Eitem Rhaglen

Cyflwyno’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol am Chwarter 4 2016/17.

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor - Adroddiad y Pennaeth Trawsnewid yn ymgorffori'r Cerdyn Sgorio Corfforaethol a oedd yn portreadu sefyllfa'r Cyngor yn erbyn ei amcanion gweithredol ar ddiwedd Chwarter 4 2016/17 mewn perthynas â Rheoli Perfformiad, Rheoli Pobl, Rheolaeth Ariannol a Gwasanaeth Cwsmer.

Dywedodd yr Aelod Portffolio ar gyfer Gwasanaethau Corfforaethol bod y cerdyn sgorio fel yr ymddengys yn Atodiad A yn portreadu darlun cymysg ar y cyfan ar ddiwedd 2016/17. Er bod y mwyafrif helaeth o ddangosyddion wedi perfformio'n dda yn erbyn eu targedau ar gyfer y flwyddyn, roedd meysydd nad oedd eu perfformiad cystal ac yn achos pedwar dangosydd, mae perfformiad yn adlewyrchu dirywiad blwyddyn ar ôl blwyddyn. Mae dau o’r dangosyddion, y naill yn y Gwasanaethau Oedolion a'r llall yn y Gwasanaethau Plant yn ymddangos yn Ambr neu’n Goch yn erbyn eu targedau blynyddol ar gyfer y flwyddyn. Manylir ar y rhain ym mharagraffau 2.1.3 a 2.1.4 o'r adroddiad, ynghyd ag esboniad am y tanberfformiad ac amlinelliad o'r camau gwella arfaethedig. Er bod y mwyafrif o'r dangosyddion yn Wyrdd neu’n Felyn, nid yw hyn yn golygu y byddai sefyllfa'r Awdurdod ar sail genedlaethol yn gwella o ganlyniad. Bydd sefyllfa'r Awdurdod o gymharu ag awdurdodau eraill yng Nghymru yn hysbys unwaith y bydd y data cenedlaethol ar gyfer 2016/17 wedi cael ei gyhoeddi gan Lywodraeth Cymru.

O ran Rheoli Pobl, roedd cyfraddau absenoldeb salwch yr Awdurdod ar ddiwedd 2016/17 wedi bodloni’r targed corfforaethol o 9.78 diwrnod o salwch fesul aelod o staff Amser Llawn Cyfatebol (FTE) yn erbyn y targed o 10 niwrnod salwch ac mae'n Wyrdd ar y cerdyn sgorio. Mae hyn yn welliant sylweddol o gymharu â pherfformiad 2015/16 pryd cofnodwyd 11.68 diwrnod o salwch fesul FTE ac mae’n cynrychioli cyfanswm o 4,737 yn llai o ddiwrnodau o salwch nag yn 2015/16. Er bod rhai problemau’n parhau gydag absenoldeb oherwydd salwch yn y Gwasanaethau Plant ac yn y Gwasanaeth Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo, mae'r cyfraddau absenoldeb salwch ar gyfer 2016/17 yn y gwasanaethau hynny yn dal i adlewyrchu darlun sy’n gwella.

Mae adroddiad Archwilio Cymru ar reoli absenoldeb o fewn y Cyngor yn gadarnhaol ei naws a daw i’r casgliad fod y Cyngor wedi gwneud gwelliannau sylweddol yn ei drefniadau corfforaethol ar gyfer rheoli presenoldeb, ar ôl rhoddi sylw iddynt fel mater o flaenoriaeth. Ymhellach, daw’r adroddiad i’r casgliad bod y Cyngor yn awr yn rhagweithiol yn dal ysgolion i gyfrif am reoli presenoldeb. Mae'r adroddiad yn gwneud dau gynnig ar gyfer gwelliant o ran y modd y mae'r Cyngor yn cefnogi ysgolion gyda'u trefniadau rheoli presenoldeb.

Mewn perthynas â Gwasanaethau Cwsmer, mae canran yr ymatebion a wnaed o fewn yr amserlen o ran cwynion a cheisiadau dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth wedi gwella o gymharu â pherfformiad 2015/16. Mae canfyddiadau'r ymarfer Siopwr Cudd a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn yn cadarnhau bod safon gofal cwsmer yn Ynys Môn wedi gwella ers yr archwiliad diwethaf yn 2015/16, ond serch hynny, mae’r adroddiad ar yr ymarfer yn argymell bod lle i wella ymhellach fel yr amlinellir ym mharagraff 2.3.8 yr adroddiad.

Cafwyd adroddiad manwl gan Mr Gwilym Bury, Swyddfa Archwilio Cymru, ar ganfyddiadau'r archwiliad o’r modd y mae’r Cyngor yn rheoli presenoldeb. Canfu'r adolygiad fod y trefniadau corfforaethol y Cyngor mewn perthynas â rheoli salwch wedi gwella'n sylweddol drwy gyflwyno polisïau a gweithdrefnau absenoldeb mwy cadarn. Erbyn hyn, byddai ei sefyllfa gymharol yn genedlaethol yn uwch na'r cyfartaledd; er mwyn cael ei ystyried fel awdurdod sy'n perfformio'n dda byddai angen iddo gyrraedd targed o 8 diwrnod o salwch fesul FTE; i gael ei ystyried fel awdurdod sy'n perfformio'n rhagorol byddai angen iddo gyrraedd targed o 6.6 diwrnod o salwch fesul FTE.  Fodd bynnag, y farn archwilio allanol yw nad oes angen i'r Cyngor wneud mwy ar hyn o bryd o ran ei staff yn gyffredinol ac eithrio parhau i weithredu'r polisïau a'r gweithdrefnau y mae wedi eu datblygu a’u rhoi ar waith, sef yr hyn y byddai disgwyl i awdurdod da ei wneud. O wneud hyn, dylai’r cyfraddau absenoldeb oherwydd salwch ddod i lawr yn raddol yn agosach at yr 8 diwrnod o salwch fesul FTE. O ran ysgolion, er mai cyfrifoldeb corff llywodraethol yr ysgolion yw goruchwylio trefniadau rheoli presenoldeb ar gyfer staff mewn ysgolion, mae gan y Cyngor ddyletswydd statudol i hyrwyddo safonau uchel mewn ysgolion ac mae rheoli adnoddau ac absenoldeb staff yn chwarae rôl allweddol o ran cyflawni safonau uchel. Wrth hyrwyddo safonau uchel, dylai'r Cyngor fonitro, herio a chefnogi ei ysgolion. Er bod y mwyafrif o ysgolion yr Ynys â chyfraddau isel iawn o absenoldebau staff, mae gan leiafrif o ysgolion gyfraddau absenoldeb sy’n gyson yn uchel iawn ymysg staff dysgu a staff nad ydynt yn dysgu ac mae hynny’n cael effaith ar safonau addysgol. Mae angen cael yr un ffocws a thrafodaeth ar bresenoldeb staff yn yr ysgol ag ar  bresenoldeb disgyblion gan fod addysg yn bartneriaeth rhwng disgyblion, y rhieni a'r ysgol. Mae'r adroddiad yn cynnig mesurau i wella’r sefyllfa ymhellach gan gynnwys gosod patrwm o adroddiadau chwarterol rheolaidd ar berfformiad presenoldeb yn yr ysgolion ar gyfer eu cyflwyno i’r Pwyllgor Gwaith a'r Pwyllgor Sgriwtini.

Cadarnhaodd y Pennaeth Dysgu bod y Gwasanaeth Addysg wedi bod yn canolbwyntio am fisoedd lawer ar fynd i'r afael â rheoli presenoldeb mewn ysgolion a bod gwelliant sylweddol wedi ei wneud mewn cyfnod byr o amser. Mae adnoddau ychwanegol wedi cael eu sianelu i gynnal trafodaethau gyda phob ysgol yn y sectorau cynradd ac uwchradd gyda rhai ysgolion yn cael eu targedu’n benodol ac mae’r ymdrechion hyn wedi arwain at y gwelliannau a welwyd. Mae tua 2,263 o ddiwrnodau wedi cael eu hennill a £ 250k wedi cael ei arbed gan y Cyngor yn y cyfnod hwn.

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd yn yr adroddiad mewnol a'r adroddiad archwilio allanol ynghylch perfformiad y Cyngor ar ddiwedd y flwyddyn a dygwyd sylw at y materion canlynol –

•           Nododd y Pwyllgor y gwelliant sylweddol o ran cyfraddau absenoldeb salwch yn y Cyngor ar gyfer 2016/17 fel y tystiwyd i hynny yn y Cerdyn Sgorio Corfforaethol ac adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru. Roedd yn cydnabod y gwaith a wnaed a’r ymrwymiad ar lefel gorfforaethol a gwasanaethau a oedd wedi cyfrannu at gryfhau'r prosesau i reoli presenoldeb ar draws y Cyngor yn well.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad am yr effaith - os o gwbl, a gafodd cyflwyno trefniadau gweithio’n gallach ar gyfraddau presenoldeb yn y Cyngor yn enwedig o ran gwella boddhad y staff a’u helpu sicrhau gwell cydbwysedd rhwng gwaith / bywyd drwy fesurau megis gweithio hyblyg a gweithio o gartref, rhannu desgiau ac ati. Dywedodd y Rheolwr Cynllunio Busnes a Pherfformiad nad oedd unrhyw adolygiad wedi cael ei gynnal o unrhyw gydberthynas bosibl rhwng y trefniadau gweithio’n gallach a’r ffigyrau presenoldeb gwell. Fodd bynnag, mae'r gwelliannau a welwyd ac yr adroddwyd arnynt wedi digwydd oherwydd y prosesau a roddwyd ar waith drwy'r Prif Weithredwr a’r Uned Adnoddau Dynol.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad pellach o ran y nifer y staff sydd wedi manteisio ar fentrau gweithio’n gallach a’u hadborth yn hynny o beth. Dywedodd y Pennaeth Proffesiwn bod staff, lle mae hynny’n fanteisiol i'w gwaith, wedi  manteisio ar y dulliau gweithio amgen a hyblyg y mae gweithio’n gallach yn eu hyrwyddo; mae'r sefyllfa yn un amrywiol gyda nifer o staff yn dal i ddewis dod i’r gweithle a gweithio gartref os oes ganddynt ddarnau penodol o waith. Soniodd y Penaethiaid Gwasanaeth - Dysgu, Gwasanaethau Oedolion a Phriffyrdd, Gwastraff ac Eiddo am y nifer sydd wedi manteisio ar drefniadau gweithio’n gallach yn eu gwasanaethau eu hunain.

•           Mewn perthynas â Rheolaeth Ariannol, nododd y Pwyllgor, er bod y duedd at i lawr, bod gwariant ar staff asiantaeth yn parhau i fod yn faes sydd wedi ei gategoreiddio’n Goch. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151, tra bod y gwahaniaeth rhwng staff asiantaeth ac ymgynghorwyr yn parhau i fod yn broblem o ran priodoli costau, mae'r gwariant ar staff asiantaeth o fewn y Cyngor ac yn enwedig o fewn y Gwasanaeth Cyllid wedi gostwng yn sylweddol. Lle mae angen am staff asiantaeth, e.e. yn y Gwasanaethau Plant, mae'r broses ar gyfer cyflogi staff asiantaeth yn cael ei llofnodi gan y Prif Weithredwr.

Wedi nodi’r darlun canologol yn gyffredinol yn y Cyngor yn erbyn ei amcanion gweithredol ar gyfer Chwarter 4 2016 / 17, fel y cafodd ei bortreadu yn y Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Chwarter 4 ac wedi bodloni ei hun bod y meysydd sy’n tanberfformio wedi cael eu nodi a’u blaenoriaethu a'u targedu, PENDERFYNODD y Pwyllgor –

•           Nodi a chefnogi'r meysydd y mae'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn eu rheoli er mwyn sicrhau gwelliannau yn y dyfodol fel y cânt eu crynhoi ym mharagraffau 1.3.1. i 1.3.4 yr adroddiad.

•           Nodi a derbyn y mesurau lliniaru a amlinellwyd mewn perthynas â'r meysydd a nodir yn y paragraffau uchod.

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH