|
|
Nododd Mr. Gareth Jones, Archwiliwr Apwyntiedig i Gyngor
Sir Ynys Môn, wrth gyflwyno, fod Llythyr Archwilio Blynyddol
perthynol i Archwiliad 2002/03 wedi'i baratoi o dan dermau Cod
Ymarfer Archwilio y Comisiwn Archwilio. I bwrpasau y Llythyr
Archwilio Blynyddol hwn, roedd PricewaterhouseCoopers wedi rhestru
ei gyfrifoldebau archwilio o dan dri phrif bennawd a ddefnyddir yn
y Cod Ymarfer, sef
|
|
|
|
|
3.1
|
Agweddau Ariannol o Reolaeth Gorfforaethol yn ymwneud
â chyfreithlondeb gweithgareddau ariannol, sefyllfa ariannol,
systemau rheolaeth ariannol mewnol, safonau ymddygiad ariannol a
gwahardd a chanfod twyll a llygredd.
|
|
|
3.2
|
Cyfrifon, yn cynnwys cyflwyno barn archwiliad ar
Ddatganiad Cyfrifon yr Awdurdod
|
|
|
|
|
3.3
|
Rheoli Perfformiad yn cynnwys defnydd yr Awdurdod o
adnoddau a hyrwyddo gwerth am arian, gwybodaeth am berfformiad a
chynnydd ar y Cynllun Gwella.
|
|
|
|
|
Yn hanesyddol, mae cyfran helaeth o waith
archwilio yn golygu archwilio cyfrifon, ond erbyn hyn mae cyfran
helaeth o'r gwaith wedi newid i roi pwyslais ar reoli ac asesu
risg. Llythyr Archwilio 2003 yw'r cyntaf i gael ei gyflwyno
gan PricewaterhouseCoopers yn ei swydd fel Archwilwyr Cyngor Sir
Ynys Môn ac yn ystod y flwyddyn gyntaf mae'r archwilwyr wedi
bod yn dysgu am yr Awdurdod, ei strategaethau a'i drefniadaeth ac
maent yn ddiolchgar am y gynhaliaeth a'r cymorth a gawsant yn ystod
eu harchwiliad.
|
|
|
|
Rhoddodd Mr. Ian Howse, Rheolwr Ymrwymiad PWC
gyflwyniad byr ar y materion allweddol o fewn yr archwiliad fel a
ganlyn:
|
|
|
|
3.4
|
Yr angen i'r Awdurdod ymdrin â'i gyfrifoldeb
sylweddol parthed ei ran o'r diffyg yng Nghronfa Bensiwn Cyngor
Gwynedd. Roedd y newid at i lawr ym mherfformiad y farchnad
Stoc yn ystod y tair blynedd diwethaf yn golygu bod y Gronfa wedi
bod yn tanberfformio ac mae'r prisiad actiwaraidd nesaf yn debygol
o gadarnhau gwaethygiad yn y sefyllfa;
|
|
|
3.5
|
yr angen i gadw rheolaeth gyllidol dros wasanaethau sydd
yn allweddol i lwyddiant pellach yr Awdurdod;
|
|
|
3.6
|
yr angen i weithredu argymhellion Adroddiad statudol yr
Archwilwyr ar Gynllun Gwella 2003/04. Mae perfformiad Cyngor
Sir Ynys Môn yn gyfartal ag awdurdodau eraill yng Nghymru yn
yr achos yma, a chaiff y cynnydd wnaed gan yr Awdurdod ei adolygu
ym Mawrth, 2004;
|
|
|
3.7
|
yr angen i'r Awdurdod ganolbwyntio ar weithrediad treigl
ei fframwaith rheoli perfformiad. Dylid talu sylw arbennig i
sicrhau fod cysylltiadau rhwng gweledigaeth, cynlluniau gwasanaeth,
cyllidebau, dangosyddion, targedau, amcanion unigolion a gwerthuso
yn cael eu plannu o fewn y Cyngor;
|
|
|
3.8
|
yr angen i barhau i archwilio cyfleon i sicrhau fod
blaenoriaethau'r Awdurdod yn cael eu hysbysu yn effeithiol i'r
staff;
|
|
|
3.9
|
yr angen i archwilio cyfleon i ddatblygu ymhellach
gysylltiadau gweithio ar y cyd efo'i bartneriaid fel rhan o'i
fwriadau i ymrwymiad cymunedol;
|
|
|
3.10
|
ni ddangosodd y gwaith a wnaed ar systemau cyllidol yr
Awdurdod unrhyw fater o gonsyrn nac unrhyw wendid sylfaenol yn
nhrefniadau'r Awdurdod. Sut bynnag, fe wnaed rhai awgrymiadau
i wella parthed y rheolau a'r gweithdrefnau mewn adroddiad interim
i'r rheolwyr;
|
|
|
3.11
|
paratowyd a chymeradwywyd y cyfrifon am y flwyddyn yn
diweddu 31 Mawrth, 2003 erbyn 30 Medi, 2003 yn unol â
Rheoliadau Cyfrifon ac Archwiliad. Mae'r archwilwyr o'r farn
fod y cyfrifon a'r phapurau gwaith roddwyd ymlaen ar gyfer
archwiliad o safon uchel. Sut bynnag, mae'r Comisiwn
Archwilio yng Nghymru byth wedi rhoddi tystysgrif archwiliad
parthed awdit 2000/01 a 2001/02 oherwydd dau wrthwynebiad ffurfiol
(nas atebwyd) gan aelodau o'r cyhoedd;
|
|
|
3.12
|
roedd y gwaith archwilio parthed Rheoli Perfformiad, yn
rhoi sylw i berfformiad yr Awdurdod i sicrhau economi,
effeithiolrwydd ac effeithlondeb defnydd o adnoddau.
Ystyriwyd y trefniadau hyn eleni trwy :
|
|
|
|
|
3.12.1
|
wneud gwaith perthynol i Raglen Cymru ar gyfer Gwella a
gynhwyswyd mewn archwiliad o Gynllun Gwella yr Awdurdod 2003/04,
gan gynnwys dangosyddion perfformiad;
|
|
|
3.12.2
|
archwilio dangosyddion perfformiad yr Awdurdod;
|
|
|
3.12.3
|
gwneud astudiaethau perfformiad arbennig, fel y cytunwyd
yn y Cynllun Archwilio; a
|
|
|
3.12.4
|
dilyn i fyny gynnydd wrth gyflawni y gweithgareddau a
gytunwyd ac a adnabuwyd yn astudiaethau perfformiad y flwyddyn
flaenorol.
|
|
|
|
|
3.13
|
Roedd PWC yn falch o adrodd nad oedd ei adroddiad
archwiliad ar Gynllun Gwella 2003/04 yn argymell ei drosglwyddo i
sylw Comisiwn Archwilio Cymru (Adran 10LGA 1999) nac i
Lywodraeth Cynulliad Cymru (Adran 15 LGA 1999). Roedd Cynllun
Gwella 2002/03 yn dangos bod yna dangyflawni sylweddol mewn
perfformiad yn erbyn y targedau roedd yr awdurdod wedi eu gosod
iddo'i hun am 2001/02. Ni chyrhaeddwyd 60% o'r targedau,
llawer
|
|
|
|
heb eu cyrraedd o bell ffordd. Er hynny, roedd y
sefyllfa wedi gwella yn 2003/04. O'r 70 o ddangosyddion a
adolygwyd o Gynllun Gwella 2003/04, roedd y targedau na
chyrhaeddwyd wedi gostwng i 43% a oedd yn dangos gwelliant o bron i
17%. Mae'r gwelliant hwn, wrth gyrraedd ei dargedau o
2001/02, yn cael ei adlewyrchu ym mherfformiad yr Awdurdod yn erbyn
Awdurdodau eraill. Ar gyfer 68% o'i ddangosyddion, mae
Môn un ai'n ganolig neu uwchlaw'r canol o'i gymharu â
Chynghorau Cymreig eraill. Dylai'r Cyngor ymdrechu i gynnal
ei lefel perfformiad da ar lefel gwasanaeth. Bydd PWC yn gwneud
gwaith pellach ar reoli risg, Adnoddau Dynol a pharterniaethau yn
ystod Mawrth, 2004.
|
|
|
|
|
Croesawodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol
(Cyllid) adroddiad adeiladol PWC ar waith y flwyddyn. Gwnaeth
y sylw bod y berthynas â PWC yn un newydd ond gwnaed y newid
o archwilwyr blaenorol yr Awdurdod i PWC yn drefnus iawn.
Roedd cyfrifon archwiliedig yr Awdurdod am 2002/03 bellach
wedi'u dosbarthu i'r aelodau ac fe obeithir y bydd y ddau
wrthwynebiad y cyhoedd parthed awdit 2000/01 a 2001/02 sydd heb eu
datrys yn cael eu datrys yn sydyn gan eu bod yn rhwystr i gau y
cyfrifon yn ffurfiol. Gall yr Awdurdod gymryd cryn foddhad
oddi wrth asesiad yr archwilwyr o sefyllfa ariannol y Cyngor a'r
ffaith nad oedd yna unrhyw beth mawr ynglyn â systemau'r
Cyngor, ar wahân i'r Gronfa Bensiwn, a oedd yn wir allan o
reolaeth yr Awdurdod. Roedd Cyngor Gwynedd wedi comisiynu
adroddiad actiwaraidd dros dro oedd yn dangos gwaethygiad pellach
yng ngwerth y Gronfa. Felly mae'n debygol y bydd raid cael
cynnydd yng nghyfraniad y Cyngor i'r Gronfa Bensiwn yn y dyfodol.
Mae'r wybodaeth gymharol parthed perfformiad yn cadarnhau fod
yr Awdurdod yn cymharu'n dda gydag Awdurdodau eraill yng Nghymru yn
y pethau hyn ac nad yw'r argymhellion a wnaed er gwella yn
anarferol.
|
|
|
|
Diolchodd yr Aelod Portffolio Cyllid i PWC am
ei adroddiad gan longyfarch staff yr Adran Gyllid am safon uchel y
cyfrifon a'r papurau gwaith a roddwyd ar gyfer yr archwiliad.
Nododd mai'r prif gonsyrn i'r Awdurdod yn y dyfodol agos oedd
y pwysau arno i ariannu ei ran o'r diffyg yng Nghronfa Bensiwn
Cyngor Gwynedd, a rhoddir sylw i hyn.
|
|
|
|
Croesawodd yr Aelodau yr adroddiad fel asesiad
positif o berfformiad yr Awdurdod trwy'r flwyddyn ac fel prawf o
gryfder cyffredinol ei systemau, a chodwyd y pwyntiau canlynol o'r
wybodaeth a gyflwynwyd:
|
|
|
|
3.14
|
O safbwynt y ffaith nad yw'r Comisiwn Archwilio yng
Nghymru wedi rhoddi tystysgrif archwiliad ar gyfer 2000/01 a
2001/02 oherwydd dau wrthwynebiad na chawsant eu datrys oddi wrth
aelodau o'r cyhoedd, faint o broblem oedd hyn, ac oes yna unrhyw
wrthwynebiadau ar hyn o bryd o safbwynt archwiliad 2002/03?
Pe bai'r gwrthwynebiadau yn parhau heb eu datrys, a fyddai'r
Archwilwyr yn abl i roddi tystysgrif am archwiliad
2002/03?
|
|
|
3.15
|
Mewn perthynas â'r stoc dai ac amser cau Llywodraeth
Cynulliad Cymru o 2012 i awdurdodau lleol fedru dod â'u stoc
dai i fyny i safon ansawdd newydd, beth yw maint y sialens sydd yn
wynebu'r Awdurdod ynglyn â hyn yn arbennig yn nhermau y
diffyg ariannu tebygol?
|
|
|
3.16
|
Mewn perthynas â balansau gweithio ac arian wrth
gefn yr Awdurdod, roedd yr adroddiad archwiliad yn mynegi fod
balansau cyffredinol y Cyngor ar hyn o bryd yn cynrychioli tros
ddwy wythnos a thros 4% o wariant net blynyddol yr Awdurdod, ac fe
ystyrir hyn yn ddoeth. Nodwyd mai'r strategaeth wreiddiol
oedd clustnodi 5% o'r gyllideb refeniw net fel arian wrth gefn; pam
felly roedd y targed o 5% wedi'i ostwng i 4%.
|
|
|
3.17
|
Parthed balansau ysgolion, er bod tair ysgol gynradd gyda
diffyg sylweddol rhyngddynt, mae rhai ysgolion gyda balansau
sylweddol. A yw'r archwilwyr yn ystyried fod balansau
ysgolion gormodol yn broblem?
|
|
|
3.18
|
Mewn perthynas ag arian wrth gefn yr Awdurdod yn
gyffredinol nodwyd gan Aelod bod hyn yn faes problematig cyn belled
â'i bod yn anodd i'r Cyngor gyfiawnhau codi y Dreth Gyngor
pan fo ganddo gronfa helaeth o arian dros ben. Dylid
defnyddio balansau cyn belled â'i bod yn bosib i ariannu
gwasanaethau a nodwyd bod hwn yn faes lle teimlir y gall y Cyngor
adolygu a gwella ei berfformiad. Mewn perthynas â'r
balans Cyfrif Refeniw Tai a barn yr Archwilwyr y dylai'r Awdurdod
ystyried os yw'r balans yn cael ei gynnal ar lefel uwch nag sydd ei
angen, nodwyd y dylid cymryd camau cryfach yn y maes gyda golwg ar
ostwng y balans. Yma nodwyd bod llithro gyda gwariant cyfalaf
yn broblem y dylai'r Awdurdod fynd i'r afael â hi a bod
patrwm o lithriadau ailadroddus yn dangos nad yw perfformiad yr
Awdurdod cystal ag y dylai fod yn y maes hwn, ac mae'n galw am
adolygu'r strategaeth.
|
|
|
|
|
|
Cafwyd yr ymatebion a ganlyn i'r pwyntiau a
godwyd
|
|
|
|
|
3.19
|
Parthed 3.14, nododd yr Archwiliwr Apwyntiedig bod y
gwrthwynebiad ffurfiol i awdit 2000/01 a 2001/02 yn llaw archwilwyr
blaenorol yr Awdurdod ac nad oedd yn effeithio'r gwaith oedd yn
cael ei wneud ar hyn o bryd gan PWC. Sut bynnag, hyd nes y
rhoddir tystysgrif bydd yr archwiliadau am y blynyddoedd yna yn
parhau yn agored. Er na chafwyd gwrthwynebiadau hyd yma i
archwiliad 2002/03 nid yw PWC yn abl i roddi tystysgrif nes bydd
gwaith archwilio mewn perthynas â gwrthwynebiadau wedi cael
ei gwblhau gan Gomisiwn Archwilio Cymru.
|
|
|
3.20
|
Mewn perthynas â'r pwysau ariannol ynglyn â
dod â'r Stoc Dai i fyny i safon ansawdd newydd fel a
argymhellwyd gan Lywodraeth Cynulliad Cymru, nododd yr Aelod
Portffolio Cynhwysiad Cymdeithasol fod yr Awdurdod eisioes wedi
gwario'n sylweddol dros y blynyddoedd i ddod â'i stoc dai i
fyny i safon ond y byddai cyfarfod â gofynion moderneiddio
Llywodraeth y Cynulliad yn golygu swm sylweddol pellach o fwy na
£30m.
|
|
|
3.21
|
Parthed balansau, nododd Mr. Ian Howse PWC fod 5% o
gyllideb refeniw net yn cael ei ystyried yn ddymunol, ond yn
ymarferol roedd lefel yr arian wrth gefn a ddelid gan nifer o
awdurdodau a archwilwyd ganddynt hwy yn agosach i lefel 2%.
Ystyrir Balans Cyffredinol yr Awdurdod o 4% fel un
rhesymol.
|
|
|
|
|
|
Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) bod dull yr
Awdurdod yn y cyswllt yma wedi cael ei adolygu'n ddiweddar.
Roedd yr Awdurdod i ddechrau wedi gosod targed tymor hir i'w
arian wrth gefn o 5% o'r gyllideb refeniw net, ond fel rhan o'r
adolygiad, rhoddwyd ystyriaeth i'r rhesymau am y balansau a'r hyn
yr oeddynt i fod er ei fwyn. Gan fod arian wrth gefn gan
ysgolion yr Awdurdod yn uchel gallai'r targed, yn lle cael ei osod
ar 5% o'r gyllideb net gyfan, adlewyrchu'r gyllideb gan adael
ysgolion allan. Cyflwynwyd yr adolygiad, i'r Pwyllgor Gwaith
yn Chwefror 2003 a diweddarwyd yn ddiweddar. Mae'r Awdurdod
yn symud i ffwrdd oddi wrth osod targed un ffigwr ar gyfer lefel y
balansau a bydd yn parhau i'w monitro, tra'n ystyried pob cronfa
arian wrth gefn a'r risgiau amrywiol a wynebir gan yr
Awdurdod.
|
|
|
|
|
3.22
|
Parthed balansau ysgolion, mae'r adroddiad archwilio yn
cyfeirio at y ffaith bod balansau ysgolion yn parhau yn uchel yn
gyffredinol, ac y dylai'r Awdurdod sicrhau fod ysgolion yn
defnyddio'r arian wrth gefn fel bo'r angen.
|
|
|
3.23
|
Parthed lefel arian wrth gefn, cydnabyddir y dylent gael
eu gollwng os nad oes risgiau wedi'u hadnabod ac mae'r pwynt a
wneir yma yn un dilys. Y materion allweddol parthed cyfalaf a
llithriad ar wariant cyfalaf yw'r risg y bydd yr Awdurdod yn colli
nawdd ariannol os na werir rhai grantiau o fewn amser penodedig.
Gallai monitro cyfalaf felly a'r angen i leihau llithriad
cyfalaf barhau yn flaenoriaeth i'r Awdurdod.
|
|
|
|
|
Penderfynwyd -
|
|
|
|
3.24
|
Derbyn yn ffurfiol Lythyr Archwilio 2003 fel y'i
paratowyd a'i cyflwynwyd gan Archwilwyr y Cyngor,
PricewaterhouseCoppers ac i ddiolch i'r archwilwyr am eu
gwaith.
|
|
|
3.25
|
Longyfarch y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid a'i
staff ar safon y cyfrifon a'r gwaith papur a gyflwynwyd ar gyfer yr
archwiliad.
|
|
|
|
|
|
|
Gwyn
Roberts
|
|
Cadeirydd
|
|
|