Pwyllgor Safonau dogfennau , 7 Chwefror 2006

1

DATGANIAD O DDIDDORDEB

Ni chyflwynwyd yr un datganiad o ddiddordeb gan nac Aelod na Swyddog mewn perthynas ag unrhyw eitem ar y rhaglen.

2

COFNODION

Cadarnhawyd a llofnodwyd cofnodion y cyfarfod o'r Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 14 Rhagfyr 2005 fel rhai cywir. (Cyfrol y Cyngor 2.3.2006, tud 50 - 52)

3

CWYN YN ERBYN CYNGHORYDD CYMUNED

Cyflwynodd y Cadeirydd yr eitem hon drwy atgoffa’r rheini a oedd yn bresennol bod hwn yn wrandawiad llawn a gynhaliwyd dan Reoliad 9 o'r rheoliadau perthnasol ac yn dilyn gwrandawiad cychwynnol a gynhaliwyd dan Reoliad 7 ar 14 Rhagfyr 2005.  Penderfynodd y gwrandawiad hwnnw ddilyn penderfyniad yr Ombwdsman sef derbyn cwyn gan Mr a Mrs Pritchard yn honni bod Mr. Bernard Summerfield, tra'n Aelod o Gyngor Cymuned Llanfaelog, wedi torri'r Côd Ymddygiad fel y cafodd ei fabwysiadu gan Gyngor Cymuned Llanfaelog.  Roedd penderfyniad y Pwyllgor Safonau ar 14 Rhagfyr 2005 yn dilyn ymchwiliad manwl i'r mater gan y Cyfreithiwr i'r Swyddog Monitro, Cyngor Sir Ynys Môn.  Yn y gwrandawiad cychwynnol, roedd y Pwyllgor Safonau yn cytuno bod, yn ei farn o, ddigon o dystiolaeth i symud ymlaen i wrandawiad llawn.

Ar ddiwedd y Gwrandawiad, byddai'r Pwyllgor yn ymneilltuo i benderfynu a ydyw'n cefnogi'r gwyn bod Mr. Summerfield wedi methu â chydymffurfio gyda'r Côd Ymddygiad.  Petai'n penderfynu peidio â chefnogi'r gwyn, dyna fyddai ddiwedd y mater.  Fodd bynnag, petai'r Pwyllgor  yn penderfynu cefnogi'r gwyn, byddai'n cyhoeddi'r penderfyniad hwnnw ac yn rhoddi ei resymau.  Yna byddai'n gofyn a oedd unrhyw faterion y dylai'r Pwyllgor gymryd i ystyried wrth liniaru ac mewn perthynas ag unrhyw gosb bosibl.

Rhoes y Cadeirydd amlinelliad o'r drefn i'w dilyn yn y gwrandawiad a chadarnhaodd bod Mr. Summerfield yn bresennol ynghyd â'i gynrychiolydd cyfreithiol, Mr. Alwyn Jones.

Rhoes y Cadeirydd wahoddiad i Mr. Meirion Jones fel y Swyddog Ymchwilio a'r Cyfreithiwr i'r Swyddog Monitro gyflwyno ei adroddiad i'r Pwyllgor.  Dywedodd Mr. Jones nad oedd yn bwriadu delio gyda phob un agwedd o'i adroddiad ond ei fod yn dymuno ei gwneud hi'n glir y dylid ystyried fel tystiolaeth yr holl gynnwys gan gynnwys yr atodiadau.  Fel rhan o'r papurau a gyflwynwyd i'r Pwyllgor, roedd y Swyddog Ymchwilio wedi cynnwys copïau o :-

Ffurflen Mr a Mrs Pritchard yn honni bod y Côd Ymddygiad wedi ei dorri;

Gohebiaeth gan yr Ombwdsman;

Datganiad tyst gan Mr a Mrs Pritchard;

Cynllun Lleoliad a Chynllun y Llwybr Swyddogol;

Cofnodion Cyngor Cymuned Llanfaelog a gynhaliwyd ar 22 Ionawr 1997 a 23 Gorffennaf 1997;

Copi o fanylion y Gwerthwyr Tai;

Gohebiaeth gan H. Jenkins & Hughes Cyfreithwyr a Carys Hughes, Cyfreithwraig;

Adroddiad Ymchwilio ynghylch cais i ddileu llwybr cyhoeddus 4A a baratowyd gan J. Clark a A. G. Evans;

Cofnodion cyfarfodydd o Gyngor Cymuned Llanfaelog a gynhaliwyd ar 23 Hydref 2002 a 28 Mai 2003;

Penderfyniad Gorchymyn ynghylch diwygio'r Map a'r Datganiad Swyddogol ar gyfer dileu llwybr 4A, Llanfaelog.

Llythyr gan Emyr Parry, Clwyd Jones a Lloyd, Cyfreithwyr;

Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Gyngor Cymuned Llanfaelog ar 28 Tachwedd 2001 ynghyd ag ymrwymiad i gydymffurfio gyda'r Côd wedi ei lofnodi gan Mr. Summerfield;

Ymateb i'r honiadau gan Mr. Summerfield a baratowyd ac a ddiwygiwyd gan y Swyddog Ymchwilio Mr. Meirion Jones;

Cofnodion Cyfarfod y Cyngor Cymuned a gynhaliwyd ar 27 Tachwedd 2002;

Llythyr gan Mr. Summerfield i Mr. Meirion Jones dyddiedig 9 Rhagfyr 2005;

Llythyr gan Mr. Summerfield i'r Swyddog Llwybrau Cyhoeddus dyddiedig 6 Mehefin 2003;

Memorandwm gan y Swyddog Llwybrau Cyhoeddus i Mr. Meirion Jones dyddiedig 9 Ionawr 2006;

Dyfyniad o'r ddogfen "Hawliau Tramwy";

Dogfennau yn ymwneud â "Damages caused by Mr. Summerfield's various claims including a footpath from 2000 onwards" a "Effect and damage that a footpath 4A would have made if it had been established by Mr. Summerfield".

Llythyr gan Glerc Cyngor Cymuned Llanfaelog dyddiedig 16 Ionawr 2006;

Llythyr gan Mr. Meirion Jones i Mr. Summerfield dyddiedig 5 Ionawr 2006;

Llythyr gan Mr. Summerfield i Mr. Meirion Jones dyddiedig 24 Ionawr 2006;

Nodiadau ynghylch swyddogaethau'r Pwyllgor Safonau/Trefniadau a Phwerau.

Cyfeiriodd Mr. Jones at yr anghydfod maith a fu rhwng Mr. Summerfield a'r achwynwyr, Mr. a Mrs Pritchard ond nid aeth i fanylion am y mater hwn.  Fodd bynnag, roedd Mr. Jones o'r farn y dylai Mr. Summerfield, yn wyneb yr anghydfod cyfredol, bod wedi cymryd gofal arbennig o safbwynt ei ymddygiad yng nghyfarfodydd y Cyngor Cymuned ac wedi ystyried yn ddifrifol a ddylai fod wedi datgan diddordeb a pheidio â chymryd unrhyw ran bellach yn y trafodaethau.

Dygodd Mr. Jones sylw at brif agweddau'r gwyn.  Yn gyntaf, y cyfnod perthnasol yn y mater hwn ydi 28 Tachwedd 2001 i 28 Mai 2003.  Llofnodwyd y Côd Ymddygiad gan Gyngor Cymuned Llanfaelog ar 28 Tachwedd 2001 a bu i Mr. Summerfield ymddeol fel aelod o'r Cyngor Cymuned hwnnw ar 28 Mai 2003.

Cynhaliwyd cyfarfod o'r Cyngor Cymuned ar 23 Hydref 2002.  Yn ôl cofnodion y cyfarfod hwnnw, roedd Mr. Summerfield yn bresennol.  Dywedir yn y cofnodion hefyd :  "Mr Arwel Evans, the Public Rights of Way Officer attended the meeting.  The main topic of discussion was the proposed deletion of the spur on path number 4A at Tyn Pwll Bach, Rhosneigr....."

Dywed y cofnodion bod Mr. Summerfield yn gwrthwynebu i'r bwriad i ddileu'r llwybr tra bod Mr. Pritchard wedi ysgrifennu llythyr yn cefnogi'r cynnig - darllenwyd y llythyr hwnnw allan i'r Cyngor.  

Ym marn Mr. Jones, roedd y mater a oedd Mr. Summerfield wedi datgan diddordeb ai peidio i raddau yn amherthnasol, roedd hi'n amlwg ei fod o wedi aros yn y cyfarfod a'i fod wedi cymryd rhan yn y drafodaeth.

Dygodd Mr. Jones sylw'r Pwyllgor at gofnodion y cyfarfod o'r Cyngor Cymuned a gynhaliwyd ar 27 Tachwedd 2002 ac at nodiadau ysgrifenedig y Clerc.  Dengys y cofnodion bod Mr. Summerfield yn bresennol.  Nid oes unrhyw gyfeiriad at gofnodion y cyfarfod blaenorol, fodd bynnag, dengys nodiadau ysgrifenedig y Clerc "MINUTES - OK".  Chafodd y cofnodion mo'u cywiro, ac nid oes ychwaith unrhyw gyfeiriad at gywiriad yn y rhan o'r cofnodion sy'n delio gyda materion yn codi, felly, rhaid tybio y cafodd y cofnodion eu derbyn fel rhai cywir.

Mae Rhan III y Côd Ymddygiad (y gwnaeth Mr. Summerfield ymrwymiad i lynu wrtho ar 28 Tachwedd 2001) yn cyfeirio at Ddatgelu a Chofrestru Diddordebau.  Cyfeiriodd Mr. Jones yn arbennig at baragraffau 10, 11, 13(f) a 16(3).  Dywedir ym mharagraff 10 "Members must in all amtters consider whether they have a personal interest, and whether this Code of Conduct requires them to disclose that interest".

Ym mharagraff 11 dywedir "a member has a personal interest in a matter if that member anticipates that a decision upon it may reasonably be regarded as likely to benefit or disadvantage:

(a)the member, one of the members family or a friend, or any person with whom the member has a close personal relationship, or

(b)a body which employs those persons, or for which those persons have any degree of ownership, control or management, to a greater extent than other council tax payers, rate payers or inhabitants of the authority's area.

Ym mharagraff 13(f) dywedir "any land in which the member or a member of the member's family has a beneficial interest and which is in the area of the authority." Dywed memorandwm gan y Swyddog Llwybrau Troed i'r Swyddog Ymchwilio "..... I don't believe it would have been of significant use to Mr. Summerfield...... There may have been a small benefit..... The dispute between landowners in this case essentially appears to be a private right of way dispute....."

Ym mharagraff 16 ac yn arbennig felly 16(3) dywedir "a member who has a personal interest in a  matter which is not specified in paragraphs 12, 13 or 14 above, and who attends a meeting of  the authority at which the matter is discussed must disclose the existence and nature of the interest at the commencement of that discussion or when the interest becomes apparent.  If that personal interest is such that a member of the public might reasonably conclude that it would significantly affect the member's ability to act purely on the merits of the case and in the public interest if that member were to take part in the discussion of that matter, the member must also withdraw from consideration of the matter at that meeting unless granted a dispensation by the authority's Standards Committee".  Oherwydd yr anghydfod maith rhwng Mr. Summerfield a Mr a Mrs Pritchard, dylai Mr. Summerfield fod wedi datgan diddordeb yn y cyfarfod o'r Cyngor.  

I gloi, dygodd Mr. Jones sylw'r Pwyllgor at y ffaith bod Mr. Summerfield, yn ei lythyr dyddiedig 6 Mehefin 2003 at y Swyddog Llwybrau Cyhoeddus wedi dweud :

"I did state in the Council meeting with you, covering all the footpaths in Llanfaelog, that footpath Spur 4A was used on occasions...."

Roedd Mr. Jones yn teimlo bod hyn yn gyfaddefiad clir gan Mr. Summerfield ei fod nid yn unig wedi cymryd rhan yng nghyfarfod y Cyngor ond hefyd wedi cyfeirio'n benodol at y llwybr a oedd yn destun anghydfod rhyngddo ef a Mr. Pritchard, sef llwybr cangen 4A.

Dywedodd Mr. Jones bod y dogfennau a gyflwynwyd gan yr Achwynwyr ac a gynhyrchwyd fel rhan o'r adroddiad i'r Pwyllgor yn cynrychioli achos diamheuol yn erbyn Mr. Summerfield ond bod Mr. Summerfield ar ei gyfaddefiad ei hun yn ei lythyr 6 Mehefin 2003 wedi cael gwared ar unrhyw amheuaeth.

Cafodd Mr. Alwyn Jones a oedd yn gweithredu ar ran Mr. Summerfield y cyfle i ofyn am eglurhad ar sylwadau a wnaed gan Mr. Meirion Jones.

Cadarnhaodd Mr. Meirion Jones :

Ÿ

amserlen y digwyddiadau;

Ÿ

bod Mr. Summerfield wedi cael gwybod am ddyddiad cyfarfod mis Rhagfyr o'r Pwyllgor Safonau

Ÿ

nad oedd wedi cymryd datganiadau gan ddau aelod arall o'r Cyngor Cymuned a oedd wedi datgan diddordeb/gan y Swyddog Llwybrau nac ychwaith gan y Clerc i'r Cyngor Cymuned oherwydd bod y cofnodion yn adlewyrchiad amlwg o'r hyn a oedd wedi digwydd.

Ÿ

nid oedd wedi cwestiynu’r Clerc ynghylch â oedd o wedi dehongli datganiad Mr. Summerfield ei fod yn gwrthwynebu i'r bwriad i ddileu'r llwybr fel datganiad o ddiddordeb nac ychwaith a oedd Mr. Summerfield wedi cymryd unrhyw ran bellach mewn unrhyw drafodaeth yn y cyfarfod.

Ÿ

os oedd Mr. Summerfield wedi bod â phryderon ynghylch y materion uchod ac o'r farn ei fod yn bwysig, byddai wedi medru delio gydag unrhyw ymholiadau fel y gwelid yn ddoeth.

Dywedodd Mr. Alwyn Jones y cafwyd trafodaeth yn y cyfarfod o'r Cyngor Cymuned ym 1997 ynghylch yr holl lwybrau cyhoeddus yn y gymuned.  Roedd Mr. Alwyn Jones felly yn dweud bod Mr. Summerfield yn ei lythyr dyddiedig 6 Mehefin 2003 at y Swyddog Llwybrau Cyhoeddus yn cyfeirio at y cyfarfod o'r Cyngor Cymuned a gynhaliwyd yn 1997 ac nid at gyfarfod 23 Hydref 2002.

Dygodd Mr. Alwyn Jones sylw at y ffaith nad oes gan Gynghorau Cymuned unrhyw bwerau i wneud penderfyniadau ynghylch llwybrau cyhoeddus ac nid oedd Mr. Summerfield wedi gwneud unrhyw sylwadau ynghylch y llwybr i'r Arolygydd a benodwyd gan Gynulliad Cenedlaethol Cymru i ystyried y Gorchymyn Diwygio i ddileu llwybr 4A.

Gofynnodd Mr. Gwynfor Jones o'r Pwyllgor Safonau i Mr. Meirion Jones a oedd Mr. Jones, yn wyneb dehongliad Mr. Alwyn Jones fod Mr. Summerfield wedi datgan diddordeb yng nghyfarfod mis Hydref y Cyngor Cymuned oherwydd ei sylwadau a'r ffaith na chymerodd rhan bellach yn y trafodaethau ond hefyd gan gadw mewn cof gynnwys llythyr Mr. Summerfield dyddiedig 6 Mehefin 2003 at y Swyddog Llwybrau yn parhau i fod o'r un farn ynghylch pa Bwyllgor yr oedd Mr. Summerfield yn cyfeirio ato. Cytunodd Mr. Meirion Jones na fedrai fod 100% yn sicr ond dygodd sylw at y ffaith fod cyfarfod 1997 wedi ei gynnal nifer o flynyddoedd yn ôl a bod cyfarfod Hydref 2002 wedi cael ei gynnal 5 mis yn unig cyn yr honiad.  Dywedodd ei fod o yn parhau i fod o'r farn mai'r cyfarfod a gynhaliwyd ym mis Hydref 2002 yr oedd yr un yr oedd Mr. Summerfield yn cyfeirio ato.  Cadarnhaodd Mr. Meirion Jones hefyd petai Mr. Summerfield yn bresennol yn y cyfarfod Tachwedd 2002 o'r Cyngor Cymuned a'i fod wedi anghytuno gyda chofnodion cyfarfod mis Hydref yna byddai Mr. Jones wedi disgwyl gweld nodyn o anghytundeb wedi ei gofnodi fel rhan o gofnodion cyfarfod mis Tachwedd.  Cadarnhaodd Mr. Jones hefyd y dywedwyd yn yr adroddiad ymchwilio ynghylch y cais i ddileu llwybr cyhoeddus 4A a baratowyd gan J. Clark ac A. G. Evans o Adain Briffyrdd, Trafnidiaeth ac Eiddo'r Cyngor, paragraff 4.6.3 "Mr. B. J. Summerfield of Ty Hen, Rhosneigr (Community Councillor) who opposes the deletion of footpath 4A supplied names and addresses........" sy'n ei gwneud hi'n amlwg fod Mr. Summerfield wedi cyflwyno gwrthwynebiadau i'r Adran Briffyrdd.

Rhoes y Cadeirydd wahoddiad i Mr. Alwyn Jones, y Cyfreithiwr a oedd yn cynrychioli Mr. Summerfield i gyflwyno achos Mr. Summerfield i'r Pwyllgor.

Mynegodd Mr. Alwyn Jones bryder ynghylch yr amser a gymerwyd i ddelio gyda'r mater hwn oherwydd roedd hi'n anodd cofio'r union fanylion.

Pwysleisiodd unwaith eto nad oes gan Cynghorau Cymuned unrhyw ddyletswyddau neu bwerau i ddileu neu i ddiwygio llwybrau troed.  Nid yw'r Cyngor Sir ychwaith yn meddu ar y rhain.  Am y rheswm hwn, nid oedd yn derbyn y gallai Mr. Summerfield fod wedi dylanwadu unrhyw drafodaeth neu ddadl.  Roedd y Cyngor Sir wedi penderfynu cyflwyno gorchymyn i'r Arolygydd a benodwyd gan Gynulliad Cenedlaethol Cymru i ddiwygio'r map a'r datganiad swyddogol ar gyfer yr ardal trwy ddileu llwybr 4A yn Llanfaelog.  Cyfeiriodd at y memorandwm dyddiedig 10 Ionawr 2006 gan y Swyddog Llwybrau i Mr. Meirion Jones lle mae'n dweud :  ".... his dispute between Landowners in this case essentially appears to be a private right of way dispute and the highway authority was dragged into it."  Roedd Mr. Alwyn Jones yn cytuno gyda'r datganiad hwn ac yn cadarnhau'r anghydfod preifat a'r drwgdeimlad a'r casineb rhwng y partïon dan sylw mewn perthynas â'r mater hwn.

Cadarnhaodd Mr. Alwyn Jones fod Mr. Summerfield wedi, drwy ddweud yn unig ei fod yn gwrthwynebu i ddileu'r llwybr arfaethedig, wedi datgan diddordeb yng nghyfarfod mis Hydref o'r Cyngor Cymuned ac roedd Mr. Alwyn Jones yn dal bod hynny wedi ei gadarnhau oherwydd y ffaith i Mr. Summerfield beidio â chymryd unrhyw ran bellach yn y drafodaeth.  Nid oedd Mr. Summerfield yn ymwybodol bod angen iddo adael y cyfarfod yn ystod y drafodaeth.  Cadarnhaodd ymhellach fod y llythyr at y swyddog llwybrau yn cyfeirio at y cyfarfod o'r Cyngor Cymuned ym 1997 pryd trafodwyd yr holl lwybrau.  Pwysleisiodd na ddylai bod unrhyw dybiaethau neu amheuon ynghylch pa gyfarfod oedd yr un y cyfeiriwyd ato ac a bod Mr. Meirion Jones wedi cyfaddef bod elfen o amheuaeth yn ei feddwl o wedi clywed ymateb Mr. Summerfield.

Diolchodd y Cadeirydd i Mr. Alwyn Jones am eu sylwadau a rhoes wahoddiad i aelodau'r Pwyllgor Safonau ymateb a gofyn cwestiynau i bwrpas eglurhad.  Dywedodd aelod o'r Pwyllgor Safonau ei fod yn derbyn nad oedd gan y Cyngor Cymuned unrhyw bwerau i wneud penderfyniadau ond y dylid serch hynny, gymryd i ystyriaeth y ffaith bod Mr. Summerfield wedi achub ar y cyfle yn y cyfarfod ym mis Hydref i fynegi ei wrthwynebiad ac y gallai hynny fod wedi cael dylanwad ar y Swyddog Llwybrau pan oedd yn paratoi ei adroddiad.  Roedd Mr. Alwyn Jones o'r farn fod hynny'n dibynnu ar swyddogaeth y swyddog yn y cyfarfod a'i bod hi'n ymddangos o'r cofnodion o'r cyfarfod mai trafodaeth gyffredinol gafwyd ar lwybrau ac nid yn unig ar lwybr cangen 4A.  

Dygodd aelod o'r Pwyllgor Safonau sylw at lythyr yr oedd Mr. Summerfield wedi ei anfon at Elizabeth Thomas yn Swyddfa’r Ombwdsman a chyfeiriwyd yn arbennig at yr hyn oedd Mr. Summerfield wedi ei ysgrifennu : "On the subject concerned I stated very clearly that I was opposed to the closure of this footpath spur and as such must declare an interest and take no further part in the proceedings."  

Nid oedd aelod y Pwyllgor Safonau yn derbyn mai lleisio barn ac yna ddatgan diddordeb oedd y ffordd iawn a chywir o ddatgan diddordeb.

Wrth grynhoi, nododd Mr. Meirion Jones tra bod Mr. Alwyn Jones wedi dweud na chymerodd Mr. Summerfield unrhyw ran bellach yn y cyfarfod ar 23 Hydref, dengys y cofnodion bod Mr. Summerfield yn hwyrach ymlaen yn y drafodaeth, wedi gwneud sylwadau i'r Swyddog Llwybrau ynghylch y llwybr yn Nhy Hen.  Roedd Mr. Meirion Jones yn dal bod Mr. Summerfield yn cyfeirio at y cyfarfod o'r Cyngor Cymuned ym mis Hydref yn ei lythyr dyddiedig 6 Mehefin 2003 at y Swyddog Llwybrau.