Rhaglen a chofnodion

Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol - Swyddfeydd y Cyngor ac yn rhithiol drwy Zoom, Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol - Dydd Mawrth, 19eg Medi, 2023 10.00 o'r gloch

Mae nifer o gyfarfodydd y cyngor yn cael eu ffrydio'n fyw.

Bydd yr holl gyfarfodydd yn cael eu huwchlwytho ar ein gwefan gweddarlledu yn dilyn y cyfarfod.

Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 1 - Swyddfeydd y Cyngor ac yn rhithiol drwy Zoom

Cyswllt: Ann Holmes 

Eitemau
Rhif. Eitem

Wrth groesawu pawb i’r cyfarfod, estynnodd y Cadeirydd groeso arbennig i Gillian Thompson i’w chyfarfod cyntaf o’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol fel Rhiant Lywodraethwr yn cynrychioli ysgolion y sector cynradd.

 

1.

Datganiad o Ddiddordeb

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Cofnodion:

Bu i’r Cynghorydd Sonia Williams ddatgan diddordeb personol yn unig mewn perthynas ag unrhyw faterion a oedd yn cyfeirio at gyllid a’r trydydd sector.

Bu i’r Cynghorydd Jackie Lewis ddatgan diddordeb personol yn unig mewn perthynas ag unrhyw faterion a oedd yn cyfeirio at Menter Môn.

 

2.

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol pdf eicon PDF 205 KB

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar 20 Mehefin, 2023.

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar 20 Mehefin 2023 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

 

3.

Monitro Perfformiad: Cerdyn Sgorio Corfforaethol Ch1 2023/24 pdf eicon PDF 421 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid, yn ymgorffori’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Chwarter 1 2023/24, i’r Pwyllgor ei ystyried. Mae adroddiad y cerdyn sgorio yn portreadu’r sefyllfa ar ddiwedd Chwarter 1 mewn perthynas â materion yn ymwneud â gwasanaeth cwsmer, rheoli pobl a chyllid a rheoli perfformiad.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Carwyn Jones, yr Aelod Portffolio sy’n gyfrifol am Fusnes Corfforaethol a Phrofiad y Cwsmer, a dywedodd ei fod yn portreadu perfformiad cadarnhaol a chalonogol yn ystod chwarter cyntaf 2023/24 gydag 89% o’r dangosyddion perfformiad yn perfformio’n well neu o fewn 5% i’w targedau. Mae’r adroddiad yn amlygu sawl maes a berfformiodd yn dda, megis y dangosyddion NERS, nifer y tai gwag a ddaeth yn ôl i ddefnydd, Gwasanaethau Oedolion, rheoli gwastraff, digartrefedd, gosodiadau o dan y grant cyfleusterau i’r anabl a chynllunio, sef dangosyddion 35 a 37 yn benodol (canran yr holl geisiadau cynllunio a benderfynwyd mewn pryd a chanran yr achosion gorfodaeth cynllunio yr ymchwiliwyd iddynt o fewn 84 diwrnod, yn y drefn honno). Mae’r dangosyddion perfformiad Iechyd Corfforaethol a’r dangosyddion Gwasanaeth Cwsmer wedi perfformio’n dda hefyd, ac ar ddiwedd y chwarter cyntaf mae’r Cyngor yn Wyrdd ac yn unol â’r targed mewn perthynas â rheoli presenoldeb, gyda 2.1 diwrnod yn cael eu colli oherwydd absenoldebau fesul gweithiwr cyfystyr ag amser llawn (FTE) yn ystod y cyfnod. Mae perfformiad yn erbyn Dangosydd 09 (canran y ceisiadau rhyddid gwybodaeth yr ymatebwyd iddynt o fewn yr amserlen) yn 84% ac mae hyn yn well na pherfformiad yn ystod yr un chwarter y llynedd, ond, oherwydd bod y targed ar gyfer cwblhau o fewn yr amserlen wedi newid o 80% i 90%, mae’n ambr ar gyfer chwarter cyntaf 2023/24. Nid yw perfformiad y dangosydd hwn a dangosyddion 29 a 30, sy’n ymwneud â’r Gwasanaethau Tai (trosiant unedau y gellir eu gosod a rhent a gollir oherwydd bod eiddo yn wag), a dangosydd 36, sy’n gysylltiedig â’r Gwasanaeth Cynllunio (nifer yr apeliadau cynllunio a wrthodwyd), gystal â’r targedau felly bydd y Tîm Arweinyddiaeth yn parhau i’w goruchwylio a’u monitro i sicrhau eu bod yn gwella yn y dyfodol. Fel sawl cyngor arall, mae’r Cyngor hwn yn wynebu heriau ariannol ac mae pwysau’n dechrau dod i’r amlwg yn y gyllideb oherwydd yr argyfwng costau byw y mae llawer o sôn amdano. Bydd y sefyllfa ariannol yn cael ei fonitro’n ofalus yn ystod y flwyddyn.

Dywedodd yr Aelod Portffolio ei fod yn gobeithio fod y wybodaeth a gyflwynwyd yn rhoi sicrwydd i’r Pwyllgor Sgriwtini ynglŷn ag aeddfedrwydd trafodaethau am berfformiad ac, er bod perfformiad da yn cael ei amlygu a’i gydnabod, byddir yn parhau i ganolbwyntio ar gynnal perfformiad a sicrhau fod cynnydd a gwelliannau pellach yn digwydd yn y meysydd a nodwyd.

Roedd y Pwyllgor yn croesawu’r adroddiad ac roedd yn falch o gysondeb cyffredinol y perfformiad. Wrth graffu ar fanylion yr adroddiad, cyfeiriodd yr Aelodau at y materion a ganlyn –

·         Gan gydnabod fod 89% o ddangosyddion perfformiad yr Awdurdod yn perfformio’n well neu o fewn  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

4.

Adroddiad Cynnydd y Panel Sgriwtini Cyllid pdf eicon PDF 267 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Sgriwtini.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Sgriwtini a oedd yn amlinellu gwaith y Pwyllgor Sgriwtini Cyllid ar gyfer y cyfnod Mehefin i Fedi 2023 i’r Pwyllgor ei ystyried.

Cyflwynodd y Cynghorydd Geraint Bebb, Cadeirydd y Panel Sgriwtini Cyllid, drosolwg o’r materion a ystyriwyd gan y Panel yn y cyfarfodydd a gynhaliwyd ar 8 Mehefin 2023 a 7 Medi 2023. Yn y cyfarfod ym mis Mehefin, bu i’r Panel graffu ar adroddiad Monitro’r Gyllideb Refeniw ar gyfer Chwarter 4 2022/23, ac yn benodol y galw am Wasanaethau Cymdeithasol a Gwasanaethau Tai a’r pwysau ar gyllidebau’r Gwasanaethau Cymdeithasol. Cynhaliwyd sesiwn ddatblygu ar reoli dyledion a thrafodwyd rhaglen waith y Panel ar gyfer y chwe mis nesaf. Yn y cyfarfod ym mis Medi, derbyniodd y Panel adroddiad monitro yn gysylltiedig â holl gyllidebau’r Cyngor ar gyfer Chwarter 1 2023/24 a thrafodwyd y meysydd hynny lle mae risgiau’n dechrau dod i’r amlwg. Mewn eitem ar wahân, cafodd y Gwasanaeth Digartrefedd ei ystyried yn fanwl a chadarnhawyd Rhaglen Waith y Panel ar gyfer y cyfnod rhwng Medi ac Ebrill 2024. Ni chyfeiriwyd unrhyw faterion er sylw’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod y Panel wedi cael ei sefydlu i graffu’n fwy manwl ar berfformiad ariannol nag yr oedd yn bosib i’r rhiant Bwyllgor ei wneud oherwydd ei raglen waith a’i ymrwymiadau, a’r pwrpas oedd rhoi sicrwydd ynglŷn â rheolaeth ariannol y Cyngor a chaniatáu i aelodau’r Panel ddeall cyllidebau gwasanaeth yn well. Mae trafodaethau’r Panel yn canolbwyntio ar feysydd a phynciau penodol a bydd y Panel yn rhan o’r broses o ddatblygu cyllideb 2024/25 yn ystod y misoedd nesaf.

Wrth ystyried yr adborth gan y Panel Sgriwtini Cyllid, codwyd y materion canlynol gan y Pwyllgor –

·                     Sut y gellir cryfhau gwaith y Panel ymhellach.

Cadarnhaodd y Cynghorydd Geraint Bebb y byddai’r Panel yn parhau i graffu ar berfformiad y gyllideb ac y byddai’n derbyn data Chwarter 2 yng nghyfarfod nesaf y Panel. Mae’n bwysig fod y Panel yn sicrhau ei fod yn gofyn y cwestiynau iawn ar yr amser iawn er mwyn derbyn y wybodaeth sydd ei hangen arno ac i amlygu unrhyw faterion a/neu risgiau sy’n dod i’r amlwg.

·      O ran cyfeiriad gwaith y Panel, a ddylai’r gwaith a gyflawnir gan y Panel fod yn fwy hygyrch i’r cyhoedd.

Dywedodd y Rheolwr Sgriwtini fod y Cyngor wedi sefydlu strwythur o gyfarfodydd cyhoeddus a bod y tri phanel sgriwtini’n cyfarfod yn breifat yn fwriadol er mwyn caniatáu i aelodau’r paneli hynny edrych yn fanwl ar faterion sy’n ymwneud â gwybodaeth gyfrinachol nad yw ar gael i’r cyhoedd, a hynny er mwyn caniatáu i’r paneli ddarparu’r lefel o sicrwydd sy’n ofynnol i’r ddau riant Bwyllgor. Gellir cyfeirio unrhyw faterion y mae’r panelau sgriwtini’n eu nodi fel materion o bryder i sylw’r rhiant bwyllgor sgriwtini ac mae’r pwyllgor hwnnw hefyd yn derbyn adroddiadau cynnydd rheolaidd ar waith y panelau. Ystyrir felly fod y Cyngor yn dryloyw yn y modd y mae’n rhannu gwaith a deilliannau’r panelau sgriwtini trwy’r trefniadau adrodd chwarterol.

·      A ddylai’r  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

5.

Adroddiad Perfformiad (Llesiant) Blynyddol 2022/23 pdf eicon PDF 1 MB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid yn ymgorffori’r Adroddiad Perfformiad a Llesiant blynyddol ar gyfer 2022/23 i’r Pwyllgor ei ystyried.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Carwyn Jones, Aelod Portffolio ar gyfer Busnes Corfforaethol a Phrofiad y Cwsmer. Mae’r adroddiad yn dangos y cynnydd a wnaed yn erbyn ffrydiau gwaith y Cynllun Trosiannol, sef cynllun gwaith manwl ar gyfer 2022/23, a dengys fod 54% o’r blaenoriaethau wedi’u cwblhau, mae 29% yn parhau i fynd rhagddynt yn 2023/24 ac mae 13% yn hwyr ond, gyda mesurau lliniaru, maent yn debygol o gael eu hadfer ac mae 4% wedi cael eu dileu. Mae ymateb y Cyngor i’r argyfwng costau byw yn cael ei gofnodi, yn ogystal â’r cymorth amrywiol a ddarparwyd gan ddefnyddio arian grant Llywodraeth Cymru i gynorthwyo preswylwyr lleol sy’n wynebu anawsterau oherwydd yr argyfwng. Yn gyffredinol, mae’r Cyngor wedi arddangos cynnydd ac ymrwymiad da mewn sawl maes yn ystod y flwyddyn ddiwethaf, fel y tystia’r adroddiad sy’n cyfeirio at gyflawniadau penodol mewn perthynas ag adfywio’r economi a gwreiddio newidiadau economaidd cadarnhaol; galluogi’r sector ymwelwyr a lletygarwch i elwa ar boblogrwydd cynyddol yr Ynys wrth warchod ei hasedau a’i chymunedau, a chynnal a moderneiddio gwasanaethau cymunedol holl bwysig ym maes gofal ac addysg. Roedd canlyniadau’r cerdyn sgorio ar gyfer y flwyddyn hefyd yn dangos fod y perfformiad yn dda, gyda 71% o’r dangosyddion yn wyrdd yn erbyn eu targedau ac roedd 20% arall o fewn 5% i’w targedau. Bydd rhagor o waith yn cael ei wneud i fynd i’r afael â’r ychydig o ddangosyddion sy’n tanberfformio, yn ogystal â chynnal a gwella perfformiad da. Rhaid diolch i holl staff y Cyngor am eu gwaith caled yn ystod y flwyddyn ac i drigolion a chymunedau’r Ynys am y gwytnwch y bu iddynt ei ddangos yn ystod y cyfnod heriol hwn.

Wrth adlewyrchu ar gynnwys yr adroddiad a’r hyn a gyflawnwyd yn ystod 2022/23, trafododd y Pwyllgor y materion canlynol –

·      Y trefniadau i godi ymwybyddiaeth am lwyddiannau’r Cyngor h.y. i ble fyddai’r cyhoedd yn troi i ddysgu am yr hyn a gyflawnwyd gan y Cyngor yn ystod 2022/23.

·      Y mesurau a roddwyd ar waith a gafodd yr effaith gadarnhaol ar berfformiad ac a oes modd dysgu unrhyw wersi o’r broses honno y gellir eu rhannu gyda’r sefydliad cyfan.

·      A yw’r argyfwng costau byw wedi effeithio ar allu’r Cyngor i wasanaethu pobl Môn.

·      O ystyried y wybodaeth a gynhwysir yn yr Adroddiad Perfformiad a Llesiant Blynyddol 2022/23, y meysydd perfformiad y mae angen rhoi blaenoriaeth iddynt yn 2023/24, yn seiliedig ar risgiau.

Ymatebodd y Swyddogion a’r Aelodau Portffolio fel a ganlyn –

·      Mae gwerthoedd y Cyngor a nodir yng Nghynllun y Cyngor 2023-28 yn cynnwys hyrwyddo’r Cyngor a’r Ynys ac mae’r Adroddiad Perfformiad Blynyddol ar gyfer 2022/23 yn darparu sail a chyfiawnhad dros wneud hynny. Mae rhannu negeseuon am yr hyn y mae’r Cyngor yn ei wneud ac yn ei gyflawni yn dechrau gydag Aelodau Etholedig gan eu bod hwy, trwy eu hymwneud a’u cymunedau a’r cyhoedd yn gyffredinol, yn  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

6.

Enwebiad i'r Panel Sgriwtini Cyllid pdf eicon PDF 389 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Sgriwtini.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Sgriwtini a oedd yn gofyn i’r Pwyllgor enwebu un o’i aelodau i wasanaethu ar y Panel Sgriwtini Cyllid i’w ystyried. Roedd yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth am gefndir a chyd-destun y Panel, ynghyd â’r cylch gorchwyl. Mae’r sedd yn wag gan fod y Cynghorydd Dafydd Roberts wedi ymddiswyddo fel aelod o’r Panel wedi iddo gael ei benodi’n aelod o’r Pwyllgor Gwaith.

Penderfynwyd enwebu’r Cynghorydd Ieuan Williams i wasanaethau ar y Pwyllgor Sgriwtini Cyllid.

 

7.

Blaen Raglen Waith pdf eicon PDF 361 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Sgriwtini.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Sgriwtini yn ymgorffori Blaen Raglen Waith y Pwyllgor hyd at fis Ebrill 2024 i’w ystyried.

Cyfeiriodd y Rheolwr Sgriwtini at gyfarfod nesaf y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol ar 18 Hydref 2023 a dywedodd gan mai dim ond un eitem oedd ar y rhaglen roedd yn argymell fod y cyfarfod yn cael ei ganslo.

Cyfeiriwyd gan aelod o’r Pwyllgor at nifer yr eitemau oedd wedi’u rhaglennu ar gyfer cyfarfod y Pwyllgor ym mis Ionawr 2024 ac fe godwyd y posibilrwydd o gynnull cyfarfod ychwanegol er mwyn lledaenu’r baich yn fwy cyfartal. Cyfeiriwyd hefyd at gyfranogiad y cyhoedd a chael barn y cyhoedd ar faterion sgriwtini – fe ymatebodd y Rheolwr Sgriwtini trwy gadarnhau fod gan y Cyngor brosesau i alluogi’r cyhoedd gymryd rhan mewn sgriwtini gan gynnwys y Protocol Siarad Cyhoeddus mewn Cyfarfodydd Pwyllgorau Sgriwtini.

Penderfynwyd –

 

·      Cytuno ar fersiwn gyfredol y Flaen Raglen Waith ar gyfer 2023/24.

·      Nodi’r cynnydd hyd yma wrth weithredu’r Flaen Raglen Waith, a

·      Cytuno y byddai cyfarfod nesaf y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol ar 18 Hydref 2023 yn cael ei ganslo, yn unol ag argymhelliad y Rheolwr Sgriwtini.