Rhaglen a chofnodion

Ethol Cadeirydd.

Ail-etholwyd Mr. T. Victor Hughes yn Gadeirydd ar Ymddiriedolaeth Elusennol Ynys Môn.

Diolchodd Mr. Hughes i’r Ymddiriedolaeth Elusennol am eu hyder ynddo.

Ethol Is-Gadeirydd.

Ail-etholwyd Mr. T.Ll. Hughes yn Is-Gadeirydd ar Ymddiriedolaeth Elusennol Ynys Môn.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Datganodd Mr. R.O. Jones ddiddordeb personol mewn perthynas ag Eitem 11 – Gemau’r Ynysoedd Ynys Môn; ni cymerodd rhan yn y drafodaeth ar yr eitem. 

Cyflwyno i’w cadarnhau, cofnodion y cyfarfod a gafwyd ar 15 Mawrth, 2016.

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Mawrth, 2016.

Cyflwyno adroddiad gan y Trysorydd mewn perthynas â’r uchod.

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Trysorydd mewn perthynas â’r uchod.

Adroddodd y Trysorydd bod anghysonderau yng ngeiriad penderfyniadau cyfarfodydd yr Ymddiriedolaeth Elusennol a gynhaliwyd ar 27 Ionawr a 15 Mawrth 2016 a gododd oherwydd geiriad yr adroddiadau a baratowyd gan y Swyddogion ac sydd wedi arwain at oedi o ran hysbysu sefydliadau am ganlyniad eu cais gan ei bod bellach yn aneglur a oes angen i’r Ymddiriedolaeth lawn gymeradwyo penderfyniad y Pwyllgor Grantiau Cyffredinol.  Gofynnwyd i’r Ymddiriedolaeth benderfynu a yw penderfyniad y Pwyllgor Grantiau Cyffredinol mewn perthynas â Grantiau Bach angen cymeradwyaeth yr Ymddiriedolaeth Elusennol lawn yntau a yw’r penderfyniad yn cael ei ddirprwyo i’r Pwyllgor Grantiau Cyffredinol.

PENDERFYNWYD dirprwyo awdurdod i’r Pwyllgor Grantiau Cyffredinol i gymeradwyo ceisiadau am Grantiau Bach ac felly ni fydd angen i’r Ymddiriedolaeth lawn ond nodi cofnodion y Pwyllgor Grantiau Cyffredinol o hyn ymlaen.

Pwyllgor Grantiau Cyffredinol

Cyflwyno, i’w cadarnhau a’u mabwysiadu lleo bo angen, gofnodion y cyfarfod a gafwyd ar 13 Gorffennaf, 2016.

Nodwyd cofnodion y Pwyllgor Grantiau Cyffredinol a gynhaliwyd ar 13 Gorffennaf, 2016.

Cyflwyno adroddiad gan y Trysorydd mewn perthynas â’r uchod.

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Trysorydd mewn perthynas â’r uchod.

Adroddodd y Trysorydd fod yr Ymddiriedolaeth, yn ddiweddar, wedi dyfarnu grantiau mawr yn ogystal â grantiau bach i sefydliadau sy’n gweithio ar Ynys Môn.  Yn y gorffennol dyfarnwyd grantiau ar sail achos wrth achos wrth i’r Ymddiriedolaeth dderbyn ceisiadau, ond ym mis Ionawr 2016 cyflwynwyd proses fwy ffurfiol.  Cynhwyswyd crynodeb o’r grantiau mawr a ddyfarnwyd yn ddiweddar yn yr adroddiad.  Dywedodd y Trysorydd bod nifer o sefydliadau eraill yn awr yn gofyn sut y gallent wneud cais am grantiau mawr, ac mae cwestiynau wedi eu gofyn ynghylch a yw ceisiadau am grant i dalu costau rhedeg yn gymwys ac a oes gan sefydliad sydd wedi derbyn grant bach hawl i wneud cais am grant mawr, ac i’r gwrthwyneb.  Os mai bwriad yr Ymddiriedolaeth yw dyfarnu grantiau mawr yn flynyddol gan ddefnyddio’r twf yng ngwerth cyfalaf buddsoddiadau yna mae angen proses mwy ffurfiol sydd wedi ei diffinio’n glir er mwyn sicrhau fod grantiau’n cael eu dyfarnu mewn modd teg, gyda chyfleoedd yn agored i bawb.

Yn 2016 dynodwyd swm o £200,000 gan yr Ymddiriedolaeth fel swm sydd ar gael ar gyfer grantiau mawr.  Gwnaethpwyd y penderfyniad mewn cyfarfod llawn o’r Ymddiriedolaeth ar sail argymhelliad gan y Trysorydd a oedd wedi ymgynghori â Rheolwyr Buddsoddi HSBC.  Seiliwyd y swm ar ddynodi 20% o’r twf disgwyliedig yng ngwerth cyfalaf y gronfa yn ystod 2016.  Er mwyn caniatáu amser digonol i ymgymryd â’r broses gais ffurfiol mae angen gwneud penderfyniad ynghylch y swm sydd ar gael ar gyfer grantiau mawr yn gynharach yn y flwyddyn ariannol.  Yn y cyfarfod a gynhaliwyd ar 29 Ionawr 2016, penderfynodd yr Ymddiriedolaeth bod y penderfyniad ynghylch y swm sydd ar gael yn flynyddol ar gyfer grantiau mawr yn cael ei ddirprwyo i’r Pwyllgor Buddsoddiadau a Chontractau.  Argymhellir bod y penderfyniad yn cael ei wneud yn flynyddol yng nghyfarfod mis Tachwedd y Pwyllgor Buddsoddiadau a Chontractau ac yn seiliedig ar argymhelliad gan y Trysorydd mewn ymgynghoriad â Rheolwyr Buddsoddi HSBC.

Datganodd y Trysorydd nad yw’r Ymddiriedolaeth lawn wedi llunio na chytuno ar gytundeb cyfreithiol safonol ffurfiol; roedd cytundeb cyfreithiol drafft ynghlwm i’r adroddiad yn Atodiad 1 sydd yn amlinellu pa ddefnydd y dylid ei wneud o’r arian grant, pa dargedau perfformiad a osodwyd, sut fydd y prosiect yn cael ei fonitro ac yn amlinellu hawliau mynediad yr Ymddiriedolaeth ac yn caniatáu i’r grant gael ei adennill os penderfynir bod hynny’n angenrheidiol.  Nodwyd y bydd rhai rhannau o’r cytundeb yn newid ar gyfer pob grant a ddyfernir.  Nododd bod yr Ymddiriedolaeth angen gwarant mewn perthynas â phob grant unigol, er mwyn sicrhau bod modd adennill y grant gan sefydliad petai’r angen yn codi.  Fodd bynnag, pwysleisiwyd bod modd amrywio lefel y warant ac amlygwyd hyn yn yr adroddiad.

Mewn perthynas â grantiau bach, Swyddog o fewn y Gwasanaeth Dysgu Gydol Oes, gyda chymorth staff y Gwasanaeth Cyllid, sy’n gyfrifol am fonitro cydymffurfiad ag amodau’r grant.  Mae’r gwaith monitro ar gyfer y grantiau bach fel arfer yn weddol syml  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 7.

Ystyried mabwysiadu’r canlynol:

"Dan Adran 100 (A)(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitemau a ganlyn, oherwydd y posibilrwydd y  caiff gwybodaeth eithriedig ei rhyddhau fel y diffinnir hi yn Atodlen 12A (Categori 16) y Ddeddf.”

PENDERFYNWYD mabwysiadau’r canlynol :-

"Dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y wasg a'r cyhoedd

o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol oherwydd y tebygrwydd y câi

gwybodaeth ei datgelu a honno’n wybodaeth y gwneir eithriad ohoni yn Atodlen 12A

y Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd sydd ynghlwm. "

Cyflwyno adroddiad gan yr Ysgrifennydd mewn perthynas â’r uchod.

Cyflwynwyd – adroddiad gan yr Ysgrifennydd mewn perthynas â’r adolygiad o drefniadau llywodraethiant Ymddiriedolaeth Elusennol Ynys Môn.

PENDERFYNWYD :-

·           I gytuno, mewn egwyddor, fod Sefydliad Elusennol Corfforedig (SEC) newydd yn cael ei ystyried i ymgymryd â llywodraethiant Ymddiriedolaeth Elusennol Ynys Môn a gofyn i Gyfreithwyr Browne Jacobsen gyflwyno argymhellion manwl ar gyfer SEC yng nghyfarfod nesaf yr Ymddiriedolaeth lawn;

·           Tra bod y Cyngor yn parhau i fod yn Ymddiriedolwr ar Ymddiriedolaeth Elusennol Ynys Môn, ei fod yn derbyn yswiriant ‘indemniad buddiannau ymddirieolwr’ (benefit of trustee indemnity) yn unol â chyngor Cyfreithwyr Browne Jacobsen.  Dirprwyir yr hawl felly i’r Trysorydd gaffael yswiriant o’r fath yn flynyddol ar y telerau gorau sydd ar gael yn rhesymol a bod cost yswiriant o’r fath yn cael ei dalu o gronfeydd Ymddiriedolaeth Elusennol Ynys Môn;

·           Bod Ymddiriedolaeth Elusennol Ynys Môn yn cytuno i ad-dalu’r Cyngor am yr amser a dreuliwyd gan Swyddogion y Cyngor Sir ar waith sy’n gysylltiedig â’r Ymddiriedolaeth Elusennol.

Ystyried mabwysiadu’r canlynol:

“Dan Adran 100(A)(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, gyrru’r wasg a’r cyhoedd allan o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar item 8 isod oherwydd y tebygrwydd y caiff gwybodaeth ei rhyddhau a honno’n wybodaeth y gwneir eithriad ohoni yn Atodlen 12A y Ddeddf ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd sydd ynghlwm”.

PENDERFYNWYD mabwysiadau’r canlynol :-

"Dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y wasg a'r cyhoedd

o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol oherwydd y tebygrwydd y câi

gwybodaeth ei datgelu a honno’n wybodaeth y gwneir eithriad ohoni yn Atodlen 12A

y Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd sydd ynghlwm. "

Cyflwyno adroddiad gan y Trysorydd mewn pethynas â’r uchod.

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Trysorydd mewn perthynas â’r uchod.

PENDERFYNWYD cytuno fod y cytundeb ariannu gwreiddiol yn cael ei adolygu fel y gellir rhoi £10k o’r dyfarniad grant o £210k tuag at swydd Rheolwr Prosiect ar gyfer Bid Gemau’r Ynysoedd 2025.