Eitem Rhaglen

Cyflwyno’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol am Chwarter 2 2017/18.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Trawsnewid Corfforaethol yn ymgorffori’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Chwarter 2, 2017/18. Roedd yr adroddiad yn portreadu sefyllfa'r Cyngor yn erbyn ei amcanion gweithredol fel y cawsant eu nodi a’u cytuno rhwng yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth, y Pwyllgor Gwaith a'r Pwyllgor Gwaith Cysgodol.

Dywedodd yr Aelod Portffolio Gwasanaethau Corfforaethol fod perfformiad ar ddiwedd Chwarter 2 yn gyffredinol dda gyda'r mwyafrif o ddangosyddion yn perfformio'n dda yn erbyn eu targedau ac eithrio 3 dangosydd (un yn y Gwasanaethau Oedolion a dau yn y Gwasanaethau Plant) lle mae perfformiad yn dangos yn Ambr neu’n Goch. Ymhelaethir ar y rhain yn yr adroddiad ac amlinellir y mesurau a gymerir i wella perfformiad yn y meysydd penodol hyn. O ran Rheoli Pobl, roedd y gyfradd absenoldeb salwch ar ddiwedd Chwarter 2 yn 4.25 sy'n well na’r ffigwr o 4.89 am yr un cyfnod yn 2016/17. Fodd bynnag, mae angen gwneud gwaith pellach i wreiddio’r cyfweliadau Dychwelyd i'r Gwaith (DIG) a’r Cyfarfodydd Adolygu Presenoldeb (CAP) ar draws gwasanaethau'r Cyngor. Er bod 72% o'r cyfweliadau DIG wedi eu cynnal o fewn yr amserlen erbyn diwedd Ch2 sy’n well na’r ffigwr o 67% yn Ch1, mae’r perfformiad hwn yn parhau i fod yn is na'r targed o 80%. Mae'r ffigyrau CAP ar gyfer Ch2 yn 59%, sy’n is na’r ffigwr o 78% a welwyd yn Ch1 (heb gynnwys ysgolion). Er y gellir parhau i wneud gwelliannau o ran cadw at y Polisi Rheoli Absenoldeb drwy gynnal y cyfweliadau DIG a chyfarfodydd CAP fel mater o arfer, mae'n galonogol nodi y cyrhaeddwyd y targed salwch cyffredinol ar gyfer y pedwerydd chwarter yn olynol. Os yw'r duedd hon yn parhau, rhagwelir y byddai'r lefel salwch diwedd blwyddyn yn cyfateb i 9.9 diwrnod ar gyfer pob aelod o staff llawn amser cyfatebol (yn seiliedig ar gyfartaledd 3 blynedd).

Mewn perthynas â rheoli cwynion gan gwsmeriaid, mae'r prif faes sy’n tanberfformio yn ymwneud ag ymatebion hwyr gan y Gwasanaethau Plant, yn bennaf oherwydd methiant i anfon ymatebion ysgrifenedig o fewn yr amserlen er bod y gwasanaeth wedi cael trafodaeth gyda'r achwynydd o fewn yr amserlen ar gyfer 22 o'r 25 cwyn a dderbyniwyd.

Mewn perthynas â rheolaeth ariannol, er bod y sefyllfa wedi gwella o gymharu â honno yr adroddwyd arni yn Chwarter 1, mae pwysau cyllidebol sylweddol yn parhau ar y Gwasanaethau Plant a Theuluoedd ac ar y Gwasanaeth Dysgu. Mae'r Penaethiaid Gwasanaeth yn ymwybodol o'r materion ac maent yn gweithio i leihau'r gorwariant sydd o fewn eu rheolaeth ar ddiwedd y flwyddyn.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i'r wybodaeth a gyflwynwyd ac fe wnaeth y pwyntiau canlynol-

•           Nododd y Pwyllgor fod dangosydd y Gwasanaethau Tai mewn perthynas â'r dyddiau a gymerwyd i ddarparu Grant Cyfleusterau i'r Anabl (GCA) a oedd yn dangos yn Goch yn Chwarter 1 bellach yn Wyrdd, gyda pherfformiad o 196 diwrnod yn erbyn targed o 200. Nododd y Pwyllgor y gwelliant a gofynnodd am eglurhad ar y camau a roddwyd ar waith i sicrhau’r fath welliant. Holodd hefyd a fyddai modd trosglwyddo'r rhain fel arferion da ar gyfer gwasanaethau eraill o fewn y Cyngor.

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Tai fod y gwasanaeth wedi ymdrechu i gydgysylltu’n agosach ac yn amlach gyda phartïon allanol yn ogystal â'r Gwasanaethau Cymdeithasol, a bod hynny wedi helpu i hwyluso'r broses o’r adeg  pan wneir y cyswllt cyntaf tan y bydd y gwaith wedi ei gwblhau. Gyda chydweithrediad a chydweithio pellach, gobeithir y gellir gostwng ymhellach yr amser a gymerir i ddarparu GCA. Yn y pen draw, llwyddwyd i wneud gwelliannau trwy ddefnyddio mesurau rheoli perfformiad a sicrhau bod pob swyddog yn ymwybodol o'r targedau perfformiad.  Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Oedolion fod y gwasanaeth wedi bod yn gweithio'n agos gyda'r Gwasanaethau Tai i ddod i gytundeb ar y newidiadau i'w gwneud ac i sicrhau eu bod yn cael eu gwneud mewn modd amserol.

•           Nododd y Pwyllgor fod yr adroddiad Chwarter 2 yn rhoi sylw i faterion perfformiad yn y Gwasanaethau Plant a’i fod yn rhoi diweddariad ar welliannau sy'n gysylltiedig â'r Dangosyddion ar y Cerdyn Sgorio. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a ddylai'r Panel Gwella Gwasanaethau Plant chwarae rôl ychwanegol o ran monitro a chraffu ar y gwelliannau.

Cadarnhaodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol / Cyfarwyddwr Statudol y Gwasanaethau Cymdeithasol fod y panel, o safbwynt y swyddogion, yn gweithio'n effeithiol – mae ganddo raglen waith glir a phendant, mae’r rhaglenni’n dangos ôl meddwl ac mae’r cofnodion yn drylwyr. Mae'r gwasanaeth yn ystyried bod y berthynas gyda'r Panel yn fuddiol iawn.

•           Nododd y Pwyllgor fod nifer y plant ar y Gofrestr Amddiffyn Plant wedi gostwng yn sylweddol dros y 6 mis diwethaf, gyda 56 o blant ar y gofrestr ar hyn o bryd o gymharu â 102 ar ddiwedd mis Mawrth, 2017. Gofynnodd y Pwyllgor am esboniad am y gostyngiad a holodd a ellir ei briodoli i gamau a gymerwyd gan y gwasanaeth.

Cadarnhaodd y Swyddogion fod y gwasanaeth wedi adolygu pob achos ac yn arbennig y plant hynny sydd wedi bod ar y gofrestr am gyfnod hir, yn aml fel cam rhagofalus. Lle bo'n briodol a phan aseswyd bod y risg wedi gostwng, gellir camu achosion unigol i lawr a’u monitro trwy ddulliau eraill e.e.  trefniadau gofal a chymorth. O ran plant sy'n dod i ofal yr Awdurdod neu sydd ar y gofrestr, gall y ffigyrau amrywio o ddydd i ddydd. Ers cychwyn adolygiad o'r achosion ar y gofrestr, mae'r niferoedd wedi gostwng ac maent wedi parhau'n weddol gyson ers hynny.

•           Nododd y Pwyllgor fod perfformiad wedi dirywio mewn perthynas â chanran y bobl a oedd yn gofalu am oedolion ac a oedd wedi gofyn am asesiad neu adolygiad ac wedi cael un. Roedd y perfformiad o 83.4% yn parhau i fod yn is na'r targed o 93%. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a yw'r dirywiad hwn mewn perfformiad yn uniongyrchol gysylltiedig â chyflwyno cronfa ddata newydd ac a oedd yna ymyraethau eraill y gallai'r gwasanaeth eu gwneud i wella perfformiad.

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Oedolion nad oedd symud i'r gronfa ddata WCCIS newydd wedi cael effaith ar berfformiad. Dim ond dau aelod o staff sydd yn y tîm sy'n gyfrifol am asesu gofalwyr; fodd bynnag, roedd cymorth gan y tîm gwaith cymdeithasol cyffredinol wedi sicrhau perfformiad da hyd at ddiwedd 2016/17. Er bod perfformiad wedi dirywio ychydig yn ystod hanner cyntaf 2017/18, mae'r gwasanaeth yn hyderus y bydd y perfformiad hwn yn gwella gyda chymorth pellach gan y tîm gwaith cymdeithasol ac y llwyddir i gwrdd â’r targed yn y Dangosydd Perfformiad. Dywedodd y Swyddog y byddai'r gwasanaeth hefyd yn dymuno nodi bod perfformiad yn amrywio ychydig yn ôl ffactorau tymhorol e.e. pwysau gofal annisgwyl neu absenoldeb a all effeithio'n arbennig ar dîm bach. Mae absenoldeb un aelod o'r tîm oherwydd gwyliau yn golygu lleihad o 50% yn y capasiti. Mae modd hyfforddi aelodau eraill o staff i ddarparu’r gwasanaeth os bydd unrhyw aelod o staff yn absennol am gyfnod hir.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd y gellir cynnal a gwella ymhellach y  ffigyrau a welwyd y llynedd o ran rheoli cyfraddau absenoldeb salwch. Nododd y Pwyllgor fod cydymffurfio â'r polisi rheoli absenoldeb trwy gynnal cyfweliadau Dychwelyd i’r Gwaith a Chyfarfodydd Adolygu Presenoldeb yn gyson ac o fewn yr amserlen yn debygol o sicrhau gostyngiad pellach yn y lefelau absenoldeb. Fodd bynnag, nododd y Pwyllgor hefyd, er gwaethaf y gwelliant o gymharu â Chwarter 1 o ran canran y cyfweliadau DIG a gynhaliwyd, mae perfformiad yn y maes hwn yn parhau i fod yn is na'r targed. Gofynnodd y Pwyllgor a fyddai'r Awdurdod yn gallu cymryd ymagwedd fwy ragweithiol tuag at gyfweliadau DIG, er enghraifft, trwy geisio cynnal y cyfweliadau ar y diwrnod cyn i'r aelod o staff ddychwelyd i'r gwaith. Gofynnodd y Pwyllgor hefyd am eglurhad ynghylch a gedwir data mewn perthynas â demograffeg staff sydd ar absenoldeb salwch ac unrhyw batrymau neu dueddiadau o ran absenoldeb salwch.

Dywedodd y Pennaeth Trawsnewid Corfforaethol nad yw'r Awdurdod bob amser yn cael gwybod ymlaen llaw pa bryd y bydd staff yn dychwelyd i'r gwaith – mae staff yn dychwelyd i'r gwaith pan fônt yn teimlo y gallant wneud hynny. Mae'r panelau her salwch wedi gofyn i wasanaethau wneud cynlluniau wrth gefn mewn amgylchiadau lle nad yw rheolwr ar gael i gynnal y cyfweliad fel bod rheolwr llinell yn yr adran ar gael i fedru cyfweld. Mae cymorth ar gael i staff am y 5 diwrnod cyntaf ar ôl iddynt ddychwelyd i'r gwaith. Mae'r holl wasanaethau yn craffu ar absenoldebau salwch gyda'r cydlynydd absenoldeb salwch er mwyn darganfod unrhyw batrymau absenoldeb sy'n dod i'r amlwg fel y gellir mynd i'r afael â hyn o’r cychwyn.

Dywedodd y Pennaeth Proffesiwn (Adnoddau Dynol) y gall cynnal cyfweliadau DIG weithiau fod yn fater o logisteg, yn enwedig o ran staff sy'n gweithio y tu allan i brif swyddfeydd y Cyngor e.e. ysgolion, cartrefi gofal ac ati. Mewn achosion lle mae trefnu cyfweliad DIG ffurfiol yn anodd, mae'r Awdurdod yn annog rheolwyr i geisio cael sgwrs gychwynnol gyda staff sy'n dychwelyd i'r gwaith ar ôl cyfnod o salwch gan  bod hynny wedyn yn hwyluso’r gwaith o gynnal y broses ffurfiol.

Mewn perthynas ag ysgolion, dywedodd y Pennaeth Dysgu bod cynllun wedi ei sefydlu ers dros flwyddyn i wella absenoldeb salwch mewn ysgolion yn benodol. Mae Penaethiaid a Chadeiryddion Cyrff Llywodraethu wedi cael cyflwyniad ar y cynllun. Yn ogystal, comisiynwyd swyddog i weithio gydag ysgolion ac o ganlyniad i'r mesurau hyn, mae lefelau absenoldeb mewn ysgolion wedi gostwng yn sylweddol. Darperir diweddariad misol hefyd ar absenoldeb salwch i’r ysgolion er mwyn meincnodi eu perfformiad yn erbyn ysgolion tebyg.

Awgrymodd y Pwyllgor y gallai technoleg ar ffurf templed penodol fod o gymorth i wasanaethau sydd wedi methu targedau neu sy'n ei chael yn anodd cwblhau cyfweliadau DIG oherwydd materion logisteg, a hynny er mwyn hwyluso'r cyfweliadau. Fel arall, dylid cyflwyno adroddiad dilyn-i-fyny i'r Pwyllgor ar sut y gellir hwyluso cyfweliadau DIG mewn perthynas â staff sy’n anoddach eu cyrraedd.

Dywedodd y Prif Weithredwr y bydd data Chwarter 3, os bydd yn dangos gwelliant, yn rhoi’r ateb i'r cwestiwn hwn i'r Pwyllgor.

•           Nododd y Pwyllgor, er bod y ffigyrau ar gyfer Ch2 yn well na’r rheini ar gyfer  Ch1 mewn perthynas â rheolaeth ariannol, rhagwelir o hyd y bydd gorwariant sylweddol ar ddiwedd y flwyddyn. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar y camau  a gymerwyd i ddod â’r pwysau ar y cyllidebau dan reolaeth.

Dywedodd yr Aelod Portffolio Cyllid fod y gorwariant wedi digwydd yn bennaf oherwydd pwysau yn sgil y galw yn y Gwasanaethau Plant, yn enwedig o ran plant sydd angen lleoliadau arbenigol y tu allan i'r sir oherwydd anghenion cymhleth na ellir eu bodloni o fewn y sir bob amser a sgil-effaith hynny ar y ddarpariaeth addysg.

Cadarnhaodd y Pennaeth Dros Dro ar gyfer Gwasanaethau Plant fod nifer y plant yng ngofal yr Awdurdod wedi cynyddu'n sylweddol dros y 18 mis diwethaf a bod honno’n duedd a welir yn genedlaethol. Diwallwyd anghenion rhai o’r plant hyn trwy ddefnyddio lleoliadau y tu allan i Ynys Môn ac, yn dibynnu ar natur y ddarpariaeth, gall y rhain gostio hyd at £250k fesul lleoliad bob blwyddyn. Mae'r Awdurdod yn adolygu'r lleoliadau hyn trwy banel all-sirol a sefydlwyd yn y gwasanaeth i sicrhau bod y lleoliadau hyn yn darparu gwerth am arian a’u bod hefyd yn parhau i ddarparu'r gofal priodol i'r plant dan sylw. Mae'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth wedi gofyn i'r Gwasanaethau Plant a'r Gwasanaeth Dysgu ddarparu cyd-ddadansoddiad pellach o'r sefyllfa yn fewnol. Yn ogystal, mae'r Awdurdod wedi buddsoddi yn y Tîm Teuluoedd Gwydn sy'n gweithio gyda nifer o'r plant a’r bobl ifanc hyn i'w galluogi i ddychwelyd i'w teuluoedd a / neu i ofal maeth os yw hynny’n briodol a diogel. Mae'r rhain yn aml yn achosion cymhleth a’r her yw cwrdd ag  anghenion yr unigolyn tra'n sicrhau eu bod yn parhau i fod yn ddiogel.

Dywedodd yr Aelod Portffolio ar gyfer Gwasanaethau Cymdeithasol wrth y Pwyllgor fod trafodaeth yn digwydd ar lefel genedlaethol ar hyn o bryd ynghylch y ffordd orau o ddarparu gofal ar gyfer plant ag anghenion cymhleth. Er mai newydd gychwyn mae’r  drafodaeth honno, efallai y rhoddir ystyriaeth i ddatblygu cynllun cenedlaethol i fynd i'r afael â'r materion hyn.

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 fod y gorwariant ar hyn o bryd yn £2m ac os na fydd hynny wedi newid erbyn diwedd y flwyddyn, bydd yn rhaid ei dalu o'r gronfa wrth gefn cyffredinol. Roedd y gronfa honno’n cynnwys £8.3m ar ddiwedd mis Mawrth, 2017, sy'n gyfforddus uwchben y meincnod o 5% o’r gyllideb net a argymhellir fel arfer, sef £6m yn achos yr Awdurdod hwn. Strategaeth y Pwyllgor Gwaith cyfredol a’r Pwyllgor Gwaith blaenorol fu defnyddio’r cronfeydd wrth gefn i fuddsoddi mewn mentrau sy'n cynhyrchu arbedion parhaus i'r Cyngor. Fodd bynnag, mae'r gronfa ar gael fel arian diwrnod glawog i gwrdd â sefyllfaoedd fel hyn lle mae diffyg ariannol a lle mae galw ychwanegol yn rhoi pwysau ar gyllidebau. Dywedodd y Swyddog fod gan y Cyngor gronfeydd wrth gefn eraill sy'n cael eu hadolygu ar hyn o bryd i weld a ellir rhyddhau arian ohonynt i'w ddefnyddio i ailgyflenwi'r gronfa wrth gefn gyffredinol e.e. arian sydd wedi'i neilltuo i gwrdd â chostau sy'n codi o hawliadau tâl cyfartal, sef costau y mae Llywodraeth Cymru bellach wedi cytuno y gellir eu cyfalafu, sy’n golygu nad oes raid defnyddio balansau'r Cyngor i gwrdd â hwy. Mae'r Awdurdod yn y broses o sefydlu maint y costau ac i bwy y dylid eu talu. Ar ddiwedd y broses honno gellir rhyddhau unrhyw arian sydd ar ôl i'r balansau cyffredinol.

Nododd y Pwyllgor ei fod yn werth mynd i'r afael â lleoliadau gofal cymhleth, cost uchel ar lefel ranbarthol a / neu genedlaethol ac mai dyma'r ffordd orau efallai o leihau'r costau. Nododd y Pwyllgor hefyd fod y Panel Sgriwtini Cyllid wedi comisiynu adroddiad gan y Gwasanaethau Plant a’r Gwasanaeth Dysgu ar y mater hwn a’i fod yn monitro'r sefyllfa o ran y gorwariant yn y gyllideb.

Ar ôl ystyried yr holl wybodaeth a gyflwynwyd ynghyd â'r esboniadau a roddwyd am y  tanberfformio a’r mesurau lliniaru a gynigir, penderfynodd y Pwyllgor -

•           Derbyn yr adroddiad ar y Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Ch2 2017/18

•           Nodi'r meysydd y mae'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn eu rheoli er mwyn sicrhau gwelliannau i'r dyfodol fel y nodir ym mharagraffau 3.1.1 i 3.1.4 yr adroddiad, a

•           Derbyn y mesurau lliniaru fel yr amlinellir hwy yn yr adroddiad.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU PELLACH