Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio dogfennau , 17 Medi 2008

PWYLLGOR ARCHWILIO

Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 17 Medi 2008

Adroddwyd ar y ddau fater cyntaf i chi yn y Cynllun Rheoleiddiol ac mae'r adroddiad uchod wedi ei baratoi er mwyn cyflawni ein dyletswyddau mewn perthynas â'r trydydd pwynt.  Ar amser rhyddhau'r adroddiad, roedd trafodaethau'n cael eu cynnal gyda'r Rheolwyr a Swyddfa Archwilio Cymru ynglyn â'r gofyniad posibl i'r Awdurdod greu darpariaeth yn y cyfrifon blynyddol ar gyfer amcangyfrif o gostau ôl-ofal safle tirlenwi Penhesgyn; roedd y trafodaethau hyn yn ymwneud â'r cyfrifydda am yr amcangyfrif o'r costau a all achosi tâl i'r Cyfrif Incwm a Gwariant yn 2007/08, yn hytrach na'i ledaenu dros y blynyddoedd i ddod.

Mae canfyddiadau'r Archwiliwr ar y datganiadau ariannol ar nodiadau perthnasol fel a ganlyn :

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth (Cyllid) wrth yr aelodau bod yr eitem gyntaf yn gywiriad i'r driniaeth.  Nid oedd gair yn SORP Llywodraeth Leol ar sut i drin eitemau o'r fath, ond mae'r Archwilwyr a'r Swyddogion Cyllid yn cytuno na ddylai gwerth yr asedion sefydlog a drosglwyddwyd o Gwmni Gwastraff gael effaith ar yr arian wrth gefn y mae modd ei rannu sydd gan y Cyngor, sef effaith y driniaeth yn y drafft. Roedd triniaeth mwy priodol gan ddefnyddio arian wrth gefn nad oedd modd ei rannu wedi’i chytuno.

Bu cryn drafodaeth ar yr ail eitem, ac mae gan y Swyddogion Cyllid rhai amheuon am effaith cynnwys y ddarpariaeth.  Dros dro mae'r arian wrth gefn yn gostwng i ddiffyg o £1.36m.  Unwaith y ceir gwerth y cwmni sy'n cael ei ddal yn "arian wrth gefn ar gael i werthu" bydd yr arian wrth gefn wedyn yn oddeutu £0.55m yn y cyfrifon.  Gwneir y ddarpariaeth yn unol â Safon Adrodd Cyllidol (SAC) 12 ac nid ydynt, bob tro, yn cyfateb yn hawdd â threfniadau cyllido llywodraeth leol.  Yn yr achos yma mae Asiantaeth yr Amgylchedd yn adnabod bydd ymrwymiadau ôl-ofal yn ymwneud â safleoedd tirlenwi ym mherchnogaeth awdurdod lleol yn cael ei gwrdd ar sail "talu wrth fynd".  Felly nid oes gofyn neilltuo arian i gwrdd â chostau ôl-ofal y dyfodol, ond mae SAC 12 yn gofyn am ddarpariaeth.  Mewn amgylchiadau tebyg, mae cyfrifon llywodraeth leol yn tynnu allan effaith anghenion cyfrifeg i sicrhau nad yw'r cyfrifon yn rhoi argraff gamarweiniol o sefyllfa ariannol yr Awdurdod.  Byddwn yn codi'r pwynt yma hefo CIPFA.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) i drafodaethau manwl gael eu cynnal ynglyn â'r driniaeth o ddarpariaeth ôl-ofal ar safle Penhesgyn ac i gytundeb gael ei gyrraedd ar y driniaeth eglurwyd uchod.  Gofynnir i'r Pwyllgor Archwilio, felly, gymeradwyo'r driniaeth fel ei hamlinellwyd fel yr adlewyrchiad gorau a mwyaf teg o'r trafodaethau a gafwyd gyda Chwmni Gwastraff a Chyngor Gwynedd fel cydberchnogion y cwmni, yn ogystal â natur y cytundeb daethpwyd iddo yn ystod y broses o ddirwyn y cwmni i ben.

Mae'r eitemau eraill o newid fel a ganlyn :-

Dan y Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2005, nid oes angen i newid y Datganiad Cyfrifon dim ond lle mae "o sylwedd", er ein bod wedi mynd ychydig pellach na hyn er mwyn cynorthwyo'r darllennydd.  Fel yn y blynyddoedd diwethaf mae ambell i eitem wedi ei adnabod gan yr Archwilydd Allanol lle rydwyf wedi penderfynu peidio gwneud yr addasiad unai oherwyd gymhlethdod yr addasiad hen oherwydd ei fod yn fater amseru amcangyfrifon wrth gau'r cyfnod.  Llai na £3,000 yw effaith net y rhain.  Gofynnir i'r Pwyllgor gadarnhau eu bod yn derbyn yr eglurhad am beidio addasu'r cyfrifon am yr eitemau hyn.

Roedd aelodau'r Pwyllgor yn croesawu asesiad yr Archwilydd Allanol o'r cyfrifon fel rhai o safon uchel ac roeddynt yn cefnogi'r driniaeth gyfrifo arfaethedig o Gwmni Gwastraff Môn-Arfon fel ei heglurwyd.  Mynegwyd peth pryder ynglyn â nodi £134k pellach o orwariant ar y cylldieb Gwasanaethau Cymdeithasol ers cyflwyno'r cyfrifon drafft i'r Pwyllgor hwn fis Mehefin, ac roedd hyn yn peri i gwestiwn gael ei ofyn ynglyn â chywirdeb a dibynadwyaeth cyfrifon rheoli'r adran honno a'r ffordd yr adroddid ar y rhain gan gofio y cynnydd cynyddol yn y diffyg ar bob cyfnod o adrodd yn ôl.  Gofynnwyd os oedd yna reolaeth lawn bellach dros orwariant Gwasanaethau Cymdeithasol.

Atebodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid trwy ddweud bod gwaith ar sefyllfa gyllidebol y Gwasanaethau Cymdeithasol yn parhau a bod y sefyllfa lle roedd yr adran wedi mynd dros ei gyllideb rhyw £1.1m yn fater difrifol i'r Cyngor Sir yn arbennig gan fod lefel debyg o wariant yn cael ei ragweld i'r Adran y flwyddyn hon.  Roedd adroddiadau ar wariant y Gwasanaethau Cymdeithasol yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Gwaith yn chwarterol y flwyddyn ddiwethaf ac roeddynt yn adlewyrchu sefyllfa oedd yn gwaethygu.  Tra roedd adroddiad y trydydd chwarter yn rhagweld diffyg o £750k am flwyddyn lawn,  roedd y sefyllfa wirioneddol yn waeth ac fe ddaeth i'r amlwg wrth gau'r cyfrifon.  Mae adroddiad diwedd blwyddyn wrth natur yn fwy cywir na'r adroddiadau chwarterol unigol nad ydynt ond amcangyfrifon ar gyfer gwariant yn y dyfodol yn unol â'r patrwm gwariant hyd yr amser hwnnw.  Cafodd y £134k ychwanegol ei nodi ar ôl adrodd yn ôl i'r Pwyllgor Gwaith ar y diffyg o £1.1m (yn cynnwys £0.1m gorwariant o'r flwyddyn flaenorol yn ogystal â'r gorwariant £1m yn 2007/08).  Mae'r £134k pellach o orwariant yn gwneud cyfanswm y diffyg yn £1.3m.  O safbwynt yr wybodaeth ddarparwyd gan y Gwasanaethau Cymdeithasol i'r Adran Gyllid, mae'n fwy o fater o'r trafodaethau a gynhaliwyd rhwng y ddwy adran a'r wybodaeth yn adlewyrchu'r hyn a gytunwyd, yn hytrach na mater o unrhyw un adran i'w feio am ansawdd yr wybodaeth honno.  Mae'r gwaith sy'n cael ei wneud yn awr i edrych i mewn i'r gorwariant a'r rhesymau am hynny yn waith fydd yn ystyried nid yn unig yr hyn sydd wedi digwydd yn nhermau rheoli'r gyllideb ond hefyd yr hyn sydd wedi digwydd yn nhermau rheoli'r wybodaeth ar sut yr adroddwyd ar hyn.  Bydd canlyniadau'r gwaith hwn, unwaith y bydd wedi ei gwblhau, yn cael ei adrodd yn ôl i'r Pwyllgor Gwaith.

Tra nodir yr eglurhad a roddwyd uchod, fe wnaed pwynt gan aelod - os nad yw'r wybodaeth ariannol a adroddir gan y Gwasanaethau Cymdeithasol yn ddigon cadarn, yna bydd yr Awdurdod yn ei chael yn anodd i wybod llawn faint y broblem fel y gall ei rheoli'n llawn.  Crybwyllwyd hefyd bod cais wedi ei wneud am archwiliad annibynnol o'r sefyllfa.

Cadarnhaodd y Rheolwr-gyfarwyddwr bod aelod o'r Cyngor wedi gofyn am i archwiliad annibynnol gael ei wneud, ond bod PWC yn fodlon gyda'r gwaith sy'n cael ei wneud ar y mater hwn gan RSM Bentley Jennison ac y byddant yn disgwyl cwblhau'r gwaith hwnnw.

Yn ôl Mr. Ian Howse, PWC yr hyn fyddai'n digwydd fel arfer fyddai i'r Archwilydd Allanol ymchwilio i mewn i faterion o'r math hwn, ac i ddisgwyl am y gwaith hwnnw, bydd yr Archwilydd Allanol yn ystyried a oes angen iddo edrych ar y mater.

Gofynnodd y Cadeirydd a fydd archwilio gwariant Gwasanaethau Cymdeithasol yn golygu dadansoddiad o'r mannau lle digwyddodd y gorwariant yn nhermau eitemau statudol ac anstatudol.  Os y bu gorwariant ar faterion statudol yna byddai hynny'n awgrymu bod y gyllideb a ddyrannwyd yn y dechrau yn annigonol i alluogi i'r Gwasanaethau Cymdeithasol gyfarfod a'i ddyletswyddau statudol, ac os yw mwyafrif y gwariant wedi bod ar eitemau anstatudol, yna efallai y byddai'r Pwyllgor Archwilio yn dymuno ystyried ar pa sail y gwnaed y gwariant hwnnw os nad oedd yn orfodol.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) nad oedd y gwahaniaeth rhwng gwariant statudol ac anstatudol bob amser yn un hawdd gan y gall fod yn faes llwyd iawn.  Roedd y gorwariant ar gyllideb Gwasanaethau Cymdeithasol i'w briodoli i nifer o ffactorau yn cynnwys cynnydd yn cael ei arwain gan alw yn y Gwasanaeth Anabledd Dysgu a diffyg gweithredu'r ystod llawn o arbedion effeithlonrwydd y cytunwyd arnynt, ac mae'r rhain oll wedi cynnwys yn y briff ddarparwyd i RSM Bentley Jennison.  Dylid nodi bod y gwaith sy'n cael ei wneud gan RSM Bentley Jennison mewn perthynas â gorwariant o fewn Gwasanaethau Cymdeithasol yn gontract ar wahân i'r gontract y mae'n ei ddal i wneud y gwaith archwilio mewnol ac sy'n cael ei wneud gan bersonél gwahanol.

Penderfynwyd -

3.3     Nodi canfyddiadau'r Archwiliwr Allanol yn dilyn yr archwiliad o'r Datganiad o Gyfrifon Drafft am 2007/08 fel ei cyflwynwyd, ac i ddiolch i PWC am yr adroddiad;

3.4     Derbyn adroddiad y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) mewn ymateb i adroddiad ISA 260 yr Archwilydd ac i gadarnhau bod y Pwyllgor Archwilio yn derbyn yr eglurhad roddwyd gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) dros beidio â diwygio'r cyfrifon ar gyfer eitemau a'u heffaith net yn llai na £3,000.

3.5     Derbyn y driniaeth gyfrifo ar gyfer Cwmni Gwastraff Môn-Arfon fel yr adroddwyd gan y Pennaeth Gwasanaeth (Cyllid) yn llafar ac yn ysgrifenedig.

     Yn union cyn y cyfarfod hwn o'r Pwyllgor Archwilio, roedd cyfle i aelodau'r Pwyllgor archwilio'r cofrestrau diddordebau a datganiadau o letygarwch a dderbyniwyd, yn unol â'r gorchwyl a roddwyd i aelodau'r Pwyllgor Archwilio.  Dosbarthwyd adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) fel rhan o'r papurau cyn y cyfarfod oedd yn rhestru'r cofrestrau oedd ar gael i'w harchwilio ac yn cynnig cyfarwyddyd ynglyn â'r hyn y dylai aelodau sylwi arnynt wrth iddynt archwilio'r cofrestrau.  Nodwyd bod y rhan fwyaf o'r cofrestrau yn agored i'w harchwilio gan y cyhoedd, er nad oes fawr o neb yn gwneud hynny mewn gwirionedd.  O'r herwydd, mae perygl y bydd y cofrestrau yn colli eu gwerth os na fydd neb yn edrych arnynt, a dyma'r rheswm dros rôl y Pwyllgor Archwilio yn hyn o beth.

     Gwnaed sylwadau gan yr aelodau hynny oedd wedi archwilio'r cofrestrau yn dweud nad oedd y ffurflenni datgan diddordeb yn cynnwys cyrff allanol yr oedd rhai aelodau wedi eu penodi arnynt, ac nid oedd yn ymddangos fel pebai dim wedi ei roi i mewn yn y gofrestr o aelodaeth o glybiau a chymdeithasau, gyda'r cofnod diwethaf ym Medi 2007.  Gofynnwyd hefyd a oedd hi'n briodol bod y ddyletswydd o archwilio'r cofrestrau yn disgyn ar aelodau yn hytrach nag ar swyddogion, gan ei fod mewn gwirionedd yn cyfateb i hunan-reoleiddio.

     Atebodd Cyfreithiwr y Swyddog Monitro trwy ddweud bod aelod pan yn cwblhau ffurflen datganiad o ddiddordeb yn dilyn mabwysiadu Côd Ymarfer newydd, nad oedd y broses o benodi i gyrff allanol wedi ei gwblhau, ac felly nid oedd yr aelodau yn gallu nodi ar y ffurflen pa gyrff yr oeddent wedi eu penodi i wasanaethu arnynt.  Gofynnodd am gefnogaeth y Pwyllgor i ysgrifennu i'r aelodau yn cynnwys ffurflen ychwanegol iddynt ei chwblhau fel y gallant ddatgan pa gyrff allanol y maent wedi eu henwebu i wasanaethu arnynt, a hefyd, i'w hatgoffa o'u dyletswydd cyffredinol yng nghyswllt y gwahanol gofrestrau sy'n cael eu cadw gan y Cyngor.

     Penderfynwyd nodi'r sylwadau wnaed yn dilyn archwilio'r cofrestrau, a bod Cyfreithiwr y Swyddog Monitro yn ysgrifennu i'r aelodau gyda ffurflen atodol iddynt ei chwblhau ynglyn ag aelodaeth o gyrff allanol a hefyd, i'w hatgoffa o'u dyletswyddau cyffredinol yng nghyswllt y cofrestrau amrywiol sy'n cael eu cadw gan y Cyngor.

5     ARCHWILIO MEWNOL

5.1     Cyflwynwyd - adroddiad y Rheolwr Archwilio ar waith yr Adain Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Mehefin i 31 Awst 2008.

     Adroddodd y Rheolwr Archwilio ar yr ystyriaethau a ganlyn :-

Diolchodd y Cadeirydd i'r Rheolwr Archwilio am yr adroddiad uchod, a gwnaeth y sylw ei bod yn bwysig bod materion yn ymwneud â diffyg ymateb yn cael ei nodi gan bod angen i'r Pwyllgor Archwilio fod yn ymwybodol o fannau gwasanaeth lle gallai fod yna broblemau er mwyn gallu mynd i'r afael â hwy.  Codwyd pwynt ynglyn â'r hyn sydd ei angen i newid gradd "C" i ddod yn gradd "A".

Atebodd y Rheolwr Archwilio trwy ddweud - cyn belled a bod adroddiadau archwilio yn cael y dosbarthiadau cyntaf neu ail yn y tabl yn 3.2 o'r adroddiad h.y. Sylweddol (Gradd A a B), neu Ddigonol (gradd C), yna mae'r Archwilydd Mewnol yn fodlon gyda'r fframwaith o reolau mewnol sy'n gweithredu o fewn y gwasanaeth.  Bydd cynlluniau gweithredu sy'n cael eu llunio mewn ymateb i adroddiadau archwilio yn canolbwyntio ar y mannau sydd angen sylw er mwyn gwella'r radd, ac os bydd argymhellion yr adroddiad archwilio yn cael ei gweithredu'n llawn, yna fe ddylai hyn gael ei adlewyrchu mewn graddau gwell ar gyfer yr archwiliad nesaf fydd yn cael ei wneud ar y gwasanaeth.

Atgoffa'r aelodau wnaeth y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) bod Archwilio Mewnol yn seiliedig ar risg a phebai'r rhan fwyaf o'r gwasanaethau yn derbyn gradd "A" yn gyson  neu farn archwilio "Sylweddol" yna byddai hynny'n nodi gormodedd o archwilio mewnol yn yr un modd ag y byddai barn sicrwydd rheolaidd o "D" neu "Gyfyngedig" yn nodi dim digon o archwiliadau mewnol.  Rhaid i swm yr adnoddau archwilio mewnol gael eu cydbwyso yn erbyn risg gyffredinol i'r awdurdod.  Mae gradd "C" yn nodi bod fframwaith y gwasanaeth o reolau allweddol yn ddigonol i amcanion gael eu cyrraedd.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad ar waith yr Adain Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Mehefin i 31 Awst 2008, i nodi ei gynnwys ac i ddiolch i'r Rheolwr Archwilio am yr wybodaeth.

5.2     Cyflwynwyd - Adroddiad gan yr Archwilydd Mewnol yn amlinellu'r sefyllfa gydag ymateb y Rheolwyr y Gwasanaethau Cymdeithasol i'r adroddiad archwilio ar y Gwasanaeth Pryd ar Glud.

     Dywedodd y Rheolwr Archwilio i'r Pwyllgor Archwilio ofyn am yr adroddiad uchod yn ei gyfarfod blaenorol ar 26 Mehefin, oherwydd nad oedd unrhyw ymateb wedi ei dderbyn gan Reolwyr y Gwasanaethau Cymdeithasol i adroddiad archwilio o fewn 3 mis i ddyddiad rhyddhau'r adroddiad drafft.  Roedd y Pwyllgor Archwilio wedi penderfynu cyn hynny pe na byddai ymateb o fewn y cyfnod amser o 3 mis, yna fe ddylid cyflwyno adroddiad i'r Pwyllgor.

     Ers y cyfarfod diwethaf cafwyd ymateb i’r fersiwn ddrafft o’r adroddiad a chytunodd y rheolwyr ar yr argymhellion ynddo.  (Gwelir ymatebion y Rheolwyr i argymhellion penodol yn Atodiad 1 i'r adroddiad). Felly paratowyd adroddiad terfynol a rhyddhau hwnnw ar 8 Gorffennaf 2008.  Hefyd mae staff yr Uned Archwilio Mewnol wedi cyfarfod gyda rheolwyr y Gwasanaethau Cymdeithasol i drafod canlyniadau eu trafodaethau nhw ar gyflwyno taliadau debyd uniongyrchol yng nghyswllt y gwasanaeth Pryd ar Glud, a dyna oedd y prif argymhelliad yn yr adroddiad.

     Mewn ymateb i’r adroddiad drafft gan yr Uned Archwilio Mewnol mae’r  Adran Gwasanaethau Cymdeithasol wedi cynnal astudiaeth ar y posibilrwydd o gyflwyno taliadau Debyd Uniongyrchol a hefyd wedi holi awdurdodau eraill sut y maent hwy yn delio gyda gwaith casglu arian am y gwasanaeth hwn.  Oherwydd anghysondeb yn y symiau a gesglir a’r rheini’n amrywio bob wythnos yn ôl nifer y prydau a ddarperir, daethpwyd i’r casgliad bod yr adnoddau ychwanegol y buasai’n rhaid wrthynt i addasu’r system bresennol ar gyfer y diben hwn yn llyncu gormod o staff yng nghyd-destun y manteision a geid ar ddiwedd y dydd.

     Ar hyn o bryd mae’r Adran yn cynnal astudiaeth ar y posibilrwydd o brynu system integredig newydd ac wedyn deuai’r system bresennol i ddiwedd ei hoes.  Mae ymateb y rheolwyr yn cynnwys adolygu’r casgliadau uchod yng nghyd-destun manteision ychwanegol y system newydd y gweithredir arni.

     Felly mae’r Adran Gwasanaethau Cymdeithasol wedi adolygu’r dulliau maniwal o gasglu arian ac wedi darparu system well sy’n trosglwyddo’r cyfrifoldeb am gasglu i un swyddog cydlynu ac mae system o’r fath yn rhoddi i ni fwy o reolaeth dros y broses o gasglu’r taliadau hyn. Mae’r adran wedi rhoddi sylw i’r materion a godir yn yr adroddiad ac yn y broses o gyflwyno gweithdrefn i gryfhau'r fframwaith rheoli mewnol yn y maes hwn.  

     Cadarnhaodd y Rheolwr Perfformiad a Chefnogi Busnes y Gwasanaethau Cymdeithasol y dadansoddiad o'r sefyllfa o safbwynt y gwasanaethau Pryd ar Glud uchod, a dywedodd wrth yr aelodau y gellid dweud bod yr Adran wedi mynd gam ymhellach yn yr ystyr ei fod wedi cymryd y cyfle i ailstrwythuro'r Tîm Casglu Incwm yn dilyn ymddeoliad dau swyddog yn yr Adran.  Yn dilyn hyn, bydd y gwaith o reoli'r casglu incwm i'r gwasanaeth hwn yn cael ei wneud ochr yn ochr â'r prosesau casglu incwm nyrsio a gofal preswyl.

     Gofynnodd yr Is-Gadeirydd sut mae incwm yn cael ei gasglu o dan y system bresennol yn nhermau trosglwyddo arian gymerir gan y darparwr i'r person sy'n gyfrifol am ei gasglu.  

     Dywedodd y Rheolwr Perfformiad a Chefnogi Busnes y Gwasanaethau Cymdeithasol bod ystod o ddarparwyr pryd ar glud yn y sectorau annibynnol, gwirfoddol a chyhoeddus ac mai'r dasg oedd sicrhau bod polisïau a gweithdrefnau yn eu lle sydd yn ddigon cadarn i siwtio'r gwahanol ddarparwyr ac a fydd yn galluogi ac yn hwyluso i'r incwm gael ei gasglu.  Mae'r adran yn edrych i sefydlu system unffurf fydd yn gallu ymateb i bob un darparwr.

     Nododd y Cadeirydd bod ganddo rai pryderon ynglyn â chyflwyno taliad debyd uniongyrchol am y gwasanaeth pryd ar glud o ystyried y gallai clientiaid gael eu hunain mewn sefyllfa lle maent wedi talu am bryd a hwythau heb ei dderbyn.

     Dywedodd y Rheolwr Perfformiad a Chefnogi Busnes y Gwasanaethau Cymdeithasol bod y system daliadau debyd uniongyrchol yn gweithio'n dda mewn rhai gwasanaethau e.e. gofal preswyl a gofal nyrsio lle mae gofynion y client yn weddol gyson.  Fodd bynnag, fe geir cymaint o newidiadau o wythnos i wythnos yn y gofynion ar gyfer prydau ar glud fel y byddai nifer y newidiadau y byddai'n rhaid eu gwneud a'r staff yn gorfod gweithredu ar y newidiadau hyn fel na fyddai cyflwyno'r system daliadau debyd uniongyrchol yn werth chweil.

     Roedd yr aelodau'n cydnabod y byddai cyflwyno system daliadau debyd uniongyrchol am y gwasanaeth prydau ar glyd yn dod a'u anawsterau eu hun, ac roeddent yn derbyn bod y gwaith eisoes wedi ei wneud a chynnydd wedi ei wneud hefyd mewn ymateb i'r adroddiad archwilio fel ei disgrifiwyd.

     Penderfynwyd derbyn adroddiad y Rheolwr Archwilio yng nghyswllt y Gwasanaeth Pryd ar Glud ac i nodi ei gynnwys.

5.3     Dywedodd y Cadeirydd wrth yr aelodau bod Mr. Patrick Green RSM Bentley Jennison yn mynd i roddi cyflwyniad byr ar y gwaith yr oedd RSM Bentley Jennison yn ei wneud o fewn yr Awdurdod.

     Adroddodd Mr. Patrick Green - a chymryd fod hwn yn Bwyllgor Archwilio gweddol newydd, roedd yn tybio y byddai o ddefnydd i aelodau oedd yn newydd i'r Pwyllgor fod yn ymwybodol o'r hyn y mae RSM Bentley Jennison yn ei wneud fel cwmni, ac yn benodol, ei waith o fewn yr Awdurdod.  Roedd y cwmni wedi bod yn masnachu am 25 mlynedd, gyda 20 o'r rheini o fewn archwilio mewnol yn y sector cyhoeddus.  RSM Bentley Jennison erbyn hyn yw'r darparwr mwyaf o wasanaethau archwilio mewnol ac mae ganddo ystod eang o glientiaid fel Cyngor Dinas Westminster, sef y mwyaf, a'r rhai lleiaf yw colegau addysg bellach fel Coleg Meirion Dwyfor.  Mae'r mwyafrif o waith y cwmni yn ymwneud â darparu gwasanaethau llawn i fudiadau ond gyda mudiadau mwy megis awdurdodau lleol, fe geir trefniadau cymysg gyda gwasanaethau'n cael eu teilwrio i siwtio anghenion y client unigol.  

     O safbwynt gwaith RSM Bentley Jennison ar Ynys Môn, mae'r cwmni'n darparu'r Pennaeth Archwilio Mewnol, a'r Awdurdod yn darparu'r staff;  mae gan y cwmni drefniant tebyg gyda Chyngor Sir Fflint lle mae wedi bod yn darparu gwasanaeth archwilio am 6 blynedd.  Daeth y contract gydag Ynys Môn i fod o ganlyniad i le gwag o fewn archwilio mewnol am Bennaeth Adain wedi i ddeilydd y swydd honno symud i swydd arall.  Mae RSM Bentley Jennison yn darparu gwasanaeth rheoli archwilio, a hefyd yn gweld y penodiad fel cyfle i ddatblygu ac i wella gwasanaeth archwilio'r Awdurdod trwy gyflwyno ei fethodoleg ei hun, ac i hyfforddi a hyrwyddo staff presennol yn y technegau a'r dulliau diweddaraf.  Y nod yn y pen draw fyddai i staff archwilio mewnol yr awdurdod dyfu a datblygu trwy'r system, gan ddarparu ei Bennaeth Gwasanaeth ei hun yn y diwedd fel y gall yr Awdurdod ddod yn hunan-ddigonol yn nhermau archwilio.  Yn y cyfamser mae RSM Bentley Jennison yn ceisio sefydlu gwasanaeth o ansawdd o fewn yr Awdurdod, a thra bod gan y cwmni beth ffordd i fynd i gyflawni ei amcanion, mae cynnydd cyson yn cael ei wneud.  Mae llawer o'r hyn ellir ei wneud hefyd yn dibynnu ar ba mor sydyn y mae'r Awdurdod ei hun yn symud y n arbennig yn nhermau rheoli risg - y mwyaf effeithiol yw systemau rheoli risg unrhyw fudiad yna haws yn y byd yw i'r rheolwr archwilio wybod ar ba faes i ganolbwyntio.  Mae'r gwasanaeth sy'n cael ei ddarparu yn golygu bod y Rheolwr Archwilio yn treulio 3 diwrnod o bob wythnos ar Ynys Môn; mae'r cwmni hefyd yn gwneud ei orau i gael cynrychiolydd ar bob Pwyllgor Archwilio.  Yn fyr, felly, mae gwelliannau'n cael ei wneud a'r gobaith yw y ceir yn y diwedd, wasanaeth archwilio ardderchog yma ym Môn.

     Diolchodd yr aelodau i Mr. Patrick Green am y cyflwyniad i waith RSM Bentley Jennison a gofynnwyd iddo beth oedd peirianwaith y cwmni ar gyfer gwerthuso pa mor lwyddiannus ydyw yn cyrraedd ei nodau ar Ynys Môn.

     Dywedodd Mr. Patrick Green bod y gwaith o gynllunio'r gwaith archwilio sef trefnu pa waith archwilio sydd angen ei wneud, yn broses digon syml ond fe gafwyd peth anhawster o safbwynt lefelau cynhyrchu a chadarnrwydd yr ymarferion gweithio a'r dulliau o fewn yr Adain yn fewnol.  Mae hwn yn faes y mae'r cwmni yn canolbwyntio arno - helpu staff i werthfawrogi a deall y gwaith y maent yn ei wneud; sut i gyfieithu'r hyn y mae'n rhaid iddynt ei wneud ac wedi hynny sut i adrodd yn ôl ar yr hyn y maent yn ei wneud.  Mae cynnydd yn cael ei wneud er i rai o'r staff adael yn ystod y cyfnod.  Yr unig gam yn ôl i ddysgu mewn swydd yw bod y proses yn cael ei harafu gyda'r gwasanaeth yn dod yn llai effeithiol nag y byddai'n dymuno.  Y prif ddanghosydd llwyddiant i RSM Bentley Jennison, felly, yw ansawdd y gwaith y mae'r Rheolwr Archwilio'n ei arolygu, cyflymder y gwaith a darparu'r gwaith hwnnw y mae Bentley Jennison yn ei weld fel gwaith angenrheidiol.  Pan fo'r holl elfennau hyn yn eu lle, gellir rhoi sylw wedi hynny i foddhad y client ac i'r hyn y mae'r sawl sy'n cael ei archwilio'n ei deimlo am y gwasanaeth o safbwynt yr hyn y mae'n ei ddisgwyl ac a fodlonwyd y disgwyliadau hynny a'i peidio.  Un dasg yw ceisio gwella'r syniadaeth am Archwilio Mewnol o fewn yr Awdurdod gyfan ac i annog adrannau i feddwl am archwilwyr a'u gwaith fel cynghorwr a chymorth.  Mae'n cael ei gydnabod y bydd yn cymryd peth amser i adrannau dderbyn y syniad bod archwilwyr yno i'w helpu ac i'r gweithwyr ddatblygu'r lefel honno o hyder yn yr archwiliad.

     Gofynnwyd y cwestiwn ynglyn â chadw y staff ac a oedd hyn yn broblem i'r Adain.

     Dywedodd Mr. Patrick Green nad oedd cadw staff yn cael ei weld fel problem o safbwynt RSM Bentley Jennison.  Mae rhai o'r swyddi gwag sydd wedi codi yn rai sydd yn codi yn y rhan fwyaf o fudiadau yn naturiol e.e. absenoldeb mamolaeth, ond yr effaith yw ei fod yn torri'r patrwm.  Nid yw mynd a dod staff yn fater sy'n benodol i'r adain ac mae gan y cwmni berthynas weithio dda gyda'r staff bresennol.

     Nododd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) i beth newid fod mewn staff gyda'r cwmni a gyda'r Adain Archwilio Mewnol a bod hynny wedi cael effaith ar y gwasanaeth ar brydiau.  Roedd yr Awdurdod wedi profi peth anhawster yn gyffredinol yn recriwtio i swyddi proffesiynol ac wrth gystadlu yn y farchnad lafur leol.  Ar hyn o bryd mae'r Adain Archwilio Mewnol yn llawn o ran staff ac nid yw hyn yn broblem felly.  Mae trefniant presennol gydag RSM Bentley Jennison yn rhoi'r gymysgedd iawn o sgiliau o fewn y gwasanaeth - staff RSM Bentley Jennison y gellir tynnu ar eu harbenigedd proffesiynol pan yn delio gyda rhai o archwiliadau mwyaf technegol, a staff leol ddwyieithog sydd yn rhai delfrydol ar gyfer gwneud y gwaith o fewn yr Awdurdod.

     Penderfynwyd diolch i Mr. Patrick Green am ei gyflwyniad i waith RSM Bentley Jennison ac i nodi'r wybodaeth a gyflwynwyd.

     Cyflwynwyd - Adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn rhoi cefndir ac amgylchiadau ymchwiliad arweiniodd at ddedfrydu un oedd yn twyllo'r Cyngor a chyrff cyhoeddus eraill.  

     Dywedwyd i'r unigolyn geisio derbyn arian grant trwy dwyll gan y Cyngor a mudiadau eraill trwy ffugio nifer o ddogfennau a diwygio a newid sieciau.  Yn sgil yr ymchwiliadau gwelwyd anghysondeb wrth gydymffurfio gyda rheolaethau mewnol yng nghyswllt grantiau a hefyd roedd rhai gwendidau yn y rheolaethau.  Wedyn cryfhawyd y rheolaethau mewnol yn y maes hwn gan reolwyr ac yn dilyn adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio).  Y wers bennaf oedd hon - rhaid sicrhau bod y dogfennau gwreiddiol a gyflwynir i bwrpas cofnodi hawliadau yn cael ei cyflwyno mewn gwirionedd ac nid copïau o dystiolaeth ategol o'r fath.  Ers cwblhau'r gwaith ymchwilio mae'r gwaith rheoli yn yr adrannau priodol wedi ei dynhau yng nghyswllt siecio hawliadau a dogfennau ategol a bellach rydym yn sicrhau bod y dogfennau gwreiddiol neu gopïau a ddilyswyd yn annibynnol yn cael eu cyflwyno.

     Adeg paratoi'r adroddiad hwn roedd yr heddlu yn gweithio'n bwrpasol dan ddeddfwriaeth enillion troseddol i hawlio rhywfaint o'r arian grant yn ôl oddi ar yr unigolyn.  Yn y man bydd yr heddlu yn rhoi gwybod i'r Cyngor am lwyddiant y broses ac am faint lwyddwyd i'w hawlio'n ôl.  

     Mae'r hanes hwn yn dangos nad yw'r awdurdod yn mynd i ganiatáu unrhyw dwyll.  Ymchwilir, yn gyfrinachol, i unrhyw amheuon ac os ydyw'r dystiolaeth briodol ar gael bydd yr Awdurdod yn symud ymlaen i erlyn bob cyfle.  Yn yr achos hwn yr Awdurdod yma a roes arweiniad gyda'r gwaith ymchwil i dwyll cymhleth yn ymwneud â'r Cyngor a chyrff cyhoeddus eraill.

     Roedd yr aelodau wrth gydnabod a chroesawu i'r unigolyn gael ei erlyn yn llwyddiannus a rhan y Cyngor yn hyn oll, am fynegi peth pryder ynglyn â chadarnrwydd holl brosesau'r awdurdod yn gwirio dogfennau, ac yn arbennig yn dibynnu ar gopïau yn hytrach nag ar dalebau a derbyniadau gwreiddiol, ac awgrymwyd y dylai'r twyll fod wedi ei ddarganfod ynghynt, neu na ddylai fod wedi digwydd o gwbl.

     Dywedodd y Rheolwr Archwilio wrth yr aelodau bod yr Awdurdod angen copïau o'r sieciau er mwyn profi iddynt gael eu hysgrifennu allan i'r cwmni; fe all y banc naill ai eu dychwelyd ac os hynny fe ddisgwylir i'r Adran edrych ar y copi gwreiddiol, neu fe fydd yn gwneud copi ac yn tystio mai copi yw hwnnw o'r gwreiddiol.  Yn yr achos uchod roedd llungopi wnaed gan yr unigolyn (ac yntau wedi ei ffugio) wedi cael ei dderbyn.

     Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) bod yr arfer o ffugio dogfennau yn dod yn fwy soffistigedig ac y gellir ei wneud yn weddol hawdd.  Yn nhermau'r fframwaith dilysu budd-daliadau, disgwylir i'r Awdurdod dderbyn a stampio dogfennau gwreiddiol ac fe ddylid glynu at yr arfer hwn trwy'r holl awdurdod.  Mae Polisi Gwrth-dwyll yr Awdurdod yn rhoi'r pwyslais ar rwystro ac yn hynny o beth, ni ddylai'r twyll uchod fod wedi digwydd.  Fodd bynnag, mae'r Awdurdod yn cymryd golwg ddu iawn ar dwyll a lle bod twyll yn digwydd, bydd yn gwneud pob ymdrech i weithredu yn ei erbyn a cheisio cael ateb i unrhyw ffurf ar golled a gafwyd o ganlyniad; pwynt yr holl adroddiad yw cyhoeddi mai dyma yw agwedd a safiad yr Awdurdod ar dwyll.

     Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

     Y Cynghorydd C. L. Everett

     Cadeirydd