eu perfformiad i'r Pwyllgor hwn ar sail chwarterol. Nodir targedau perfformiad ar gyfer 2017/18 yn Atodiad E i'r adroddiad.

Ystyriodd y Pwyllgor yr adroddiad a gwnaeth y pwyntiau canlynol -

•           Er ei fod yn fodlon bod y Cynllun Archwilio Mewnol Strategol ar gyfer 2017/18 i 2019/20 yn cynnwys y meysydd cywir o ran natur a maint y risgiau sy'n wynebu'r Cyngor, a bod y risgiau hynny wedi cael eu nodi a'u gwerthuso'n briodol, nododd y Pwyllgor nad yw'n cynnwys cyfeiriad at raglen arbedion y Cyngor. Er ei fod yn gynhwysfawr o ran y sylw a roddir ynddo i feysydd gwasanaeth unigol, nododd y Pwyllgor ymhellach nad oedd y Cynllun yn darparu modd i’r Pwyllgor gael sicrwydd bod y Cyngor yn gyffredinol yn cyflawni ei gynlluniau arbedion neu fod cynlluniau wedi eu gwneud i baratoi ar gyfer effeithiau methiant i gyflawni arbedion ac i’w lliniaru.  Nid yw'r Pwyllgor yn gallu cael ymdeimlad ‘chwaith o sut mae'r Cyngor yn ei gyfanrwydd yn darparu gwerth am arian. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ei bod yn nodi'r pwynt a wnaed ac y byddai'n ei gymryd i ystyriaeth wrth lunio Cynllun Strategol ar gyfer Archwilio Mewnol yn y dyfodol.

•           Er bod y lefel o sicrwydd yn gyffredinol foddhaol, nododd y Pwyllgor fod meysydd a gafodd eu cynnwys i’w hadolygu fel rhan o'r Cynllun Archwilio Mewnol Strategol yn Atodiad C yn adlewyrchu lefel Sicrwydd Cyfyngedig; gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar y cynnydd a wnaed o ran gwella’r meysydd hyn a'r broses ar gyfer delio â hwy. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod y lefel sicrwydd sy’n deillio o bob archwiliad yn cael ei hystyried a’i bwydo i mewn i'r broses gynllunio wrth ddatblygu'r Cynllun Strategol.  Mae'r holl adolygiadau archwilio sy’n arwain at farn Sicrwydd Cyfyngedig yn cael eu dilyn i fyny cyn pen chwe mis i'r archwiliad gwreiddiol ac adroddir ar y canlyniad i'r Pwyllgor.

•           Nododd y Pwyllgor y targedau perfformiad yn Atodiad E; gofynnodd am eglurhad ar y  cynnydd a wnaed o ran gallu’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol i gyrraedd y targedau ar ddiwedd y flwyddyn. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod 72.73% o’r archwiliadau a gynlluniwyd wedi'u cwblhau hyd yma ac y cynhaliwyd 49 o archwiliadau.

Penderfynwyd -

•           Cymeradwyo’r Strategaeth Archwilio Mewnol a’r Cynllun Blynyddol ar gyfer 2017/18

•           Cymeradwyo targedau perfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2017/18.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH