Eitem Rhaglen

·        Cyflwyno Datganiad o’r Cyfrifon am 2016/17.

·        Cyflwyno adroddiad yr Archwilydd Allanol ar yr archwiliad o’r Datganiadau Ariannol.

5.1       Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 a oedd yn ymgorffori’r Datganiad Cyfrifon 2016/17 ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor ac ar gyfer ei dderbyn.

Hysbyswyd y Pwyllgor y cyflwynwyd y Datganiad Cyfrifon drafft i’r pwyllgor ar gyfer ei archwilio ar 28 Mehefin, 2017. Mae’r gwaith archwilio pellach wedi’i gwblhau erbyn hyn ac mae adroddiad yr Archwilydd wedi cael ei gyflwyno ac mae nifer fechan o welliannau i’r drafft wedi eu hymgorffori yn y cyfrifon.

Bu modd cwblhau’r cyfrifon wedi’u harchwilio ar gyfer 2016/17 erbyn y dyddiad cau unwaith eto. Mae’r gwelliannau a nodwyd yn archwiliad y flwyddyn flaenorol wedi eu gweithredu ac mae’r gwelliannau hyn wedi parhau. Mae’r holl faterion wedi cael sylw prydlon a boddhaol drwy gydol yr archwiliad. Mae manylion y prif welliannau i’r cyfrifon drafft wedi eu cynnwys yn adroddiad yr Archwiliwr. Mae’r holl welliannau sydd wedi eu cytuno fel rhai sydd angen ail ddatganiad gan Deloitte wedi eu prosesu ac maent wedi eu cynnwys yn y Datganiad o Cyfrifon. Darperir crynodeb o’r gwelliannau sylweddol i’r Datganiad drafft yn adran 3.2 o’r adroddiad. Mae’r Archwilwyr wedi gwneud 8 argymhelliad mewn perthynas â chyfrifo a rheoli’r gyflogres; 6 argymhelliad mewn perthynas â TG a 7 argymhelliad mewn perthynas â Phrisiant Asedau. 

5.2       Cyflwynwyd adroddiad yr Archwilydd Allanol ar yr archwiliad o Ddatganiadau Ariannol 2016/17 (Adroddiad ISA 260) ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor. 

Adroddodd Mr Ian Howse, Arweinydd Ymgysylltu ar gyfer Archwiliwr Ariannol fel a ganlyn-

•           Y derbyniwyd y datganiadau ariannol drafft ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth, 2017 gan yr Archwilwyr ar 12 Mehefin, 2017 a bod y gwaith archwilio yn dilyn hynny bellach wedi’i gwblhau. Ar y dyddiad o gyhoeddi’r adroddiad archwilio ar y datganiadau ariannol, roedd y tri mater a nodir yn adran 6 o’r adroddiad yn parhau i fod angen sylw. 

•           Yn amodol ar gwblhau’r gwaith sy’n weddill mewn modd boddhaol, bwriad yr Archwilydd Cyffredinol yw cyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar y datganiadau ariannol unwaith y mae’r Awdurdod wedi darparu Llythyr Sylwadau yn seiliedig ar yr hyn a nodir yn Atodiad 1 o’r adroddiad.

•           O ran materion sylweddol sy’n codi o'r archwiliad, mae un camddatganiad sydd heb ei gywiro o’r flwyddyn flaenorol sydd wedi’i drafod gyda’r Rheolwyr ond sydd dal heb ei gywiro. Cytunwyd nad oedd angen ailddatganiad gan na fyddai unrhyw effaith sylweddol ar y fantolen yn 2016/17. Darperir manylion pellach yn Atodiad 3 yr adroddiad.

•           Mae’r rhain yn gamddatganiadau sydd wedi eu cywiro gan y Rheolwyr ac a dynnir at sylw’r Pwyllgor oherwydd eu bod yn berthnasol i’w gyfrifoldebau dros y broses adrodd ariannol. Mae’r rhain wedi eu nodi gydag esboniadau yn Atodiad 3.

•           Darparwyd yn y Cynllun Archwilio Ariannol wybodaeth am y risgiau archwilio sylweddol a gafodd eu hadnabod yn ystod proses gynllunio’r Archwilydd. Mae’r tabl yn adran 12 yr adroddiad yn nodi canlyniad gweithdrefnau archwilio’r archwilydd mewn perthynas â’r risgiau hynny. Cynhaliwyd yr archwiliad yn unol â’r Cynllun Archwilio Ariannol.  

•           Yn ystod yr archwiliad, rhoddir ystyriaeth i nifer o faterion ansoddol a meintiol yn ymwneud â’r cyfrifon a bydd unrhyw faterion sylweddol yn cael eu hadrodd yn ôl arnynt i’r Pwyllgor. Nid oedd unrhyw faterion yn codi yn y meysydd hyn eleni.

•           Nid oes gan yr Archwilwyr unrhyw bryderon am agweddau ansoddol ymarferion cyfrifo’r Cyngor a’i adrodiadau ariannol. Mae’r Archwilwyr wedi dod i’r casgliad bod polisïau cyfrifo ac amcangyfrifon yn briodol a bod datgeliadau datganiadau cyfrifon yn ddiduedd, yn deg ac yn glir.

•           Ni ddaethpwyd ar draws unrhyw faterion sylweddol yn ystod yr archwiliad.

•           Ni thrafodwyd unrhyw faterion sylweddol ac ni thrafodwyd â’r Rheolwyr unrhyw faterion sydd angen eu hadrodd yn ôl i’r Pwyllgor.

•           Nid oes angen adrodd yn ôl i’r Pwyllgor ar unrhyw faterion eraill sy’n berthnasol i oruchwyliaeth y broses adrodd ariannol.

•           Ni chafodd unrhyw wendidau sylweddol i reoliadau mewnol eu hadnabod er y tynnir sylw at nifer o feysydd lle gellid gwella rheolaeth.

•           Nid oes unrhyw faterion eraill y mae angen, yn ôl safonau archwilio, eu cyfathrebu i’r rhai hynny sydd â chyfrifoldeb am lywodraethiant.

•           Mae’r argymhellion sy’n codi o’r gwaith archwilio ariannol wedi eu nodi yn Atodiad 4 o’r adroddiad. Mae Rheolwyr wedi ymateb iddynt a bydd y cynnydd ar eu gweithrediad yn cael ei wirio yn ystod archwiliad y flwyddyn nesaf.

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaethpwyd y pwyntiau canlynol –

•           Nododd y Pwyllgor fod y broses o baratoi’r cyfrifon wedi bod yn amserol a bod y cyfrifon wedi eu cyflwyno yn unol â’r amserlen statudol. Nododd y Pwyllgor ei ddiolch i staff yr Adran Gyllid am eu gwaith o ran sicrhau bod y cyfrifon wedi cael eu cyflwyno erbyn y dyddiad cau.

•           Nododd y Pwyllgor fod yr Archwilwyr Mewnol yn fodlon â safon arferion cyfrifo’r Cyngor a’r datganiadau ariannol a bod yr Archwilwyr o’r farn bod y datganiadau ariannol wedi eu cyflwyno’n deg a bod y datgeliadau a wnaed yn glir ac yn ddiduedd.

•           Nododd y Pwyllgor na gododd unrhyw faterion sylweddol yn ystod yr Archwiliad.  

•           Nododd y Pwyllgor y nodir yn y cyfrifon bod y Cynllun Pensiwn Athrawon, er yn dechnegol yn gynllun buddion diffiniedig, yn cael ei nodi fel un nad yw’n cael ei ariannu ac nad yw’r atebolrwydd hirdymor sy’n gysylltiedig â’r cynllun yn cael ei gydnabod yn y Fantolen tra bo’r atebolrwydd sy’n codi o ganlyniad i’r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol yn cael ei gynnwys yn y cyfrifon. Nododd y Pwyllgor hefyd bod yr atebolrwydd sy’n gysylltiedig â chynlluniau pensiwn nad ydynt yn cael eu hariannu yn cael ei ymgorffori yng nghyfrifon rhai sefydliadau ac oherwydd bod y ffigwr yn un sylweddol, gofynnwyd am gadarnhad a ddylai hynny ddigwydd gyda chyfrifon yr awdurdod lleol ac os nad dyna’r sefyllfa, beth oedd y rheswm am hynny. Dywedodd Mr Ian Howse bod cynnwys atebolrwydd pensiynau yn y cyfrifon yn dibynnu ar a yw’r cynllun yn gynllun buddion wedi’i ddiffinio neu’n gynllun cyfraniadau wedi’i ddiffinio. Mae llawer o gyfrifon llywodraethiant lleol yn ymwneud â ffactorau sy’n effeithio ar y cyfraniad a wneir gan y rhai sy’n talu’r dreth cyngor felly gwneir addasiadau i’r cyfrifon yn unol â hynny. O ran y cynllun pensiwn Llywodraeth Leol, mae’r effaith ar y rhai sy’n talu treth gyngor wedi’i gyfyngu i gyfraniad ariannol  y Cyngor i’r gronfa fel cyflogwr - sy’n eitem refeniw - sy’n cynnwys y cynllun ar gyfer lleihau’r diffyg ariannol o ran pensiynau. Bydd yr holl eitemau eraill sy’n ymwneud ag atebolrwydd pensiynau yn cael eu rhoi yn y cyfrifon ac yna’n cael eu tynnu allan gan nad ydynt yn effeithio ar osod y Dreth Cyngor. O ran y Cynllun Pensiwn Athrawon, nid yw’r Cyngor yn gallu nodi  ei gyfran o’r sefyllfa ariannol waelodol a pherfformiad y cynllun yn ddigon dibyniadwy i ddibenion cyfrifo. Mae cyfrifon y Cyngor yn gyson â rhai awdurdodau eraill o ran y ffordd mae pensiynau’n cael eu trin.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am gadarnhad ar agweddau o berfformiad cyllidebol yn ystod y flwyddyn ac a yw’r rhain yn cael eu hadlewyrchu yn y cyfrifon yn ogystal â digonolrwydd balansau wrth gefn y Cyngor. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 fod y cyfrifon yn adlewyrchu’r gwariant gwirioneddol; adroddir ar fonitro perfformiad ac alldro’r gyllideb mewn man arall. O ran balansau, cadarnhaodd y Swyddog bod balansau Cronfa Gyffredinol y Cyngor ar hyn o bryd ar lefel sydd uwchben yr hyn sy’n cael ei argymell, sef tua 5% o’r gwariant refeniw net. Fodd bynnag, mae risg y bydd y balansau hynny yn lleihau yn y dyfodol wrth i’r Cyngor geisio mynd i’r afael â’r gorwariant a ragwelir            

Penderfynwyd –

•           Argymell i’r Cyngor Llawn y dylid cadarnhau derbyn Datganiad Cyfrifon 2016/17

•           Cymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2016/17 a chyfeirio’r ddogfen at Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr ar gyfer eu llofnodi.

•           Derbyn yr Adroddiad ar yr Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol a nodi ei gynnwys.