Eitem Rhaglen

Cyflwyno’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol am Chwarter 1 2017/18.

Cyflwynwyd i’w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Trawsnewid ynghyd â’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol a oedd yn portreadu sefyllfa'r Cyngor yn erbyn ei amcanion gweithredol ar ddiwedd Chwarter 1 2017/18 mewn perthynas â Rheoli Perfformiad, Rheoli Pobl, Rheolaeth Ariannol a Gwasanaethau Cwsmer.

Dywedodd yr Aelod Portffolio ar gyfer Gwasanaethau Corfforaethol fod y cerdyn sgorio yn Atodiad A yn adlewyrchu darlun calonogol ar hyn o bryd, gyda'r mwyafrif o ddangosyddion yn perfformio'n dda yn erbyn targedau ac eithrio 3 dangosydd yn y Gwasanaeth Oedolion, y Gwasanaeth Plant a’r Gwasanaeth Tai sy’n dangos yn Ambr neu’n Goch yn erbyn eu targedau blynyddol ar gyfer y flwyddyn. Darperir manylion am y rhain ym mharagraffau 2.3.3. i 2.3.5 yr adroddiad, ynghyd â'r mesurau lliniaru a gynigir i wella perfformiad ym mhob un o'r tri maes. O ran Rheoli Pobl, mae perfformiad y Cyngor mewn perthynas â chyfraddau absenoldeb salwch ar ddiwedd Chwarter 1, sef 2.23, yn welliant pellach o gymharu â'r ffigwr o 2.69 am yr un cyfnod ar gyfer 2016/17. Mae trefniadau rheoli absenoldeb salwch yn gysylltiedig â chyfraddau salwch, gan gynnwys cydymffurfio â pholisïau salwch corfforaethol. Er bod y ffigyrau ar gyfer cynnal Cyfarfodydd Adolygu Presenoldeb (CAP) wedi gwella'n sylweddol, sef 78% o gymharu â 57% yn Chwarter 4 2016/17, mae canran y cyfweliadau Dychwelyd i’r Gwaith (CDG) a gynhaliwyd o fewn yr amserlen – 67% - wedi gostwng yn sylweddol is na'r targed o 80% ac mae bellach yn dangos yn Goch. Mae cyfanswm nifer y cyfweliadau dychwelyd i’r gwaith a gynhaliwyd yn isel hefyd, sef 85% o gymharu â tharged o 95%.

Cyfeiriodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Llywodraethiant a Thrawsnewid Prosesau Busnes) at ddangosydd SCC / 025 -% yr ymweliadau statudol â phlant sy'n derbyn gofal a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn yn unol â rheoliadau – a oedd yn un o'r tri dangosydd a oedd yn tanberfformio; dywedodd wrth y Pwyllgor fod y perfformiad sy'n gysylltiedig â'r dangosydd hwn wedi'i ddadansoddi'n ofalus a darganfuwyd ei fod wedi cael ei gyfrifo’n anghywir. Er enghraifft, nodwyd mai 72% oedd y ffigwr perfformiad gwreiddiol ar gyfer Awst 2017 ond, ar ôl ei adolygu, gwelwyd mai’r ffigwr cywir oedd 86%. Felly, mae’r sefyllfa’n llai siomedig nag ar yr olwg gyntaf. Mae'r gwasanaeth hefyd yn awyddus i adolygu’r ganran a nodwyd ar gyfer Chwarter 1, sef  59.93%, sy'n anarferol o isel, a hynny er mwyn darganfod a yw wedi'i gyfrifo'n gywir ac i gael gwared ar unrhyw gamargraff a allai fod wedi'i greu o ganlyniad.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i'r wybodaeth a gyflwynwyd mewn perthynas â pherfformiad ar ddiwedd Chwarter 1 ym mlwyddyn ariannol 2017/18 a gwnaeth y pwyntiau canlynol -

•           Nododd y Pwyllgor fod un dangosydd newydd yn y Gwasanaeth Tai – PAM / 015: y nifer o ddyddiau calendr a gymerir ar gyfartaledd i ddarparu Grant Cyfleusterau i'r Anabl (GCA) yn dangos yn Goch ar y cerdyn sgorio ar gyfer Ch1, sef 221.7 diwrnod yn erbyn targed o 200. Gofynnodd y Pwyllgor am esboniad am y tanberfformiad; gofynnodd a oedd y targed o 200 diwrnod yn realistig ac a oedd yn deillio o ffynonellau lleol ynteu rhai cenedlaethol a gofynnodd am eglurhad ar berfformiad y Gwasanaeth o gymharu â pherfformiad awdurdodau lleol eraill yn y maes hwn.

•           Dywedodd y Swyddogion Tai y gall y broses o ddarparu ac ymgeisio am Grant Cyfleusterau i'r Anabl fod yn un gymhleth, a hynny oherwydd bod llawer o bartïon eraill yn rhan ohoni. Gallai hynny  achosi oedi yn yr amser a gymerir o’r adeg pan wneir y cyswllt cyntaf â'r Cyngor hyd nes y cadarnheir bod y gwaith wedi cael ei gwblhau. Mae’r Gwasanaeth Tai a’r Gwasanaethau Cymdeithasol yn cydnabod bod angen adolygu'r broses GCA gyda'r nod o leihau'r amser a gymerir i ddarparu’r grant. Nid oes un ffactor cyffredin yn y broses ymgeisio sy'n esbonio'r oedi; yn hytrach mae'n gyfuniad o ffactorau. Cymhlethdod y broses yw gwraidd y mater. Daw'r sefyllfa o ran perfformiad awdurdodau lleol eraill yn glir unwaith y bydd y data cenedlaethol wedi ei gyhoeddi.

•           Nododd y Pwyllgor y bu gostyngiad amlwg yng nghanran y cyfweliadau Dychwelyd i’r Gwaith a gynhaliwyd o fewn yr amserlen yn Chwarter 1 (67% yn erbyn targed o 80%) a bod cyfanswm y cyfweliadau dychwelyd i’r gwaith yn isel ar 85% o gymharu â tharged o 95%.Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd mai dirywiad dros dro yw’r tanberfformiad hwn yn hytrach nag arwydd o ddechrau tueddiad tuag at i lawr.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod y perfformiad o ran cyfweliadau dychwelyd i’r gwaith yn Chwarter 1 yn siomedig ac na ellid ei esbonio'n foddhaol. Bydd y perfformiad hwn yn cael ei herio gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth a chan y panelau her perfformiad er mwyn sicrhau gwelliant erbyn Chwarter 2. Fodd bynnag, er bod y dirywiad yn y perfformiad o ran cynnal y cyfweliadau hyn yn destun pryder, ar y llaw arall, gwelwyd  gwelliant sylweddol yn y perfformiad mewn perthynas â Chyfarfodydd Adolygu Presenoldeb (CAP) – i fyny o 57% yn Chwarter 4 2016/17 i 78% yn Chwarter 1 2017/18 ac mae eu hansawdd wedi gwella’n sylweddol hefyd – mae hynny’n  galonogol o gofio bod Cyfarfodydd Adolygu Presenoldeb yn elfen sylweddol o'r broses o reoli absenoldeb salwch.

•           Nododd y Pwyllgor mewn perthynas â rheolaeth ariannol ar gyfer Chwarter 1, fod y gwariant blynyddol gwirioneddol a ragwelwyd yn £34m er bod y gyllideb yn £33m, ac y rhagwelir amrywiad sy’n cyfateb i minws 29.64% ar hyn o bryd. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a oedd unrhyw fesurau yn cael eu hystyried i unioni’r sefyllfa.

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 mai’r  amrywiad a ragwelir ar hyn o bryd yw gorwariant o 3.47% .Y gyllideb a broffiliwyd yw asesiad y Gwasanaeth o sut y bydd y gyllideb yn debygol o gael ei gwario yn ystod y flwyddyn a'r incwm a gesglir. Er bod y gyllideb a broffiliwyd yn gweithio'n dda mewn perthynas â chostau sefydlog fel cyflogau oherwydd bod modd rhagweld y fath gostau’n gywir, gall rhai taliadau mwy, gan gynnwys grantiau ac amseriad grantiau, gael effaith sylweddol ar y gyllideb. O ran monitro'r gyllideb ei hun, y ffigwr canlyniad arwyddocaol yw hwnnw ar gyfer diwedd y flwyddyn; mae'r Cerdyn Sgorio yn dangos bod y canlyniad refeniw a ragwelir ar ddiwedd y flwyddyn ar gyfer cyllideb o £126m yn awgrymu gorwariant o £2.16m neu 1.71% o'r gyllideb net. Er y gall y ffigyrau chwarter cyntaf roi arwydd cynnar o'r cyfeiriad teithio posib, mae'r gwahaniaethau amseru'n golygu bod y gymhariaeth yn llai na pherffaith. Mae’r sefyllfa chwarter 1 yn cynrychioli 3 mis o wariant gwirioneddol a 9 mis o wariant a ragwelir a gall llawer o bethau ddigwydd yn y cyfnod naw mis hwnnw. Mae'r rhagamcanion yn dueddol o fod yn geidwadol; bydd mwy o eglurder yn sgil canlyniadau Chwarter 2 pan fydd rhai rhagamcanion yn cael eu cryfhau yn sgil elfen o sicrwydd. Yn ogystal, mae ffactorau tymhorol i'w hystyried gan fod misoedd y gaeaf yn fwy tebygol o gael effaith ar gostau, yn enwedig mewn perthynas â gwasanaethau Priffyrdd a Gofal Cymdeithasol. Mae'r rhain yn cael eu ffactora i mewn i’r rhagamcanion. Mae'r gorwariant yn ganlyniad a ragwelir mewn cyd-destun lle nad oes rhwyd diogelwch erbyn hyn o fewn cyllidebau gwasanaeth unigol yn dilyn blynyddoedd o ostyngiadau ariannol. Mae'r mater yn arbennig o berthnasol mewn cyllidebau a arweinir gan y galw megis y Gwasanaethau Plant, Addysg ac Oedolion lle gall y pwysau ariannol fod yn ddifrifol.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar i ba raddau y mae’r gallu i gwrdd â’r gyllideb yn dibynnu ar werthu asedau. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 nad yw derbyniadau cyfalaf a gafwyd yn sgil gwerthu asedau yn bwydo i mewn i'r gyllideb refeniw; yn hytrach, maent yn cael eu defnyddio i ariannu prosiectau cyfalaf a’u ffactora i mewn i’r rhaglen gyfalaf neu’n cael eu defnyddio i gynhyrchu balansau arian parod sy'n galluogi'r Cyngor i leihau ei ymrwymiadau benthyca a / neu ei ddyled.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar sut mae sefyllfa ariannol Chwarter 1 2017/18 yn cymharu â'r un cyfnod ar gyfer 2016/17 fel arwydd posib o faint yr her ariannol sy'n wynebu'r Cyngor yn y flwyddyn ariannol hon.  Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 fod sefyllfa Chwarter 1 2016/17 yn dangos gorwariant o £560k yn erbyn y gyllideb a broffiliwyd ac roedd y gorwariant a ragwelwyd erbyn diwedd y flwyddyn honno’n llai nag ar gyfer y flwyddyn gyfredol. Fel mae’n digwydd cafwyd tanwariant yn hytrach na’r gorwariant a ragwelwyd ar ddiwedd 2016/17, a hynny oherwydd bod arbedion unwaith ac am byth wedi dod i’r amlwg yn ystod y flwyddyn. Felly mae'r sefyllfa bresennol yn llai ffafriol nag ar yr un pryd y llynedd.

Ar ôl nodi'r darlun cyffredinol o berfformiad y Cyngor yn erbyn ei amcanion gweithredol ar gyfer Chwarter 1 2017/18 fel y portreadwyd nhw gan Gerdyn Sgorio Corfforaethol Ch1, ac wedi nodi hefyd y meysydd a oedd yn

tanberfformio a'r camau lliniaru arfaethedig, PENDERFYNODD y Pwyllgor –

•           Nodi a chefnogi'r meysydd y mae'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn eu rheoli er mwyn sicrhau gwelliannau i'r dyfodol fel y nodir nhw ym mharagraffau 1.3.1. i 1.3.4 yr adroddiad.

•           Nodi a derbyn y mesurau lliniaru a amlinellir mewn perthynas â'r meysydd a nodir yn y paragraffau uchod.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL