|
|
|
|
Cyflwynwyd a chadarnhawyd fel rhai cywir, gofnodion
cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 23 Mawrth,
2004. (Tudalen 57 yng Nghyfrol
Gofnodion y Cyngor Sir ar gyfer 27 Mai, 2004).
|
|
|
|
|
|
|
|
5
|
ADRODDIAD BLYNYDDOL ARCHWILIO MEWNOL
2003/04
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd - Adroddiad yn crynhoi gwaith yr Adain
Archwilio Mewnol am y flwyddyn 2003/04.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Adroddodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) ar brif
bwyntiau'r adroddiad blynyddol fel a ganlyn:
|
|
|
|
|
|
|
|
5.1
|
Mae cymhariaeth rhwng y gwaith gwirioneddol a gynhaliwyd
yn ystod y flwyddyn yn erbyn y gwaith a gynlluniwyd ar gyfer y
cyfnod yn dangos gwahaniaeth o 128 o ddiwrnodau ac fe ellir
priodoli'r diffyg hwn i absenoldebau staff trwy salwch,
gwyliau, ac hyfforddiant a hefyd i swyddi gwag.Fodd bynnag, er bod
y gymhariaeth rhwng y gwaith gwirioneddol a'r gwaith cynlluniedig
yn rhoi braslun o sut y treuliodd staff yr adain eu hamser yn ystod
y flwyddyn, nid yw'n dangos faint o waith a wnaed o ran yr
archwiliadau a gynhaliwyd.Yn wreiddol, rhaglennwyd 113 o
archwiliadau ar gyfer 2003/04, ond yn ystod y flwyddyn bu'n rhaid
diwygio'r cynllun archwilio er mwyn gwneud lwfans am nifer o
ffactorau a gododd.Roedd y nifer diwygiedig o archwiliadau a
gynlluniwyd yn 122 ac fe gwblhawyd 95 ohonynt erbyn 31 Mawrth,
2004.Cyhoeddwyd 21 o adroddiadau drafft yn sgîl archwiliadau
a gynhaliwyd erbyn 31 Mawrth, 2004, ac roedd 16 archwiliad pellach
wedi'u cychwyn erbyn diwedd y flwyddyn.
|
|
|
|
|
5.2
|
Er mai'r bwriad yw gwneud y gwaith mewn blynyddoedd
penodol yn y cynlluniau strategol, mae gwaith unigol yn cael ei
gario ymlaen o'r un flwyddyn i'r nesaf yn arbennig felly y gwaith
archwilio mwyaf, neu waith archwilio sydd yn dechrau yn agos at
ddiwedd y flwyddyn ariannol.Mae hyn yn cyfrif am y 21 o
archwiliadau sy'n ymwneud â chynllun y flwyddyn gynt a
ddygwyd ymlaen i 2003/04 ynghyd â'r 37 o archwiliadau fydd yn
cael eu cwblhau yn ystod 2004/05.
|
|
|
|
|
5.3
|
Roedd angen 205 o ddyddiau yn 2003/04 i gwblhau'r gwaith
archwilio a ddygwyd ymlaen o'r flwyddyn gynt ac amcangyfrifir bydd
angen 200 o ddyddiau i gwblhau'r archwiliadau sy'n parhau i
ddisgwyl sylw yn 2004/05.
|
|
|
|
|
5.4
|
Diwygiwyd y cynllun archwilio yn ystod y flwyddyn a
chyfunwyd 6 darn o waith archwilio gydag archwiliadau eraill oedd
eisoes yn cael eu gwneud.Ni chychwynnwyd ar 13 darn o waith
archwilio ac mae'r gwaith hwn yn gyfrifol am 200 diwrnod o'r gwaith
archwilio cynlluniedig.Ni wnaethpwyd y gwaith oherwydd bod llai o
ddyddiau archwilio ar gael (128) a hefyd oherwydd bod gwaith
archwilio arall wedi cymryd mwy o amser na'r disgwyl dan y
cynllun.
|
|
|
|
|
5.5
|
Cadwyd y llithriad mewn cof wrth lunio cynllun strategol
2004-2008 ac o'r herwydd, bydd y gwaith yn cael ei wneud yn ystod
oes y cynllun hwn yn unol â'r asesiad risg.
|
|
|
|
|
5.6
|
Cyhoeddwyd cyfanswm o 48 o adroddiadau archwilio ffurfiol
yn ystod 2003/04 yn cynnwys 326 o argymhellion, ac o'r rhain
fe gafodd 325 eu derbyn.
|
|
|
|
|
5.7
|
Mae'r Pwyllgor Archwilio wedi cymeradwyo set o
ddangosyddion perfformiad newydd lleol gogyfer mesur perfformiad yr
Adain ac fe ddangosir perfformiad yr Adain yn erbyn y dangosyddion
pendol hyn yn yr adroddiad blynyddol uchod.Dengys yr
ystadegau bod costau'r Adain Archwilio Mewnol yn cael eu
rheoli'n dda ac maent yn dangos hefyd bod ansawdd y gwaith yn uwch
na'r targed a bennwyd.Mae'r pryder mwyaf ynghylch nifer y darnau o
waith archwilio na chawsant eu cwblhau tu mewn i'r amser
cynlluniedig a rhaid nodi nad yr amser cyllidebol yw'r unig ffactor
i'w ystyried a bod angen sicrhau bod y gwaith archwilio yn cynnwys
adolygiadau llawn ar y meysydd risg.Fodd bynnag, mae hwn yn faes
lle gellid gwella'r perfformiad a byddir yn adolygu'r broses o
gynllunio a sgopio gwaith cynllunio er mwyn gwella perfformiad yng
nghyswllt yr elfen hon o'r gwaith.
|
|
|
|
|
5.8
|
Mae yna 4 canlyniad o bwys i'r argymhellion a wnaed yn yr
archwiliadau a gynhaliwyd sef:
|
|
|
|
|
|
|
|
5.8.1
|
gwella mesurau rheoli mewnol ac o'r herwydd, gostwng y
perygl o gamgymeriadau neu dwyll;
|
|
|
|
|
5.8.2
|
gwella trefniadau gweithio ac effeithlonrwydd;
|
|
|
|
|
5.8.3
|
gwell trefniadau casglu incwm gan sicrhau bod cyfran fwy
o'r incwm sy’n ddyledus i'r Cyngor yn cael ei
gasglu;
|
|
|
|
|
5.8.4
|
cywiro camgymeriadau a ganfuwyd yn ystod y gwaith
archwilio ac adennill arian yn sgîl archwiliadau o dwyll.O
ganlyniad i waith archwilio a wnaed yn ystod 2003/04, canfuwyd
cyfanswm net o £44,023.68 ac fe lwyddwyd i adennill
£12,535.80 o'r swm hwnnw.
|
|
|
|
|
|
|
|
5.9
|
Mae pob gwaith archwilio wedi'i raddio o A i E i nodi
safon y rheolaeth fewnol lle mae A yn dynodi na chafwyd gwendid yn
y rheolau mewnol wrth brofi samplau, ac E yn dynodi fod y system o
reolau mewnol yn gwbl annigonol ac yn creu risg uchel o
gamgymeriadau neu dwyll i'r Awdurdod.O'r 48 o adroddiadau archwilio
ffurfiol a gyhoeddwyd yn ystod y flwyddyn, cafodd 4 raddfa A; 23
graddfa B; 14 graddfa C; 2 graddfa D, a 2 graddfa E.B/C yw'r raddfa
gyffredinol yn seiliedig ar yr holl waith a wnaed yn ystod y
flwyddyn, sydd yn cynrychioli risg bychan i'r Awdurdod.Yn seiliedig
ar sgôp y gwaith a wnaed, a chyda'r amod bod rheolwyr yn
gweithredu ar yr argymhellion a'r sustemau yn parhau i weithio fel
y maent ar hyn o bryd, ni welodd yr Archwiliwr unrhyw wendidau yn y
trefniadau rheoli a fyddai'n rhwystro'r Cyngor rhag dibynnu, o fewn
rheswm, ar y systemau rheoli mewnol yng nghyswllt y systemau hynny
a adolygwyd yn ystod y flwyddyn.Dylid nodi mai dim ond sicrwydd o
fewn rheswm yn hytrach na sicrwydd pendant y gall unrhyw system
reoli fewnol ei rhoi yn erbyn colled sylweddol neu ffeithiau a
gofnodwyd yn anghywir.
|
|
|
|
|
5.10
|
Yr unig bryder yn codi o'r gwaith archwilio a wnaed yn
ystod y flwyddyn oedd cydymffurfiad y Cyngor gyda'r Ddeddf Diogelu
Data.Mae'r Rheolwyr wedi ymateb i'r argymhellion a wnaed yn y
gwaith archwilio a bellach mae camau wedi cael eu cymryd i wella
cydymffurfiad y Cyngor gyda'r Ddeddf.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Yn y drafodaeth ddilynol, codwyd y prif bwyntiau a ganlyn
ar y wybodaeth a gyflwynwyd:
|
|
|
|
|
|
|
|
5.11
|
Cyfeiriwyd at y gwahaniaeth o 128 rhwng y dyddiau gwaith a
gynlluniwyd ar gyfer y flwyddyn a'r dyddiau gwaith gwirioneddol, a
nodwyd ei fod yn wahaniaeth o sylwedd.Holwyd ynglyn â'r
rhesymau dros y gwahaniaeth a gofynnwyd a oedd yn deillio o
fethiant adrannau i ymateb i adroddiadau archwilio mewn pryd neu a
oedd yn fater o fethu cwblhau'r gwaith.Gofynnwyd hefyd a oedd
llithriad o'r fath yn effeithio ar raglen y flwyddyn ddilynol
a pha mor realistig oedd y rhaglen o'r herwydd.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nododd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) bod gwaith
sydd yn cael ei ddechrau tua diwedd y flwyddyn ariannol yn anorfod
yn cael ei ddwyn ymlaen i'r flwyddyn ddilynol. Hefyd rhoddir cyfnod
i'r adrannau unigol ynateb i adroddiadau archwilio a bydd hyn
weithiau yn arwain at gyhoeddi ail-ddrafft a chytuno ar hwnnw
wedyn.Pan lunir y cynllun archwilio am y flwyddyn ddilynol oddeutu
ddiwedd y flwyddyn galendar, nid oes modd rhagweld gyda sicrwydd
faint o lithro fydd yn digwydd erbyn diwedd y flwyddyn
ariannol.Gwneid darpariaeth yn y cynllun ar gyfer unrhyw waith
arbennig ar sail patrwm hanesyddol ond nid oes modd rhagddweud yn
fanwl beth all godi yn ystod y flwyddyn.
|
|
|
|
|
|
|
|
5.12
|
Nodwyd bod nifer o ddyddiau wedi'u colli oherwydd
absenoldebau staff a nodwyd hefyd bod swyddi gweigion wedi bod yn
ffactor yn y nifer o ddyddiau a gollwyd.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) bod
un aelod o staff wedi ymadael yn ystod y flwyddyn a nododd bod
amser ar gyfer penodi staff wedi'i adeiladu i mewn i'r cynllun.Mae
cyllideb yr Adain yn £200k y flwyddyn a chan fod gwerth 90% o
hwnnw yn cael ei wario ar gyflogau, mae colli aelod o staff yn
dangos fel canran fawr o'r gyllideb.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Gwnaeth yr aelodau sylw cyffredinol fod trosiad staff o
fewn y Cyngor yn ymddangos yn uchel a nodwyd y byddai'n ddefnyddiol
edrych ar y mater hwn mewn manylder.Awgrymwyd bod mwy o sylw yn
cael ei roi i gyfweliadau ymadael staff a gofynnwyd am gadarnhad
fod y cyfryw gyfweliadau yn cael au cynnal pan mae staff yn ymadael
â'r Cyngor.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nododd y Rheolwr Gyfarwyddwr y byddai'n edrych i mewn
i’w mater uchod, ac yn adrodd yn ôl i
aelodau.
|
|
|
|
|
|
|
|
5.13
|
Tra'n croesawu'r adroddiad fel un oedd yn rhoi darlun
cynhwysfawr o'r sefyllfa, awgrymwyd fod mwy o sylw yn cael ei roi i
wendidau sydd yn cael eu hamlygu yn sgîl archwiliadau, a
nodwyd mai trwy ganolbwyntio ar ddiffygion y byddir yn eu
gwella.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dygodd y Pennaeth Gwasanaeth sylw'r aelodau at y ffaith
bod adroddiad archwiliad ar unrhyw wasanaeth sy'n cael ei ddynodi
gyda Graddfa E yn cael ei gyflwyno'n llawn i'r Pwyllgor Archwilio
er mwyn rhoi cyfle i'r Pwyllgor weld yn fanwl y gwendidau a
adnabyddwyd yn y gwasanaeth hwnnw, a’r camau a argymhellir er
mwyn eu gwella.
|
|
|
|
|
5.14
|
Cyfeiriwyd at lithriad gwaith o un flwyddyn i'r llall a
nodwyd bod diffyg ymateb gan adrannau i adroddiadau archwilio yn
ffactor yn hyn o beth.Nodwyd fod angen grymuso rôl yr
Archwiliwr Mewnol i'w alluogi i sicrhau fod ymateb yn cael ei
dderbyn o fewn terfynau amser cytunedig a thrwy hynny cynorthwyo'r
Adain i gwblhau ei gwaith o fewn y flwyddyn ariannol.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nododd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) bod
protocol ar y broses archwilio mewnol wedi cael ei gytuno a bod
gwaith ar hwnnw yn parhau.Dygodd dylw at y ffaith fod nifer o
ystyriaethau ynghlwm wrth y drefn archwilio mewnol, ac er fod yna
amgylchiadau weithiau lle nad yw'r Adain wedi cyhoeddi adroddiad
archwiliad ffurfiol, nid yw'n golygu nad oes gwaith yn parhau i
gael ei wneud mewn perthynas â'r archwiliad hwnnw.
|
|
|
|
|
|
|
|
5.15
|
Mewn ymateb i gwestiynau ynglyn â chydymffurfiad y
Cyngor gyda'r Ddeddf Diogelu Data, cadarnhaodd y Pennaeth
Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) fod y sefyllfa wedi gwella yn
sylweddol ers cynnal yr archwiliad ar y maes hwn a bod gwaith wedi
cael ei i wneud i godi ymwybyddiaeth staff ynglyn â gofynion
y Ddeddf a sut i'w gweithredu yn ymarferol.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Penderfynwyd derbyn Adroddiad Blynyddol Archwilio
Mewnol am 2003/04 a nodi ei gynnwys.
|
|
|
|
|
|
|
|
6
|
ADRODDIAD GWAITH AR ARCHWILIO MEWNOL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd - Adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaeth
(Archwilio Menwol) yn amlinellu gwaith yr Adain yn ystod y cyfnod o
1 Ebrill, 2004 hyd at 27 Awst, 2004.
|
|
|
|
|
|
|
Cyfeiriodd y Pennaeth
Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) at brif ystyriaethau'r adroddiad fel
a ganlyn:
|
|
|
|
|
|
|
6.1
|
Mae cymhariaeth rhwng y dyddiau a gynlluniwyd i bob
categori o waith gyda'r dyddiau gwirioneddol a gofnodwyd yn erbyn
pob categori dros gyfnod yr adroddiad yn dangos bod 752 o ddyddiau
gwirioneddol wedi'u cofnodi yn erbyn 747 o ddyddiau a gynlluniwyd
sy'n dangos gwahaniaeth bychan iawn am y cyfnod.Nodir fod pob swydd
wedi'i llenwi o fewn yr Adain erbyn hyn.
|
|
|
|
|
6.2
|
Cwblhawyd gwaith ar 13 archwiliad yn ystod y cyfnod o 1
Mawrth, 2004 hyd at 27 Awst, 2004, ac fe gyhoeddwyd adroddiad
terfynol ym mhob achos.Roedd gwaith ar 14 archwiliad pellach yn
mynd trwy'r cyfnod drafft a gwaith wedi'i ddechrau ar 25 archwiliad
arall.O ran yr archwiliadau y cwblhawyd adroddiadau terfynol ar eu
cyfer, gwelwyd gwelliant yn y raddfa a ddynodwyd i'r archwiliad o'r
gwaith archwilio cynt yn achos 8 ohonynt; ni fu newid yn y raddfa
o'r archwiliad cynt yn achos 3; cafwyd gostyngiad yn y raddfa yn
achos 1 ac yn achos 1 arall nid oedd modd cymharu gan na ddyfarnwyd
graddfa i'r gwaith archwilio neu hwn oedd yr archwiliad cyntaf o'r
maes.O'r 13 adroddiad archwiliad a gyhoeddwyd, dyfarnwyd Graddfa A
yn achos 3 ohonynt, Graddfa B yn achos 6; Graddfa C yn achos 3 a
Graddfa D yn achos 1.
|
|
|
|
|
6.3
|
Yn ychwanegol at y gwaith hwn, derbyniwyd 26 o gontractau
cyfalaf yn yr Adain Archwilio rhwng 1 Mawrth, 2004 a 27 Awst,
2004.Cwblhawyd y gwaith archwilio ar 18 o'r contractau hyn ac mae'r
gwaith yn mynd rhagddo ar y gweddill.
|
|
|
|
|
6.4
|
Yn ystod y flwyddyn mae'r Adain Archwilio Mewnol yn gorfod
gwneud gwaith ar faterion sy'n dod i'r amlwg yn ystod gwaith
archwilio cynlluniedig neu oherwydd materion a ddygir i sylw'r
Adain gan adrannau eraill neu yn sgîl gwybodaeth y gofynnir
amdani gan yr Archwiliwr allanol.Gwnaed y gwaith canlynol yn ystod
y cyfnod -
|
|
|
|
|
|
|
|
6.4.1
|
Cynhaliwyd ymchwiliad i pam fod ysgol gynradd wedi methu
â bancio incwm prydau ysgol.Ni chafwyd digon o dystiolaeth i
warantu trosglwyddo'r mater i sylw'r Heddlu ond dechreuwyd cymryd
camau disgyblu yn erbyn y swyddog perthnasol ac mae'r arian oedd yn
ddyledus i'r Cyngor wedi'i dalu'n ôl;
|
|
|
|
6.4.2
Derbyniwyd dwy gwyn ar wahân yn honni
bod dau ymgeisydd am grant Adnewyddu Tai wedi methu â datgan
eu holl incwn a chyfalaf adeg cyflwyno cais, ac o'r herwydd
rhoddwyd iddynt grant uwch na beth oedd yn ddyledus petaent wedi
datgan yr holl incwm a'r holl gyfalaf.Mae'r gwaith ymchwil yn
parhau i fynd yn ei flaen yn yr achosion hyn a byddir yn adrodd yn
ôl i bwyllgor yn ei gylch.
|
|
|
6.4.3
Oherwydd camgymeriad gweinyddol canfuwyd y
galli'r Cyngor fod wedi gor-dalu 5 gweithiwr - rhai presennol a
rhai oedd yn gweithio cynt.Mae gwaith yn mynd yn ei flaen yng
nghyswllt yr achosion hyn ac maent yn cael eu hasesu yn unol
â gofynion Rheolau Gweithdrefn Gyllidol y Cyngor; os ceir
tystiolaeth gychwynnol bod trosedd wedi cael ei chyflawni byddir yn
dwyn y mater i sylw'r Heddlu.
|
|
|
|
|
|
Cafwyd trafodaeth ar y
mater hwn.
|
|
|
|
|
|
6.4.4
Cychwynnwyd ar ymholiadau i anghysonderau
cyllidol yn un o ysgolion cynradd y Cyngor ac fe ddygwyd y mater i
sylw'r Heddlu.Mae'r Heddlu yn y broses o gynnal rhagor o ymholiadau
ynghylch yr achos.
|
|
|
|
|
|
6.5
Mae'r Adain Archwilio Mewnol yn rhoi cyngor
ynglyn a sustemau, rheolaethau mewnol a rheolau ar gais adrannau
eraill, ac mae'r gwaith hwn yn cyfateb i gyngor ar reolaethau,
cyngor ar y rheolau sefydlog i gontractau ac ar drefniadau tendro
ac ar y rheolau mewnol sy'n angenrheidiol i sustemau newydd neu yn
ymwneud â thrafodaeth i newid sustemau.Nodir isod y meysydd
hynny y rhoddwyd sylw iddynt yn ystod y cyfnod:
|
|
|
|
|
|
Gwerthuso'n ariannol
dendrwyr ar gyfer contractau;
|
|
|
Cynorthwyo'r Adran Dai a
Gwasanaethau Cymdeithasol ar newid ei sustemau gweinyddol o
ganlyniad i benderfyniad yr Adran Gwaith a Phensiynau i gyflwyno
trefniadau talu pensiynau yn uniongyrchol i gyfrifon
banc;
|
|
|
Cynorthwyo'r Adran Gyllid
gyda llunio gofynion rheolaeth fewnol yng nghyswllt sustemau
cyllidol newydd;
|
|
|
Rhoi cyngor cyffredinol ar
nifer o faterion i'r Adran Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol,
ysgolion, a'r Adran Addysg a Hamdden.
|
|
|
|
|
|
6.6
Gwnaed gwaith dilyn i fyny ar 15 o adroddiadau
archwilio a gyhoeddwyd rhwng 1 Medi, 2003 a 28 Chwefror, 2004 ac fe
fanylir ar y rhain yn yr adroddiad.Gellir adrodd erbyn hyn y
derbyniwyd ymateb boddhaol gan yr Adran Gyllid yng nghyswllt yr
archwiliadau ar gyfrifon imprest a thalu credydwyr; gan yr Adran
Addysg a Hamdden yng nghyswllt yr archwiliadau ar gyfrifon clybiau
ieuenctid, Llyfrgell Llangefni a chasglu incwm safleoedd Hamdden a
Threftadaeth a chan yr Adran Gynllunio yng nghyswllt yr archwiliad
ar incwm ffioedd dan y Rheoliadau Adeiladu
|
|
|
6.7
Yng nghyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 29
Mai, 2003, cyflwynwyd adroddiad ar yr archwiliad a wnaed yng
nghyswllt cynllun oriau ystwyth y Cyngor.Gan fod nifer o wendidau
wedi’u nodi yn y gwaith archwilio a’r aelodau hefyd
wedi mynegi pryderon oherwydd safon dulliau rheoli yn y maes hwn,
paratowyd adroddiad archwilio dilynol a llawn ac fe gynhwysir
crynodeb o gasgliadau’r gwaith archwilio hwnnw fel atodiad
i’r adroddiad.
|
|
|
|
|
|
Yn y fan hyn bu
i’r Pwyllgor ystyried a phenderfynu o dan ddarpariaethau
Deddf Llywodraeth Leol 1972 i gau allan y wasg a’r cyhoedd
allan o’r cyfarfod er mwyn ystyried yr achos yng nghymal
6.4.4. uchod ac oherwydd y tebygrwydd y gellir wrth ei ystyried
ddatgelu gwybodaeth eithriedig fel ag a amlinellir ym Mharagraff 14
o Atodlen 12A i’r Ddeddf honno.Yn dilyn trafodaeth o'r
sefyllfa, cytunwyd y dylid aros hyd nes fod ymchwiliadau’r
Heddlu wedi’u cwblhau cyn rhoi rhoi sylw pellach i’r
mater.
|
|
|
|
|
|
Bu i’r Pwyllgor
hefyd godi’r pwyntiau canlynol ar yr adroddiad
gwaith:
|
|
|
|
|
|
6.8
Cyfeiriwyd at y gwaith yr oedd yr Adain
Archwilio yn ei wneud i’r Adran Gyllid a mynegwyd
anesmwythdod fod perthynas waith o’r fath yn parhau i fodoli
rhwng yr Adain Archwilio a’r Adran Gyllid.Pwysleisiwyd ei fod
yn bwysig fod yr Adain Archwilio yn cadw ei hannibynniaeth oddi
wrth adrannau eraill ac yn gweithredu fel uned hyd braich oddi mewn
i’r Cyngor.
|
|
|
|
|
|
Ymatebodd y Pennaeth
Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) mai’r unig gymorth a
roddai’r Adain Archwilio i’r Adran Gyllid oedd trwy
gynnig cyngor ar effeithiolrwydd rheolau mewnol i Grwp sy’n
goruchwylio cyflwyno sustemau newydd o fewn y Cyngor.Yr unig waith
arall a wna’r Adain Archwilio ar ran yr Adran Gyllid yw cadw
sieciau mewn perthynas â thaliadau a gwaith yng nghyswllt
arwyddeiriau BACS.Nid yw’r Archwiliwr Allanol wedi gwneud
unrhyw sylw ynghylch hyn yn yr arolwg blynyddol mae’n ei
gynnal o’r Adain.
|
|
|
|
|
|
Nododd y Pennaeth
Gwasanaeth (Cyllid) mai'r unig gymorth mae'r Adain Archwilio yn ei
roi i’r Adran Gyllid yw cyngor ar sustemau
ariannol.
|
|
|
|
|
|
6.9
Cyfeiriwyd at yr archwiliad dilynol a
gynhaliwyd o gyfundrefn oriau ystwyth y Cyngor a nodwyd yn ôl
yr adroddiad nad oedd sustem gyfrifiadurol oriau ystwyth wedi ei
sefydlu yn yr Adran Addysg er fod yna ymrwymiad yn y Cynllun
Gweithredu ôl-archwiliad i gyflwyno’r cyfryw system
erbyn mis Ebrill, 2003.Mynegwyd anfodlonrwydd ynglyn
â’r diffyg hwn a phwysleisiwyd bod angen
cyflwyno’r system yn ddi-oed.
|
|
|
|
|
|
Nododd y Pennaeth
Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) ei fod wedi cael ar ddeall fod sustem
gyfrifiadurol i gofnodi oriau ystywth wedi cael ei gosod yn yr
Adran Addysg yn ddiweddar ers llunio’r adroddiad
uchod.
|
|
|
|
|
|
Gofynnodd y Pwyllgor am
gadarnhad ffurfiol bod hyn wedi digwydd.
|
|
|
|
|
|
6.10
Gofynnwyd ynghylch adroddiadau archwilio mewn
perthynas ag ysgolion a oedd yr ysgol yn derbyn copi o’r
adroddiad archwilio.
|
|
|
|
|
|
Esboniodd y Pennaeth
Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) y drefn mewn perthynas â
chylchrediad adroddiadau archwilio yng nghyswllt ysgolion a
chadarnhaodd fod yr adroddiad drafft yn cael ei anfon at Bennaeth
yr ysgol am ei sylwadau.Anfonir dau gopi o’r adroddiad
terfynol at Bennaeth yr ysgol gydag un copi wedi’i glustnodi
ar gyfer Cadeirydd y Llywodraethwyr a chyda cais fod yr adroddiad
yn cael ei drafod yng nghyfarfod nesaf Bwrdd y
Llywodraethwyr.Gofynnir am gadarnhad gan Glerc Bwrdd y
Llywodraethwyr fod hynny wedi digwydd.
|
|
|
|
|
|
Awgrymodd aelodau’r
Pwyllgor fod copi o’r adroddiad archwilio yn cael ei anfon yn
uniongyrchol at Gadeirydd y Llywodraethwyr yn hytrach na
thrwy’r Pennaeth ysgol.
|
|
|
|
|
|
Nododd y Pennaeth
Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) y byddai’n trafod priodoldeb
hynny gyda’r Adran Addysg.
|
|
|
|
|
|
Penderfynwyd
-
|
|
|
|
6.1
|
Derbyn yr adroddiad ar waith yr Adain Archwilio
Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill, 2004 hyd at 27 Awst, 2004, a nodi ei
gynnwys.
|
|
|
|
6.11
Gofyn i’r Pennaeth Gwasanaeth
(Gwasanaethau Corfforaethol) gyflwyno cadarnhad ffurfiol i’r
Prif Bwyllgor Sgriwtini fod sustem cofnodi oriau ystwyth bellach
wedi’i chyflwyno yn yr Adran Addysg a Hamdden.
|
|
|
6.12
Argymell fod copi o adroddiad archwiliad
yng nghyswllt ysgolion yn cael ei anfon yn uniongyrchol at
Gadeirydd y Corff Llywodraethu ym mhob achos.
|
|
|
|
|
|
Cynghorydd C.L.Everett
|
|
|
Cadeirydd
|