Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn darparu diweddariad ar gynnydd Archwilio Mewnol mewn perthynas â darpariaeth gwasanaeth a’r adolygiadau a gwblhawyd.

Adroddodd y pennaeth Archwilio a Risg fel a ganlyn –

•           Cafodd  5 adroddiad adolygu archwilio mewnol eu cwblhau yn ystod y cyfnod fel y nodir ym mharagraff 3.2 yr adroddiadau. Canlyniad dau o’r adroddiadau - Trafnidiaeth Ysgol a’r Fframwaith Caffael Corfforaethol - oedd barn Sicrwydd Cyfyngedig. Derbyniodd y Pwyllgor y fersiynau llawn o’r adroddiadau Sicrwydd Cyfyngedig ar wahân i’r agenda.

•           Bod yr adolygiadau dilynol ynghylch dau faes a aseswyd yn flaenorol fel rhai a oedd yn darparu Sicrwydd Cyfyngedig, sef yr Uned Cynnal a Chadw Tai ac Adfer Trychineb TGCh yn dangos fod y Cyngor wedi gwneud cynnydd da o ran rhoi’r gweithredoedd a gytunwyd ar waith er mwyn mynd i’r afael â’r risgiau yn y meysydd a nodwyd ac o ganlyniad fod yr Uned Cynnal a Chadw Tai bellach wedi’i hailasesu fel adran sy’n darparu Sicrwydd Rhesymol ac Adfer Trychineb TGCh fel un sy’n darparu Sicrwydd Sylweddol. 

•           Hyd yma, mae’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi cwblhau 22% o’r Cynllun Blynyddol ac mae 17% pellach yn waith sydd ar y gweill. Mae’r ymagwedd archwilio mewnol yn cael ei adolygu; yn ychwanegol at hyn, o ganlyniad i newidiadau i drefniadau twyll corfforaethol a llithriant sylweddol o 2016/17, mae’r adnoddau sydd ar gael er mwyn gallu cwblhau Cynllun Gweithredu 2017/18 wedi lleihau. Bydd y Pennaeth Archwilio a Risg yn ymgymryd ag asesiad risg yn ystod chwarter tri a bydd adolygiadau archwilio yn cael eu blaenoriaethu er mwyn sicrhau bod adnoddau’n cael eu targedu i’r meysydd lle mae’r risg uchaf.

•           Roedd cylch gorchwyl y Pwyllgor wedi ei amserlennu i gael ei gyflwyno i’r cyfarfod hwn yn unol â’r Blaen Raglen Waith. Fodd bynnag, o ganlyniad i ddau fater - amserlen yr hyfforddiant ar 15 Medi pan fydd Aelodau’n cael cyfle i adolygu’r cylch gorchwyl ar gyfer priodoldeb arweiniad CIPFA wedi’i ddiweddaru a’i gyhoeddi ym mis Tachwedd 2017 fe argymhellir gohirio adolygu’r cylch gorchwyl tan y cyfarfod mis Rhagfyr y Pwyllgor.

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaed y pwyntiau canlynol: 

•           Nododd y Pwyllgor ei anesmwythyd â nifer y pryderon y tynnwyd sylw atynt yn yr adolygiad Sicrwydd Cyfyngedig o Drafnidiaeth Ysgol mewn perthynas â monitro cydymffurfiaeth contractwyr; rheoliadau gwariant a chasglu incwm. Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd bod camau brys yn cael eu cymryd er mwyn mynd i’r afael â’r gwendidau systematig a gweithdrefnol a amlygwyd er mwyn gallu dangos bod contractwyr yn cydymffurfio’n llawn â’r gofynion cytundebol; bod y gwasanaeth yn gost effeithiol a bod trefniadau cadarn yn eu lle er mwyn sicrhau bod yr holl incwm sy’n ddyledus i’r Cyngor yn cael ei gasglu. 

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod y Pwyllgor Gwaith yn 2016 wedi clustnodi £1 Miliwn o’r Balansau Cyffredinol er mwyn datrys materion prosesau busnes o fewn gwahanol rannau o’r Cyngor gan gynnwys trafnidiaeth ysgol. Mae’r Gwasanaeth Addysg yn Ynys Môn ynghyd â’r rhai yn y pum Awdurdod arall yng Ngogledd Cymru wedi cofrestru ar gyfer y system feddalwedd ONE fel rhan o ymarfer caffael ar y cyd. Mae un o fodiwlau’r system yn ymwneud â thrafnidiaeth ysgol ac yn defnyddio gwybodaeth am gyfeiriadau disgyblion a’r ysgolion y maent yn eu mynychu er mwyn cynhyrchu’r llwybr tacsi/bws gorau a phan gaiff ei ddiweddaru, bydd yn aildrefnu’r llwybr gorau yn unol â hynny. Nid yw Ynys Môn wedi gweithredu’r modiwl hwn hyd yn hyn oherwydd adnoddau a materion glanhau data ond pan gaiff ei weithredu bydd yn cynhyrchu arbedion gan ei fod yn mabwysiadu ffordd fwy wyddonol o ddewis llwybrau teithiau. Fodd bynnag, er mwyn iddi weithio’n effeithiol mae’n rhaid i’r system fod yn gyfredol ac yn gywir a bydd hyn yn golygu gwaith glanhau data. Roedd gwaith wedi’i gynllunio cyn cyhoeddi’r adroddiad Archwilio Mewnol felly roedd Rheolwyr yn ymwybodol o faterion trafnidiaeth ysgol; mae’r adolygiad Archwilio mewnol yn cadarnhau’r materion hynny ac yn gosod cynllun gweithredu ffurfiol er mwyn mynd i’r afael â nhw.      

Mewn perthynas â chasglu incwm, sef mater y cydnabyddir y mae angen ei wella, prif nod y Cyngor yw symud i system lle gwneir taliadau am wasanaethau ar-lein ac ymlaen llaw. Er mwyn i hynny ddigwydd, mae angen i’r Cyngor uwchraddio ei systemau ac mae cynlluniau a gwaith i’r perwyl hwnnw ar y gweill. 

Rhoddwyd cyfle i’r Pwyllgor holi’r Pennaeth Gwasanaeth (Priffyrdd) am agwedd y gwasanaeth tuag at y materion yn codi. Dywedodd y Swyddog, tra bo angen adolygu’r gwariant ar dacsis ysgol, mae dyfranu contractau ar gyfertacsis a bysiau yn seiliedig ar broses dendro gystadleuol. Yn ogystal, mae trafnidiaeth ysgolion uwchradd ar Ynys Môn yn gyson wedi bod yr ail isaf yng Nghymru o ran cost.

Er bod adborth y Swyddog wedi rhoddi peth sicrwydd i’r Pwyllgor ar y materion a nodwyd gan yr adolygiad Archwilio Mewnol fel rhai a oedd angen sylw a rhai yr oedd mesurau penodol wedi eu hargymell er mwyn cywiro’r materion hynny, yn enwedig o ran rheoliadau a phrosesau, roedd o’r farn y dylid gofyn i Sgriwtini ystyried y materion gwasanaeth sy’n codi, creu cynllun gweithredu ac adrodd yn ôl i’r Pwyllgor hwn ar ei ganlyniadau. Yn ychwanegol at hynny, gan fod trafnidiaeth ysgol yn berthnasol i ddau wasanaeth a nifer o swyddogion o fewn y gwasanaethau hynny, cafwyd argymhelliad gan y Pwyllgor y byddai’r broses o roi cynllun gweithredu ar waith yn digwydd yn gyflymach petai tîm rheoli prosiect yn goruchwylio’r gwaith. 

•           Nododd y Pwyllgor bryder hefyd am yr adolygiad Sicrwydd Cyfyngedig a roddwyd i’r Fframwaith Caffael Corfforaethol - Cydymffurfiaeth Gorfforaethol; gofynnodd y Pwyllgor am gadarnhad bod camau’n cael eu cymryd i wella rheoliadau mewnol a chydymffurfiaeth yn y maes hwn. 

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 y gwnaed cynnydd sylweddol o ran y swyddogaeth Caffael Corfforaethol o fewn yr Awdurdod ers y gwiriad o’r trefniadau caffael a gynhaliwyd yn Ynys Môn ym mis Rhagfyr 2013 gan KPMG a hynny fel rhan o adolygiad caffael yn y 22 Awdurdod yng Nghymru a gomisiynwyd gan Lywodraeth Cymru. Y prif fater sydd wedi arwain at y raddfa Sicrwydd Cyfyngedig gan yr Adain Archwilio Mewnol yn yr achos hwn yw absenoldeb cofrestr ganolog gynhwysfawr o gontractau sy’n cynnwys gwybodaeth am holl gontractau’r Cyngor ac sydd yna’n cael ei fonitro. Er bod gan y Cyngor gofrestr contractau corfforaethol dywedodd y Swyddog nad oedd modd iddo roi sicrwydd ar hyn o bryd bod y rhestr yn 100% cyflawn. Fodd bynnag, mae’r Tîm Caffael Corfforaethol yn gweithio gyda’r Adran Gyfrifeg a gwasanaethau eraill er mwyn adnabod bylchau yn y gofrestr. Yn ogystal â gweithio ar y gofrestr, mae’r tîm hefyd yn monitro cydymffurfiaeth â rheoliadau caffael, yn cynghori ac yn ymgymryd â gwaith ar dendrau unigol sy’n gallu cymryd llawer iawn o adnoddau’r tîm. Felly, tra bo Rheolwyr wedi dechrau ar y gwaith o weithredu’r cynllun gweithredu archwilio mewnol, mae’n gwneud hynny fel mae adnoddau a’r pwysau ar y tîm yn caniatáu. Mae gweddill y materion sydd wedi’u hadnabod gan yr adolygiad Archwilio Mewnol yn faterion cadw tŷ yn unig ac yn rhai o risg cymedrol neu fach.       

Derbyniodd y Pwyllgor yr esboniad a roddwyd gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 a roedd yn fodlon bod camau priodol yn cael eu cymryd er mwyn ymateb i’r risg a materion rheoli a nodwyd gan Archwilio Menwol.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg y cynhelir archwiliadau dilyn i fyny yn y meysydd lle cafwyd graddfa sicrwydd cyfyngedig o fewn chwe mis ac y bydd adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor yn dilyn hynny.  

•           Gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad ar gynnydd o ran gweithredu argymhellion CSSIW yn dilyn eu hadolygiad o’r Gwasanaethau Plant. Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg mai’r Pwyllgor Sgriwtinio Corfforaethol sydd â chyfrifoldeb llywodraethu am y Cynllun Gweithredu a luniwyd o ganlyniad i adolygiad CSSIW. Yn ychwanegol at hynny, nodwyd bod nifer o aelodau’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu hefyd yn aelodau o’r Panel Gwella Gwasanaethau Plant a/neu'r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol sy’n gyfrifol am oruchwylio’r cynnydd o ran gweithredu’r Cynllun Gwella Gwasanaethau Plant. Cadarnhaodd yr Aelodau hynny i weddill y Pwyllgor Archwilio bod y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol yn derbyn adroddiadau manwl yn rheolaidd a bod cynnydd yn erbyn y Cynllun Gwella ar y trywydd cywir ar hyn o bryd. O ganlyniad i’r wybodaeth hon, penderfynodd y Pwyllgor nad oedd angen iddynt gael adroddiad diweddaru ffurfiol.   

Penderfynwyd –

•           Nodi cynnydd diweddaraf yr Adain Archwilio Mewnol o ran darpariaeth gwasanaeth, sicrwydd ansawdd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithlonrwydd wrth yrru gwelliant ac i dderbyn y sicrwydd a roddwyd yn amodol ar y gweithredoedd ychwanegol a gynigwyd mewn perthynas â’r adroddiad adolygu Archwilio Mewnol ar Drafnidiaeth Ysgol.

•           Gohirio adolygu amodau a thelerau’r Pwyllgor tan i CIPFA gyhoeddi ei ddogfen arweiniad newydd.

CAMAU YCHWANEGOL A GWEITHREDOEDD SY’N CAEL EU HARGYMELL: 

•           Yr adroddiad adolygu Archwilio Mewnol mewn perthynas â Thrafnidiaeth Ysgol i gael ei gyfeirio at Sgriwtini ar gyfer ei archwilio gyda’r argymhelliad y dylid creu Cynllun Gweithredu ac y dylai Tîm Prosiect fonitro a goruchwylio’r Cynllun hwnnw. Y Pwyllgor Archwilio i gael gwybod am ganlyniad yr archwiliad Sgriwtini o'r adroddiad.

•           Bod darpariaeth yn cael ei wneud yn y Cynllun Archwilio Mewnol i ddangos dyddiad y Pwyllgor Archwilio lle bydd adroddiadau adolygu unigol yn debygol o gael eu cyflwyno.