Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio dogfennau , 15 Ebrill 2010

1

DATGAN DIDDORDEB

Gwnaed datganiad o ddiddordeb gan y Cynghorydd R.Llewelyn Jones yng nghyswllt eitem 6.3 Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol am ei fod yn aelod o Gorff Llywodraethol Ysgol y Parc - ysgol yr oedd cyfeiriad penodol ati yn yr adroddiad.

2

COFNODION

Cyflwynwyd a llofnodwyd fel rhai cywir gofnodion y cyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio a gafwyd ar 14 Ionawr, 2010.

Yn codi -

Eitem 4 - Llythyr Blynyddol

Dywedwyd bod y Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod ar 19 Ionawr 2010 wedi penderfynu fel a ganlyn mewn ymateb i benderfyniad gan y Pwyllgor Archwilio ar Lythyr Blynyddol 2008/09 -

“Penderfynwyd derbyn cynnwys yr adroddiad a nodi hefyd y byddai’r Pwyllgor Gwaith yn adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Archwilio cyn gynted ag sy’n ymarferol bosib mewn perthynas â’r asesiad o’r trefniadau priodol ar gyfer sicrhau gwerth am arian fel y cyfeirir at hynny yn llythyr blynyddol yr Archwiliwr.”

Gwnaeth y Cynghorydd J.P. Williams sylw ynghylch pryderon y Pwyllgor Archwilio gyda’r farn a fynegwyd gan yr Archwilwyr Allanol yn y Llythyr Blynyddol, sef nad oedd gan yr Awdurdod y trefniadau angenrheidiol i sicrhau gwerth am arian ac nad oedd ef, yn bersonol, yn dymuno gweld y farn anffafriol hon yn ymddangos yn asesiad archwilio allanol y flwyddyn nesaf.  Wedyn rhoes y Deilydd Portffolio Cyllid wybod i’r Pwyllgor bod y Pwyllgor Gwaith wedi rhoddi ei sicrwydd y bydd yn cyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor Archwilio ar y camau hynny y bwriada eu cymryd i ddatrys y materion hynny yr oedd barn negyddol yr Archwilwyr yn seiliedig arnynt, a hefyd bod y Pwyllgor Gwaith wedi gobeithio bod mewn sefyllfa i gyflwyno adroddiad i gyfarfod heddiw y Pwyllgor Archwilio.  Ond aeth ymlaen i egluro bod yr amser aeth heibio wedi ei dreulio ar drefnu cyllideb 2010/11 a’r llu faterion cysylltiedig ac yn y cyd-destun hwn un rhan o’r pecyn cyllidebol y cytunwyd arni oedd neilltuo adnoddau fydd yn cryfhau capasiti corfforaethol i roddi sylw i faterion a nodwyd fel gwendidau yn y Llythyr Blynyddol ac a oedd yn rhan o farn negyddol yr Archwilwyr yng nghyswllt gwerth am arian.  Roedd yn gobeithio bod mewn sefyllfa i gyflwyno adroddiad manylach i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio pryd y bydd y gwaith o gryfhau capasiti corfforaethol wedi dechrau ac o’r herwydd bydd modd cynnwys mwy o sylwedd yn yr adroddiad.  Felly, er nad oedd ymateb y Pwyllgor Gwaith i gais y Pwyllgor Archwilio ar gael, yn anffodus, i’w gyflwyno i’r cyfarfod hwn roedd trefniadau mewn llaw.

3

CYFARFOD PREIFAT GYDA’R ARCHWILWYR

Union cyn y cyfarfod ffurfiol hwn o’r Pwyllgor Archwilio, roedd aelodau’r Pwyllgor wedi cael cyfle i gyfarfod yn breifat ac yn anffurfiol gyda’r Archwilwyr Mewnol ac Allanol a’r drefn hon wedi’i nodi fel ymarfer da yn yr hunanasesiad a fabwysiadwyd gan y Pwyllgor y llynedd a’r aelodau yn tybio y buasai cyfarfod o’r fath yn fanteisiol iddynt.

Dywedwyd bod y materion a ganlyn wedi cael sylw yn y cyfarfod anffurfiol -

Ÿ

Gwaith Siecio Dirybudd ar Hap gan yr Uned Archwilio Mewnol

Teimlai’r Cynghorydd J.P. Williams bod y Cynllun Gwaith - Archwilio yn rhy anystwyth a gofynnodd a oedd hi’n ymarferol cynnwys, yn Rhaglen Waith yr Uned Archwilio Mewnol waith siecio ar hap fel bod y gwasanaethau bob amser ar flaenau eu traed.  Yn ogystal dygodd y Cynghorydd J.P. Williams sylw at y cynllun newydd sydd gan Arolygwyr Ysgolion Estyn ac yn hwnnw mae mwy o bwyslais ar hunanwerthuso yn yr ysgolion.  Gofynnodd - oni ddylai’r Pwyllgor Archwilio ofyn i’r gwasanaethau hynny a gafodd eu harchwilio pa drefniadau sydd ganddynt hwy yn eu lle i

hunanwerthuso a/neu ba drefniadau sydd ganddynt i gymryd camau i gywiro pethau.  Eglurodd ei fod yn cyflwyno hwn fel awgrym fel bod y Pwyllgor Archwilio yn rhoddi arweiniad ac yn gweithredu yn gadarnhaol ac yn rhagweithiol.  Gofynnodd i’r Swyddogion ystyried yr awgrymiadau hyn gyda golwg ar gael ymateb erbyn y cyfarfod nesaf neu’r cyfarfod ar ôl hwnnw.

Wrth ymateb i’r pwynt a wnaed yng nghyswllt gwaith siecio ar hap dywedodd y Rheolwr Archwilio bod gwaith archwilio yn cael ei wneud mewn sawl ffordd - roedd y rhan fwyaf o’r gwaith archwilio yn y Cynllun Strategol yn archwiliadau ar systemau a gwneir y gwaith hwnnw mewn ymgynghoriad gyda’r Rheolwyr gyda golwg ar gynnig sicrwydd ynghylch rheolaethau sydd yn eu lle yn y meysydd hynny y cynhelir yr arolygon arnynt.  Yn achos yr arolygon ar y sefydliad lle mae arian yn ystyriaeth, yna trefnir ymweliadau dirybudd pan fo hynny’n briodol.  Ond yn achos y rhan fwyaf o’r Arolygon Archwilio sy’n seiliedig ar systemau ac ar risg - mae angen tynnu’r Rheolwr i mewn ac yn arbennig felly yng nghyswllt darparu gwybodaeth baratoadol.  Fodd bynnag, pan fo’n briodol mae’r Uned Archwilio Mewnol yn gwneud gwaith siecio ar hap ond pan fo arolygon archwilio yn cael eu cynnal mewn cydweithrediad gyda’r Rheolwyr yna gwneir y paratoadau ymlaen llaw gan fod hynny’n fwy effeithiol.

Ÿ

Iechyd a Diogelwch

Gofynnodd y Cynghorydd J.V. Owen a oedd materion yng nghyswllt polisïau Iechyd a Diogelwch yn cael eu gweithredu; a oedd y gweithredu hwnnw’n cael ei fonitro a’i siecio a beth oedd cyfraniad yr Uned Archwilio Mewnol yng nghyswllt sicrhau bod camau gweithredol yn cael eu cymryd yng nghyswllt materion Iechyd a Diogelwch.  Daeth y mater hwn i’w sylw ar ôl ei brofiad fel aelod o’r Grwp Tasg a Gorffen Hamdden, un o nifer o grwpiau a sefydlwyd yn ddiweddar gan y Pwyllgor Gwaith.  Roedd hefyd eisiau sefydlu bod y rheini sy’n gyfrifol am reoli risgiau yn ymgymryd â’u cyfrifoldebau a bod y rheini a ddylai fod yn ymwybodol o’r cyfryw risgiau mewn gwirionedd yn gwybod amdanynt.

Mewn ymateb dywedodd y Rheolwr Archwilio bod Archwilio Mewnol yn un elfen o gyfundrefn y Cyngor i bwrpas gweithredu a chydymffurfio.  Roedd gan yr Adain Iechyd a Diogelwch ei thîm ei hun i fonitro a gweithredu ar faterion Iechyd a Diogelwch, ac i sicrhau hefyd bod cydymffurfiad gyda’r polisiau perthnasol ac er nad gwaith yr Uned Archwilio Mewnol yw edrych ar benderfyniadau proffesiynol a wneir gan staff Iechyd a Diogelwch a siecio beth yw’r darpariaethau Iechyd a Diogelwch, mae’n bosib serch hynny i’r Uned Archwilio Mewnol ganfod a oes digon o reolaethau yn eu lle yng nghyswllt swyddogaeth Iechyd a Diogelwch a sicrhau hefyd bod asesiadau risg yn cael eu cynnal fel bod gwaith Iechyd a Diogelwch yn cael ei wneud.  Os oedd yr Uned Archwilio Mewnol yn dymuno roedd yn bosib iddi gynnal arolwg cyffredinol ar y Rheolaethau.  Hefyd petai’r System Rheoli Risgiau, pan fydd honno ar ei thraed yn iawn ac yn gweithio, yn dangos bod damweiniau yn digwydd neu’n dangos bod materion Iechyd a Diogelwch yn peri risgiau sylweddol, yna gallai’r Uned Archwilio Mewnol adolygu’r System o Reolaethau Mewnol sylfaenol a ddefnyddir i reoli risgiau gan fod hynny’n ymwneud â’r amgylchedd rheoli y mae gan yr Uned Archwilio Mewnol arbenigedd ynddo.  Nid yw gwaith Archwilio Mewnol o’r fath wedi’i gynnwys yn y Cynllun fel gwaith y mae’r Uned Archwilio Mewnol yn bwriadu ei wneud, ond petai’r Pwyllgor fel corff yn penderfynu bod angen gwneud y gwaith archwilio hwn, yna mae modd ei ychwanegu at y Cynllun pan fydd y mater hwnnw dan sylw yn eitem 6.1.

Mewn ymateb dywedodd y Cynghorydd J.V. Owen ei fod yn ceisio diogelu lles staff a’r cyhoedd a sicrhau hefyd bod y rheini sy’n gyfrifol am Iechyd a Diogelwch yn cyflawni eu swyddogaethau.  Ni fedrai ef ddeall pam fod swyddogaeth yr Uned Archwilio Mewnol wedi’i chyfyngu i feysydd penodol yng nghyswllt Iechyd a Diogelwch a ddim yn cynnwys gwaith i sicrhau bod swyddogaethau a pholisïau i gefnogi Iechyd a Diogelwch mewn gwirionedd yn cael eu cyflawni.  Eglurodd y Rheolwr Archwilio nad oedd swyddogaethau Iechyd a Diogelwch yn rhan o gyfrifoldebau’r Uned Archwilio Mewnol ond gan fod pryderon yr Aelod yn seiliedig ar faterion a gododd yn sgil ei aelodaeth o’r Grwp Tasg a Gorffen Hamdden yna gallai’r Uned Archwilio Mewnol edrych ar drefniadau Iechyd a Diogelwch y Canolfannau Hamdden o ran pa mor aml yr ymwelir â’r Canolfannau, faint o Asesiadau Risg sy’n cael eu cynnal ynddynt, pwy sy’n gyfrifol amdanynt ac a ydyw’r cyfrifoldeb hwnnw’n cael ei ysgwyddo ac y gallai gyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor hwn ar ei ganfyddiadau.

Ond yr unig beth oedd y Cynghorydd J.V. Owen yn dymuno’i weld oedd gwaith siecio syml, i sicrhau bod gwaith Iechyd a Diogelwch yn cael ei wneud y tu mewn i’r Cyngor ac roedd yn amharod i’r mater hwn ddatblygu yn Arolwg Archwilio Mewnol llawn a allai arwain at gostau ychwanegol.

Ÿ

Atebolrwydd

Yn y drafodaeth breifat dywedodd y Cadeirydd bod sylw wedi cael ei wneud yng nghyswllt atebolrwydd i egluro’n iawn yn yr adroddiadau Archwilio Mewnol pa feysydd y mae’r archwilio yn ymwneud â nhw a pha swyddogion sy’n gyfrifol amdanynt.  Mewn ymateb dywedodd y Rheolwr Archwilio bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol fel arfer yn paratoi adroddiadau ar gyfer Penaethiaid Gwasanaeth penodol ac felly bod yr adroddiadau hynny yn nodi enw’r Pennaeth / Penaethiaid Gwasanaeth yn yr Adran honno y mae’r Adain Archwilio Mewnol yn cyflwyno adroddiadau iddo/iddynt yng nghyswllt canfyddiadau archwilio.  Wedyn mae’r Rheolwyr yn penderfynu sut y maent am ymateb i’r adroddiad a mater i’r Pennaeth / Penaethiaid Gwasanaeth perthnasol yw cysylltu gyda rhagor o staff yng nghyswllt y materion hynny sy’n codi.

Ÿ

Siartr y Pwyllgor Archwilio

Dywedodd y Cadeirydd bod yr aelodau hynny o’r Pwyllgor Archwilio oedd yn y cyfarfod preifat gyda’r Archwilwyr gydag amheuon ynghylch llofnodi’r Siartr i’r Pwyllgor Archwilio, dogfen sy’n arwydd o ymrwymiad yr aelodau i ymddwyn mewn ffordd benodol yn ôl set benodol o egwyddorion, ac yn benodol mewn ffordd boliticaidd niwtral, fel aelodau o’r Pwyllgor Archwilio.  Teimlai’r rheini oedd yn amharod i lofnodi’r Siartr eu bod eisoes, wrth ddod yn aelodau o’r Cyngor, wedi gwneud ymrwymiad i lynu wrth y Cod Ymddygiad, ac o’r herwydd yn credu nad oedd raid llofnodi dogfen arall yn tystio i’w cywirdeb.  Felly gan nad oedd cytundeb yng nghyswllt gwneud ymrwymiad i’r Siartr Archwilio awgrymodd y Cadeirydd y dylid gohirio’r mater i’w drafod yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor a bydd hwnnw’n digwydd ar ôl cyfarfod blynyddol y Cyngor Sir pryd y bydd trefniadau cydbwysedd gwleidyddol yr Awdurdod yn cael eu hadolygu a hynny o bosib yn arwain at aelodau newydd ar y Pwyllgor Archwilio.

Gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid cafwyd gair am arwyddocâd y Siartr yng nghyd-destun yr Arolygiad Llywodraethu Corfforaethol.  Aeth ymlaen i atgoffa’r aelodau bod yr Awdurdod wedi’i feirniadu am ei drefniadau Llywodraethu Corfforaethol a bod rhan o’r feirniadaeth honno yn ymwneud â’r Pwyllgor Archwilio.  Yn y cyfamser roedd y Pwyllgor wedi gwneud gwaith ar drefniadau gwella o ran y pryderon hynny a nodwyd yn yr Adroddiad Arolygiad a bod peth cynnydd wedi digwydd yng nghyswllt datblygu swyddogaeth y Pwyllgor Archwilio yng nghyd-destun Arfer Dda.  Bwriadwyd i’r Siartr i’r Pwyllgor Archwilio fod yn rhan o’r cynnydd hwnnw.  Syniad y Cadeirydd oedd cyflwyno’r Siartr a chafodd ei fabwysiadu gan y Pwyllgor yn ei gyfarfod yn Awst 2009 fel fersiwn ddrafft y gellid datblygu rhagor arni a’i diwygio.  Yn y wasg leol cafwyd sylwadau cadarnhaol ar y Siartr a nhw yn ei gweld fel cam ymlaen ac er nad yw yn ychwanegu, mewn unrhyw ffordd arwyddocaol, at y Côd Ymddygiad mae i’r cyfryw Siartr werth symbolaidd oherwydd nodir ynddi y bwriad i symud ymlaen a mabwysiadu ffyrdd newydd a gwahanol.  Os oedd yr aelodau’n dymuno gohirio ystyried y Siartr tan y cyfarfod nesaf ac yn arbennig felly o gofio bod dau o aelodau’r Pwyllgor yn absennol awgrymodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid y gallai, yn y cyfamser, wneud ymholiadau gydag awdurdodau lleol eraill a chanfod a pa rai sydd wedi mabwysiadu dogfen gyffelyb ac y gallai gyflwyno ffrwyth ei ymchwiliadau i’r cyfarfod nesaf.

Eglurodd y Cadeirydd bod nifer o Bwyllgorau Archwilio, gan sawl cwmni yn y sector preifat, â Siartr Archwilio ac i’r syniad ddod iddo o’r cyfeiriad hwnnw.  Teimlai ef y buasai’n briodol i Bwyllgor Archwilio yr Awdurdod hwn fabwysiadu Siartr gyffelyb oherwydd bod modd ystyried y Cyngor fel endid busnes.  Ar ôl dweud hynny roedd yn berffaith fodlon iddo gael ei ailystyried mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Dywedodd sawl aelod ei fod un ai wedi llofnodi neu’n bwriadu llofnodi’r Siartr.  O ran y rheini oedd yn anfodlon i wneud hynny dywedasant eu bod yn atebol yn ddemocrataidd i’r etholwyr; na chawsant yr un gwyn am nad oeddynt yn gwneud eu gwaith yn iawn ac nad oeddynt angen papur arall eto i’w hatgoffa o’r angen i symud ymlaen.  Hefyd roedd cwestiwn ynghylch a ddylai’r Siartr a’i darpariaethau ymwneud â holl aelodau’r Cyngor Sir.

Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid mai diben y Siartr oedd nodi swyddogaeth arbennig y Pwyllgor Archwilio o’i chymharu gyda swyddogaethau’r Pwyllgorau eraill.  Roedd disgwyl i aelodau’r Pwyllgor Archwilio ymgymryd â’u dyletswyddau mewn ffordd boliticaidd niwtral ac y dylai annibyniaeth wleidyddol y Pwyllgor Archwilio ei wneud yn wahanol a bod y Siartr yn cryfhau ac yn cynnal yr annibyniaeth honno.  Roedd Cod Ymddygiad yr aelodau yn gorfodi’r holl aelodau i ymddwyn mewn ffordd benodol ond roedd y Siartr yn ddogfen ychwanegol sy’n ymwneud yn unig ag aelodau’r Pwyllgor Archwilio a beth a ddisgwylir ohonynt.  Yng nghyswllt y cyfeiriad at symud ymlaen, gwnaed hynny yng nghyswllt y rheoleiddwyr a’r cyhoedd yn gyffredinol a’r farn am yr Awdurdod.

Cafwyd cwestiwn arall yn gofyn oni ddylai’r swyddogaeth sgriwtini fod yr un mor arbennig â’r swyddogaeth archwilio.  Mewn ymateb dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod datblygu swyddogaeth sgriwtini’r Awdurdod yn waith gwahanol ond bod y neges ynghylch mabwysiadu ffordd a dulliau anwleidyddol yr un mor berthnasol i sgriwtini.  Ond roedd yr her yn wahanol rhwng y ddwy swyddogaeth sgriwtini ac archwilio:  dan sgriwtini mae’r penderfyniadau gwirioneddol yn cael eu herio ond mae archwilio yn ymwneud mwy ag ystyried lefelau’r risg yn yr ystyr o ofyn i ba raddau y mae’r risgiau presennol wedi’u gwerthuso a’u hasesu, p’un a ydynt wedi digwydd ai peidio.  Gyda’r gwaith datblygu sydd yn cael ei wneud ar y swyddogaeth sgriwtini bydd raid i aelodau ystyried y Pwyllgor hwn a sicrhau bod ei swyddogaeth yn parhau i fod yn hollol wahanol i swyddogaeth sgriwtini.

Penderfynwyd -

Ÿ

Nodi’r materion hynny a godwyd gan yr aelodau yn eu cyfarfod preifat gyda’r archwilwyr.

Ÿ

Gohirio ystyried y Siartr i’r Pwyllgor Archwilio tan y cyfarfod nesaf a gofyn i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid, yn y cyfamser, wneud ymholiadau gydag awdurdodau eraill ynghylch unrhyw drefniadau a fo ganddynt ar gyfer Siartr i’r Pwyllgor Archwilio.

4

SWYDDOGAETH Y PWYLLGOR ARCHWILIO

Ÿ

Rheoli’r Trysorlys  - mae’r datblygiadau yn y maes Rheoli’r Trysorlys i awdurdodau lleol, ac yn arbennig yng nghyswllt banciau Gwlad yr Ia, wedi arwain at adroddiad gan un o Bwyllgorau Dethol y Senedd a hynny’n arwain at newidiadau i’r Cod Ymarfer y mae’n rhaid i’r awdurdod a’i staff gydymffurfio ag ef.  Hefyd mae’r datblygiadau hyn wedi rhoddi sylw i swyddogaeth yr aelodau etholedig.  Mae’r Cyngor Sir wedi cytuno i drosglwyddo gwaith sgriwtineiddio yng nghyswllt Rheoli’r Trysorlys o’r Prif Bwyllgor Sgriwtini i’r Pwyllgor Archwilio - a’r rhesymeg y tu ôl i hyn yw bod y Cod diwygiedig yn golygu bod sgriwtini yn canolbwyntio mwy ar risg, llai ar berfformiad, mae’n fwy technegol, yn llai gwleidyddol - ac felly yn fwy addas i swyddogaeth y Pwyllgor Archwilio.  Gyda’r cod diwygiedig daw angen i ddarparu hyfforddiant priodol i’r aelodau sy’n ymwneud â rheoli’r Trysorlys, ac mae modd trefnu’r hyfforddiant hwnnw gydag ymgynghorwyr Rheoli’r Trysorlys i’r Awdurdod ac fel rhan o raglen hyfforddiant y Pwyllgor.

Ÿ

Gofynion Hyfforddi - yn y gweithdy nodwyd bod angen rhagor o hyfforddiant i aelodau’r pwyllgor, gan dargedu eitemau a fuasai angen eu sylw.  Hefyd nodwyd bod angen darparu hyfforddiant cyflwyno i’r aelodau newydd.  Gan fod trosiant ymhlith aelodau yn fwy tebygol adeg cyfarfod blynyddol y Cyngor, awgrymir mai’r amser gorau i adolygu’r anghenion hyfforddiant yw mewn cyfarfod ym mis Mai bob blwyddyn.

5

DATGANIAD LLYWODRAETHU BLYNYDDOL

Ÿ

Mae gofyn i’r Pwyllgor ystyried a mabwysiadu Datganiad ar Reolaeth Fewnol, ac mae hwnnw wedyn yn rhan o’r Datganiad ar y Cyfrifon.  Yr arfer gorau yw symud ymlaen o Ddatganiad Rheolaeth Fewnol i Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol ac mae cwmpas hwnnw yn ehangach byth.  Disgwylir y newid hwn ym Mlwyddyn Ariannol 2009-10, ond mewn gwirionedd ni chyflwynwyd y newid dan Reoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru)(Diwygiad) 2010 a bellach disgwylir ef yng nghyswllt 2010-11.  Fodd bynnag, mae rhai awdurdodau wedi mabwysiadu Datganiad Llywodraethu cyn iddo ddod yn fandadol ac efallai y buasai gwneud hyn yn ymateb addas i’r feirniadaeth Llywodraethu Corfforaethol a bod yr Awdurdod hwn hefyd yn symud ymlaen yn wirfoddol i gael datganiad llywodraethu am 2009-10.

Ÿ

Mae’r Datganiad Llywodraethu, megis y Datganiad Rheolaeth Fewnol, i fod yn asesiad gonest o’r sefyllfa ac yn cydnabod cryfderau a gwendidau.  Fe ddylai hwn gael ei fabwysiadu gan y Pwyllgor Archwilio, yna ei lofnodi gan yr Arweinydd a’r Rheolwr-gyfarwyddwr ar ran yr Awdurdod.  

Ÿ

Mae’r canllawiau proffesiynol ynghylch llywodraethu da mewn llywodraeth leol yn dechrau gyda diffiniad o ystyr llywodraethu ac yn datgan sut y mae gofyn i lywodraethu leol sicrhau ei bod yn gwneud y pethau iawn, yn y ffordd iawn, i’r bobl iawn, ac mewn dull amserol, cynhwysol, agored, gonest ac atebol.

Ÿ

Tynnu’r bobl leol i mewn a chydranddeiliaid eraill i sicrhau atebolrwydd cadarn;

Ÿ

Aelodau a Swyddogion yn gweithio ynghyd i gyflawni amcanion cyffredin gyda swyddogaethau a chyfrifoldebau wedi’u diffinio’n glir;

Ÿ

Datblygu capasiti a gallu aelodau a swyddogion i fod yn effeithiol;

Ÿ

Gwneud penderfyniadau tryloyw ac ystyrlon sy’n destun sgriwtini effeithiol a rheoli risg;

Ÿ

Hyrwyddo gwerthoedd i’r awdurdod a dangos gwerth llywodraethu da trwy gynnal safonau uchel o ran ymddygiad ac ymarweddiad;

Ÿ

Canolbwyntio ar bwrpas yr awdurdod ac ar y canlyniadau i’r gymuned a chreu gweledigaeth i’r ardal leol.

Mae Llywodraeth Cynulliad Cymru ei hun yn hyrwyddo saith egwyddor llywodraethu da a chawsant eu nodi yn yr adroddiad.  Yn fras maent yn cydymffurfio gyda’r chwe egwyddor uchod, ond gan fod yr egwyddorion uchod yn rhai pwrpasol i Lywodraeth Leol mae’n debyg mai’r rhain yw’r rhai i’w dilyn pan ddaw’r Datganiad Llywodraeth yn ystyriaeth fandadol.  O’r herwydd, awgrymir bod y set o chwe egwyddor yn darparu arweiniad i’r broses hon.

Ÿ

Mae’r canllawiau Proffesiynol, “y Canllawiau Bras”, yn rhoddi rhagor o fanylion am y math o dystiolaeth y gellir ei defnyddio i fesur cydymffurfiad gyda’r egwyddorion hyn.  Mae’r rhain yn cyffwrdd â bron y cyfan o waith yr awdurdod a’r ddau ddiagram, o’r Canllawiau Bras, yn dangos (i Loegr) y broses a ddefnyddir i adolygu dulliau llywodraethu.  Mae’n amlwg bod y broses hon yn ymwneud â sawl cydranddeiliad mewnol, yn ogystal â’r Pwyllgor Archwilio.

Ÿ

O ran llywodraethu yng Nghyngor Sir Ynys Môn mae’r Datganiad Llywodraeth Blynyddol ar gyfer blwyddyn ariannol 2009/10  yn cyfeirio’n ôl at 1 Ebrill, 2009 ac o’r herwydd mae’n rhoddi i ni ddisgrifiad o arferion llywodraethu sy’n adlewyrchu’r feirniadaeth yn yr adroddiad Arolygiad Llywodraethu Corfforaethol - beirniadaeth sy’n cyffwrdd â phob un o’r chwe egwyddor.  Yn y cyfamser cafwyd datblygiadau ac erbyn diwedd y flwyddyn ariannol bydd modd dangos sefyllfa well yn erbyn y chwe egwyddor.  Felly mae yma gyfle i’r Datganiad Llywodraethu ar gyfer 2009/10 fod, hefyd, yn adroddiad cynnydd ar y broses adferol.  Yn ymarferol mae’n ymddangos y bydd yr agenda sy’n deillio o’r Arolygiad Llywodraethu Corfforaethol hefyd yn dempled i’r Datganiad Llywodraethu.

Ÿ

Derbyn yr adroddiad fel y cafodd ei gyflwyno a nodi’r anghenion o ran mabwysiadu Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Ÿ

Y dylai’r Pwyllgor Archwilio anelu at fabwysiadu, yn wirfoddol, Ddatganiad Llywodraethu ar gyfer 2009/10.

Ÿ

Defnyddio’r Arolygiad Llywodraethu Corfforaethol fel man cychwyn i ddisgrifio gwendidau llywodraethu yn 2009/10, a mesur unrhyw gynnydd dilynol yn erbyn yr Arolygiad.

6

ARCHWILIO MEWNOL

Ÿ

I’r Pwyllgor Archwilio ym Mehefin, 2007 gymeradwyo’r Cynllun Strategaeth Archwilio Mewnol am y cyfnod 2007/08 hyd at 2009/10.  Paratowyd Cynllun Strategaeth newydd i’r cyfnod 2010/11 hyd at 2012/2013 ac roedd hwnnw ynghlwm fel Atodiad C wrth yr adroddiad.  Mae’r Strategaeth Archwilio Mewnol yn ddogfen fyw a rhaid ei diwygio’n gyson wrth i systemau newydd gael eu datblygu; wrth i newidiadau sylweddol ddigwydd i’r hen systemau; wrth i gyfraith newid a hefyd wrth i’r amcanion newid ac wrth i risgiau newydd gael eu nodi.  Hefyd roedd adnoddau archwilio mewnol bob amser yn cael effaith ar y dadansoddiad.  Roedd Atodiad D ynghlwm wrth y Cynllun Strategaeth yn rhestru’r meysydd hynny na chawsant, yn seiliedig ar y broses asesu risg, eu cynnwys yn yr arolwg am y tair blynedd nesaf ond, fodd bynnag, yn bresennol yn y maes archwilio ac yn archwiliadwy.  Cofnodir y meysydd hyn er mwyn cyflwyno i’r Pwyllgor wybodaeth am gostau mabwysiadu’r Strategaeth bresennol ac er mwyn rhoddi iddynt y cyfle i benderfynu a oes, dan eitemau yn Atodiad D, unrhyw rai y dylid eu cynnwys un ai yn y Cynllun Blynyddol, neu yn y Cynllun Strategaeth 3 blynedd.

Ÿ

Mae dull gweithio’r Adain Archwilio Mewnol yn seiliedig ar risg.  Er mwyn adnabod y meysydd sydd angen archwiliad mewnol mae’n rhaid deall beth yw’r risgiau hynny sy’n wynebu’r sefydliad.  Roedd yr Adain Archwilio Mewnol wedi cynnal asesiad anghenion diwygiedig ar gyfer 2010/11 gan ddefnyddio’r broses honno a amlinellwyd yn rhan 2 yr adroddiad.

Ÿ

i bob blwyddyn benodol o’r Strategaeth Archwilio Mewnol paratoir Cynllun Gweithredu a hwnnw sy’n rhoddi i’r Adain Archwilio Mewnol ei rhaglen waith am y flwyddyn ac roedd yn ymddangos yn Atodiad A ynghlwm wrth yr adroddiad.  Mae’r cynllun hwn yn seiliedig ar yr Asesiad  Anghenion Archwilio diwygiedig ac ar yr adnoddau sydd ar gael, yn y cyfnod dan sylw, i’r Adain Archwilio Mewnol.  Mae’r dogfennau y dibynnwyd arnynt wrth ddatblygu’r cynllun, ac a enwir yn y golofn ‘ffynonellau adolygu’, yn cynnwys Blaenoriaethau Strategol CSYM; Cynllun Gwella CSYM ac asesiadau o’r risgiau mwyaf; yr Arolygiad Llywodraethu Corfforaethol; system asesu risg yr Adain Archwilio Mewnol ei hun a chysylltu gydag Archwilwyr Allanol ynghylch eu cynlluniau nhw ar gyfer 2010/11. Mae’r rhain yn nodi beth yw’r materion mwyaf sy’n wynebu’r Cyngor yn ystod 2010/11 a chlustnodwyd tua 220 o ddyddiau yn y Cynllun i roddi sylw i’r materion mawr hyn.  Mae’n bwysig bod yr Adain Archwilio Mewnol yn defnyddio’i hadnoddau i edrych ar y materion mawrion sy’n cael effaith ar y Cyngor a chyflwyno adroddiadau’n ôl i’r Pwyllgor Archwilio a chynnig sicrwydd bod y materion hyn yn cael sylw.

Ÿ

Roedd y Cyngor yn y broses o ddatblygu fframwaith Rheoli Risg a’r gobaith oedd y buasai cofrestr o Risgiau Corfforaethol ar gael y flwyddyn nesaf a rhoddir sylw i hon ynghyd ag i’r holl ddogfennau perthnasol eraill wrth ddatblygu Cynllun Gweithredu arfaethedig ar gyfer Archwilio Mewnol yn 2011/12.

Ÿ

Rhoddwyd sylw i faterion adnoddau a sut y mae’r anghenion, o ran lefel yr adnoddau, yn cael eu hasesu yn Atodiad B ynghlwm wrth yr adroddiad.

Ÿ

Dyma rai cwestiynau yr hoffai’r Pwyllgor Archwilio eu hystyried o bosib -

Ÿ

A ydyw’r cynllun Archwilio Mewnol manwl a baratowyd ar gyfer y flwyddyn ariannol nesaf yn rhoddi sylw i’r meysydd hynny y mae’r Pwyllgor Archwilio am roddi blaenoriaeth iddynt?;

Ÿ

A ydyw lefel yr adnoddau archwilio yn dderbyniol i’r Pwyllgor ac yn briodol ganddo, yng nghyd-destun lefel y sicrwydd y gofynnir amdani;

Ÿ

A oes yna unrhyw feysydd y dymunai’r Aelodau roddi sylw iddynt ynghynt ac a ddylai felly gael sylw yn y Cynllun Gweithredol neu a oes yna feysydd y dylid eu cynnwys yn y Cynllun Strategaeth Tymor Hir.

Ÿ

Mae’r partneriaethau Cymunedau’n Gyntaf yn destun arolwg ar wahân eleni gan gorff allanol.  Bydd yr Adain Archwilio Mewnol yn derbyn sicrwydd o’r adroddiad arolwg pan gyhoeddir hwnnw ac os nodir unrhyw wendidau yn y maes hwn yna bydd yr Adain Archwilio Mewnol yn codi dynodiad risg y maes i Risg Uchel.

Ÿ

Yng nghyswllt Monitro Salwch, mae’r dynodiad risg yn seiliedig ar systemau’r Adain Archwilio Mewnol ei hun ac yn seiliedig hefyd ar yr archwiliad diwethaf o’r maes, ar ganlyniadau’r archwiliad cynt a’r risgiau sydd ynghlwm a hefyd ar yr arwyddion a gafwyd yn sgil profiad gwaith archwilio mewnol.  Nid yw’r egwyddor hon yn un gysact ond yn amcan, yr amcan gorau bosib  - yn seiliedig ar y wybodaeth sydd ar gael.

Ÿ

Yng nghyswllt rheoli a storio Cofnodiadau tybiwyd bod y maes hwn yn ddigon pwysig i fod yn destun arolwg archwilio yn 2010/11 ac yn seiliedig ar ganlyniadau’r gwaith archwilio hwnnw gwneir y penderfyniad yng nghyswllt lefel y risg.

Ÿ

Bydd archwiliad ar y Marchnadoedd yn canolbwyntio ar incwm ac ar ba mor sydyn y mae’r incwm hwnnw yn cael ei fancio; ni fydd yn edrych ar ochr reoli’r marchnadoedd.

Ÿ

Yng nghyswllt ysgolion, mae’r dynodiad risg yn seiliedig ar farn yr Adain Archwilio Mewnol ac yn codi o’r archwiliad blaenorol; bydd yr Adain Archwilio Mewnol yn darparu lefel risg sy’n cyfateb i gasgliadau’r gwaith archwilio blaenorol.

Ÿ

Yng nghyswllt adolygu Costau Jobsys y Trefniant Llafur Uniongyrchol, cynhaliwyd arolwg gwerth am arian yn y maes hwn y llynedd.  Cyflwynwyd system newydd o gostiadau a bydd raid ymgorffori’r system hon cyn cynnal arolwg pellach.

Ÿ

Yng nghyswllt neilltuo 75 o ddiwrnodau yn y Cynllun i gynnal ymchwiliadau arbennig, roedd hyn yn seiliedig ar brofiad yr Adain Archwilio Mewnol dros y ddwy flynedd cynt pryd yr oedd un ymchwiliad wedi llyncu 120 o ddiwrnodau.  Efallai bod angen ystyried sut y mae’r dyddiadau hyn yn cael eu defnyddio ac yn arbennig felly a ddylai’r Adain Archwilio Mewnol weithredu ar haeriadau dienw ac i ba raddau y dylid mynd ar drywydd y rheini.  Felly, er bod lefel yr adnoddau yn uchel, credir bod honno’n angenrheidiol.

Ÿ

Yng nghyswllt dyrannu 15 diwrnod i archwilio lwfansau’r aelodau a hefyd i archwilio’r gyflogres a goramser, yn y ddau achos dilynir yr un broses ac ystyrir yr un nifer o drafodion a rhoddir prawf ar yr un rheolaethau â’r rheini ar gyfer archwiliad sylfaenol a chymer hynny tua 15 o ddiwrnodau.  Mae’r archwiliad ar y Gyflogres a Goramser yn adolygiad blynyddol ac felly mae corff o dystiolaeth ar gael yn barod ac yn codi o’r arolygon blaenorol a gall yr Adain Archwilio Mewnol gymryd sicrwydd o’r rhain.

Yma cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid at gyflwyno, y llynedd, adroddiad ar dreuliau teithio’r aelodau i’r Pwyllgor Archwilio ac i’r Cyngor Sir, a’r Cyngor yn penderfynu y dylid cynnal arolwg tair blynedd ar hawliadau treuliau teithio’r aelodau.  Roedd dwy ran i’r gwaith, y gyntaf yn golygu adroddiad ar yr holl gostau ac i’w gyflwyno i gyfarfod nesaf y Cyngor a’r ail yn arolwg archwilio mewnol.  Petai unrhyw beth yn codi o adroddiad y cam cyntaf yna gallai’r Adain Archwilio Mewnol fynd ar eu trywydd yn yr arolwg dilynol.  

Ÿ

Derbyn y Cynllun Strategaeth Archwilio Mewnol am 2010/2013 a’r Cynllun Cyfnodol ar gyfer 2010/11.

Ÿ

Diwygio dynodiad y Gwasanaeth Archifau i fod yn risg Uchel a’i gynnwys i bwrpas rhoddi sylw iddo yn y Cynllun Archwilio Mewnol Cyfnodol ar gyfer 2010/11.

Ÿ

Gofyn i’r Adain Archwilio Mewnol ystyried y posibilrwydd o gynnwys yn y Cynllun Cyfnodol, ddarpariaeth i gynnal 3 arolwg archwilio ar hap bob blwyddyn a chyflwyno adroddiad i’r cyfarfod nesaf gydag ymateb.

Ÿ

Elfennau Sylfaenol y Cynllun Busnes

Yn sylfaenol mae’r Cynllun yn seiliedig ar y Blaenoriaethau a’r is-flaenoriaethau Strategol y mae’r Adain Archwilio Mewnol yn cyfrannu’n uniongyrchol tuag atynt.  Y rhain yw Blaenoriaeth Strategol 1 - hyrwyddo enw da’r Cyngor ar yr Ynys ac yn benodol - Is-flaenoriaeth 1 - canolbwyntio ar welliannau parhaus i drefniadau llywodraethu corfforaethol yr Awdurdod a Blaenoriaeth Strategol 5 - Gwasanaethau Fforddiadwy ac Effeithiol ac yn benodol Is-Flaenoriaeth 2 - croesawu gwaith partneriaethiol, gweithio ar y cyd a datblygu modelau gwasanaeth amgen ac is-flaenoriaeth 5 - rheoli adnoddau mewn modd effeithiol gan sicrhau bod y Cyngor yn cydymffurfio gyda’i ofynion statudol.

Ÿ

Sut y mae’r Adain Archwilio Mewnol yn cyfrannu tuag at y Blaenoriaethau Strategol?

Yng nghyswllt Blaenoriaeth Strategol 1 uchod, mae’r Adain Archwilio Mewnol:

Ÿ

yn darparu sicrwydd yn gyffredinol, ac yn medru gwneud gwaith penodol ar faterion llywodraethu a hefyd gall sicrhau bod y Cyngor yn ymateb yn gadarnhaol i adroddiadau llywodraethu gan unrhyw drydydd parti;

Ÿ

wedi gweithio gyda’r Pwyllgor Archwilio i ymateb i feirniadaeth benodol yn yr Arolygiad Llywodraeth Corfforaethol yng nghyswllt y Pwyllgor ac mae’r gwaith hwn wedi’i wneud trwy weithdai ac amryfal ddigwyddiadau hyfforddi;

Ÿ

yn gallu parhau i ddatblygu a hyrwyddo’r defnydd o system sy’n tracio argymhellion a bydd hefyd yn ystyried ymestyn y system hon i gyffwrdd ac adroddiadau trydydd parti.

Yng nghyswllt Blaenoriaeth Strategol 5 a’r is-flaenoriaethau perthnasol:-

Ÿ

O ran gweithio partneriaethol, mae Ynys Môn yn rhan o Grwp Archwilio Mewnol Gogledd Cymru sydd, ar hyn o bryd, yn edrych ar ffyrdd o hyrwyddo cydweithrediad rhwng Awdurdodau Gogledd Cymru gyda golwg ar ddarparu’r Gwasanaethau Archwilio Mewnol sy’n angenrheidiol;

Ÿ

O ran rheoli’r adnoddau’n effeithiol bydd yr arolygon hynny gan yr Adain Archwilio Mewnol a gynlluniwyd ar gyfer 2010/11 yn amcanu at sicrhau gwerth am arian a hefyd yn sicrhau y bydd tystiolaeth ar gael yn dangos bod systemau yn cynnig sicrwydd y bydd effeithiolrwydd, darbodusrwydd ac effeithlonrwydd bob amser yn cael ei gyflawni.

Ÿ

Yn ogystal bydd yr arolygon archwilio mewnol yn rhoddi sicrwydd i’r Cyngor ei fod yn bodloni gofynion statudol a rheolaethol.

Ÿ

Hefyd mae gofynion yn y model newydd ar gyfer cynllunio busnes i ddarparu tystiolaeth ar gyfer gwelliannau ac effeithiolrwydd uwch i bwrpas bodloni’r blaenoriaethau strategol hynny.  Yn y cyswllt hwn, bydd yr Adain Archwilio Mewnol -

Ÿ

yn parhau i weithio gydag aelodau’r Pwyllgor Archwilio i wella perfformiad fel pwyllgor;

Ÿ

yn anelu at wella’r adroddiadau ar gynnydd o ran gweithredu ar argymhellion - a gwneir hynny drwy hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth;

Ÿ

yn parhau i fynychu cyfarfodydd y grwp cydweithio gyda golwg ar hyrwyddo effeithiolrwydd a darbodusrwydd;

Ÿ

yn gwneud mwy a mwy o ddefnydd o arolygon sy’n adlewyrchu’r materion mwyaf sy’n wynebu’r Cyngor ac yn cysylltu gyda’r blaenoriaethau strategol corfforaethol;

Ÿ

yn cynnwys mwy o flaenoriaethau strategol ar daflenni cynllunio gwaith archwilio, yn y cylchoedd gorchwyl a hefyd yn sgôp yr arolygon fel bod unrhyw sicrwydd a roddir yn cael ei gynnwys wedyn yn y blaenoriaethau strategol;

Ÿ

o ran mesur perfformiad mae’r Adain Archwilio Mewnol eisoes yn mesur perfformiad yn y Cynllun Strategol a’r unig ychwanegiad fydd cynnwys, fel targed, ganran yr argymhellion hynny a wnaed gan yr Adain Archwilio Mewnol ac y gweithredwyd arnynt;

Ÿ

parheir i fesur perfformiad yn ôl y mesurau perfformiad a sefydlwyd;

Ÿ

Beth yw costau’r Adain Archwilio Mewnol?

Mae’r gyllideb i Archwilio Mewnol yn 2010/11 yn £237k a £222k ohono yn cael ei wario ar staff - 94% yw hynny.

Ÿ

Roedd Tabl 2.2 yr adroddiad yn dangos y cynnydd yn erbyn y Cynllun Archwilio Mewnol hyd at 28 Chwefror, 2010.

Ÿ

Roedd Tabl 2.3 yr adroddiad yn dangos y gymhariaeth rhwng y dyddiau cynlluniedig i bob categori o waith yn erbyn y dyddiau gwirioneddol a gofnodwyd yn erbyn pob categori dros y cyfnod 1 Ebrill, 2009 hyd at 28 Chwefror, 2010.  Y pwyntiau pwysicaf yma yw bod perfformiad yr Adain Archwilio Mewnol ar y blaen gyda’r targed i gwblhau’r mwyafrif o’r gwaith archwilio cynlluniedig yn y Cynllun Gwaith am 2009/10, ac mae nifer y dyddiau a dreulir ar ymholiadau arbennig yn parhau i fod yn uwch na’r disgwyl (146 o ddyddiau gwirioneddol o’u cymharu gyda’r 75 o ddyddiau cynlluniedig) a hynny’n golygu bod raid gohirio, am y tro, 3 o archwiliadau yn y cynllun presennol.

Ÿ

Roedd un adroddiad drafft Archwilio Mewnol na chafwyd ymateb iddo gan reolwyr o fewn tri mis i’r dyddiad rhyddhau.  Mae’r adroddiad hwn yn ymwneud â Rhestrau Eiddo sydd yn gofyn ymateb corfforaethol trwy’r Tîm Rheoli a hwnnw, yn ddiweddar, wedi bod dan bwysau gwaith mawr.  

Ÿ

i gyd cyhoeddwyd 68 o adroddiadau Terfynol yn ystod y cyfnod hwn a 36 ohonynt wedi cael barn archwilio Sylweddol(Graddau A/B); 14 wedi derbyn barn Digonol (Gradd C) a 7 ohonynt wedi derbyn barn sicrwydd cyfyngedig (Graddfa D/E). Barn gynghorol a roddwyd ar un ar ddeg o adroddiadau - ni roddwyd iddynt farn archwilio ffurfiol.

Ÿ

O ran gwaith ar ymchwiliadau arbennig mae’r adain yn parhau i ymchwilio i gyfeiriadau yng nghyswllt grant adnewyddu fel a nodwyd yn yr adroddiadau cynnydd blaenorol ar archwilio mewnol.  Cyhoeddwyd adroddiadau yng nghyswllt grantiau adnewyddu (Terfynol) ac yng nghyswllt Grant Gwella Trefi (Terfynol) yn dilyn o’r ymchwiliadau hyn.  Adeg ysgrifennu’r adroddiad rhoddwyd ar ddeall mai’r Archwiliwr Allanol a Llywodraeth Cynulliad Cymru fuasai’n gwneud y penderfyniad terfynol ar unrhyw gamau y bydd raid eu cymryd, os oes raid cymryd unrhyw gamau, ar gasgliadau’r ymchwiliadau.  Bydd raid defnyddio rhagor o adnoddau Archwilio Mewnol mewn ymateb i lythyr dienw at y Rheolwr-gyfarwyddwr ac ynddo nifer o haeriadau; trosglwyddwyd y mater i’r Adain Archwilio Mewnol ymchwilio iddynt.  Cyhoeddwyd fersiwn ddrafft o adroddiad ar yr ymchwiliadau.  

Ÿ

Mae cynnydd y Cyngor yng nghyswllt gweithredu ar argymhellion yn cael ei ddangos yn y Tabl Cynnydd yn Atodiad B.   Ar 31 Mawrth, 2010, gwnaed 408 o argymhellion dan bob categori a’r rheini wedi mynd heibio i’r dyddiad gweithredu - gweithredwyd ar 250 (62%) o argymhellion; ni weithredwyd ar 136 (33%) o’r argymhellion, aseswyd nad oedd 22 (5%) argymhelliad bellach yn berthnasol.  Nid oedd yr un argymhelliad Sylfaenol wedi’i gofnodi ar y system yn ystod y

cyfnod hwn ac o’r 65 o argymhellion Arwyddocaol aeth heibio’r dyddiad gweithredu roedd 42 o argymhellion neu 65% wedi’u gweithredu; ni weithredwyd ar 17 o’r argymhellion neu 26% ac aseswyd nad oedd 6 o’r argymhellion, neu 9%, bellach yn berthnasol.

Ÿ

Roedd 93 o argymhellion eraill na chafwyd ymateb iddynt yn ymwneud â’r Adran Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol a fu’n defnyddio’r system Ffynnon i dracio perfformiad.  Fodd bynnag, roedd yr Adran hon bellach wedi cytuno i symud i’r system 4Action a phenodwyd swyddog i fonitro’r gwaith hwn.  Y gobaith felly yw y byddwn erbyn cyflwyno’r adroddiad cynnydd nesaf, wedi cael ymateb yr Adran Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol a nodir y wybodaeth yn yr adroddiad.

Ÿ

Yn seiliedig ar y data hunanasesu yn y Tabl Cynnydd yn Atodiad B, mae’r Cyngor wedi gwneud cynnydd rhesymol yn y cyfnod yng nghyswllt gweithredu ar argymhellion yr Adain Archwilio Mewnol.

Ÿ

Yn Adran 6 yr adroddiad cyfeiriwyd at dargedau Archwilio Mewnol ar gyfer 2009/10 a nodir y perfformiad yn erbyn y targedau.

Ÿ

Adroddiadau Sicrwydd Cyfyngedig

Yn y cyfnod hwn rhoddwyd Graddfa D i ddau adroddiad sefydliad yng nghyswllt Ysgol Rhos-y-bol ac Ysgol y Parc a hefyd cafwyd barn sicrwydd cyfyngedig yng nghyswllt tri adroddiad Archwiliadau System, sef i Ganolfan Byron, y Contract Prydau Ysgol a’r Cyfrifon Rhoddion a Dros Dro.  Roedd y Crynodebau Gweithredol i’r cyfan o’r adroddiadau hyn ynghlwm wrth y prif adroddiad.  Credai’r Adain Archwilio Mewnol nad oedd risgiau sylweddol yn codi o’r Arolygon Sicrwydd Cyfyngedig hyn a chyda’i gilydd nid oeddynt yn peri risg fawr i’r Cyngor.  Yn gryno y rhain oedd y prif faterion -

Canolfan Byron -  canfuwyd gwendidau yn y gwaith rheoli cyllidebau ac ychydig iawn o gynnydd a welwyd ers yr archwiliad blaenorol.

Contract Prydau Ysgol -  gan fod yr Adran Addysg wedi defnyddio ymgynghorwyr allanol roedd hi’n anodd cael gafael ar ddogfennau er mwyn profi sicrwydd yng nghyswllt y broses dendro a chydymffurfio gyda’r Rheolau Gweithdrefn Contractau.

Ysgol y Parc/Ysgol Rhos-y-bol - er na chanfuwyd unrhyw fethiant mawr dygwyd sylw at nifer o wendidau mân yn y gwaith rheoli cyllidol a llywodraethol allweddol a’r cyfan ohonynt, gyda’i gilydd, yn ystyriaeth o bwys.

Cyfrifon Rhoddion a Dros Dro - materion yng nghyswllt cyfrifon hen a segur, cadw dogfennau, cofnodiadau ac ni wyddai’r Gwasanaethau Cymdeithasol am fodolaeth un gronfa roddion.

Ÿ

Derbyn yr adroddiad ar Gynnydd Archwilio Mewnol dros y cyfnod 1 Rhagfyr, 2009 hyd at 31 Mawrth, 2010 a nodi ei gynnwys.

Ÿ

Gofyn i Gyfarwyddwr Corfforaethol Dros Dro (Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol) a’r Deilydd Portffolio Gwasanaethau Cymdeithasol (a swyddog priodol o Ganolfan Byron) fynychu’r Pwyllgor Archwilio i egluro’r sefyllfa yng nghyswllt y gwendidau a ganfuwyd ar ôl archwilio:

Ÿ

Canolfan Byron, a

Ÿ

Cronfeydd Rhoddion y Gwasanaethau Cymdeithasol

7

ARCHWILIO MEWNOL

Ÿ

Archwilio Cyfrifon - dechreuwyd ar y broses gynllunio yng nghyswllt y flwyddyn ariannol sydd newydd ddod i ben trwy gael cyfarfodydd gyda’r uwch reolwyr i benderfynu pa faterion allai gael effaith ar gyfrifon gyda golwg ar gyflwyno Cynllun Archwilio i’r cyfarfod nesaf.  Oherwydd newidiadau i’r trefniadau bydd y Cynllun yn gynllun archwilio yn unig gan yr Archwilwyr allanol - ni fydd yn gynllun rheoliadol a baratoir ar y cyd gyda Swyddfa Archwilio Cymru.  

Ÿ

Mae’r gwaith bron wedi’i gwblhau ar Archwilio Grantiau y flwyddyn a ddaeth i ben ym Mawrth 2009.  Roedd corff allanol yn archwilio Cymunedau’n Gyntaf a hefyd bu cynnydd sylweddol yn y gwaith archwilio allanol yng nghyswllt archwilio hawliadau grantiau Cymunedau’n Gyntaf.  Ond mae’r gwaith hwnnw’n dod i ben wrth i’r gwaith gael ei gwblhau ar y pentwr cymharol o waith oedd wedi cronni.

Ÿ

Archwilio Perfformiad - wrth i ni gyrraedd cyfnod o drawsnewid mae’r gwaith hwn wedi mynd yn fwy cymhleth.  Bydd gwaith perfformiad y dyfodol yn cael ei wneud dan y Mesur Llywodraeth Leol ond mae rhan o Gynllun Archwilio y flwyddyn cynt y bydd raid ei chwblhau cyn y gall yr Archwilwyr Allanol weithredu’n llawn ar eu cyfrifoldebau - yn enwedig gan fod rhai unedau o waith wedi’u gohirio hyd nes cael canlyniadau’r Arolygiad Llywodraethu Corfforaethol.  Yn ddiweddar cwblhawyd gwaith maes yng nghyswllt Llywodraethu gwybodaeth ac mae’r canlyniadau yn cael eu cyflwyno i Uwch Reolwyr a bydd adroddiad ar gael yn y man.  Hefyd mae rhywfaint o waith maes yn cael ei wneud ar Gynllunio Cyllidol tymor canolig ac unwaith y bydd yr adroddiad hwn wedi’i gwblhau mae modd ei gynnwys gyda’r adroddiadau hynny ar y casgliadau gwerth am arian.

Ÿ

Mesur Llywodraeth Leol - cam cyntaf y broses yw’r Asesiad Corfforaethol a bwriedir cyflwyno adroddiad arno ym Mehefin.  Swyddfa Archwilio Cymru fydd yn arwain a chyfraniad gan yr Archwilwyr Allanol ac yn arbennig yng nghyswllt materion adnoddau.  Hwn fydd yr adroddiad mawr nesaf i’w gyflwyno i’r Awdurdod o safbwynt rheoleiddio.

Ÿ

Materion eraill - y prif bwnc sy’n dal i gael sylw yw’r gwaith ymchwil hir i’r grantiau adnewyddu y cyfeiriwyd ato yn Adroddiad Cynnydd yr Adain Archwilio Mewnol.  Mae’r Archwilwyr Allanol hefyd yn rhan o hyn ac wedi derbyn nifer sylweddol o lythyrau ac yn dal i dderbyn gohebiaeth yng nghyswllt y mater.  Bellach daeth yr amser i’r Archwilwyr Allanol benderfynu a oes angen gwneud rhagor o ymchwiliadau.  Mae’r gwaith hwnnw yr oedd modd i Archwilwyr Mewnol ei wneud bron wedi’i gwblhau ac mae y cwestiwn o gymryd rhagor o gamau yn fater i’r Archwilwyr Allanol a Swyddfa Archwilio Cymru gan fod goblygiadau yma i Lywodraeth y Cynulliad hefyd.  

Roedd yr Aelodau yn pryderu ynghylch symud yr ymchwiliadau grantiau adnewyddu i lefel uwch, ac yn arbennig felly oherwydd y costau cysylltiedig.  Roedd Mr James Quance yn cydnabod hynny a nododd hefyd nad oedd yr Archwilwyr Allanol, hyd yma, wedi cynnal ymchwiliadau ffurfiol a hynny oherwydd eu bod yn ymwybodol o’r gwaith sylweddol yr oedd yr Adain Archwilio Mewnol yn ei wneud yn y maes.  

Fodd bynnag, mae’r Archwilwyr Mewnol wedi derbyn gohebiaeth sylweddol ar y mater hwn ac yn gweithio’n galed i gadw ar y blaen.  Wrth benderfynu ar gael ymchwiliadau ffurfiol llawn un o’r ystyriaethau pwysicaf fydd costau’r gwaith hwnnw.

Penderfynwyd nodi’r datblygiadau yng nghyswllt gwaith yr Archwilwyr Allanol fel a gyflwynwyd ar lafar a diolch i Mr James Quance am y wybodaeth.

8

YMGYNGHORIAD AR YMESTYN PENODIAD YR ARCHWILIWR ALLANOL

Ÿ

Cadarnhau nad oes unrhyw wrthwynebiad i estyniad tymor byr i benodiad PWC fel archwiliwr allanol yr Awdurdod.

Ÿ

Gofyn i Swyddfa Archwilio Cymru edrych ar ffioedd uchel PWC am waith grantiau.

Ÿ

Mynegi pryderon y Pwyllgor Archwilio a’i siom hefyd ynghylch y cyfnod ymgynghori byr.