Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg.

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn nodi gwaith Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod ers y cyfarfod pwyllgor diwethaf o’r pwyllgor.

Rhoes y Pennaeth Archwilio a Risg grynodeb o’r prif ystyriaethau fel a ganlyn -

•           Bod un adroddiad wedi'i gwblhau yn ystod y cyfnod a oedd yn ymwneud â Threfniadau Rheoli Prosiectau a Rhaglenni ac yn benodol, llywodraethu rhaglenni a rheoli prosiectau. Arweiniodd yr adolygiad archwilio lefel uchel at raddfa Sicrwydd Rhesymol ar ôl canfod bod llawer o waith wedi'i wneud i sicrhau bod prosiectau a rhaglenni'r Cyngor yn cael eu llywodraethu'n briodol gyda sefydlu dau Fwrdd Rhaglen Gorfforaethol, y cymorth a ddarperir gan y rheolwyr prosiect corfforaethol a'r fethodoleg rheoli prosiect sy’n cael ei defnyddio a'i hyrwyddo'n gorfforaethol. Codwyd dwy o risgiau cymedrol ar gyfer sylw'r rheolwyr. Canfuwyd yn ystod yr adolygiad nad oes digon o sylw yn cael ei roi i gofrestrau asesu effaith a risg ac nid oes unrhyw sôn am y rhain yng nghofnodion cyfarfodydd. Dylai asesiadau effaith gael eu defnyddio i sicrhau bod penderfyniadau'n cael eu gwneud gydag ymwybyddiaeth lawn o’r modd y maent yn effeithio ar wahanol rannau o'r gymuned.

•             Cwblhawyd un adolygiad dilyn-i-fyny yn y cyfnod hwn mewn perthynas â Thrafnidiaeth Ysgol. Cadarnhaodd yr adolygiad fod cynnydd sylweddol wedi'i wneud tuag at wella trefniadau Cludiant Ysgol a mynd i'r afael â'r materion / risgiau a godwyd yn yr adroddiad ar yr adolygiad Archwilio Mewnol. Ymdriniwyd yn llawn ag un ar ddeg o'r risgiau a nodwyd yn yr adroddiad archwilio; mae tair o’r risgiau wedi cael eu gweithredu’n llawn neu wrthi’n cael eu gweithredu; mae'r rhain yn amodol ar gyhoeddi bathodynnau adnabod i bob gyrrwr bysiau ysgol ym mis Medi 2018, bod y system Capita ONE yn weithredol ac y cynhelir adolygiad o feini prawf cymhwyster tacsis ysgol ynghyd ag adolygiad o’r gyllideb ar gyfer tacsis ysgolion. Mae dwy risg yn parhau i fod angen sylw ac maent yn canolbwyntio ar y broses gaffael nesaf pan fydd yr Adran Drafnidiaeth yn adolygu telerau ac amodau'r contractwyr presennol. Ystyrir bod y Cyngor wedi dangos cynnydd da wrth fynd i'r afael â'r materion a'r risgiau a godwyd ac o ganlyniad mae'r raddfa sicrwydd wedi cynyddu i Sicrwydd Rhesymol.

•           Mae tynnu'n ôl y cyfleuster sy'n galluogi rheolwyr i ymestyn dyddiadau targed ar gyfer gweithredu ar risgiau / materion / argymhellion heb gyfeirio at Archwilio Mewnol wedi arwain at y gostyngiad disgwyliedig mewn perfformiad dros y tymor byr. Serch hynny, mae hon yn broses fwy cadarn ar gyfer sicrhau bod risgiau'n cael sylw ac yn lleihau'r risg o "ddrifft". Yn ogystal, mae'r Cyngor, drwy gymryd camau gweithredu penodol, wedi gwella ei berfformiad yn raddol ac yn gyson dros y 15 mis diwethaf gyda gwelliant sylweddol o flwyddyn i flwyddyn fel y tystiwyd gan y graff yn adran 18 yr adroddiad. Cyflwynir adroddiad manylach ar yr holl argymhellion a materion / risgiau sy'n parhau i fod angen sylw i'r Pwyllgor ddwywaith y flwyddyn gyda'r adroddiad nesaf yn ddisgwyliedig ym mis Medi, 2018.

•           Oherwydd llithriad sylweddol o waith o 2016/17 a cholli dau swyddog trwy ymddeoliad ac ymddiswyddiad, mae'r adnodd sydd ar gael i gwblhau'r Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol ar gyfer 2017/18 wedi lleihau. O ganlyniad, mae'r Pennaeth Archwilio a Risg wedi cynnal asesiad risg gyda Phenaethiaid Gwasanaeth a'r Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran151. Mae adolygiadau archwilio wedi cael eu blaenoriaethu i sicrhau bod yr adnoddau'n cael eu targedu i'r ardaloedd lle mae'r risg uchaf. Mae'r Cynllun Blynyddol diwygiedig ynghlwm wrth yr adroddiad yn Atodiad A. Hyd yn hyn, mae 79% o'r cynllun diwygiedig wedi'i gwblhau gyda’r 21% arall ar y gweill - cyfanswm cyfunol o 100%. Cwblhawyd 92% o'r archwiliadau mewn pryd yn erbyn targed o 90%. Cyflwynwyd 81% o adroddiadau Archwilio Mewnol i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a raglennwyd.

•           Yng nghyswllt adolygiad arfaethedig y Pwyllgor o'i gylch gorchwyl, mae CIPFA unwaith eto wedi gohirio cyhoeddi ei gyfarwyddyd wedi'i ddiweddaru. Felly gofynnir i'r Pwyllgor gytuno i ohirio ei adolygiad tan y cyfarfod nesaf.

Nododd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a chododd y pwyntiau canlynol -

•           Nododd y Pwyllgor fod yr adolygiad archwilio o'r Trefniadau Rheoli Rhaglenni a Phrosiectau Rhaglenni wedi canfod mai ychydig o arwyddocâd a roddir i asesiadau effaith ac i gofrestrau risg heb unrhyw dystiolaeth i ddangos bod penderfyniadau'n cael eu gwneud gyda ymwybyddiaeth lawn o gynnwys yr asesiadau. Nododd y Pwyllgor ymhellach bod y risgiau a godwyd gan yr adolygiad wedi cael eu hasesu fel rhai cymedrol. Gofynnodd y Pwyllgor am esboniad ynghylch a ddylid, yn wyneb canfyddiadau’r adolygiad archwilio yn canfod nad oedd digon o sylw yn cael ei roi i effaith prosiectau wrth wneud penderfyniadau, godi lefel y raddfa risg.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod matrics rheoli risg y Cyngor yn cael ei ddefnyddio i werthuso risgiau o ran beth fyddai'r effaith ar y Cyngor pe bai risg yn digwydd. Aseswyd bod y risgiau a godwyd o ganlyniad i'r adolygiad o Reolaeth Prosiect a Rhaglenni yn bendant yn y categori Melyn neu Gymedrol sy'n golygu nad ydynt yn rhai sylweddol. ystyriaeth fawr. Mae hyn ar y sail bod yr asesiadau effaith a'r cofrestrau risg yn cael hystyried ond nad oedd yr arwyddocâd dyledus yn cael ei roi iddynt.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a yw trefniadau Rheoli Rhaglen y Cyngor yn cynnwys mesur allbynnau gwahanol brosiectau ac asesu a yw prosiectau'n cyflawni'r buddion a ragwelwyd yn wreiddiol ohonynt.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg y cynhelir adolygiadau ôl-weithredol ar ddiwedd pob prosiect. Fodd bynnag, roedd yr adolygiad archwilio yn canolbwyntio ar lywodraethu prosiectau a threfniadau rheoli rhaglenni'r Cyngor ac er bod yr adolygiad yn cynnwys samplu rhai prosiectau i gadarnhau bod yr holl elfennau wedi'u sefydlu, nid oedd yn golygu unrhyw brofion cydymffurfio o ran gwirio allbynnau gwirioneddol.

•           Mewn perthynas â’r Adolygiad Dilyn-i-fyny o Gludiant Ysgol, nododd y Pwyllgor bod yr holl ddyddiadau targed o ran camau gweithredu sy’n parhau i fod angen sylw, gan gynnwys y rhai sydd wedi eu gweithredu’n rhannol, wedi cael eu diwygio a’u hymestyn yn seiliedig ar y diweddariadau a dderbyniwyd. Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd bod hyn yn dderbyniol i Archwilio Mewnol. Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod Archwilio Mewnol yn fodlon bod y rhesymau dros ymestyn yr amserlenni yn rhesymol. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth ( Adnoddau) a Swyddog Adran 151 fod y system Capita ONE yn defnyddio cyfeiriadau disgyblion trwy'r system GIS i lunio'r llwybrau gorau posibl ar gyfer tacsis ysgol a bysiau mini. Gwnaed llawer o waith yn ystod y misoedd diwethaf i wirio cyfeiriadau ar y gronfa ddata. O gofio y disgwylir y bydd symudiad mewn perthynas â chronfa ddata'r disgyblion ym mis Medi wrth i ddisgyblion newid ysgolion, mae'r Awdurdod wedi gohirio gwaith ar y broses plotio llwybrau tan yr amser hwnnw er mwyn osgoi'r diwygiadau y byddai'n rhaid eu gwneud o ganlyniad i newidiadau yn y gronfa ddata. Drwy anelu at wneud y gwaith hwn ym mis Medi, gall yr Awdurdod gychwyn o’r newydd a llunio'r llwybrau ar gyfer y flwyddyn ysgol lawn.

•           Nododd y Pwyllgor y bydd Bathodynnau Adnabod yn cael eu rhoi i bob gyrrwr bys ysgol ym mis Medi. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad am y trefniadau sydd ar waith yn ystod y cyfnod rhwng mis Ebrill a mis Medi ac a yw'r oedi yn creu risg y gall yr Awdurdod ei oddef. Cadarnhaodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod proses fetio wedi bod ar waith sy'n cynnwys gwiriadau heblaw am fathodynnau adnabod. Nododd yr adolygiad archwilio bod modd gwella a chryfhau'r broses honno ac y dylai bathodynnau adnabod fod yn un o'r gwelliannau y dylid eu cyflwyno.

•           O ran gweithredoedd Rheoli, gofynnodd y Pwyllgor sicrwydd bod unrhyw risgiau / materion coch sydd heb eu cwblhau yn cael eu monitro'n agos. Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod risgiau / materion Coch yn dueddol o godi mewn adroddiadau Sicrwydd Cyfyngedig; mae'r adroddiadau hyn yn cael eu dilyn-i-fyny yn rheolaidd fel bod Archwilio Mewnol yn ailedrych ar yr adolygiad pan mae’r camau i gael eu gweithredu. Nododd y Pwyllgor ymhellach y gall cyfnod o dri mis fynd heibio cyn i unrhyw gamau gael eu cymryd ynghylch risgiau coch.  Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg, er bod hyn yn bosibl yn dechnegol, mae'n annhebygol y bydd risgiau coch yn cael dyddiad gweithredu mor hir â thri mis oni bai ei fod yn fater corfforaethol sydd â dyddiadau gweithredu hwy na gweithredoedd / argymhellion sy’n ymwneud â gwasanaethau penodol. Dywedodd y Swyddog bod y Pwyllgor yn cael adroddiad ar yr holl faterion a risgiau sy'n weddill ddwywaith y flwyddyn a bydd yn derbyn y diweddariad nesaf ar y mater hwn ym mis Medi.

•           Nododd y Pwyllgor fod 79% o'r Cynllun Archwiliad Mewnol Blynyddol diwygiedig ar gyfer 2017/18 wedi ei gwblhau a chydnabuwyd bod hynny’n gamp o ystyried bod adnoddau staff wedi lleihau yn y cyfnod. Nododd y Pwyllgor ymhellach fodd bynnag bod hyn yn golygu bod 21% neu bumed rhan o'r Cynllun yn parhau i fod angen ei gwblhau, ac mae’n debygol y bydd rhai o'r rhain yn cario drosodd i 2018/19, gyda hynny’n ychwanegu at faich gwaith gwasanaeth ac o bosib yn rhoi pwysau ar staff. Ceisiodd y Pwyllgor sicrwydd felly bod gan Gwasanaeth Archwilio Mewnol ddigon o adnoddau i allu cwrdd â disgwyliadau yn awr ac yn y flwyddyn i ddod. Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod y 21% wedi cael ei ddisgrifio fel gwaith a oedd ar y gweill ar ddechrau mis Ebrill; ers hynny bu'n rhaid gohirio peth o'r gwaith hwn oherwydd nad oedd staff y Cyngor ar gael. Mae'r Cynllun Gweithredol yn cynnwys darpariaeth wrth gefn i alluogi'r gwasanaeth i gwblhau gwaith o gynllun y flwyddyn flaenorol; y nod hefyd yw cwblhau gwaith anorffenedig o Gynllun 2017/18 erbyn diwedd mis Ebrill.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad a yw Cynllun Gweithredol 2018/19 yn adlewyrchu'r lefel staffio bresennol (sef gostyngiad o 2 yn y sefydliad Archwilio Mewnol, un oherwydd arbedion effeithlonrwydd yn dilyn ymddeoliad a'r llall yn swydd wag yn dilyn ymddiswyddiad). Gofynnodd y Pwyllgor hefyd am eglurhad ynghylch a fydd y blaenoriaethau o fewn y Cynllun yn newid tra bod swydd wag yn y gwasanaeth. Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio, o ran y swydd wag ac yn dibynnu ar gyflymder recriwtio, bod Cynllun 2018/19 yn cynnwys amser y Swyddog hwnnw'n llawn. Dywedodd hefyd y bydd y Cynllun yn cael ei newid i adlewyrchu amgylchiadau a dywedodd bod y Cynllun Gweithredol Blynyddol ar gyfer Archwilio Mewnol yn ddogfen ddeinamig beth bynnag; nid dogfen ‘un-amser’ yn unig ydyw ond yn un sy’n cael ei diweddaru yn rheolaidd gan fod lefel a natur y risgiau'n newid gyda rhai risgiau'n cael eu tynnu ar rhai eraill yn cael eu hychwanegu at y Gofrestr Risg Gorfforaethol. Dywedodd y Swyddog fod yr ymagwedd tuag at risg yn newid a bod yr arfer o asesu a blaenoriaethu risgiau yn barhaus yn golygu bod cynlluniau tymor hir yn cael eu disodli a hynny oherwydd bod unrhyw gynlluniau sy’n ymwneud â chyfnod o dros flwyddyn yn debygol o ddyddio yn gyflym iawn oherwydd bod y risgiau’n newid yn gyson.  Bydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ceisio dyrannu amser i feysydd y disgwylir iddo, ac y mae angen iddo, ymdrin â hwy ac  nad ydynt yn seiliedig ar risg ond y mae Archwilio Allanol yn dibynnu arnynt, e.e. archwiliadau o systemau Ariannol allweddol tra bydd gweddill y cynllun yn canolbwyntio ar risg. Os bydd y Prif Swyddog Archwilio o’r farn nad oes gan y gwasanaeth yr adnoddau angenrheidiol i ymdrin â meysydd blaenoriaeth a / neu risgiau cyfredol yna byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Swyddog Adran 151 ac i'r Pwyllgor.

Penderfynwyd -

•           Nodi cynnydd diweddaraf y Gwasanaeth Archwiliad Mewnol mewn perthynas â darparu gwasanaethau, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth yrru gwelliant a nodi hefyd fod y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn fodlon â'r sicrwydd a ddarperir.

•           Cymeradwyo gohirio'r adolygiad o gylch gorchwyl y Pwyllgor hyd nes bydd y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA) yn cyhoeddi ei ganllawiau newydd newydd.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL