Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno ofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 21 Medi, 2017.

Yn codi –

Rheolwr Trawsnewid Busnes TGCh i adrodd ar sut yr ymdrinir â’r bygythiad o weithgareddau hacio maleisus.  

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 21 Medi, 2017 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Yn codi o’r cofnodion -

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar y cynnydd a wnaed, neu fel arall, o ran penderfynu a ddylid adnewyddu’r System Rheoli Gwybodaeth Tai Orchard

Rhoddwyd gwybod i’r Pwyllgor bod penderfyniad wedi'i wneud i ehangu’r system Orchard bresennol ac i weithio gyda'r cyflenwr i wneud gwell defnydd o'r modiwl Busnes.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a oedd y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol wedi ystyried adroddiad adolygu’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar y trefniadau Cludiant Ysgol yr oedd y Pwyllgor Archwilio wedi cyfeirio'r mater i’w sylw.

Rhoddwyd gwybod i’r Pwyllgor y rhaglennwyd i’r mater gael sylw gan y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol yn ei gyfarfod a gynhelir ar 31 Ionawr, 2018.

•           Yn unol â chais y Pwyllgor yn ei gyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Medi, 2017, adroddodd y Rheolwr Trawsnewid Busnes TGCh ar ddull y Cyngor o ymdrin â'r bygythiad o weithgareddau hacio maleisus a mathau eraill o droseddau seiber.

Adroddodd y Rheolwr Trawsnewid Busnes TGCh fod nifer y bygythiadau seiber yn cynyddu fel y tystiwyd mewn nifer o adroddiadau i'r wasg. Mae ymosodiadau seiber eleni wedi cyrraedd lefelau na welwyd mo’u tebyg o'r blaen ac mae’n debygol y bydd mwy eto  y flwyddyn nesaf. Gall ymosodiadau gael eu gwneud gan hacwyr sy’n gweithredu ar ran gwladwriaethau neu gan unigolion; gallant fod yn rhai lefel isel iawn lle mae'r tebygolrwydd o lwyddo yn erbyn sefydliad fel awdurdod lleol yn fach iawn neu gallant fod yn rhai soffistigedig. Rhaid i'r Cyngor sicrhau bod ei Dechnoleg Gwybodaeth wedi'i diogelu'n ddigonol yn erbyn yr ystod cyfan o ymosodiadau. Un bygythiad sy'n dod i'r amlwg yw Ransomware a gyflwynir fel arfer trwy e-bost a dolennau cysylltiedig. Yng ngoleuni'r fath fygythiad, mae hyfforddiant i godi ymwybyddiaeth defnyddwyr yn hollbwysig i bawb sy'n defnyddio'r technolegau o fewn y Cyngor er mwyn sicrhau eu bod yn parhau i fod yn wyliadwrus o negeseuon e-bost a chynnwys atodiadau a’r hyn y maent yn gofyn amdano. Er enghraifft, mae ymosodiadau gwe-rwydo yn ceisio cymell unigolion i ddatgelu gwybodaeth sensitif tra bo ymosodiad gwe-forfilo yn cael ei dargedu tuag at uwch swyddogion. Mae'r Cyngor yn tanysgrifio i gyrff a sefydliadau cenedlaethol i dderbyn rhybuddion a diweddariadau mewn perthynas â diogelwch seiber ac mae'n aelod o Cymru Warp ac yn mynychu ei gyfarfodydd, sef cymuned genedlaethol o swyddogion diogelwch TG sy'n rhannu a chyfnewid gwybodaeth a phrofiadau. Yn ychwanegol, bydd yr holl staff yn cael hyfforddiant ar ddiogelwch seiber a diogelu data trwy'r porth e-ddysgu. Mae'r gwasanaeth TGCh hefyd yn edrych ar gryfhau capasiti i gymryd ymagwedd ragweithiol at fonitro diogelwch TGCh. Gobeithir y bydd y darlun a gyflwynir yn helpu'r Pwyllgor i gael gwell dealltwriaeth o'r peryglon y mae'r Cyngor yn eu hwynebu a hefyd yn sicrhau bod ganddo amrywiaeth o  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 2.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr  Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn rhoi’r  wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a wnaed gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaethau, adolygiadau a gwblhawyd, camau dilynol a gymerwyd a’r camau yr oedd angen i reolwyr eu rhoi ar waith.

Crynhodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 y prif bwyntiau fel a ganlyn -

•           Y cwblhawyd 3 adroddiad adolygu archwilio mewnol yn y cyfnod fel y nodwyd ym mharagraff 3.2 yr adroddiad. Arweiniodd dau o'r adroddiadau – sef ar y Gwasanaethau Trwyddedu a’r Dreth Gyngor a Threthi Annomestig – at farn Sicrwydd Sylweddol a Sicrwydd Rhesymol yn y drefn honno. Arweiniodd y trydydd adroddiad ar yr Adolygiad Archwilio Mewnol mewn perthynas â Mân-Ddyledwyr at farn Sicrwydd Cyfyngedig ac yn unol â’r arfer y cytunwyd arni, darparwyd copi o'r adroddiad llawn ar gyfer y Pwyllgor ar wahân i'r rhaglen.

•           Cynhaliwyd ail adolygiad dilyn-i-fyny o Ffioedd Rheoliadau Adeiladu – Cyfundrefnau Arolygu a Gorfodi. Er gwaethaf y farn Sicrwydd Rhesymol a ddyfarnwyd yn yr adroddiad, sef barn na fyddai fel arfer yn golygu cynnal adolygiad dilyn-i-fyny ffurfiol, ni wnaed unrhyw gynnydd o ran gweithredu'r camau rheoli a nodwyd yn yr ymweliad dilyn-i-fyny cyntaf. Cadarnhaodd yr ail adolygiad dilyn-i-fyny bod y camau gweithredu wedi'u cymryd yn rhannol mewn perthynas â’r pedair risg a godwyd, a hynny er mwyn mynd i'r afael â'r holl risgiau. Roedd y graddfeydd blaenoriaeth wedi cael eu hailasesu i gymryd i ystyriaeth y camau a weithredwyd hyd yma. Mae'r Tîm Rheoli Adeiladu wedi dangos cynnydd da o ran gweithredu'r camau y cytunwyd arnynt i fynd i'r afael â'r risgiau a nodwyd ac mae'r raddfa yn parhau i fod yn un o Sicrwydd Rhesymol ar gyfer y trefniadau llywodraethu, rheoli risg a / neu reolaeth fewnol.

•           Bod y graff yn adran 5.3 yr adroddiad yn dangos bod y Cyngor wedi gwella ei berfformiad yn raddol o ran gweithredu argymhellion y Gwasanaeth Archwilio Mewnol dros y 12 mis diwethaf, er gwaethaf dirywiad bach yn y perfformiad dros y mis diwethaf.

•           Hyd yma, roedd 41% o'r Cynllun Gweithredu Archwilio Mewnol wedi'i gwblhau ac roedd 31% o’r gwaith yn mynd rhagddo ar hyn o bryd. Oherwydd llithriad sylweddol o waith o 2016/17, ymddeoliad yr Uwch Swyddog Twyll ac absenoldeb hirdymor Uwch Archwiliwr, mae'r adnoddau sydd ar gael i gwblhau'r Cynllun Gweithredu ar gyfer 2017/18 wedi gostwng. O ganlyniad, mae'r Pennaeth Archwilio a Risg wedi cynnal asesiad risg gyda'r Penaethiaid Gwasanaeth a'r Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151. Mae adolygiadau archwilio wedi'u blaenoriaethu i sicrhau bod yr adnoddau'n cael eu targedu i'r meysydd risg uchaf.

•           O bryd i'w gilydd, dylai'r Pwyllgor adolygu ei gylch gorchwyl ar gyfer priodoldeb. Yn unol â Blaenraglen Waith y Pwyllgor, roedd y cylch gorchwyl am gael ei ystyried yng nghyfarfod mis Medi y Pwyllgor. Penderfynwyd gohirio'r adolygiad tan gyfarfod mis Rhagfyr ar ôl cyhoeddi'r canllawiau CIPFA newydd a ddisgwylir ym mis Tachwedd, 2017. Fodd bynnag, mae CIPFA wedi cadarnhau y bydd yn awr yn  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno’r Llythyr Archwilio Blynyddol ynghyd â’r Llythyr Cwblhau’r Archwiliad am 2016/17.

Cyflwynwyd y Llythyr Archwilio Blynyddol ar gyfer 2016/17 ynghyd â chadarnhad o gwblhau archwiliad blynyddol cyfrifon 2016/17 i’r Pwyllgor er gwybodaeth.  

Roedd y Llythyr Archwilio yn cadarnhau’r canlynol –

•           Bod y Cyngor yn cydymffurfio â’i gyfrifoldebau mewn perthynas ag adrodd ariannol a’r defnydd o adnoddau

•           Bod yr Archwilydd Cyffredinol yn fodlon bod gan y Cyngor drefniadau priodol yn eu lle er mwyn sicrhau economi, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn ei ddefnydd o adnoddau

•           Bod yr Archwilydd Cyffredinol wedi rhoi tystysgrif yn cadarnhau bod y gwaith o archwilio’r cyfrifon wedi dod i ben ar 29 Medi, 2017.

•           Hyd yma, nad yw gwaith archwilio allanol ar yr ardystiad o hawliadau grant a dychweliadau wedi adnabod materion sylweddol a fyddai’n effeithio ar gyfrifon 2017/18 ar gyfer systemau ariannol allweddol.   

Penderfynwyd derbyn a nodi dogfennaeth yr archwilwyr allanol.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW WEITHREDOEDD YCHWANEGOL

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog 151.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried - adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151, yn cynnwys adolygiad o’r sefyllfa Rheoli Trysorlys ar ganol blwyddyn 2017/18. 

Adroddodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 ar y prif bwyntiau fel a ganlyn:

•           Bod y Datganiad Strategaeth Rheoli Trysorlys (TMSS) ar gyfer 2017/18 wedi ei gymeradwyo gan y Cyngor ar 28 Chwefror 2017. Nid oes unrhyw newidiadau polisi i’r TMSS; mae’r manylion a ddarperir yn yr adroddiad adolygu canol blwyddyn yn rhoi diweddariad am y sefyllfa yng ngoleuni’r sefyllfa economaidd a ddiweddarwyd a’r newidiadau i’r gyllideb a gymeradwywyd eisoes.  

•           Mae’r tabl yn 5.2 o’r adroddiad yn dangos yr amcangyfrif ar gyfer gwariant cyfalaf o gymharu â’r gyllideb gyfalaf. Mae’r amcangyfrif presennol ar gyfer gwariant cyfalaf ar ei hôl hi o gymharu â’r amcangyfrif gwreiddiol yn bennaf oherwydd yr oedi gyda’r ffyrdd newydd at Wylfa tan y flwyddyn ariannol nesaf a bod Isadeiledd Strategol Caergybi yn dal i ddisgwyl arian WEFO. Fodd bynnag, nid oes unrhyw newidiadau sylweddol i’r adroddiad cyfalaf i’w hadrodd arnynt ar hyn o bryd.

•           Mae’r tabl yn 5.4.2.1 o’r adroddiad yn dangos y Gofyniad Ariannu Cyfalaf (GAC) sef yr angen sylfaenol i fenthyca yn allanol er mwyn ariannu gwariant cyfalaf. Mae’r Cyngor ar hyn o bryd ychydig ar ei hôl hi o gymharu â’r rhagolygon gwreiddiol ar gyfer y GAC o ganlyniad i’r rhagolygon o danwariant yn y rhaglen ysgolion y 21ain Ganrif gan olygu y bydd llai o fenthyca yn ystod 2017/18. Mae’r tabl hefyd yn dangos y sefyllfa o ran y ddyled ddisgwyliedig (neu derfyn gweithredol) ar gyfer y cyfnod. Ar hyn o bryd, mae’r Cyngor tua £47 miliwn o fewn y terfyn.   

•           Mae Adran 6 yr adroddiad yn amlinellu’r sefyllfa mewn perthynas â portffolio buddsoddi’r Cyngor ar gyfer 2017/2018. Darperir rhestr lawn o fuddsoddiadau fel ar 30 Medi, 2017 yn Atodiad A i’r adroddiad. Ni chafodd y cyfyngiadau sydd wedi eu cymeradwyo o fewn y Strategaeth Buddsoddi Blynyddol eu torri yn ystod y chwe mis cyntaf o 2017/18.

•           Mae’r GAC arfaethedig ar gyfer 2017/18 yn £138.1 miliwn. Mae’r Cyngor wedi rhagamcanu benthyca diwedd blwyddyn o £118m a bydd wedi defnyddio £20.1 miliwn o gyllid llif arian yn lle benthyca. Mae hon yn agwedd ddarbodus a chost effeithiol yn yr hinsawdd economaidd bresennol ond bydd angen monitro parhaus petai’r risg o ran yr elw o’r giltiau’n parhau. Er na chafodd unrhyw arian ei fenthyca yn ystod hanner cyntaf y flwyddyn ariannol, rhagwelir y bydd angen benthyca yn ystod ail hanner y flwyddyn. Mae Paragraff 7.3 yn nodi manylion dau fenthyciad tymor hir gyda’r PWLB a aeddfedodd yn ystod chwe mis cyntaf y flwyddyn ariannol.     

•           Nid oes unrhyw ailbennu dyledion wedi digwydd yn ystod y flwyddyn ariannol bresennol.

•           Mae paragraff 9 o’r adroddiad yn amlinellu’r gweithgaredd ers diwedd Chwarter 2, yn bennaf y trefniadau a wnaed mewn perthynas â benthyca £5 miliwn gan Tyne and Wear Pension Fund South Shields.  

•           Mae Adran 11 o’r adroddiad yn darparu diweddariad ar  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog 151 a oedd yn cynnwys y Polisi a’r Canllawiau Rheoli Risg er ystyriaeth y Pwyllgor.  

Adroddodd y Rheolwr Yswiriant a Risg ar ganlyniad yr adolygiad o’r Strategaeth a Fframwaith Rheoli Risg a gafodd ei gynnal gan y Pennaeth Archwilio a Risg a’r Rheolwr Risg ac Yswiriant ar y cyd â’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth a’r Penaethiaid Gwasanaeth yn ystod Chwarter 2. Tynnodd yr adolygiad sylw at feysydd lle gellir gwneud gwelliannau, yn bennaf mewn perthynas â mewnosod prosesau rheoli risg o fewn arferion gwaith y Cyngor er mwyn sicrhau ei fod yn dod yn rhan annatod o’r drefn o wneud penderfyniadau hysbys yn hytrach na’n ymarfer ticio blwch yn unig, yn ogystal â’r camau sy’n cael eu cymryd eisoes neu sydd eisoes wedi eu gweithredu, er mwyn sicrhau bod y gwelliannau’n digwydd bob amser. Fe wnaeth yr adolygiad hefyd ddarganfod nad yw Aelodau Etholedig a Swyddogion bob amser yn gwbl ymwybodol o’r risgiau perthnasol wrth wneud penderfyniadau. Nid yw Aelodau etholedig ychwaith wedi cael cynnig hyfforddiant rheoli risg er bod rheolwyr canol wedi derbyn yr hyfforddiant   

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaed y pwyntiau canlynol –

•           Nododd y Pwyllgor, yn dilyn ystyried y Canllawiau Rheoli Risg, bod y ddogfen yn nodi agwedd tuag at risg sy’n ymddangos yn un feichus o ran cymhlethdod a lefel o fanylder. O ganlyniad, nid yw’n ddeniadol i Reolwyr a gallai atgyfnerthu’r syniad o reolaeth risg fel ymarfer tic yn y blwch yn hytrach na fel ymarfer i gael ei weithredu mewn ffordd ystyrlon o safbwynt gweithgareddau dydd i ddydd ac wrth wneud penderfyniadau. Dywedodd y Rheolwr Yswiriant a Risg bod y canllawiau wedi cael eu rhoi at ei gilydd gyda chymorth ymgynghorydd allanol a’u bod wedi cael eu creu ar lefel y cytunwyd yr oedd y Rheolwyr ei hangen ar y pryd; mae fersiwn fwy cryno ar gael ar wefan y Cyngor.  

•           Yn dilyn y llifogydd diweddar, gofynnodd y Pwyllgor am gadarnhad o’r broses ar gyfer adolygu’r risg petai’r un peth n digwydd eto neu os yw llifogydd yn digwydd eto, y camau y bwriedir eu cymryd er mwyn lleihau’r effaith ar y Cyngor. Cadarnhaodd y Prif Weithredwr bod y Cyngor wedi dechrau ar y broses gwersi a ddysgwyd yn dilyn y llifogydd; dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151mewn perthynas ag adeilad y Cyngor yn benodol, y bydd yr adolygiad o’r hyn sy’n digwydd yn cynhyrchu log gwersi a ddysgwyd a fydd yn ei dro yn bwydo i mewn i’r gofrestr risg berthnasol. 

•           Gofynnodd y Pwyllgor am gadarnhad ynghylch pryd yn y broses gwneud penderfyniadau y daw’r broses Rheoli Risg i rym h.y. a oes risg mewn unrhyw fodd i’r Cyngor o ganlyniad i benderfyniadau a allai fod yn cael eu gwneud ar lefel is. Dywedodd y Rheolwr Yswiriant a Risg bod risgiau’n cael eu hasesu yn unol  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd Blaen Raglen Waith y Pwyllgor hyd at Medi 2018 i’r Pwyllgor ar gyfer ei hadolygu a’i ystyried.

Mewn perthynas â Chynllun Gwella’r Gwasanaethau Plant, cadarnhaodd y Cynghorydd Richard Griffiths, cynrychiolydd y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol ar y Panel Gwella Gwasanaethau Plant bod adroddiadau rheolaidd ar gynnydd yn cael eu gwneud i’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a bod y cynnydd yn rhedeg i’r amserlen ar hyn o bryd.

Penderfynwyd derbyn y Rhaglen Waith fel y’i cyflwynwyd.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL.