Rhaglen a chofnodion

Estynnodd y Cadeirydd groeso i bawb i’r cyfarfod a diolchodd i’r Cynghorydd Alun Mummery am gadeirio’r cyfarfod diwethaf yn ei absenoldeb.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni chafwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

Bydd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Cyswllt a gynhaliwyd ar 17 Ionawr, 2014 yn cael eu cyflwyno i’w cadarnhau.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Cyswllt a gynhaliwyd ar 17 Ionawr 2014 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Yn codi o’r cofnodion –

•           Dywedodd y Cyfarwyddwr Cymuned wrth y Pwyllgor fod trefniadau hyfforddi mewn perthynas â materion diogelu plant a’r Polisi Gwirfoddoli wedi eu cadarnhau ar gyfer diwedd Ebrill a dechrau mis Mai. 

•           Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd ynghylch cychwyn yr ymgynghoriad ar Gyllideb 2015/16 cyn gynted ag y bo modd, esboniodd y Cynghorydd Ieuan Williams fod y Prif Weithredwr a’r Dirprwy Brif Weithredwr wedi cyfarfod gyda Phenaethiaid Gwasanaeth yr wythnos gynt mewn perthynas â chychwyn y broses a bod cyfarfod wedi ei drefnu rhwng swyddogion ac Aelodau Portffolio ar gyfer Mawrth 24 i drafod y broses o lunio cyllideb gyda golwg ar sicrhau dull amgen o weithredu yn hytrach na gwneud yr un toriad canrannol i bob maes gwasanaeth.  Dywedodd y Cynghorydd Williams na chredir bod modd i’r Awdurdod wneud dim mwy o ran gostwng cyllidebau, ond ei fod yn ceisio bod yn greadigol yn y modd y mae’n rhoi sylw i’r sefyllfa gyllidol.

•           Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch i ba raddau y cydgomisiynir gyda’r Adran Iechyd ar hyn o bryd, dywedodd y Cyfarwyddwr Cymuned fod trafodaethau yn parhau ynghylch meysydd sy’n gorgyffwrdd a bod rhaglen ranbarthol hefyd ar gyfer cydgomisiynu sy’n edrych ar wneud iddo ddigwydd mewn ffordd sy’n fwy strategol a strwythuredig.  Nid yw cydgomisiynu yn fater syml pob amser oherwydd bod y gyrwyr yn wahanol.  Mae canllawiau blaenorol a’r Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant newydd yn llywio datblygiadau tuag at gryfhau cefnogaeth gymunedol fel bod y pwyslais yn symud i ffwrdd o ofal mewn ysbytai.  Yn Ynys Môn gwnaed ymdrechion i fynd â materion gam ymhellach trwy geisio hyrwyddo trefniadau rheoli integredig.  Dywedodd y Swyddog mai’r amcan yw bod penderfyniadau’n cael eu gwneud ar y cyd ar sail y wybodaeth sydd gan y sefydliadau ac yn unol â blaenoriaethau Ynys Môn.  Cyfyd yr anhawster mewn perthynas â sefydlu blaenoriaethau cyffredin ar draws y chwe awdurdod yng Ngogledd Cymru pan fo pob awdurdod yn gweithio o fewn trefniadau ariannol sydd ychydig yn wahanol a phan fo’r proffiliau poblogaeth a’r blaenoriaethau yn wahanol hefyd.  Fodd bynnag, mae’r ewyllys i symud ymlaen yn gryf ac mae trafodaethau yn parhau gyda golwg ar sicrhau bod systemau yn gallu gweithio gyda’i gilydd.  Bydd disgwyliad y bydd hyn yn digwydd mewn dull mwy cynlluniedig a phwrpasol.

•           Gofynnodd cynrychiolydd y sector gwirfoddol am i restr o eitemau ar gyfer eu sgriwtineiddio gael ei rhyddhau i gynrychiolwyr y Trydydd Sector.  Dywedodd Prif Swyddog Medrwn Môn y byddai’n anfon atynt restr o flaenoriaethau sgriwtini yr oedd ef wedi eu derbyn.  Dywedodd y Pennaeth Dros Dro ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd y byddai ef hefyd yn rhoi sylw i’r mater.

Cam Gweithredu yn Codi: Y Pennaeth Dros Dro ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd a/neu Prif Swyddog Medrwn Môn i drefnu bod rhestr o eitemau a  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 2.

Ystyried y prif ganfyddiadau.

http://wales.gov.uk/topics/improvingservices/public-service-governance-and-delivery/report/?lang=cy

Dywedodd y Pennaeth Dros Dro ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd fod y Comisiwn ar gyfer Darparu Gwasanaethau Cyhoeddus dan arweiniad Syr Paul Williams wedi gwneud dros 60 o argymhellion a bod rhai ohonynt yn ymwneud ag ailwampio awdurdodau lleol a strwythurau partneriaeth.  Rhoddir pwyslais sylweddol ar sgriwtini, llywodraethu ac atebolrwydd yn yr adroddiad a hefyd ar bwysigrwydd datblygu diwylliant arweinyddiaeth newydd a chryfhau’r gweithdrefnau i reoli ac adrodd ar berfformiad.  Dywedodd y Swyddog bod yr amserlenni ar gyfer newid a gyflwynwyd gan y Comisiwn yn rhai heriol; mae CLlLC wedi llunio ymateb i ganfyddiadau'r Comisiwn.

Dywedodd y Cynghorydd Ieuan Williams wrth y Pwyllgor ei fod  wedi gwneud datganiad yn erbyn cyfuno’n wirfoddol gyda Chyngor Gwynedd fel y cynigir gan Yr Adroddiad Williams.  Y teimlad yw nad oes achos busnes wedi cael ei wneud i gyfiawnhau'r newidiadau strwythurol a gynigir yn yr adroddiad ac na fyddai’r newidiadau hynny o angenrheidrwydd yn gwella ansawdd y gwasanaethau a ddarperir ar hyn o bryd.  Fodd bynnag, gallai’r cynigion a wnaed mewn perthynas â sgriwtini arwain at ymagwedd wahanol a mwy creadigol tuag at y swyddogaeth sgriwtini.  Mae’r Gweinidog ar gyfer Lywodraeth Leol a Busnes y Llywodraeth wedi dweud y bydd Llywodraeth Cymru yn ymateb yn ffurfiol i'r adroddiad Williams erbyn mis Ebrill.

Dywedodd y Cynghorydd Alwyn Rowlands mai’r ffocws yn y cyfamser oedd parhau i chwilio am feysydd lle 'roedd modd cydweithio gydag awdurdodau eraill wrth ddarparu a chyflawni gwasanaethau.

Nodwyd y sefyllfa.  Dim cam gweithredu pellach yn codi.

Derbyn diweddariad ar Gyllideb 2014/15 a bwriadau comisiynu’r Awdurdod Lleol.

I

Yn absenoldeb Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) yr Awdurdod, dywedodd y Pennaeth Dros Dro ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd ei fod yn bwriadu cyfarfod gyda Phrif Swyddog Medrwn Môn a’r Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) i fwrw ymlaen i roi sylw i'r Côd Cyllido.

Esboniodd Prif Swyddog Medrwn Môn bod angen adolygu a diweddaru’r Côd Cyllido sy'n ffurfioli'r trefniadau cyllido rhwng y Cyngor a'r Trydydd Sector a hynny oherwydd y newidiadau yn y trefniadau cyllido a symudiad tuag at gomisiynu gwasanaethau yn hytrach na system grant.  Dywedodd ei bod yn hollbwysig bod y cyfarfod rhwng y Swyddogion yn digwydd cyn gynted ag y bo modd fel bod modd cymeradwyo’r Côd Cyllido diwygiedig trwy’r broses ddemocrataidd.  Dywedodd y Swyddog fod peth ansicrwydd yn y Trydydd Sector o gwmpas y trefniadau comisiynu a bod angen eu hegluro yn y Côd Cyllido diweddaraf.

Ategodd y Cadeirydd a'r Aelod Portffolio ar gyfer Gwasanaethau Cymdeithasol y sylwadau a wnaed gan y Prif Swyddog mewn perthynas â phwysigrwydd trefnu’r cyfarfod rhwng swyddogion ar fyrder, gan awgrymu bod angen cynnal y cyfarfod o fewn cyfnod penodol.

Nodwyd y sefyllfa

Cam Gweithredu yn Codi: Y Pennaeth Dros Dro ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd i drefnu cyfarfod gyda'r Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Phrif Swyddog Medrwn Môn cyn diwedd Mawrth os oes modd i i adolygu'r Côd Cyllido.

Ystyried y Côd Cyllido.

Gweler y cofnod o dan eitem 4.

Cadarnhau cais cefnogaeth canolraddol.

Atgoffwyd y Pwyllgor gan y Cyfarwyddwr Cymuned ei fod eisoes wedi cael gwybod am y bwriad i hyrwyddo gwasanaethau integredig ar gyfer pobl hŷn ar y cyd gydag Iechyd.  Mae Llywodraeth Cymru wedi sefydlu Cronfa Gofal Canolraddol ac wedi rhyddhau cyllid arwyddol o £1m y gall Ynys Môn ei wario yn y flwyddyn ariannol gyfredol dan amodau penodol - darperir y cyllid hwn ar sail unwaith ac am byth a rhaid datblygu cynlluniau ar y cyd ar draws rhanbarth Gogledd Cymru a chydag Iechyd i hyrwyddo gwasanaethau integredig a fydd yn gwella annibyniaeth pobl hŷn.  Cafwyd gwybodaeth ym mis Hydref/Tachwedd y llynedd am y Gronfa a’r sail ar gyfer gwneud cynigion ac roedd raid cytuno a chyflwyno cynlluniau ar gyfer y chwe awdurdod yng nghonsortiwm rhanbarthol Gogledd Cymru erbyn diwedd mis Chwefror.  Er na chafwyd cadarnhad o gymeradwyaeth hyd yma, mae’n rhaid gwario’r cyllid yn y flwyddyn ariannol hon.  O’r herwydd, bu’n her llunio cynlluniau nad ydynt yn creu unrhyw fath o ddibyniaeth.  Unwaith y bydd y cynlluniau wedi eu cymeradwyo dywedodd y Swyddog y byddai’n trefnu iddynt fod ar gael i’r Pwyllgor Cyswllt eu gweld.  Mae un cynllun o’r fath yn cynnwys ceisio sefydlu gofal 24 awr, gan gynnwys ar y penwythnos, sydd unwaith eto yn her o ran sicrhau staff priodol mewn ffordd nad yw'n arwain at ddibyniaeth.

Mynegodd Aelodau'r Pwyllgor beth anfoddhad gyda ffurf y cyllido oherwydd eu bod yn teimlo mai trefniant ad hoc gyda chyfyngiad amser oedd hwn ac nad yw’n gwneud darpariaeth ar gyfer dilyniant.  Mewn perthynas â gofal yn arbennig, dywedodd y Cyfarwyddwr Cymuned mai’r cyfeiriad teithio yw tuag at weithio ar sail ranbarthol a chydweithio gydag Iechyd.  Er bod manteision o ran rhannu gwybodaeth ar draws rhanbarth Gogledd Cymru y perygl yw bod cynlluniau o’r fath yn rhy gyffredinol oherwydd eu bod yn canolbwyntio ar y rhanbarth ac nad ydynt yn golygu rhyw lawer yn lleol felly.  Yn y cyswllt hwn, gall fforymau fel y Pwyllgor hwn brofi eu gwerth o ran adlewyrchu'r farn leol a dymuniadau pobl leol y gellir gweithredu arnynt yn sydyn.  Wrth ddatblygu cynlluniau mae'r Adran wedi ceisio gweithredu ar y sylwadau a gafwyd yn lleol, er enghraifft trwy’r prosiect Lleisiau Cymunedol.  Awgrymwyd gan gynrychiolydd o'r Sector Gwirfoddol y byddai'n ddefnyddiol cael cynlluniau ar y silff hefyd fel eu bod yn barod ar gyfer unrhyw gyllid a all fod ar gael ar sail ad- hoc.

Nodwyd y sefyllfa.  Dim cam gweithredu pellach yn codi.

Derbyn diweddariad ar weithgareddau’r Bwrdd.

Cafwyd gwybod gan y Cyfarwyddwr Cymuned am y datblygiadau cychwynnol mewn perthynas â’r Bwrdd Cyflawni Integredig a chyfarfod o’r Bwrdd a gynhaliwyd ar 14 Mawrth lle 'roedd Cadeirydd BIPBC yn bresennol.  Cyfeiriodd at y pwyntiau a ganlyn –

•           Yr her i’r Gwasanaethau Cymdeithasol o weithio mewn dull cyffredin ar draws y chwe Awdurdod yng Ngogledd Cymru a chydag un sefydliad mawr fel y Bwrdd Iechyd.

•           Cytundeb i sefydlu ffora sirol a fydd yn cyfarfod ym mhob sir.

•           Bod y trefniant yn Ynys Môn wedi mynd un cam ymhellach er mwyn sefydlu fframwaith rheoli ar y cyd yn hytrach na dim ond cydgysylltu - mae Iechyd wedi cytuno i gynnwys rheolwyr gweithredol ar y Bwrdd fel rhan o’r datblygiad hwnnw yn hytrach na rheolwyr datblygu.

•           Cryfhawyd aelodaeth y Bwrdd trwy gynnwys aelod Iechyd annibynnol.

•           Bu trafodaeth ynghylch ar ba ffurf y bydd y mewnbwn gan bartneriaid, gan gynnwys y Trydydd Sector.  Y flaenoriaeth yw dod â fframweithiau Gwasanaethau Cymdeithasol a Swyddogion Iechyd yn agosach at ei gilydd mewn cyd-destun corfforaethol ehangach.

•           Trefnwyd sesiwn ddatblygu ac estynnwyd gwahoddiad i Brif Swyddog Medrwn Môn fynychu fel cydranddeilydd gan ei fod yn gorff sy’n cynrychioli’r Trydydd Sector.

•           Argymhellwyd y dylid sefydlu Grŵp Cyfeirio Cydranddeilaid.

Dywedodd y Cynghorydd Ieuan Williams y byddai'n dymuno gweld cynlluniau penodol yn cael eu llunio gan y Bwrdd ar gyfer mesur ac adrodd ar allbynnau.  Dywedodd y Cyfarwyddwr Cymuned y trafodwyd yr angen i ddod i gyd-ddealltwriaeth ynghylch integreiddio a’r angen, yn dilyn o hynny, i gytuno ar fesurau allbwn yn ogystal â threfniadau adrodd a sut i roi sylw i broblemau os byddant yn codi o ran eu cyfeirio i fyny i’r lefel nesaf.  Er bod materion llywodraethiant, atebolrwydd a pherfformiad wedi eu trafod dywedodd y Swyddog nad oes unrhyw ddatganiadau penodol ar dargedau neu gyraeddiadau wedi eu gwneud ar hyn o bryd.

Wrth i’r Bwrdd newydd aeddfedu ac esblygu dywedodd Prif Swyddog Medrwn Môn y byddai'n hoffi gweld beth fydd rôl y trydydd sector ac yn arbennig sut y gall Medrwn Môn gefnogi cynrychiolwyr y Trydydd Sector i chwarae rhan lawn yn y Grŵp Cydranddeiliaid.

Nodwyd y sefyllfa. Dim cam gweithredu pellach yn codi.

Derbyn diweddariad ar weithgareddau’r prosiect.

Cafwyd trosolwg gan Lyndsey Williams, Rheolydd Prosiect, o'r gwaith ymgysylltu ac ymgynghori a wnaed gan y Prosiect Lleisiau Cymunedol hyd yma, gan gynnwys crynodeb o'r partneriaid sy'n cymryd rhan, natur y gweithgareddau a'r canlyniadau.  Dygodd sylw at faterion a oedd yn codi mewn perthynas â bwydo i mewn i wasanaethau, sefydlu fframweithiau a strwythurau ar gyfer ymgysylltu ac atborth ac y gellir eu mabwysiadu ar draws adrannau a gwasanaethau, sut mae gwasanaethau yn darparu atborth lle mae cymunedau wedi cyfrannu at ymgynghori, rheoli disgwyliadau a mesur effaith.

Trafododd y Pwyllgor y ffordd orau i sicrhau’r allbynnau mwyaf posib o'r prosiect Lleisiau Cymunedol o ran harneisio’r arbenigedd sydd wedi datblygu mewn perthynas â gwaith ymgynghori, ac estyn a datblygu’r sgiliau hynny o fewn y Cyngor.  Cyfeiriodd Prif Swyddog Medrwn Môn at rôl Lleisiau Lleol fel ffrind beirniadol wrth ddwyn sylw at y ffaith y gellir cael llawer mwy o’r prosesau ymgynghori os buddsoddir ynddynt i sicrhau eu bod yn gadarn ac i’w cryfhau.

Siaradodd y Cynghorydd Alwyn Rowlands am y gwaith a wnaed yn Ward Seiriol o gwmpas y prosiect Adeiladu Cymunedau a thanlinellodd y tair egwyddor a oedd, yn ei farn ef, yn hollbwysig ar gyfer ymgynghori effeithiol, sef -

•           Yr angen i nodi unigolion a fedr arwain

•           Yr angen i nodi unigolion a fedr fynd allan ac ymgysylltu â chymunedau

•           Yr angen i nodi unigolion sydd â’r sgiliau iawn i fedru ymgysylltu gydag ystod o bobl

Wrth nodi unigolion o’r fath ac wrth roi hyfforddiant priodol iddynt gellir sefydlu tîm medrus a fedr gefnogi cymunedau ledled yr Ynys i gael y gorau allan o’r ymgynghoriadau.

Nodwyd y cynnydd. Dim cam gweithredu pellach yn codi.

Derbyn diweddariad ar gynnydd yn erbyn y rhaglen waith.

Cyflwynodd y Pennaeth Dros Dro ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd y Rhaglen Waith ddiweddaredig ar gyfer y Pwyllgor a oedd yn rhoi sylw i’r materion isod –

•           Rhaglen Waith y Pwyllgor Gwaith

•           Diweddariadau rheolaidd ar y prosiect Lleisiau Lleol

•           Côd Ariannol

•           Gwirfoddoli

•           Y Gyllideb a’r strategaeth ariannol tymor canol

•           Partneriaethau Lleol/Bwrdd Gwasanaeth Lleol

•           Adolygiad o’r Compact Lleol

•           Materion rhanbarthol a chenedlaethol perthnasol

•           Effaith y Rhaglen Drawsnewid ar y Trydydd Sector

Dywedodd y Pennaeth Dros Dro ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd fod y rhaglen waith yn rhoi ffocws a chyfeiriad i’r Pwyllgor ar gyfer ei waith yn y flwyddyn i ddod.  Datblygwyd y Rhaglen Waith mewn ymgynghoriad gyda Phrif Swyddog Medrwn Môn a bydd angen cael mewnbwn hefyd gan y Sector Iechyd, yn arbennig felly mewn perthynas â’r meysydd lle mae cydgynllunio lleol.

Awgrymodd Prif Swyddog Medrwn Môn y dylid rhoi cyflwyniad ar y Bwrdd Gwasanaethau Lleol i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Cyswllt ac y dylid gwahodd Rheolwr Partneriaethau Ynys Môn a Gwynedd i'r cyfarfod i'r perwyl.

Cododd y Cyfarwyddwr Cymuned gwestiwn ynghylch sut y gall y Pwyllgor roi sylw i faterion o sylwedd o fewn ei gylch cyfarfodydd chwarterol e.e.  goblygiadau’r Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant o ran yr hyn y mae'r partneriaid yn dymuno ei gyflawni.  Gwnaed gwahanol awgrymiadau ynghylch sut y gallai’r Pwyllgor drefnu ei waith i well effaith, er enghraifft trwy roi sylw i faterion o sylwedd o fewn y fforwm ffurfiol a dosbarthu gwybodaeth arall y tu allan iddo; trwy grwpio themâu cyffredin i gyd-ddigwydd gydag ymgynghoriadau e.e. themâu ariannol yn y cyfarfod i ymgynghori ar y Gyllideb ym mis Ionawr a thrwy wahaniaethau ar y rhaglen rhwng materion o arwyddocâd y mae angen rhoi sylw iddynt a materion ar gyfer diweddariad yn unig.

Nodwyd y Rhaglen Waith.

Camau Gweithredu yn Codi:

•           Y Pennaeth Dros Dro ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd i gael trafodaeth bellach ynghylch cynnwys y Rhaglen Waith o ran amserlennu eitemau o fewn cylch cyfarfodydd chwarterol y Pwyllgor gyda’r Cadeirydd a Phrif Swyddog Medrwn Môn.

•           Y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd Dros Dro i estyn gwahoddiad i Reolwr Partneriaethau Gwynedd a Môn annerch y cyfarfod nesaf.

Ystyried lleoliad ar gyfer cyfarfod nesaf y Pwyllgor Cyswlt sydd wedi’i drefnu am 2 o’r gloch y prynhawn, dydd Iau, 10 Gorffennaf, 2014.

Cytunwyd y byddai cyfarfod nesaf y Pwyllgor Cyswllt yn cael ei gynnal am 2:00 p.m. ar Ddydd Iau 10 Gorffennaf, 2014 yng Nghanolfan Biwmares.