Rhaglen, Penderfyniadau a Chofnodion.

Cyfarfod Rhithiol (Ar hyn o bryd nid oes modd i'r cyhoedd fynychu'r cyfarfod), Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio
Dydd Mawrth, 20fed Ebrill, 2021 2.00 o'r gloch

Mae cyfarfodydd y Cyngor bellach yn cael eu ffrydio’n fyw ar ein sianel YouTube.

Gallwch hefyd weld rhestr o’r cyfarfodydd a fydd yn cael eu cynnal cyn hir.

Bydd yr holl gyfarfodydd yn cael eu huwchlwytho ar ein gwefan gweddarlledu yn dilyn y cyfarfod.

Lleoliad: Cyfarfod Rhithiol

Cyswllt: Ann Holmes 01248 752518 

Eitemau
Rhif. Eitem

1.

Datganiad o Ddiddordeb

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Cofnodion:

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

2.

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol pdf eicon PDF 318 KB

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 9 Chwefror, 2021.

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 9 Chwefror 2021 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

 

Yn codi 

 

           Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg ei bod wedi bod mewn cysylltiad â'r Tîm Hyfforddi a Datblygu Adnoddau Dynol i ofyn am atgoffa'r aelodau hynny o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio nad oeddent eto wedi cwblhau'r modiwl E-ddysgu ymwybyddiaeth seiberddiogelwch o'r angen i wneud hynny gan ei fod yn hyfforddiant gorfodol. Mewn ymateb i sylwadau gan Aelodau, cynigiodd ofyn i'r Tîm Hyfforddi a Datblygu Adnoddau Dynol ail anfon y nodyn atgoffa rhag ofn bod rhai Aelodau wedi methu'r nodyn atgoffa gwreiddiol. Er mwyn gwneud mynediad yn haws byddai hefyd yn gofyn i ganllawiau ar gyfer cael mynediad i'r Porth E-Ddysgu drwy liniadur gael eu cynnwys. Derbyniodd y Pwyllgor y cynnig.

 

CAM GWEITHREDU: Bod y Pennaeth Archwilio a Risg yn gofyn i'r Tîm Hyfforddi a Datblygu Adnoddau Dynol ail anfon y nodyn at aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ein hatgoffa o'r angen i gwblhau'r modiwl E-ddysgu Ymwybyddiaeth Seiberddiogelwch os nad ydynt eisoes wedi gwneud hynny, ac i roi arweiniad ar gael mynediad i'r Porth E-Ddysgu drwy liniadur.

 

           Cyfeiriwyd at yr oedi wrth ardystio hawliadau Budd-dal Tai a godwyd yn y Crynodeb Archwilio a gyflwynwyd i gyfarfod blaenorol y Pwyllgor - yn benodol a wnaed cynnydd i alluogi'r Adran Gwaith a Phensiynau i ryddhau'r cymorthdaliadau sy'n weddill o tua £5m, ac effaith hyn ar sefyllfa ariannol y Cyngor.

 

Eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 fod y Swyddog o fewn y Gwasanaeth Cyllid sy'n arwain y gwaith o gwblhau'r hawliadau cymhorthdal hefyd yn ymwneud â chyhoeddi biliau'r Dreth Gyngor sydd wedi cymryd rhan helaeth o fis Mawrth a dechrau mis Ebrill; roedd gweithiwr cymorth asiantaeth a oedd yn helpu gyda'r gwaith profi ar gyfer yr hawliadau cymhorthdal hefyd wedi gadael i wneud swydd arall a olygai fod yn rhaid llenwi'r bwlch hwnnw gan arwain at rywfaint o oedi. Serch hynny, y nod o hyd yw cwblhau cais am gymhorthdal Budd-dal Tai 2018/19 erbyn diwedd mis Mai, 2021 ac mae llythyr barn archwilio allanol wedi’i ddrafftio; mae'r gwaith profi ar hawliadau cymhorthdal 2019/20 wedi'i wneud a bydd yr archwiliad yn cael ei gwblhau unwaith y bydd hawliad 2018/19 wedi'i ardystio. Fodd bynnag, bydd cwblhau cais am gymhorthdal 2018/19 ynddo'i hun yn rhyddhau cyfran sylweddol o gyfanswm y cymorthdaliadau sy'n weddill o £5m a ddelir gan yr Adran Gwaith a Phensiynau. Byddai cwblhau hawliad 2019/20 erbyn diwedd mis Mehefin wedyn yn dod â'r broses yn ôl ar y trywydd iawn. Yna, bydd angen i'r cais drafft am gymhorthdal cyn archwilio ar gyfer 2020/21 gael ei gyflwyno erbyn y dyddiad cau ar 30 Ebrill gyda dyddiad cwblhau'r archwiliad, o 30 Tachwedd 2021; bydd cyrraedd y targedau hyn yn golygu bod y broses hawliadau Cymhorthdal Tai wedi’i diweddaru.

 

Ychwanegodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 2.

3.

Diweddariad ar Strategaeth a Blaenoriaethau Archwilio Mewnol 2020/21 pdf eicon PDF 407 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn diweddaru gweithgarwch y Pwyllgor Archwilio Mewnol ar 6 Ebrill 2021 i'w ystyried. Darparodd yr adroddiad grynodeb o'r archwiliadau a gwblhawyd ers yr adroddiad diwethaf i'r Pwyllgor ym mis Chwefror, 2021. Hefyd rhoddwyd gwybodaeth am y llwyth gwaith presennol a'r blaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i ganolig wrth symud ymlaen yng nghyd-destun cynnal dull ystwyth er mwyn diwallu anghenion y Cyngor mewn amgylchedd risg a rheoli sy'n newid yn barhaus.

 

Diweddarodd y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg y Pwyllgor mewn perthynas â'r canlynol

 

           Y gwaith sicrwydd a gwblhawyd ers y diweddariad diwethaf gan gyfeirio at y tabl ym mharagraff 4 o'r adroddiad a oedd yn cynnwys un archwiliad y cyhoeddwyd adroddiad terfynol ar ei gyfer. Mae hyn yn ymwneud ag Archwiliad Thematig o Ysgolion Cynradd - Casglu Incwm - Ail Archwiliad Dilyn-i-Fyny a arweiniodd at farn sicrwydd rhesymol heb nodi unrhyw risgiau/materion.

           Gwaith ar y gweill fel y dangosir gan y tabl ym mharagraff 5 o'r adroddiad sy'n cynnwys tri archwiliad sydd ar y gweill mewn meysydd sy'n ymwneud â TG (ar y cyd â Chyngor Dinas Salford); nodi anfonebau dyblyg ac adennill taliadau dyblyg a rheoli argyfwng (sicrwydd llinell flaen). Mae'r archwiliadau hyn yn deillio o gais Swyddog a/neu am eu bod yn gysylltiedig â Covid-19 ac yn cael eu hystyried yn risg uchel ac yn cael blaenoriaeth i'w cwblhau fel eu bod yn cefnogi'r Farn Archwilio Mewnol Blynyddol ar gyfer 2020/21. Disgwylir i ganfyddiadau'r archwiliad gael eu hadrodd i gyfarfod y Pwyllgor ym mis Mai (mae'r cyfarfod ym mis Mehefin wedi'i glustnodi ar gyfer ystyried Datganiad Cyfrifon drafft 2020/21).

           Gwaith a ddygwyd ymlaen i 2021/22 sy'n cynnwys y pedwar archwiliad a nodir o dan baragraff 6 o'r adroddiad - Gosod Tai; Tai - Digartrefedd; Adennill Dyledion i’r Cyngor a Thaliadau Gofal Arbennig i'r Gweithlu Gofal Cymdeithasol.

           Y camau sy’n weddill ar 6 Ebrill fel y'u dangosir yn y dangosfwrdd 4action yn Atodiad 1 yr adroddiad. Ehangir arnynt mewn adroddiad ar wahân o dan eitem 4 ar yr agenda.

           Mae gwaith ymchwilio yn darparu cymorth yn benodol gyda thri ymchwiliad ar gais Adnoddau Dynol. Mae dau ohonynt bellach wedi'u cwblhau ac un sy'n parhau.

 

Wrth ystyried y wybodaeth cododd y Pwyllgor y pwyntiau canlynol

 

           Y rhesymeg dros ymgysylltu â Chyngor Dinas Salford i gynorthwyo gyda'r archwiliad TG pan fyddai disgwyl i awdurdod lleol arall yng Nghymru fod yn fwy cyfarwydd â systemau, prosesau a threfniadau Archwilio Mewnol y Cyngor.

 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod yr archwiliad TG yn faes technegol iawn ac nad oes llawer o archwilwyr TG medrus ar gael. Mae Cyngor Dinas Salford wedi sefydlu ei hun dros nifer o flynyddoedd fel arbenigwr yn y maes hwn ac mae ganddo Archwilwyr Mewnol ymroddedig sydd wedi'u hyfforddi ym maes TG. Mae'n cynnig gwasanaeth ar gyfer pob cyngor yng Ngogledd Orllewin Lloegr  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

4.

Materion a Risgiau Archwilio Mewnol sydd Angen Sylw pdf eicon PDF 396 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a roddodd y wybodaeth ddiweddaraf am statws a manylion y risgiau sy'n weddill y mae'r Archwiliad Mewnol wedi'u cyflwyno i'r Pwyllgor eu hystyried.

 

Adroddodd y Prif Archwilydd ar y prif bwyntiau fel a ganlyn –

 

           Mai dyma'r tro cyntaf i adroddiad manwl sy'n amlinellu perfformiad cyffredinol wrth fynd i'r afael â chamau archwilio gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ers gweithredu'r system olrhain 4action newydd sydd wedi'i huwchraddio. Mae'r system newydd wedi bod yn llwyddiannus iawn wrth wella prosesau dilynol ac olrhain gweithredoedd Archwilio Mewnol.

           Mae'r dangosfwrdd 4action sy'n rhoi cipolwg amser gwirioneddol ar y perfformiad cyfredol wrth fynd i'r afael â chamau gweithredu sy'n weddill wedi'i ddatblygu a'i fireinio. Caiff camau hwyr eu monitro'n barhaus sy’n golygu bod diweddariadau ar unwaith gan reolwyr ar y cynnydd a wneir i fynd i’r afael â nhw.

           Bod dangosfwrdd gwasanaeth pwrpasol i gynorthwyo Penaethiaid Gwasanaeth a'u timau rheoli i fonitro a rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am eu gweithredoedd hefyd wedi'i ddatblygu. Ar hyn o bryd rydym yn treialu'r dangosfwrdd gyda'r gwasanaeth Adnoddau ac os bydd yn llwyddiannus byddwn yn bwrw ymlaen i'w ddefnyddio'n helaethach ar draws y Cyngor yn ystod 2021-22. Yn anffodus, mae argyfwng Covid-19 wedi cyfyngu ar ein gallu i gyflwyno'r system 4action newydd i wasanaethau a darparu hyfforddiant ac ati fel bod rheolwyr yn gallu defnyddio ei swyddogaethau yn llawn. Wrth i'r pandemig gilio, byddwn yn ailddechrau'r gwaith hwn.

           Fel ar 31 Mawrth, 2021 roedd 60 o gamau gweithredu sy’n weddill yn cael eu holrhain yn 4action ac mae 20 ohonynt yn cael eu graddio'n rhai "pwysig" (ambr) a 40 yn rhai "cymedrol" (melyn) o ran eu blaenoriaeth risg (fel y dangosir yn Graff 1). Ni chodwyd unrhyw faterion coch yn ystod y flwyddyn ac nid oes unrhyw faterion/risgiau coch sy’n weddill ar hyn o bryd. Mae'r camau gweithredu sy’n weddill rhwng y cyfnod 2014/15 a 2020/21 gyda'r mwyafrif yn ymwneud â'r ddwy flynedd ariannol ddiwethaf. Mae'r hynaf sy'n dyddio'n ôl i 2014/15, yn ymwneud â'r angen am wiriadau annibynnol rheolaidd o adroddiadau cyflogres ac mae'n mynd rhagddo'n dda o ran ei gwblhau. Mae'r camau sy'n weddill o 2016/17 yn ymwneud â'r angen i wasanaethau roi sicrwydd bod eu gweithgarwch caffael yn effeithiol yn y broses flynyddol o herio gwasanaethau. Disgwylir i'r cam gweithredu hwn fod wedi'i gwblhau ar gyfer y broses her gwasanaeth nesaf.

           Ar hyn o bryd mae dau gam gweithredu sydd wedi cyrraedd eu dyddiad targed ac sydd felly’n hwyr fel y dangosir yn Graff 2. Mae'r cam gweithredu ’hwyr' yn ymwneud â hyfforddiant i staff TG o ran eu cyfrifoldebau pe bai digwyddiad TG yn golygu bod angen cymryd camau adfer. Pennir sut y byddwn yn bwrw ymlaen â’r cam gweithredu hwn unwaith y bydd y camau dilyn-i-fyny ar gyfer archwiliad ffurfiol o Wytnwch TG wedi’i gynnal yn Ebrill 2021. Mae'r camau cysylltiedig "cymedrol" hwyr yn ymwneud â'r angen am wiriadau rheolaidd, annibynnol o adroddiadau cyflogres ac fel y cyfeiriwyd atynt yn flaenorol, mae’r gwaith  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

5.

Strategaeth Archwilio Mewnol Ddrafft 2021/22 pdf eicon PDF 381 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys y Strategaeth Archwilio Mewnol ddrafft ar gyfer 2021/22 i'r Pwyllgor ei ystyried.

 

Tynnodd y Pennaeth Archwilio a Risg sylw at elfennau allweddol canlynol y Strategaeth Archwilio

 

           Y cyd-destun presennol lle mae amgylchiadau digynsail pandemig y coronafeirws byd-eang wedi llunio'r rhagolygon ar gyfer 2021/22 gan arwain at ailffocysu blaenoriaethau.

           Mabwysiadu dull ystwyth sy'n seiliedig ar risg o ddarparu archwiliadau sy'n golygu y bydd gweithgarwch archwilio mewnol yn cyd-fynd â'r cofrestrau risg corfforaethol. Mewn gweithgarwch archwilio ystwyth mae gweithgarwch yn seiliedig ar risgiau ac anghenion y sefydliad; canolbwyntir ar gydweithredu a chyfathrebu rhwng y tîm archwilio a rhanddeiliaid, mae'r flaenoriaeth ar gyflymder ac effeithlonrwydd sy'n arwain at broses symlach ac archwilio cyflymach.

           Defnyddio'r model tair llinell (Llinell gyntaf - swyddogaethau gweithredol; ail linell - swyddogaethau sy'n cefnogi, monitro a hwyluso e.e. Cyfreithiol, Sicrhau Ansawdd, Diogelwch Gwybodaeth; trydedd linell - swyddogaethau sy'n rhoi sicrwydd annibynnol e.e. rheoleiddwyr mewnol ac allanol) fel fframwaith i ddod â ffynonellau sicrwydd at ei gilydd.  Bydd yr Archwiliad Mewnol yn gweithio gyda'r llinell gyntaf a'r ail linell i ddarparu’r sicrwydd hwn a bydd Tîm Busnes a Pherfformiad Corfforaethol y Cyngor yn cefnogi Datganiad Llywodraethu Blynyddol y Cyngor.

           Mae canolbwyntio ar yr hyn sydd bwysicaf i'r Cyngor yn golygu mai'r rhan fwyaf o weithgarwch Archwilio Mewnol fydd adolygiad o'r risgiau gweddilliol coch ac ambr ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol gan gynnwys y saith maes risg a restrir yn yr adroddiad lle mae'r Cyngor wedi asesu'r risg gynhenid a gweddilliol fel risgiau Coch.

           Adolygu'r gwaith o reoli cofrestr risg Covid-19 er mwyn sicrhau bod yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn parhau i reoli’r risgiau sy'n gysylltiedig â'r pandemig yn effeithiol.

           Rheoli'r risg o dwyll sydd wedi'i waethygu gan y pandemig presennol. Yn ystod 2021/22 bydd y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn darparu hyfforddiant a phecyn e-Ddysgu i godi ymwybyddiaeth a darganfod twyll yn y sefydliad; ymgymryd â gweithgareddau i fynd i'r afael â thwyll, atal llwgrwobrwyo a llygredd, atal gwyngalchu arian ac atal ariannu terfysgaeth. Byddwn yn diweddaru'r Cynllun Ymateb i Dwyll yn unol â hynny..

           Cynnal adolygiadau o feysydd mewn ymateb i asesiad Penaethiaid Gwasanaeth o faterion risg a rheoli cyfredol fel yr amlinellir yn yr adroddiad.

           Ailddechrau gwaith a nodwyd ac a gynlluniwyd cyn y pandemig pan gafodd adnoddau mewnol eu hadleoli a chanolbwyntio ar gefnogi'r ymateb brys.

           Parhau i weithredu'r broses ddilynol a sefydlwyd i sicrhau bod y rheolwyr wedi mynd i'r afael yn effeithiol â'r risgiau a godwyd gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol.

           Gweithredu cyfres symlach o fesurau perfformiad i bennu effeithiolrwydd gwaith yr Archwiliad Mewnol.

           Ymrwymo i hyfforddi a datblygu staff y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn barhaus. Mae'r tîm yn parhau i gynnwys llawer iawn o brofiad archwilio mewnol ac allanol ynghyd â chymysgedd ardderchog o gymwysterau  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

6.

Archwilio Allanol: Cynllun Archwilio Drafft 2021 - Cyngor Sir Ynys Môn pdf eicon PDF 361 KB

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.

Cofnodion:

Cyflwynwyd yr adroddiad Archwilio Allanol a oedd yn cynnwys Cynllun Archwilio arfaethedig ar gyfer blwyddyn archwilio 2020/21 i'r Pwyllgor ei ystyried. Roedd y Cynllun yn nodi'r gwaith y cynigir ei wneud mewn perthynas â'r archwiliad ariannol, y rhaglen archwilio perfformiad ar gyfer y flwyddyn ynghyd â'r rhaglen o waith ardystio grantiau ac amserlen adrodd archwilio.

 

Rhoddodd Mr Alan Hughes, Arweinydd Archwilio Perfformiad Archwilio Cymru grynodeb o gyfrifoldebau'r Archwilydd Allanol o ran archwilio datganiadau ariannol, ac mewn perthynas ag asesu trefniadau'r Cyngor ar gyfer cael gwerth am arian o'r adnoddau y mae'n eu defnyddio. Hefyd i ba raddau y mae'n cymhwyso'r egwyddor datblygu cynaliadwy wrth bennu a chymryd camau i gyflawni ei amcanion llesiant. Cyfeiriodd at y rhaglen archwilio perfformiad ar gyfer 2021/22 a oedd yn cynnwys darnau o waith yn ymwneud â Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru 2015) (archwiliad o’r Ddeddf) y mae eu manylion i'w cadarnhau; Sicrwydd ac Asesu Risg ynghylch trefniadau i sicrhau gwerth am arian wrth ddefnyddio adnoddau a gwaith thematig mewn perthynas â galluoedd trawsnewid ac addasu cynghorau i adeiladu ar gyfer dyfodol cynaliadwy. Cadarnhaodd y bydd Archwilio Cymru yn parhau i fod yn hyblyg i gyflawni'r gwaith archwilio a nodir yn y cynllun ac mae wedi ymrwymo i sicrhau na fydd y gwaith hwn yn amharu ar y gweithgareddau y mae angen i'r Cyngor eu gwneud i ymateb i heriau parhaus a achosir gan bandemig Covid19.

 

Ymhelaethodd Yvonne Thomas, Rheolwr Archwilio Ariannol Archwilio Cymru ar y prif risgiau archwilio o ran y datganiad ariannol a nodwyd yn ystod cam cynllunio'r archwiliad a'r ymateb archwilio arfaethedig wrth ddelio â'r risgiau hynny, a chadarnhaodd fod y risgiau'n berthnasol i bob cyngor yng Nghymru.

 

Cododd y Pwyllgor y pwyntiau canlynol ynglŷn â’r cynllun archwilio arfaethedig

 

           Y trefniadau a fydd yn disodli cyfrifoldebau gwelliannau parhaus yr Archwilydd Allanol na fyddant bellach yn gymwys o ganlyniad i newidiadau sy'n deillio o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.

 

Eglurodd Mr Alan Hughes fod Archwilio Cymru, o dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009, wedi ymrwymo i ardystio Adroddiad Gwella a Chynllun y Cyngor a’i fod yn cyflwyno tystysgrifau i'r perwyl hwnnw. Mae'r ddeddfwriaeth newydd yn gosod dyletswydd ar gynghorau i adolygu ac adrodd ar eu perfformiad drwy hunanasesiad y bydd Archwilio Cymru yn ei archwilio er mwyn cael sicrwydd ynghylch y gwaith a wneir gan gynghorau yng Nghymru. Bydd yn elfen allweddol o'r fframwaith sicrwydd a fydd yn ei dro yn bwydo i mewn i fethodoleg sicrwydd a risg yr Archwiliad Allanol.

 

           Diben a swyddogaethau Cydbwyllgorau Corfforaethol y cyfeirir atynt fel rhan o'r prif risgiau archwilio ariannol a nodir o dan faterion eraill.

 

Eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn darparu ar gyfer sefydlu Cydbwyllgorau Corfforaethol sydd wedi'u cynllunio i alluogi swyddogaethau penodol - datblygu economaidd; trafnidiaeth, cynllunio strategol a gwella  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

7.

Newidiadau Cyfansoddiadol sy'n Effeithio'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio pdf eicon PDF 138 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn nodi'r newidiadau cyfansoddiadol sy'n effeithio ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oherwydd ymddiswyddiad aelod lleyg a gweithredu Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 i'w hystyried.

 

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y Pwyllgor, yn dilyn ymddiswyddiad aelod lleyg o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, wedi gwneud cais i ddiwygio Cyfansoddiad y Cyngor er mwyn lleihau nifer yr aelodau lleyg ar y Pwyllgor o ddau i un aelod lleyg hyd nes y daw darpariaethau Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 i rym. Cymeradwywyd y gwelliant gan y Cyngor Llawn ar 9 Mawrth, 2021.

 

Mae'r newidiadau penodol sy'n effeithio ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o ganlyniad i'r Ddeddf yn ymwneud â'i enw (daeth y newid enw eisoes i rym), aelodaeth y pwyllgor, y cyfansoddiad a’r trafodion, penodi cadeirydd a dirprwy gadeirydd yn ogystal â'r gofyniad bod y Pwyllgor yn adolygu ac yn asesu gallu'r Cyngor i ymdrin â chwynion yn effeithiol. Er bod y Pwyllgor eisoes wedi bod yn derbyn adroddiad blynyddol ar gwynion, pryderon a chwythu'r chwiban fel rhan o'r gwaith o oruchwylio trefniadau llywodraethu yn y Cyngor ac y bydd yn gyfarwydd â'r maes, gwneir trefniadau gydag Awdurdod Safonau Cwynion Swyddfa Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru i hyfforddiant cwynion gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor cyn cyflwyno'r adroddiad cwynion blynyddol ym mis Medi.

 

Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio a Risg hefyd at newidiadau sy'n deillio o'r ddeddfwriaeth newydd mewn perthynas â Pherfformiad y Cyngor ac asesu Perfformiad a fydd yn golygu y bydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn derbyn adroddiad hunanasesu drafft i’w adolygu, y bydd yn ofynnol i'r Cyngor ei lunio yn ogystal ag adroddiad ar asesiad perfformiad panel (ac ymateb y Cyngor) y bydd yn rhaid i'r Cyngor ei drefnu o leiaf unwaith yn ystod pob cylch etholiadol.

 

Penderfynwyd nodi’r newidiadau i Gyfansoddiad y Cyngor yn dilyn ei gais, ynghyd â’r diwygiadau a gyflwynwyd gan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.

 

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL

8.

Adroddiad Caffael Llesiant yng Nghymru pdf eicon PDF 484 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Cynllunio Busnes, Rhaglenni a Pherfformiad a oedd yn cynnwys yr argymhellion a nodwyd yn adroddiad Caffael Llesiant yng Nghymru a gyhoeddwyd gan Gomisiynydd Cenedlaethau'r Dyfodol ym mis Chwefror, 2021 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Mae adroddiad Caffael Llesiant yng Nghymru yn amlinellu i ba raddau y mae Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol yn llywio penderfyniadau comisiynu a chaffael ar draws pob un o'r 44 corff cyhoeddus yng Nghymru.

 

Adroddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 fod Cyngor Ynys Môn ymhlith sampl o awdurdodau lleol a gymerodd ran yn y gwaith maes ar gyfer yr adroddiad sy'n archwilio sut mae caffael yn cael ei weithredu yn y Cyngor a sut mae gofyniad Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol yn cael ei ymgorffori mewn gwaith caffael o ddydd i ddydd. Yn Atodiad 1 ceir ymateb drafft y Cyngor i argymhellion yr adroddiad. Mae'r rhan fwyaf ohonynt yn gofyn am weithredu gan Lywodraeth Cymru cyn y gellir eu gweithredu wedyn ar lefel y Cyngor.

 

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth(Adnoddau) a Swyddog Adran 151 fod y Cyngor wedi bod yn adolygu ei drefniadau rheoli contractau gan gynnwys y posibilrwydd o gyflwyno system ffurfiol i reoli'r swyddogaeth hon yn well a'i fod yn ymchwilio i weld pa systemau o'r fath oedd ar gael, eu nodweddion, eu manteision a'u goblygiadau o ran costau a sut y gellir eu hintegreiddio â systemau ariannol presennol y Cyngor. Mae Tîm Caffael y Cyngor hefyd yn cynnal archwiliad o sampl o gontractau i werthuso safon ac ansawdd contractau cyfredol ac i weld a yw'r elfennau rheoli contractau a rheoli perfformiad yn ddigon cadarn a sut y cânt eu monitro a'u gorfodi wedyn. Bydd canfyddiadau'r ddau ddarn hyn o waith yn llywio unrhyw benderfyniadau o ran rheoli contractau yn y dyfodol. Mae Strategaeth Gaffael y Cyngor hefyd yn cael ei hadolygu ac mae'n cael ei datblygu yn barod i'r Cyngor newydd ym mis Mai, 2022 i gyd-fynd â Chynllun Corfforaethol y Cyngor newydd.

 

Penderfynwyd –

 

           Nodi canfyddiadau’r adroddiad Caffael Llesiant yng Nghymru – Adolygiad o’r modd y mae Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol yn llywio caffael yng Nghymru

           Cymeradwyo ymateb y Cyngor i’r argymhellion perthnasol a gyhoeddwyd.

 

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL

9.

Blaen Raglen Waith pdf eicon PDF 184 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys Blaen Raglen Waith y Pwyllgor hyd at fis Gorffennaf, 2021 i'r Pwyllgor ei ystyried.

 

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod cyfarfod y Pwyllgor ym mis Mehefin 2021 wedi'i glustnodi i ystyried Datganiad Cyfrifon Drafft 2020/21 a'r Datganiad Llywodraethu drafft a'i bod yn ymgynghori ar gynnwys y Rhaglen Waith yng ngoleuni'r newidiadau yn sgil Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.

 

Penderfynwyd derbyn y Blaen Raglen Waith heb unrhyw newidiadau.