Rhaglen a chofnodion

Mae nifer o gyfarfodydd y cyngor yn cael eu ffrydio'n fyw.

Bydd yr holl gyfarfodydd yn cael eu huwchlwytho ar ein gwefan gweddarlledu yn dilyn y cyfarfod.

Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 1, Swyddfeydd y Cyngor, Llangefni. Gwelwch cyfarwyddiadau

Cyswllt: Ann Holmes 

Eitemau
Rhif. Eitem

1.

Datganiad o Ddiddordeb

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Cofnodion:

Ni dderbyniwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

2.

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol pdf eicon PDF 456 KB

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 4 Rhagfyr, 2018.

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 4 Rhagfyr, 2018, a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

 

Yn codi ohonynt

 

           Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod Grŵp Prif Archwilwyr Gogledd Cymru wedi cyfarfod ym mis Ionawr, 2019 fel oedd wedi’i drefnu; mae’r Grŵp nawr yn gweithio ar hunanasesiad y gellir ei ddefnyddio ar draws Gogledd Cymru i asesu cydymffurfiaeth Pwyllgorau Archwilio gyda chanllawiau newydd CIPFA ynghylch rôl Pwyllgorau Archwilio mewn Awdurdodau Lleol a’r Heddlu sydd wedi ymestyn sgôp pwyllgorau archwilio. Felly bydd aelodau’r Pwyllgor yn derbyn holiadur yn fuan i ofyn eu barn ynglŷn â lle tybiant mae’r Pwyllgor arni ar hyn o bryd.

 

           Darparodd y Pennaeth Archwilio a Risg wybodaeth am yr ad-daliadau a wnaed i gwmnïau am docynnau teithio rhatach ar gyfer pob un o’r tair blynedd o 2014/15 i 2017/18 fel roedd y Pwyllgor wedi gofyn amdano yn ei gyfarfod blaenorol pan oedd yn ystyried yr adolygiad Archwilio Mewnol ar Dwyll Tocynnau Teithio Rhatach (yn dilyn achos adnabyddus o dwyll yn erbyn Cyngor Gwynedd). Dywedodd y Swyddog ei bod hefyd wedi cysylltu â Llywodraeth Cymru i geisio eu barn ynghylch p’un a oedd taliadau teithio rhatach wedi amrywio ledled Cymru yn dilyn y twyll. Er nad oedd Archwilydd Llywodraeth Cymru wedi cadarnhau mai dyna’r achos, mae’r data’n dangos y bu gostyngiad dilynol mewn taliadau am docynnau teithio rhatach. Fel ymarfer dilynol ar ôl y twyll, mae Heddlu Gogledd Cymru a Llywodraeth Cymru yn bwriadu cynnal gweithdy yng Ngogledd Cymru a bydd Prif Swyddog Archwilio pob Cyngor yn cael ei wahodd iddo – y bwriad fydd edrych ar feysydd o dwyll y gellir rhoi sylw iddynt yn gyffredinol ar draws gwasanaethau cyhoeddus ac yn fwy penodol, teithio rhatach.

 

           Darparodd y Pennaeth Archwilio a Risg wybodaeth am safle’r Cynghorau yng Nghymru mewn perthynas â chasglu incwm o brydau ysgol/dyledion prydau ysgol yn 2017/18. Roedd y Pwyllgor wedi gofyn am y wybodaeth yn ei gyfarfod blaenorol. Cafwyd y wybodaeth o erthygl newyddion BBC ar ddyledion prydau ysgol mewn Cynghorau yng Nghymru. Dywedodd y Swyddog, er bod yr erthygl yn cyfeirio at y mwyafrif o gynghorau yng Nghymru, roedd Ynys Môn yn un o’r cynghorau a gafodd eu gadael allan o’r erthygl gan nad yw’n gallu rhoi ffigwr manwl-gywir ar gyfer y cyfanswm dyledion ar hyn o bryd oherwydd y ffaith fod dwy system yn weithredol, gyda rhai ysgolion yn gweithredu ar sail di-arian-parod tra bod eraill yn defnyddio arian parod. Rhagwelir y bydd holl ysgolion y Cyngor wedi trosglwyddo i’r system newydd erbyn mis Medi felly bydd modd i’r Cyngor ddarparu ffigwr dibynadwy ar gyfer dyledion cinio ysgol yr adeg honno.

 

Cadarnhaodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod rhai ysgolion ar hyn o bryd yn cofnodi dyledion cinio ysgol ar gofrestri unigol yn y dosbarthiadau; mae rhai yn  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 2.

3.

Adroddiad Blynyddol Iechyd a Diogelwch Corfforaethol 2017/18 pdf eicon PDF 735 KB

Cyflwyno’r Adroddiad Blynyddol am 2017/18.

Cofnodion:

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyriedyr Adroddiad Blynyddol ar Iechyd a Diogelwch Corfforaethol ar gyfer 2017/18.

 

Rhoddodd y Rheolwr Gweithrediadau Iechyd yr Amgylchedd grynodeb o’r prif ystyriaethau i’w tynnu o’r adroddiad fel a ganlyn

 

           Mae gwaith sylweddol wedi’i wneud i adfywio Iechyd a Diogelwch yn y Cyngor, ac mae Uwch Swyddogion, Adnoddau Dynol a Iechyd a Diogelwch Corfforaethol wedi bod ynghlwm â’r gwaith. Y prif ffrydiau gwaith ar lefel uwch swyddogion fu datblygu Polisi Iechyd a Diogelwch Corfforaethol newydd sy’n egluro’r rolau a’r cyfrifoldebau ar gyfer yr holl fudd-ddeiliaid yn y Cyngor. Yn ogystal, mae rôl ddiwygiedig y Cydlynwyr Iechyd a Diogelwch i fod yn fwy rhagweithiol o ran gwella iechyd a diogelwch wedi bod yn newid mawr yn y trefniadau.

           Ar gyfer 2017/18, cofnodwyd cyfanswm o 1322 o ddigwyddiadau sy’n ostyngiad o 111 o nifer y digwyddiadau yn y flwyddyn gynt. Cofnodwyd cyfanswm o 249 o ddigwyddiad yn gysylltiedig â gweithwyr, sydd 46 yn is nag yn y flwyddyn gynt. Darperir dadansoddiad o’r digwyddiadau yn yr adroddiad a phan welwyd tueddiadau neu batrymau yn dod i’r amlwg, mae gwaith wedi’i wneud i leihau’r risg. Dylai bod hyn wedi helpu i ostwng nifer y digwyddiadau ac mae’n broses sy’n parhau.

           Adroddwyd cyfanswm o 20 digwyddiad i’r Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch (AGID) o dan y drefn RIDDOR (Rheoliadau Adrodd am Anafiadau, Clefydau a Digwyddiadau Peryglus) gyda’r AGID yn derbyn adroddiad ar bob digwyddiad. Ni wnaeth yr AGID gymryd unrhyw gamau dilynol sy’n dangos ei fod yn fodlon gyda’r gwaith a wnaed i atal yr un digwyddiad rhag digwydd eto.

           Darparwyd cyfanswm o 92 o gyrsiau hyfforddiant byr ar ystod o bynciau iechyd a diogelwch yn ystod y flwyddyn, gyda chyfanswm o 892 aelod o staff yn eu mynychu.

           Fe wnaed gwaith partneriaeth rhwng y chwe tîm Iechyd a Diogelwch Corfforaethol yng Ngogledd Cymru, gyda Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru yn darparu gwybodaeth i gynorthwyo gyda ffrydiau gwaith Iechyd a Diogelwch. Mae Cyngor Gwynedd wedi darparu cefnogaeth a Hyfforddiant ar Iechyd Galwedigaethol.

           Darparwyd gwybodaeth i gynorthwyo’r AGID. Er na fu unrhyw ymyraethau gan yr AGID yn 2017/18, fe wnaeth y tîm Iechyd a Diogelwch Corfforaethol gynnal 336 o ymyraethau rhagweithiol i gynorthwyo gyda materion Iechyd a Diogelwch. Cyflwynwyd bwletin misol Iechyd a Diogelwch yn ogystal er mwyn codi ymwybyddiaeth am faterion iechyd a diogelwch o fewn y Cyngor.

           Mae Cynllun Gweithredu Iechyd a Diogelwch Corfforaethol wedi’i ddatblygu hefyd er mwyn gwella safonau Iechyd a Diogelwch ymhellach yn y Cyngor.

 

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i’r wybodaeth ac fe wnaeth y pwyntiau canlynol

 

           Nododd y Pwyllgor fod y neges o’r adroddiad yn bositif ar y cyfan ac yn adlewyrchu diwylliant Iechyd a Diogelwch sy’n gwella yn y Cyngor; roedd y Pwyllgor yn croesawu’r amlygrwydd a’r gwelededd a roddir i Iechyd a Diogelwch o fewn y Cyngor ynghyd â’r  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

4.

Llythyr Archwilio Blynyddol 2017/18 pdf eicon PDF 163 KB

Cyflwyno’r Llythyr Archwilio Blynyddol am 2017/18.

Cofnodion:

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried – y Llythyr Archwilio Blynyddol ar gyfer Cyngor Sir Ynys Môn ar gyfer 2017/18. Roedd y Llythyr yn cadarnhau fod yr Archwilydd Cyffredinol, ar 28 Medi 2018, wedi cyflwyno barn archwilio ddiamod ar ddatganiadau ariannol y Cyngor sy’n cadarnhau eu bod yn cyflwyno darlun cywir a theg o sefyllfa ariannol y Cyngor. Cafodd y materion allweddol a oedd yn codi o’r archwiliad eu hadrodd wrth y Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ym mis Medi 2018.

 

Nododd y Pwyllgor y Llythyr Archwilio a nododd hefyd ei fod yn gwneud sylwadau ar yr heriau ariannol a wyneba’r Cyngor wrth geisio gosod cyllideb gytbwys yn erbyn cefndir o falensau sy’n gostwng yn y gronfa gyffredinol, a’i fod yn cyfeirio’n benodol at y pwysau a’r galw mewn gofal cymdeithasol Plant ac Oedolion fel rhesymau allweddol am y diffyg o £3.3m y mae’r Cyngor yn ei ragweld yn narpariaeth gwasanaethau yn 2018/19. Yn wyneb hyn fe geisiodd y Pwyllgor eglurhad ar y canlynol

 

           P’un a yw’r Gwasanaeth Iechyd yn cyfrannu tuag at y gost o leoliadau gofal plant, neu a yw’r Cyngor yn gofyn iddo wneud hynny.

           P’un a yw’r Awdurdod yn ceisio cael ateb hirdymor i’r prinder o leoliadau plant yn lleol trwy gynyddu’r capasiti ar yr Ynys, a thrwy hynny leihau’r defnydd o leoliadau tu allan i’r ardal sy’n cyfri am gyfran fawr o’r gwariant ar ofal cymdeithasol Plant.

 

Dywedodd y Prif Weithredwr fod gan yr Awdurdod gyfrifoldebau penodol yng nghyswllt diogelu a hyrwyddo llesiant y plant mae’n gofalu amdanynt; dros y tair blynedd diwethaf mae’r Awdurdod wedi gweithio’n galed i sicrhau bod y gwasanaethau y mae’n eu darparu i’w blant mewn gofal o’r ansawdd uchaf, ac mae gwelliannau sylweddol wedi digwydd yn yr amser hwnnw. Fodd bynnag, mae yna achosion lle mae anghenion plentyn mewn gofal yn gysylltiedig ag iechyd, ac yn yr achosion hynny nid yw’r Awdurdod yn ymgysylltu â’r Gwasanaeth Iechyd.

 

Dywedodd y Swyddog fod y Llythyr Archwilio hefyd yn tynnu sylw at y gostyngiad ym malansau Cronfa Gyffredinol y Cyngor fel risg a’i fod yn datgan nad yw’n gynaliadwy i ddibynnu ar arian wrth gefn i dalu am y gost barhaus o Wasanaethau Plant/Gofal sy’n cael eu harwain gan y galw. Ychwanegodd y Swyddog fod y risg yn sgil y galw uchel ar gyllidebau Gofal Cymdeithasol Plant ac Oedolion yn broblem i’r holl awdurdodau lleol yng Nghymru ar hyn o bryd, ac nad yw’n fater unigryw i Ynys Môn.

 

O ran mynd i’r afael â’r prinder lleoliadau yn lleol, dywedodd Arweinydd y Cyngor fod yr Awdurdod wedi cael cymeradwyaeth y Pwyllgor Gwaith ar gyfer y Model gofal Cartrefi Grŵp Bach – mae hyn yn golygu bod y Cyngor yn defnyddio tai addas o’i stoc tai ei hun i ddarparu llety i hyd at 2 o blant sy’n derbyn gofal. Roedd y Pwyllgor Gwaith hefyd wedi cymeradwyo pecyn cefnogaeth estynedig i Ofalwyr Maeth gyda’r nod o hwyluso’r  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

5.

Diweddariad Archwilio Mewnol pdf eicon PDF 1 MB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried – adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn rhoi diweddariad ar y cynnydd diweddaraf gan Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaeth, darpar sicrwydd a’r adolygiadau a gwblhawyd.

 

Amlygodd y Pennaeth Archwilio a Risg y prif bwyntiau fel a ganlyn –

 

           Cwblhawyd un adroddiad adolygiad archwilio yn derfynol yn ystod y cyfnod, yn ymwneud â Seiber-ddiogelwch TG – arweiniodd at farn Sicrwydd Rhesymol (rhoddwyd copi o’r adroddiad llawn i’r Pwyllgor). Er i’r adolygiad gasglu ar y cyfan fod gan y Cyngor nifer o reolaethau effeithiol mewn lle i reoli’r risg i seiber-ddiogelwch ac i atal ymosodiadau maleisus, allanol a lleihau eu heffaith ar Wasanaethau, systemau a gwybodaeth y Cyngor, roedd hefyd yn nodi y gallai’r llwyddiant yn y maes hwn ddioddef yn sgil diffyg monitro rhagweithiol o raddau a natur bygythiadau seiber cyfredol a newydd sy’n wynebu’r Cyngor. Codwyd cyfanswm o bump mater/risg ac mae Cynllun Gweithredu i roi sylw i’r materion hynny wedi’i gytuno gyda’r Rheolwyr.

           Cafodd un adolygiad dilyn-i-fyny ei orffen yn ystod y cyfnod, sef trydydd adolygiad dilyn-i-fyny ar Fynediad Rhesymegol a Gwahaniad Dyletswyddau. Cafodd adolygiad ar reolaethau mynediad rhesymegol a gwahaniad dyletswyddau ei wneud gyntaf fel rhan o’r Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol yn 2014/15; roedd hyn wedi arwain at sgôr Coch gyda 14 o argymhellion ac un awgrym. Ar ôl yr adolygiad dilyn-i-fyny cyntaf ym mis Mehefin, 2015 fe’i sgoriwyd yn Goch eto a chanfuwyd fod 12 o’r argymhellion dal heb eu gweithredu. Fe wnaed ail adolygiad dilyn-i-fyny ym mis Rhagfyr 2017 a gadarnhaodd fod 5 argymhelliad yn dal i fod angen sylw. O ganlyniad, arweiniodd yr adolygiad hwn at farn Sicrwydd Cyfyngedig yn unol â’r dull archwilio newydd. Ym mis Rhagfyr 2018, fe wnaed trydydd adolygiad dilyn-i-fyny. Cadarnhaodd yr adolygiad hwn o’r pum mater/risg a oedd yn weddill, fod dau wedi derbyn sylw a bod tri – yn ymwneud â gwahaniad dyletswyddau yn yr Adain Gyflogau – yn y broses o dderbyn sylw.

 

Mae’r adain gyflogau yn cael ei hailstrwythuro ar hyn o bryd. Unwaith mae’r prosiect Northgate wedi’i orffen, bydd y strwythur newydd yn cael ei weithredu. Mae’r cylch cyntaf o ymgynghoriadau ar y strwythur newydd wedi digwydd a byddant yn mynd yn eu blaen yn ystod mis Ionawr, 2019. Unwaith mae wedi ei weithredu’n llawn, mae’r Rheolwr Gwasanaeth Cyfrifeg yn ffyddiog y bydd hyn yn mynd i’r afael â’r materion/risgiau gwreiddiol sydd ar ôl. Er bod cynnydd wedi’i wneud, gan ystyried canlyniadau’r adolygiad dilyn-i-fyny, mae lefel sicrwydd yr adroddiad yn aros fel Sicrwydd Cyfyngedig ac mae adolygiad dilyn-i-fyny arall wedi’i drefnu ar gyfer mis Gorffennaf, 2019.

           Bydd dau adroddiad sydd â lefel Sicrwydd Cyfyngedig yn cael adolygiad dilyn-i-fyny cyn diwedd y flwyddyn ariannol – Gorchmynion Llys Gofal Plant o dan yr Amlinelliad Cyfraith Gyhoeddus, a Chydymffurfiaeth â Safonau Diogelwch Data y Diwydiant Cardiau Talu. Roedd y ddau adolygiad yn mynd rhagddynt ar adeg drafftio’r adroddiad  a gellir cadarnhau, ers ysgrifennu’r diweddariad, fod yr adolygiad dilyn-i-fyny ar Orchmynion Llys Gofal Plant o dan yr Amlinelliad Cyfraith Gyhoeddus  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

6.

Materion a Risgiau Archwilio Mewnol sy'n Parhau i Fod Angen Sylw pdf eicon PDF 787 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyriedadroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn rhoi diweddariad ar statws a manylion y risgiau sy’n weddill a godwyd gan Archwilio Mewnol, fel yr oeddynt ar 27 Ionawr, 2019.

 

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y graff yn rhan 3.4 yr adroddiad yn dangos bod perfformiad y Cyngor wedi gwella’n raddol o ran rhoi sylw i faterion a risgiau a godwyd gan Archwilio Mewnol a bod y ganran weithredu gyffredinol yn 93%. Bu llithriad bach yn y perfformiad o ran rhoi sylw i faterion a risgiau Uchel/Coch/Ambr o 93% yn chwarter 3 i 87% yn Chwarter 4 hyd yma, ac mae hynny oherwydd fod sawl mater/risg angen sylw ym mis Rhagfyr yn y Gwasanaeth Addysg ond ar yr un pryd bu newid yn yr aelod staff sy’n gyfrifol am ddiweddaru’r system 4action. Ar 27 Ionawr, 2019 nid oedd unrhyw risgiau Uchel yn weddill; roedd 7 o risgiau Canolig yn weddill a 12 o risgiau Isel, ac o’r system archwilio flaenorol, roedd 1 risg Coch yn weddill, 18 o risgiau Amber, 18 o risgiau Melyn a 3 risg Gwyrdd. Roedd manylion am faterion/risgiau sy’n weddill i’w gweld yn Atodiad A i’r adroddiad.

 

Dywedodd y Swyddog fod nifer o’r argymhellion sydd dal yn y system wedi cael eu gwneud o dan yr hen system a gweinyddiaeth Archwilio Mewnol ac efallai nad yw’r rheini mor berthnasol bellach i’r system newydd. Mae Penaethiaid Gwasanaeth wedi cael cyngor i ohirio’r gofyn i ddiweddaru argymhellion tan fod y system newydd wedi’i gweithredu’n llawn (yn ddibynnol ar ddatrys rhai problemau meddalwedd). Felly, yn hytrach na chwblhau ymarfer glanhau data ar y data presennol, fe wnaed penderfyniad gyda chymeradwyaeth y Swyddog Adran 151 i ddechrau o’r newydd. Bydd materion a risgiau a godwyd ers cyflwyno’r dull archwilio newydd yn cael eu rhoi i mewn i’r system newydd. Cadarnhaodd y Swyddog fod yr argymhellion sy’n ymwneud â’r Gorchmynion Llys Gofal Plant o dan yr Amlinelliad Cyfraith Gyhoeddus sydd wedi’u cynnwys yn Atodiad A, bellach i gyd wedi derbyn sylw. Disgwylir y bydd Archwilio Mewnol yn gallu darparu adroddiad yn seiliedig ar y system newydd i gyfarfod y Pwyllgor ym mis Gorffennaf.

 

 

Nododd y Pwyllgor fod risg Ambr mewn perthynas â Rhenti Tai – Parodrwydd am Gredyd Cynhwysol, dal angen sylw a bod y risg yn codi o’r ffaith nad yw’r system Orchard ar gyfer Rhenti Tai wedi’i diweddaru i gyd-fynd â’r broses adennill bresennol. Holodd y Pwyllgor a oes camau’n cael eu cymryd, ar ôl adnabod y risg, i fynd i’r afael â’r materion sy’n codi, gan gofio po hiraf y byddant yn aros heb eu datrys, y mwyaf fydd y goblygiadau i’r Cyngor o ran yr incwm y dylai fod yn ei gasglu fel rhan o’r drefn adennill dyledion rhent.

 

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg y byddai’r Gwasanaeth yn  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

7.

Datganiad ar y Strategaeth Rheoli Trysorlys 2019/20 pdf eicon PDF 1 MB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

Cofnodion:

Cyflwynwyd er sylw'r Pwyllgor Gwaith - adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 yn ymgorffori’r Datganiad ar y Strategaeth Rheoli Trysorlys ar gyfer 2019/20. Roedd yr adroddiad yn nodi’r ymagwedd y mae’r Cyngor yn bwriadu ei mabwysiadu o ran trefniadau buddsoddi a benthyca ar gyfer 2019/20 yng ngoleuni'r sefyllfa economaidd gyfredol a’r sefyllfa a ragwelir.

 

Adroddodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 ar brif bwyntiau'r Strategaeth fel a ganlyn -

 

           Wrth osod y Strategaeth Rheoli Trysorlys, rhaid ystyried y sefyllfa economaidd gan fod hyn yn cael effaith ar gyfraddau buddsoddi, cost benthyca a chadernid ariannol gwrth-bartïon. Nodir y rhagolygon economaidd yn fanwl yn Atodiad 3 yr adroddiad a cheir crynodeb o'r prif bwyntiau yn adran 3.1. Y brif neges yw bod disgwyl i’r cynnydd o ran lefelau cyfraddau llog fod yn raddol ac isel iawn yn ystod yr ychydig flynyddoedd nesaf gyda'r dychweliadau ar fuddsoddiad hefyd yn aros yn isel.

           Nodi’r sefyllfa’r Cyngor o ran benthyca allanol yn Nhabl 2 yr adroddiad ac ynddo ceir crynodeb o fenthyciadau cyfredol y Cyngor nad ydynt wedi eu talu eto.

           Un o brif swyddogaethau rheoli'r Trysorlys yw ariannu cynlluniau cyfalaf y Cyngor. Caiff rhaglen gyfalaf y Cyngor ar gyfer 2019/20 hyd at 2021/22 yn cael ei nodi yn Nhabl 3 yr adroddiad a nodir hefyd y modd y bwriedir ariannu’r rhaglen gyfalaf. Ffactor pwysig i'w ystyried yw effaith benthyca ar Ofyniad Cyllido Cyfalaf (CFR) y Cyngor sy'n cyfrifo angen sylfaenol y Cyngor i fenthyca er mwyn ariannu gwariant cyfalaf. Bydd gwariant cyfalaf yn cynyddu'r CFR ond dim ond gan y swm nad yw'n cael ei ariannu o grantiau cyfalaf, derbyniadau, cronfeydd wrth gefn neu refeniw. Bydd y CFR hefyd yn lleihau’n flynyddol gan swm y Ddarpariaeth Refeniw Isaf (MRP), sef tâl a godir ar y cyfrif refeniw bob blwyddyn i sicrhau bod y Cyngor yn gallu ad-dalu dyledion wrth iddynt ddod yn ddyledus. Dangosir effaith cynlluniau gwariant cyfalaf y Cyngor a'r tâl MRP ar y CFR a lefel y benthyca allanol a mewnol (h.y. benthyca o falansau arian parod y Cyngor) yn Nhabl 4 yr adroddiad.

           Mae'r Cyngor yn parhau i fod mewn sefyllfa o dan-fenthyca. Ni fydd y Cyngor yn benthyca mwy na sydd ei angen arno nac ychwaith cyn i unrhyw anghenion ddod i’r fei dim ond er mwyn elwa o fuddsoddiad y symiau ychwanegol a fenthycwyd oherwydd dros y tymor canol, disgwylir i'r dychweliadau ar fuddsoddiad barhau i fod yn is na chyfraddau benthyca tymor hir. Rhoddir ystyriaeth i ail-drefnu dyledion gan gymryd i ystyriaeth y ffactorau a amlinellir yn adran 6.5.2 yr adroddiad.

           Bydd y Cyngor yn mabwysiadu ymagwedd hyblyg tuag at y dewis rhwng benthyca mewnol ac allanol. Mae'r Cyngor wedi bod yn defnyddio ei gronfeydd arian parod ei hun i ariannu gwariant cyfalaf er mwyn lleihau taliadau llog trwy ohirio'r  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 7.

8.

Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Blynyddol 2019/20 pdf eicon PDF 778 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd i sylw'r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn cynnwys y Strategaeth Archwilio Mewnol a'r Cynllun Blynyddol ar gyfer 2019/20.

 

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg ar y prif bwyntiau fel a ganlyn -

 

           Bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, ers mis Ebrill 2017, wedi mabwysiadu ymagwedd at ei waith sy’n gwbl seiliedig ar risg, a bod arbedion effeithlonrwydd pellach wedi'u cyflawni trwy fabwysiadu dull archwilio darbodus, sef methodoleg sy’n seiliedig ar Feddwl drwy systemau.

           Yn draddodiadol, roedd archwilio yn canolbwyntio'n bennaf ar werthuso'r gorffennol a sicrhau cydymffurfiaeth. Cyfrifoldeb Rheolwyr yw cydymffurfiaeth gydag Archwilio Mewnol yn rhoi sicrwydd ar briodoldeb ac effeithiolrwydd system rheolaeth fewnol y Cyngor fel y'i gweithredir gan y Rheolwyr. Yn benodol, bydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn darparu sicrwydd cyflawn i'r Pwyllgor ac i uwch reolwyr ynghylch effeithiolrwydd prosesau llywodraethu a risg mewnol ac yn darparu sicrwydd i gefnogi'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

           Mae yna hefyd ffynonellau eraill y gellir eu defnyddio i ddarparu sicrwydd bod risgiau'n cael eu rheoli'n effeithiol. Mae'r model tair llinell amddiffyn (fel y’i disgrifir yn yr adroddiad) yn fframwaith y gellir ei ddefnyddio i ddod â'r ffynonellau sicrwydd hyn at ei gilydd a bydd yn rhoi sicrwydd i Aelodau, rheoleiddwyr y sector ac archwilwyr allanol bod rheolaethau a phrosesau priodol yn eu lle ac yn gweithredu'n effeithiol. Mae meddalwedd rheoli risg newydd y Gwasanaeth (4risk) yn darparu cyfleuster i gofnodi'r tair llinell sicrwydd amrywiol mewn un lle, a bydd yn cael ei gyflwyno yn 2019/20.

           Er mwyn darparu ymagwedd hyblyg a chymryd i ystyriaeth newidiadau yn y sefydliad a'r amgylchedd risg, mae'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi alinio ei waith â'r gofrestr risg gorfforaethol a bydd yn cyfarfod ag uwch reolwyr i drafod eu risgiau, eu pryderon a’u gofynion diweddaraf. Yn y modd hwn, bydd y Gwasanaeth yn gwbl gyfarwydd â, ac yn ymwybodol o, faterion sy'n dod i'r amlwg a byddant yn gallu canolbwyntio eu hadnoddau ar y meysydd ble mae’r flaenoriaeth a’r risg fwyaf.

           Felly, yn hytrach na bod yn gynllun sefydlog am flwyddyn, bydd y Cynllun Archwilio ar gyfer 2019/20 yn newid yn ystod y flwyddyn yn dilyn newidiadau i'r gofrestr risg gorfforaethol. O ganlyniad, nid yw'r Strategaeth yn darparu rhestr derfynol o'r prosiectau y bydd y Gwasanaeth yn eu cyflawni yn ystod 2019/20 ond yn hytrach yn darparu'r archwiliadau y mae'r Cyngor wedi'u nodi fel ei brif flaenoriaethau ar hyn o bryd fel y'u rhestrir yn Atodiad A yr adroddiad.

           Yn unol â'r Siarter Archwilio Mewnol y cytunwyd arni, bydd yr holl risgiau / materion a gynhwysir mewn adroddiadau archwilio sydd â  graddfeydd Cyfyngedig neu Dim Sicrwydd (yn ôl y diffiniad o raddfeydd sicrwydd a nodir yn Atodiad B yr adroddiad) yn cael eu dilyn i fyny.

           Bydd adroddiad un dudalen newydd yn ategu protocol adrodd dwyieithog newydd, a fydd hefyd, am y tro cyntaf, yn fodd i’r Gwasanaeth ddarparu adroddiadau archwilio mewnol terfynol y cytunwyd arnynt ar gyfer yr Aelodau Portffolio ar y Pwyllgor Gwaith ac aelodau'r Pwyllgor hwn a  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 8.

9.

Amserlen Cau Cyfrifon 2018/19 pdf eicon PDF 436 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

Cofnodion:

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Adran 151 yn amlinellu newid arfaethedig i broses cymeradwyo cyfrifon 2018/19.

 

Adroddodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 bod newidiadau i'r amserlen statudol ar gyfer cyhoeddi'r Datganiadau Ariannol drafft a therfynol o dan Reoliad Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) fel y'i diwygiwyd gan y Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) (Diwygio). Mae Rheoliadau 2018 yn golygu bod yn rhaid i'r datganiadau ariannol drafft gael eu llofnodi a'u cyhoeddi erbyn 15 Mehefin (yn hytrach na 30 Mehefin mewn blynyddoedd blaenorol) ar gyfer blynyddoedd ariannol 2018/19 a 2019/20 a rhaid i'r datganiadau ariannol archwiliedig terfynol gael eu hystyried, eu cymeradwyo a'u cyhoeddi erbyn 15 Medi (o'i gymharu â 30 Medi yn flaenorol). Mae hyn mewn paratoad ar gyfer y flwyddyn ariannol 2020/21 a thu hwnt pan fydd y dyddiad ar gyfer cyhoeddi'r cyfrifon drafft yn cael ei ddwyn ymlaen ymhellach i 31 Mai gyda'r cyfrifon archwiliedig i'w cyhoeddi erbyn 31 Gorffennaf. Mae'r amserlen yn 2.2 yr adroddiad yn nodi'r dyddiadau allweddol yn y broses o baratoi’r cyfrifon, eu cyhoeddi a’u cymeradwyo gan y pwyllgor fel y maent yn berthnasol i flwyddyn ariannol 2017/18 ac fel y byddant yn berthnasol yn dilyn y newidiadau, i 2018/19, 2019/20 ac yna i 2020/21 ymlaen. Bydd yr amserlen ddiwygiedig yn heriol iawn, yn bydd yr angen i gwblhau’r cyfrifon terfynol drafft erbyn 14 Mai, dim ond 6 wythnos ar ôl diwedd y flwyddyn ariannol, yn anodd iawn i'r staff dan sylw. Yn ogystal, gallai’r angen i gwblhau erbyn canol mis Mai effeithio ar gywirdeb ac ansawdd y datganiadau ariannol drafft a gallai arwain at lefel uwch o waith archwilio allanol ac addasiadau dilynol wedi’r archwiliad.

 

Dywedodd y Swyddog, oherwydd yr amserlen fyrrach sydd ar gael ar gyfer cwblhau'r datganiadau ariannol drafft a'r anawsterau ymarferol a ddaw yn ei sgil, ac o gofio nad oes angen cymeradwyaeth ffurfiol ar gyfer Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 a Chod Ymarfer cysylltiedig CIPFA o'r datganiadau ariannol drafft gan Bwyllgor o’r Cyngor cyn iddynt gael eu cyhoeddi a'u cyflwyno i'w harchwilio, cynigir bod y datganiadau ariannol drafft yn cael eu llofnodi gan y Swyddog Adran 151 (y Swyddog Ariannol cyfrifol) a'u cyflwyno i'w harchwilio cyn iddynt gael eu hystyried gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu. Byddai'r newid arfaethedig yn caniatáu amser ychwanegol ar gyfer cwblhau'r datganiadau ariannol drafft. Gan gyfeirio at galendr pwyllgorau’r Cyngor, mae cyfarfod o'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu wedi'i raglennu yn y calendr ar gyfer mis Mehefin a mis Gorffennaf, 2019 gyda chyfarfod mis Mehefin wedi’i raglennu i’r pwrpas penodol o gymeradwyo datganiadau ariannol drafft 2018/19. Yng ngoleuni'r cynnig bod y datganiadau ariannol drafft yn cael eu llofnodi gan y Swyddog Adran 151 cyn iddynt gael eu dwyn gerbron y Pwyllgor, gellid cyflwyno'r datganiadau drafft i gyfarfod y Pwyllgor ym mis Gorffennaf  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 9.

10.

Blaen Rhaglen Waith pdf eicon PDF 333 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd Blaen Raglen Waith y Pwyllgor i'w hadolygu ac ar gyfer sylwadau.

 

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg, yng ngoleuni'r penderfyniad bod y datganiadau ariannol drafft am gael eu cyflwyno i gyfarfod mis Gorffennaf y Pwyllgor ac nad oes angen o’r herwydd galw cyfarfod Pwyllgor ym mis Mehefin, y bydd yr eitemau y bwriedir eu hystyried yng nghyfarfod mis Mehefin yn cael eu hail-raglennu i mis Gorffennaf neu, lle bo'n bosibl, byddant yn cael eu dwyn ymlaen i gyfarfod mis Ebrill y Pwyllgor.

 

Penderfynwyd nodi a derbyn y Flaen Raglen Waith yn amodol ar y newid a amlinellwyd gan y Pennaeth Archwilio a Risg.

 

CAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL: Y Pennaeth Archwilio a Risg i ddiweddaru'r Flaen raglen Waith yn unol â hynny.

11.

Gwahardd y Wasg a'r Cyhoedd pdf eicon PDF 119 KB

Ystyried mabwysiadu’r canlynol:-

 

“O dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gall olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd amgaeëdig.”

 

 

 

Cofnodion:

Penderfynwyd o dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, bod y wasg a'r cyhoedd yn cael eu gwahardd o'r cyfarfod ar gyfer y drafodaeth ar yr eitem ganlynol oherwydd y tebygrwydd y caiff gwybodaeth ei rhyddhau a honno’n wybodaeth y gwneir eithriad ohoni dan Atodlen 12A y Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd fel y'i cyflwynwyd.

12.

Cofrestr Risg Corfforaethol

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd er sylw'r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 yn ymgorffori'r Gofrestr Risg Corfforaethol.

 

Dywedodd y Rheolwr Risg ac Yswiriant fod system feddalwedd newydd - 4risk wedi'i chyflwyno i gofnodi a monitro risgiau, y mesurau sydd ar waith i reoli'r risgiau hyn ac unrhyw gamau sydd i'w cyflwyno i liniaru'r risgiau hynny ymhellach. Er nad yw wedi'i gynnwys ar hyn o bryd yn y system 4risk, mae gwaith yn cael ei wneud i gofnodi sicrwydd yn erbyn rheolaethau presennol. Bydd tair llinell sicrwydd yn cael eu cofnodi ar 4risk sef – y llinell sicrwydd gyntafgweithredu rheng flaen gan berchennog y camau rheoli; ail linell sicrwydd - rheolaeth reoli gyffredinol, rheolaeth ariannol; y drydedd llinell sicrwydd a ddarperir gan archwilwyr mewnol ac allanol a chyrff rheoleiddio eraill. Bydd hyn yn caniatáu i effeithiolrwydd y rheolaethau presennol gael eu hasesu a'u sicrhau ar yr amod nad yw'r risg weddilliol wedi cael ei gor-amcangyfrif na'i than-amcangyfrif.

 

Dywedodd y Swyddog fod y fersiwn o’r Gofrestr Risg Corfforaethol a gyflwynwyd yn adlewyrchu sylwadau'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn dilyn adolygiad o'r gofrestr. Mae fformat y gofrestr yn cynnwys y Llinellau Sicrwydd a fydd yn cael eu llenwi wrthi risgiau gael eu hadolygu a'u harchwilio.

 

Amlygir y prif risgiau coch i'r Cyngor yn adran 7 yr adroddiad. Ar wahân i ychwanegu risg YM40, ni fu unrhyw newidiadau eraill i'r Gofrestr Risg Gorfforaethol. Eglurodd y Swyddog nad yw risg YM35 bellach yn cael ei chategoreiddio fel risg a’i bod yn hytrach yn fater sy'n derbyn sylw ac y bydd o’r herwydd yn ei thynnu oddi ar y gofrestr.

 

Ystyriodd y Pwyllgor yr adroddiad a gwnaeth y pwyntiau canlynol

 

           Nododd y Pwyllgor fod y gofrestr ar ôl diystyru YM35, yn cynnwys 39 o risgiau a oedd, yn eu barn nhw yn ormodol ar lefel gorfforaethol gan olygu bod canolbwyntio ar y risgiau lefel uchel iawn yn anodd. Awgrymodd y Pwyllgor y byddai rhai risgiau yn cael eu rheoli'n fwy priodol ar lefel adrannol.

 

Dywedodd y Rheolwr Risg ac Yswiriant y rhoddir blaenoriaeth i risgiau lle mae'r risg weddilliol yn Goch ac Ambr. Dywedodd y Swyddog y gellid cymryd dwy ymagwedd wrth lunio'r gofrestr risg - un lle mae'r gofrestr yn cynnwys risgiau generig yn unig sydd wedi'u disgrifio'n llai cywir ond sy’n golygu bod llai o risgiau ar y gofrestr, neu'r llall lle mae'r risgiau yn fwy yn fanwl ac felly'n fwy niferus ond yn haws eu harchwilio yn eu herbyn. Mae'r Awdurdod wedi dewis y fersiwn fanwl ond mae'n cael ei adolygu.

 

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y system 4risk yn darparu dull adrodd gwell sy’n golygu y gall yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth graffu ar y risgiau pwysicaf ac sydd hefyd yn caniatáu iddynt gael eu grwpio i themâu fel y gellir dod o hyd i risgiau mewn perthynas â maes penodol yn gyflym. Mae  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 12.