Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatagniad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 24 Gorffennaf, 2018.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar y 24ain o Orffennaf, 2018, a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Diolchodd y Cadeirydd i Mr Dilwyn Evans am gadeirio cyfarfod y Pwyllgor uchod yn ei absenoldeb ef a’r Is-gadeirydd.

Cyflwyno Adroddiad Blynyddol yr UBRG am 2017/18.

Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth (SIRO) oedd yn rhoi dadansoddiad o'r materion llywodraethu gwybodaeth allweddol am y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2017 a 31 Mawrth 2018, i’r Pwyllgor ei ystyried. Hefyd, rhoes yr adroddiad y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd y Cyngor gyda'i Gynllun Gweithredu GDPR, yn cwmpasu'r cyfnod rhwng 25 Mai 2018 a 31 Gorffennaf 2018.

Mae'r adroddiad hwn yn rhoi trosolwg o gydymffurfiaeth y Cyngor â gofynion cyfreithiol wrth ymdrin â gwybodaeth gorfforaethol, gan gynnwys cydymffurfio â Deddf Diogelu Data 1998; Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000; Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 (Goruchwylio) a’r codau ymarfer perthnasol. Mae'r adroddiad hefyd yn cynnwys sicrwydd o welliant parhaus wrth reoli risgiau i wybodaeth yn ystod 2017-2018; ac yn nodi cynlluniau ar gyfer y dyfodol. Mae'n adrodd ar gyswllt y Cyngor â rheoleiddwyr allanol ac yn darparu gwybodaeth am ddigwyddiadau diogelwch, torri cyfrinachedd, neu "ddigwyddiadau trwch blewyn” yn ystod y cyfnod perthnasol. Tynnodd sylw at y prif bwyntiau fel a ganlyn -

• Mae'n debygol mai diffyg cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data yw'r risg gwybodaeth sylfaenol i'r Cyngor. O ganlyniad, gwnaed llawer o gynnydd i ddatblygu ymwybyddiaeth o risgiau data personol er mwyn cyflwyno ffyrdd i reoli'r risg yn unol ag arfer gorau a chan ragweld diwygio diogelu data. Yn ogystal, mae'r Cyngor wedi nodi risgiau o ran data personol yn ei gofrestrau risg corfforaethol a gwasanaeth.

• Mae'r Cyngor yn cydnabod bod yna nifer o risgiau i ddiogelwch gwybodaeth fel y'u rhestrir yn yr adroddiad a bod achosi niwed a gofid i unigolyn(unigolion), cosbau ariannol, camau gorfodi, cyhoeddusrwydd anffafriol a cholli hyder yn y Cyngor hefyd yn beryglon sy’n gysylltiedig â’i asedau data personol. Felly, yn ogystal â mesurau technegol a chorfforol i warchod gwybodaeth y Cyngor, mae amrywiaeth o ddulliau diogelu technegol a sefydliadol wedi'u sefydlu yn erbyn risgiau gwybodaeth; Mae'r rhain yn amrywio o bolisïau a gweithdrefnau Llywodraethu Gwybodaeth addas ac offer TGCh wedi'u hamgryptio i hyfforddiant diogelu data, Dangosyddion Perfformiad Allweddol Llywodraethu Gwybodaeth a gweithdrefnau ar gyfer cofnodi digwyddiadau diogelwch data a dysgu ohonynt.

• Yng nghyswllt Rheoliad Gwarchod Data Cyffredinol (GDPR), bod Adran 5.1 yr adroddiad yn amlinellu'r cynnydd hyd at 31 Mawrth 2018 h.y. y cyfnod a gwmpesir gan adroddiad y SIRO a ddatblygodd gynlluniau'r Cyngor i weithredu'r GDPR a hefyd y gwaith dilyn-i-fyny a wnaed ers 31 Mawrth 2018 hyd at 31 Gorffennaf 2018 i weithredu GDPR gan gynnwys y cynllun gweithredu 5 cam. Cadarnhaodd y Swyddog fod yr holl ofynion dan bob un o'r 5 cam wedi'u bodloni. Mewn perthynas â hyfforddiant dan Gam 5 y broses, mae'r adroddiad  yn dangos y nifer ym mhob un o wasanaethau'r Cyngor sy'n manteisio ar y modiwl e-ddysgu a gyflwynwyd ym mis Mai 2018. Ar 31 Gorffennaf, roedd cyfanswm o 747 o staff, neu 43%, wedi cwblhau'r modiwl. Mae tystiolaeth o hyfforddiant ar y cyd â thystiolaeth o dderbyn polisi yn rhoi sicrwydd mesuradwy i'r Cyngor.

• Bod Derbyn Polisi yn diogelu’r Cyngor gan ei fod yn rhoi tystiolaeth bod staff wedi darllen a deall y polisi. Gwnaed  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro yn amlinellu'r lefelau cydymffurfio ar gyfer yr holl wasanaethau ac eithrio'r Gwasanaeth Dysgu ar gyfer gofynion derbyn polisi yn seiliedig ar wybodaeth sydd ar gael ar 24 Gorffennaf, 2018, i’r Pwyllgor ei ystyried.

Adroddodd y Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth Corfforaethol y bu system rheoli polisi'r Cyngor - y Porth Polisi - ar gael i staff fel llyfrgell electronig o fis Tachwedd, 2016. Dechreuodd gofynion derbyn polisi ar 24 Ebrill, 2017. Roedd y Porth Polisi’n rhoi i'r Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth sicrwydd bod aelodau unigol o staff yn darllen polisïau allweddol Llywodraethu Gwybodaeth, yn eu deall ac yn eu derbyn yn ffurfiol.

Cyfeiriodd y Swyddog at y pwyntiau allweddol a ganlyn mewn perthynas â lefelau cydymffurfio Blwyddyn 1 –

•           Daeth saith polisi yn rhan o’r broses clicio i dderbyn rhwng Ebrill 2017 a Mehefin 2018, fel y’u pennwyd gan Uwch-dim Arweinyddiaeth y Cyngor - Polisi Desg Glir; Polisi Rheoli Cofnodion; Polisi Dosbarthiadau Data; Polisi Rheoli Absenoldeb; Polisi Offer Sgrîn Arddangos; Iechyd a Diogelwch: Rolau a Chyfrifoldebau; Safonau’r Iaith Gymraeg.

•           Mae Atodiad 1 yr adroddiad hwn yn rhoi manylion lefelau cydymffurfio o ran y polisïau uchod ar gyfer pob gwasanaeth ac eithrio’r gwasanaeth Dysgu. Fe wnaed penderfyniad ym mis Ebrill 2017 i beidio â chynnwys y gwasanaeth Dysgu gan fod grŵp TG y gwasanaeth yn cynnwys staff ysgolion nad oedd y broses yn berthnasol iddynt. Mae’r mater yma bellach wedi cael sylw a chafodd y gwasanaeth Dysgu ei gynnwys yn y broses gorfforaethol am y tro cyntaf ym mis Gorffennaf 2018, pryd y gwnaed Polisi Diogelu Data’r Cyngor ar gael i’w dderbyn. Bydd y saith polisi cyntaf y cyfeirir atynt yn yr adroddiad hwn yn cael eu dynodi’n raddol i’r Gwasanaeth Dysgu dros y misoedd i ddod.

•           Cyflwynir adroddiadau cydymffurfio fesul gwasanaeth i’r Uwch-dîm Arweinyddiaeth ar ddiwedd y cyfnodau chwe wythnos a roddir i dderbyn pob polisi. Mae’r holl bolisïau’n parhau i fod ar gael i’w derbyn ar ôl y dyddiadau cau, fel bod defnyddwyr sydd heb gwblhau polisi ar amser yn gallu dal i fyny.

•           Hyd at 24 Gorffennaf 2018, cydymffurfir 95% ar gyfartaledd ar draws y Cyngor ar gyfer pob polisi, o’i gymharu â chyfartaledd o 79% ar ddiwedd y cyfnodau derbyn chwe wythnos a roddwyd ar gyfer pob polisi. Mae pob gwasanaeth wedi cyrraedd lefelau cydymffurfio uchel, heblaw am y Gwasanaethau Oedolion lle nad oes gan nifer o staff gyfrif Cyfeirlyfr Gweithredol, sy’n broblem.

•           Mae lefel cydymffurfio yn y Gwasanaethau Plant – rhywbeth a nodwyd fel problem gan y Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod y mis Medi -  wedi gwella’n sylweddol, gyda chyfradd ar gyfartaledd o 99% hyd at 24 Gorffennaf 2018, o’i gymharu â chyfartaledd o 57% ar ddiwedd y cyfnodau derbyn chwe wythnos. Cyflawnodd y Gwasanaethau Oedolion raddfa o 78% ar gyfartaledd hyd at 24 Gorffennaf 2018 sydd yn welliant ar y cyfartaledd o 63% ar ddiwedd y cyfnodau derbyn chwe wythnos a bennir i bob polisi, er eu bod ar ei  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro oedd yn rhoi gwybodaeth am faterion sy'n codi dan Bolisi Pryderon a Chwynion y Cyngor am y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2017 a 31 Mawrth 2018, i’r Pwyllgor ei ystyried. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys cwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol ond dim ond y rhai hynny lle nad oedd yr achwynydd yn ddefnyddiwr gwasanaeth. Ymdrinnir â chwynion defnyddwyr gwasanaeth dan Weithdrefn Cynrychioliadau a Chwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol ac fe'u cyflwynir yn flynyddol i'r Pwyllgor Craffu Corfforaethol.

Adroddodd y Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth Corfforaethol bod 112 o bryderon wedi’u derbyn yn ystod cyfnod yr adroddiad a gwnaed 72 o gwynion. O'r 72 cwyn, tynnwyd un gŵyn yn ôl cyn yr ymchwiliad (Tai) felly ymchwiliwyd i 71 o gwynion ac anfonwyd ymatebion ffurfiol. Darperir dadansoddiad o bryderon a chwynion yn ôl gwasanaeth yn adran 8 yr adroddiad. Y gyfradd gyffredinol o ymatebion i gwynion a ddosbarthwyd o fewn y terfyn amser penodedig (20 diwrnod gwaith) oedd 92%. O'r 71 o gwynion yr ymdriniwyd â nhw yn ystod y cyfnod, caniatawyd 17 yn llawn, caniatawyd chwech yn rhannol ac ni chaniatawyd 48 ohonynt. Anfonwyd naw cwyn ymlaen at Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru; Gwrthodwyd wyth o'r rhain a chafodd un ei datrys trwy benderfyniad cynnar. Roedd pob un o'r naw cwyn a anfonwyd at yr Ombwdsman wedi bod drwy'r broses fewnol. Ni dderbyniwyd unrhyw gwynion ffurfiol yn ymwneud ag iaith yn ystod y flwyddyn. Nid oedd ychwaith unrhyw achosion o ddatgelu trwy chwythu’r chwiban yn ystod 2017/8 ac nid oedd unrhyw faterion heb eu talu o 2016/17.

Amlygodd y Swyddog y ffaith bod y Polisi Pryderon a Chwynion yn rhoi pwyslais ar ddysgu gwersi o gwynion a, thrwy hynny, wella gwasanaethau. Mae Papur 1 yr adroddiad yn ceisio esbonio pa wersi a ddysgwyd ac unrhyw ymarfer sydd wedi esblygu o ganlyniad i hynny.

Rhoes y Pwyllgor ystyriaeth i'r wybodaeth a gyflwynwyd ac er ei fod yn nodi bod nifer y cwynion yn rhesymol o ystyried y cyfyngiadau ariannol cynyddol y mae gwasanaethau yn gweithredu ynddynt o ran gwneud cwynion yn fwy tebygol, yn hytrach na llai tebygol, nododd hefyd na adroddwyd unrhyw achosion o ddatgelu trwy chwythu’r chwiban ac nid oedd unrhyw faterion yn disgwyl sylw ers 2016 / 17. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad a yw'r patrwm hwn yn cael ei ailadrodd mewn awdurdodau eraill neu a yw'n nodi nad yw gweithdrefnau chwythu'r chwiban wedi'u dogfennu'n ddigonol ac / neu eu cyfleu drwy'r Awdurdod ac, felly, nid yw pobl yn eu deall.

Dywedodd y Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth Corfforaethol nad oedd ganddo ddata meincnodi mewn perthynas ag unrhyw achosion o ddatgelu trwy chwythu’r chwiban. Efallai mai anghysondeb yw’r ffaith na fu datgeliadau o'r fath yn 2017/18 ond mae'n fwy tebygol o fod yn barhad o’r un patrwm mewn blynyddoedd blaenorol lle nad yw nifer yr achosion o ddatgelu trwy chwythu’r  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg a roes y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd diweddaraf Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaethau, rhoi sicrwydd ac adolygiadau a gwblhawyd i’r Pwyllgor ei ystyried.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fel a ganlyn –

•           Y cwblhawyd pedwar adroddiad Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod gyda thri ohonynt yn arwain at sgôr Sicrwydd Sylweddol - roedd y rhain mewn perthynas â Grant Gwella Addysg 2017/18; Grant Datblygu Disgyblion 2017/18 a Monitro Contract Cynnal a Chadw Priffyrdd. Esgorodd y pedwerydd adolygiad oedd yn ymwneud â Grant Gwisg Ysgol 2017/18 ar sgôr Sicrwydd Rhesymol. Er y codwyd un risg gymedrol ar adolygiad Monitro Contract Cynnal a Chadw Priffyrdd oedd yn ymwneud â'r angen i gynnal cofrestr contractau, ar y cyfan, roedd y rheolaethau sydd ar waith i fonitro contractau cynnal a chadw priffyrdd yn effeithiol a, thrwy hynny, yn rhoi sicrwydd sylweddol.

•           Bod chwe adroddiad gyda sgôr Sicrwydd Cyfyngedig wedi'u trefnu ar gyfer adolygiad dilyn-i-fyny fel y manylir ym mharagraff 16 yr adroddiad. Mae pedwar adolygiad dilyn-i-fyny ar y gweill ar hyn o bryd - Amrywiol Ddyledwyr; Gorchmynion Llys Gofal Plant dan Amlinelliad Cyfraith Gyhoeddus; Fframwaith Caffael Corfforaethol a Pharatoi'r Cyngor ar gyfer GDPR - mae gan y rhain ddyddiad adrodd arfaethedig, sef cyfarfod Rhagfyr o’r Pwyllgor Archwilio.

•           Bod adroddiad manwl o'r holl argymhellion a materion / risgiau sydd ar gael yn cael ei roi ar wahân ar yr agenda.

•           Bod y cynnydd wedi bod yn araf wrth gyflwyno Cynllun Gweithredol yr Archwilio Mewnol am 2018/19 yn bennaf oherwydd dwy swydd wag ac absenoldeb salwch tymor hir. Fodd bynnag, mae dau Uwch-archwiliwr Mewnol newydd wedi cychwyn yn y swydd yn ddiweddar, sy'n golygu bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi'i staffio'n llawn am y tro cyntaf ers mis Awst, 2017.

•           Yn ogystal â gwneud gwaith dilyn-i-fyny, bod y Gwasanaeth yn cymryd rhan mewn Adolygiad Thematig o Ysgolion Cynradd, sy'n canolbwyntio'n bennaf ar gasglu incwm yn ogystal â gwaith mewn perthynas â Sipsiwn a Theithwyr (Gofynion Deddf Tai (Cymru) 2014). Yn ogystal, mae'r Gwasanaeth yn rhan o ymarferiad dwy flynedd y Fenter Twyll Cenedlaethol ac mae'n darparu data ar gyfer yr ymarfer cyfatebu data. Bydd hefyd yn dechrau gweithio’n fuan ar yr adolygiad diogelwch seiber.

•           Bod Cynllun Gweithredol 2018/19 Archwilio Mewnol yn cael ei ddiweddaru i adlewyrchu adolygiad diweddaraf yr Uwch-dîm Arweinyddiaeth o'r Gofrestr Risg Gorfforaethol a gynhaliwyd10 Medi. Cyflwynir y fersiwn wedi'i diweddaru i gyfarfod Rhagfyr o’r Pwyllgor.

•           Er mwyn sicrhau gwrthrychedd ac annibyniaeth, y byddai Yswirwyr y Cyngor yn cynnal archwiliad Rheoli Risg ar ffurf archwiliad iechyd annibynnol gan na fyddai'n briodol i'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol gynnal yr archwiliad o ystyried cyfrifoldeb goruchwylio’r Pennaeth Archwilio dros Reoli Risg.

•           Ar hyn o bryd bod diffyg adnoddau o 77 diwrnod ar y Cynllun Gweithredol. Fodd bynnag, rhagwelir y bydd yr adolygiad diweddar o'r  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg ar statws a manylion y risgiau eithriadol a godwyd gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, i’r Pwyllgor ei ystyried.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fel a ganlyn –

•           Bod y Cyngor yn gwella ei berfformiad yn gyson wrth weithredu argymhellion / mynd i'r afael â risgiau gyda'r ganran weithredu gyffredinol ar hyn o bryd yn 93%.

•           Hyd at 3 Medi, 2018, bod gan y Cyngor argymhellion / risgiau oedd yn disgwyl sylw a phroblemau gyda dyddiad gweithredu targed o 31 Awst 2018, fel y'i crynhoir yn Nhabl 4.1 yr adroddiad ac yr ymhelaethir arno yn Atodiad A.

•           Bod y ddau risg coch sy'n disgwyl sylw yn ymwneud â Gorchmynion Llys Gofal Plant dan Amlinelliad Cyfraith Gyhoeddus - yn benodol ymddygiad ymweliadau gweithiwr cymorth, a'r Fframwaith Caffael Corfforaethol - Cydymffurfiaeth Gorfforaethol (Gwasanaeth Tai). O ran ymweliadau gweithiwr cymorth, mae'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi dod i'r casgliad nad oedd yr ymweliadau perthnasol wedi’u cofnodi, er y gallant fod wedi’u cynnal. Fodd bynnag, mae profion cychwynnol wedi dangos bod y risg hwn bellach wedi cael sylw. Mae angen parhau gwneud gwaith mewn perthynas â'r Fframwaith Caffael Corfforaethol ac mae'r archwiliad dilyn-i-fyny yn parhau i fynd rhagddo. Fel bod modd i'r Pwyllgor werthfawrogi graddfa'r gwaith, a pha mor berthnasol yw'r materion dan sylw, bydd Archwilio Mewnol yn adrodd i gyfarfod Rhagfyr y Pwyllgor ar ganlyniad y gwaith dadansoddi data y mae'n ei wneud fel rhan o'r gwaith archwilio dilyn-i-fyny.

•    Y bydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol mewn sefyllfa well i adrodd ar yr wyth risg oren sydd heb eu gweithredu i gyfarfod Rhagfyr y Pwyllgor.

Penderfynwyd nodi cynnydd y Cyngor hyd yn hyn wrth fynd i'r afael â'r argymhellion a'r Archwiliadau Mewnol sy’n disgwyl sylw ac a godwyd ers 1 Ebrill, 2014.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL

·        Cyflwyno Datganiad o’r Cyfrifon 2017/18.

·        Cyflwyno adroddad Archwilio Allanol ynglyn â’r Datganiadau Ariannol.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Adran 151 sy'n cynnwys y Datganiad Cyfrifon Terfynol am 2017/18 yn dilyn archwiliad, a hynny er mwyn i'r Pwyllgor ei ystyried.

Adroddodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Adran 151 bod y dyddiad cau statudol ar gyfer cwblhau'r cyfrifon archwiliedig 2017/18 wedi'i fodloni eto. Gwnaed gwelliannau y nododd y broses archwilio'r llynedd ac maent yn parhau. Ymdriniwyd â phob mater a gododd trwy'r archwiliad yn brydlon ac yn foddhaol.

Dywedodd y Swyddog fod pob newid i'r cyfrifon drafft y cytunwyd bod angen eu hailddatgan gyda Deloitte, fel archwilwyr ariannol y Cyngor, wedi cael eu prosesu a'u cynnwys yn y Datganiad Cyfrifon. Mae'r gwelliannau arwyddocaol sy'n ofynnol i'r datganiad drafft wedi'u cyfyngu i raddau helaeth i'r isod –

• Cysoni’n anghywir i gyfriflyfr y Cyngor Fudd-daliadau Tai a ordalwyd ac a gofnodwyd ar y system Budd-daliadau Tai dros y tair blynedd diwethaf, rhywbeth a arweiniodd at dangydnabyddiaeth o refeniw;

• defnyddiwyd canrannau anghywir yn wreiddiol yn adroddiad y prisiwr mewnol a arweiniodd at gyfrifiad anghywir o symiau ailbrisio asedau sefydlog;

• yn dilyn adolygiad o driniaeth y gronfa wrth gefn a glustnodwyd ar gyfer safle Tirlenwi Gwastraff Penhesgyn, nodwyd bod hyn yn bodloni'r meini prawf ar gyfer darpariaeth, felly codwyd darpariaeth ar y Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr. Mae'r gronfa wrth gefn a glustnodwyd wedi'i rhyddhau.

Cyfeiriodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 at y ddau gamddatganiad y penderfynodd Rheolwyr beidio â’u cywiro fel y nodir yn Atodiad 3 yn adroddiad yr Archwiliwr Allanol. Hwn yw’r un sydd mewn perthynas â'r ymdriniaeth o fewn y cyfrifon drafft â chyfraniad o £ 3.66m a wnaed gan y Cyngor i Gronfa Bensiwn Gwynedd i dalu am elfen sefydlog cyfraniadau'r cyflogwr am y cyfnod tair blynedd 2017/18 i 2019/20 a'r llall mewn perthynas ag ymdrin ag ad-daliad o oddeutu £ 0.8m oddi wrth CThEM am TAW a dalwyd ar y Gwasanaethau Hamdden yn dyddio'n ôl i 2012.

Dywedodd y Swyddog fod y swm a dalwyd i Gronfa Bensiwn Gwynedd yn cael ei drin fel taliad ymlaen llaw ond, ar ôl gweld sut roedd yr Actiwari, wrth adolygu'r Gronfa Bensiwn, wedi cyfrif am y taliad, daeth yn amlwg fod ymdriniaeth yr Awdurdod yn anghywir. Mae'r archwilwyr wedi cymryd cyngor gan Swyddfa Archwilio Cymru ac wedi dod i'r casgliad y dylai'r taliad gael ei gydnabod yn llawn yn y flwyddyn taliad, sef 2017/18 a chodi amdano yn y gronfa gyffredinol. Fodd bynnag, gan y byddai hyn yn cael effaith o leihau balans y gronfa gyffredinol, mae’r Rheolwyr wedi penderfynu peidio â gwneud hyn ac, yn lle hynny, mae crynodeb wrth gefn wedi’i chreu sydd â'r effaith o leihau'r hyn sydd wedi’i glustnodi, yn hytrach na'r balans wrth gefn cyffredinol. Nid yw'r gwahaniaeth mewn ymdriniaeth, sef gwahaniaeth mewn dosbarthiad, yn cael effaith ar gyfanswm y ffigwr y gellir ei ddefnyddio. Mae'r archwilwyr wedi egluro'r gwahanol ddulliau yn eu hadroddiad.

O ran yr ail gamddatganiad nad yw wedi’i gywiro, mae'r Awdurdod wedi derbyn ad-daliad o oddeutu £800k oddi wrth CThEM  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 8.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn cynnwys Cylch Gorchwyl drafft diwygiedig y Pwyllgor i’r Pwyllgor ei ystyried a’i gymeradwyo.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fel a ganlyn –

•           Y bu nifer o ddatblygiadau arwyddocaol mewn arferion llywodraethu ac archwilio ers i Gylch Gorchwyl y Pwyllgor gael ei adolygu ddiwethaf ym mis Chwefror 2015, gan gynnwys cyflwyno'r Fframwaith Llywodraethu Da mewn Llywodraeth Leol (CIPFA / Solace, 2016).

•           Bod canllawiau CIPFA yn arfer gorau ar gyfer pwyllgorau archwilio mewn awdurdodau lleol ledled y Deyrnas Unedig. Cyhoeddodd ei ganllaw newydd ym Mai, 2018 ac fe’i trafodwyd gan aelodau'r Pwyllgor hwn mewn gweithdy a gynhaliwyd 13 Mehefin 2018.

•           Bod y canllawiau diwygiedig yn diweddaru swyddogaethau craidd y pwyllgor archwilio mewn perthynas â llywodraethu, rheoli risg, rheolaeth fewnol ac archwilio. Mae CIPFA hefyd wedi diweddaru rôl y pwyllgor archwilio mewn perthynas â gwrth-dwyll i adlewyrchu'r Côd Ymarfer ar Reoli'r Risg o Dwyll a Llygredd. Mae'r arweiniad yn parhau i ganolbwyntio llawer ar y ffactorau sy'n cefnogi gwelliant, yn eu plith y wybodaeth a'r sgiliau sy’n ofynnol ar  gyfer aelodau'r pwyllgor archwilio, yn ogystal â meysydd lle gall y pwyllgor ychwanegu gwerth.

•           Bod y canllawiau wedi'u cynnwys yn y cylch gorchwyl yn bennaf, ar wahân i'r gofyniad bod y Cyngor Llawn yn cymeradwyo penodi Aelodau Lleyg. Roedd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 yn pryderu, oherwydd amserlennu pwyllgorau, y byddai oedi wrth benodi'r Aelodau Lleyg tan gyfarfod y Cyngor Llawn hefyd yn oedi'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu gyda goblygiadau i fodloni'r dyddiad cau ar gyfer adrodd a chymeradwyo'r Datganiad Cyfrifon drafft. Felly, mae'r ddarpariaeth flaenorol bod Aelodau Lleyg yn cael eu cymeradwyo gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn parhau.

• Wrth ddatblygu'r cylch gorchwyl, cymerwyd cyfrif o reoliadau a chanllawiau penodol sy'n briodol i'r Cyngor. Ymgynghorwyd â'r Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151, y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro a gweddill yr Uwch-dîm Arweinyddiaeth. Ymgynghorwyd â dau Aelod Lleyg y Pwyllgor hefyd.

Penderfynwyd cymeradwyo Cylch Gorchwyl diwygiedig y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu fel y'i cyflwynwyd ac argymell yr un peth i'r Pwyllgor Gwaith.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.

Cyflwynwyd adroddiad yr Archwiliwr Allanol ar ganlyniad ei adolygiad o brofiadau tenantiaid Tai Cyngor Ynys Môn mewn perthynas â chyflwyno Safon Ansawdd Tai Cymru i’r Pwyllgor ei ystyried.

Adroddodd Mr Gwilym Bury, Swyddfa Archwilio Cymru ar y prif faterion fel a ganlyn –

•           Yn 2017/8, roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn cydweithio i ddeall "safbwynt y defnyddiwr gwasanaeth" ym mhob Cyngor yng Nghymru. Dilynwyd dull gweithredu eithaf tebyg ym mhob cyngor, er y cytunwyd â phob cyngor yn unigol ynghylch beth y canolbwyntid arno a’r dull gweithredu. Yng Nghyngor Sir Ynys Môn, adolygwyd y Gwasanaeth Tai ac, yn benodol, ymgysylltiad tenantiaid â chyflawni Safon Ansawdd Tai Cymru a faint o ddewis sydd ganddynt yn rhan o hyn, a’u barn ar ansawdd y gwasanaeth y maent yn ei gael gan y Cyngor.

•           I bwrpas yr adolygiad, siaradodd yr archwilwyr â sampl o 119 o denantiaid trwy arolwg carreg drws. Er nad oedd hi'n bosib siarad â phawb, roedd dwyn i mewn sampl o ddefnyddwyr gwasanaeth wedi helpu i gael gwell dealltwriaeth o'u persbectif. Yn ogystal, cynhaliwyd grŵp ffocws gyda Grŵp Llais Tenantiaid a Swyddogion Môn ac ymwelwyd â'r rhan fwyaf o stadau tai’r Cyngor.

•           At ei gilydd, canfu'r adolygiad fod rhan fwyaf o denantiaid y Cyngor yr oedd yr archwilwyr yn siarad â nhw’n fodlon ag ansawdd y gwasanaeth, ond roeddent yn ymwneud llai â dylunio gwasanaethau nag a fu, ac nid yw'r Cyngor bob amser wedi gwerthuso effaith newidiadau i’r gwasanaeth. Daethpwyd i'r casgliad hwn oherwydd -

•           Cyn 2015, roedd y Cyngor yn dwyn tenantiaid i mewn yn effeithiol wrth gynllunio gwasanaethau ar Safon Ansawdd Tai Cymru, ond mae cyfranogiad tenantiaid wedi gostwng ers hynny.

•           Mae'r rhan fwyaf o denantiaid y Cyngor yn fodlon ag ansawdd y gwasanaeth er bod 37% o'r tenantiaid yn teimlo’u bod wedi cael problemau gyda thamprwydd a chyddwysiad yn eu cartref. Mae Swyddfa Archwilio Cymru wedi cynnal arolwg tebyg yn ystod y 12 mis diwethaf ym mhob un o'r 11 cyngor yng Nghymru oedd yn cadw eu stoc dai ac mae hwn yn un o'r canrannau uchaf o ran tenantiaid yn adrodd am broblemau gyda lleithder a chyddwysiad yn eu cartrefi.

•           Gall tenantiaid gael mynediad at y gwasanaethau sydd eu hangen arnynt ond nid yw'r Cyngor bob amser wedi gwerthuso'r newidiadau y mae wedi'i wneud i gael mynediad at fodelau a safonau gwasanaeth ar gyfer tai gwarchod. Dywedodd llawer o denantiaid y tai gwarchod yr oedd yr archwilwyr yn siarad â nhw eu bod yn gwerthfawrogi'r gwasanaeth tai ac yn hapus yn eu cartrefi. Fodd bynnag, maent yn teimlo, er eu bod yn cael gwybod am newidiadau, bod lefel y gwasanaeth wedi gostwng ac na wrandewir ar eu barn bob amser. Roedd y tenantiaid y siaradwyd â nhw’n gresynu y gwnaed i ffwrdd â gwasanaeth penodol ar-y-safle y warden ac roedd rhai yn teimlo'n unig ac ynysig o’r herwydd. Mewn dau gynllun yr ymwelwyd â nhw, mae'r trefniadau ar gyfer y gwasanaeth larwm tân, lle mae wardeniaid a  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 10.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.

Cyflwynwyd adroddiad yr Archwiliwr Allanol oedd yn crynhoi'r gwaith archwilio ac asesu a wnaed ac yr adroddwyd arno yn ystod 2017/18 mewn perthynas â'r Cyngor, gan gynnwys y casgliadau a'r cynigion ar gyfer gwella i bob adroddiad a gyhoeddwyd, i’r Pwyllgor ei ystyried.

Cadarnhaodd Mr Gwilym Bury, Swyddfa Archwilio Cymru fod Archwiliwr Cyffredinol Cymru yn credu bod y Cyngor yn debygol o gydymffurfio â gofynion Mesur Llywodraeth Leol (2009) yn seiliedig ar y gwaith a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru a rheoleiddwyr perthnasol yn 2018/19 ac yn gyfyngedig i’r gwaith hwn, mewn perthynas â gwneud trefniadau i sicrhau gwelliant parhaus. Nid oes unrhyw adolygiadau o'r Cyngor wedi’u cynnal gan Estyn nac Arolygiaeth Gofal Cymru yn ystod y cyfnod a gwmpesir gan yr adroddiad.

Penderfynwyd derbyn Adroddiad Gwella Blynyddol 2017/18 yr Archwiliwr Allanol ar gyfer Cyngor Sir Ynys Môn a nodi'r cynnwys.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn cynnwys Siarter Archwilio Mewnol wedi'i ddiweddaru i’r Pwyllgor ei ystyried a’i gymeradwyo.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg y cynhaliwyd adolygiad i sicrhau bod priodoldeb parhaus y Siarter Archwilio wedi nodi'r ddau fân newid a ganlyn, er nad yw'n amser cael adolygiad ffurfiol llawn tan fis Ebrill 2020.

• Bwled gyntaf paragraff 10 - cynnwys Aelodau Lleyg yn unol â'r statws cyfartal a roddwyd i Aelodau Lleyg yng Nghylch Gorchwyl cyfredol y Pwyllgor.

• Paragraff 11 - cywiro gwall yn nyddiad y rheoliadau a’i newid ar gyfer deddfwriaeth newydd fel y manylir yn yr adroddiad.

Penderfynwyd cymeradwyo'r gwelliannau i'r Siarter Archwilio Mewnol fel y'i cyflwynwyd.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd Rhaglen Waith y Pwyllgor iddo ei hadolygu a rhoi sylwadau arni.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg y byddai Rhaglen Waith y Pwyllgor yn debygol o ehangu o ganlyniad i'r newidiadau i Gylch Gorchwyl y Pwyllgor oedd yn golygu y byddai hefyd yn newid yn y dyfodol.

Penderfynwyd derbyn y Rhaglen Waith i'r Dyfodol fel y'i cyflwynwyd heb ei diwygio.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL

Ystyried mabwysiadu’r canlynol  –

“O dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gall olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd amgaeëdig.”

Penderfynwyd o dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, i wahardd y Wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y golygai ddatgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd a gyflwynwyd.”

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg oedd yn cynnwys y Gofrestr Risg Gorfforaethol ddiwygiedig, i’r Pwyllgor ei ystyried.

Adroddodd y Rheolwr Risg ac Yswiriant bod yr Uwch-dîm Arweinyddiaeth wedi adolygu'r Gofrestr Risg Gorfforaethol 10 Medi, 2018 ac fe'i diweddarwyd i adlewyrchu eu sylwadau a'u barn yn y cyfarfod hwnnw. Ers cyflwyno’r Gofrestr Risg Corfforaethol i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu diwethaf, cafodd y feddalwedd 4Risk ei chaffael fel ffordd o wella gwaith cofnodi a monitro risgiau ledled y Cyngor. Mae symud i'r system 4Risk wedi arwain at newidiadau i gyfeiriadau risg rhai risgiau.

Tynnodd y Swyddog sylw at y newidiadau yn y Gofrestr a ddiweddarwyd, fel a ganlyn –

• Mae Risg YM35 wedi'i thynnu oddi ar y Gofrestr ar y sail bod y risg wedi dod i’r wyneb a chaiff bellach ei hystyried yn broblem yn hytrach na risg.

• Mae perygl pum risg (YM20, YM23, YM26, YM29 ac YM33 wedi’i ostwng oherwydd bod y tebygolrwydd y byddant yn digwydd a / neu debygolrwydd eu heffaith wedi lleihau.

• Mae dwy risg newydd (YM38 ac YM39) wedi'u hychwanegu at y Gofrestr.

• Y risgiau coch uchaf i'r Cyngor yw'r tair risg a nodir ym mharagraff 12 yr adroddiad.

Rhoes y Pwyllgor ystyriaeth i'r wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaeth bwyntiau fel a ganlyn -

• Nododd y Pwyllgor y caiff Risg YM11 ei dosbarthu fel C1 o ran risg gynhenid, ac nad yw cyflwyno rheolaethau risg wedi cael unrhyw effaith ar statws risg weddilliol YM11 sydd heb ei newid yn C1. Nododd y Pwyllgor ymhellach y gallai gweithredu'r rheolaethau risg fod wedi disgwyl arwain at israddio statws risg weddilliol YM11.

Eglurodd y Rheolwr Risg ac Yswiriant fod YM11 yn risg y mae rheolaethau ar waith ar ei chyfer a phe na fyddent wedi’u rhoi ar waith byddai’n debygol o olygu y byddai'n rhaid uwchraddio lefel y risg gynhenid.

• Nododd y Pwyllgor y gallai defnyddio cyfuniad o lythrennau a rhifolion i ddosbarthu risgiau fod yn ddryslyd.

Rhoddwyd gwybod i’r Pwyllgor bod y meini prawf ar gyfer dynodi risgiau wedi’u cymeradwyo gan yr Uwch-dîm Arweinyddiaeth, sydd o’r farn bod modd cyfleu’r un pryd y tebygolrwydd o risg yn dod i’r wyneb, a hynny trwy ddefnyddio llythrennau a rhifolion (llythyren - gydag A yn dynodi'r tebygolrwydd uchaf) yn ogystal â'r effaith os bydd (rhif - gyda 1 yn dynodi'r effaith fwyaf).

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad a bod y Pwyllgor yn sicrhau bod y risgiau i nodau ac amcanion y Cyngor yn cael eu cydnabod a'u rheoli gan yr Uwch-dîm Arweinyddiaeth.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL