Eitem Rhaglen

·        Cyflwyno Datganiad o’r Cyfrifon 2017/18.

·        Cyflwyno adroddad Archwilio Allanol ynglyn â’r Datganiadau Ariannol.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Adran 151 sy'n cynnwys y Datganiad Cyfrifon Terfynol am 2017/18 yn dilyn archwiliad, a hynny er mwyn i'r Pwyllgor ei ystyried.

Adroddodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Adran 151 bod y dyddiad cau statudol ar gyfer cwblhau'r cyfrifon archwiliedig 2017/18 wedi'i fodloni eto. Gwnaed gwelliannau y nododd y broses archwilio'r llynedd ac maent yn parhau. Ymdriniwyd â phob mater a gododd trwy'r archwiliad yn brydlon ac yn foddhaol.

Dywedodd y Swyddog fod pob newid i'r cyfrifon drafft y cytunwyd bod angen eu hailddatgan gyda Deloitte, fel archwilwyr ariannol y Cyngor, wedi cael eu prosesu a'u cynnwys yn y Datganiad Cyfrifon. Mae'r gwelliannau arwyddocaol sy'n ofynnol i'r datganiad drafft wedi'u cyfyngu i raddau helaeth i'r isod –

• Cysoni’n anghywir i gyfriflyfr y Cyngor Fudd-daliadau Tai a ordalwyd ac a gofnodwyd ar y system Budd-daliadau Tai dros y tair blynedd diwethaf, rhywbeth a arweiniodd at dangydnabyddiaeth o refeniw;

• defnyddiwyd canrannau anghywir yn wreiddiol yn adroddiad y prisiwr mewnol a arweiniodd at gyfrifiad anghywir o symiau ailbrisio asedau sefydlog;

• yn dilyn adolygiad o driniaeth y gronfa wrth gefn a glustnodwyd ar gyfer safle Tirlenwi Gwastraff Penhesgyn, nodwyd bod hyn yn bodloni'r meini prawf ar gyfer darpariaeth, felly codwyd darpariaeth ar y Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr. Mae'r gronfa wrth gefn a glustnodwyd wedi'i rhyddhau.

Cyfeiriodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 at y ddau gamddatganiad y penderfynodd Rheolwyr beidio â’u cywiro fel y nodir yn Atodiad 3 yn adroddiad yr Archwiliwr Allanol. Hwn yw’r un sydd mewn perthynas â'r ymdriniaeth o fewn y cyfrifon drafft â chyfraniad o £ 3.66m a wnaed gan y Cyngor i Gronfa Bensiwn Gwynedd i dalu am elfen sefydlog cyfraniadau'r cyflogwr am y cyfnod tair blynedd 2017/18 i 2019/20 a'r llall mewn perthynas ag ymdrin ag ad-daliad o oddeutu £ 0.8m oddi wrth CThEM am TAW a dalwyd ar y Gwasanaethau Hamdden yn dyddio'n ôl i 2012.

Dywedodd y Swyddog fod y swm a dalwyd i Gronfa Bensiwn Gwynedd yn cael ei drin fel taliad ymlaen llaw ond, ar ôl gweld sut roedd yr Actiwari, wrth adolygu'r Gronfa Bensiwn, wedi cyfrif am y taliad, daeth yn amlwg fod ymdriniaeth yr Awdurdod yn anghywir. Mae'r archwilwyr wedi cymryd cyngor gan Swyddfa Archwilio Cymru ac wedi dod i'r casgliad y dylai'r taliad gael ei gydnabod yn llawn yn y flwyddyn taliad, sef 2017/18 a chodi amdano yn y gronfa gyffredinol. Fodd bynnag, gan y byddai hyn yn cael effaith o leihau balans y gronfa gyffredinol, mae’r Rheolwyr wedi penderfynu peidio â gwneud hyn ac, yn lle hynny, mae crynodeb wrth gefn wedi’i chreu sydd â'r effaith o leihau'r hyn sydd wedi’i glustnodi, yn hytrach na'r balans wrth gefn cyffredinol. Nid yw'r gwahaniaeth mewn ymdriniaeth, sef gwahaniaeth mewn dosbarthiad, yn cael effaith ar gyfanswm y ffigwr y gellir ei ddefnyddio. Mae'r archwilwyr wedi egluro'r gwahanol ddulliau yn eu hadroddiad.

O ran yr ail gamddatganiad nad yw wedi’i gywiro, mae'r Awdurdod wedi derbyn ad-daliad o oddeutu £800k oddi wrth CThEM am TAW a dalwyd ar ffioedd gwasanaeth hamdden sy'n dyddio'n ôl i 2012 gan fod y rhain bellach wedi'u dosbarthu fel cyflenwad eithriedig yn hytrach na graddio safonol. Gofynnodd Pwyllgor Gwaith y Cyngor am arweiniad ar sut i ymdrin â’r ad-daliad, ond gan nad oedd y Pwyllgor Gwaith yn cyfarfod tan 17 Medi, roedd yn rhy hwyr i newid y cyfrifon i adlewyrchu'r penderfyniad a wnaed. Felly, ni chafodd yr ad-daliad ei gyfrif yng nghyfrifon 2017/18. Yn lle hynny, bydd y credyd am yr ad-daliad yn dod i gyfrifon 2018/19. Oherwydd bod yr ad-daliad am gyfnod cyn 1 Ebrill 2018, barn yr archwilwyr yw y dylai fod wedi'i gyfrif yng nghyfrifon 2017/18. Fodd bynnag, nid yw'r ffigur mor arwyddocaol am yr hyn sydd wedi’i hepgor i gael effaith sylweddol ar gyfrifon 2017/18.

Ar ddiwedd gwaith archwilio'r Datganiad Cyfrifon mae'r Archwilwyr wedi gwneud saith argymhelliad mewn perthynas â rheoli cyfrifyddu a’r gyflogres; dau argymhelliad mewn perthynas â TG a phedwar argymhelliad mewn perthynas â phrisiad asedau.

8.2 Cyflwynwyd adroddiad yr Archwiliwr Allanol ar archwiliad o’r Datganiadau Ariannol am 2017/18 (adroddiad ISA 260) i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Adroddodd Mr Ian Howse, Arweinydd Ymgysylltu’r Archwiliad Ariannol fel a ganlyn -

•           Derbyniwyd y datganiadau ariannol drafft am y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth, 2018 gan yr Archwilwyr ar 11 Mehefin, 2018 ac mae'r gwaith archwilio arno bellach wedi'i gwblhau'n sylweddol. Ar ddyddiad cyhoeddi’r adroddiad ar ddatganiadau ariannol, roedd y tri mater a nodir yn adran 6 yr adroddiad yn parhau i ddisgwyl sylw.

•       Yn amodol ar gwblhau’n foddhaol waith sy’n parhau i ddisgwyl sylw, bwriad yr Archwilydd Cyffredinol yw cyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar y datganiadau ariannol unwaith y bydd yr Awdurdod wedi darparu Llythyr Sylwadau yn seiliedig ar yr hyn a nodir yn Atodiad 1 yr adroddiad.

•       O ran materion arwyddocaol sy'n deillio o'r archwiliad, mae camddatganiadau nad ydynt wedi'u cywiro gan y Rheolwyr yr ystyria’r archwilwyr y dylid eu cyfeirio at y rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu oherwydd eu bod yn berthnasol i'w cyfrifoldebau am y broses adrodd ariannol. Nodir y rhain gydag eglurhad yn Atodiad 3 yr adroddiad.

•       Mae yna gamddatganiadau sydd wedi'u cywiro gan Reolwyr sy'n cael eu tynnu i sylw'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu oherwydd eu bod yn berthnasol i'w cyfrifoldebau am y broses adrodd ariannol. Mae'r rhain hefyd wedi'u nodi gydag esboniadau yn Atodiad 3.

•       Rhoes y Cynllun Archwilio Ariannol wybodaeth am y risgiau archwilio sylweddol a nodwyd yn ystod proses gynllunio’r Archwilwyr. Mae'r tabl yn adran 12 yr adroddiad yn nodi canlyniad gweithdrefnau archwilio'r Archwilwyr mewn perthynas â'r risgiau hynny. Cynhaliwyd yr archwiliad yn unol â'r Cynllun Archwilio Ariannol.

•       Yn ystod yr archwiliad, rhoddir ystyriaeth i nifer o faterion yn ansoddol a meintiol sy'n gysylltiedig â'r cyfrifon ac adroddir unrhyw faterion arwyddocaol i'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu. Ni chodwyd unrhyw faterion o'r fath eleni.

•       Nid oes gan yr Archwilwyr unrhyw bryderon ynghylch yr agweddau ansoddol ar arferion cyfrifyddu ac adrodd ariannol y Cyngor. Daeth yr Archwilwyr i'r casgliad bod polisïau ac amcangyfrifon cyfrifyddu yn briodol a datgeliadau datganiadau ariannol yn ddiduedd, yn deg ac yn glir.

•       Ni chafwyd unrhyw faterion arwyddocaol yn ystod yr archwiliad.

•       Nid oedd unrhyw faterion arwyddocaol y trafodwyd ac y gohebwyd yn eu cylch â Rheolwyr oedd yn ei gwneud yn ofynnol adrodd yn eu cylch.

•       Nid oes unrhyw faterion eraill sy'n arwyddocaol i waith goruchwylio'r broses adrodd ariannol y mae angen adrodd arnynt.

•       Ni nodwyd unrhyw wendidau perthnasol mewn rheolaethau mewnol er bod nifer o feysydd lle byddai'n bosib gwella rheolaethau wedi'u nodi ac fe'u hadroddir yn Atodiad 4 i'r adroddiad

•       Nid oes unrhyw faterion eraill sy'n benodol ofynnol trwy archwilio safonau i'w cyfleu i'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu.

•       Mae'r argymhellion sy'n deillio o'r gwaith archwilio ariannol wedi'u nodi yn Atodiad 4 yr adroddiad. Mae'r rheolwyr wedi ymateb iddynt a bydd cynnydd ar eu gweithrediad yn cael ei ddilyn ac adroddir arno yn ystod archwiliad y flwyddyn nesaf.

Rhoes y Pwyllgor ystyriaeth i'r wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaeth bwyntiau fel a ganlyn –

•           Nododd y Pwyllgor fod y cyfrifon wedi eu cwblhau unwaith eto yn unol â'r amserlen statudol ac y dylid diolch i staff y Gwasanaeth Cyllid am eu gwaith yn sicrhau bod y dyddiad cau ar gyfer y cyfrifon yn cael ei fodloni.

•           Nododd y Pwyllgor fod yr Archwilwyr Allanol yn fodlon ag ansawdd arferion cyfrifyddu a datganiadau ariannol y Cyngor ac mai barn yr Archwilwyr yw bod y datganiadau ariannol wedi’u paratoi'n gywir a’u bod yn rhoi golwg cywir a theg o sefyllfa ariannol y Cyngor hyd at 31 Mawrth 2018.

•           Nododd y Pwyllgor nad oedd unrhyw brif faterion wedi codi yn ystod yr archwiliad.

•           Nododd y Pwyllgor fod dau gamddatganiad y mae’r Rheolwyr wedi dewis peidio â’u cywiro. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad pellach ynghylch pam y gallai'r camddatganiadau hyn barhau heb eu haddasu ac ai dyma'r dull gweithredu cywir o ystyried bod gofyn i’r cyfrifon sy’n gymhleth beth bynnag, fod mor eglur a mor dryloyw â phosib er lles y rhai sy'n eu darllen.

•           Eglurodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 nad yw cyfrifeg yn wyddoniaeth fanwl ac, weithiau, mai mater o farn yw sut yr ymdrinnir ag eitem ynghylch sut mae'r côd ymarfer a'r rheoliadau perthnasol yn cael eu dehongli. Mae barn y Rheolwyr a gwaith yr Archwiliwr Allanol ar sut y dylid ymdrin â’r ddwy eitem sydd wedi’u cam-ddatgan yn wahanol. Fodd bynnag, mae’r Rheolwyr wedi dewis peidio â gwneud yr addasiadau a awgrymwyd oherwydd nad yw'r ddwy eitem fel y cyfrifwyd amdanynt yn cael unrhyw effaith sylweddol ar y cyfrifon.

•           Dywedodd Mr Ian Howse mai tasg yr archwilwyr yw asesu a yw’r ymdriniaeth o’r ddwy eitem dan sylw yn gwneud gwahaniaeth i sut mae pobl yn darllen a dehongli'r cyfrifon. Mae'r archwilwyr yn gweithio i swm o £5 miliwn sy'n golygu pe bai gwahaniaeth barn dros drin eitem / eitemau y byddai eu gwerth yn fwy na £5m yna byddai'n rhaid datrys hynny ar y sail mai barn yr archwilwyr yw y byddai hyn yn dylanwadu ar farn darllenwyr y cyfrifon ar yr hyn sy'n digwydd. Nid yw eitemau sydd am lai na £5m yn debygol o newid yn sylweddol farn y darllenwyr am bethau yng nghynllun cyffredinol asedau a rhwymedigaethau cyffredinol y Cyngor. Dywedodd y Swyddog fod y broses archwilio’n broses drylwyr iawn ac wedi ei chryfhau yn dilyn yr argyfwng ariannol. Mae'r cywiriadau a amlygir gan yr archwilwyr yn ymwneud â dyfarniadau a symud eitemau rhwng llinellau yn y fantolen ac, yn y pen draw, nid ydynt yn cael effaith ar falansau arian parod y Cyngor.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a ddylid ymdrin â thaliad i Gronfa Bensiwn Gwynedd fel eitem gwariant.

•           Cadarnhaodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 fod y taliad yn eitem gwariant, ond wrth ddrafftio'r cyfrifon, codwyd un rhan o dair y taliad o £ 3.66m ar y cyfrif refeniw gyda'r ddwy ran o dair oedd yn weddill yn cael eu trin fel cyn-daliad am flynyddoedd 2 a 3 h.y. 2018/19 a 2019/20. Ymdriniodd yr Actiwari â’r cyfraniad fel gwariant yn 2017/18, sy'n gwneud ymdriniaeth yr Awdurdod ag o’n anghywir. O ganlyniad, mae'r £ 3.66m lawn wedi'i godi ar y cyfrif refeniw yn 2017/18, ond er mwyn lliniaru effaith y gwariant hwn ar gydbwysedd cronfa gyffredinol y Cyngor, mae cronfa wrth gefn negyddol wedi'i chreu ac o hon mae £2.4 miliwn o'r £3.6 wedi’i ariannu a chaiff ei ddiddymu dros y ddwy flynedd nesaf. Felly, ymdriniwyd â'r taliad fel gwariant ond mewn modd sy'n lleihau'r effaith ar y balansau cyffredinol wrth beidio â gwneud unrhyw wahaniaeth i gronfeydd wrth gefn net y Cyngor.

•           Nododd y Pwyllgor fod y Fantolen yn dangos bod cymhareb arian cyfredol y Cyngor bellach yn llai nag 1. Mae'r Pwyllgor yn nodi ymhellach mai strategaeth y Cyngor yw defnyddio balansau arian parod i ariannu rhan o'i wariant cyfalaf er mwyn osgoi benthyca, oherwydd bod yr enillion ar fuddsoddiad yn wael. Nododd y Pwyllgor hefyd fod balansau arian parod bellach wedi gostwng i raddau ei bod yn debygol y bydd yn rhaid i'r Cyngor fenthyca er mwyn bodloni ei anghenion gwariant. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a yw hyn yn ddull doeth.

•           Dywedodd Mr Ian Howse fod y ffyrdd y gall Cynghorau gael mynediad at arian e.e. trwy'r Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus yn golygu nad yw'n anodd benthyca. Oherwydd bod cyllid ar gael yn hawdd, nid yw sut mae'r Cyngor yn dewis gwneud hynny na’r balans o sut mae'n defnyddio'r arian hynny ar gyfer cyfalaf a refeniw yn achosi pryder gormodol oherwydd bod cyllid ar gael.

•           Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Adran 151 bod y Cyngor yn benthyca i ailgyflenwi'r arian a ddefnyddiwyd at ddibenion cyfalaf. Mae'r Cyngor wedi bod yn defnyddio balansau arian parod i ariannu gwariant cyfalaf oherwydd gan fod cyfraddau llog yn parhau’n isel, mae defnyddio arian parod i osgoi benthyca allanol yn cynnig gwell enillion nac arian parod wrth adneuo.

Nododd y Pwyllgor ei bod yn anodd cael darlun o berfformiad ariannol y Cyngor o'r Datganiad Cyfrifon. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad a fyddai’n bosib meincnodi perfformiad y Cyngor yn erbyn awdurdodau lleol eraill sydd o faint tebyg i gael gwell dealltwriaeth o'r hyn y gellid ei ddisgwyl ohono o ran perfformiad ariannol.

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 y byddai'n anodd dod o hyd i awdurdod cymharol i allu cymharu tebyg at ei debyg, a hynny oherwydd nifer o ffactorau yn cynnwys maint, lleoliad a daearyddiaeth. Er bod cynghorau yng Nghymru yn gweithredu o fewn fframwaith deddfwriaethol a rheoleiddiol cyffredin, mae ganddynt wahanol ddulliau o ymdrin â gwahanol faterion yn dibynnu ar anghenion a blaenoriaethau lleol, e.e. allanoli gwasanaethau, cymhwyso cyflog cenedlaethol, gweithredu Arfarniadau Swyddi sy'n arwain at ganlyniadau gwahanol ym mhob cyngor. Er bod meincnodi yn cael ei wneud ar gyfer gwasanaethau unigol, yn fyd-eang mae'n broblem oherwydd ei bod hi'n anodd gwneud cymhariaeth sy'n ddigon ystyrlon i alluogi Rheolwyr i wneud newidiadau ar y sail honno.

Penderfynwyd –

•           Derbyn a nodi'r Datganiad Cyfrifon am 2017/18 ac argymell i'r Cyngor Llawn eu derbyn.

•           Nodi Adroddiad yr Archwiliwr Allanol ar y Datganiadau Ariannol am 2017/18.

•    Cymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol am 2017/18 a chyfeirio'r Datganiad at Arweinydd y Cyngor a'r Prif Weithredwr i'w lofnodi.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL