Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor - adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg a oedd yn cynnwys diweddariad ar gynnydd y gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaethau, darparu sicrwydd ac adolygiadau a gwblhawyd.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fel a ganlyn -

•           Bod y ddau adroddiad Archwilio Mewnol wedi cael eu cwblhau yn ystod y cyfnod, y naill mewn perthynas â’r Trefniadau Diogelu Rhag Colli Rhyddid (DoLS) yr aseswyd eu bod yn darparu Sicrwydd Rhesymol, a'r llall yn ymwneud ag Ardystio Archwiliad Grant Rhentu Doeth Cymru a gafodd radd Sicrwydd Sylweddol.

•           Y bydd chwe adolygiad dilyn-i-fyny o adroddiadau gyda graddfa sicrwydd Cyfyngedig yn cael eu darparu dros y chwe mis nesaf fel yr amlinellir yn y tabl ym mharagraff 13 yr adroddiad. Mae tri o’r rhain a oedd wedi eu trefnu ar gyfer Gorffennaf, 2018 ar y gweill ar hyn o bryd.

•           Oherwydd bod y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a’r cyfarfod hwn mor agos at ei gilydd, ni ddarparwyd diweddariad ar weithredu camau Rheoli ar gyfer y cyfarfod hwn o'r Pwyllgor. Cyflwynir adroddiad manwl ar yr holl argymhellion a materion / risgiau gweddilliol i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod ym mis Medi.

•           Er bod cynnydd o ran darparu’r Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol ar gyfer 2018/19 wedi bod yn araf oherwydd bod angen cwblhau cynllun 2017/18 ac oherwydd bod dwy swydd wag ac absenoldeb salwch hirdymor yn y gwasanaeth, cwblhawyd un  Gwiriad Cyfrif Terfynol ac ardystiad grant. Mae'r Gwasanaeth hefyd yn ymwneud â gwaith arall fel y'i disgrifir ym mharagraffau 15 a 16 yr adroddiad.

•           Y bydd Cylch Gorchwyl y Pwyllgor yn cael ei gyflwyno i'w gymeradwyo i gyfarfod Medi, 2018 cyn cael ei gymeradwyo'n ffurfiol drwy'r broses ddemocrataidd.

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd ac ymatebodd fel a ganlyn -

•           O ran yr Adolygiad Archwilio Mewnol o'r Trefniadau Diogelu rhag Colli Rhyddid, gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad o'r costau sy'n gysylltiedig ag asesiadau Meddyg.

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 fod adroddiad a gyflwynwyd i'r Pwyllgor Gwaith yn gynharach yn y flwyddyn yn amlinellu’r goblygiadau ariannol sy’n gysylltiedig â sicrhau bod y Cyngor yn bodloni ei rwymedigaethau DoLS o ran sefydlu awdurdodiad DoLS i unigolion sy'n preswylio mewn lleoliadau gofal sydd heb y gallu i gydsynio i'w lleoliad er mwyn sicrhau bod y lleoliad er eu lles gorau. Rhaid cynnal asesiadau cyn rhoi awdurdodiad gan gynnwys asesiad meddygol y mae'n rhaid ei gynnal bob blwyddyn ac mae costau ynghlwm wrth hynny. Mae yna risg o ymgyfreithiad hefyd os nad yw asesiadau DoLS yn cael eu cynnal. Gan fod gan yr Awdurdod nifer sylweddol o unigolion yn ei gartrefi gofal a nyrsio ei hun yn ogystal â chartrefi gofal a nyrsio annibynnol sydd angen asesiad ar gyfer awdurdodiad DoLS, mae'r gost gyffredinol yn uchel. Rhoddodd Llywodraeth Cymru gyfraniad ariannol i’r pwrpas hwn fel rhan o'r Grant Cynnal Refeniw ond roedd y swm yn annigonol.

•           O ran dilyn i fyny yr adroddiadau Archwilio Mewnol blaenorol, nododd y Pwyllgor nad oes unrhyw ddiweddariad ar gael i’r cyfarfod hwn er bod 2 o risgiau/materion trychinebus a 26 o risgiau / materion mawr wedi'u nodi fel rhan o'r adolygiadau gwreiddiol o'r chwe maes y mae archwiliaid dilyn-i-fyny wedi eu rhaglennu ar eu cyfer. Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn fodlon bod yr amserlen adrodd yn briodol o ystyried y risgiau / materion sy'n codi.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg ei bod yn fodlon gyda'r amserlenni am y rhesymau canlynol -

•           Roedd yr un risg / mater Catastroffig mewn perthynas ag adolygiad o Orchmynion Llys Gofal Plant dan y PLO yn cynnwys cynnal ymweliadau gofal yn unol â'r Cynllun Gofal. Nid oedd yr ymweliadau, er eu bod yn cael eu cynnal, o reidrwydd yn cael eu cofnodi. Gan fod nifer y Gorchmynion Llys Gofal Plant yn isel, nid yw'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi gallu sefydlu a yw'r ymweliadau newydd yn cael eu cofnodi ar y system gan nad oedd unrhyw ofyniad i'r ymweliadau hyn gael eu cynnal ac felly nid oes unrhyw beth i'r adain Archwilio Mewnol ei wirio a dyna’r rheswm pam mai Gorffennaf, 2018 yw’r dyddiad ar gyfer dilyn-i-fyny.

•           Er bod 19 o risgiau / materion wedi cael eu cofnodi fel rhai sy’n parhau i fod angen sylw yn erbyn yr  Adolygiad o Ddyledwyr Amrywiol a oedd yn ddarn sylweddol o waith, mae’r Gwasanaeth wedi bod yn rhoi diweddariadau rheolaidd ar gynnydd i'r gwasanaeth Archwilio Mewnol trwy'r system monitro argymhellion electronig, felly mae’n cadw mewn cyswllt drwy gydol y broses.

•           Roedd yr un risg / mater trychinebus a oedd yn deillio o'r adolygiad o'r Fframwaith Caffael Corfforaethol yn ymwneud â diffyg Cofrestr Contractau a oedd yn golygu nad oes modd i’r gwasanaeth Archwilio Mewnol ddarparu sicrwydd bod y contractau sydd gan y Cyngor yn cydymffurfio â materion diogelu a diogelwch neu eu bod yn rhoi gwerth am arian. Mae darn cyfochrog o waith mewn perthynas â sicrhau bod contractau yn cydymffurfio â GDPR yn cael ei wneud gan olygu bod gwasanaethau'n adolygu contractau o ddau safbwynt. Felly, mae'r dyddiad ar gyfer yr ail archwiliad dilyn-i-fyny sef mis Gorffennaf yn rhesymol o ystyried faint o waith sy'n gysylltiedig.

•           O ran y Cynllun Gweithredu Mewnol ar gyfer 2018/19, nododd y Pwyllgor mai dim ond 5 diwrnod sy'n cael eu dyrannu yn y cynllun diwygiedig i'r adolygiad mewn perthynas â gweithredu Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 er ei fod yn cael ei gydnabod bod hon yn ddeddfwriaeth proffil uchel sydd yn cael effaith sylweddol ar y ffordd y mae'r Cyngor yn gweithio. Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd bod hyn yn ddigonol a gofynnodd am eglurhad hefyd ynghylch a yw'r Cyngor yn agored i gael eu geryddu os nad yw’r ffordd y mae'n gweithredu'r Ddeddf yn cael yr effeithiau a ddeisyfir.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg y bydd yr adolygiad y mae’r gwasanaeth Archwilio Mewnol yn bwriadu ei gynnal yn rhoi trosolwg strategol i ganfod pa drefniadau llywodraethu y mae'r Cyngor wedi'u rhoi ar waith i ddechrau. Mae'r disgwyliadau o ran y modd y bydd awdurdodau lleol a chyrff cyhoeddus eraill yn cyflawni gofynion y Ddeddf yn realistig ac fe gydnabyddir y bydd angen amser arnyn nhw i wneud y newidiadau a ddaw yn sgil y Ddeddf. Fodd bynnag, yr un modd â chyrff cyhoeddus eraill, disgwylir i'r Awdurdod ddangos ei fod yn ymateb i'r Ddeddf. Dywedodd y Swyddog y bydd Swyddfa Archwilio Cymru hefyd yn cynnal adolygiad o’r modd y mae cyrff cyhoeddus yng Nghymru wedi ymateb i'r Ddeddf ar ddiwedd y flwyddyn gyntaf o weithredu.

Ychwanegodd y Pennaeth Archwilio a Risg y bydd y gwasanaeth Archwilio Mewnol hefyd yn cynnal trosolwg strategol o ran gofynion Rhan 9 y Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant, sef darn arall o ddeddfwriaeth proffil uchel sy'n cael effaith sylweddol ar y ffordd y mae'r Cyngor yn gweithio gyda Rhan 9 yn ymwneud yn benodol â gweithio mewn partneriaeth a gweithredu trefniadau ariannu cyfun.

   Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol hefyd wedi sefydlu Comisiynydd statudol ar gyfer Cenedlaethau’r Dyfodol yng Nghymru a fydd, gyda’i thîm, yn gyfrifol am fonitro i ba raddau y mae cyrff cyhoeddus gan gynnwys awdurdodau lleol yn cwrdd â'r amcanion llesiant y maent wedi'u nodi fel rhan o’u hymateb i'r Ddeddf. Dywedodd y Swyddog, bod y Ddeddf, yn hytrach na bod yn rhagnodol, yn ymwneud â newid diwylliant a'r ffordd y mae'r Cyngor yn gweithredu sy’n golygu ei bod yn angenrheidiol iddo fedru dangos bod y broses o wneud penderfyniadau yn ystyried effaith y penderfyniadau hynny ar genedlaethau'r dyfodol. Mewn perthynas â Rhan 9 y Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant, dywedodd y Swyddog bod angen dealltwriaeth gyffredin a rennir o drefniadau comisiynu hefyd er mwyn i drefniadau ariannu cyfun fod yn effeithiol.

•           Mewn ymateb i gwestiwn gan y Pwyllgor ynghylch absenoldeb dyddiadau adrodd ar targedau ar gyfer y rhan fwyaf o'r adolygiadau a gynlluniwyd, dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod y Cynllun Gweithredol yn gynllun deinamig ac yn cymryd i ystyriaeth y ffaith bod amgylchiadau'n newid ac y bydd natur a lefel y risgiau cysylltiedig yn newid hefyd sy’n golygu ei bod yn anymarferol ac yn wrthgynhyrchiol i gynllunio ymlaen yn rhy bell. Mae angen i'r Cynllun Gweithredol hefyd fod yn hyblyg er mwyn darparu ar gyfer unrhyw risgiau sy'n dod i'r amlwg.

Penderfynwyd derbyn a nodi'r cynnydd a wnaed hyd yma gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaethau, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd a'i berfformiad a'i effeithiolrwydd o ran gyrru gwelliant.

CAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL: Dim