Pwyllgor Safonau dogfennau , 14 Chwefror 2006

1

DATGAN DIDDORDEB

Ni chafwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

2

CWYN YN ERBYN CYNGHORYDD CYMUNED

Cyflwynwyd a nodwyd, i ddibenion gwybodaeth yn unig - Adroddiad Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (yr "Ombwdsmon") ynghylch haeriad bod y Cynghorydd Barrie Durkin wedi torri'r Côd Ymddygiad i Aelodau (Cyngor Cymuned Llanfair Mathafarn Eithaf).

Nododd y Pwyllgor, dan Adran 69(4) Rhan III Deddf Llywodraeth Leol 2000 bod yr Ombwdsmon wedi dod i'r casgliad nad oedd raid cymryd camau yng nghyswllt y materion hynny yr ymchwiliwyd iddynt.

3

CWYN YN ERBYN CYNGHORYDD SIR

Cyflwynodd y Cadeirydd adroddiad ar swyddogaeth y Pwyllgor Safonau yn y Gwrandawiad.  Roedd angen i'r Pwyllgor, yn gyntaf, benderfynu a oedd am gymryd camau ai peidio yn dilyn penderfyniad yr Ombwdsmon ac mewn ymateb i gwyn gan Mr a Mrs Wood, am nad oedd y Cynghorydd R Ll Hughes wedi datgan diddordeb mewn cyfarfod o'r Pwyllgor Cynllunio a gafwyd ar 3 Rhagfyr 2003; trwy fethu fel hyn roedd wedi torri'r Côd Ymddygiad.  Yn ail, a ddylai'r Pwyllgor benderfynu ar gymryd camau, ac os felly buasai raid iddo hefyd benderfynu ar ba gamau priodol i'w cymryd.

Aeth y Cadeirydd ymlaen i ddweud bod y Swyddog Monitro ar 9 Chwefror 2006 wedi derbyn cais ysgrifenedig gan Gyfreithwyr yn cynrychioli Mr a Mrs Wood - llythyr yn gofyn am ganiatâd i ymddangos gerbron y Pwyllgor a chyflwyno tystiolaeth ar lafar ynghylch unrhyw gosb arfaethedig i'r Cynghorydd Hughes.  Gan fod y Pwyllgor â'r awdurdod i dderbyn neu i wrthod cais o'r fath roedd wedi cael cyfarfod rhagarweiniol i ystyried y cais ac yn hwnnw wedi penderfynu ei wrthod am y rhesymau a ganlyn:-

Bod yr achwynwyr wedi manteisio ar y cyfle a roddwyd iddynt i gyflwyno sylwadau ysgrifenedig a buasai'n rhaid cyfyngu unrhyw dystiolaeth a gyflwynid ar lafar yn y Gwrandawiad i'r materion hynny a godwyd fel rhan o'u tystiolaeth ysgrifenedig.  Yn ychwanegol câi'r Cynghorydd Hughes gyfle i annerch y Pwyllgor a chyflwyno'i achos ond ni châi yr un parti arall yr un cyfle. Fodd bynnag, roedd y Cadeirydd am sicrhau'r achwynwyr y câi eu sylwadau sylw llawn a theg gan y Pwyllgor.

Yn y papurau a gyflwynwyd i'r Pwyllgor, roedd y rhain:

Ÿ

Adroddiad gan Swyddog Monitro'r Cyngor

Ÿ

Copi o Adroddiad yr Ombwdsmon

Ÿ

Y dyfyniad perthnasol o Gôd Ymddygiad Aelodau Awdurdodau Lleol

Ÿ

Penderfyniadau'r Pwyllgor Safonau dan Reoliad 9

Ÿ

Sylwadau ysgrifenedig y Cynghorydd Hughes

Ÿ

Datganiad gan Dewi Francis Jones (Rheolwr Rheoli Cynllunio)

Ÿ

Gohebiaeth yng nghyswllt y Cais Cynllunio

Ÿ

Cofnod o bresenoldeb y Cynghorydd Hughes mewn Achlysuron Hyfforddi;

Ÿ

Ystadegau Cynllunio

Ÿ

Dyfyniad o'r Cofnodion Cynllunio / Trefniadau Pleidleisio

Ÿ

Llythyr oddi wrth y Cynghorydd J A Edwards (Is-Gadeirydd y Pwyllgor Cynllunio)

Wedyn aeth y Cadeirydd ymlaen i amlinellu'r drefn ar gyfer y Gwrandawiad gan wadd y Swyddog Monitro i gyflwyno ei hadroddiad i'r Pwyllgor.

Dywedodd y Swyddog Monitro bod Mr a Mrs Wood, ar 8 Mawrth 2005 neu o gwmpas y dyddiad hwnnw wedi cyflwyno cwyn yn erbyn y Cynghorydd Robert Lloyd Hughes i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ("yr Ombwdsmon"); yn y gwyn honno haerwyd bod y Cynghorydd Hughes wedi torri Côd Ymddygiad yr Aelodau pan fethodd â datgan diddordeb mewn cais cynllunio gan Mr a Mrs Wood, pan gyflwynwyd y cais hwnnw i'r Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion ei ystyried ar 3 Rhagfyr 2003.   Y pryd hwnnw y Cynghorydd Hughes oedd Cadeirydd y Pwyllgor.

Haera Mr a Mrs Wood bod diddordeb personol y Cynghorydd yn codi o'i gyfeillgarwch gyda Mr a Mrs Walton, dau a oedd yn gwrthwynebu'r cais cynllunio.

Derbyniodd yr Ombwdsmon y gwyn dan Adran 69 Rhan III Deddf Llywodraeth Leol 2000 a rhoes gyfarwyddyd i'w Swyddogion gynnal ymchwil.  Rhoddwyd gwybod i'r partïon perthnasol am gasgliadau'r ymholiadau yn adroddiad yr Ombwdsmon dyddiedig 8 Tachwedd 2005.

Daeth yr Ombwdsmon i'r casgliadau, yn seiliedig ar dystiolaeth, bod y Cynghorydd:-

Ÿ

yn ymwybodol o wrthwynebiad Mr a Mrs Walton i'r datblygiad arfaethedig a

Ÿ

lefel y cyswllt rhwng y Cynghorydd a'r Waltoniaid fel bod y Cynghorydd, ar yr adeg berthnasol, "should reasonably have regarded them as friends for the purpose of making a declaration of interest under the Code of Conduct" a

Ÿ

pan bleidleisiodd y Cynghorydd ar y cais roedd Mr a Mrs Walton wedi ei wrthwynebu "he could reasonably be regarded as participating in a decision which benefited his friends."

Yn sgil y casgliadau daeth yr Ombwdsmon i'r casgliad bod y Cynghorydd Hughes wedi torri paragraffau 5.1.3.1 a 5.1.3.2 Côd Ymddygiad y Cyngor "by failing to declare a personal interest and failing to withdraw from the Planning Committee on the 3rd December 2003, in respect of the consideration of Mr and Mrs Wood's planning application regarding the Mill."

Roedd y Cynghorydd Hughes wedi derbyn casgliadau'r Ombwdmson ac felly mater i'r Pwyllgor oedd penderfynu pa faterion lliniaru neu ddwysáu a gâi sylw a faint o bwysau i roddi ar y naill nodwedd a'r llall.  Gofynnwyd i'r Pwyllgor ystyried, yn ychwanegol at sylwadau ysgrifenedig y Cynghorydd Hughes, bapurau ychwanegol a rannwyd yn y cyfarfod ac ynddynt ddeiseb a lofnodwyd gan 20 o Aelodau o'r Cyngor Sir yn cefnogi'r Cynghorydd Hughes yn ogystal â sylwadau Cyfreithiwr Mr a Mrs Wood dyddiedig 9 Chwefror 2006 ac atodiad arall.

Dygodd y Swyddog Monitro sylw'r Pwyllgor at dri phenderfyniad posib oedd modd eu gwneud :-

Ÿ

peidio â chymryd camau yn erbyn y Cynghorydd;

neu

Ÿ

-roi cerydd i'r Cynghorydd;

neu

Ÿ

atal y Cynghorydd yn llwyr neu'n rhannol, rhag bod yn Aelod o'r Cyngor Sir am gyfnod hyd at chwe mis.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Swyddog Monitro am yr adroddiad ac aeth ymlaen i  wadd cwestiynau arno.  Gan na chafwyd yr un cwestiwn rhoes y Cadeirydd wahoddiad i Mr Lloyd Williams, Cyfreithiwr i'r Cynghorydd Hughes, gyflwyno sylwadau ar ran ei gleient.

Dygodd Mr Lloyd Williams sylw at y ffaith bod y Cynghorydd Hughes wedi cyflwyno'i sylwadau a'i atodiadau ar 3 Chwefror yn unol â chais y Cyfreithiwr i'r Swyddog Monitro a hynny er mwyn caniatáu i'r Pwyllgor gael digon o amser i baratoi ar gyfer y Gwrandawiad.  Syndod iddo felly oedd derbyn rhagor o bapurau a gyflwynwyd gan yr achwynwyr ar 9 Chwefror - rhai a gyflwynwyd mewn ymateb i sylwadau'r Cynghorydd Hughes ar ôl derbyn y sylwadau hynny.  Mewn ymateb i'r ymateb ysgrifenedig ychwanegol oddi wrth yr achwynwyr roedd Mr Lloyd Williams wedi paratoi papurau ar gyfer sylw'r Pwyllgor ac ynddynt gopi o'r cynllun gwreiddiol a oedd yn rhan o'r Cais Cynllunio a chopi o gynllun diwygiedig a gyflwynwyd i'r Apêl Gynllunio ynghyd â chopi o rybudd penderfyniad yr Arolygydd Cynllunio.  Rhannwyd y papurau hyn ymhlith Aelodau'r Pwyllgor Safonau, y Swyddog Monitro, yr achwynydd a'i Gynghorydd Cyfreithiol.

Wrth gyflwyno'i sylwadau ychwanegol, roedd Mr Lloyd Williams yn dymuno datgan yn glir bod y Cynghorydd Hughes wedi derbyn casgliadau'r Ombwdmson ac roedd yn ymddiheuro'n llaes am fethu â datgan diddordeb - methiant a arweiniodd at gyflwyno cwyn i'r Ombwdsmon a honno wedyn wedi dod gerbron y Pwyllgor Safonau.  

Wedyn dywedodd y Cynghorydd Hughes wrth y Pwyllgor ei fod ar y pryd yn ymwybodol o'i berthynas gyda Mr a Mrs Walton ac yn eu hadnabod a daeth i'r casgliad nad oedd raid iddo ddatgan diddordeb gan fod y berthynas honno dros y blynyddoedd, wedi mynd yn llai ac yn llai ac nid oedd unrhyw arlliw o unrhyw ddiddordeb ariannol yn y mater.  Tybiai ar y pryd bod y penderfyniad a wnaeth yn gywir ond o edrych yn ôl sylweddolai y dylai fod wedi gofyn am gyngor Cyfreithiwr Cynllunio'r Cyngor.  Oherwydd ei fethiant i wneud hynny roedd yn edifarhau.

Pan oedd y cais Cynllunio gerbron, cafwyd cyngor gan y Swyddogion Cynllunio a Phriffyrdd i'w wrthod, yn bennaf am nad oedd rhwydwaith y ffyrdd a wasanaethai'r safle yn cyrraedd y safon.  Erbyn adeg cyflwyno'r cais i Apêl, roedd yr ymgeiswyr wedi diwygio'r agweddau Priffyrdd a chytunwyd ar y cyfryw faterion gyda'r Awdurdod Priffyrdd a hynny yn ei dro yn golygu bod yr Awdurdod Priffyrdd wedi tynnu'i wrthwynebiad i'r cais yn ôl.  (Cyfeiria Paragraff 12 y Rhybudd Penderfyniad Apêl at hyn).  Mewn gohebiaeth ddyddiedig 9 Chwefror roedd yr achwynwyr wedi crybwyll costau'r apêl ond roedd hwn yn fater i'r Arolygydd Cynllunio ei ystyried yn yr apêl - nid mater i'r Pwyllgor Safonau.

Yna dywedodd Mr Lloyd Hughes bod yr achwynwyr yn ceisio dal y Cynghorydd Hughes yn gyfrifol am wrthod y caniatâd cynllunio i'w cais ac yn awr roeddynt yn codi materion colledion a achoswyd gan ei fethiant.  Er efallai bod hawliad am golledion yn fater priodol i'w ystyried rhaid ystyried cryfderau neu wendidau cymharol hawliad o'r fath cyn penderfynu faint o bwysau i'w roddi ar unrhyw hawliad.  

Wedyn ailadroddodd Mr Lloyd Williams bod y Cynghorydd Hughes gerbron y Pwyllgor am fethu â datgan diddordeb personol a heb adael y cyfarfod hwnnw o'r Pwyllgor Cynllunio a gafwyd ar 3 Rhagfyr 2003.  Pwysleisiodd y Cyfreithiwr nad oedd y Cynghorydd Hughes wedi defnyddio pleidlais fwrw yn y Pwyllgor a benderfynodd ar y Cais Cynllunio - roedd y Cynghorydd Hughes wedi dilyn cyngor y

swyddog proffesiynol, wedi cefnogi argymhelliad y swyddog proffesiynol i wrthod y cais ac wedi pleidleisio felly.

Wedyn dygwyd sylw at baragraff rhif 64 adroddiad yr Ombwdsmon:

"I have no reason to doubt that Councillor Hughes is a diligent local Councillor who takes his public duties and obligations seriously.  The issue in this case is whether Councillor Hughes committed an error of judgement in this matter by not declaring an interest."

Nid oedd y Cynghorydd Hughes, erioed, wedi gwadu ei gyfeillgarwch gyda Mr a Mrs Walton, ond graddau'r cyfeillgarwch oedd dan sylw ac ym mha fodd y dehonglwyd y cyfeillgarwch hwnnw.  Roedd yr Ombwdsmon wedi derbyn bod y Cynghorydd Hughes wedi gwneud penderfyniad anghywir.  Ond pwysleisiodd y Cynghorydd nad oedd hwnnw yn benderfyniad bwriadus, yn hytrach roedd yn benderfyniad a wnaeth ar y pryd a bellach yn gorfod derbyn nad oedd yr un iawn i'w wneud.

Roedd datganiad ysgrifenedig gan uwch swyddog proffesiynol yr Adran Gynllunio, gan Is-Gadeirydd y Pwyllgor Cynllunio a chan 20 o Gynghorwyr a lofnododd y ddeiseb yn dangos cefnogaeth i'r Cynghorydd ac yn tystio i ymddygiad priodol y Cynghorydd Hughes a'i ddulliau priodol o ddelio gyda busnes y Cyngor.

Roedd yn fater o bryder mawr i'r Cynghorydd ei fod yn awr yn gorfod wynebu'r Pwyllgor Safonau.  Nid oedd, meddai ef, wedi caniatáu ffafrau nac wedi creu anfanteision i neb yn ei swyddogaeth fel Cynghorydd Sir.  Roedd geirwiredd ac enw da yn nodweddion a drysorai ef yn fawr iawn.  Yn y cyfamser cafodd gyfle i fwrw golwg dros ei brofiadau, ac roedd y mater hwn wedi bod yn werthfawr iawn meddai ef, ond yr un pryd wedi bod yn brofiad dysgu drud ac anodd iddo.  Trwy'r broses daeth yn fwy ymwybodol o'i gyfrifoldebau a'i ddyletswyddau ac roedd am roddi sicrwydd i'r Pwyllgor y gallai, yn y dyfodol, ddelio gyda sefyllfaoedd cyffelyb yn wahanol.

Dygodd Mr Lloyd Williams sylw'r Pwyllgor at eiriau'r Swyddog Monitro yn ei hadroddiad "the Committee is not fettered in the exercise of its discretion, its decision is still governed by general principles of reasonableness and proportionality".  I gloi gofynnodd i'r Pwyllgor ystyried y cyfan o'r sylwadau gerbron ac i ddangos trugaredd tuag at ei gleient.

Yna ymatebodd y Cynghorydd Hughes i gwestiynau ar eglurder gan Aelod o'r Pwyllgor Safonau - cwestiynau yn ymwneud â threfniadau phleidleisio yn y Pwyllgorau Cynllunio.  Hefyd ymatebodd y Cynghorydd i gwestiwn ynghylch "graddau ei gyfeillgarwch" gyda Mr a Mrs Walton a chwestiwn ynghylch pa bryd y credai ef y buasai'n briodol iddo ddatgan diddordeb - dywedodd y buasai cysylltiad agos a rheolaidd gyda rhywun yn golygu bod raid datgan diddordeb. Dros y blynyddoedd roedd ei gyfeillgarwch gyda'r Waltoniaid wedi mynd yn llai ac yn llai ac ar y pryd nid oedd mewn cysylltiad cyson gyda nhw.  Felly daeth i'r casgliad, yr un anghywir yn anffodus, nad oedd raid iddo ddatgan diddordeb.

Ar ôl derbyn adroddiad y Swyddog Monitro a gwrando ar gyflwyniadau Mr Lloyd Williams ar ran y Cynghorydd Hughes, enciliodd y Pwyllgor i sesiwn breifat i ystyried ei benderfyniad.

Ar ôl dychwelyd i'r Sesiwn Gyhoeddus gwnaeth y Pwyllgor y datganiad a ganlyn i gyfleu ei benderfyniad:

Ar ôl ystyried y cyfan o'r dystiolaeth ac o'r sylwadau a gyflwynwyd iddo gan y Cynghorydd Robert Lloyd Hughes, mae'r Pwyllgor yn unfrydol mai'r gosb briodol, yn yr achos hwn, yw cerydd cyhoeddus.

Dyma'r rhesymau y tu cefn i benderfyniad y Pwyllgor :-

Ÿ

Roedd y Pwyllgor yn derbyn bod methiant y Cynghorydd Hughes i ddatgan diddordeb yn gamgymeriad gwirioneddol ond er hynny yn gamgymeriad difrifol iawn;

Ÿ

Roedd y Pwyllgor wedi ystyried ei record ragorol ac yn arbennig felly fel Cadeirydd y Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion;

Ÿ

Roedd y Pwyllgor yn derbyn bod ei gamgymeriad yn seiliedig ar ei ddymuniad, fel cadeirydd y Pwyllgor Cynllunio, i gefnogi argymhellion proffesiynol y Swyddogion Cynllunio;

Ÿ

Roedd y Pwyllgor hefyd yn nodi ac yn derbyn bod y Cynghorydd Robert Lloyd Hughes wedi edifarhau oherwydd y camgymeriad.

DR GWYNETH ROBERTS

CADEIRYDD