|
|
|
Ÿ
|
datgelu gwybodaeth ynghylch unigolion;
|
|
|
Ÿ
|
datgelu pwy yw’r unigolion;
|
|
|
Ÿ
|
datgelu o bosib wybodaeth yng nghyswllt manylion personol
dan y Ddeddf Diogelu Data - peth na ddylid ei gyhoeddi’n
gyhoeddus, a
|
|
|
Ÿ
|
datgelu o bosib wybodaeth sy’n
gyfrinachol.
|
|
|
|
|
At hyn, roedd gan y Cyngor Sir fel cyflogwr
gyfrifoldeb cyfreithiol i’r rhai a gyflogai fel swyddogion,
ac os oedd y Pwyllgor yn dymuno iddynt fod yn rhan o unrhyw broses
sy’n cyffwrdd ac yn ymwneud â’u cyfrifoldebau fel
swyddogion yna mae’r swyddogion hynny â’r hawl i
ofyn am gynnal y broses honno’n gyfrinachol. Hefyd
roedd angen i’r aelodau fod yn ymwybodol o ddau bwynt
ymarferol yn codi o’r mater hwn - yn ei gyfarfod ar 29
Ionawr, 2009, penderfynodd y Pwyllgor y dylai ei aelodau gyfarfod
yn anffurfiol, h.y. yn breifat gyda’r Tîm Rheoli
a’r Pwyllgor Gwaith mewn dwy sesiwn ar wahân a thybiai
ef fod rhesymau dilys pam y daeth i’r penderfyniad hwnnw ac
efallai bod y rhesymau hynny yn cynnwys y rhai hynny y cyfeirir
atynt uchod. Roedd yn tybio bod y rhesymau yn dal i sefyll ac
yn ystyriaeth wrth benderfynu a ydyw am wahardd y cyhoedd ai peidio
o’r cyfarfod pan fo Eitem 3 yn cael ei drafod. Hefyd
rhaid oedd cofio bod unigolion yn tueddu, yn naturiol, i fod yn fwy
agored a phlaen mewn sesiwn gaeëdig na fel arall pan
fo’r wasg a’r cyhoedd yn bresennol. Am yr holl
resymau hyn, felly, roedd yn cynghorir Pwyllgor i gynnal y
drafodaeth dan Eitem 3 yn breifat.
|
|
|
|
Yn y cyswllt hwn gofynnodd y Cynghorydd Thomas
Jones beth oedd y gwahaniaeth rhwng “ffurfiol” ac
“anffurfiol”.
|
|
|
|
Mewn ymateb dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau
Cyfreithiol bod Pwyllgor ffurfiol yn un a gynhelir dan gyfraith ac
yn agored i’r cyhoedd ei fynychu oni ddywedir yn benodol fel
arall. Y bwriad, ar ôl Pwyllgor Archwilio 29 Ionawr,
oedd i Aelodau’r Pwyllgor Archwilio gyfarfod yn anffurfiol
gyda’r Tîm Rheoli a’r Pwyllgor Gwaith, h.y. nid
cyfarfod ffurfiol o’r Pwyllgor dan Ddeddf Llywodraeth Leol
1972. Mewn ymateb i gwestiwn arall gan y Cynghorydd Thomas Jones
cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol na fuasai cyfarfod
o’r fath yn gyfarfod ffurfiol o’r Pwyllgor Archwilio ac
felly ni fuasai ganddo y pwerau hynny sydd gan y Pwyllgor Archwilio
pan fo hwnnw’n cyfarfod yn ffurfiol.
|
|
|
|
Wedyn cafwyd sylw gan y Cynghorydd Thomas
Jones bod cyfarfod o’r fath, felly, yn un o statws is.
Aeth ymlaen i sôn bod y Pwyllgor Archwilio, fe gredai,
dan ei benderfyniad yng nghyfarfod 29 Ionawr wedi crwydro oddi wrth
ei faes gwaith fel y diffinnir hwnnw yng Nghyfansoddiad y Cyngor ac
o’r herwydd roedd ar dir ansicr. Mae Paragraff 3.4.8.6
Cyfansoddiad y Cyngor yn rhoddi’r awdurdod i’r Pwyllgor
Archwilio fynnu bod unrhyw aelod o’r Pwyllgor Gwaith,
Pennaeth y Gwasanaeth Tâl a/neu unrhyw Brif Swyddog yn
ymddangos ger ei fron i egluro unrhyw fater sy’n rhan
o’i gylch gwaith - cydymffurfio neu beidio gyda
gweithdrefnau’r Cyngor; cydymffurfio neu beidio gyda safonau
llywodraeth gorfforaethol sefydlog ac egluro i ba raddau y mae risg
wedi cael sylw. Nid yw datrys gwrthdaro yn rhan o gylch gorchwyl y
Pwyllgor Archwilio.
|
|
|
|
Wrth egluro penderfyniad y Pwyllgor Archwilio
wedi i hwnnw ystyried y Llythyr Blynyddol yn ei gyfarfod 29 Ionawr,
2009, dywedodd y Cadeirydd mai’r ffordd orau ymlaen oedd cael
cyfarfod anffurfiol gyda’r partïon perthnasol i geisio
sefydlu beth oedd ffynhonnell yr anawsterau yn y berthynas rhwng y
ddwy ochr, sef anawsterau y cyfeiriodd yr Archwiliwr atynt yn ei
Lythyr Blynyddol a symud ymlaen, a chafwyd cyngor bod cymryd y
camau yma yn ffordd briodol o symud ymlaen. Nid oedd yr un
farn groes yng nghyfarfod 29 Ionawr y Pwyllgor. Trefnwyd
cyfarfodydd gyda’r Pwyllgor Gwaith a’r Tîm Rheoli
ond ni ddaeth dim ohonynt. Cafwyd ar ddeall nad oedd yr un
rhwystr cyfreithiol i Aelodau’r Pwyllgor Archwilio gyfarfod
yn anffurfiol gyda’r ddwy ochr ac yn wir cafwyd cefnogaeth
i’r dull hwn gan y Rheolwr Cydberthynas. Soniodd y
Cadeirydd iddo gael gwybod, ar ôl trefnu’r cyfarfod
gyda’r Pwyllgor Gwaith, a hynny gan Arweinydd y Cyngor trwy
e-bost (neges a ryddhawyd i holl Aelodau’r Cyngor ynghyd ag
ymateb Alan Morris, Swyddfa Archwilio Cymru i gynnwys neges e-bost
yr Arweinydd yn egluro sefyllfa Swyddfa Archwilio Cymru) na fuasai
Aelodau’r Pwyllgor Gwaith yn mynychu a rhoddwyd rhesymau am
hynny. Ni symudwyd ymlaen gyda’r cyfarfod arfaethedig
arall gyda’r Tîm Rheoli gan fod yr aelodau hynny
o’r Pwyllgor Gwaith oedd hefyd yn aelodau o’r Grwp
Gwleidyddol Annibynwyr Gwreiddiol a Phlaid Cymru wedi rhoddi arwydd
na fuasent yn mynychu’r cyfryw gyfarfod. Yr unig opsiwn
iddo fel Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio oedd galw cyfarfod
arbennig o’r Pwyllgor a than ddarpariaethau Paragraff
3.4.8.1.6 y Cyfansoddiad, fynnu bod holl aelodau’r Pwyllgor
Gwaith a’r Tîm Rheoli Corfforaethol yn
mynychu.
|
|
|
|
Aeth y Cadeirydd ymlaen i sôn am
ddatganiad i’r wasg lle dywedodd Arweinydd y Cyngor bod y
penderfyniad i beidio â bod yn rhan o’r cyfarfod gydag
aelodau’r Pwyllgor Archwilio wedi ei wneud ar ôl derbyn
cyngor y Dirprwy Swyddog Monitro. Yn y cyfamser roedd y
Dirprwy Swyddog Monitro wedi gwadu rhoddi’r fath gyngor.
Cyhoeddodd y Cadeirydd ei fwriad i ryddhau i holl
aelodau’r Cyngor, a hynny er mwyn bod yn agored ac yn
dryloyw, gopi o’r llythyr a roes y Dirprwy Swyddog Monitro
i’r Arweinydd dyddiedig 2 Mawrth, 2009, lle mae’r
Dirprwy Swyddog Monitro yn egluro ei sefyllfa yng nghyswllt natur y
cyngor a roddwyd. Hefyd bwriadai ryddhau, yn yr un ffordd,
gopi o lythyr dyddiedig 22 Rhagfyr 2008 gan aelod o’r
Pwyllgor Gwaith, y Cynghorydd Clive McGregor i’r
Rheolwr-gyfarwyddwr yng nghyswllt fersiwn ddrafft o Lythyr
Blynyddol PWC, a hefyd yng nghyswllt Craigwen a materion
llywodraeth gorfforaethol eraill a rhyddhau hefyd ymateb y
Rheolwr-gyfarwyddwr dyddiedig 27 Ionawr, 2009 i’r llythyr
cynt - pethau yr oedd, fel Cadeirydd y
|
|
Pwyllgor Archwilio, wedi’u derbyn ddydd
Llun, ac yntau wedyn wedi eu rhyddhau’n syth i
aelodau’r Pwyllgor Archwilio. Soniodd y Cadeirydd ei
fod wedi gwasanaethu ar y Pwyllgor Adolygu yn ystod yr ymchwiliadau
i faterion y Cyngor a dull rhedeg y Cyngor gan gynnwys bwlio gan
aelodau’r Cyngor a swyddogion y Cyngor - ymchwiliad yn nwylo
Michael Farmer, QC, yn ôl yn 1998. Roedd am ystyried
eto’r adroddiadau a ddaeth o’r ymchwiliadau hynny.
Teimlai, oherwydd y problemau presennol, y buasai’n
eithaf peth i’r Cyngor yn gyffredinol atgoffa’i hun
o’r materion a gododd y pryd hwnnw ac ystyried hefyd y gwaith
sylweddol a wnaed yr adeg honno i geisio datrys pethau.
|
|
|
|
Yng nghyswllt cyfarfod heddiw o’r
Pwyllgor Archwilio, ei fwriad oedd cynnal y trafodaethau cychwynnol
gydag aelodau’r Pwyllgor Gwaith, pryd y gofynnir i
aelodau’r Tîm Rheoli Corfforaethol adael, ac yna symud
ymlaen i gael trafodaethau gyda’r Tîm Rheoli ac
aelodau’r Pwyllgor Gwaith yn gadael. Rhoddid cyfle
i’r ddwy ochr gynnal y trafodaethau yn breifat.
|
|
|
|
Er bod y Cynghorydd Eric Jones yn derbyn y
sylwadau a gyflwynwyd gan Reolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol credai
hefyd, pe câi y wasg a’r cyhoedd aros yn y cyfarfod tan
y diwedd, yna ceid adroddiadau teg a chywir ar y trafodaethau yn y
wasg leol. Felly y teimlai’r Cynghorydd Thomas Jones
hefyd gan grybwyll na fuasai’n hapus i’r Pwyllgor
drafod y tu ôl i ddrysau caeëdig, a phwysleisiodd ei fod
yn awyddus iawn i’r wasg dderbyn gwybodaeth lawn am y
drafodaeth. Ar y mater hwn eiliodd y Cynghorydd Eric Jones y
Cynghorydd Thomas Jones a nododd ef hefyd nad oedd yn atebol i neb
am beth bynnag a wnâi ac a ddywedai a’i fod yn gallu
dod i’w gasgliadau ei hun.
|
|
|
|
Adroddodd y Cadeirydd eto beth oedd ei
fwriadau ynghylch y cyfarfod heddiw a gofynnodd i Reolwr y
Gwasanaethau Cyfreithiol a oedd yna unrhyw reswm pam na
fedrai’r Pwyllgor symud ymlaen fel a awgrymwyd uchod.
Atgoffwyd y Pwyllgor gan Reolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol
mai ei gyngor ef oedd y dylai’r holl eitemau hynny gael eu
trafod ar ôl gwahardd y wasg a’r cyhoedd a hynny am y
rhesymau oedd eisoes wedi’u cyflwyno. Fodd bynnag,
roedd yn gwerthfawrogi’r pwynt a wnaed gan aelodau yng
nghyswllt bod yn agored, ond nododd bod ymchwiliadau ffurfiol
i lywodraeth gorfforaethol ar y gweill a phriodol oedd gofyn
- pa fudd oedd i’r naill ochr a’r llall gynnal y
drafodaeth yn gyhoeddus ar faterion a fydd o bosib yn dystiolaeth
fel rhan o’r ymchwiliadau? Hefyd roedd yn pryderu bod y
Cyngor yn gwneud cam ag ef ei hun wrth fwrw ymlaen yn
gyhoeddus.
|
|
|
|
Soniodd y Cynghorydd Keith Evans bod gwaith
wedi’i wneud ar geisio datrys y mater hwn y tu mewn i’r
Cyngor ac er ei fod, yn gyffredinol, o blaid bod yn agored roedd
ganddo amheuon ai symud ymlaen yn gyhoeddus oedd y ffordd orau o
ddelio gyda’r mater. Credai ef bod modd
cyflawni’r nod yn well petai’r Pwyllgor yn cyfarfod yn
breifat.
|
|
|
|
Er bod y Cynghorydd H Eifion Jones yn cytuno
gyda’r hyn a ddywedwyd gan y Cynghorydd Keith Evans
teimlai, fodd bynnag, y dylid gwneud cymaint ag y bo’n bosib
yn gyhoeddus gan fod hwn, wedi’r cyfan, yn bwyllgor ffurfiol.
Petai unrhyw aelod o’r Tîm Rheoli neu o’r
Pwyllgor Gwaith yn teimlo, unrhyw adeg, eu bod yn anghyffyrddus
gyda chyfeiriad a natur y drafodaeth yna roedd perffaith ryddid i
ofyn i’r Pwyllgor fynd i sesiwn breifat.
|
|
Wrth geisio cau pen y mwdwl ar y rhan hon
o’r drafodaeth, cynigiodd y Cadeirydd y dylid symud ymlaen yn
agored gyda’r amod mai mater i’r unigolyn oedd dweud yn
glir, adeg gofyn cwestiwn, a oedd ef/hi yn dymuno ateb y cwestiwn
hwnnw. Wedi’r cwbl fe gafodd Llythyr yr Archwiliwr ei
drafod yn gyhoeddus yn y cyfarfod ar 29 Ionawr, 2009.
|
|
|
|
Roedd y Pwyllgor yn gefnogol i’r cyngor
uchod a gwnaeth y Cynghorydd Eric Jones y pwynt - pe
câi’r ohebiaeth a grybwyllwyd gan y Cadeirydd ei gwneud
yn gyhoeddus yna hefyd y dylai’r dogfennau yng nghyswllt
gwerthu ty Craigwen hefyd fod yn gyhoeddus.
|
|
|
|
Felly penderfynwyd peidio â
gwahardd y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod ar y pwynt hwn
a symud ymlaen gyda’r drafodaeth ar y ddealltwriaeth bod
unrhyw unigolyn yn gallu dweud, unrhyw adeg yn ystod y cyfarfod, a
ydyw ef neu hi yn medru ateb cwestiwn neu bod unrhyw un yn medru
datgan diddordeb a/neu ofyn i’r Pwyllgor fynd i sesiwn
breifat unrhyw bryd.
|
|
|
|
Dyma pryd yr anerchodd Arweinydd y Cyngor y
Pwyllgor a dweud iddo ddilyn y drafodaeth a’r cyngor a
roddwyd yn ofalus iawn a’i fod yn ymwybodol bod y Pwyllgor
Gwaith wedi gweld peth gohebiaeth yn dilyn y cyfarfod gwreiddiol
hwnnw pryd y trafodwyd y Llythyr Archwilio ar 29 Ionawr, 2009.
Credai ef bod materion cyfrinachol a phreifat yn yr ohebiaeth
a grybwyllwyd ac felly roedd ef a’i gyd-aelodau o’r
Pwyllgor Gwaith yn gadael y cyfarfod hwn o’r Pwyllgor
Archwilio.
|
|
|
|
Er mwyn yr aelodau o’r Pwyllgor Gwaith,
a chyn iddynt adael y cyfarfod, pwysleisiodd y Cadeirydd y
buasai’r Pwyllgor yn trafod gyda’r Tîm Rheoli
gynnwys yr ohebiaeth honno y cyfeiriwyd ati, ac y buasai ef fel
Cadeirydd yn gwneud yr ohebiaeth yn gyhoeddus a hynny oherwydd ei
fod ar y naill law yn credu bod hwn yn fater o fudd i’r
cyhoedd a hefyd, ar y llaw, yn dymuno bod yn agored ac yn
dryloyw.
|
|
|
|
Gofynnodd y Cynghorydd G O Parry, MBE am
gadarnhad ynghylch a oedd y cyngor a roddwyd gan y Dirprwy Swyddog
Monitro yn mynd i gael ei gofnodi.
|
|
|
|
Cadarnhaodd y Cadeirydd y câi ei
gofnodi.
|
|
|
|
Dyma pryd y gadawodd yr aelodau hynny
o’r Pwyllgor Gwaith oedd yn bresennol y cyfarfod.
|
|
|
|
3
|
LLYTHYR BLYNYDDOL Y RHEOLWR CYDBERTHYNAS
|
|
|
|
|
|
Ystyriwyd Llythyr Blynyddol y Rheolwr Cydberthynas ac yn
benodol y rhannau hynny oedd yn delio gyda materion llywodraeth
gorfforaethol yn y Cyngor.
|
|
|
|
|
|
Dyma pryd y dywedodd y Rheolwr-gyfarwyddwr ei fod ef
a’r Tîm Rheoli yn croesawu’r cyfle i gael
trafodaeth gyda’r Pwyllgor Archwilio. Soniodd ei fod yn
parchu’r cyngor a roddwyd gan y Dirprwy Swyddog
Monitro - h.y. petai’r drafodaeth
yn cyffwrdd â materion perthnasol yng nghyswllt dyletswyddau
contractau swyddogion wedyn efallai y buasai’n rhaid gofyn
i’r Pwyllgor fynd i sesiwn breifat.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Atgoffwyd y Pwyllgor gan y
Cadeirydd bod y sesiwn yn dal i fod yn un gyhoeddus a chyfeiriodd
unwaith eto at yr ohebiaeth a fuasai’n ganolbwynt i
drafodaeth y Pwyllgor gyda’r Tîm Rheoli yn y cyfarfod y
bore hwn, sef llythyr oddi wrth y Dirprwy Swyddog Monitro i
Arweinydd y Cyngor a’r llythyr gan aelod o’r Pwyllgor
Gwaith, y Cynghorydd Clive McGregor.
|
|
|
|
Gofynnodd y Cynghorydd
Thomas Jones a oedd y llythyrau hyn y cyfeiriwyd atynt yn
cynrychioli’r cyfan oll o’r ohebiaeth.
|
|
|
|
Mewn ymateb dywedodd y
Cadeirydd bod y cyfan yma hyd y gwyddai ac mai’r ddogfen
berthnasol arall yn y cyd-destun oedd y Llythyr Blynyddol ac
mai’r rhannau perthnasol o’r adroddiad hwnnw i’r
drafodaeth hon oedd y cyfeiriad at y berthynas anodd rhwng rhai
aelodau o’r Pwyllgor Gwaith a rhai aelodau o’r
Tîm Rheoli a hefyd mater gwerthu y ty hwnnw o’r enw
Craigwen.
|
|
|
|
Unwaith yn rhagor holodd y
Cynghorydd Eric Jones a oedd y dogfennau ar gael - y dogfennau yng
nghyswllt prynu Craigwen ac awgrymodd bod y wybodaeth gerbron y
Pwyllgor Archwilio yn anghyflawn.
|
|
|
|
Atgoffwyd y Pwyllgor gan y
Cadeirydd bod Archwilwyr Allanol yr Awdurdod wedi cynnal ymchwil i
amgylchiadau prynu Craigwen a bod y casgliadau’n ymddangos yn
glir iawn ym mharagraffau 16 i 22 y Llythyr Blynyddol. Cafodd
y casgliadau hyn eu derbyn gan y Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod
ar 29 Ionawr, 2009. Yn ogystal cafwyd sylwadau gan y
Cynghorydd H Eifion Jones bod y Pwyllgor Archwilio wedi’i alw
heddiw i ofyn cwestiynau i’r Tîm Rheoli a’r
Pwyllgor Gwaith gyda golwg ar symud ymlaen yn hytrach na mynd dros
hen dir. Os oedd rhai o aelodau’r Pwyllgor yn teimlo
bod materion yng nghyswllt Craigwen yn dal i fod heb eu datrys yna
gallent ofyn i’r Tîm Rheoli egluro’r mater iddynt
a chyda’r nod o symud ymlaen yn hytrach nag ailgodi hen
bethau.
|
|
|
|
Dywedodd y Cynghorydd
Keith Evans bod ganddo rywfaint o gydymdeimlad gyda’r pwynt a
wnaed gan y Cynghorydd Eric Jones oherwydd iddo gael yr argraff bod
y Pwyllgor Gwaith yn ceisio taro ar ateb i’r cwestiwn hwnnw a
godwyd ar Dudalen 20 y Llythyr Blynyddol, sef yr anawsterau hynny a
welodd yr Archwilwyr yn y berthynas rhwng rhai aelodau’r
Pwyllgor Gwaith a rhai o’r uwch swyddogion - perthynas a oedd
yn cael effaith andwyol ar y Cyngor. Fodd bynnag, nid oedd
gerbron y Pwyllgor Archwilio heddiw unrhyw dystiolaeth
ddibynadwy i gynnal y gosodiad moel uchod. Wedyn soniodd y
Cynghorydd Eric Jones unwaith yn rhagor bod gwybodaeth yn cael ei
darparu’n fympwyol ac yn anghyflawn a hynny’n ychwanegu
at anawsterau ceisio mynd i’r afael yn iawn â’r
mater. Yn dilyn cafwyd cyfnewid geiriau rhwng y Cadeirydd
a’r Cynghorydd Eric Jones ynghylch datganiadau a wnaed
i’r wasg ac yn arbennig pam bod y Pwyllgor Gwaith yn credu na
fedrai fod yn rhan o’r sesiynau anffurfiol y gofynnodd y
Pwyllgor Archwilio amdanynt. Dywed y Pwyllgor Gwaith ei fod
yn gweithredu ar gyngor a roddwyd gan y Dirprwy Swyddog Monitro ond
bod y Dirprwy Swyddog Monitro hwnnw yn gwadu rhoddi cyngor
o’r fath. Ar yr adeg benodol hon dywedodd y Rheolwr
Gwasanaethau Cyfreithiol/Dirprwy Swyddog Monitro bod y llythyr
hwnnw a ysgrifennodd at Arweinydd y Cyngor dyddiedig 2 Mawrth 2009
yn adlewyrchu’r sefyllfa ar y pryd, ac eglurodd beth oedd ei
rôl ef ei hun.
|
|
|
|
Yma cododd y Cynghorydd H
Eifion Jones fater o drefn oherwydd bod y Pwyllgor yn mynd dros dir
oedd eisoes wedi cael sylw ac awgrymodd y dylid symud ymlaen
gyda’r mater oedd gerbron.
|
|
|
|
CWESTIYNAU I’R
TÎM RHEOLI
|
|
|
|
Ÿ
|
Gofynnodd y Cynghorydd Keith Evans beth oedd dealltwriaeth
y Tîm Rheoli o’r anawsterau yn y berthynas weithio
rhwng rhai o’i aelodau a rhai o aelodau’r Pwyllgor
Gwaith a gofynnodd pam fod swyddogion yn credu bod yr Archwilwyr
wedi dod i gasgliad o’r fath?
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb dywedodd y Rheolwr-gyfarwyddwr nad oedd ef yn
rhan o’r cyfweliadau a’r cyfarfodydd rhwng
aelodau’r Pwyllgor Gwaith a’r Archwilwyr ac nad oedd
wedi derbyn copi o’r llythyr gan y Pwyllgor Gwaith a
gyflwynwyd i’r Archwilwyr mewn ymateb i fersiwn ddrafft
o’r Llythyr Archwilio. Ni wyddai’r Tîm Rheoli
ddim am y sylwadau a gyflwynwyd gan y Pwyllgor Gwaith i’r
Archwilwyr yn y cyd-destun hwn ac o’r herwydd ni allai
gyflwyno sylwadau nac ymateb iddynt. Ond gallai ddweud am y
berthynas bod honno yn rhagorol gyda’r rhan fwyaf o’r
aelodau. Ond ni fedrai ddweud rhagor mewn ymateb i gwestiwn
yr aelod - roedd yr Archwilwyr o’r farn bod anawsterau yn y
berthynas weithio rhwng rhai aelodau o’r Pwyllgor Gwaith a
rhai aelodau o’r Tîm Rheoli a bod raid gofyn i’r
Archwilwyr eu hunain sut y daethpwyd i’r casgliad hwn.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Cyfeiriodd y Cynghorydd H Eifion Jones at sylwadau a
wnaeth y Rheolwr-gyfarwyddwr i’r wasg pryd yr oedd wedi
cyfeirio at rai anawsterau yn y berthynas rhwng y Tîm Rheoli
a’r Pwyllgor Gwaith a gofynnodd i’r Rheolwr-gyfarwyddwr
beth oedd ei ddirnadaeth ef o’r sefyllfa. Hefyd deallai
bod y Rheolwyr wedi cyflwyno llythyr i’r Archwilwyr a
gofynnodd am gyflwyno copi o’r llythyr hwnnw i
aelodau’r Pwyllgor Archwilio.
|
|
|
|
|
|
Sylw’r Rheolwr-gyfarwyddwr oedd ei bod hi’n
anodd manylu ar y mater heb fynd i faes dyfalu. Dywedodd
unwaith yn rhagor nad oedd gan y Tîm Rheoli unrhyw
dystiolaeth ddibynadwy ynghylch y rheswm y tu cefn i gasgliad yr
Archwilwyr fel yr oedd hwnnw yn ymddangos ar dudalen 20 y Llythyr
Blynyddol ac yn ymwneud ag anawsterau yn y berthynas a hynny am na
chafodd weld y llythyr a gyflwynwyd gan y Pwyllgor Gwaith i’r
Archwilwyr. Yng nghyswllt unrhyw ddeunydd a gyflwynwyd gan y
Tîm Rheoli i’r Archwilwyr, yr unig beth a wna’r
tîm yw cyflwyno sylwadau ar faterion ffeithiol o gywirdeb neu
o wahaniaethau technegol mewn ymateb i adroddiadau’r
Archwilwyr - dim mwy na hynny. Hefyd, gan fod gweithio agos
gyda’r Archwilwyr, roedd llawer iawn o’r drafodaeth yn
digwydd mewn cyfarfodydd, nid ar bapur.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Holodd y Cynghorydd H Eifion Jones a oedd y Tîm
Rheoli yn dal i deimlo bod prynu Craigwen yn dal i fod yn broblem a
bod hynny wedi suro’r berthynas rhwng swyddogion ac aelodau
o’r Pwyllgor Gwaith. A oedd y Tîm Rheoli yn
teimlo iddo gael ei dargedu mewn unrhyw ffordd neu ei
fwlio?
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb i hyn dywedodd y Cadeirydd bod proses ffurfiol
ar gael i ddelio gyda materion yng nghyswllt bwlio a bod y broses
honno ar gael i holl swyddogion y Cyngor ei dilyn. Dywedodd
bod mater Craigwen wedi’i godi’n benodol gan Ddeilydd
Portffolio, y Cynghorydd Clive McGregor, yn ei lythyr
dyddiedig 22 Rhagfyr, 2008 at y Rheolwr-gyfarwyddwr a bod y
datganiadau yn y llythyr yn dangos yn glir iawn bod materion
sy’n ymwneud â’r Graigwen wedi tanseilio’r
ymddiriedaeth rhwng y Pwyllgor Gwaith a rhai aelodau o’r
Tîm Rheoli.
|
|
|
|
|
|
Yma nododd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol/Swyddog
Monitro ei bod yn dymuno ateb cwestiwn y Cynghorydd H Eifion Jones
ynghylch Craigwen mewn sesiwn gaeëdig. Mewn ymateb
dywedodd y Cadeirydd y buasai’r Pwyllgor yn gohirio ystyried
y cwestiwn am y tro.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Cyfeiriodd y Cynghorydd Peter Rogers at gyfarfod
Galw-i-mewn o’r Prif Bwyllgor Sgriwtini ar 25 Chwefror, 2009
pan alwyd i mewn y penderfyniad hwnnw a wnaeth y Pwyllgor Gwaith yn
ei gyfarfod ar 9 Chwefror ynghylch arbedion effeithiolrwydd yn yr
Adran Gyfreithiol. Yng nghyswllt hwnnw credai’r
Cynghorydd Rogers bod yr awyrgylch trymaidd yn y cyfarfod yn
awgrymu bod rhywbeth o’i le yn y berthynas rhwng unigolion y
tu mewn i’r Cyngor. Ni fedrai ddeall pam bod y sefyllfa
wedi dirywio i’r fath raddau.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Cyfeiriodd y Cynghorydd J P Williams at y defnydd cyson a
wnâi’r Archwilwyr o’r geiriau Saesneg
“apparent” ac “appear” wrth ddelio gyda
phwnc y berthynas a dywedodd bod yr hyn a ddywed yr Archwilwyr dan
bwynt bwlet cyntaf paragraff 85 yn ddeilliant posib - ac nad oedd
modd ei drin fel tystiolaeth.
|
|
|
|
|
|
Atgoffwyd y Pwyllgor gan y Cadeirydd bod gan y Pwyllgor
bellach dystiolaeth bendant ar ffurf yr ohebiaeth rhwng y
Cynghorydd Clive McGregor a’r Rheolwr-gyfarwyddwr.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Barnai’r Cynghorydd J P Williams bod cynnwys yr
ohebiaeth yn fater difrifol ac oherwydd ei arwyddocâd roedd
angen rhagor o amser i’w ystyried. Ni chredai bod modd
trafod y mater yn iawn yng nghyfarfod heddiw ac y dylid
gohirio’r drafodaeth. Ni fedrai deimlo’n
gyfforddus yn yr ystyr ei fod yn ymwybodol nad oedd wedi cael
gwybodaeth lawn am y mater ac ni wyddai’n iawn chwaith am y
pethau na wyddai ddim amdanynt - buasai’n hapus petai’r
llythyrau y cyfeirir atynt ddim yn destun trafodaeth heddiw hyd oni
fydd aelodau wedi cael digon o amser i roi sylw iddynt.
|
|
|
|
|
|
Yn ei ymateb dywedodd y Cadeirydd i’r ohebiaeth gael
ei rhannu ar y dydd pryd y derbyniodd y Cadeirydd yr ohebiaeth
honno a chredai ef ei bod hi’n bwysig ystyried y mater heddiw
oherwydd ei bod yn tystio i’r hyn a ganfu’r Archwilwyr,
sef bod gwrthdaro rhwng y Pwyllgor Gwaith a’r Tîm
Rheoli. Roedd y Cynghorydd Clive McGregor yn cyfeirio’n
benodol at Graigwen ac i’r diffyg ymddiriedaeth a ddaeth yn
sgil y mater. Gofynnodd a oedd y Rheolwr Cydberthynas wedi
derbyn copi o lythyr y Cynghorydd Clive McGregor cyn
cyhoeddi’r Llythyr Archwilio.
|
|
|
|
|
|
Wedyn cafwyd gair o gadarnhad gan y Rheolwr-gyfarwyddwr
bod y Rheolwr Cydberthynas wedi derbyn y llythyr.
|
|
|
|
|
|
Y casgliad y daeth y Cadeirydd iddo oedd bod y llythyr hwn
yn dangos bod gwrthdaro yng nghyswllt mater y Graigwen. Hefyd
cafwyd sylw gan y Cadeirydd bod y Rheolwr-gyfarwyddwr wedi ymateb
i’r Cynghorydd McGregor mewn llythyr dyddiedig 27 Ionawr.
Gofynnodd a oedd y Rheolwr-gyfarwyddwr wedi derbyn ymateb
i’r llythyr hwnnw - cadarnahodd y Rheolwr-gyfarwyddwr nad
oedd. Y sylw nesaf gan y Cadeirydd oedd bod y Cynghorydd
McGregor wedi cael mis i herio ateb y
Rheolwr-gyfarwyddwr.
|
|
|
|
|
|
Awgrymodd y Cynghorydd Thomas Jones bod gormod o
sylw’n cael ei roddi i un ddogfen ar ffurf y Llythyr
Archwilio. Roedd y Rheolwr Cydberthynas wedi dweud yn glir
iawn nad peth diweddar yw’r gwrthdaro ac nad oedd pethau wedi
rhedeg yn llyfn yn y Cyngor ers tro byd. Gan y
Rheolwr-gyfarwyddwr cafwyd bod Llythyr Archwilio 2006/07 yn
cyfeirio at wrthdaro rhwng aelodau ond mater hollol wahanol oedd
hwnnw.
|
|
|
|
|
|
Dywedodd y Cadeirydd wrth yr aelodau iddo dderbyn ateb y
Rheolwr Cydberthynas i gais o Bwyllgor Archwilio 29 Ionawr bod y
Pwyllgor yn cael copïau o’r sylwadau ysgrifenedig a
gyflwynwyd i’r Archwilwyr gan y Pwyllgor Gwaith a hefyd gan y
Tîm Rheoli, ond ar ôl pendroni’n hir uwchben y
mater y dywedodd y Rheolwr Cydberthynas iddo gael cyngor ar y mater
a bod raid gwrthod y cais. Ond p’run bynnag roedd y
Cadeirydd, meddai ef, wedi gofyn am gyfarfod gyda’r
Archwiliwr Cyffredinol pan fydd yn ymchwilio i’r Cyngor.
Wedyn cafwyd cyfnewid geiriau rhwng y Gadair a’r
Cynghorydd J P Williams ynghylch llythyr y Cynghorydd McGregor a
chan mai yn ddiweddar iawn y daeth hwn i sylw’r Pwyllgor a
ddylai fod yn rhan o drafodaethau’r cyfarfod hwn?
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Unwaith eto dywedodd y Cynghorydd H Eifion Jones bod y
Pwyllgor yn mynd ar goll mewn manylion a hynny ddim o gymorth
gwirioneddol i symud ymlaen gyda phethau. Roedd yn rhaid
i’r Pwyllgor gael trafodaeth fwy positif. Cyfeiriodd at
y gwrthdaro rhwng y Tîm Rheoli a’r Pwyllgor Gwaith a
gofyn i’r Tîm Rheoli a oedd yn pryderu ynghylch effaith
hynny ar wasanaethau’r Cyngor, sef methu â gweithio fel
tîm.
|
|
|
|
|
|
Cytuno a wnaeth y Rheolwr-gyfarwyddwr bod gweithio fel
tîm yn hanfodol a pheryg, pan fo gwrthdaro yn y berthynas, y
bydd penderfyniadau anghywir o bosib yn cael eu gwneud. Gall
gwrthdaro fod yn rhwystr i wneud penderfyniadau da a dibynadwy.
|
|
|
|
|
|
O ran gwrthdaro dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol
(Cyllid) bod gwrthdaro hefyd wedi digwydd rhwng swyddogion
a’r Pwyllgor Gwaith blaenorol ond yn yr ystyr bod swyddogion
yn gwybod yn lle roeddynt yn sefyll. Rhaid cael rhyw fath o
berthynas yn y lle cyntaf cyn bod gwrthdaro’n bosib.
|
|
|
|
|
|
Yn ôl y Cynghorydd Thomas Jones roedd rhyw fath o
wrthdaro yn anorfod ac yn rhan o reoli creadigol. Y broblem
yma yw bod pethau’n torri i lawr - nid gwrthdaro.
|
|
|
|
|
|
Gan gyfeirio at gyfarfod Galw-i-mewn y Prif Bwyllgor
Sgriwtini dywedodd y Cynghorydd Peter Rogers bod y gwrthdaro a
welodd yno yn ddrwg. Os na all y Pwyllgor Archwilio symud
ymlaen gyda’r mater hwn ac yn methu penderfynu beth
sy’n digwydd yna bydd raid gadael pethau i’r Archwiliwr
Cyffredinol. Teimlai ef, gyda synnwyr cyffredin a’r
arwyddion cynnar a gafwyd, y dylid bod wedi datrys
pethau.
|
|
|
|
|
|
Dyma pryd y dywedodd y Cadeirydd, yn gwbl ddiamwys, y
buasai’n rhyddhau i bob aelod o’r Cyngor, ac i’r
cyhoedd, gopi o’r ohebiaeth rhwng y Dirprwy Swyddog Monitro
ac Arweinydd y Cyngor yng nghyswllt y cyngor a roddwyd a chopi
hefyd o’r ohebiaeth rhwng y Cynghorydd McGregor a’r
Rheolwr-gyfarwyddwr oherwydd bod y llythyr hwn yn tystio’n
glir bod y berthynas wedi torri i lawr y tu mewn i’r Cyngor.
Teimlai ef y dylai holl aelodau’r Cyngor a’r
cyhoedd yn gyffredinol gael gwybod am gynnwys y llythyrau hyn.
Roedd y Pwyllgor Gwaith yn ceisio datrys y mater ond os ydyw
hwnnw am ddatblygu yn bwnc gwleidyddol yna bydd y Pwyllgor,
a’r gwaith y mae’n ceisio ei wneud, yn cael ei
danseilio a’r goblygiadau pellgyrhaeddol yn gallu bod yn
ddifrifol.
|
|
|
|
|
|
Soniodd y Cynghorydd Keith Evans am ei bryder pennaf -
gwelai ef beth oedd y pen draw i’r broses o ran beth a allai
ddigwydd i’r Awdurdod ac roedd hynny yn peri cryn bryder
iddo. Roedd yr etholwyr y mae’n eu cynrychioli angen
cyswllt rhwng y materion hynny sydd o bwys iddynt a’r
gwasanaethau y mae’r Cyngor yn eu darparu ac y buasai’n
drueni i’r Cyngor ac i Ynys Môn petai ei ofnau yn cael
eu sylweddoli. Y peth pwysicaf iddo oedd sicrhau bod y Cyngor
yn edrych tua’r dyfodol.
|
|
|
|
|
|
Yng nghyswllt y bwriad i rannu’r llythyr yr oedd ef
wedi’i yrru at Arweinydd y Cyngor dywedodd Rheolwr y
Gwasanaethau Cyfreithiol bod y cyfryw lythyr yn ymwneud â
phwynt penodol a chyfyngedig ac ni chafodd ei ddrafftio, ac na
ddylid ei ddarllen fel rhan o rywbeth mwy.
|
|
|
|
|
|
Er mwyn delio gyda’r cwestiynau ynghylch prynu
Craigwen, sef cwestiynau yr oedd Pennaeth y Gwasanaethau
Cyfreithiol/Swyddog Monitro wedi dweud yr hoffai eu hateb yn
breifat, penderfynwyd, dan Adran 100(A)(4) Deddf Llywodraeth Lleol
1972, gyrru’r wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod ar y
pwynt hwn oherwydd bod y drafodaeth yn debygol o ymwneud â
datgelu gwybodaeth eithriedig fel y diffinnir honno ym mharagraffau
12 ac 13 Rhestr 12A y Ddeddf ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd oedd
ynghlwm.
|
|
|
|
|
|
Gofynnodd y Cynghorydd H Eifion Jones unwaith eto y
cwestiwn a oedd eisoes wedi’i ofyn sef a oedd y Tîm
Rheoli yn teimlo bod mater Craigwen yn dal i fod yn bwnc a oedd
wedi suro’r berthynas rhwng y Tîm a’r Pwyllgor
Gwaith.
|
|
|
|
|
|
Aeth Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol/Swyddog Monitro
yn ei blaen i egluro a dweud pam ei bod yn credu bod mater Craigwen
yn dal i fod yn bwnc perthnasol a sôn sut, yn ei thyb hi, yr
oedd wedi cael effaith ar y berthynas rhwng rhai aelodau o’r
Pwyllgor Gwaith a rhai aelodau o’r Tîm
Rheoli.
|
|
|
|
|
|
Dywedodd y Cadeirydd wedyn ei fod yn credu bod y Pwyllgor
Archwilio wedi cael gwybod am y problemau pennaf rhwng
aelodau’r Pwyllgor Gwaith ac aelodau’r Tîm Rheoli
yn dilyn y cyfarfod y bore ‘ma er bod rhai aelodau wedi
sôn nad oedd y dystiolaeth a roddwyd yn ddim ond rhan
o’r corff o dystiolaeth ac mai’r Archwilwyr, o bosib,
oedd yr unig bobl gyda’r holl dystiolaeth angenrheidiol i
bwrpas dod i gasgliad cytbwys. Roedd Craigwen yn cael ei
gydnabod fel pwynt allweddol yng nghyswllt y berthynas rhwng rhai
aelodau o’r Pwyllgor Gwaith a rhai aelodau o’r
Tîm Rheoli ac awgrymwyd ei bod hi’n hwyr glas symud
ymlaen.
|
|
|
|
|
|
Cyfeiriodd y Cynghorydd H Eifion Jones at lythyr y
Rheolwr-gyfarwyddwr mewn ymateb i lythyr y Cynghorydd McGregor lle
dywedir y buasai’r Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) yn
ymateb i un pwynt penodol a gododd y Cynghorydd yn ei lythyr a
gofynnodd y Cynghorydd H Eifion Jones am gopi o’r ymateb
hwnnw.
|
|
|
|
|
|
|
|
Cafwyd y sylw gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) ei
fod wedi rhagweld y cais hwn a’i fod, o’r herwydd, wedi
paratoi copïau i aelodau’r Pwyllgor. Nododd fod ei
ymateb i’r Cynghorydd McGregor yn gyfrinachol ac ar y
ddealltwriaeth honno yr oedd yn ei ryddhau i’r Pwyllgor
Archwilio.
|
|
|
|
|
|
Pe deuai i’r casgliad bod cynnwys yr ymateb o
ddiddordeb i’r cyhoedd yna dywedodd y Cadeirydd y
buasai’n ei gyhoeddi. Wedyn cafwyd sylwadau gan y
Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) ei fod yn parchu hawl y
Cadeirydd i ddod i’r casgliad hwn. Ar ôl trafod y
llythyr cafwyd cadarnhad gan y Cadeirydd y buasai’n ei rannu
ynghyd â gohebiaeth arall a gyflwynwyd i’r Pwyllgor
hwn.
|
|
|
|
|
|
Daeth y Cadeirydd â’r cyfarfod i ben trwy
ddiolch i’r Pwyllgor ac i aelodau’r Tîm Rheoli a
fu yno o’r cychwyn cyntaf.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|