Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 28 Mehefin, 2017.

YN CODI

Derbyn adroddiad llafar gan y Pennaeth Gwasanaethau Tai ynglyn ac ymateb y gwasanaeth i’r ddau archwiliad Sicrwydd Cyfyngedig mewn perthynas â’r Uned Cynnal a Chadw Tai yn y Gaerwen.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 28 Mehefin, 2017, ac fe gadarnhawyd eu bod yn gywir.  

Materion yn codi –

•           Datganiad o gyfrifon

Hysbyswyd y Pwyllgor gan Michelle Hopton, Deloittes, fod y gwaith o archwilio’r cyfrifon wedi dechrau yng nghanol mis Mehefin ac y disgwylir y bydd y gwaith wedi dod i ben erbyn diwedd yr wythnos hon. Cadarnhaodd yr archwilydd nad oedd unrhyw faterion o bwys i’w hadrodd ar hyn o bryd. Bydd adroddiad llawn a chasgliadau’r Archwilydd Allanol mewn perthynas â’r cyfrifon yn cael eu cyflwyno i gyfarfod mis Medi'r Pwyllgor.  

•           Archwiliadau Sicrwydd Cyfyngedig – Uned Cynnal a Chadw Tai

Roedd y Diweddariad Archwilio Mewnol a gyflwynwyd i gyfarfod 28 Mehefin, 2017 y Pwyllgor wedi tynnu sylw at ddau adolygiad mewn perthynas â’r Uned Cynnal a Chadw Tai yng Ngaerwen lle'r oedd y sicrwydd a roddwyd yn Gyfyngedig. Roedd y Pwyllgor wedi gofyn i’r Rheolwr Gwasanaethau Tai gael ei galw i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu er mwyn egluro sut y cododd y gwendidau rheoli mewnol y tynnwyd sylw atynt yn yr adolygiadau archwilio a sut mae’r gwasanaeth yn bwriadu sicrhau system reoli effeithiol yn y dyfodol.   

Hysbyswyd y Pwyllgor gan y Rheolwr Gwasanaethau Technegol (Tai) bod y ddau adolygiad archwilio wedi ffurfio rhan o’r broses o drawsnewid yr Uned Cynnal a Chadw Tai (HMU). Yn dilyn mabwysiadu’r trefniadau newydd, gofynnodd y Tîm Rheoli Cynnal a Chadw Tai i’r Archwilwyr Mewnol adolygu’r systemau ar gyfer effeithlonrwydd a gofynnwyd iddynt adnabod unrhyw wendidau yr oedd angen eu datrys. Mae Rheolwr Cyffredinol y HMU wedi bod yn cydlynu cyflwyniad a gweithrediad y broses newydd o fewn y system gyfredol gyda’r Gwasnaeth TGCh.   

Adroddodd Rheolwr Cyffredinol yr HMU bod yr adolygiad archwilio mewnol wedi cynnig tua 15 o argymhellion ac y byddai rhai ohonynt yn cael eu gweithredu erbyn 31 Mai, 2017. Mae’r holl argymhellion diwethaf hyn wedi eu gweithredu ac mae’r prosesau y maent yn ymwneud â nhw bellach yn cael eu hail archwilio a disgwylir y canlyniadau erbyn diwedd Gorffennaf. Dywedodd y Swyddog nad oedd yn rhagweld unrhyw broblemau sylweddol gan fod y canlyniadau cychwynnol wedi bod yn ffafriol, heblaw am rai mân broblemau a fydd angen eu datrys ond nad oedd hynny’n annisgwyl o gofio mai dim ond diwedd mis Mai oedd y dyddiad gweithredu. Disgwylir i’r argymhellion eraill gael eu cwblhau erbyn diwedd mis Hydref ac roedd yn hyderus y byddai hynny’n digwydd ac y byddai’r gyfres olaf o argymhellion yn cael eu gweithredu erbyn diwedd Mawrth, 2018. Mae trefniadau yn eu lle er mwyn sicrhau y cedwir at y dyddiadau hyn. Mae staff yr HMU wedi croesawu’r argymhellion ac mae eu gweithrediad eisoes wedi sicrhau gwelliannau, yn enwedig mewn perthynas â chofnodi gwybodaeth o fewn y system Rheoli Tai, Orchard sef system allweddol y gwasnaeth mewn perthynas â rheoli tai ac asedau.   

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd ar lafar a gwnaed y pwyntiau canlynol –

•           Gofynnodd y Pwyllgor am gadarnhad o ran a oedd gweithredu’r  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 2.

Cyflwyno diweddariad ar weithgareddau Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd, ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg yn rhoi diweddariad ar gynnydd o ran Archwilio Mewnol mewn perthynas â darpariaeth gwasanaeth, sicrwydd ac adolygiadau a gwblhawyd. 

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fel a ganlyn –

•           Bod y tri adroddiad Archwilio Mewnol a gwblhawyd yn ystod y cyfnod, yn ymwneud â gwaith ardystio grantiau (Grant Rhentu Doeth Cymru, Grant Gwelliannau Addysgol 2016/17 a’r Grant Amddifadedd Disgyblion 2016/17) a’u bod gyd wedi cynhyrchu graddfeydd Sicrwydd sylweddol.  

•           Bod un adolygiad dilynol mewn perthynas â threfniadau Diogelu Corfforaethol y Cyngor wedi ei gadarnhau yn ystod y cyfnod ac mae canlyniad hwnnw wedi’i grynhoi yn adran 5 yr adroddiad. Cynhelir adroddiad dilynol pellach yn ystod mis Hydref, 2017.

•           Bod cynnydd o ran darparu’r Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol ar gyfer 2017/18 yn cael ei nodi yn adran 6 yr adroddiad a’i fod yn dangos bod gwaith ar y gweill mewn 12 maes ar hyn o bryd. Bydd y Pennaeth Archwilio a Risg yn adolygu ac yn diwygio’r Cynllun Blynyddol yn ystod y flwyddyn er mwyn sicrhau bod yr ymdriniaeth yn parhau i fod yn berthnasol ac yn seiliedig ar risgiau. Hysbysir y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu o unrhyw newidiadau yn ystod pob cyfarfod.

Nododd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd; gofynnodd y Pwyllgor am gadarnhad o ran a oedd cynnydd mewn perthynas â Diogelu Corfforaethol yn cael ei ystyried i fod yn foddhaol o ystyried sensitifrwydd y maes ac o gofio y cynhaliwyd yr adolygiad cychwynnol yn ôl ym mis Medi, 2016 ac mai canlyniad hynny oedd barn sicrwydd Cyfyngedig. Nododd y Pwyllgor y byddai wedi disgwyl i’r adolygiad dilynol a oedd wedi’i gynllunio ar gyfer mis Hydref, 2017 gadarnhau bod yr argymhellion wedi eu cwblhau yn hytrach nag asesiad o gynnydd. Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg y byddai mwyafrif yr argymhellion wedi eu cwblhau erbyn Medi 2017; mae argymhelliad pellach wedi’i gynllunio i’w weithredu ym mis Rhagfyr, 2017 ac mae’n cynnwys ymchwilio i ateb TGCh er mwyn monitro cydymffurfiaeth â gwiriadau DBS - mae’r gwasnaeth mewn trafodaethau â Northgate er mwyn darparu cronfa ddata canolog o gofnodion DBS. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod yr holl system Gyflogres/AD a’r ffordd y caiff ei defnyddio yn cael eu hadolygu a bod hwn yn brosiect tymor hir. Mae angen i nifer o fodiwlau gael eu harchwilio ac mae’r rhain yn cynnwys Recriwtio a Hyfforddiant sy’n cynnwys cofnodi gwiriadau DBS. Mae’r argymhelliad y cyfeirir ato gan y Pennaeth Archwilio a Risg yn gysylltiedig â’r prosiect corfforaethol ar gyfer adolygu a gwella’r defnydd o’r system Cyflogres/AD ac mae’n egluro’r amserlen weithredu ar gyfer y tymor hwy.   

Holodd y Pwyllgor a oedd hi’n rhesymol cadw’r adolygiad archwilio Diogelu Corfforaethol yn agored oherwydd bod elfen ohono yn ffurfio rhan o brosiect ehangach. Roedd y Pwyllgor, tra’n cydnabod y gallai rhoi’r system gywir yn ei lle  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Derbyn diweddariad ar Raglen Waith Perfformiad Archwilio Allanol.

Cyflwynwyd er gwybodaeth i’r Pwyllgor ddiweddariad, gan Swyddfa Archwilio Cymru ar y gwaith presennol a’r gwaith sydd wedi’i gynllunio gan Swyddfa Archwilio Cymru sy’n cynnwys gwaith archwilio perfformiad ac archwiliadau ariannol yn ogystal â rhaglen yr Archwilydd Cyffredinol o archwiliadau gwerth am arian cenedlaethol.  Penderfynodd y Pwyllgor dderbyn a nodi’r wybodaeth fel y’i cyflwynwyd.

DIM CAMAU GWEITHREDU I DDILYN

Cyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu am 2016/17.

Cyflwynwyd adroddiad y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu, yn nodi gweithgaredd y Pwyllgor yn ystod blwyddyn 2016/17 y Cyngor ar gyfer ardystiad y Pwyllgor cyn iddo gael ei gyflwyno i’r Cyngor Llawn yn unol â Chylch Gorchwyl y Pwyllgor. 

Penderfynwyd cymeradwyo Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 2016/17 fel y’i cyflwynwyd. 

DIM CAMAU PELLACH I DDILYN

Cyflwyno adroddiad gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog 151.

Cyflwynwyd yr Adroddiad Rheoli Trysorlys Blynyddol ar Adolygu Gweithgareddau 2016/17 ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor a sgriwtini yn unol â rheoliadau Deddf Llywodraeth leol 2003 a Chynllun Dirprwyaeth Rheoli Trysorlys y Cyngor ar gyfer 2016/17.   

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog 151 bod rheoli trysorlys yn cynnwys rheoli llif arian y Cyngor a’i falansau a gwneud penderfyniadau am fuddsoddiadau a benthyca mewn ffordd sy’n cefnogi amcanion corfforaethol y Cyngor. Ymgymerir â gweithgareddau Rheoli Trysorlys yn unol â’r Strategaeth Rheoli Trysorlys a gymeradwyir gan y Cyngor Llawn cyn dechrau’r flwyddyn ariannol ac yna fe’i hadolygir ar ganol y flwyddyn ac ar y diwedd. Mae’r adroddiad yn nodi’n fanwl y gweithgareddau a’r canlyniadau yn ystod blwyddyn ariannol 2016/17 mewn perthynas â’r meysydd canlynol - 

•           Gweithgaredd Cyfalaf

•           Effaith gweithgaredd cyfalaf ar ddyled waelodol y Cyngor (y Gofyniad Cyllid Cyfalaf)

•           Y gwir ddangosyddion ariannol a thrysorlys sy’n diffinio’r ffiniau ar gyfer gweithgareddau rheoli trysorlys yn ystod y flwyddyn y caiff perfformiad ei asesu yn eu herbyn. Cytunir ar y rhain gan y Cyngor Llawn ar ddechrau’r flwyddyn ariannol.

•           Sefyllfa gyffredinol y trysorlys yn nodi’r modd y mae’r Cyngor wedi benthyca mewn perthynas â’r ddyled hon a’r effaith ar falansau buddsoddi.

•           Gweithgaredd dyled, a

•           Gweithgaredd buddsoddi 

Yn gyffredinol, roedd y flwyddyn yn eithaf sefydlog gyda’r gweithgaredd mwyaf sylweddol yn fenthyciad o £6.2 miliwn gan PWLB ar gyfer prosiect Ysgolion y 21ain Ganrif. Gwelwyd dychweliadau ar fuddsoddiadau yn disgyn i’r lefel isaf erioed o ganlyniad i doriad yn y gyfradd sylfaenol i 0.25%. Roedd gan y Cyngor falansau arian parod priodol bob amser er y golygodd y cyfraddau llog isel bod dychweliadau yn isel. Fodd bynnag, mae hyn yn gyson â’r Strategaeth Rheoli’r Trysorlys ar gyfer 2016/17 lle yr oedd yr amcanion allweddol yn rhai risg isel a sicrhau bod arian parod digonol ar gael i dalu credydwyr y Cyngor. Y negeseuon allweddol oedd bod y Cyngor yn parhau i flaenoriaethu diogelwch dros ddychweliadau o ran ei agwedd tuag at fuddsoddi a’i fod yn benthyca at ddibenion cyfalaf yn unig ac nad oedd y cyfyngiad benthyca statudol (y cyfyngiad awdurdodedig) yn cael ei dorri. Parhaodd y Cyngor i weithredu’r strategaeth fenthyca fewnol fel y gwnaed yn ystod pob un o’r chwe blynedd diwethaf. Ni chafodd unrhyw ddyledion eu hail-drefnu yn ystod y flwyddyn gan fod y gwahaniaeth cyfartaleddog o 1% rhwng graddfeydd benthyca’r PWLB a’r graddfeydd talu’n ôl yn gynnar yn gwneud hynny’n anymarferol. Cydymffurfiodd y Cyngor â’i holl ofynion deddfwriaethol a rheoliadol yn ystod 2016/17 a gwelwyd yr un amgylchiadau buddsoddi heriol yn ystod y flwyddyn hon â’r blynyddoedd blaenorol, sef dychweliadau isel ar fuddsoddiadau.  

Ystyriodd y Pwyllgor yr wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaed y pwyntiau canlynol – 

•           Holodd y Pwyllgor, o ganlyniad i’r dychweliadau isel ar fuddsoddiadau a’r tebygolrwydd y bydd y tuedd hwn yn parhau yn y dyfodol, a oedd yn ymarferol i  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg.

Cyflwynwyd Blaen Raglen Waith y Pwyllgor ar gyfer ei adolygu ac ar gyfer unrhyw sylwadau.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg y bydd y cynnydd yn erbyn Adfer Trychineb Busnes TGCh yn cael ei gyflwyno fel rhan o’r diweddariad Archwilio mewnol i gyfarfod mis Medi 2017 y Pwyllgor. 

Penderfynwyd derbyn y Blaen Raglen Waith fel y’i cyflwynwyd.

DIM CAMAU PELLACH I DDILYN