Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni ddaeth yr un datganiad o ddiddordeb i law.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 29 Mehefin, 2022.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd 29 Mehefin, 2022 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid yn ymgorffori’r Hunanasesiad Corfforaethol 2021/2022.

Cyflwynodd y Cynghorydd Robin Williams, Aelod Portffolio Cyllid, Busnes Corfforaethol a Boddhad Cwsmer adroddiad Hunanasesiad Corfforaethol cyntaf Cyngor Sir Ynys Môn a baratowyd i gyflawni’r ddyletswydd newydd a osodwyd ar gynghorau yng Nghymru gan Dfeddf Lywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 i barhau i adolygu eu perfformiad trwy hunanasesiad. Dan y Ddeddf, mae disgwyl i bob awdurdod ystyried i ba raddau y mae'n arfer swyddogaethau'n effeithiol; ei fod yn defnyddio ei adnoddau yn ddarbodus, yn effeithlon ac yn effeithiol ac a yw ei drefniadau llywodraethu’n effeithiol ar gyfer sicrhau’r ddau fater a grybwyllwyd uchod, a rhaid iddo gyhoeddi adroddiad yn nodi ei gasgliadau ar gyfer pob blwyddyn ariannol. Mae adroddiad Cyngor Sir Ynys Môn 2021/22 yn adlewyrchu’r hyn y mae’r fframwaith cynllunio corfforaethol a rheoli perfformiad wedi’i wneud yn y Cyngor ac mae’n ddiwedd proses sy’n dwyn ynghyd sawl agwedd wahanol ar y fframwaith. Dywedodd y Cynghorydd Robin Williams fod y Cyngor, ar ôl ystyried y dystiolaeth a gyflwynwyd ar ffurf adolygiadau perfformiad gwasanaeth; adroddiadau perfformiad; Datganiad Llywodraethu Blynyddol; adolygiadau allanol; arolwg staff ac ymgysylltu â rhanddeiliaid, yn fodlon bod ei waith rheoli perfformiad, ei ddefnydd o adnoddau a'i reolaeth risg yn “Dda” ac yn adlewyrchu llawer o gryfderau. Serch hynny, mae'r hunanasesiad hefyd wedi amlygu meysydd lle gellir gwella a chaiff y materion hyn eu dwyn ynghyd ar ddiwedd yr adroddiad a chaiff ffynhonnell sicrwydd pob mater ei nodi.

Adroddodd y Prif Weithredwr fod yr adroddiad hunanasesu, sef y cyntaf o’i fath ar gyfer Ynys Môn dan ofynion y perfformiad newydd a gyflwynwyd gan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, yn gadarnhaol ac yn galonogol ond ei fod, hefyd, yn cydnabod y gellir gwneud cynnydd pellach o ran rhai agweddau ar berfformiad. Pwysleisiodd fod y Cyngor wedi gallu cyflawni'r ddyletswydd a osodwyd arno gan y Ddeddf heb orfod cyflwyno unrhyw ddulliau rheoli perfformiad newydd - mae'r prosesau, y gweithdrefnau a'r trefniadau sy'n sail i'r hunanasesiad eisoes wedi'u hen sefydlu o fewn y Cyngor. Roedd yn gobeithio bod hyn yn cyfleu’r neges i holl randdeiliaid, partneriaid a rheoleiddwyr y Cyngor bod y Cyngor yn gweithredu o sylfaen gadarn a bod llawer o ddisgwyliadau’r Ddeddf o ran perfformiad eisoes wedi’u gwreiddio yng ngwaith beunyddiol y Cyngor. Credai fod llawer i ymfalchïo ynddo yn yr adroddiad ac y gallai'r Cyngor fod yn fodlon bod y trefniadau sydd ganddo yn eu lle yn helpu i adeiladu ar welliant heb ychwanegu biwrocratiaeth ychwanegol. Mae rheoli perfformiad yn rhan o ddiwylliant y Cyngor ac mae’n parhau i aeddfedu. Er bod rheoli a defnyddio adnoddau’n heriol, fe’i cefnogir gan drefniadau cadarn ac mae rheoli risg yn rhan annatod o weithrediadau a phenderfyniadau beunyddiol y Cyngor. Bydd meysydd sydd wedi'u nodi ar gyfer gwelliant yn rhan o gynllun gweithredu a chânt eu monitro ar gyfer cynnydd gan Dîm yr Arweinyddiaeth ac adroddir arnynt drwy'r sianeli democrataidd sefydledig.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i’r adroddiad, gan godi’r pwyntiau a ganlyn –  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid Corfforaethol.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid a ymgorfforai’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft ar gyfer 2021/22.

Cyflwynodd y Cynghorydd Robin Williams, Aelod Portffolio Cyllid, Busnes Corfforaethol a Boddhad Cwsmer y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft ar gyfer 2021/22 sy’n dangos sut mae trefniadau llywodraethu’r Cyngor, yn ystod y flwyddyn, wedi cyflawni pob un o’r egwyddorion a gynhwysir yn Fframwaith Cyflawni Da Llywodraethu mewn Llywodraeth Leol CIPFA/SOLACE.

Mae’r Cyngor yn gyfrifol am sicrhau ei fod yn cynnal ei fusnes yn unol â’r gyfraith a safonau priodol a’i fod yn diogelu arian cyhoeddus ac yn rhoi cyfrif priodol amdano a sut y defnyddir arian cyhoeddus. Mae gan y Cyngor, hefyd, ddyletswydd dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 i wneud trefniadau i sicrhau gwelliant parhaus yn y ffordd y caiff ei swyddogaethau eu harfer, gan roi sylw i gyfuniad o fod yn ddarbodus, effeithlon ac effeithiol. Wrth gyflawni’r cyfrifoldeb cyffredinol hwn mae gan y Cyngor hefyd ddyletswydd i roi trefniadau priodol ar waith ar gyfer llywodraethu ei faterion, gan hwyluso’r gwaith o gyflawni ei swyddogaethau’n effeithiol, sy’n cynnwys trefniadau ar gyfer rheoli risg ynghyd â rheolaeth ariannol ddigonol. Ym mis Mawrth 2022, cymeradwyodd a mabwysiadodd y Cyngor god llywodraethu corfforaethol lleol diwygiedig sy’n gyson ag egwyddorion Fframwaith CIPFA/SOLACE. Mae'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn dangos sut mae'r Cyngor wedi cydymffurfio â'r Cod ac yn bodloni gofynion arfer priodol a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru).

Dywedodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid fod y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a'r Adroddiad Hunanasesu blaenorol yn ategu ei gilydd. Cadarnhaodd bod y broses hunanasesu wedi nodi’r materion llywodraethu a restrir ar dudalen 10 o’r adroddiad a gaiff sylw yn ystod 2022/23, er nad oedd unrhyw faterion llywodraethu arwyddocaol wedi’u nodi yn 2021/22.

Yn y drafodaeth a ddilynodd, gwnaed y pwyntiau a ganlyn gan y Pwyllgor -

• Gofynnodd am eglurhad o gam gweithredu 3 yn y tabl ar y cynnydd a wnaed yn 2021/22 ynghylch materion llywodraethu a nodwyd yn ystod 2020/21, lle cadarnhawyd y gweithredwyd ar faterion [yn ymwneud â Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yr oedd angen sylw yn 2021/22, ond nodwyd, hefyd, bod rhagor o waith wedi’i gynllunio ar gyfer 2022/23 ar y materion sy'n weddill ac sydd angen sylw.

Egluroddy Prif Weithredwr fod rhai elfennau o'r gwaith wedi'u cwblhau a'u gweithredu a bod elfennau eraill e.e. adolygu a diweddaru'r Cyfansoddiad a chyflwyno Cynllun Deisebau yn waith oedd ar y gweill ac i'w gwblhau yn y flwyddyn ariannol gyfredol.

• Gofynnodd am eglurhad o bwynt 3 yn y tabl sy'n rhestru materion llywodraethu a nodwyd gan y broses Hunanasesu, lle nodwyd y gallai methu cydymffurfio â chyfrifoldebau newydd a newidiadau a gyflwynwyd gan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 arwain at graffu pellach gan Lywodraeth Cymru a cholli enw da.

Egluroddy Prif Weithredwr fod y Ddeddf yn gosod dyletswyddau  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a ymgorfforai’r Datganiad Cyfrifon drafft ar gyfer 2021/22.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod y cyfrifon drafft wedi'u llofnodi’r 16eg o Fehefin, 2022 a'u bod bellach yn cael eu harchwilio. Amlygodd y gallai gwaith ychwanegol mewn cysylltiad â chadarnhau pris asedau’r Cyngor yn y fantolen olygu bod y broses archwilio’n cymryd mwy o amser i’w chwblhau. Cododd y mater yn ystod archwiliadau yn Lloegr y flwyddyn flaenorol ac mae wedi'i godi gyda phob cyngor gan Archwilio Cymru. Eglurodd y Swyddog Adran 151 fod Archwilio Cymru yn ceisio sicrwydd nad yw effaith newidiadau i werth cyfredol asedau yn gyfystyr â newid sylweddol yn y ffigur y darperir ar ei gyfer yn y cyfrifon. Er na ofynnir i gynghorau ailbrisio eu hasedau, mae'r hyn y mae'n ei olygu, o ran y gofyn ar gynghorau, wedi bod yn destun trafodaeth rhwng Archwilio Cymru a CIPFA. Mae’r Cyngor wedi gofyn i’w Brif Swyddog Prisio wneud rhagor o waith mewn perthynas â phrisio asedau’r Cyngor a allai arwain at oedi wrth gwblhau’r archwiliad.

Amlygodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 yr isod -

·         Mae’r Datganiad Cyfrifon yn cynnwys y datganiadau ariannol craidd a restrir ar dudalen gyntaf y cyfrifon. Rhagflaenir y rhain gan yr Adroddiad Naratif sy’n rhan allweddol o’r cyfrifon ac sy’n rhoi arweiniad effeithiol i’r materion mwyaf arwyddocaol yr adroddwyd arnynt yn y cyfrifon, gan gynnwys blaenoriaethau a strategaethau’r Cyngor a’r prif risgiau y mae’n eu hwynebu. Mae'r adroddiad naratif yn rhoi sylwebaeth ar sut mae'r Cyngor wedi defnyddio ei adnoddau yn ystod y flwyddyn i gyflawni ei amcanion datganedig.

·         Mae'r Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr drafft yn dangos cost darparu gwasanaethau yn y flwyddyn, yn unol â gofynion cyfrifyddu statudol ac mae'n cynnwys Cronfa'r Cyngor a'r Cyfrif Refeniw Tai. Mae'n cynnwys addasiadau cyfrifyddu megis dibrisiant a newidiadau pensiynau, nad ydynt yn cael eu hariannu gan dalwyr Treth y Cyngor, felly, mae effaith y rhain wedi'u heithrio yn y nodyn a elwir yn Addasiadau rhwng Sail Gyfrifo a Sail Ariannu (Nodyn 7 yn y Datganiad Cyfrifon). Mae’r nodyn hwn ar gyfer 2021/22 yn dangos £11.852m o addasiadau cyfrifyddu sy’n cael eu canslo yn y Datganiad Symudiad mewn Cronfeydd. Golyga hyn y caiff gwir effaith ar gronfeydd wrth gefn y Cyngor a'r Cyfrif Refeniw Tai o ddarparu gwasanaethau ei leihau, o warged o £5.940m i warged o £17.792m, sy'n gynnydd yng nghronfeydd wrth gefn y Cyngor. Mae hyn i’w briodoli i danwariant ar Gronfa'r Cyngor a'r Cyfrif Refeniw Tai a throsglwyddiadau i gronfeydd wrth gefn a glustnodwyd.

·         Balans yr holl gronfeydd wrth gefn defnyddiadwy ar 31 Mawrth, 2022 oedd £57.772m, cynnydd o £17.792m. Mae Cronfa Wrth Gefn y Cyfrif Reveniw Tai, Balansau Ysgolion a Chronfeydd Derbyniadau Cyfalaf Wrth Gefn wedi'u neilltuo a dim ond at y diben dynodedig y gellir eu defnyddio. Mae Tabl 1 yr adroddiad yn rhoi crynodeb o'r symudiadau yn y cronfeydd wrth gefn oherwydd perfformiad ariannol y flwyddyn a symudiadau net i mewn i’r cronfeydd wrth gefn  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a ymgorfforai’r Blaenraglen Waith a Rhaglen Hyfforddiant y Pwyllgor ar gyfer 2022/23.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y Flaenraglen Waith wedi'i datblygu i gynnwys cyfrifoldebau newydd y Pwyllgor dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a'r diwygiadau yn sgil hynny i gylch gorchwyl y Pwyllgor a'i bod hefyd yn adlewyrchu cyfarfod ychwanegol ar gais y Pwyllgor, wedi'i amserlennu ar gyfer mis Hydref. Mewn ymateb i gwestiwn am lywodraethu partneriaethau a chytundebau cydweithio, cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg y câi Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Sgriwtini, Partneriaethau ac Adfywio ei gyflwyno i gyfarfod Rhagfyr, 2022 y Pwyllgor.

Penderfynwyd derbyn y Flaenraglen Waith a gynigiwyd ar gyfer 2022/23 yn un sy’n bodloni cyfrifoldebau’r Pwyllgor yn unol â’r cylch gorchwyl.