Rhaglen a chofnodion

Derbyn datganiad o ddiddordeb gan Aelod neu Swyddog mewn perthynas ag unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb.

Cyflwyno i’w cadarnhau, gofnodion drafft y cyfarfodydd blaenorol o’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol:-

·      20 Mawrth 2018

·      15 Mai 2018

Cadarnhawyd bod cofnodion y cyfarfodydd a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol yn gywir:-

•  20 Mawrth 2018

•  15 Mai 2018

Materion yn codi o’r cofnodion:-

Eitem 3 – Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol – Adroddiad Blynyddol 2018/19

Adroddodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd, er gwybodaeth, y byddai ef a’r Cadeirydd yn mynychu cyfarfod o’r Panel Annibynnol ar Gydnabyddiaeth Ariannol ar 21 Tachwedd 2018 yn Llandudno. Adroddodd bod croeso i Aelodau gyflwyno sylwadau er trafodaeth.

PENDERFYNWYD nodi y bydd Adroddiad Drafft Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol 2019/20 yn cael ei gyhoeddi yn fuan a’i gyflwyno i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

Eitem 7 – Gweddarlledu Cyfarfodydd

Gofynnodd y Cynghorydd Dylan Rees am eglurhad ynglŷn ag a fyddai modd gweddarlledu cyfarfodydd y ddau Bwyllgor Sgriwtini pan fyddai materion o ddiddordeb i’r cyhoedd yn cael eu trafod.

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd fod y Cyngor Sir, yn ei gyfarfod ar 25 Medi 2018, wedi penderfynu cyfeirio Rhybudd o Gynnig ynglŷn â gweddarlledu cyfarfodydd Pwyllgorau Sgriwtini i’r Pwyllgor hwn.

PENDERFYNWYD:-

•  Nodi’r wybodaeth a gyflwynwyd.

•  Bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn cyflwyno ei

   argymhellion i’r Cyngor Sir ar 11 Rhagfyr 2018 er cymeradwyaeth.

Cyflwyno adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd fel y’i cyflwynwyd i’r Pwyllgor Safonau a gafwyd ar 12 Medi, 2018.

Cyflwynwyd – adroddiad diweddaru gan y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd ynglŷn â nifer o faterion yn ymwneud ag aelodau, fel y cyflwynwyd i’r Pwyllgor Safonau ar 12 Medi 2018.

Ym mis Mawrth 2018, cytunwyd y byddai Adroddiadau Blynyddol Aelodau yn cael eu cyhoeddi erbyn 30 Mehefin 2018. Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd ei fod wedi derbyn 29 o’r 30 Adroddiad Blynyddol, i’w cyhoeddi ar wefan y Cyngor. Mewn perthynas â’r Adroddiad Blynyddol sy’n weddill, nodwyd fod trafodaethau wedi eu cynnal â’r Arweinydd Grŵp perthnasol, a’r unigolyn dan sylw, er mwyn datrys y sefyllfa.

Cyflwynwyd Siarter Cefnogi a Datblygu Aelodau Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru i’r Pwyllgor ym mis Mawrth, ac mae’r Cyngor yn awr yn gofyn am ailasesiad. Adroddodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd nad oedd Adroddiadau Blynyddol Aelodau ac Adolygiadau Datblygiad Personol wedi cael eu cyflwyno erbyn y dyddiad arfaethedig ym mis Ebrill ac felly cytunwyd ar amserlen ddiwygiedig ar gyfer ail-gyflwyno’r wybodaeth yn ystod Chwarter 3, 2018/19.

Adroddodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd bod Aelodau ac Aelodau Cyfetholedig wedi derbyn gwiriad GDG uwch yn unol â Pholisi Datgelu a Gwahardd y Cyngor, a weithredwyd gyda chymorth y Pennaeth Dysgu. Nodwyd y bydd gofynion GDG yn cael eu hadolygu’n rheolaidd dros gyfnod o dair blynedd.

Adroddodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd hefyd bod Aelodau wedi cael eu briffio ynglŷn â sut i ddefnyddio’r system rheoli pwyllgorau Modern.Gov, ac wedi derbyn cymorth i gynnwys gwybodaeth am hyfforddiant ar wefan y Cyngor. Ers mis Ebrill, mae gwybodaeth am bresenoldeb Aelodau mewn cyfarfodydd a sesiynau hyfforddi wedi cael ei gyhoeddi ar wefan y Cyngor.

Nodwyd bod Cadeirydd y Pwyllgor Safonau wedi cylchredeg canllawiau i Aelodau ar y cyfryngau cymdeithasol a ddosbarthwyd gan CLlLC yn ddiweddar, yn cynnwys cyfrifon Facebook a Twitter. Nodwyd ymhellach fod trafodaethau yn digwydd ynglŷn â threfnu sesiwn hyfforddiant i Aelodau ar y cyfryngau cymdeithasol.

Adroddodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd fod y Cyngor yn adolygu cyrff strategol ac allanol bob blwyddyn. Dywedodd fod y Pwyllgor Sgriwtini Partneriaeth ac Adfywio ar 19 Mehefin 2018 wedi mabwysiadu fframwaith ar gyfer monitro partneriaethau allweddol fel rhan o’i raglen waith yn y dyfodol.

Mewn perthynas â chyrff allanol ‘lleol’, awgrymwyd adolygu’r templed ar gyfer Adroddiadau Blynyddol er mwyn caniatáu Aelodau i adrodd ar natur eu gwaith fel aelodau o’r cyrff hyn yn hytrach na nodi nifer y cyfarfodydd a fynychwyd.

PENDERFYNWYD:-

•  Nodi’r cynnydd y manylir arno yn yr adroddiad.

•  Adolygu fformat templed Adroddiadau Blynyddol Aelodau.

Cyflwyno adroddiad gan y Rheolwr Datblygu Adnoddau Dynol fel y’I cyflwynwyd i’r Pwyllgor Safonau a gafwyd ar 12 Medi, 2018.

Cyflwynwyd – adroddiad diweddaru gan y Rheolwr Datblygu Adnoddau Dynol fel y cyflwynwyd i’r Pwyllgor Safonau ar 12 Medi 2018.

Mabwysiadodd y Cyngor gynllun diwygiedig ar gyfer 2018/19 yn ei gyfarfod ar 15 Mai 2018, yn dilyn derbyn sylwadau gan yr Uwch Dîm Rheoli, Arweinwyr Grwpiau, CLlLC ac asiantaethau allanol eraill.

Adroddodd y Rheolwr Datblygu AD fod rhai sesiynau hyfforddiant wedi cael eu hail-drefnu. Roedd y pynciau yn cynnwys Materion Diogelu, Sgriwtini, Iechyd a Diogelwch, sydd yn sesiynau gorfodol, ac maent wedi bod yn boblogaidd gydag Aelodau.

Nodwyd bod swyddogion a darparwyr allanol wedi cyflwyno’r hyfforddiant, a buddsoddwyd yn sylweddol yn y Rhaglen Hyfforddi Sgriwtini. Pwysleisiodd y Swyddog Datblygu AD fod rhaid i’r holl Aelodau fynychu sesiynau hyfforddi gorfodol.

Adroddodd y Rheolwr Datblygu AD fod Aelodau’n cael eu hannog i ddefnyddio rhaglenni a modiwlau E-Ddysgu sydd ar gael iddynt. Nodwyd fod nifer o sesiynau hyfforddiant wedi cael eu cyflwyno i Aelodau er mwyn cwrdd â’u hanghenion hyfforddi unigol. Adroddodd y Rheolwr Datblygu AD hefyd fod y Cyngor yn gweithio ar symleiddio’r broses o gael mynediad at fodiwlau E-Ddysgu, ac y bydd sesiynau hyfforddiant pellach yn cael eu cynnal i atgoffa Aelodau maes o law.

Nodwyd bod y Pwyllgor Safonau, yn ei gyfarfod ar 12 Medi 2018, wedi amlygu’r angen i Aelodau ddefnyddio’r system Modern.Gov i gofnodi eu presenoldeb mewn sesiynau hyfforddiant, ac i gwblhau ffurflenni arfarnu ar ôl derbyn hyfforddiant, er mwyn arfarnu’r hyfforddiant ac er mwyn sicrhau fod anghenion hyfforddi pellach yn cael eu nodi.

PENDERYNWYD:-

•  Nodi cynnydd mewn perthynas â’r Cynllun Datblygu Aelodau.

•  Bod y Rheolwr Datblygu AD yn adolygu’r ffurflen arfarnu.

•  Bod y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn gwneud trefniadau

   gyda’r Rheolwr Datblygu AD i nodi amseroedd addas ar gyfer cyflwyno

   sesiynau E-Ddysgu ychwanegol i Aelodau.

Cyflwyno Rhaglen Waith ar gyfer 2018/19.

Cyflwynwyd – adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd ar y rhaglen waith ar gyfer 2018/19, sy’n argymell canolbwyntio ar y canlynol:-

•  Y Cynllun Datblygu a Hyfforddi Aelodau yn cynnwys Adolygiadau Datblygu

   Personol;

•  Gweddarlledu cyfarfodydd;

•  Adroddiadau Blynyddol Aelodau;

•  Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol;

•  Ymgynghoriadau Perthnasol Llywodraeth Cymru.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.