Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Dysgu.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Dysgu yn ymgorffori Strategaeth ddrafft arfaethedig ar gyfer y Gwasanaeth Llyfrgelloedd am y cyfnod 2017 i 2022 er ystyriaeth y Pwyllgor.

Dywedodd yr Aelod Portffolio ar gyfer Gwasanaethau Addysg, Llyfrgelloedd, Ieuenctid a Diwylliant fod y Strategaeth Ddrafft ar gyfer y Gwasanaeth Llyfrgelloedd yn cynnig dull tair haen o ddarparu gwasanaethau llyfrgell ar Ynys Môn yn y dyfodol, gan anelu at osod sylfeini cadarn a fydd yn golygu y gall y gwasanaeth gwrdd ag anghenion preswylwyr yn ogystal â bodloni'r gofynion statudol dros y blynyddoedd i ddod. Mae’r tair haen yn cynnwys Llyfrgelloedd Ardal (Llyfrgelloedd Caergybi a Llangefni) yn Haen 1, Llyfrgelloedd Cymunedol a arweinir gan y Cyngor a chydag elfennau o gefnogaeth gymunedol (Llyfrgelloedd Amlwch, Benllech a Phorthaethwy) yn Haen 2, a Llyfrgelloedd a arweinir gan y Cyngor ac a gefnogir gan y Gymuned (Llyfrgelloedd Biwmares a Rhosneigr) yn Haen 3. Yn ychwanegol at yr uchod, bydd y Gwasanaeth Symudol, gan gynnwys y llyfrgelloedd symudol a'r gwasanaeth ar gyfer pobl sy’n gaeth i’w tai, yn parhau i fod yn rhan o ddarpariaeth y Gwasanaeth Llyfrgell yn Ynys Môn yn amodol ar adolygiad o’r model a'r llwybrau a fabwysiedir. Cynhaliwyd ymgynghoriad cyhoeddus ar y strategaeth ddrafft fel yr awdurdodwyd gan y Pwyllgor Gwaith ym mis Chwefror, 2017. Gwnaed hynny dros gyfnod o 12 wythnos yn ystod haf 2017; mae canlyniadau'r ymgynghoriad i'w gweld yn Atodiad 2. Gwnaed gwaith sylweddol dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf i ddatblygu model diwygiedig ar gyfer darparu gwasanaeth llyfrgell; gofynnir i'r Pwyllgor gymeradwyo'r strategaeth ac i fynegi barn am y 3 opsiwn ar gyfer gweithredu arbedion yn y strwythur staffio.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r ddogfen strategaeth ddrafft a gwnaeth y pwyntiau canlynol-

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar y dull a fabwysiadwyd o ymgynghori gyda’r cyhoedd er mwyn sicrhau y cafwyd cymaint o sylwadau â phosib o’r holl grwpiau yr effeithir arnynt.

Dywedodd y Pennaeth Dysgu y cafwyd 2,000 o ymatebion i'r ymgynghoriad cychwynnol a gynhaliwyd ym mis Hydref 2015 ymysg y cyhoedd a rhan-ddeiliaid i gasglu barn am yr opsiynau a nodwyd gan yr Adolygiad o’r Gwasanaeth Llyfrgell ac i wahodd unrhyw syniadau amgen. Cafwyd ymateb sylweddol ar-lein ac oddi-ar-lein i’r strategaeth ddrafft arfaethedig (yr arolwg ymgynghori), sef 450 o ymatebion llawn a 28 o ymatebion anghyflawn. Yn ogystal, cafwyd 748 o ymatebion o gyfarfodydd a fynychwyd gan y Cyngor fel rhan o'r gweithgareddau ymgysylltu ar gyfer yr ymgynghoriad. Mae Rhan 2 yr adroddiad ymgynghori yn rhoi dadansoddiad o'r methodolegau casglu data a ddefnyddiwyd. Yr opsiynau yw'r gorau y gall y gwasanaeth eu cynnig er mwyn cwrdd â’r  ymrwymiadau a wnaed yn y Cynllun Corfforaethol ar gyfer 2013-17 i sicrhau gostyngiad o 60% yng nghostau cyffredinol gwasanaethau hamdden, diwylliant a llyfrgelloedd dros gyfnod y cynllun ac i gyflawni'r arbedion a osodwyd fel targed ar gyfer y gwasanaeth llyfrgell tra’n cynnal gwasanaeth hyfyw ar yr un pryd. Mae'r tri opsiwn a gyflwynwyd ar gyfer sicrhau’r arbedion yn y gyllideb staffio yn cynrychioli'r lefel isaf o arbedion (Opsiwn A - £50k o arbedion); y lefel uchaf o arbedion (Opsiwn B - £72k o arbedion) a'r lefel canolrif (Opsiwn C - £57k o arbedion)

•           Nododd y Pwyllgor fod argymhelliad y Swyddog yn cynnig dau ddewis – sef Opsiwn B neu Opsiwn C ac nad oes unrhyw sôn am argymell Opsiwn A er nad yw’r gwahaniaeth mewn perthynas â chyflawni arbedion ond yn £7k ac er bod llai o risgiau gydag Opsiwn A.

Dywedodd y Swyddogion mai'r her i'r gwasanaeth oedd sicrhau'r arbedion mwyaf posib; nid yw Opsiwn A yn cwrdd â’r amcan hwn. Wrth geisio sicrhau cymaint â phosib o  arbedion, mae'r gwasanaeth hefyd yn ceisio lliniaru'r effeithiau. Gellir gweithredu'r Strategaeth gyda phob un o'r tri opsiwn ac er mai Opsiwn B yw'r anoddaf i'w gyflawni o ran risg ac effaith, yr opsiwn hwnnw’n sy’n cynnig y lefel uchaf o arbedion.

•           Nododd y Pwyllgor y cynigir model cydweithredol ar gyfer Llyfrgell Biwmares. O gofio’r effaith y gall colli gwasanaeth ei gael ar gymuned, gofynnodd y Pwyllgor a fyddai modd  defnyddio'r model hwn mewn ardaloedd eraill os bydd yn llwyddo.

Dywedodd Rheolwr y Gwasanaeth Llyfrgell y gofynnwyd am farn pob cymuned ynghylch mabwysiadu'r dull hwn o weithredu. Mae Menter Gymdeithasol Canolfan Biwmares wedi mynegi diddordeb ffurfiol mewn cymryd drosodd y gwaith o redeg y llyfrgell yn y dref; felly, er y bydd y Cyngor yn darparu gwasanaeth craidd, mae sgôp i ehangu mynediad drwy'r gymuned. Mae'r model cydweithredol hwn wedi cael ei ystyried a'i gynnig i bob ardal yn Ynys Môn a hyd yma, Biwmares yw’r posibilrwydd cryfaf o ran gwireddu'r opsiwn hwn. Mae Cyngor Cymuned Llanfaelog wedi mynegi diddordeb mewn diogelu Llyfrgell Rhosneigr ac mae’n disgwyl am wybodaeth bellach ar ôl ymgynghori. 

•           Gofynnodd y Pwyllgor i'r Swyddogion a oeddent yn fodlon bod popeth posib wedi'i wneud i annog cynghorau cymuned a grwpiau cymunedol i ystyried cydweithio fel ffordd ymlaen er mwyn sicrhau parhad gwasanaethau llyfrgell yn eu hardaloedd. Cyfeiriwyd yn benodol at Gemaes, yn enwedig yn wyneb dyfodiad Wylfa Newydd a'r posibiliadau yn ei sgil o ran cysylltu â Horizon ynghylch buddion cymunedol.

Dywedodd y Pennaeth Dysgu y cysylltwyd â chynghorau cymuned sawl gwaith yn ystod y broses ymgynghori er mwyn ceisio cael ymrwymiad pendant ganddynt i weithio gyda'r Cyngor i gynorthwyo i ddarparu gwasanaeth llyfrgell. Roedd rhai yn teimlo nad ydynt yn gallu helpu oherwydd nad oes ganddynt ddigon o gapasiti neu oherwydd eu bod yn grŵp bach o unigolion brwdfrydig nad yw’n gallu mynd â’r mater ymhellach. Ymateb gwael a gafwyd gan y gymuned mewn rhai ardaloedd. Er bod y gwasanaeth yn ymwybodol o'r posibiliadau sy'n gysylltiedig â Wylfa Newydd, cyrhaeddwyd pwynt erbyn hyn o orfod ystyried gweithredu'r Strategaeth ddrafft ar gyfer y Gwasanaeth Llyfrgell y cymerwyd tair   blynedd i’w llunio. Mae'r drws dal ar agor ar gyfer cael trafodaethau pellach gyda chymuned Cemaes a chymunedau eraill yn y dyfodol lle mae hynny'n ymarferol, yn amodol ar y sefyllfa ariannol ar y pryd. Yn yr un modd, mae'r gwasanaeth yn barod i gydweithredu â Horizon pe bai'r cyfle yn codi, ond erbyn hyn y flaenoriaeth yw gweithredu’r  strategaeth.

•           Nododd y Pwyllgor gyda siom bod yr ymateb o’r ymgynghoriad gyda phobl ifanc (Rhoscolyn) wedi amlygu diffyg ymwybyddiaeth o'r gwasanaeth llyfrgell a diffyg gwybodaeth am yr hyn y gall ei gynnig. Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd bod gan y gwasanaeth strategaeth i farchnata'r gwasanaeth llyfrgell yn yr ardal honno ac mewn  ardaloedd eraill.

Dywedodd Rheolwr y Gwasanaeth Llyfrgell fod y strwythur staffio diwygiedig yn sicrhau bod adnoddau'n cael eu rhoi yn y prif lyfrgelloedd – 3 aelod o staff a rheolwr; bydd hyn yn creu capasiti o fewn y gwasanaeth i ymgymryd â gweithgareddau marchnata e.e. Facebook ac ati ac i ledaenu gwybodaeth am y gwasanaeth i'r ysgol a'r cymunedau.

•           Nododd y Pwyllgor fod perygl o her gyfreithiol a / neu ymyrraeth weinidogol os gweithredir Opsiwn B, er mai dim ond £15k yw'r gwahaniaeth ym maint yr arbedion rhwng Opsiwn B ac Opsiwn C. Holodd y Pwyllgor felly a yw costau'r ymgynghoriad yn cyfiawnhau faint o arbedion y gellir eu cyflawni ac a yw'r costau sylweddol posib yn sgil gweithredu un o'r opsiynau yn fwy na’r arbedion a allai ddeillio ohono. O ystyried bod y Gwasanaeth Llyfrgell yn wasanaeth statudol, gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad pellach ynghylch a fyddai mabwysiadu Opsiwn B yn debygol o roi'r gwasanaeth mewn sefyllfa ddifrifol.

Dywedodd y Pennaeth Dysgu fod yr arbedion y mae'r gwasanaeth yn gobeithio eu gwneud ar ddiwedd y 3 blynedd yn ychwanegol at y £50k o arbedion a sicrhawyd dros y 3 blynedd diwethaf, gan ddod â'r cyfanswm i oddeutu £100k. Mae'r gwasanaeth wedi cael arian rheoli prosiect yn y 3 blynedd diwethaf i dalu’r gost o drawsnewid nid yn unig y gwasanaeth llyfrgelloedd ond hefyd y gwasanaeth diwylliant ac ieuenctid, felly ystyrir bod modd cyfiawnhau cost un swyddog rheoli prosiect a bod y swydd yn cynnig gwerth da am arian yng nghyd-destun yr holl waith a gyflawnwyd. Yn ogystal, gwnaed y gwaith a oedd yn gysylltiedig â’r ymgynghoriad gan swyddogion mewnol y Cyngor, oherwydd teimlwyd bod angen datrysiad o safbwynt y gwasanaeth yn Ynys Môn yn hytrach na datrysiad a fyddai wedi'i ddarparu gan ymgynghorwyr allanol ac y byddai’n rhaid talu iddynt amdano. Mae'r gwasanaeth, o’r cychwyn cyntaf, wedi bod yn ymwybodol o'r her gyfreithiol a'r risg o adolygiad barnwrol sydd wedi bod yn gysgod dros wasanaethau llyfrgell yng Nghymru a Lloegr; y gwahaniaeth yng Nghymru yw'r Safonau Llyfrgelloedd Cyhoeddus y mae Llywodraeth Cymru yn eu defnyddio i sefydlu a yw awdurdodau yn cyflawni eu dyletswydd statudol o ran gwasanaethau llyfrgell. Felly, mae'r gwasanaeth wedi bod yn derbyn cyngor cyfreithiol trwy gydol y broses hon er mwyn sicrhau bod yr holl weithdrefnau a ddilynir yn gywir a bod Aelodau Etholedig yn ymwybodol o'r darlun cyfan. Mae posibilrwydd o ymyrraeth gan y Gweinidog os bydd y gwasanaeth Llyfrgell yn disgyn yn sylweddol is na gofynion y Safonau Llyfrgelloedd Cyhoeddus. Dywedodd y Swyddog na allai fod yn hyderus na fyddai'r gwasanaeth o dan straen o ganlyniad i weithredu Opsiwn B ac mae'r adroddiad yn nodi'r risgiau hynny yn glir. Felly, er bod Opsiwn B yn dangos sut mae'r gwasanaeth yn cwrdd yn llawn â’r her arbedion, mae'r adroddiad hefyd yn rhoi gwybod i'r Aelodau am y risgiau sy'n gysylltiedig â’r Opsiwn hwnnw.

•           Er mwyn lliniaru’r effeithiau, holodd y Pwyllgor a ellid cyflawni Opsiwn B fesul cam   trwy weithredu Opsiwn C i ddechrau.

Dywedodd y Pennaeth Dysgu ei bod hi, o safbwynt proffesiynol, yn gobeithio y bydd yr opsiwn a gymeradwyir yn un ar gyfer y tymor canol; ni fyddai'r gwasanaeth yn dymuno cael y baich o gynnal ymgynghoriad arall i gyrraedd Opsiwn B; ni fyddai'n deg i'r staff ’chwaith. At hynny, byddai'n anodd ei reoli yng nghyd-destun y chweched Fframwaith Safonau Llyfrgelloedd Cyhoeddus sydd ar y gweill, a hynny o ystyried bod gofynion y safonau'n newid gyda phob fframwaith newydd.

Ar ôl ystyried yr holl wybodaeth a gyflwynwyd yn ogystal â'r eglurhad a ddarparwyd gan y Swyddogion ar y pwyntiau a godwyd, penderfynwyd –

•           Bod y Pwyllgor yn fodlon bod y gwasanaeth wedi ymgymryd â'r broses ymgynghori mewn dull sydd mor gynhwysfawr a chynhwysol â phosib.

•           Bod y Pwyllgor yn fodlon, yn amodol ar nodi'r sylwadau a wnaed ynghylch yr angen i farchnata'r gwasanaeth llyfrgell yn well, bod yr Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb a’r Asesiad Anghenion wedi rhoi sylw i’r holl grwpiau / agweddau y byddai’r Aelodau yn disgwyl iddynt gael sylw.

•           Bod y Pwyllgor yn argymell –

•           Bod y Pwyllgor Gwaith yn mabwysiadu'r Strategaeth ddrafft ar gyfer y Gwasanaeth Llyfrgell am y cyfnod 2017-22, a

•           Ei fod yn gweithredu'r newidiadau a gynigir yn y Strategaeth ddrafft ar gyfer y Gwasanaeth Llyfrgell am y cyfnod 2017-2022 fel a ganlyn:

•    Cau Llyfrgell Cemaes, Llyfrgell Moelfre a Llyfrgell Niwbwrch, gan barhau i ymchwilio i gamau lliniaru megis pwyntiau mynediad cymunedol a / neu gynyddu'r ddarpariaeth symudol yn yr ardaloedd yr effeithir arnynt gan y cau.

•    Datblygu model cydweithredol gyda Chanolfan Biwmares mewn perthynas â Llyfrgell Biwmares.

•    Derbyn ymrwymiad cadarn gan Gyngor Cymuned Llanfaelog mewn perthynas â Llyfrgell Rhosneigr erbyn 2 Ionawr, 2018. Os na ddarperir ymrwymiad cadarn, yna bwrw ymlaen i’w chau yn unol â’r pwynt bwled cyntaf uchod.

•    Er mwyn sicrhau'r arbedion mwyaf posib, gweithredu Opsiwn B o fewn y costiadau drafft ar gyfer y Gwasanaeth Llyfrgell (Atodiad 5 i'r adroddiad) tra'n derbyn y risgiau fel y nodwyd nhw.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAM GWEITHREDU YCHWANEGOL