Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio dogfennau , 16 Ebrill 2009

PWYLLGOR ARCHWILIO

Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar   16 Ebrill 2009

Diolchodd y Cadeirydd i'r Rheolwr Archwilio am yr adroddiad ac aeth ymlaen i ddwyn sylw'r aelodau at ran 5 ohono yng nghyswllt gwaith archwilio arbennig a dywedodd, yng nghyswllt cyfeiriadau am grant adnewyddu, fod ganddo gwyn ynghylch y mater hwn ac fel Cadeirydd y Pwyllgor roedd wedi trefnu cyfarfod gyda'r Rheolwr Archwilio yn ystod yr wythnos gyda'r unigolyn perthnasol.  Roedd am i'r Pwyllgor wybod y bydd ef yn ymwneud rhywfaint â'r mater hwn yn ei swyddogaeth fel Cadeirydd y Pwyllgor a hefyd fel aelod lleol gan fod y grant yn ymwneud ag eiddo yn ei ward ef.  Gofynnodd y Cynghorydd Thomas Jones a fuasai'n bosib cyflwyno adroddiad i'r Pwyllgor ar y gwaith archwilio arbennig hwn ac mewn ymateb dywedodd y Rheolwr Archwilio bod adroddiad diwygiedig wedi'i baratoi a hwnnw'n un priodol i'w gyflwyno i'r Pwyllgor.

Ar fater arall, a chyda pheth siom, cyfeiriodd y Cynghorydd Thomas Jones at lefel gymharol uchel o rai yn methu ag ymateb i'r broses tracio argymhellion fel y dywedwyd am hynny ac roedd sefyllfa o'r fath yn peri pryder.  Holodd tybed a oedd unrhyw fath o batrwm i'w weld yng nghyswllt adrannau neu adeiniau oedd ddim yn ymateb.  Cytuno gyda'r Cynghorydd Thomas Jones a wnaeth y Cadeirydd bod lefel ymateb wael yn peri pryder ac os oedd materion yn codi mewn adrannau sy'n flaenoriaethau o ran rheoli risg pwysleisiodd y dylid cael adroddiad arnynt ac yn wir efallai y dylai'r Pwyllgor Archwilio fynnu ar adroddiad.  Mewn ymateb dywedodd y Rheolwr Archwilio nad oedd yn gwbl fodlon cyflwyno adroddiadau'n ôl ar gyfraddau ymateb a hynny fesul Adran gan fod rhai adrannau wedi wynebu problemau dealladwy gyda'r system bresennol o dracio argymhellion; oherwydd yr amgylchiadau hyn prynwyd system newydd bwrpasol a thrwy ddefnyddio honno mi fydd hi'n haws i adrannau dderbyn nodyn atgoffa ac iddynt hwythau wedyn ymateb yn fwy prydlon.  Yn ei dro bydd hyn yn rhoi i'r Adain Archwilio Mewnol y sicrwydd y mae arni ei angen sef nad system na phroblemau gyda'r system sy'n gyfrifol am lefel uchel o fethu ag ymateb ac wedyn efallai y bydd raid edrych ar adrannau fesul un.  Wedyn gofynnodd y Cynghorydd Thomas Jones onid oedd hi'n wir dweud felly bod y system, fel y mae, ddim yn addas i'r diben?  Yn ei ymateb dywedodd y Rheolwr Archwilio fod rhai Penaethiaid Gwasanaeth wedi cael anhawster defnyddio'r system ac nad oedd ef, fel Rheolwr Archwilio, wedi cael digon o sicrwydd fod y system mor gyfleus a hwylus ag y dylai hi fod.

Roedd y Cynghorydd H. Eifion Jones yn croesawu system newydd i bwrpas hwyluso ymatebion yr adrannau ac yn gweld bod modd cael gwybodaeth am sut y maent yn ymdopi o ran gweithredu ar argymhellion archwilio, ac o'r herwydd, yn y dyfodol, ni fydd gan neb reswm i beidio ag ymateb.  Nododd bod yr adroddiad, at ei gilydd, yn gadarnhaol o ran cadernid y fframwaith rheoli mewnol - ac eithrio yr arolwg ar drefniadau Grant Trosiannol Cyfnod Allweddol 2-3 Llywodraeth Cynulliad Cymru - trefniadau y rhoddwyd sicrwydd cyfyngedig iddynt a gofynnodd tybed a oedd y Cyfarwyddwr Addysg a Hamdden yn dymuno cyflwyno sylwadau ar yr arolwg penodol hwn.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Addysg a Hamdden nad oedd mewn sefyllfa i ymateb yn fanwl i gasgliadau'r arolwg hwn ond gallai ddweud fod yr Adran wedi derbyn nifer o grantiau gan Lywodraeth Cynulliad Cymru a chan fod llawer ohonynt yn cyrraedd yn hwyr yn ystod y flwyddyn ariannol rhaid eu gwario cyn diwedd y flwyddyn a hynny yn ychwanegu at anawsterau eu tracio.  Fodd bynnag, roedd yn derbyn casgliadau'r arolwg archwilio yng nghyswllt y gwendidau a ganfuwyd.  Gan fod y cyfrifoldeb am ardystio ceisiadau am grant i'w cyflwyno i Lywodraeth Cynulliad Cymru arno ef a'i staff, dywedodd y Cyfarwyddwr Cyllid bod casgliadau'r adroddiad archwilio hwn yng nghyswllt methu â chydymffurfio gydag amodau'r grant wedi peri pryder iddo ef hefyd oherwydd y posibilrwydd o beidio â chydymffurfio gydag amodau a gallai hynny olygu nad oes modd ardystio'r ceisiadau am grant a hynny'n arwain at golli arian.  Cafwyd trafodaethau gyda Llywodraeth Cynulliad Cymru ac er gwaethaf casgliadau archwilwyr nid oedd y sefyllfa yng nghyswllt dulliau rheoli'r grantiau yn ddigon ddifrifol i golli'r grant ar yr achlysur hwn.  Ond roedd adroddiad adolygu yn rhybudd ynghylch cadernid y trefniadau i bwrpas rheoli'r grant dan sylw a hefyd yng nghyswllt grantiau eraill.

Cyfeiriodd aelodau at achosion eraill lle y bu'n rhaid gwario arian grant cyn cyflwyno cais amdano ac yn arbennig felly yng nghyd-destun cyllid ysgolion a chafwyd awgrym y dylai Llywodraeth Cynulliad Cymru sefydlu system fwy effeithiol ac un fwy effeithlon i bwrpas rhannu grantiau.  Hefyd mynegwyd pryderon y gallai gwendidau, megis y rheini a amlinellwyd yn yr adroddiad archwilio yng nghyswllt Rheoli Grant Trosiannol Cyfnod Allweddol 2-3 Llywodraeth Cynulliad Cymru, arwain yn y pen draw at golli arian.  Crybwyllodd y Cynghorydd Peter Rogers Grant Dechrau'n Deg sydd wedi'i sefydlu i roddi gwell dechreuad i blant mewn ardaloedd amddifad a soniodd am un ysgol yr oedd yn llywodraethwr arni nad oedd dim wedi digwydd er bod yr arian grant wedi'i wario a gofynnodd pam bod hynny'n digwydd.

Mewn ymateb dywedodd y Cyfarwyddwr Addysg a Hamdden bod mater y Grant Dechrau'n Deg wedi'i godi yn y Cyngor llawn pryd yr awgrymodd ef y dylid cael ymchwiliad i amgylchiadau'r achos hwn a bod y Cynghorydd Rogers a'r ysgol dan sylw yn derbyn copi o'r adroddiad; yn yr achos penodol hwn cododd yr anawsterau gyda rhannu arian cyfalaf.  Yn gyffredinol, fodd bynnag, roedd yr Adran Addysg yn gorfod delio gyda llu o grantiau a hynny'n rhoddi cryn bwysau ar y system - pwysau sy'n cael ei gydnabod gan bawb gyda'r canlyniad bod camau pellach dan sylw i ganolbwyntio ar y grantiau mwyaf strategol.  Ychwanegodd bod yma hefyd fater yn ymwneud â chapasiti y tu mewn i'r Cyngor ac yn arbennig felly yn yr Adran Gyllid i bwrpas gweinyddu yr amred o grantiau a roddir; nid oedd cynnydd yng ngrantiau'r blynyddoedd diweddar wedi arwain at gynnydd cyfatebol yn yr adnoddau staff sy'n angenrheidiol i weinyddu'r grantiau a gallai sefyllfa o'r fath beri risg i'r Cyngor o ran colli arian grant.  

Dywedodd y Cadeirydd bod cael adnoddau digonol yn eu lle i reoli grantiau'n effeithiol a gwneud y defnydd gorau ohonynt yn flaenoriaeth ac fe ddylid rhoddi pob gwybodaeth i'r Pwyllgor Archwilio am yr eitem fel bod modd i'r Pwyllgor wedyn roddi pwysau ar y rhai perthnasol os cyfyd unrhyw risg o golli arian.  Yng nghyswllt y Grantiau Trosiannol Cyfnod Allweddol 2-3 Llywodraeth Cynulliad Cymru, grantiau 28k a 57k y cyfeiriwyd atynt yn y crynodeb gweithredol o'r arolwg archwilio soniodd y Cynghorydd Thomas Jones am y cydymdeimlad oedd ganddo gyda'r sefyllfa yr oedd yr Adran Addysg ynddi oherwydd bod raid ystyried, yn ei phroses wario, y gwariant hwnnw ar grantiau a fydd, o bosib, yn cyrraedd yn Chwefror a gorfod gwario'r cyfan erbyn diwedd Mawrth; teimlai fod y dull hwn o ddelio gyda grantiau yn gwbl afresymol.  Hefyd awgrymodd y gallai'r awdurdod gael ei hun mewn sefyllfa lle roedd unrhyw strwythur a ddarperid i reoli'r cyfan o'r system grantiau yn costio mwy na'r grantiau eu hunain.

Tybiai'r Cynghorydd J. P. Williams fod yr un egwyddor yn berthnasol i baratoi a chyflwyno cyfrifon yn hwyr ac roedd wedi codi'r mater hwn mewn cyfarfod a holodd a oedd yr anawsterau yn digwydd oherwydd cyflwyno gormod o wybodaeth; oherwydd gofyn am ormod o wybodaeth yn rhy sydyn neu yn syml am nad oedd digon o adnoddau ar lefel sylfaenol?  Pwysleisiodd bod yr awdurdod yn delio gyda symiau sylweddol o arian cyhoeddus a llawer o hwnnw yn dod o grantiau tymor byr neu rai ad hoc a bod yma, fe ymddengys, broblem gyffredinol yng nghyswllt rheoli'r grantiau hyn yn hytrach na'r broblem benodol y cyfeiriwyd ati yn y gwaith archwilio uchod.  Felly roedd yn rhaid gofyn a oedd gan yr Adran Gyllid ddigon o adnoddau i ymdopi gyda'r pwysau arni; a oes yn yr Adran staff all droi at nifer o ddyletswyddau amrywiol; ac a roddwyd digon o hyfforddiant fel bod digon o gymorth wrth gefn pen fo staff yn absennol?  Teimlai ef bod yma broblem yng nghyswllt adnoddau.  Perthnasol yn y cyswllt hwn oedd y gwahaniaeth o 166 diwrnod rhwng y dyddiau archwilio rhaglenedig a'r dyddiau archwilio gwirioneddol ac oherwydd yr anghysondeb hwn teimlai'r Cynghorydd Williams bod yr adain yn perfformio 20% yn is na'r targed a bod hwn yn fater o bryder.  Gofynnodd beth oedd y risgiau y gallai'r awdurdod eu hwynebu oherwydd anawsterau ymdopi.

Mewn ymateb i'r pwynt diwethaf a wnaed gan y Cynghorydd Williams dywedodd y Rheolwr Archwilio bod y Cynllun Archwilio Mewnol yn seiliedig ar risg o ran yr ardaloedd hynny y credid bod angen edrych arnynt, ac felly os nad oedd 20% o'r cynllun archwilio yn cael sylw yna yn naturiol mae risgiau yn deillio o hynny.  Roedd y staff yn ceisio rhoi blaenoriaeth a sylw i feysydd risg uchel, sef pethau a all beri risg uchel o bwys neu bethau a allai beri risg i enw da'r Cyngor a meysydd eraill y mae'n rhaid i'r Archwilwyr Allanol gael sicrwydd yn eu cylch yn seiliedig ar y gwaith a wnaed gan yr Archwilwyr Mewnol.  Ond oherwydd y diwrnodau a dreuliwyd yn gweithio ar faterion eraill nid oedd modd rhoddi sylw i rai arolygon penodol.  Yma soniodd Mr. Patrick Green, RSM Bentley Jennison, fod archwilio mewnol yn broses barhaus ac onid oes sylw'n cael ei roddi i feysydd penodol eleni yna byddant yn cael y sylw hwnnw y flwyddyn nesaf; mae hyn yn golygu newid y cylch archwilio.  Pennwyd blaenoriaethau i'r flwyddyn hon a hynny'n golygu y bydd y meysydd pwysicaf yn cael sylw tra bydd y meysydd hynny na chânt sylw eleni yn dod yn flaenoriaethau y flwyddyn nesaf.  Ar ôl dweud hyn roedd yr Uned Archwilio Mewnol yn fodlon bod sylw wedi ei roddi i'r mannau blaenoriaeth ac y bydd gwaith archwilio a ohiriwyd yn cael sylw yn y dyfodol.  Os oedd gweithgaredd yr uned yn parhau ar yr un lefel ac yn is na'r targed dywedodd y Cynghorydd J. P. Williams y bydd yr adain, ym mhen 5 mlynedd, flwyddyn y tu ôl i'r Rhaglen Waith ac yn ystod blwyddyn gall cymaint o bethau ddigwydd na fydd neb yn ymwybodol ohonynt.  Mewn ymateb dywedodd Mr. Patrick Green nad oedd, o ran rheoli'r adain, modd rhagweld pob digwyddiad.  Os oedd un absenoldeb neu ddau oherwydd gwaeledd neu wyliau mewn tîm cymharol fychan neu os oedd aelod o'r staff yn gadael yna mae amgylchiadau o'r fath yn cael effaith ar y cynllun.  Y gobaith bob amser yw bod yr adnoddau yn aros yn ddigyfnewid oherwydd nad oedd modd prynu adnoddau bob amser a hynny oherwydd y costau a'r cwantwm.  Edrychir ar y Cynllun Archwilio o'r newydd o flwyddyn i flwyddyn er mwyn nodi beth fydd y blaenoriaethau a'r risgiau am y flwyddyn ddilynol; nid yw'n rowlio yn ei flaen yn ddigyfeiriad.  O'r herwydd ni chredai fod yr Uned Archwilio Mewnol yn euog dros gyfnod hir o anwybyddu mannau y mae angen eu harchwilio.

Roedd y Cyfarwyddwr Cyllid yn croesawu bod y Pwyllgor Archwilio yn herio'r ffaith fod gwaith archwilio gwirioneddol a wnaed yn llai na'r bwriad yn y Cynllun Archwilio ac roedd hwn yn fater a drafodwyd droeon yn y gorffennol.  Roedd yr adroddiad yn cyfeirio at y cyfan o'r flwyddyn ariannol ac roedd yr Adain Archwilio, erbyn diwedd y flwyddyn ariannol, gyda staff llawn; yn gynharach yn y flwyddyn cafwyd y problemau.  Fodd bynnag, gallai roddi sicrwydd i'r Pwyllgor bod y gwaith yn cael ei flaenoriaethu yn ôl risg, ac os oedd y Pwyllgor yn fodlon bod yr Adain yn blaenoriaethu gwaith archwilio sydd, fe dybir, o risg uchel a hefyd bod deilliannau'r gwaith hwnnw'n foddhaol, yna gallai gymryd cysur o'r broses bod yr adain yn wir yn blaenoriaethu'n gywir ac nad yw'n osgoi meysydd risg uchel.  Yng nghyswllt grantiau allanol, roedd hi'n deg ddweud bod y system yn dioddef oherwydd biwrocratiaeth ac roedd angen gormod o amser ac o adnoddau i weinyddu'r grantiau.  Yn ddiweddar crewyd swydd ychwanegol yn yr Adran Gyllid yn benodol i ddelio gyda grantiau a chyllidwyd y swydd gyda rhai o'r ffioedd sy'n dod trwy'r system ond gwnaeth sylw yng nghyswllt y gwaith archwilio ar y Grant Trosiannol Blwyddyn Allweddol 2-3 Llywodraeth Cynulliad Cymru bod y broblem yn ymwneud yn fwy â gwario'r grant yn hytrach nai'u gweinyddu.

Gofynnodd y Cynghorydd J. P. Williams a fuasai o unrhyw gymorth i'r Adran petai'r Pwyllgor Archwilio yn pwyso ar Lywodraeth y Cynulliad i ystyried symud y pwyslais o ran sut y mae'r arian yn cael ei ddyrannu, fel bod llai o arian yn cael ei ddyrannu trwy system o grantiau allanol a mwy ar gael trwy gynnydd yn y Grant Cymorth i'r Dreth.  Efallai y buasai'n fuddiol i'r Pwyllgor hwn ofyn am adroddiad ar yr arbedion effeithiolrwydd posib yn sgil cyflwyno'r newid pwyslais hwn.  Er enghraifft, ni allai'r ysgolion gynllunio yn effeithiol yn seiliedig ar grantiau ad hoc neu rai tymor byr.  Er bod y Cadeirydd yn cydnabod y pwynt hwn awgrymodd y buasai'n fwy priodol i'r mater gael sylw yn y Cyngor Sir.

Penderfynwyd derbyn adroddiad y Rheolwr Archwilio ar waith yr Adain Archwilio Mewnol am y cyfnod 1 Ionawr - 31 Mawrth 2009.

     Cyflwynwyd - y fersiwn ddiweddaraf o'r Cynllun Strategol Archwilio Mewnol am 2007/10 yn cynnwys Cynllun Gweithredu 2009/10 yr Adain Archwilio Mewnol.

     Dywedodd y Rheolwr Archwiliwr bod y Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ar 29 Mehefin 2007 wedi rhoi ei gymeradwyaeth i Strategaeth Archwilio Mewnol 2007/08 - 2009/10.  Roedd y Strategaeth honno’n seiliedig ar Asesiad Anghenion Archwilio Mewnol a gynhaliwyd yn ystod mis Mawrth 2007. Mae’r Strategaeth Archwilio Mewnol yn ddogfen fyw a rhaid ei diwygio’n gyson wrth ddatblygu systemau newydd, wrth i newidiadau sylweddol ddigwydd i’r hen systemau, wrth i gyfraith newid, a hefyd wrth i’r amcanion newid ac i gadw ar y blaen gydag unrhyw risgiau newydd a nodir.  Hefyd mae adnoddau yn cael effaith ar y dadansoddiad bob amser.  Os oes llai o adnoddau na’r disgwyl  bydd hynny’n golygu y bydd raid rhoddi mwy o bwyslais ar flaenoriaethu a lleihau nifer yr arolygon, neu leihau cwmpas pob archwiliad unigol. Gyda mwy o adnoddau mae modd adolygu mwy o feysydd neu roddi mwy o sylw i arolygon unigol a gynlluniwyd.

     Y mae’r dull archwilio a fabwysiadwyd yn un sy’n seiliedig ar risg . Er mwyn adnabod y meysydd sydd angen archwiliad mewnol, mae’n rhaid deall risgiau sy’n wynebu’r sefydliad.   Cynhaliwyd asesiad anghenion am 2009-10 gan ddefnyddio’r broses a amlinellwyd yn rhan 2 o'r adroddiad.

     I bob blwyddyn benodol o’r Strategaeth Archwilio Mewnol paratoir Cynllun Gweithredu a hwnnw sy’n rhoddi i’r Adain Archwilio Mewnol ei rhaglen waith am y flwyddyn.  Mae’r Asesiad Anghenion Archwilio yn cael ei adolygu a gofynnir i’r Cyfarwyddwyr a’r Penaethiaid Gwasanaeth nodi pob risg na chafodd sylw’n barod.  Defnyddir yr Asesiad Anghenion Archwilio i sianelu’r adnoddau archwilio mewnol yn uniongyrchol i’r rhannau hynny o’r sefydliad y mae gwaith asesu’n dangos mai y nhw sy’n peri’r risg fwyaf yng nghyswllt cyflawni amcanion.

     Fel rhan o Gynllun Gwaith Mewnol 2009-10 mae’r Adain Archwilio Mewnol wedi cyfarfod gyda’r Cyfarwyddwr Corfforaethol – Cyllid, ac wedi cysylltu gyda Chyfarwyddwyr Corfforaethol eraill a hefyd gyda Phenaethiaid Gwasanaeth i drafod eu hamcanion.  Yn ogystal ymgynghorwyd gyda’r Archwiliwr Allanol yng nghyswllt Cynllun Gweithredu arfaethedig 2009-10.  Mae’r Cynllun Gweithredu arfaethedig ar gyfer Archwilio Mewnol, fel y gwelir ef yn Atodiad A, yn adlewyrchu canlyniadau arolwg eleni ar yr Asesiad Anghenion Archwilio a hefyd y materion adnoddau sy’n dal i gael effaith ar y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn 2009-10.

     Mae gan yr Adain Archwilio adnoddau llawn ar gyfer 2009/10 a chan gynnwys swyddog dros dro – Archwilio Mewnol yn llenwi bwlch a adawyd gan aelod amser llawn o’r staff sydd ar absenoldeb mamolaeth.  Adolygwyd nifer y dyddiau archwilio rhaglenedig i roi targed heriol i’r Adain yn 2009/10 ac yn cyfateb i gynllun blaenoriaethol i wasanaethu’r holl adrannau ac mae hyn yn cynnwys unrhyw feysydd risg newydd neu feysydd sy’n peri mwy o risg yn codi o’r flwyddyn 2008-09. Yn Atodiad C mae diweddariad o’r cynllun strategol a manylir ar faterion adnoddau yn Atodiad B.  

     Dywedodd y Rheolwr Archwilio y buasai'n gofyn i'r Pwyllgor roddi sylw penodol i'r pwyntiau a godwyd dan Ran 6, sef:

Cyfeiriodd y Cynghorydd Eric Jones at gynnwys diweddariad yn y Cynllun Strategol yng nghyswllt adolygu cael tenantiaid i dai gweigion ac roedd hi'n ymddangos iddo ef bod yr amser a gymerwyd i gael tai gweigion yn ôl ar y gofrestr tai yn rhy hir a hynny'n arwain at golli incwm rhent.  Gofynnodd am gadarnhad y bydd yr Adain Archwilio Mewnol yn edrych ar y maes hwn ac mewn ymateb dywedodd y Rheolwr Archwilio bod gwaith wedi ei wneud ar y tai gweigion ddechrau'r flwyddyn a phethau fel petaent yn gwella yn sgil sefydlu trefniadau i gyflymu'r broses o'u llenwi; yn sgil y gwaith archwilio hwnnw fe gafwyd barn sicrwydd digonol.  Felly roedd tai gweigion yn cael sylw fel rhan o Gynllun Archwilio Mewnol eleni ac roedd y swyddogion Archwilio Mewnol wedi eu bodloni gyda'r cynnydd a hefyd bod y newidiadau i'r trefniadau wedi arwain at ostyngiad yn nifer y tai gweigion.

Holodd y Cynghorydd Thomas Jones yng nghyd-destun cael gwerth gorau am arian gan yr Uned Archwilio Mewnol gan ofyn sut oedd y Cynllun Strategol yn asio gyda Rhaglen Waith yr Archwiliwr Allanol; sut fath o drafodaeth oedd yn digwydd rhwng y ddwy elfen archwilio ac a oedd unrhyw orgyffwrdd rhwng y ddwy?  Mewn ymateb dywedodd Mr. Gareth Jones, PWC, bod cyfrifoldebau'r archwilwyr allanol yn wahanol ac ar wahân i rai archwilio mewnol; roedd modd dweud am yr archwilio mewnol ei fod yn estyniad i waith rheoli ac yn ymwneud yn bennaf ag adolygu systemau yn fanwl tra bo'r archwilwyr allanol yn edrych ar faterion o safbwynt allanol ac wedyn yn cyflwyno adroddiadau yn y pen draw ar ba mor rhesymol yw'r cyfrifon.  Rhaid bodloni'r archwilwyr mewnol bod y rhaglen waith fewnol yn rhoddi sylw i systemau creiddiol a meysydd eraill sy'n seiliedig ar wneud asesiad risg yn ôl barn bob blwyddyn; onid oedd yr archwilwyr mewnol yn cyflawni'r gwaith ac os oeddynt yn syrthio'n ôl gyda'r rhaglen waith i'r graddau bod bylchau yn ymddangos yna buasai'n rhaid i staff archwilio allanol wneud y gwaith hwnnw.  Mae'r archwilwyr allanol yn annibynnol ac yn rhoddi trosolwg o'r gwaith archwilio mewnol yn yr ystyr bod yr archwilwyr allanol, ar ôl i archwilwyr mewnol arolygu system, yn edrychar eu dulliau a'u casgliadau, ond nid yw'n ailadrodd gwaith yr archwilwyr mewnol gan fod y ddwy ddisgyblaeth yn ymwybodol o gyfyngiadau yr adnoddau a'r cyllidebau archwilio.  Mae'r archwilwyr allanol yn edrych ar berthnasedd o safbwynt y cyfrifon yn gyffredinol tra bo'r archwilwyr mewnol yn canolbwyntio ar systemau manwl.

Fel enghraifft cyfeiriodd y Cynghorydd Thomas Jones at y contract Cynnal a Chadw Priffyrdd, contract sy'n costio'n sylweddol i'r Cyngor, a hoffai ef wybod beth yw nifer y dyddiau a dreulir ar adolygu'r swm a wariwyd a lefel y risg gysylltiedig.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio bod y risgiau a nodir yn y Cynllun 3 Blynedd yn Atodiad C yn ymwneud â nifer helaeth o ragdybiaethau gan yr archwilwyr mewnol adeg paratoi fersiwn ddrafft; bydd rhai o'r rhagdybiaethau hyn yn seiliedig ar pryd y cynhaliwyd yr arolwg diwethaf, yn seiliedig hefyd ar berthnasedd a hefyd ar a ydyw'r swm ariannol yn un mawr ac ar farn yr archwilwyr mewnol yng nghyswllt y system reoli fewnol y tro diwethaf i'r maes gael ei adolygu.  Dyma'r broses a ddefnyddir i asesu beth yw'r categori risg ond mae'r sefyllfa yn gyfnewidiol gan fod risg yn medru newid yn ystod y flwyddyn neu o'r naill flwyddyn i'r llall; er enghraifft petai adroddiad arall yn cael ei gynhyrchu gan gorff allanol ar un o'r meysydd hyn ar adroddiad hwnnw'n dangos nad oedd sicrwydd ar gael, yna rhoddid sylw i'r sefyllfa.

Wrth gyfeirio at y Cynllun Archwilio Mewnol Cyfnodol yn Atodiad A sylwodd y Cynghorydd Selwyn Williams bod 15 diwrnod wedi'u neilltuo ar gyfer y Cynllun Twyll Cenedlaethol a gofynnodd a oedd gan yr awdurdod unrhyw dystiolaeth o unrhyw beth yng nghyswllt twyll cenedlaethol.  Yn achos y Gwasanaethau Cymdeithasol roedd 15 diwrnod wedi'u neilltuo i daliadau i gartrefi preifat; cofiai bod y Cyngor hwn ar un adeg yn cael ei ordalu yn y categori hwn a gofynnodd a oedd pethau wedi eu tynhau yn y cyfamser.

Mewn ymateb dywedodd y Rheolwr Archwilio bod yr arolwg yng nghyswllt y Cynllun Twyll Cenedlaethol yn rhoddi'r pwyslais ar gydymffurfio gyda gofynion y Cynllun o ran y wybodaeth a'r data a gyflwynir, a hefyd eu cywirdeb a'u bod yn cydymffurfio gyda'r Ddeddf Diogelu Data; rhyw arolwg trefniadol yw hwn yn bennaf i sicrhau bod yr awdurdod yn cydymffurfio gyda threfniadau'r Cynllun Twyll Cenedlaethol - nid arolwg yn seiliedig ar ganlyniadau nac arolwg i ddod o hyd i achosion o dwyll gwirioneddol.  O ran cartrefi preifat, ni chafwyd arolwg ar y maes hwn er peth amser ac o ran cael sicrwydd roedd arolwg wedi ei drefnu ac roedd y staff archwilio mewnol yn fodlon bod 15 diwrnod yn ddigon o amser i gynnal arolwg llawn ar y system.

Gan fod cyn lleied o amser ar gael teimlai'r Cynghorydd H. Eifion Jones bod angen targedu meysydd risg uchel a gofynnodd a oedd gan yr Uned Archwilio Mewnol unrhyw lwfans y tu mewn i'r broses o asesu risg ar gyfer effeithiau'r dirwasgiad economaidd a chan gofio bod cyfran uwch o'r cyhoedd yn debygol o fynd i ddyled neu o fethu talu'r Dreth Gyngor?

Mewn ymateb dywedodd y Rheolwr Archwilio na wnaed lwfans penodol ar gyfer y mater hwn; ond gan fod budd-daliadau a'r dreth gyngor yn ddau faes lle mae llif arian mwyaf yr awdurdod yn digwydd - llif i mewn a llif allan - mae'r meysydd hyn o'r herwydd yn cael blaenoriaeth uchel yng nghyswllt y dyddiau a neilltuir i'r gwaith adolygu a bydd yr arolygon hyn yn cael eu cynnal.  Credwyd bod 25 diwrnod yn ddigonol i'r arolwg budd-daliadau a 20 diwrnod yr un i'r arolygon Treth Gyngor a'r Trethi Annomestig Cenedlaethol - digon o amser i gynnal arolygon llawn ar y systemau ac i gynnal profion y mae'r Archwilwyr Mewnol yn mynnu arnynt a hefyd y mae'r Archwilwyr Allanol eu hangen i seilio dibyniaeth arnynt.  Mewn gwirionedd mae'r meysydd hyn yn feysydd arolygu rheolaidd i'r staff Archwilio Mewnol - maent yn cael eu hadolygu y naill flwyddyn ar ôl y llall ac felly mae'r Adain yn fodlon bod digon o ddiwrnodau wedi ei neilltuo i'r systemau.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Peter Rogers at achos gafodd gryn gyhoeddusrwydd yn ddiweddar yn y llys yng nghyswllt twyll yn seiliedig ar Canolfan Cyngor ar Bopeth ac aeth ymlaen i ofyn sut oedd yr Awdurdod yn monitro grantiau i gyrff allanol.

Mewn ymateb dywedodd y Rheolwr Archwilio bod grantiau wedi'u harchwilio y llynedd ac o ganlyniad fe gafwyd sicrwydd cadarnhaol.  Yng nghyswllt grantiau a roddir i gyrff allanol eglurodd y Cyfarwyddwr Cyllid bod cyfrifoldeb yr awdurdod yn dod i ben fel arfer wrth rannu'r grant ond cafwyd un achos lle roedd corff wedi derbyn arian gan y Cyngor a wedyn yn cael ei hun mewn trafferthion a gofyn i'r awdurdod ymchwilio ac fe wnaeth hynny.  Weithiau mae'r awdurdod yn fodlon rhoddi caniatâd i ddefnyddio adnoddau fel cymorth cyfatebol.  

Os oedd yr awdurdod yn rhoddi cyllid i gorff fel buddsoddiad holodd y Cynghorydd Selwyn Williams a ydyw'n mynnu ar werth am arian bob amser neu pan fo pethau yn mynd o chwith yn unig.  Yn gyffredinol pan fo corff allanol yn derbyn cyllid gan y Cyngor dywedodd y Cyfarwyddwr Cyllid eu fod yn gorfod cyflwyno Cytundeb Lefel Gwasanaeth a disgwylir i'r corff gadw cofnod o'r cyfrifon a darparu adroddiad blynyddol; hefyd bydd y gwasanaeth sy'n noddi unrhyw gorff penodol yn cadw golwg ar sut y bydd yr arian yn cael ei ddefnyddio.  Fodd bynnag, nid oedd gan yr awdurdod hwn unrhyw hawl i archwilio corff allanol na mynnu sut y mae'n gwario'i arian.  Mewn ymateb dywedodd y Cynghorydd Selwyn Williams iddo ofyn y cwestiwn oherwydd y problemau a gafwyd gyda grantiau i Bartneriaethau Cymunedau'n Gyntaf.  Gan y Cyfarwyddwr Cyllid cafwyd y sylw bod Partneriaethau Cymunedau'n Gyntaf yn eithriad i'r rheol a bod y trefniadau gyda'r Partneriaethau yn anfoddhaol iawn oherwydd bod Llywodraeth Cynulliad Cymru yn cymryd mai'r Cyngor yw'r corff atebol am wariant Partneriaeth ond yng nghyswllt y berthynas rhwng y Cyngor a'r Bartneriaeth mae'r corff olaf yn annibynnol ac ni all y Cyngor ymyrryd yng ngwaith y Bartneriaeth.

Gofynnodd y Cynghorydd Peter Rogers a fuasai penderfyniad i atal grant a hynny'n golygu na châi'r gwasanaeth ei ddarparu ei gymryd yn seiliedig ar waith archwilio'r gwasanaeth hwnnw gan gyfeirio'n benodol at Gefnogaeth Cartref Ynys Môn (Homestart).  Mewn ymateb dywedodd y Cyfarwyddwr Cyllid bod y rhan fwyaf o'r penderfyniadau ar barhau i roddi unrhyw grant yn cael eu gwneud gan yr adran sy'n noddi ac fel arfer mae'r penderfyniadau hyn yn seiliedig ar yr egwyddor gwerth am arian.

Er bod y Cynllun Strategol yn ddogfen fanwl iawn ac yn darparu categoriau o risgiau ni chredai'r Cynghorydd Thomas Jones ei bod yn cymryd lle cofrestr ffurfiol o risgiau gyda'r sylw pennaf yn cael ei roddi i risgiau pennaf y Cyngor, ac roedd yn pryderu am nad oedd y Pwyllgor archwilio hyd yma wedi gweld cofrestr o'r fath ac awgrymodd y dylai'r Pwyllgor fabwysiadu'r syniad o gael cofrestr o risgiau.  Ond teimlai'r Cynghorydd J. P. Williams y gallai cyhoeddi cofrestr o risgiau ffurfiol hybu arferion drwg yn y mannau hynny na chânt eu nodi fel risg uchel.  Cafwyd y sylw gan y Cyfarwyddwr Cyllid bod cynnal cofrestr o risgiau yn arfer dda ac yn fater i'r Pwyllgor Archwilio fod yn gyfrifol amdano.  Nid oedd gan yr awdurdod gofrestr fanwl o risgiau ac un mater a gododd yn sgil y gwaith a wnaed yn y maes hwn yw sut y mae pwyso a mesur risg uchel mewn un gwasanaeth yn erbyn risg uchel mewn gwasanaeth arall.  Mae risgiau'n cael eu hasesu fel rhan o'r Cynllun Gwella Blynyddol ac mae'r ddogfen uchod a baratowyd gan staff Archwilio Mewnol yn cyfateb i asesiad risg i ddiben penodol ond nid yw'r naill na'r llall yn gofrestr o risgiau.  Roedd Zurick Municipal ac Uned Bolisi'r Awdurdod wedi gwneud peth gwaith ar ddatblygu cofrestr o risgiau.   Ond roedd y mater hwn yn un y dylai'r Pwyllgor Archwilio ei ystyried ac efallai mai'r ffordd ymlaen yw cyflwyno adroddiad i'r Pwyllgor hwn sy'n rhoddi sylw i'r gwaith sydd wedi ei wneud hyd yma.  Gan fod bwriad i archwilio gwaith rheoli risgiau dywedodd y Rheolwr Archwilio y gallai'r Uned Archwilio Mewnol ymgymryd â'r arolwg hwnnw yn ystod chwarter cyntaf y flwyddyn a chyflwyno canlyniadau i'r Pwyllgor Archwilio i ategu'r adroddiad y cyfeirir ato uchod.

Penderfynwyd -

5.1     Derbyn y wybodaeth ddiweddaraf am Gynllun Strategol Archwilio Mewnol 2007/10 a'r Cynllun Archwilio Mewnol Cyfnodol cysylltiedig am y cyfnod 2009/10.

5.2     Cyflwyno, yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor, adroddiad ar baratoi cofrestr ffurfiol o risgiau i'r awdurdod.

6     CYNLLUN BUSNES ARCHWILIO MEWNOL

     Cyflwynwyd - Adroddiad yn cyflwyno Cynllun Busnes y Tîm Archwilio Mewnol am 2009/10 a fydd yn sail i gyflwyno adroddiadau i'r cyfarfodydd Corfforaethol Chwarterol yng nghyswllt Monitro Perfformiad.

     Adroddodd y Rheolwr Archwilio fel a ganlyn:-

Yn Adran 2 yr adroddiad cafwyd mwy o fanylion am y ffactorau a'r materion hynny a gyfrannodd at danberfformiad yn y ddau faes a nodwyd uchod.

Credai'r Cynghorydd H. Eifion Jones bod y targedau uchod yn rhai rhesymol a gofynnodd a oedd yr Uned yn monitro nifer yr holiaduron hynny a lenwir ac a ddychwelir yng nghyswllt boddhad y cwsmer.  Cafwyd cadarnhad gan y Rheolwr Archwilio bod staff yn mynd ar ôl holiaduron na chawsant eu dychwelyd ac mae'r rheini a ddychwelir yn cael eu monitro.

Holodd y Cynghorydd Thomas Jones beth oedd y ffi am waith archwilio mewnol ac mewn ymateb dywedodd y Cyfarwyddwr Cyllid bod y contract gydag RSM Bentley Jennison yn rhedeg am gyfnod o 3 blynedd a'r disgwyl yw bod yr awdurdod fel client yn adolygu'r trefniadau presennol cyn penderfynu a ydyw am barhau gyda'r contract ai peidio.  Y bwriad oedd edrych ar drefniadau Archwilio mewnol ar y cyd gyda'r Pwyllgor Archwilio.

Penderfynwyd derbyn y Cynllun Busnes Archwilio Mewnol am 2009/10 fel y cafodd ei gyflwyno.

     Cafwyd datganiad ar y sefyllfa fel a ganlyn gan James Quance o PWC.

     Dywedodd bod y gwaith cynllunio manwl, yn achos archwilio cyfrifon ariannol 2008/09 bron wedi'i gwblhau ac yn ffurfio sylfaen i'r gwaith ar y cyfrifon terfynol a wneir yn ystod Gorffennaf eleni.  Fel rhan o'r broses mae PWC wedi parhau i gael cyfarfodydd gyda staff allweddol yr Adran Gyllid i drafod materion cyfrifeg wrth iddynt godi; hefyd mae PWC wedi parhau i gysylltu gyda'r staff Archwilio Mewnol ac yn bwriadu parhau i ddibynnu ar waith yr Adain.  Yn ogystal roedd gwaith wedi ei wneud ar asesiad yr Archwilwyr Allanol o'r amgylchedd rheoli yn y Cyngor ac mae'r gwaith bron wedi ei gwblhau a dechreuwyd adolygu systemau Technoleg Gwybodaeth mawr i bwrpas cael barn yr Archwilwyr Allanol ar y cyfrifon.  Roedd PWC mewn sesiwn hyfforddiant ddiweddar a drefnwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru ar y risgiau cyfrifo cyffredinol y mae awdurdodau lleol yng Nghymru yn eu hwynebu yng nghyswllt paratoi cyfrifon eleni.  Bydd y broses gynllunio fanwl i'r cyfrifon yn rhan o waith cynllunio mwy cyffredinol yr Archwilwyr Allanol a bydd y gwaith hwn yn cyfrannu tuag at y cynllun rheolaethol sy'n cael ei ddrafftio ar hyn o bryd ac a fydd, yn ei dro, yn sylfaen i raglen berfformiad ac archwilio y flwyddyn nesaf ac yn dwyn sylw, yr un pryd, at beth fydd y risgiau cyfrifo allweddol yn ôl barn yr Archwilwyr Allanol, yn 2008/09.

     Hefyd roedd y gwaith a wnaed gan yr Archwilwyr Allanol ar grantiau yn parhau heb doriad; roedd nifer fechan o grantiau yn dal i ddisgwyl sylw yng nghyswllt blynyddoedd y gorffennol ac mae'r gwaith hwn yn cael ei gwblhau ar hyn o bryd.  Dywedwyd bod cynnydd sylweddol wedi digwydd yng nghyswllt y grantiau i'r Partneriaethau Cymunedau'n Gyntaf ac yng nghyswllt Budd-daliadau Tai roedd y gwaith ar hawliad cymhorthdal 2007/08 bron wedi ei gwblhau.  Yn ddiweddar hefyd cwblhawyd gwaith ychwanegol y gofynnodd yr Adran Gwaith a Phensiynau am ei wneud ar hawliad 2005/06.  Fel rhan o'r gwaith ar Fudd-daliadau Tai bu PWC yn ddiweddar mewn cyfarfod asesu risgiau a hwyluswyd gan Swyddfa Archwilio Cymru lle roedd swyddogion yr Adran Gwaith a Phensiynau yn bresennol.  Roedd PWC yn dal i dderbyn nifer sylweddol o lythyrau gan y cyhoedd ym Môn yng nghyswllt amryfal bethau a rhoddir sylw iddynt fesul un fel y bo'n briodol a chan gydymffurfio gyda chyfrifoldebau'r staff Archwilio Mewnol dan y Côd Arferion Archwilio ac Ymchwilio.

     Crybwyllodd y Cynghorydd Thomas Jones bod Llythyr Blynyddol 2007/08 yn cyfeirio at anawsterau yng nghyswllt y grantiau i'r Partneriaethau Cymunedau'n Gyntaf a gofynnodd a fu unrhyw drafodaeth rhwng yr Archwilwyr Mewnol ac Allanol ar y pwnc hwn.

     Mewn ymateb dywedodd Mr. Gareth Jones bod raid i'r archwilwyr mewnol, dan drefniadau is-gontractwr gyda'r Archwilydd Cyffredinol, ardystio rhai hawliadau am grantiau ac o'r herwydd rhaid gwneud gwaith archwilio yng nghyswllt y gwaith hwnnw.  Yn y blynyddoedd diwethaf mae Archwiliwr Cyffredinol Cymru wedi ceisio lleihau'r gwaith archwilio yn y maes hwn gan fod gwaith wedi ei wneud yn y gorffennol ar hawliadau am grantiau bychan iawn; edrychwyd ar y broses ac yn sgil hynny mae'r pwyslais bellach ar hawliadau am grantiau mawrion a hawliadau risg.  Pan fo'r archwilwyr allanol yn gorfod ardystio hawliadau am grant rhaid gwneud y gwaith wrth fodd yr archwilwyr allanol a gall gwaith o'r fath ddibynnu ar waith a wnaed ar brosesau hawliadau am grantiau gan archwilwyr mewnol.  Fodd bynnag, os ydyw hawliad yn un penodol ac yn ymwneud â ffigwr penodol yna rhaid i'r archwilwyr allanol ddilyn y cyfarwyddiadau grantiau a gyhoeddwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch samplo perthnasedd a lefel y gwaith, y rheswm am y grant ac yn y blaen.  Yng nghyswllt grantiau i Bartneriaethau Cymunedau'n Gyntaf roedd yr archwilwyr allanol bellach yn hapusach bod y defnydd gorau yn cael ei wneud o'r adnoddau yn y maes hwn ac ar ôl y gwaith a wnaed gan y Cyngor mae'r sefyllfa yng nghyswllt y pentwr hawliadau wedi gwella'n fawr.

     Aeth y Cynghorydd Thomas Jones wedyn yn ei flaen i holi a oedd y problemau gyda'r grantiau i Bartneriaethau Cymunedau'n Gyntaf i'w priodoli i waith rheoli gwael neu i dwyll.  Yng nghyswllt grantiau penodol dywedodd Mr. Gareth Jones nad oedd modd, ddwy flynedd yn ôl, ardystio rhai o'r hawliadau am na chyflwynwyd digon o dystiolaeth gefnogol gyda'r cyfryw hawliadau ond roedd y sefyllfa wedi gwella'n fawr ers hynny.

     Roedd Cymunedau'n Gyntaf yn destun pryder mawr hefyd i'r Cynghorydd Rhian Medi ac awgrymodd y dylid rhoddi pwysau ar Lywodraeth Cynulliad Cymru i sefydlu faint o wario a fu yn y maes hwn a faint o wahaniaeth a wnaeth y gwariant hwnnw mewn gwirionedd yn y cymunedau difreintriedig hyn.  Pan ddaw'r cynllun i ben roedd angen ystyried pa lwyddiant a gafwyd.  Yma dywedodd Mr. Alan Morris o Swyddfa Archwilio Cymru bod y swyddfa honno yn paratoi astudiaeth genedlaethol ar y Partneriaethau Cymunedau'n Gyntaf gyda golwg ar ganfod pa mor effeithiol oedd y cynlluniau o ran defnyddio'r arian a roddwyd iddynt a bydd adroddiad yn cael ei gyhoeddi yn y man.

     Gofynnodd y Cynghorydd Selwyn Williams ai'r awdurdod hwn ym Môn oedd yr unig un i gael problemau o'r fath neu a oedd problemau cyffelyb wedi wynebu awdurdodau eraill yng Nghymru ac yn arbennig o gofio bod y canllawiau yn cael eu cyhoeddi gan Lywodraeth Cynulliad Cymru?  

     Roedd sefydlu Partneriaethau Cymunedau'n Gyntaf yn creu gwrthdaro sylfaenol rhwng safonau y sector cyhoeddus yng nghyswllt stiwardiaeth ariannol a'r dull rheoli yn y cymunedau yr oedd y Partneriaethau yn seiliedig arnynt yn ôl y Cyfarwyddwr Cyllid; os oedd aelodau'r gymuned yn rhan o reoli cynlluniau o'r fath yna prin y buasent â phrofiad o redeg cynlluniau.  Hefyd roedd enghreifftiau o arian yn cael ei wario heb fawr ddim neu ddim tystiolaeth i gefnogi'r gwariant, ond ar ôl edrych yn fanylach ar y sefyllfa mae'n ymddangos bod y gwendidau i'w priodoli i ddiffyg profiad yr unigolion yn hytrach nag i unrhyw ymgais i dwyllo.  O ran safonau sy'n berthnasol i arian y sector cyhoeddus roedd yr hyn a ddigwyddodd yn y cymunedau yn fethiannau sylweddol ond oherwydd natur y cynllun roedd ei wreiddiau yn y gymuned, yn cael ei redeg gan y gymuned a hynny'n golygu bod y rheini a dynnwyd i mewn i'r gwaith rheoli heb fod yn gwbl ymwybodol o sut i reoli.  O ran y cwestiwn ynghylch sut yr oedd awdurdodau eraill yng Nghymru wedi trin y mater roedd y Cyngor Sir ym Môn wedi gwneud ymholiadau a sefydlu hefyd na chafwyd yr un problemau mewn mannau eraill a hynny o bosib am nad oedd yr awdurdodau eraill wedi cael eu tynnu i mewn yn uniongyrchol i'r cynlluniau - yn hytrach roeddynt hwy wedi caniatáu i'r gwaith gweinyddol gael ei wneud gan gyrff y tu allan i'r Cynghorau.

     Penderfynwyd nodi'r sefyllfa mewn perthynas â gwaith yr archwilwyr allanol a diolch i PWC am y wybodaeth.

     Y Cynghorydd C. L. Everett

     Cadair