Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio dogfennau , 14 Ionawr 2010

Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio
Dydd Iau, 14eg Ionawr, 2010

PWYLLGOR ARCHWILIO

 

Cofnodion y cyfarfod a gafwyd ar 14 Ionawr, 2010

 

PRESENNOL:

 

Y Cynghorydd R.Llewelyn Jones (Cadeirydd)

Y Cynghorydd Jim Evans (Is-Gadeirydd)

 

Y Cynghorwyr Barrie Durkin, C.L.Everett, Eric Jones,

H.Eifion Jones, J.V.Owen, J.P.Williams, Selwyn Williams

 

 

 

WRTH LAW:

 

Rheolwr-gyfarwyddwr Dros Dro(ar gyfer Eitem 4)

Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid)

Pennaeth Gwasanaeth (Cyllid)

Rheolwr Archwilio (JF)

Cyfreithiwr i’r Swyddog Monitro (MJ) (ar gyfer Eitem 3)

Swyddog Pwyllgor (ATH)

 

 

 

YMDDIHEURIAD:

 

Y Cynghorydd Lewis Davies

 

 

 

HEFYD YN BRESENNOL:

 

Y Cynghorydd Clive McGregor (Arweinydd y Cyngor), Y Cynghorydd  G.O.Parry, MBE (Deilydd Portffolio Addysg a Hamdden),

Mr James Quance (PWC), Ms Lynn Hine (PWC) Mr John Roberts (Swyddfa Archwilio Cymru), Mr Patrick Green (RSM Tenon)

 

1

DATGANIAD DIDDORDEB

 

Ni chafwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

 

2

COFNODION

 

Cyflwynwyd a llofnodwyd cofnodion y cyfarfod cynt o’r Pwyllgor Archwilio a gafwyd ar 29 Medi, 2009, fel rhai cywir.

 

Yn codi -

 

Eitem 3 - Is-Bwyllgor Llywodraethu a Rheoli Risg

 

Gofynnwyd am eglurhad ar bresenoldeb y Cynghorydd Barrie Durkin yn y cyfarfod hwn o’r Pwyllgor Archwilio gan fod y Cynghorydd Durkin wedi cyhoeddi ei ymddiswyddiad fel aelod o’r Pwyllgor a hynny ymhlith sylwadau wnaed yn y drafodaeth ar y mater uchod yng nghyfarfod cynt y Pwyllgor ar 29 Medi, 2009.

 

Rhoes y Cadeirydd wybod i’r Pwyllgor bod y Cynghorydd Barrie Durkin wedi cyflwyno llythyr o ymddiheuriad am y sylwadau a wnaed yn y Pwyllgor ar 29 Medi.  Ni wyddai’r Aelodau bod yr unigolyn wedi tynnu ei sylwadau yn ôl, a gofynasant am gopi o lythyr o ymddiheuriad y Cynghorydd Durkin.  Cafwyd gair o gadarnhad gan y Cynghorydd Barrie Durkin nad oedd yn gwrthwynebu yr egwyddor o rannu ymhlith aelodau y Pwyllgor Archwilio ei ymddiheuriad a dywedodd y Cadeirydd y buasai’n trefnu i’r llythyr gael ei yrru at aelodau’r Pwyllgor.
 

 
 

3

IS-BWYLLGOR CANOLBWYNTIO AR Y CWSMER
 

 
 

Cyflwynwyd a derbyniwyd cofnodion y cyfarfod o’r Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y Cwsmer a gafwyd ar 18 Rhagfyr 2009.
 

 
 

 
 

 
 

4

LLYTHYR BLYNYDDOL
 

 
 

Rhoes y Cadeirydd groeso cynnes i Mr John Roberts, Swyddfa Archwilio Cymru (Swyddfa Archwilio) ac i Mr James Quance a Ms Lynn Hine, o PWC, a’u gwadd i gyflwyno’r Llythyr Blynyddol.
 

 
 

Yn ei gyflwyniad dywedodd Mr John Roberts, o’r Swyddfa Archwilio mai hwn oedd y Llythyr Blynyddol olaf i’w gyflwyno i’r Awdurdod a bydd y trefniadau yn wahanol yn y dyfodol yn sgil gweithredu ar Fesur Llywodraeth Leol 2009.  Roedd dwy ran i’r Llythyr - sef Adroddiad yr Archwiliwr Penodedig ac Adroddiad y Rheolwr Cydberthynas.  Wedyn aeth Ms Lynn Hine, PWC yn ei blaen i annerch y cyfarfod yng nghyswllt prif gasgliadau adroddiad yr Archwiliwr Penodedig fel a ganlyn -
 

 
 

Ÿ

Roedd gan y Cyngor drefniadau addas ar gyfer gweinyddu ac adrodd ynghylch materion ariannol ond nid oedd ganddo drefniadau addas ar gyfer sicrhau gwerth am arian yn ei ddefnydd o adnoddau.
 

 
 

Ÿ

Yn Llythyr Blynyddol 2007/08, dywedwyd bod nifer o faterion y dylai’r Cyngor fynd i’r afael â nhw yn y tymor byr er mwyn gwella ei drefniadau yn ystod 2008/09.  Roedd asesiad yr Archwilwyr o’r trefniadau yn eu lle yn 2008/09 yn nodi nad oedd cynnydd wedi’i wneud mewn nifer o feysydd ac, ar y cyfan, bod y trefniadau yn eu crynswth wedi gwaethygu.  Crynhowyd canlyniadau manwl asesiad yr Archwilwyr yn Arddangosyn 1.  Felly, ym mharagraff 20, ceir casgliadau’r Archwilwyr, ar ôl iddynt ystyried effaith y gwendidau a ddynodwyd yn eu crynswth fel y ceir y rheini yn Arddangosyn 1, nad oedd gan y Cyngor drefniadau addas yn weithredol er mwyn sicrhau economi, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn ei ddefnydd o adnoddau yn ystod 2008/09.
 

 
 

Ÿ

Mae Cynllun Gwella’r Cyngor 2009/10 yn cyflawni’r gofynion statudol ac yn darparu darlun cytbwys o’i berfformiad yn 2008/09, ond dengys y data bod ei berfformiad yn erbyn targedau wedi dirywio rhyw gymaint.
 

 
 

Gan Mr John Roberts, o Swyddfa Archwilio Cymru cafwyd adroddiad ar y prif gasgliadau yn Adroddiad y Rheolwr Cydberthynas fel a ganlyn -
 

 
 

Ÿ

Dengys adolygiadau o wasanaethau a threfniadau corfforaethol bod angen i’r Cyngor fynd i’r afael â nifer o wendidau sylweddol a’i fod â hanes gwael o ymateb i argymhellion rheoleiddwyr allanol.
 

 
 

Ÿ

Mae hanes hir y Cyngor o beidio â chael ei redeg yn briodol wedi cael effaith andwyol arno o ran cyflawni ei swyddogaethau ac yn ei adael mewn sefyllfa wan i wynebu heriau’r dyfodol.
 

 
 

Ÿ

Mae’r Cyngor yn cydnabod fod cryn le i wella yn ei drefniadau rheoli asedau ond mae cynnydd yn dechrau cael ei weld.
 

 
 

Ÿ

Mae’r Cyngor wedi gwneud cynnydd cyfyngedig wrth wireddu nifer o argymhellion a wnaed yn y gorffennol ond mae’n cryfhau ei drefniadau ar gyfer monitro’r ymateb i adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru.
 

 
 

Ÿ

Mae adolygiadau a gynhaliwyd gan Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru wedi dynodi nifer o feysydd sydd o gonsyrn.
 

 
 

Yn y drafodaeth ddilynol, roedd yr aelodau’n canolbwyntio ar feirniadaeth yr Archwilwyr o ran gwerth am arian a’r gwendidau a nodwyd ganddynt ac a amlinellwyd yn Arddangosyn 1 y Llythyr ac a fu yn arweiniad iddynt gyrraedd y casgliad hwn.  Er bod pawb yn gytûn bod hwn yn fater o gonsyrn, roedd rhai yn holi sut y daeth yr Archwilwyr i’r casgliad bod dirywiad cyffredinol ym mherfformiad cyffredinol y Cyngor o ran trefniadau i sicrhau economi, effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd wrth ddefnyddio ei adnoddau er bod saith o’r wyth agwedd a nodwyd yn Arddangosyn 1 yn dangos peth symudiad.  Ni chredent bod yr Archwilwyr yn cyflwyno darlun teg wrth ddweud bod dirywiad wedi bod yn y trefniadau cyffredinol er gwaethaf y dystiolaeth amlwg bod gwelliant mewn rhai meysydd.
 

 
 

Mewn ymateb eglurodd Ms Lynn Hine, o PWC sut yr oedd y meini prawf i’r casgliadau gwerth am arian yn gweithio - yn flynyddol gwneir asesiad bob blwyddyn ar draws y cyfan o 22 o awdurdodau Cymru er mwyn penderfynu ar feincnod priodol.  Felly, os ydyw Ynys Môn yn gwella mewn ambell i faes tra bo awdurdodau eraill yn gwella ar raddfa gyflymach o lawer neu i fwy o raddau - yna, yn gyffredinol, mae sefyllfa Ynys Môn yn gwaethygu mewn termau cymharol.  Felly mae hon yn ystyriaeth.  Yn ychwanegol, os ydyw maes penodol yn cael ei asesu dros ddwy flynedd a’r sgor i’r perfformiad yn mynd i lawr mae peth o’r fath yn arwain at ostyngiad yn sgor cyffredinol yr Awdurdod.  Er bod yr Aelodau yn iawn yn sôn am welliant wedi digwydd mewn sawl maes, nid oedd graddfa’r cynnydd wedi bod yn ddigonol neu heb fod yn ddigon sydyn i’r Archwilwyr gynnal casgliad bod yr Awdurdod wedi rhoddi trefniadau digonol yn eu lle i sicrhau economi, effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd yn ei ddefnydd o’r adnoddau.
 

 
 

Yng nghyswllt y pwynt wnaed ar werth am arian roedd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) yn cytuno gyda’r safbwynt bod y farn a roddwyd yng nghyswllt gwerth negyddol am arian yn creu pryder.  Yn y Llythyr Blynyddol blaenorol cafwyd canlyniadau amodol - sef bod yr Awdurdod gyda threfniadau yn eu lle i sicrhau economi,effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd yn ei ddefnydd o adnoddau ac y buasai wedi bod yn rhesymol i’r awdurdod fabwysiadu’r sefyllfa fel ei raglen ar gyfer y flwyddyn ddilynol a gweithio ar wella’r materion a bwysleisiwyd - yn fras dyna a ddigwyddodd.  Ond roedd yr adroddiad gerbron heddiw gan yr Archwilwyr yn awgrymu bod y paramedrau wedi’u symud unwaith eto, ac er bod rhywun yn medru gwerthfawrogi pam bod hynny’n digwydd roedd, fodd bynnag, yn fater o rwystredigaeth i’r Cyngor pan fo’n digwydd.  Felly er bod y Cyngor yn dangos gwelliant mewn sawl maes y tybiwyd ei fod gynt yn ddiffygiol ynddynt, mae yma bosibilrwydd bob amser, sy’n destun pryder, y bydd y system newydd, pan gyflwynir hi, yn symud y paramedrau eto ar adeg honno tybir bod y Cyngor unwaith eto yn methu mewn rhyw ffordd arall eto.  Roedd hi’n bwysig, yn ei farn ef, bod y cyfan o’r system reoleiddiol yn rhoddi credyd i’r Awdurdod am yr hyn a gyflawnodd a ddim yn gwthio’r paramedrau ymhellach yn ôl yn rhy aml.
 

 
 

Hefyd roedd dull yr Archwilwyr o gyflwyno adroddiad ar welliannau’r Awdurdod yn negyddol, ac fel enghraifft cyfeiriodd at baragraff 28, lle dywedir bod 60% o’r Dangosyddion Strategol Cenedlaethol 2008/09 wedi cyrraedd neu bron â chyrraedd eu targedau ond bod hyn yn ddirywiad bychan ar berfformiad y llynedd.  Er bod yr hyn a ddywedir yn ffeithiol gywir, goleddfir y ffaith bod y perfformiad wedi gwella yn achos dros hanner y Dangosyddion Strategol Cenedlaethol trwy ddweud bod hwn yn ddirywiad bychan ar y llynedd, ac o’r herwydd mae canlyniad sydd mewn gwirionedd yn un cadarnhaol yn ymddangos yn y testun fel canlyniad negyddol, fel petai’r perfformiad wedi gwaethygu gan ddadlau nad yw’r gwelliant yn ddigon er gwaethaf cyflawni peth gwelliant.  Aeth y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) ymlaen i ddweud y dylai’r Awdurdod geisio gwrthdroi’r patrwm hwn a hynny am nad yw’r neges yng nghyswllt y gostyngiad yn y perfformiad yn cael ei chefnogi pan fo rhywun yn canolbwyntio ar y manylion.  Mae’r Awdurdod yn dangos bod yma welliant yn y perfformiad ac er nad yw’r gwelliant hwnnw gymaint ag y dymunai rhywun, ond gwelliant ar i fyny yw hwn ac mae angen datgan hynny’n gadarnhaol o safbwynt yr Awdurdod er mwyn sicrhau na fydd yr argraff negyddol a grewyd gan ddehongliadau mwy negyddol y Rheoleiddwyr yn argraff arhosol.
 

 
 

Peth arall o bwys y dygwyd sylw ato yn y drafodaeth oedd y farn, gan rai aelodau, bod y Llythyr Blynyddol yn brin o fanylion ac nad yw’n dweud pwy sydd mewn gwirionedd yn gyfrifol am weithredu ar y gwelliannau hynny y dygir sylw atynt fel rhai angenrheidiol.  Roedd rhoi’r cyfrifoldeb ar y Cyngor oll fel corff yn aneglur ac nid oedd o gymorth ychwaith gan fod y term hwn yn cofleidio pawb ac nid yw’n taflu goleuni ar atebolrwydd nac yn gymorth i sicrhau atebolrwydd.
 

 
 

Wrth ymateb i’r gosodiad bod y Llythyr yn brin o fanylion eglurodd Mr John Roberts, o Swyddfa Archwilio Cymru bod y cyfryw Llythyr yn dilyn templed cydnabyddedig y mae’n rhaid i’r Archwilwyr ei ddilyn.  Buasai’n anodd gwyro oddi wrth y fformat hwnnw ac er bod modd mynd â’r pwynt yn ôl, mae hwnnw bellach yn academaidd gan mai hwn yw’r Llythyr Blynyddol olaf yn y diwyg hwn.   Wedyn cafwyd cadarnhad gan Ms Lynn Hine bod y Llythyr Blynyddol yn grynodeb o waith y mae’r Archwilwyr a’r Arolygwyr wedi’i wneud yn ystod y flwyddyn, ac yn yr achos hwn yn y cyfnod o Ebrill, 2008 hyd at Fawrth, 2009.  Nid gwaith newydd mohono ond sylwebaeth ar beth a ddigwyddodd ac ar beth a ddywedwyd a dyma’r eglurhad pam fod ynddo gyfeiriadau at yr Arolwg Llywodraethu Corfforaethol a dyma’r eglurhad i’r teimlad negyddol yn yr hyn a adroddir.  Er bod yr archwiliad ar y cyfrifon a hefyd waith y Rheolwr Cydberthynas yn cynnwys adroddiad ac argymhellion efallai ei bod hi’n deg dweud nad oes llwybr gweithredu diffiniedig ynghlwm wrth y casgliad gwerth am arian.   Fodd bynnag, efallai y buasai’r Pwyllgor yn dymuno ystyried beth y mae rhai Cynghorau eraill / a neu Bwyllgorau Archwilio eraill yn ei wneud yng nghyswllt gofyn i’r Pwyllgor Gwaith neu’r Tîm Rheoli ymateb i’r Llythyr Blynyddol ac i’r camau allweddol sy’n codi ohono.  Dros y misoedd nesaf, a chan ddilyn darpariaethau mesur Llywodraeth Leol 2009, bydd raid i’r Archwilwyr gynnal Asesiad Corfforaethol o’r Awdurdod ac felly bydd hwn yn waith newydd ac o bosib yn gyfle arall i gymryd stoc, a hynny yn ei dro yn rhoddi inni werthusiad mwy cyfredol o sefyllfa’r Cyngor.  Efallai y buasai’n eithaf peth i’r Pwyllgor ddeall y newid hwn yn gyntaf - cyn penderfynu a ydyw am ofyn am gynllun gweithredu manwl mewn ymateb i’r Llythyr Blynyddol.
 

 
 

Dywedodd y Rheolwr-gyfarwyddwr Dros Dro wrth y Pwyllgor y bydd papur y cytunwyd arno mewn egwyddor gyda’r Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor a’r nod ynddo fydd hybu dealltwriaeth ac eglurder yng nghyswllt swyddogaethau a chyfrifoldebau ac yn arbennig yng nghyswllt dal Swyddogion, Deilyddion Portffolio a Chadeiryddion y Pwyllgorau yn gyfrifol.  Yng nghyswllt cynnydd, dywedodd bod unrhyw Gyngor sy’n wynebu ymyrraeth yn gweld yr her o ddringo o’r sefyllfa honno yn anos byth oherwydd bod y meddylfryd rheolaethol yn tueddu i weld Cyngor o’r fath fel un sy’n perfformio’n wael - ac i gael credyd am unrhyw gynnydd rhaid iddo berfformio ar lefel uwch na norm Cyngor sy’n perfformio’n dda.  Felly mae’r capasiti i barhau i dderbyn sylwadau cymharol negyddol yn ddi-ben-draw, a chredai bod hyn yn fethiant yn y gweithdrefnau rheoleiddio.  Mae lle i wella bob amser ac mewn unrhyw Awdurdod sydd ddim yn dioddef oherwydd enw drwg mae materion o’r fath yn cael eu trin fel rhai i roddi sylw iddynt ar yr adeg briodol; ond i awdurdod gydag enw drwg maent yn tyfu’n faterion o bwys ac yn cyfrannu yn y broses o ddirywio mwy a mwy.  Gofynnodd y Rheolwr-gyfarwyddwr Dros Dro am sicrwydd gan y Rheoleiddwyr na fydd raid i’r Cyngor, dan y Mesurau newydd, wynebu sefyllfa lle bydd y bar yn cael ei godi yn uwch ac yn uwch a gofynnodd hefyd am gydnabyddiaeth am y gwelliannau y bydd wedi’u cyflwyno erbyn amser gweithredu ar y trefniadau newydd.
 

 
 

Ar y naill law roedd Mr John Roberts, o Swyddfa Archwilio Cymru yn cydnabod y pwynt hwn ond dywedodd nad oes modd troi’r llanw dros nos ac fe gymer amser i’r Awdurdod ddatrys y problemau.  O’r herwydd, ac yn anorfod bydd yma feysydd i’w gwella o hyd ym mhen 12 mis.  Bydd y rhain yma a bydd raid i’r Rheoleiddwyr eu nodi, ac wrth wneud hynny bydd raid iddynt gyflwyno adroddiadau arnynt.  Ond y pwynt allweddol yw sicrhau y bydd y Rheoleiddwyr mewn sefyllfa i nodi’r gwendidau yng nghyd-destun cynnydd a sicrhau bod modd iddynt ddweud bod yma feysydd o hyd y gellir eu gwella ond bod llai ohonynt na chynt a bod angen adlewyrchu hynny yn yr adroddiad.  Hwn yw’r Llythyr Blynyddol diwethaf i gael ei gyflwyno ac yn ei le, y flwyddyn nesaf, daw dogfen a elwir yn Adroddiad Asesu Gwelliannau a bydd y ddogfen hon yn cyflawni swyddogaeth gyffelyb - bydd yn edrych yn ôl dros berfformiad y gorffennol ond bod siap hwnnw yn dal i gael ei ddatblygu.  Bydd yr Adroddiad Asesu Gwelliannau yn wahanol i’r Llythyr Blynyddol a fwriadwyd ar gyfer y Cyngor yn bennaf, ond y gynulleidfa bennaf i’r Adroddiad newydd fydd y cyhoedd yn gyffredinol ac mi fydd hi’n anodd taro’r cywair cywir yn yr Adroddiad Asesu - cywair a fydd yn ystyrlon i’r cyhoedd yn gyffredinol, i Lywodraeth Cynulliad Cymru a hefyd i’r Awdurdod ei hun.  O safbwynt personol a sefydliadol rhoes Mr John Roberts sicrwydd i’r Pwyllgor ei fod yn gwerthfawrogi’r sefyllfa yr oedd Ynys Môn ynddi a phwysleisiodd nad amcan y Rheoleiddwyr oedd cael sicrwydd yn unig, ond roedd hefyd am gynorthwyo’r Cyngor i gyrraedd pen y daith yn ddiogel a phrin bod tynnu’r Awdurdod i lawr yn ddiddiwedd yn mynd i gyflawni’r nod hwnnw, ond yn yr un modd nid oedd y rheoleiddwyr yn mynd i gymryd y llwybr arall chwaith ac anwybyddu materion sy’n haeddu sylw.  
 

 
 

Er mwyn cael eglurder ar swyddogaethau ac ar gyfrifoldebau credai’r aelodau bod angen dull o gyflwyno adroddiadau’n ôl i’r Pwyllgor Archwilio ar y diffygion hynny a nodwyd yn Arddangosyn 1 ac a arweiniodd at y casgliad negyddol ynghylch gwerth am arian ym Mharagraff 20 ac roedd cytundeb yn eu plith bod hwnnw yn ddatganiad o bwys yr oedd yn rhaid rhoddi sylw iddo.  Dywedwyd bod y Pwyllgor Archwilio angen sicrwydd bod cynllun gwaith yn ei le i fynd i’r afael â’r gwendidau a nodwyd ac awgrymwyd mai’r ffordd orau o gael y sicrwydd hwnnw fyddai gofyn i’r Pwyllgor Gwaith ddarparu adroddiad ar y cynnydd yng nghyswllt gweithio ar y meysydd hynny yn Arddangosyn 1 lle roedd angen mwy o eglurder - yn arbennig felly ynghylch Rheolaethau Mewnol, Rheoli Risg, Rheoli Adnoddau ac Adolygu Perfformiad.
 

 
 

Wrth gloi’r drafodaeth, diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am eu cyflwyniad a’u cyfraniad a hefyd diolchodd i aelodau’r Pwyllgor am safon eu cyfraniadau i’r drafodaeth.  Hefyd diolchodd i staff yr Awdurdod a phwysleisiodd bod raid gweithio fel tîm i sicrhau gwelliant ac roedd am bwysleisio yn arbennig bod raid i bawb yn yr Awdurdod weithio’n gytûn ac yn arbennig felly ar adeg pan fo’r adnoddau ariannol yn brin.
 

 
 

Cynigiwyd ac eiliwyd bod y Pwyllgor yn derbyn y Llythyr Gwaith Blynyddol gan nodi y dymunai gael adroddiad gan y Pwyllgor Gwaith ar y camau y bwriada’r Pwyllgor eu cymryd mewn ymateb i’r Llythyr Blynyddol ac yn arbennig i bwrpas mynd i’r afael â’r materion a godwyd yn Arddangosyn 1 ac yn arbennig felly yng nghyswllt Rheolaethau Mewnol, Rheoli Risg, Rheoli Adnoddau ac Adolygu Perfformiad.  Cafodd ei eilio gan y Cynghorydd J.P. Williams.
 

 
 

Penderfynwyd -
 

 
 

Ÿ

Derbyn Llythyr Blynyddol 2008/09 a nodi ei gynnwys.
 

Ÿ

Gofyn i’r Pwyllgor Gwaith gyflwyno i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio y camau y bwriada eu cymryd mewn ymateb i’r Llythyr Blynyddol a rhoddi sylw i’r materion hynny a godir yn benodol yn Arddangosyn 1 y Llythyr gan roddi pwyslais ar y Rheolaethau Mewnol, Rheoli Risg, Rheoli Adnoddau ac Adolygu Perfformiad
 

 
 

5     DATGANIAD SEFYLLFA - RHEOLI RISG
 

      
 

5.1     Ailgyflwynwyd, fel gwybodaeth gefndirol i’r aelodau, y Datganiad Sefyllfa - Rheoli Risg a gyflwynwyd gyntaf i’r Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ym Mehefin, 2009.
 

      
 

5.2     Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaeth (Cyllid) ddiweddariad llafar i’r Pwyllgor ar ddatblygiadau yng nghyswllt symud ymlaen gyda materion rheoli risg yn y cyfnod ers Mehefin, 2009 a chan gynnwys y camau hyn -
 

      
 

Ÿ

Sefydlu grwp swyddogion i fwrw ymlaen gyda materion rheoli risg ac yn bennaf swyddogion o’r Uned Bolisi a’r Adran Gyllid ond hefyd y rheini sy’n ymwneud â rheoli risg yn eu meysydd arbenigol eu hunain - boed yn iechyd a diogelwch, eiddo neu barhad busnes a hefyd roedd arno gynrychiolwyr adrannol i fynd â negeseuon yn ôl o’r grwp i’r gwasanaethau perthnasol.
 

Ÿ

Llunio Strategaeth Rheoli Risg (fersiwn ddrafft) i’r Awdurdod ac sydd wedi’i thrafod a’i chytuno gan Grwp o Swyddogion a hefyd gyda chyfraniad swyddogion Zurich Municipal sy’n darparu cymorth yn y broses o reoli risg, ac roedd y ddogfen yn briodol i’w chyflwyno i’r Tîm Rheoli.
 

Ÿ

Gweithdy i edrych ar fathau gwahanol o gofrestr risgiau; beth y mae angen ei roddi ar restr; sut yr oedd sgorio risgiau amrywiol a beth y mae angen ei symud i lefel uwch.  Roedd bwriad i gynnal dau weithdy arall i roddi prawf ar yr amryfal ddulliau.  Y cam nesaf fydd galw ar Zurich Municipal i drafod, gyda’r Tîm Rheoli i Benaethiaid Gwasanaeth, y broses ar gyfer cyflwyno y dull a argymhellir i’r gwasanaethau fel bod modd sefydlu cofrestr risgiau ar ddwy lefel - ar lefel y gwasanaethau a hefyd ar lefel gorfforaethol.
 

Ÿ

Trefnu i ddarparu hyfforddiant i aelodau’r Pwyllgor Archwilio a hefyd i Aelodau’r Pwyllgor Gwaith ac i unrhyw aelod sydd â diddordeb mewn rheoli risgiau a gwneud hynny gyda chefnogaeth Zurich Municipal a chan gynnwys Mr James Quance, PWC.
 

   
 

     Wedyn roedd y drafodaeth yn troi o gwmpas yr amser a aeth heibio rhwng ei gyfarfod ar 29 Medi pryd yr ailgydiodd yn ei gyfrifoldeb am reoli risg ar y naill law a’r cyfarfod heddiw ar y llaw arall, a’r pryder am nad oedd dim wedi’i wneud yn y cyfamser ar lefel Pwyllgor i fwrw ymlaen gyda’r mater.  Roedd teimlad cryf bod Rheoli Risg yn fater rhy bwysig i’w roddi ynghlwm fel cynffon petai ar gwt rhaglen cyfarfod chwarterol y Pwyllgor Archwilio a’i fod yn haeddu cyfarfod arbennig yn y cyfnod rhyngddynt ac yn arbennig o gofio bod rheoli risg yn cael sylw penodol yn y Llythyr Blynyddol fel maes y canfuwyd gwendidau ynddo.  Dywedodd y Cadeirydd bod trafodaethau anffurfiol wedi’u cynnal ar y pwnc hwn a’i fod ef, yn bersonol, wedi pwysleisio mor bwysig yw rheoli risg ac y bydd pethau’n gwella trwy gael cyfarfod arall o’r Pwyllgor hwn y mis nesaf.
 

      
 

     Fel eglurhad eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) bod y posibilrwydd o alw cyfarfod arbennig o’r Pwyllgor Archwilio cyn y Nadolig yn benodol i ystyried Rheoli Risg wedi ei ystyried ond oherwydd prinder amser nid oedd hynny’n bosib ac wedyn llithrodd yr eitem i gyfarfod chwarterol arferol y Pwyllgor.  Buasai’n anodd galw cyfarfod o’r Pwyllgor yn ystod yr wythnosau nesaf gan fod y swyddogion yn gorfod treulio amser ar broses sefydlu’r gyllideb a chwblhau honno ond, fodd bynnag, mae’r Swyddogion am edrych ar y posibilrwydd o alw cyfarfod yn y cyfnod hwn.  Atgoffwyd yr aelodau gan y Pennaeth Gwasanaeth (Cyllid) bod rhagor o waith i’w wneud o hyd, er gwaethaf y cynnydd a nodwyd yn yr adroddiad, o ran cyflwyno i’r gwasanaethau ddull cytunedig o adnabod a chategoreiddio risgiau; dim ond ar ôl cwblhau’r gwaith hwn a phryd y bydd, wedyn, rywfaint o ddealltwriaeth yng nghyswllt risgiau yn y gwasanaethau, y gall aelodau wneud cyfraniad o ran edrych ar risgiau penodol.  
 

      
 

     Er bod peth anesmwythyd ynghylch gohirio gwaith ar y mater hwn hyd nes cwblhau cyllideb 2010/11 ym mis Mawrth, roedd y mwyafrif o’r Pwyllgor yn fodlon derbyn yr addewid i gael cyfarfod o’r Pwyllgor i drafod rhagor ar reoli risg unwaith y bydd y swyddogion yn fodlon bod y gwaith paratoi angenrheidiol wedi’i wneud a’i bod hi’n briodol cael y cyfarfod.  Cafwyd cynnig i ailymgynnull yr Is-Bwyllgor Llywodraethu a Rheoli Risg ac ailgydio yn y gwaith o edrych ar Reoli Risg yn unol â’i faes gorchwyl gwreiddiol ond nid oedd cefnogaeth i’r cynnig.
 

      
 

     Penderfynwyd -
 

      
 

Ÿ

Nodi yr hyn a ddywedwyd ar lafar ynghylch y datblygiadau gyda gwaith rheoli risg.
 

Ÿ

Gofyn i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) gyflwyno adroddiad arall i’r Pwyllgor ar reoli risg a galw’r cyfarfod cyn gynted ag y bo’n bosib.
 

      
 

6     ARCHWILIO MEWNOL
 

      
 

     Cyflwynwyd - Adroddiad y Rheolwr Archwilio ar waith yr Adain Archwilio Mewnol dros y cyfnod 1 Medi - 30 Tachwedd, 2009.
 

      
 

     Yn yr adroddiad rhoddwyd sylw i’r materion a ganlyn -
 

      
 

Ÿ

Y cynnydd yn erbyn y Cynllun Archwilio Mewnol hyd at 30 Tachwedd, 2009 gan gynnwys y dyddiau a neilltuwyd i bob uned archwilio yn y Cynllun, beth oedd statws cyfredol pob uned, beth oedd y statws blaenorol a hefyd beth oedd graddfa’r adroddiad terfynol pan gafwyd adroddiad yn unol â’r manylion yn Nhabl 1.
 

Ÿ

Cymhariaeth rhwng y dyddiau cynlluniedig i bob categori o waith yn erbyn y dyddiau gwirioneddol a gofnodwyd yn erbyn pob categori dros y cyfnod o wyth mis - 1 Ebrill, 2009 - 30 Tachwedd, 2009, sef cyfanswm o 563 o ddyddiau gwirioneddol ar waith archwilio rhaglenedig a 513 o ddyddiau cynlluniedig fel a nodwyd yn Nhabl 2.3.
 

Ÿ

Nifer yr adroddiadau terfynol a gyhoeddwyd ers y Pwyllgor Archwilio diwethaf, sef cyfanswm o 10 adroddiad terfynol yn codi o Gynllun Gweithrediadol Archwilio Mewnol 2009/10, 1 yn codi o Gynllun 2008/09 a 4 na chafodd eu cynnwys yn y Cynlluniau Archwilio gan roddi cyfanswm am y flwyddyn hyd yma o 44 o adroddiadau terfynol.
 

Ÿ

Crynodeb o’r graddfeydd a roddwyd i’r adroddiadau terfynol a gyhoeddwyd fel a nodwyd yn nhabl  3.3.  Yn y cyfnod hwn, nid oedd yr un adroddiad sefydliad wedi derbyn Graddfeydd D nac E ac nid oedd yr un adroddiad system wedi derbyn sicrwydd cyfyngedig.
 

Ÿ

Gwaith ymchwilio arbennig fel a nodwyd dan baragraff 4 ac yn arbennig y wybodaeth ddiweddaraf am ymchwiliadau sy’n parhau i grant adnewyddu.
 

Ÿ

Cynnydd y Cyngor wrth iddo weithredu ar argymhellion fel a nodir yn y Tabl Cynnydd yn Atodiad A yr adroddiad.
 

Ÿ

Perfformiad yn erbyn targedau am y cyfnod 1 Ebrill - 30 Tachwedd, 2009 yn ôl manylion Tabl 6.1.
 

      
 

     Yn y drafodaeth a ddilynodd roedd y pwyslais ar y cynnydd wrth weithredu ar argymhellion Archwilio Mewnol - rhai y cyfeiriwyd atynt yn Rhan 5 yr adroddiad ac a nodwyd yn Atodiad A.  Er bod camau gweithredol wedi’u cymryd ar 73% o’r holl argymhellion roedd pryderon oherwydd mai 62% yn unig o’r argymhellion sylweddol a weithredwyd.  Hyn er gwaethaf tybio bod argymhelliad arwyddocaol yn haeddu blaenoriaeth uwch a gofynnwyd - oni ddylai’r Pwyllgor bryderu am berfformiad ar y raddfa hon?
 

     Hefyd gofynnwyd a oedd hyn yn mynd i gael unrhyw effaith ar asesiad yr Archwilwyr o sut yr oedd y Cyngor yn cael ei redeg.  Yn ogystal nodwyd y buasai o fudd i’r Pwyllgor pe rhoddid iddo arwydd o beth yw cyfeiriad taith y perfformiad yng nghyswllt gweithredu argymhellion, ac a oedd yma welliant neu waethygiad.  Os oedd yma unrhyw arwydd o ostyngiad yn y perfformiad yna credid y dylai’r Pwyllgor ymateb trwy gymryd camau.  Awgrymwyd y dylai’r Uned Archwilio Mewnol gynnwys, yn yr adroddiad, rhyw ddyfais i fonitro patrwm y perfformiad.  
 

      
 

     Mewn ymateb dywedodd y Rheolwr Archwilio mai teg yw disgwyl rhagor o weithredu ar argymhellion arwyddocaol gan mai yr argymhellion hyn sydd yn creu neu yn awgrymu bod gwendidau mwy yn y system a risg fwy o wneud camgymeriadau.  Ond yn ychwanegol at hyn, roedd y 55 argymhelliad Arwyddocaol wedi mynd heibio’r dyddiad pryd yr oedd gweithredu i fod i ddigwydd er bod y dyddiadau hyn yn cael eu trafod a’u cytuno gyda’r Rheolwyr perthnasol i’r gwasanaeth fel rhai rhesymol.  Felly roedd hi’n anodd deall pam bod 62% yn dal i fod heb weithrediad.  Fodd bynnag, roedd Ms Lynn Hine, PWC yn croesawu’r ffaith bod monitro yn digwydd ar weithrediad yr argymhellion archwilio mewnol.  Onid oedd camau yn cael eu cymryd ar yr argymhellion roedd hi’n iawn gofyn am eglurhad pam a gofyn hefyd beth oedd y dyddiadau perthnasol.  Ond heb wybod mwy am yr argymhellion a heb syniad pa mor gymhleth oeddynt ni fedrai ddweud ei bod yn pryderu.  Ond buasai’n rhaid pryderu petai dim camau wedi’u cymryd a dim bwriad i’w datrys.
 

      
 

     Wedyn atgoffwyd yr aelodau gan Mr Patrick Green, RSM Tenon bod y system i dracio argymhellion yn dal i fod yn un gymharol newydd ac y bydd, dros gyfnod o amser, yn datblygu mwy o ystyr.  Os bydd yr un gyfran o argymhellion yn dal i fod heb weithrediad erbyn y Pwyllgor Archwilio nesaf yna gellid cyfiawnhau cwestiynau taer yn gofyn am y rhesymau a gofyn hefyd beth yw effaith hynny o ran y risg i’r Cyngor.  Ond, yn bersonol, credai ef bod y data yn dderbyniol fel arwyddion sy’n dangos bod cynnydd yn digwydd yng nghyswllt gweithredu ar argymhellion, ac i bwrpas symud ymlaen bydd raid sicrhau bod rheolwyr yn rhoddi sylw digonol i’r argymhellion arwyddocaol.  Fel yr oedd pethau nid oedd unrhyw reswm i ddweud yn wahanol ac mai enghraifft yn unig o lithriad dros gyfnod o amser sydd yma.  Erbyn y cyfarfod nesaf bydd modd i’r Uned Archwilio Mewnol gyflwyno adroddiad mwy ystyrlon yng nghyswllt nodi a weithredwyd ar yr argymhellion ac onid oes gweithrediad, cael eglurhad llawn ar y risg y mae hynny yn ei greu.
 

      
 

     Dygodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) sylw’r aelodau nad oedd yma un enghraifft o argymhelliad Sylfaenol h.y. y lefel uchaf o ran ffactor risg, heb weithrediad yn ei erbyn a bod yr argymhellion Arwyddocaol un gris i lawr.  Hefyd roedd angen ystyried yr argymhellion hynny sydd wedi’u disodli gan ddatblygiadau fel argymhellion wedi’u gweithredu oherwydd bod hyn yn golygu, fel arfer, bod gweithredu mewn ffordd arall wedi digwydd neu yn golygu bod y mater yr ymwna’r argymhelliad ag ef bellach ddim yn berthnasol.  Wedyn gofynnodd i’r aelodau ystyried, petai’r Uned Archwilio Mewnol wedi rhoddi gwybod am raddfa gweithredu 100%, a fuasai canlyniad o’r fath yn eu hargyhoeddi neu, ar y llaw arall, a fuasent yn dod i gasgliad bod yr argymhellion yn rhy hawdd.  Rhaid i argymhellion greu her a thros gyfnod o amser bydd y perfformiad gweithredu arnynt yn dod yn fwyfwy amlwg.
 

      
 

     Penderfynwyd derbyn yr adroddiad ar waith yr Adain Archwilio Mewnol dros y cyfnod 1 Medi - 30 Tachwedd, 2009 a nodi ei gynnwys a nodi hefyd y pwyntiau a godwyd yn ystod y drafodaeth ar yr adroddiad hwnnw.
 

      
 

7

HYFFORDDIANT A HUNANASESIAD Y PWYLLGOR ARCHWILIO
 

      
 

     Cyflwynwyd - Adroddiad ar y cyd gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) a’r Rheolwr Archwilio ar y pwnc uchod.  Roedd ynddo grynhoad o’r gwaith a wnaed yn y Gweithdy i aelodau’r Pwyllgor Archwilio ar 17 Rhagfyr, ac yn cynnwys hunanasesiad o gydymffurfiad y Pwyllgor gydag ymarferion gorau CIPFA yng nghyswllt rôl y Pwyllgor Archwilio.  Rhoddwyd canlyniadau’r gwaith ynghlwm wrth yr adroddiad ar ffurf tabl - yn hwnnw amlinellwyd y meysydd a aseswyd yn y Gweithdy fel rhai yr oeddid yn cydymffurfio gyda nhw, a nodwyd hefyd y meysydd lle roedd angen cymryd rhagor o gamau i gwrdd ag arferion gorau ac i bob un maes rhoddwyd marc blaenoriaeth o 1 i 3 ac 1 yn dynodi’r brys mwyaf.
 

      
 

     Yn ogystal â rhoddi sylw i’r arferion gorau, fel y cawsant eu hadlewyrchu yn yr hunanasesiad, gofynnwyd hefyd i’r Gweithdy am sylwadau ar y syniad o gyfethol aelodau nad ydynt yn Gynghorwyr ond serch hynny gydag arbenigedd priodol i’r Pwyllgor ac a allent gyfrannu’n gadarnhaol tuag at waith y Pwyllgor.  Er bod peth gwahaniaeth barn roedd yr aelodau’n gyffredinol o blaid rhoddi mwy o sylw i’r syniad.  Roedd Llywodraeth Cynulliad Cymru wedi dechrau ymgynghori ar elfennau llywodraethu mewn Llywodraeth Leol a hyn yn cynnwys cynigion i orfodi pob Awdurdod Lleol i gael Pwyllgor Archwilio a hefyd i gyfethol aelodau sydd ddim yn Gynghorwyr ac yn cyfateb i draean o’r Pwyllgor, ac un o’r rheini i Gadeirio’r Pwyllgor.  
 

      
 

     Gofynnwyd i’r Pwyllgor a oedd yn dymuno mabwysiadu canlyniadau’r hunanasesiad; gofynnwyd iddo a oedd budd mewn cael arolygon rheolaidd ar yr hunanasesiad; hefyd gofynnwyd a oedd yn dymuno cael rhagor o achlysuron hyfforddi priodol i’r Cadeirydd, yr Is-Gadeirydd ac aelodau eraill; a oedd angen blaenoriaethu’r camau marc 1 ar y rhestr wirio er mwyn gwella perfformiad a hefyd roedd angen ystyried yr egwyddor o gyfethol aelodau nad ydynt yn gynghorwyr i’r Pwyllgor ac a ddylid cefnogi papur ymgynghorol Llywodraeth Cynulliad Cymru ar y mater hwn.  Os oedd yr Aelodau yn cefnogi cynigion y Cynulliad ar elfennau archwilio yr ymgynghoriad, yna efallai y buasent yn dymuno ystyried argymell bod yr Awdurdod yn symud ymlaen yn wirfoddol i gymryd camau i weithredu ar drefniadau cyfethol cyn i drefniadau o’r fath gael eu gorfodi ar yr Awdurdod.
 

      
 

     Nid oedd yr holl Aelodau yn gytûn ar yr egwyddor o benodi unigolion lleyg fel aelodau o’r Pwyllgor Archwilio.  Ond roedd y rheini a gefnogai drefniant o’r fath yn teimlo y gallai penodiadau lleyg ddod ag arbenigedd gwerthfawr iawn i drafodaethau’r Pwyllgor a rhoddi iddo gyfeiriad newydd.  Hefyd, petai’r Awdurdod yn penderfynu’n wirfoddol gyflwyno’r trefniadau hyn yna edrychid arno fel corff yn gweithredu’n rhagweithiol.
 

      
 

     Ar y llaw arall, cyfeiriodd yr aelodau hynny oedd ag amheuon ynghylch y cynigion - y rhai oedd eisiau cymryd camau mwy pwyllog - at gostau uchel talu i unigolion lleyg oedd yn meddu ar y cefndir proffesiynol a’r sgiliau angenrheidiol; hefyd nodwyd lefelau mynychu gwael yr aelodau cyfetholedig ar y pwyllgorau eraill, a nodwyd yn ogystal bod yr Archwilwyr Allanol, trwy eu cyfraniadau proffesiynol, eisoes yn rhoddi dimensiwn ychwanegol i drafodaethau’r Pwyllgor.  Er bod yr aelodau hynny a gymerodd y safiad hwn yn hapus gyda chyflwyno sylwadau fel rhan o’r broses ymgynghori ni welent bod yma unrhyw reswm i’r Awdurdod hwn fod ar y blaen yng nghyswllt cyfethol aelodau nad ydynt yn gynghorwyr i’r Pwyllgor.
 

      
 

     Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) y bydd llawer iawn o’r manylion gweinyddol yng nghyswllt sgiliau ac addasrwydd cyfetholedigion posib a’r mater o dâl ac yn y blaen, yn cael sylw yn y broses ymgynghori.  Yng nghyswllt y pwynt olaf roedd yr awdurdod hwn yn y broses o sefydlu Panel i ymateb yn ffurfiol i ddogfen ymgynghorol Llywodraeth Cynulliad Cymru yn ei chrynswth.  Ond, roedd hi’n rhesymol disgwyl y buasai’r Pwyllgor Archwilio’n dymuno cyflwyno’i sylwadau ar y cynigion hynny y tu mewn i’r Ymgynghori sy’n ymwneud yn benodol â’r Pwyllgorau Archwilio.  Cafwyd awgrym gan un aelod y dylai Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio fod ar Banel Ymgynghori’r Awdurdod.
 

      
 

     Cynigiwyd ac eiliwyd yn ffurfiol bod y Pwyllgor Archwilio’n argymell i’r Pwyllgor Gwaith y dylid, mewn egwyddor, wadd tri aelod nad ydynt yn gynghorwyr - rhai gyda’r hawl i bleidleisio - i fod ar y Pwyllgor Archwilio.  Wedyn cafwyd gwelliant wedi’i eilio na ddylid cymryd yr un cam hyd nes gwybod beth fydd canlyniadau ymgynghoriad ffurfiol Llywodraeth Cynulliad Cymru.  Ar ôl pleidleisio ar y mater cafodd y gwelliant ei gario.
 

      
 

     Penderfynwyd -
 

      
 

Ÿ

Mabwysiadu canlyniadau’r hunanasesiad.
 

Ÿ

Y buasai’n fuddiol cynnal arolygon rheolaidd ar yr hunanasesiad hwn.
 

Ÿ

Trefnu rhagor o hyfforddiant sy’n briodol i swyddogaethau y Cadeirydd, yr Is-Gadeirydd ac aelodau eraill y Pwyllgor.
 

Ÿ

Blaenoriaethu’r camau a restrir fel blaenoriaeth 1 yn rhestr siecio’r hunanasesiad a hynny er mwyn gwella perfformiad y Pwyllgor.
 

Ÿ

Yng nghyswllt cyfethol aelodau nad ydynt yn gynghorwyr i sefyll ar y Pwyllgor, argymhellwyd peidio â chymryd camau hyd nes cael canlyniadau gwaith ymgynghori ffurfiol Llywodraeth Cynulliad Cymru ar Strwythurau Sgriwtini a Gwleidyddol.
 

 
 

 
 

 
 

 
 

Y Cynghorydd R. Llewelyn Jones
 

                Cadeirydd