Rhaglen a chofnodion

Mae nifer o gyfarfodydd y cyngor yn cael eu ffrydio'n fyw.

Bydd yr holl gyfarfodydd yn cael eu huwchlwytho ar ein gwefan gweddarlledu yn dilyn y cyfarfod.

Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 1, Swyddfeydd y Cyngor, Llangefni. Gwelwch cyfarwyddiadau

Cyswllt: Ann Holmes 

Eitemau
Rhif. Eitem

1.

Datganiad o Ddiddordeb

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Cofnodion:

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

2.

Cofnodion y Cyfarfodydd Blaenorol pdf eicon PDF 188 KB

Cyflwyno cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol:

 

·         24 Ebrill, 2018

·         15 Mai, 2018 (ethol Cadeirydd ac Is-Gadeirydd)

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar y dyddiadau a nodir isod a chadarnhawyd eu bod yn gywir -

 

           24 Ebrill, 2018

 

Yn codi - Gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad ar y sefyllfa mewn perthynas â’r adolygiad o gylch gorchwyl y Pwyllgor, sef tasg sydd wedi cael ei gohirio dros nifer o gyfarfodydd oherwydd yr oedi gyda chyhoeddi canllawiau newydd CIPFA.

 

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg y bwriadwyd y byddai'r adolygiad yn digwydd yn y cyfarfod o’r Pwyllgor ym mis Gorffennaf; fodd bynnag oherwydd bod y cyfarfodydd o’r Pwyllgor mor agos at ei gilydd ym Mehefin a Gorffennaf, mae'n annhebygol y gellir cwrdd â'r amserlen ar gyfer cyfarfod mis Gorffennaf. Mae’r adolygiad yn awr wedi ei raglennu ar gyfer y cyfarfod o’r Pwyllgor a gynhelir ym mis Medi. Dywedodd y Swyddog fod y ddau Aelod Lleyg ar y Pwyllgor wedi nodi eu bod yn hapus i edrych ar y drafft cyntaf o'r cylch gorchwyl diwygiedig a bwriedir anfon y ddogfennaeth atynt yn yr wythnosau nesaf.

 

           15 Mai, 2018 (ethol Cadeirydd / Is-Gadeirydd)

3.

Drafft o'r Datganiad o'r Cyfrifon 2017/18 a Drafft o'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol pdf eicon PDF 6 MB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151.

 

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 yn cynnwys y drafft o’r Datganiad Cyfrifon cyn ei archwilio ar gyfer blwyddyn ariannol 2017/18 ynghyd â'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft ar gyfer 2017/18 ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor.

 

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod gan y Cyngor ddyletswydd statudol i gymeradwyo a chyhoeddi Datganiad Cyfrifon ar gyfer pob blwyddyn ariannol. Cyn y gall Archwiliad Allanol ddechrau, mae'n rhaid i'r Swyddog Adran 151 lofnodi’r Datganiad o Gyfrifoldebau ar gyfer y Datganiad Cyfrifon cyn y dyddiad cau statudol, sef 30 Mehefin bob blwyddyn. Cwblhawyd y Datganiad Cyfrifon ar gyfer 2017/18 mewn hen ddigon o amser cyn y dyddiad hwn fel paratoad ar gyfer cau’r cyfrifon yn gynharach yn 2018/19 pan fydd raid cwblhau’r cyfrifon drafft erbyn 15 Mehefin, 2019. O 2020/21 ymlaen, bydd y dyddiad cau cyfreithiol ar gyfer cwblhau a llofnodi'r Cyfrifon drafft yn cael ei ddwyn ymlaen eto i 31 Mai. Dywedodd y Swyddog nad yw strwythur a chynnwys y cyfrifon wedi newid yn sylweddol gyda'r adroddiad naratif rhagarweiniol, sy'n rhan allweddol o'r cyfrifon, ac sy’n darparu canllaw i'r materion mwyaf arwyddocaol yr adroddir arnynt yn y cyfrifon mewn ffordd hawdd ei deall ynghyd â gwybodaeth gyd-destunol am Gyngor Sir Ynys Môn. Mae ffurf y Datganiad wedi'i ragnodi gan reoliadau ac arferion cyfrifyddu ac mae'n cynnwys y Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr, y Dadansoddiad o Wariant ac Incwm; y Datganiad ar Symudiadau yn y Cronfeydd Wrth Gefn, y Fantolen, y Datganiad Llif Arian a'r Nodiadau i'r Cyfrifon sy'n ymhelaethu mewn modd esboniadol ar y ffigurau yn y prif gyfrifon. Yn ogystal, ceir y Cyfrif Refeniw Tai a'r nodiadau cysylltiedig a'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2017/18.

 

Dygodd y Swyddog sylw at y canlynol fel y prif bwyntiau y dylid eu hystyried yn y Datganiad Cyfrifon ar gyfer 2017/ 8:

 

           Er bod y Datganiad o Gyfrifon yn fod i roddi gwybodaeth glir i etholwyr, trethdalwyr lleol, aelodau'r Cyngor, gweithwyr a phartïon eraill sydd â diddordeb yng nghyllid y Cyngor, mae'n ddogfen gymhleth a thechnegol sydd wedi'i gosod allan yn unol â'r Cod Ymarfer ar Gyfrifyddu Awdurdodau Lleol – mae cydymffurfio â gofynion y Cod wrth baratoi'r cyfrifon yn un o'r ffactorau y mae'r Archwilydd Allanol yn eu hasesu wrth gynnal archwiliad o'r cyfrifon.

           Bod paragraff 3.4 yr adroddiad naratif yn rhoi crynodeb o berfformiad ariannol y Cyngor am y flwyddyn ariannol a ddaeth i ben ar 31 Mawrth, 2018, gan gynnwys ei wariant refeniw a chyfalaf. Yn 2017/18, dywedodd y Cyngor fod gorwariant o £ 1.78m yn erbyn gweithgaredd a gynlluniwyd o £ 126.2m (cyllideb net) a chyflawnodd £ 1.704m o arbedion. Mae'r tabl ym mharagraff 3.4.1 yn adlewyrchu'r gyllideb derfynol ar gyfer 2017/18 a'r gwir incwm a gwariant yn ôl gwasanaeth. Roedd tanwariant ar y Gyllideb Gyfalaf yn ystod y flwyddyn gyda chyfanswm y gwariant yn £ 29.355m yn erbyn Cyllideb Gyfalaf o £ 52.672m. Gwnaed cynnydd cyson gyda’r Rhaglen Gyfalaf yn ystod y flwyddyn a bu modd cyflawni 55.73% ohoni. Disgwylir y  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

4.

Adroddiad Diweddariad Archwilio Mewnol pdf eicon PDF 1 MB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

 

(Mae adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) ynglyn â’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (“GDPR”) wedi’i atodi i’r uchod)

Cofnodion:

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor - adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn nodi'r cynnydd a wnaed (fel ar 8 Mehefin, 2018) mewn perthynas â'r adroddiadau Archwilio Mewnol (AM) a gyhoeddwyd ers cyfarfod blaenorol y Pwyllgor ym mis Ebrill, 2018. Roedd yr adroddiad yn cynnwys y wybodaeth ddiweddaraf am yr adroddiadau AM a gyhoeddwyd ers 26 Ebrill, 2018; canlyniad adroddiadau dilyn-i-fyny AM blaenorol; gweithredu camau Rheoli; cynnydd o ran cyflawni Cynlluniau Blynyddol AM ar gyfer 2017/18 a 2018/19 yn ogystal â'r llinell amser ar gyfer adolygu cylch gorchwyl y Pwyllgor.

 

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg ar y prif faterion fel a ganlyn -

 

           Bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi cwblhau tri adroddiad yn ystod y cyfnod y cyfeiriwyd ato; roedd y rhain mewn perthynas â Recriwtio a Chadw Gofalwyr Maeth a arweiniodd at farn Sicrwydd Rhesymol, yr un modd â’r adroddiad adolygu ar Iechyd a Diogelwch Corfforaethol. Arweiniodd y trydydd adroddiad a oedd yn ymwneud â Pharatoadau’r Cyngor ar gyfer y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data at farn Sicrwydd Cyfyngedig a chodwyd 6 o risgiau / materion mawr, 1 risg gymedrol ac 1 risg fechan.

           Ni chynhaliwyd unrhyw adolygiadau dilyn-i-fyny yn ystod y cyfnod adrodd, er bod chwech wedi'u trefnu dros y chwe mis nesaf.

           Bod y Cyngor, dros y 17 mis diwethaf, wedi gwella ei berfformiad yn gyson wrth weithredu argymhellion AM a / neu fynd i'r afael â risgiau a godwyd gan AM fel y dangosir yn y tabl ym mharagraff 22 yr adroddiad. Ar 8 Mehefin, 2018, roedd 90% o faterion Uchel / Coch / Ambr wedi cael sylw, 92% o faterion Canolig / Melyn a 91% o faterion Isel / Gwyrdd.

           Oherwydd y llithriad sylweddol o waith o 2016/17 a cholli staff oherwydd ymddeoliad,    absenoldeb  salwch ac ymddiswyddiad, roedd yr adnoddau a oedd ar gael i gwblhau'r Cynllun Gweithredol ar gyfer 2017/18 wedi lleihau'n sylweddol a diwygiwyd y Cynllun yn unol â hynny. Cyflawnwyd y Cynllun diwygiedig a rhoddwyd rhai archwiliadau ymlaen gan ddibynnu ar eu blaenoriaeth. Er bod cynnydd o ran darparu'r Cynllun Gweithredu ar gyfer 2018/19 (ynghlwm yn Atodiad A yr adroddiad) wedi bod yn araf o ganlyniad i ddwy swydd wag ac absenoldeb salwch hirdymor, mae'r Gwasanaeth wedi cwblhau un Gwiriad Cyfrif Terfynol ac wedi cychwyn gwaith mewn pedwar maes arall yn ogystal â bod yn rhan o dri ymchwiliad sy’n mynd rhagddynt. Mae'r Cynllun Gweithredu wedi cael ei ddiwygio yn unol â'r adolygiad o'r Gofrestr Risg Gorfforaethol a gymeradwywyd gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth ar 12 Chwefror, 2018.

           Bod yr adnoddau sydd ar gael i gyflawni'r cynllun presennol wedi lleihau'n sylweddol oherwydd y swyddi gwag a'r absenoldeb. Mae hyn wedi'i reoli trwy leihau'r ddarpariaeth lle bo modd a thrwy ddefnyddio arian wrth gefn. Fodd bynnag, mae diffyg o 50 diwrnod o hyd ac mae'n annhebygol y bydd y Gwasanaeth yn cyflawni darpariaeth 100% mewn perthynas â’r Risgiau Coch ac Ambr Gweddilliol yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol. Felly, bydd y Cynllun yn cael ei flaenoriaethu ymhellach i sicrhau  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

5.

Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2017/18 pdf eicon PDF 967 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd Adroddiad Blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2017/18 er sylw’r Pwyllgor. Mae'r adroddiad yn darparu dadansoddiad o berfformiad y Gwasanaeth AM am y cyfnod o 1 Ebrill, 2017 hyd 31 Mawrth, 2018 ac roedd yn cynnwys barn flynyddol y Prif Swyddog Archwilio (h.y. y Pennaeth Archwilio a Risg) ar ddigonolrwydd prosesau rheoli risg, rheolaeth a llywodraethu'r Cyngor ar gyfer y cyfnod dan sylw.

 

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg, yn seiliedig a waith a gweithgareddau’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod 2017/18 fel y'u dogfennwyd yn Atodiad A, ei bod yn gallau cadarnhau bod gan Gyngor Sir Ynys Môn, am y 12 mis a ddaeth i ben ar 31 Mawrth, 2018, fframwaith digonol ac effeithiol ar gyfer rheoli risg, llywodraethu a rheolaeth fewnol. Er nad oedd hi'n ystyried bod unrhyw feysydd o bryder corfforaethol sylweddol, mae angen gwella rhai meysydd neu gyflwyno rheolaeth fewnol er mwyn sicrhau bod amcanion yn cael eu cyflawni a bydd y rhain yn cael eu monitro. Nid oedd unrhyw amodau i’r farn hon.

 

O safbwynt perfformiad, dywedodd y Swyddog fod cymharu perfformiad y Gwasanaeth yn erbyn y targed a'i feincnodi gyda Phrif Grŵp Archwilwyr Cymru (Atodiad D) yn dangos ei fod yn y chwartel uchaf mewn pum maes ac yn y meysydd hynny nad yw ei berfformiad cystal, e.e. o safbwynt cost, gellir priodoli hynny i’r ffaith bod Ynys Môn yn awdurdod llai. Hefyd, tynnodd y Swyddog sylw at y ffaith bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn rhoi pwyslais ar hyfforddiant a datblygiad ac wedi buddsoddi'n sylweddol i sicrhau bod aelodau'r tîm yn parhau â'u datblygiad proffesiynol ac yn cadw i fynyd â’r risgiau a'r datblygiadau sy'n esblygu yn y sector.

 

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a ddarparwyd. O safbwynt perfformiad, nododd y Pwyllgor fod perfformiad gwirioneddol y Gwasanaeth yn 29 yn erbyn targed o 44 (o gymharu â chyfartaledd WCAG o 69). Nododd y Pwyllgor hefyd mai’r farn yw nad oes unrhyw feysydd o bryder corfforaethol sylweddol, er gwaethaf y ffaith y dygwyd sylw at nifer o feysydd lle'r oedd y lefel sicrwydd yn gyfyngedig a lle'r oedd cynnydd yn araf neu oddi ar y trywydd yn ystod y flwyddyn.

 

Mewn perthynas â pherfformiad y Gwasanaeth, dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg ei bod, ar ôl edrych i mewn i’r sail ar gyfer cyfartaledd WCAG, wedi canfod bod rhai cynghorau'n diffinio archwiliad yn wahanol ac yn cynnwys gwirio gwybodaeth fel archwiliad, a dyna pam mae cyfartaledd WCAG yn uwch ar 61. Wedi'i feincnodi gyda'r chwe awdurdod yng Ngogledd Cymru, mae perfformiad gwasanaeth Archwilio Mewnol Ynys Môn yn cymharu'n dda. O ran nad oedd unrhyw feysydd o bryder corfforaethol, dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg mai dim ond 4 risg goch sydd bellach yn parhau i fod angen sylw ac wedi pwyso a mesur yr holl waith a wnaed, gallai gadarnhau ei bod hi  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

6.

Archwilio Allanol: Parodrwydd ar gyfer Wylfa Newydd a'i Heffaith ar Gapasiti Corfforaethol pdf eicon PDF 204 KB

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad yr Archwiliwr Allanol ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor.

 

Dywedodd Mr Huw Lloyd Jones, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) fod Swyddogion Llywodraeth Cymru wedi trafod gyda'r Cyngor y posibilrwydd y gallai Llywodraeth Cymru ddarparu cymorth ychwanegol o ystyried graddfa a chymhlethdod prosiect Wylfa Newydd. Yn dilyn trafodaeth gyda’r Cyngor a Llywodraeth Cymru, penderfynwyd y byddai SAC yn cynnal adolygiad a fyddai’n canolbwyntio ar allu'r Cyngor i gyflawni ei amcanion strategol, tra'n rheoli a lliniaru'r risgiau sy'n gysylltiedig â phrosiect Wylfa Newydd. Edrychodd yr adolygiad ar allu a pharodrwydd y Cyngor i gefnogi cyflawni prosiect Wylfa Newydd yng nghyd-destun y Rhaglen Ynys Ynni ac amcanion strategol ehangach y Cyngor. Rhoddwyd ystyriaeth i a yw'r Cyngor yn meddu ar y cynlluniau a'r capsiti i wneud y gorau o'r cyfleoedd a lliniaru'r risgiau sy'n gysylltiedig â Wylfa Newydd heb beryglu ei allu i gyflawni ei holl flaenoriaethau a gwasanaethau.

 

Dywedodd y Swyddog fod yr adolygiad wedi canfod bod y Cyngor wedi gwneud cynnydd da fel yr awdurdod sy’n lletya prosiect Wylfa Newydd heb i hynny amharu ar gyflawni blaenoriaethau eraill ond bod cyfnod heriol o’n blaenau sy’n golygu y bydd cydweithrediad agos ymhlith partneriaid y sector cyhoeddus yn hanfodol. Mae'r adroddiad yn gwneud tri chynnig ar gyfer gwella. Mae'r rhain yn ymwneud â'r angen i'r Cyngor fonitro capasiti yn barhaus wrth i brosiect Wylfa Newydd fynd yn ei flaen; yr angen i'r Cyngor weithio gydag ymgynghoreion eraill y sector cyhoeddus i gydlynu'r asesiad o risgiau sy'n gysylltiedig â'r prosiect a rhannu gwybodaeth er mwyn sicrhau dealltwriaeth gyffredin o'r risgiau a sut y gellir eu lliniaru; a'r angen i'r Cyngor weithio gyda phartneriaid yn y sector cyhoeddus i nodi cyfrifoldebau arweiniol ar gyfer datblygu'r gadwyn gyflenwi a chynyddu cyfleoedd hyfforddi ar draws rhanbarth Gogledd Cymru.

 

Nododd y Pwyllgor fod nifer o gerrig milltir i'w cyrraedd cyn i'r prosiect ddwyn ffrwyth a bod yr elfen hon o ansicrwydd yn risg, yn enwedig o ran y buddsoddiad ariannol sydd ei angen wrth baratoi ar ei gyfer.

 

Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Partneriaethau, Cymunedau a Gwella Gwasanaethau) ei bod hi'n croesawu'r adroddiad, yn enwedig y canfyddiad nad yw paratoi ar gyfer prosiect Wylfa Newydd wedi effeithio ar allu’r Cyngor i gyflawni ei ymrwymiadau craidd. Mae'r Cyngor yn sylweddoli'n llawn y gwaith sy'n gysylltiedig â pharatoi ar gyfer Wylfa Newydd ac mae tîm penodol wedi cael ei sefydlu a strwythurau priodol wedi cael eu rhoi yn eu lle i ddelio â’r prosiect hwn a chyda phrosiect y Grid Cenedlaethol. Mae Tîm Cymru, sy'n cynnwys cynrychiolwyr o'r holl bartneriaid allweddol, hefyd wedi cael ei sefydlu a chafodd ei gyfarfod cyntaf yn ddiweddar. Yn ogystal, mae'r Cyngor wedi bod yn cydgysylltu a chydweithio â sefydliadau partner ar brosiect Wylfa Newydd ers amser maith ac wedi bod yn darparu cefnogaeth wrth ymateb i ddogfennaeth Horizon, gan gynnwys rhannu gwybodaeth a thempledi o ddogfennau allweddol. Dywedodd y Swyddog fod y  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

7.

Blaen Raglen Waith pdf eicon PDF 338 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn ymgorffori Rhaglen Waith y Pwyllgor hyd at Ebrill, 2020 er sylw ac ystyriaeth y Pwyllgor.

 

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg y bydd Rhaglen Waith y Pwyllgor yn debygol o newid ac ehangu yn dilyn yr adolygiad o'i gylch gorchwyl.

 

Penderfynwyd derbyn a nodi'r Flaen Raglen Waith heb ei diwygio

 

CAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL: Dim