Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio dogfennau , 13 Chwefror 2008

1

DATGAN DIDDORDEB

Datganodd y Cynghorydd G O Parry, MBE ddiddordeb yng nghyswllt unrhyw fater allai godi mewn perthynas â chyflogaeth ei ferch yn yr Adran Cyllid.

Datganodd y Rheolwr-gyfarwyddwr ddiddordeb personol yng nghyswllt Eitem 8 ar y rhaglen - Hawliau Teithio Uwch Reolwyr, ac aeth allan o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth arno.

2

COFNODION

Derbyniwyd bod cofnodion o gyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 19 Medi, 2007 yn rhai cywir. (Cofnodion y Cyngor 13.12.2007, tud 29 - 42)

3

IS-BWYLLGOR CANOLBWYNTIO AR Y CWSMER

3.1

Cyflwynwyd a derbyniwyd - cofnodion o gyfarfod o Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y Cwsmer a gynhaliwyd ar 25 Hydref, 2007.

3.2

Cyflwynwyd a derbyniwyd - cofnodion o gyfarfod o Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y Cwsmer a gynhaliwyd ar 5 Chwefror, 2008.

Dywedodd Cadeirydd yr Is-Bwyllgor wrth yr aelodau bod y cyfarfod a gynhaliwyd uchod ar 5 Chwefror yn barhad o’r drafodaeth a ddechreuwyd yng nghyfarfod 25 Hydref, 2007 mewn perthynas â’r Weithdrefn Gwynion newydd arfaethedig ac Adroddiad yr Ombwdsmon, Cyfarwyddyd i Awdurdodau Lleol ar Ddelio â Chwynion.  Mae’r argymhellion yn adlewyrchu sut roedd yr Is-Bwyllgor yn gweld y ffordd ymlaen ar fater yr Awdurdod yn delio gyda chwynion, ac roedd yn argymell gweithdrefn lle byddai Swyddog Gofal y Cwsmer yn gweinyddu cwynion ac yn cysylltu gyda’r adrannau perthnasol, ac yn ymateb i achwynwyr.  Byddai cyfeirio unrhyw gwynion i’r Swyddog Gofal Cwsmer yn y ffordd hon, fe obeithir, yn sicrhau y byddai’r broses Gwynion yn cael ei gweld fel un dryloyw, deg a gwrthrychol, a byddai hyn yn atgyfnerthu hyder y cyhoedd yn y system.  Roedd yr Is-Bwyllgor hefyd yn awyddus i roi cyfyngiadau amser ar ymatebion fel y gellid delio â chwynion ar unwaith gyda phob cwyn yn cael ei chydnabod yn ffurfiol trwy gerdyn.

Gofynnodd aelod gwestiwn ynglyn â sut y byddai’r broses yn gweithio gydag achosion lle byddai’r gwyn yn ymwneud, e.e., ag ymddygiad swyddog mewn perthynas â’i ymwneud ef/hi ac unigolyn ac/neu aelod o’r cyhoedd.  A yw’n ddisgwyliedig y byddai’r Swyddog Gofal Cwsmer hefyd yn delio gyda chwyn o’r natur hwn, ac os felly, mae angen egluro’r agwedd hwnnw o fewn y broses, gyda’r dealltwriaeth bod ganddo ef/hi hawl i apelio i banel annibynnol o aelodau etholedig os na fydd yr achwynwr yn fodlon gyda’r ymateb.

Ateb y Cadeirydd oedd ei fod yn credu y gallai’r broses gynnwys cwynion o’r math hwn ac awgrymodd pe bai argymhellion yr is-bwyllgor yn cael eu cymeradwyo a’u hanfon i’r Pwyllgor Gwaith, fe allai’r ystyriaeth hon ffurfio rhan o drafodaethau’r Pwyllgor Gwaith ar y mater.

Cynigiwyd ac eiliwyd yn ffurfiol bod cynigion yr Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y Cwsmer yn cael eu derbyn a’u hanfon i’r Pwyllgor Gwaith i’w gweithredu.

Penderfynwyd

3.2.1

Derbyn argymhellion yr Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y Cwsmer o’i gyfarfod a gynhaliwyd ar 5 Chwefror, 2008 yng nghyswllt y materion canlynol a’u hanfon ymlaen i’r Pwyllgor Gwaith gyda’r argymhelliad eu bod yn cael eu gweithredu -

Ÿ

bod penderfyniad y Pwyllgor Archwilio ynghyd â’r Siart Llif Gweithdrefn Gwynion Amlinellol yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod ar 25 Chwefror, 2007 ac wedi hynny i’r Cyngor Sir ar 4 Mawrth, 2008;

Ÿ

bod y Pwyllgor Gwaith yn cael ei annog i weithredu ar ei benderfyniad ar 23 Ionawr, 2006 i apwyntio Swyddog Gofal y Cwsmer a sicrhau bod cyllid yn cael ei nodi ar gyfer y swydd a’i fod yn cael ei wneud fel mater o frys.

3.2.2

Tynnu sylw’r Pwyllgor Gwaith at yr angen i egluro, o fewn y Weithdrefn Gwynion Amlinellol, beth yw rôl Swyddog Gofal y Cwsmer a’i allu i ddelio hefyd gydag achosion lle bo’r gwyn yn ymwneud ag ymddygiad swyddog pan yn delio gydag unigolyn ac/neu aelod o’r cyhoedd.

4

IS-BWYLLGOR LLYWODRAETHU A RHEOLI RISG

Cyflwynwyd - cofnodion o gyfarfod o’r Is-Bwyllgor Llywodraethu a Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 8 Chwefror, 2008.

Cyflwynodd y Cadeirydd y cofnodion gyda sylw bod yr Is-Bwyllgor wedi ystyried mannau lle roedd teimlad bod angen am fwy o dryloywder a dealltwriaeth.  Roedd y pwyslais wedi bod ar geisio sicrhau mwy o eglurder mewn materion allai gael effaith ar reolaeth yr Awdurdod ar risgiau gyda’r nod o leihau’r risgiau hynny a cheisio cael tegwch ym mhob agwedd o fusnes y Cyngor.

Gofynnodd aelod a fyddai rhai o’r materion oedd yn cael eu hystyried gan yr Is-Bwyllgor hwn yn milwrio ychydig yn erbyn darpariaethau statudol.  Cyfeiriwyd yn arbennig yn y cyswllt hwn at para 3.4.1 yn y cofnodion a sylwyd bod corff y drafodaeth yn awgrymu mai’r broses o ddelio yn hytrach na glynu wrth y Cod Ymarfer oedd yn cael ei ystyried gan yr Is-Bwyllgor, ac o’r herwydd, fe ddywedodd yr aelod bod ganddo amheuon yng nghyswllt unrhyw argymhelliad wnaed oedd yn golygu tarfu ar broses statudol.

Awgrymodd y byddai’n well mynd drwy’r CLlLC i sefydlu ar y cychwyn os oes problem gyffredinol gyda’r Cod Ymarfer a’i peidio ac a oes angen newid; pwysleisiodd bod yn rhaid gwneud achos a chael

consensws cyn y gellid cymryd unrhyw gamau ynglyn â hyn, a bod rhaid i unrhyw newidiadau arfaethedig fod yn unol â gweithdrefn statudol.

Gwnaeth Cadeirydd yr Is-Bwyllgor sylw bod dau swyddog o’r Adran Gyfreithiol wrth law i roi cyngor fel bo’r angen.  Tynnodd sylw at y ffaith bod yr Is-Bwyllgor wedi rhoddi ystyriaeth ymchwiliol ar y cychwyn yn unig i’r materion oedd wedi’u cyflwyno a bod disgwyl i’r swyddogion adrodd yn ôl ar y pwyntiau a godwyd.  

Gofyn wnaeth y Cadeirydd beth oedd bwriadu’r Is-Bwyllgor ynglyn â symud y materion a godwyd yn eu blaen. Awgrymodd y byddai’n dymuno ystyried ffurfio cynllun gweithredu ac amserlen ar gyfer adrodd yn ôl ar y materion dan sylw - awgrymodd fis - a nododd yr angen am fewnbwn cyfreithiol i drafodaethau eraill yn y dyfodol.

Unwaith y byddai ymateb y swyddogion i’r pwyntiau a godwyd wedi’i derbyn a’u hystyried, dywedodd Cadeirydd yr Is-Bwyllgor y byddai unrhyw argymhellion dilynol am newid cyfansoddiadol neu ddiwygiadau yn cael eu hadrodd i’r Pwyllgor Archwilio yn y lle cyntaf, a’u hanfon ymlaen wedi hynny i’r Pwyllgor Gwaith i’w hystyried, ac wedi hynny i’r Cyngor llawn.  Roedd materion eraill y byddai angen i’r Is-Bwyllgor eu hystyried, a chynigiodd bod cofnodion y Pwyllgor uchod yn cael eu derbyn, bod amser yn cael ei roddi i’r swyddogion ymateb, a bod yr Is-Bwyllgor yn ystyried llunio cynllun gweithredu a thaflen amser ar gyfer ymgorffori’r materion a godwyd.  

Penderfynwyd derbyn cofnodion o gyfarfod o’r Is-Bwyllgor Llywodraethu a Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 8 Chwefror, 2008 gyda’r argymhelliad bod adroddiad i’w llunio o fewn y mis a’i hadrodd yn ôl a bod cynllun gweithredu’n cael ei lunio ar gyfer mynd i’r afael â’r materion a godwyd.

5

ADRODDIAD CYNNYDD ARCHWILIO MEWNOL

Cyflwynwyd - Adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn crynhoi gwaith yr Adain Archwilio Mewnol hyd at 31 Rhagfyr, 2007.   

Roedd y Rheolwr Archwilio am dynnu sylw’r Aelodau at y prif bwyntiau fel a ganlyn -

Ÿ

Yn ystod y cyfnod yr adroddir arno, mae yna nifer o adolygiadau yn parhau i ddefnyddio’r hen system adrodd yn ôl ond mae’r rhan fwyaf o’r adolygiadau system newydd wedi’u gwneud yn defnyddio’r fethodoleg fabwysiadwyd gan RSM Bentley Jennison lle mae’r adolygiadau yn derbyn barn “sylweddol”, “digonol” neu “sicrwydd cyfyngedig”.

Ÿ

Fe wnaed tri adolygiad yn y cyfnod ar y cyd gan Archwilio Mewnol Ynys Môn a staff RSM Bentley Jennison.  Bu’r adolygiadau ar y cyd hyn yn llwyddiannus wrth symud tuag at fethodoleg newydd yn seiliedig ar risg a phapurau gweithio.

Ÿ

Mae’r tabl ym mhara 2.1 o’r adroddiad yn dangos y cynnydd wnaed yn erbyn Cynllun Archwilio 2007/08 a’r dyddiad a ragwelir ar gyfer dechrau prosiectau newydd lle nad oes dyraniad dyddiau’n cael eu dangos, mae’r prosiectau hyn wedi’u cario drosodd o 2006/07.  Mae’r graddau/barnau a ddangosir yn adlewyrchu’r ffaith bod peth gorgyffwrdd rhwng yr hen ddulliau adrodd yn ôl a’r rhai newydd.

Ÿ

Mae Tabl 2.2 yn dangos cymhariaeth o’r dyddiau a gynlluniwyd ar gyfer pob categori gwaith yn erbyn y dyddiau go iawn a gofnodwyd yn erbyn pob categori am y cyfnod o 1 Ebrill, 2007 i 31 Rhagfyr, 2007.  Mae’r gwahaniaeth o 263 diwrnod yn y naw mis cyntaf yn adlewyrchu’r dyddiau a gollwyd trwy lefydd gwag yn y Tîm Archwilio oedd yn cyfateb i 416 o ddyddiau yn y cyfnod.  Er mwyn gwneud i fyny am y dyddiau a gollwyd o waith Archwilio Mewnol, mae 125 o ddiwrnodau wedi’u prynu gan RSM Bentley Jennison.

Ÿ

Trwy ddefnyddio RSM Bentley Jennison rydym wedi gallu llunio cynllun blaenoriaethau ar gyfer gweddill y flwyddyn sydd yn cynnwys gofynion cytunedig yr Archwiliwr Allanol am y cyfnod.  Mae’r cynllun hwn yn canolbwyntio ar y systemau rheolaeth ariannol seiliol ac mae wedi golygu bod raid gohirio nifer o adolygiadau a drefnwyd ar y systemau gweithredol hyd 2008/09.  

Ÿ

Roedd cyfweliadau am swydd Uchel Archwiliwr Mewnol yn nhîm Archwilio Mewnol y Cyngor wedi’u cynnal ar 10 Ionawr, 2008 a bydd deilydd y swydd yn cyfrannu tuag at sicrhau y bydd adnoddau digonol ar gyfer Cynllun Archwilio Mewnol 2008/09.

Ÿ

Roedd y Pwyllgor Archwilio wedi penderfynu cyn hyn y dylid cyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor lle nad oedd ymateb wedi’i dderbyn o fewn 3 mis i ryddhau’r adroddiad Archwiliad Mewnol drafft neu adroddiad diwygiedig.  Ar amser yr adroddiad cynnydd hwn nid oedd unrhyw adroddiadau Archwilio Mewnol drafft lle nad oedd unrhyw ymateb rheolaethol heb ei gofnodi o fewn 3 mis i’w ryddhau.  Roedd yr adroddiadau drafft y manylwyd arnynt yn yr adroddiad cynnydd blaenorol wedi’i cwblhau gyda naill ai adroddiad neu femorandwm wedi’i ryddhau i’r holl Gyfarwyddwr Corfforaethol perthnasol ac/neu benaethiaid gwasanaeth.  Yn dilyn mwy o waith cysylltu a dilyn ymatebion i adroddiadau drafft fe gafwyd ymatebion mwy parod gan y rhai oedd yn derbyn yr archwiliad.  Fe ddylai Protocol Archwilio newydd yn manylu ar y prosesau a’r cyfnodau amser ar gyfer paratoi, gwneud y gwaith ac adrodd am adolygiadau Archwilio Mewnol helpu’r broses hon ymhellach.

Ÿ

Ers y Pwyllgor Archwilio blaenorol, roedd 18 adroddiad terfynol a 23 i gyd wedi’i rhyddhau yn ystod y cyfnod.  Roedd crynodeb o’r graddfeydd i’w gweld yn nhabl 3.2 ac roedd yn dangos i 8 adroddiad gael barn sylweddol (gradd A&B); 10 wedi derbyn barn ddigonol (graddfa C) a dim un adroddiad wedi derbyn barn cyfyngedig (graddfa D&E).

Ÿ

Yng nghyswllt gwaith ymchwilio arbennig y bydd Archwilio Mewnol yn ei wneud mewn ymateb i faterion sy’n dod i’r amlwg yn ystod gwaith archwilio cynlluniedig neu o ganlyniad i gais gan adrannau eraill neu gan Archwilio Allanol, mewn cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio fe ddywedwyd i un archwiliad arbennig gael ei wneud ar gais Rheolwyr yn y cyfnod hyd at 31 Gorffennaf, 2007.  Roedd yr ymchwiliad hwn yn ymwneud ag aelod staff nad oedd, fe gredid, yn gweithio ei oriau gwaith llawn.  Fe gwblhawyd yr archwiliad erbyn hyn ac mae’r canlyniadau’n cefnogi’r honiad gwreiddiol ac fe ddywedwyd hyn wrth y rheolwyr fel y gallant gymryd y camau priodol.

Ÿ

Ers cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fe ddechreuwyd dau ymchwiliad newydd yn ymwneud ag aelod staff nad oedd, fe gredid  yn gweithio ei oriau gwaith llawn, a hefyd aelod arall o staff nad yw’n dilyn y gweithdrefnau adrannol mewn perthynas ag incwm a dderbynnir.  Yn yr achos cyntaf, canlyniad yr archwiliad oedd i’r gweithiwr dderbyn rhybudd llafar, ac yn yr ail achos mae’r ymchwiliad yn parhau a bydd y canlyniadau’n cael eu hadrodd yn ôl i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.

Ÿ

Ni wnaed unrhyw waith dilyn-i-fyny yn ystod y flwyddyn - o ganlyniad i’r adnoddau cyfyngedig o fewn Archwilio Mewnol oherwydd swyddi gwag, mater sy’n derbyn sylw ar hyn o bryd, yn ogystal â’r gofyn i gwblhau’r holl waith sydd ei angen ar gyfer Archwilio Allanol ar y prif systemau ariannol.

Ÿ

Cafwyd system tracio argymhellion gan RSM Bentley Jennison heb ddim cost i’r Cyngor.  Rhoddwyd i mewn i’r system hon yr holl argymhellion a wnaed mewn Adroddiadau Mewnol yn ystod y cyfnod.  Bydd pob argymhelliad fydd yn cyrraedd y dyddiad gweithredu a gynlluniwyd ar ei gyfer yn cael ei dracio a bydd y gweithredu’n cael ei wirio trwy brawf archwilio cyfyngedig.  Pan fydd adnoddau’n caniatáu, bydd y system tracio argymhellion yn cael ei chychwyn a bydd cynnydd gyda’r holl argymhellion ar y traciwr yn cael eu hadrodd yn ôl fel eitem sefydlog o fewn adroddiadau cynnydd y Pwyllgor Archwilio yn y dyfodol.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Rheolwr Archwilio am ei diweddariad gan ddweud ei fod yn dda o beth i weld nad oedd unrhyw adroddiad archwilio wedi derbyn barn sicrwydd cyfyngedig o fewn y cyfnod ac y dylid canmol y gwasanaethau am gynnal lefel dderbyniol o reolaeth.  Gwahoddodd sylwadau gan aelodau’r Pwyllgor ar yr wybodaeth a gyflwynwyd, ac yn y drafodaeth a ddilynodd fe dynnwyd sylw at y pwyntiau a ganlyn -

Ÿ

Mynegwyd pryder unwaith yn rhagor ynglyn â sefyllfa staff Archwilio Mewnol yn arbennig yng ngoleuni’r wybodaeth bod 263 o ddyddiau archwilio wedi’i colli oherwydd llefydd gwag yn y tîm Archwilio ac felly bod yn rhaid prynu gwaith i mewn gan RSM Bentley Jennison ar gost ychwanegol.  Sylwyd bod sicrwydd wedi’i roi mewn cyfarfodydd blaenorol y byddai sefyllfa’r staff yn cael ei ailwerthuso ac y byddai trefniadau newydd yn cael eu rhoi yn eu lle er nad yw’n ymddangos bod hyn wedi’i wneud.  Mae hyn yn fater o bryder oherwydd bod yr Awdurdod yn dibynnu ar waith yr Adain Archwilio Mewnol er mwyn sicrhau rheolaeth ariannol effeithiol; unwaith yn rhagor ni wnaed unrhyw waith archwilio dilynol oherwydd materion staffio.  Ceisiwyd cael sicrwydd felly bod yr Awdurdod yn gwneud cynnydd gyda’r mater hwn a bod y swyddi gwag yn mynd i gael eu llenwi.

Nodwyd ymhellach bod gan yr Awdurdod broblem gyffredinol gyda recriwtio a chadw staff - gofynnwyd i’r Aelod Portffolio Gwasanaethau Archwilio os oedd wedi cael cyfle i edrych ar adroddiadau cyfweliadau gadael mewn achosion lle roedd staff yn gadael yr Adain.  Awgrymwyd y byddai’n ddefnyddiol, efallai i’r Pwyllgor dderbyn adroddiad ar y mater hwn er mwyn sefydlu beth yw’r rhesymau bod staff yn gadael o fewn yr adain ac i weld os gall yr Awdurdod, fel cyflogwr, wneud mwy yn y cyswllt hwn.  

Cadarnhaodd y Deilydd Portffolio Llywodraethu Corfforaethol y byddai’n ymchwilio i’r mater.

Cafwyd sylw gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid mewn ymateb i’r pryderon ar y mater hwn ei fod yn rhannu pryderon yr Aelodau ynglyn â’r gostyngiad yn aelodau staff yr Adain a’i fod wedi cyfleu hyn i’r Pwyllgor yn y gorffennol.  Mewn pwyllgor blaenorol roedd y Pwyllgor Archwilio wedi trafod ailstrwythuro staff yr Adain Archwilio, a’r gred oedd bod angen hyn er mwyn gwneud yr Adain yn fwy effeithiol a chadarnhaodd bod cynnydd wedi’i wneud ar hyn - roedd gwaith ailstrwythuro wedi’i wneud a’r swydd wag yr oedd y broses honno wedi’i chreu - Uchel Archwilydd Mewnol - wedi’i llenwi.  Pwysleisiodd bod prosesau o’r fath yn cymryd amser a bod yn rhaid dilyn gweithdrefnau penodol.  Fodd bynnag, tra bo bylchau’n parhau o fewn staff Archwilio Mewnol, mae gan yr Awdurdod yr hyblygrwydd o brynu gwaith i mewn gan RSM Bentley Jennison; fe adolygwyd y drefn hon er mwyn sicrhau bod y gwariant yn parhau o fewn y gyllideb bresennol a thra bo’r gost efallai ychydig yn uwch, doedd dim ond mantais i’w gael o’r arbenigedd a’r cynnyrch uwch sydd i’w briodoli i RSM Bentley Jennison.

6.1

Agorwyd y cyflwyniad gan Mr John Roberts, Rheolwr Prosiect Perfformio, Swyddfa Archwilio Cymru gydag eglurhad mai dogfen ar y cyd yw’r Llythyr Blynyddol gan Swyddfa Archwilio Cymru a Pricewaterhouse Coopers.  Mae’n cynnwys crynodeb o waith archwilio ac yn adrodd ar gynnydd ar weithgareddau gwella.  Roedd y cynnwys yn tynnu ar adroddiadau cyhoeddedig arolygaethau eraill i ddarparu crynodeb blynyddol i’r Cyngor.  Roedd am dynnu sylw’r aelodau i’r crynodeb ar dudalen 5 o’r ddogfen oedd yn rhoddi braslun o’r casgliadau ac fe ymhelaethir ar y rhain yng nghorff y ddogfen.

6.2

Dywedodd Mr Gareth Jones, PWC wrth yr aelodau bod Llythyr y Rheolwr Perthynas hefyd yn ymgorffori adroddiad yr Archwilydd Apwyntiedig o dan y Cod Ymarfer Archwilio gyda chyfeiriad penodol at ddau faes o waith - archwilio cyfrifon ac archwilio perfformiad, ac fe gafwyd adroddiad ganddo ar y casgliadau o dan y cyntaf o’r ddau bennawd fel a ganlyn -

Ÿ

Roedd adnoddau’r Cyngor wedi’u defnyddio’n briodol gyda chyfrifon amdanynt yn 2006/07;

Ÿ

mae cyfrifon cyhoeddedig y Cyngor 2006/2007 yn rhoi darlun teg o sefyllfa ariannol Cyngor Sir Ynys Môn ar 31 Mawrth 2007.  Roedd cyfrifon unwaith yn rhagor wedi’u llunio i safon uchel ac yn cyfarfod â’r rhaglen amser a ddynodwyd ar gyfer eu llunio a’u cyhoeddi.  Mae’r Safon Archwilio Ryngwladol (ISA) 260 yn gofyn i archwilwyr gyflwyno adroddiadau i'r 'rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu' ar ganfyddiadau ein harchwiliad o gyfrifon. Cafodd adroddiad yr Archwilydd Penodedig Archwiliad o'r Datganiadau Ariannol - adroddiad i'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu i'r  Pwyllgor Archwilio ar 19 Medi 2007. Mae crynodeb o'r canfyddiadau i’w weld yn Arddangosyn 1 yr adroddiad.

Ar 28 Medi 2007 cyflwynwyd adroddiad archwilydd diamod ar y Datganiadau Ariannol. Nid oedd yr Archwilwyr yn gallu cyflwyno tystysgrif i ddod â'r archwiliad i ben yn ffurfiol gan fod gwrthwynebiad i gyfrifon 2000/01 o hyd.

Ÿ

Mae gan y Cyngor drefniadau digonol ar waith i fonitro, rheoli a chyflwyno adroddiadau ar ei sefyllfa ariannol.  Mae gan y Cyngor hanes da o weithredu o fewn ei gyllideb refeniw gyffredinol. Yn 2006/07 dangosodd datganiadau ariannol y Cyngor gynnydd o £1,139,000 o ran y balansau cyffredinol. Mae'r adroddiadau monitro diweddaraf ar y gyllideb yn nodi bod y Cyngor yn rhagweld cynnydd pellach yn y cronfeydd cyffredinol ar ddiwedd 2007/08. Mae cronfeydd wrth gefn yn parhau i gael eu hadolygu’n flynyddol i sicrhau bod y rhesymau dros eu sefydlu yn parhau i fod yn ddilys a bod y swm a neilltuwyd yn seiliedig ar dybiaethau realistig o angen.

Ÿ

Mae trefniadau rheoli ariannol y Cyngor yn cynnwys rheolaethau ariannol mewnol, archwilio mewnol, safonau ymddygiad ariannol cydnabyddedig, trefniadau o ran cyfreithlondeb a threfniadau i atal a chanfod twyll a llygredd.

Ÿ

Mae'r Cyngor wedi gwneud defnydd o'r Fenter Twyll Genedlaethol i ganfod twyll - ymarfer cyfateb data cyfrifiadurol a gynhelir bob dwy flynedd ledled Cymru a Lloegr ac wedi'i gynllunio i nodi gordaliadau i gyflenwyr a hawlwyr budd-daliadau ac i ganfod twyll a gyflawnir ar gyrff cyhoeddus.  Fodd bynnag, nid yw'r Cyngor wedi cyflwyno unrhyw enghreifftiau o arfer nodedig mewn perthynas â'i ddefnydd o'r system Menter Twyll Genedlaethol.

Ÿ

Prin fu'r cynnydd a wnaed gan y Cyngor o ran sefydlu trefniadau i gyflwyno adroddiadau ar enillion effeithlonrwydd i Lywodraeth Cynulliad Cymru.  Mae'r Cyngor, yn anochel, ar lwybr dysgu o ran datblygu ei systemau i fesur a dangos enillion effeithlonrwydd ac mae angen ystyried hyn o fewn cyd-destun ehangach ei ymrwymiadau i sicrhau gwerth am arian parhaus wrth ddarparu gwasanaethau a mynd i'r afael â'r sefyllfa ariannol heriol y mae'n gweithredu ynddi.

Ÿ

Ar  y cyfan rydym yn fodlon bod gan y Cyngor drefniadau ar waith yn 2006/2007 i'w helpu i sicrhau darbodusrwydd, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn ei ddefnydd o adnoddau. Mae lle i wella trefniadau mewn sawl maes ac ni wnaed fawr o gynnydd yn y meysydd a nodwyd gennym i'w gwella'r llynedd fel y gwelir yn Arddangosyn 4 o’r adroddiad.

Ÿ

Mae’r Cyngor yn parhau i ddatblygu ei ddull o reoli perfformiad.  Cafodd y Cynllun a’r Crynodeb i’r Cyhoedd eu cynllunio a’u cyhoeddi ar amser ac roeddynt yn cydymffurfio gyda’r cyfarwyddyd yng Nghylchlythyr 28/2005.  Fodd bynnag, mae nifer o fannau lle gellid gwneud gwelliannau i’r Cynllun Gwella (fel y manylir arnynt yn Arddangosyn 5) gyda’r prif un yn ymwneud â methiant i gyhoeddi cynllun Cyfnod 1 ar gyfer 2007/08 yn unol â Chyfarwyddyd Cylchlythyr 28/2005 y flwyddyn hon eto er gwaethaf argymhelliad yr Archwilydd y flwyddyn diwethaf.  Er nad yw’r gofyn i gyhoeddi gwybodaeth am Gyfnod 1 yn rheidrwydd statudol, argymhellir bod awdurdodau yn peri bod gwybodaeth o’r math hwn ar gael fel arfer dda.

6.3

Adroddiad y Rheolwr Perthynas ar ran yr Archwilydd Cyffredinol

Ÿ

Nododd yr Asesiad Risg Blynyddol un deg tri o risgiau uchel ac mae'r Cyngor wedi nodi sut y bydd yn mynd i'r afael â'r risgiau hyn yn y cynllun gwella. Gwrthdaro rhwng Aelodau yw’r risg sy’n achosi’r pryder mwyaf i reoleiddwyr gan ei fod yn golygu nad yw'r Cyngor yn canolbwyntio ar gyflawni ei brif amcanion.

Ÿ

Mae proses asesu risg fewnol y Cyngor wedi parhau i ddatblygu. Mae nifer o'r meysydd risg uchel a nodwyd yn gyffredin yn y rhan fwyaf o awdurdodau yng Nghymru, er enghraifft Safon Ansawdd Tai Cymru, rheoli gwastraff, colli arian gan y Cynulliad, gwerthuso swyddi a rheoli perfformiad.

Ÿ

Ymhlith y risgiau uchel eraill i'r Cyngor mae: gwrthdaro rhwng aelodau; buddsoddi

mewn TGCh; cadernid penderfyniadau cynllunio; mynediad i ysgolion; darpariaeth hamdden; cartrefi gofal preswyl; rheoli adnoddau dynol; a rheoli perfformiad.

Ÿ

Gwrthdaro rhwng Aelodau sy'n achosi'r pryder mwyaf i reoleiddwyr y Cyngor ar hyn o bryd, gan ei fod yn tueddu i olygu nad yw Aelodau na Swyddogion yn canolbwyntio ar fynd i'r afael â'r risgiau uchel eraill ac amcanion y Cyngor.  At hynny, mae'r cyhoeddusrwydd negyddol a grëir gan y gwrthdaro hwn yn effeithio ar enw da'r Cyngor gyda'r etholwyr, ei reoleiddwyr, Cynulliad Cenedlaethol Cymru a Llywodraeth y Cynulliad.

Ÿ

Mae'r Cyngor wedi gwneud cynnydd o ran mynd i'r afael â nifer o risgiau yn ystod 2007. Ymhlith y rhain mae datblygu ei drefniadau llywodraethu corfforaethol a rheoli risg, ymdrin â gwyriadau cynllunio a rheoli enw da.  Mae'n bwysig bod y Cyngor yn cynnal momentwm o ran ymdrin â'r materion hyn.

6.4

Mae’r gwaith o Archwilio ac Arolygu Perfformiad a wnaed gan yr Archwilydd Penodedig ac ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru yn dangos darlun cymysg o gynnydd a meysydd i’w gwella

Ÿ

Nid oes unrhyw dystiolaeth i awgrymu bod yr ymgeisydd sy'n Aelod o'r Cyngor nac aelodau eraill wedi torri unrhyw un o weithdrefnau'r Cyngor o ran y ffordd yr ymdriniwyd â cheisiadau cynllunio Parc Cefni.

Ÿ

Mae'r Cyngor wedi ymdrechu ar y cyd i wella'r wybodaeth sydd ar gael iddo i fonitro absenoldeb oherwydd salwch ac mae wedi canolbwyntio ar ostwng lefelau salwch.

Ÿ

Nid yw buddsoddiad y Cyngor mewn Technoleg Gwybodaeth a Chyfathrebu (TGCh) wedi arwain at gymryd camau sylweddol o ran gallu'r Cyngor i gyflawni ei amcanion a disgwyliadau'r llywodraeth.

Ÿ

Mae'r Cyngor wedi datblygu nifer o'r polisïau sydd eu hangen er mwyn rheoli pobl yn effeithiol ond nid ategir y rhain gan wybodaeth ystyrlon am berfformiad ac, oherwydd diffyg ymrwymiad gan uwch swyddogion yn y gorffennol, nid ydynt wedi'u gweithredu'n gyson drwy'r sefydliad.

Ÿ

Mae'r Cyngor wedi sefydlu Tîm Cynllunio at Argyfwng ac mae'n gwneud cynnydd tuag at gyflawni ei ddyletswyddau allweddol o dan Ddeddf Argyfyngau Sifil Posibl 2004 ond mae angen gwneud mwy o waith i gydymffurfio â'r Ddeddf yn llawn.

Ÿ

Ni all gwasanaeth rheoli gwastraff y Cyngor gyflawni targedau gwastraff Llywodraeth Cynulliad Cymru a'r Gymuned Ewropeaidd yn llawn yn y tymor canolig i'r hirdymor ac mae angen cymryd camau gweithredu o ran lleihau gwastraff, gwaredu gwastraff mewn safleoedd tirlenwi ac adnoddau staff.

Ÿ

Cyngor yn cymryd camau i fynd i'r afael â gwendidau o ran rheoli corfforaethol a rheoli perfformiad sy'n cyfyngu ar ei allu i ddarparu gwell canlyniadau gwasanaeth ar gyfer pobl leol.  

Ÿ

Mae'r Cyngor yn rhoi cynlluniau ar waith i gyrraedd Safon Ansawdd Tai Cymru, ac mae'n cydnabod yr angen i ddatblygu trefniadau cadarn i reoli prosiectau a rhaglenni er mwyn sicrhau y'u gweithredir yn effeithiol.

Ÿ

Rydym yn monitro'r broses o ddatblygu trefniadau'r Cyngor o ran gwneud penderfyniadau, craffu ac atebolrwydd yn agos.  

Ÿ

Mae'r Cyngor wedi gwneud cynnydd da o ran effeithlonrwydd ynni mewn tai lleol ond nid yw trefniadau rheoli perfformiad yn y maes hwn wedi'u datblygu'n ddigonol.

Ÿ

Daeth yr Adolygiad ar y Cyd o wasanaethau cymdeithasol yn Ynys Môn i'r casgliad bod y Cyngor yn darparu gwasanaethau da ar y cyfan a'i fod 'mewn sefyllfa dda i gynnal a gwella gwasanaethau', dyfarnodd arolygiad ESTYN o fynediad a threfniadaeth ysgolion fod perfformiad y Cyngor yn cynnwys 'nodweddion da yn gorbwyso diffygion' a bod ei ragolygon ar gyfer gwella perfformiad yn 'dda heb unrhyw rwystrau pwysig'.

Ÿ

Nid yw'r Archwilydd Penodedig yn argymell unrhyw arolygiadau statudol eleni. Fodd bynnag, mae'r Archwilydd Penodedig a'r Archwilydd Cyffredinol yn parhau i bryderu am effaith gwrthdaro rhwng aelodau ar allu'r Cyngor i gyflawni'r ddyletswydd gyffredinol o dan adran 3(1) o Ddeddf 1999: I wneud trefniadau i sicrhau gwelliant parhaus i'r ffordd y mae'n cyflawni ei swyddogaethau, gan ystyried cyfuniad o ddarbodusrwydd, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Archwilwyr am yr adroddiad a’r cyflwyniad.

Gofynnodd y Cynghorydd J A Roberts, gyda chaniatâd y Cadeirydd, gwestiwn mewn perthynas ag archwilio cyfrifon Cymunedau’n Gyntaf a thynnodd sylw at bryderon oedd gan bob partneriaeth leol yn Ynys Môn nad oedd tystysgrif wedi’i rhyddhau gan yr archwilwyr ar gyfer rhai o gyfrifon Partneriaethau Cymunedau’n Gyntaf am yr ychydig flynyddoedd diwethaf.  Roedd ar ddeall y byddai Llywodraeth y Cynulliad yn cysylltu gyda PWC i geisio brysio’r mater ac roedd am ofyn am eglurhad ynglyn â’r sefyllfa.  

Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod y system a sefydlwyd gan Lywodraeth y Cynulliad i weithredu’r partneriaethau Cymunedau’n Gyntaf yn un hynod o gymhleth.  Mae’r Awdurdod yn y broses o weithio ei ffordd drwy’r casgliad o hawliadau grant Cymunedau’n Gyntaf ac fe wnaed peth cynnydd ar hynny - byddai’r hawliadau hynny wedyn yn cael eu hanfon ymlaen i’r archwilwyr allanol.

Cadarnhaodd Mr Ian Howse bod hwn yn faes cymhleth a bod hawliadau Grant Cymunedau’n Gyntaf heb eu prosesu trwy Gymru gyfan.  Gwneir y dasg archwilio yn fwy anodd trwy orfod glynu wrth set o feini prawf a osodwyd gan Lywodraeth y Cynulliad, a hefyd gan y ffaith bod yn rhaid i’r archwilwyr weithio trwy drydydd parti h.y. yr Awdurdod.  Roedd yn cydnabod y pwynt ac am sicrhau’r aelod y bydd PWC yn edrych ar y sefyllfa ac yn adrodd yn ôl i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid fel y gellir dweud wrth Lywodraeth y Cynulliad am y sefyllfa.  Dywedodd Mr Gareth Jones wrth yr aelodau bod Swyddfa Archwilio Cymru yn llunio rhestr fisol o’r hyn sy’n cael ei alw’n gloffwyr (h.y. hawliadau grant sydd ar ôl) ac mae cyfrifioldeb ar yr archwilwyr i leihau’r rhestr hon cyn belled ag sy’n bosibl.  Mae’r ffaith bod y grantiau’n parhau ar y rhestr yn dilyn y lefel o waith a wnaed i’w briodoli’n rhannol i gyfarwyddwyd Llywodraeth y Cynulliad ac i’r angen i sicrhau tystiolaeth a gwybodaeth sy’n gwneud y dasg o edrych ar hawliadau grant yn un hir.  Nid amharodrwydd ar ran yr archwilwyr i brosesu’r grantiau pan gant eu derbyn yw’r rheswm am yr oedi - dymuniad yr archwilwyr yw gweld yr hawliadau grant hyn yn cael eu clirio.

Cafwyd trafodaeth gref ar fater y Llythyr Archwilio yng nghyfarfod o’r Pwyllgor Gwaith a gynhaliwyd ar 4 Chwefror, 2008 meddai’r Rheolwr-gyfarwyddwr wrth yr Aelodau.  Cyfeiriodd at y crynodeb o’r materion a godwyd gan yr Archwilwyr a gwnaeth sylw ei fod yn rhannu pryderon bod gwrthdaro Aelodau yn un o’r prif risgiau sy’n wynebu’r Awdurdod.  Fodd bynnag, roedd yn dymuno tynnu sylw hefyd at yr elfennau cadarnhaol yng nghwaith y Cyngor - Cyd Adolygiad Gwasanaeth Cymdeithasol ac adroddiad Estyn ar fynediad a threfniadaeth ysgolion oedd dau adroddiad oedd yn cael eu canmol.  O safbwynt gwrthdaro Aelodau gwnaeth y sylw ei fod wedi adrodd yn hir i’r Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod ar 4 Chwefror ar y camau a gymerwyd yn ystod y flwyddyn i leihau’r risg oedd yn cael ei greu gan wrthdaro Aelodau (yr adroddiad hwnnw i fod ar gael yn fuan yng nghofnodion y cyfarfod), ac aeth dros rai o’r mesurau hynny fel a ganlyn -

Ÿ

mabwysiadu newidiadau i’r Cyfansoddiad i ddileu cwestiynau personol o’r Cyngor llawn;

Ÿ

mynd i’r afael â’r mater o geisiadau cynllunio’n tynnu’n groes ac unioni’r broses gynllunio;

Ÿ

cyflwyno fframwaith llywodraeth gorfforaethol newydd;

Ÿ

cyfarfodydd gydag arweinyddion y pum grwp i weithio ar faterion penodol;

Ÿ

mabwysiadu agwedd fwy rhagweithiol tuag at y cyfryngau a datblygu perthynas ymarferol gyda hwy;

Ÿ

cyflwyno rhaglen o ddatblygu corfforaethol;

Ÿ

sesiynau gwybodaeth gydag ymgynghorwyr annibynnol ar faterion cynllunio; rheoli enw da a llywodraethu corfforaethol.

Ÿ

mynegwyd pryder ynglyn ag adrodd am absenoldeb salwch ac awgrymwyd y dylai’r system gael ei symleiddio;

Ÿ

o safbwynt buddsoddi mewn TGCh cafwyd awgrym y dylai perthnasedd y systemau fod yn brif ystyriaeth pan yn cael systemau newydd;

Ÿ

o safbwynt Safon Ansawdd Tai Cymru, dywedwyd bod canolbwyntio’r sylw ar gyrraedd y Safon Ansawdd Tai Cymru wedi arwain at sefyllfa lle roedd y rhaglen gofal a thrwsio yn cael ei hoedi ac mae hyn yn boendod i denantiaid - cynigiwyd a chytunwyd y dylid anfon neges cryf i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol a’r Deilydd Portffolio Tai ei bod yn bryder i’r Pwyllgor Archwilio bod y Safon Ansawdd Tai Cymru yn gweithredu a hynny er drwg i’r rhaglen gofal a thrwsio;

Ÿ

yng nghyswllt adroddiad Estyn ar fynediad a threfniadaeth ysgol, tynnwyd sylw at y drafodaeth oedd wedi ail gychwyn yn Lloegr ar rôl ysgolion gwledig bychan o fewn eu cymunedau a gwnaed y sylw bod hyn yn arbennig o berthnasol i Ynys Môn ar hyn o bryd yng nghyd-destun y rhaglen aildrefnu ysgolion presennol.  Mae mater yr ysgolion bychan hefyd yn fater cymdeithasol ac fe ddylid rhoi lle mwy blaengar i’r ystyriaeth hon;

Ÿ

mewn perthynas ag Adnoddau Dynol, roedd yr Aelodau’n boenus oherwydd bod y maes hwn yn cael ei nodi yn barhaus fel maes risg uchel ac roeddynt yn arbennig o bryderus gyda chasgliad yr archwilwyr oedd yn dweud bod llawer o’r polisiau oedd eu hangen ar gyfer rheoli pobl yn effeithiol wedi’u datblygu ond nad ydynt wedi’u gweithredu’n gyson ar draws yr Awdurdod oherwydd diffyg ymrwymiad uwch swyddogion yn y gorffennol.  Nodwyd mai adnoddau dynol yw conglfaen yr Awdurdod a bod materion sy’n parhau heb gael sylw yn debyg o gael effaith ar weddill yr Awdurdod;

Ÿ

yng nghyswllt gwrthdaro Aelodau a’i effaith yn dwyn y sylw ymaith oddi wrth brif fusnes y Cyngor, tra yr oedd yn cael ei gydnabod bod trafodaeth iach yn rhan hanfodol o’r broses ddemocrataidd, roedd cytundeb bod angen cael ymdrech ar y cyd i symud ymaith oddi wrth ddiwylliant o wrthdaro.  Fodd bynnag, nodwyd bod gweithredu Deddf Llywodraeth Leol 2000 a chyflwyno model newydd o Lywodraeth Leol ar ffurf trefniadau sgriwtini/pwyllgor gwaith wedi bod yn ffactor gyfrannol i waethygu gwrthdaro Aelodau yn yr ystyr bod nifer o’r Aelodau’n teimlo eu bod yn awr ar ffiniau busnes y Cyngor ac nad oes ganddynt ond rhan gyfyngedig mewn gwneud unrhyw benderfyniadau.  Mae llawer o rwystredigaeth yn codi o’r ffaith nad oes gan Aelodau gerbyd ar gyfer gwneud safbwynt neu ddadl, ac fe ellid gwella’r sefyllfa trwy gael lefel uwch o ddeialog, gwell cyfathrebu a mwy o gyfranogi;

Ÿ

roedd yr Aelodau’n croesawu’r Llythyr Archwilio fel adroddiad oedd yn gyffredinol gadarnhaol tra hefyd yn cydnabod bod yna sawl maes lle gall yr Awdurdod, wella ei berfformiad, a sawl maes lle mae angen iddo newid ei berfformiad.  

6.5

Derbyn y Llythyr Archwilio Blynyddol am 2006/07 a diolch i’r Archwilwyr am eu gwaith ar y ddogfen ac am eu casgliadau o’i mewn.

6.6

Cyfleu i Gyfarwyddwr Corfforaethol Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol a’r Deilydd Portffolio Gwasanaethau Tai, bod y Pwyllgor Archwilio’n bryderus bod y Safon Ansawdd Tai Cymru yn ymddangos fel pe bai’n gweithio er drwg i’r Rhaglen Cynnal a Chadw Tai, a’r effaith y mae hyn yn ei gael ar denantiaid y tai.

7

TWYLL SIECIAU

8

HAWLIADAU COSTAU TEITHIO UWCH REOLWYR

Ÿ

copi o ddyddiadur y Rheolwr-gyfarwyddwr yng nghyswllt cyfarfodydd, seminarau, a chynadleddau ar Fusnes y Cyngor ers ei apwyntiad, fyddai’n darparu eglurhad o bwrpas a pherthnasedd y cyfarfodydd hynny i’w apwyntiad;

Ÿ

copi o hawliadau costau teithio’r Rheolwr-gyfarwyddwr;

Ÿ

eglurhad am y defnydd wnaed gan y Rheolwr-gyfarwyddwr o Faes Awyr Môn, a’r rhesymau dros ddefnyddio car ar gyfer siwrneiau i Gaerdydd ac oddi yno pan y gallai’r cyfleuster awyr fod wedi arbed amser a chost.

Y Cynghorydd R Llewelyn Jones

Cadeirydd