Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio dogfennau , 19 Ebrill 2005

1

DATGAN DIDDORDEB

2

COFNODION

2

Cyflwynwyd, yn unol â phenderfyniad y Pwyllgor hwn yn ei gyfarfod cynt - Gopi o adroddiad adolygu Rheoli Asedion Gorffennaf 2004 yn crynhoi sefyllfa'r Awdurdod hwn ym mis Gorffennaf 2004 ar fater symud ymlaen gyda'r Cynllun Rheoli Asedau a materion rheoli asedau cysylltiedig.  

     Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth (Eiddo) wrth yr aelodau nad oedd yr adroddiad uchod 0yn rhan o'r Cynllun Archwilio gwreiddiol ond comisiynwyd ef, yn hytrach, gan Lywodraeth Cynulliad Cymru a Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru.  Yn ddiweddar roedd Comisiwn Archwilio Cymru wedi cyhoeddi adroddiad crynhoi a hwnnw'n darparu crynodeb o'r sefyllfa ddiweddaraf yng nghyswllt rheoli asedau trwy Gymru'n gyffredinol;0 fodd bynnag, nid oedd yr adroddiad yn crybwyll unrhyw awdurdod unigol o safbwynt ymarferion da neu rai gwael.  

     Nododd Mr. Ian Howse, PWC bod yr adroddiad a gyhoeddwyd gan Gomisiwn Archwilio Cymru yn paratoi cyd-destun defnyddiol i faterion rheoli asedau ar draws Cymru a buasai o fudd i'r aelodau ei weld.

     Cytunwyd i gynnwys Adroddiad Comisiwn Archwilio Cymru - Crynodeb Rheoli Asedau 2005 ar agenda cyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.

     Wedyn cyfeiriodd yr Aelodau at arafwch yr Awdurdod yn symud ymlaen gyda rheoli asedau gan grybwyll natur elfennol y Cynllun Rheoli Asedau fel y cafodd hwnnw ei nodi yn yr Adroddiad Arolwg, ac oherwydd y disgwyliad datganedig yn yr adroddiad y câi y rhan fwyaf o'r elfennau sydd heb eu datrys yng nghyswllt y Cynllun Rheolau Asedau eu cwblhau erbyn 2005, cynigiwyd bod y Pwyllgor Archwilio yn gofyn am gwblhau'r Cynllun Rheoli Asedau yn ystod y tri i chwe mis nesaf a hynny ar ôl rhoddi sylw i'r holl faterion a godwyd yn yr Adroddiad Arolwg a gweithredu ar y cyfryw faterion.

     Nododd y Pennaeth Gwasanaeth (Eiddo) bod oedi wedi digwydd oherwydd anawsterau a wynebwyd wrth0 gwblhau'r arolwg ar gyflwr adeiladau ond nid Ynys Môn oedd yr unig Awdurdod i fethu â chwblhau erbyn y dyddiadau cau dynodedig yng nghyswllt cwblhau'r Cynlluniau Rheoli Asedau.   Roedd disgwyl y buasai'r rhaglen gyfredol gerbron yn caniatáu 0cyfle i gwblhau'r Cynllun Rheoli Asedau a'i gyflwyno hefyd erbyn Medi, 2005.

     Ar ôl y drafodaeth ar yr adroddiad uchod a gyflwynwyd ar gais penodol y Pwyllgor Archwilio, gwnaed pwynt cyffredinol ynghylch a oedd adroddiadau arolwg o'r fath, ac adroddiadau eraill yn seiliedig ar waith archwilio, ar gael i aelodau etholedig, ac roedd hi'n ymddangos bod rhai adroddiadau yn cael eu rhannu a'u dosbarthu ymhlith swyddogion a rhai eraill i aelodau'r Pwyllgor Gwaith yn unig.  Gofynnwyd am sicrwydd gan yr archwiliwr allanol y câi y cyfan o adroddiadau y PWC, ac yn wir hefyd bob adroddiad archwilio, beth bynnag oedd ei darddiad, eu gwneud ar gael i holl aelodau'r Cyngor er mwyn bod o gymorth iddynt gyflawni eu swyddogaethau fel Cynghorwyr.  Wedyn mynegwyd bod rhai diffygion y tu mewn i drefniadau rheoli corfforaethol yr Awdurdod yng nghyswllt rhannu gwybodaeth, a bod raid rhoddi sylw i'r mater er mwyn y broses ddemocrataidd.

     Mewn ymateb dywedodd Mr. Ian Howse, PWC bod yr adroddiadau sy'n cael eu paratoi fel rhan o'r Cynllun Archwilio yn cael eu cyflwyno i'r Rheolwr-gyfarwyddwr a hefyd i swyddogion perthnasol y Cyngor; mater i'r Awdurdod ei hun yw penderfynu sut i ddelio â'r cyfryw bwnc wedyn.  Roedd gan y Cyngor drefniadau penodol i ddelio gyda materion gwahanol - roedd adroddiadau'r PWC yn cael eu trosglwyddo i'r fforwm/corff gwneud penderfyniadau priodol y tu mewn i'r Cyngor trwy'r Rheolwr-gyfarwyddwr a hon yw'r arfer yr 0oedd PWC yn ei dilyn hefyd gydag Awdurdodau eraill y mae'n archwiliwr allanol iddynt.  

     Yn ei ymateb dywedodd y Cynghorydd E. Schofield na allai gytuno gyda'r safbwynt hwn ac y dylai'r holl adroddiadau sy'n seiliedig ar archwilio fod ar gael i holl aelodau'r Cyngor, gan fod y Cyngor fel corff yn cyflogi'r Archwiliwr Allanol ac yn talu iddo am ei adroddiadau.

     Y farn gyffredinol ymhlith aelodau'r Pwyllgor oedd y dylai adroddiadau archwilio fod ar gael i holl aelodau'r Cyngor yng nghyd-destun y broses gwneud penderfyniadau onid oedd rheswm cyfreithiol penodol yn gwahardd rhyddhau'r wybodaeth.

     Ar ôl trafodaeth, penderfynwyd -

2

Derbyn yr Adroddiad Arolwg Rheoli Asedau Gorffennaf 2004 a nodi cynnwys y cyfryw adroddiad.

2

Dwyn i sylw'r Pwyllgor Gwaith a'r Adain Eiddo ddisgwyliad a gofynion y Pwyllgor Archwilio bod y Cynllun Rheoli Asedau yn cael ei gwblhau a'i gymeradwyo erbyn Medi 2005 a hynny ar ôl rhoddi sylw i'r holl faterion a godwyd yn yr Adroddiad Arolwg 2004.

2

Cyflwyno adroddiad y Comisiwn Archwilio yn crynhoi Rheoli Asedau Cymru 2005 i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.

2

Bod yr holl adroddiadau archwilio, beth bynnag fo ffynhonnell y rheini, ar gael i bob aelod o'r Cyngor Sir onid oedd rheswm cyfreithiol penodol yn gwahardd rhyddhau'r wybodaeth.

2

Yn unol â phenderfyniad y Pwyllgor hwn yn ei gyfarfod blaenorol cyflwynwyd adroddiad ar y sefyllfa ddiweddaraf yng nghyswllt datblygiadau wrth symud ymlaen gyda hawliad grant y Dreth Gyngor a'r Budd-daliadau Tai am 2003/04 ynghyd â Hawliad Grant Cymhorthdal Cyfrif Refeniw Tai 2003/04.

     Cyflwynodd y Deilydd Portffolio Cyllid a Thechnoleg Gwybodaeth adroddiad llafar ar y sefyllfa ddiweddaraf fel a ganlyn:-

Ÿ     Roedd Llythyr Archwilio Blynyddol yr Archwiliwr Allanol yn cyfeirio at oedi wrth gyflwyno'r hawliadau uchod i'w harchwilio.  Roedd yr hawliadau cymhorthdal i fod i'w cyflwyno yng Ngorffennaf gyda'r hawliad terfynol wedi ei archwilio i'w gyflwyno cyn diwedd Hydref.  Y sefyllfa bresennol yw fod y ddwy ffurflen gais dal heb eu cyflwyno ond fod trefniadau wedi eu gwneud gyda'r cwmni meddalwedd i roi cefnogaeth ar eu cwblhau.  Cyfanswm yr hawliadau yw £15m.  Mae'r prif faterion sy'n creu trafferth ynglyn â Chymhorthdal Budd-dal Tai, ond hyd at 2003/04 roedd y cais Cymhorthdal Cyfrif Refeniw Tai yn cynnwys budd-dal tai ar dai cyngor ac mae'r oedi yn effeithio'r cais hwnnw hefyd.

Ÿ     Nid yw'r methiannau ag a welwyd yn niwedd y 1990au yw hyn.  Digwyddodd yr oedi oherwydd problemau wrth gyflwyno modiwl meddalwedd i greu'r hawliad cymhorthdal, wedi eu wneud yn waeth gan absenoldebau staff.  Roedd y modiwl wedi ei archebu gan Grwp Defnyddiwr Northgate oherwydd problemau blaenorol : yn anffodus cafodd y cwmni drafferthion garw wrth ei gyflwyno, gan arwain at oedi ac at "qualification" ar yr hawliadau cynharaf".  Penderfyniad bwriadol oedd peidio â chwblhau yn ôl yr hen ond i ddisgwyl nes bod y meddalwedd newydd yn gweithio yn iawn.

Ÿ     Mae'r Adran Waith a Phensiynau (DWP) wedi cael gwybod am y gwahanol broblemau ac o ganlyniad wedi caniatáu dau estyniad hyd at Ragfyr 2004 ar y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno hawliad terfynol 2003/04.  Caniatawyd yr estyniadau gan fod y problemau wedi eu creu gan ffactorau allanol a oedd y tu allan i'n rheolaeth.

Ÿ     Mae swyddogion yn hyderus y bydd modd hawlio cymhorthdal ar y graddfeydd disgwyliedig pan fydd y meddalwedd wedi ei gyflwyno yn iawn.  Dyna yw'r sail a ddefnyddiwyd wrth gau cyfrifon y Cyngor am 2003/04 ac mae'r rhain wedi eu harchwilio.  Roedd y problemau blaenorol (ar ôl-ddyddio, cyfeiriadau i'r Swyddog Rhent a "benefit period overruns") wedi eu dileu, bron yn gyfan gwbl ers 2000.  Cafwyd cadarnhad i hyn trwy archwilio hawliad 2001/02 a'r gwaith ar hawliad 2002/03 sydd gyda PWC.

Ÿ     Dylid nodi mai prin yw'r Awdurdodau hynny sydd wedi cyflwyno'u cais cyn y dyddiad cau.  Mae swyddogion yn deall gan gydweithwyr ar draws Gogledd Cymru na gydymffurfiwyd a'r dyddiad cau o fis Hydref gan eu harchwilwyr er bod y rhan fwyaf wedi eu dychwelyd bellach.  Fel hyn mae'r drefn yn gweithio : gwneir taliadau ar gyfrif yn fisol trwy'r flwyddyn.  Os methir y dyddiad cau, mae DWP yn dal cyfran o hawliad y flwyddyn gyfredol yn ôl fel modd o gymell cyflwyno'r cais.  Ers Rhagfyr, bu DWP yn dal cymhorthdal yn ôl: o Ionawr i ddiwedd Mawrth cafodd cyfanswm £0.5m ei ddal yn ôl allan o £1.25m y mis.  Bydd symiau yn cael eu dal yn ôl hyd nes y bydd DWP yn derbyn hawliad wedi ei archwilio - pan bydd y symiau a gedwir yn ôl yn cael eu talu i ni.

Ÿ     Enwebwyd aelodau staff yr adeiniau budd-dal a chyfrifeg i reoli gweddill y gwaith.  Mae'r cwmni meddalwedd wedi cytuno i roi rhagor o hyfforddiant a chefnogaeth technegol.  Ers cwblhau bilio'r dreth gyngor a'r trethi busnes, a chwblhau diwedd blwyddyn budd-dal, mae swyddogion yn medru rhoi blaenoriaeth i'r gwaith yma.

2

Nodi'r wybodaeth a gyflwynwyd ar lafar gan y Deilydd Portffolio Cyllid a Thechnoleg Gwybodaeth ynghylch cyflwyno Hawliad Cymhorthdal Budd-daliadau y Dreth Gyngor a Budd-daliadau Tai am 2003/04 a'r Hawliad Grant Cymhorthdal Cyfrif Refeniw Tai am 2003/04.

2

Gofyn i'r Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) gyflwyno adroddiad ysgrifenedig i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio yn amlinellu man cychwyn y contract gyda Northgate, y sefyllfa ddiweddaraf yng nghyswllt cyflwyno'r hawliadau y cyfeiriwyd atynt yn 2.2.1 uchod a pha gamau y mae'n rhaid eu cymryd i ddatrys y sefyllfa, a hefyd sut y mae sefyllfa'r Awdurdod hwn yn cymharu gydag aelodau eraill y Grwp Defnyddwyr.

3     ADRODDIAD BLYNYDDOL ARCHWILIO MEWNOL 2004/05

     Cyflwynwyd - Adroddiad yn crynhoi gwaith yr Adain Archwilio Mewnol am y flwyddyn 2004/05.

     Cyfeiriodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) at y prif ystyriaethau fel a ganlyn:-

3

Roedd cymhariaeth rhwng y gwaith gwirioneddol a wnaed yn ystod y flwyddyn yn erbyn y gwaith cynlluniedig am y flwyddyn yn dangos gwahaniaeth o 85 diwrnod.

3

Nid oedd y gymhariaeth rhwng y diwrnodau gwirioneddol a rhai cynlluniedig, er eu bod yn dangos yn fras sut yr oedd amser y staff yn cael ei dreulio yn ystod y flwyddyn, yn dangos beth oedd y deilliannau, h.y. faint o archwiliadau unigol a gwblhawyd.  

3

Roedd dadansoddiad o'r archwiliadau cynlluniedig a rhai gwirioneddol a gwblhawyd yn ystod 2004/05 fel a nodwyd yn nhabl 3.1 yr adroddiad yn dangos bod 109 o archwiliadau wedi'u cynllunio'n wreiddiol, ond wedyn y ffigwr wedi'i ddiwygio i 113; cwblhawyd 90 o archwiliadau erbyn 31 Mawrth 2005 a chyhoeddwyd adroddiad drafft ar gyfer 25 archwiliad.  Erbyn 31 Mawrth 2005 roedd gwaith archwilio yn dal i fynd yn ei flaen ar 22 o archwiliadau ac nid oedd y gwaith wedi dechrau ar 11 o archwiliadau erbyn diwedd y cyfnod hwn.  Roedd cyfanswm o 26 o archwiliadau a gwblhawyd, neu rai mewn fersiwn ddrafft neu yn dal i fynd yn ei blaen yn ymwneud â rhaglen waith 2003/04 tra bod 5 o archwiliadau eraill wedi'i gwblhau neu wedi cyrraedd fersiwn ddrafft yn ymwneud â rhaglen waith cyfnod cyn 2003/04.

3

Er bod y gwaith yn cael ei gynllunio ar gyfer blynyddoedd unigol yn y cynlluniau strategol a blynyddol, mae unedau o waith yn gorfod cael eu cario ymlaen o'r naill flwyddyn i'r nesaf, yn enwedig felly yn agos archwiliadau mawrion neu'r archwiliadau hynny sy'n cychwyn yn agos iawn i ddiwedd y flwyddyn ariannol.  Mae hyn yn gyfrifol am 31 o'r archwiliadau yng nghyswllt cynlluniau'r blynyddoedd cynt ac a gariwyd ymlaen i 2004/05 a hefyd y 47 o archwiliadau a gwblheir yn 2005/06 (25 ar ffurf ddrafft, a gwaith yn dal i fynd ymlaen ar 22).  

3

Roedd angen 215 o ddyddiau yn 2004/05 i gwblhau'r gwaith archwilio a ddygwyd ymlaen o'r flwyddyn cynt ac amcangyfrifir y bydd angen 150 o ddyddiau yn 2005/06 i gwblhau'r archwiliadau na chafodd mo'u cwblhau yn 2004/05.

3

Diwygiwyd cynllun archwilio yn ystod y flwyddyn ac ychwanegwyd ato 2 uned archwilio raglenedig (20 dydd) a 2 uned archwilio contractau.  Ni chychwynnwyd ar 11 darn o waith archwilio ac roedd y rhain yn gyfrifol am 255 diwrnod o'r gwaith archwilio cynlluniedig.  Ni wnaed y gwaith archwilio oherwydd bod llai o ddyddiau archwilio ar gael (85 diwrnod) a hefyd bod gwaith archwilio arall wedi cymryd mwy o amser na'r disgwyl dan y cynllun (85 diwrnod).

3

Cadwyd y llithriad mewn cof wrth lunio cynllun strategol 2005/09 ac o'r herwydd buasai'r gwaith yn cael ei wneud yn ystod oes y cynllun hwn yn unol â'r asesiad risg.

3

Yn y cyfan o'r 47 o adroddiadau a ryddhawyd yn 2004/05 gwnaed 300 o argymhellion a chafodd 294 ohonynt eu derbyn.  

3

Roedd dangosyddion perfformiad i'r Adain Archwilio Mewnol yn dangos bod costau'r Adain dan reolaeth dda a hefyd bod safon y gwaith yn  uwch na'r targed a bennwyd.  Y pryder mwyaf a ddaw i'r amlwg yn y dangosyddion perfformiad yw nifer yr archwiliadau sydd ddim yn cael eu cwblhau y tu mewn i'r amser cynlluniedig.  Yma dylid nodi nad yr amser cyllidebol yw'r unig ffactor i'w hystyried a rhaid sicrhau bod y gwaith archwilio yn cynnwys adolygiadau llawn ar y meysydd risg. Ond hefyd roedd cryn dipyn o staff dibrofiad (4 o'r 7 aelod gyda llai na 3 blynedd o brofiad) yn ychwanegu at yr amser a dreuliwyd ar y gwaith archwilio cynlluniedig.  Fodd bynnag, roedd hwn yn faes lle gellid gwella'r perfformiad ac adolygu'r broses gynllunio ac o sgopio gwaith archwilio er mwyn gwella'r perfformiad hwn.

3

0Roedd 4 canlyniad mawr i'r argymhellion a wnaed yn yr archwiliadau a gafwyd - gwella mesurau rheoli mewnol ac, o'r herwydd, gostwng y 0perygl o gamgymeriadau neu dwyll; gwella trefniadau gweithio; gwella trefniadau casglu incwm; cywiro camgymeriadau a ganfuwyd yn ystod gwaith archwilio ac adennill arian yn sgil archwiliadau o dwyll.  Yn sgil gwaith archwilio a wnaed yn 2004/05 canfuwyd cyfanswm net £101,192 ac o'r swm hwn adenillwyd £3,655 mewn gwirionedd gan adael £97,537 heb ei adennill.  Mae'r swm o £25,000 yn cynrychioli incwm nad oes cyfrif amdano.  

3

Mae pob gwaith archwilio wedi'i raddio o A i E i nodi safon y rheolaeth fewnol ac A yn dangos na chanfuwyd yr un gwendid ac o'r herwydd mae'r risg yn fychan iawn.  Tra bod E yn cynrychioli rheolau mewnol cwbl annigonol a hynny'n peri risg uchel.  O'r 47 o archwiliadau y paratowyd adroddiadau archwilio ffurfiol ar eu cyfer, enillodd 8 ohonynt raddfa A; 23 yn ennill graddfa B; 9 yn cael C a 3 yn cael D a rhoddwyd E i 1 archwiliad.  Nid oedd graddfeydd yn berthnasol i 3 archwiliad.

3

B yw'r raddfa gyffredinol yn seiliedig ar yr holl waith a wnaed yn ystod y flwyddyn, sef risg fechan i'r awdurdod ac mae hyn yn welliant ar raddfeydd B/C yn gyffredinol yn y blynyddoedd cynt. Yn y gwaith archwilio a wnaed ac a gwblhawyd ni welwyd yr un maes oedd yn peri pryder mawr na risg busnes o bwys i'r Cyngor yn gyffredinol.

3

Yng nghyswllt yr archwiliadau na chafodd eu cwblhau y tu mewn i'r amser cynlluniedig a beth oedd y rhesymau am hynny;

3

yng nghyswllt arian a adenillwyd yn sgil gwaith archwilio a hynny'n cynrychioli cyfran fechan yn unig o'r cyfanswm a nodwyd;

3

yng nghyswllt £25,000 o incwm nad oedd cyfrif amdano a'r angen i gael rheolaeth fwy llym i sicrhau bod digwyddiad fel yr un hwn ddim yn digwydd eto neu o leiaf yn cael ei ganfod yn gynt - awgrymwyd y dylai pob Adran wneud asesiad risg cyllidol ei hun;

3

yng nghyswllt trosiant mawr yn staff yr Adain Archwilio Mewnol a'r angen i gynnal cyfweliadau gadael er mwyn sefydlu beth oedd y rheswm am ymadael - awgrymwyd y buasai'n fuddiol i'r Pwyllgor Archwilio dderbyn ystadegau yng nghyswllt nifer y cyfweliadau gadael ac efallai wedyn y dymunai'r Panel Rheoli Perfformiad ymchwilio'n fanylach iddynt.  

4     ADRODDIAD GWAITH AR ARCHWILIO MEWNOL

     Cyflwynwyd - Adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) yn amlinellu'r gwaith a wnaeth yr Adain Archwilio Mewnol yn y cyfnod 1 Ebrill, 2004 hyd at 31 Mawrth, 2005.

     Cyfeiriodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) at yr ystyriaethau pennaf fel a ganlyn:-

4

Yn ystod y cyfnod 1 Medi, 2004 hyd at 31 Mawrth, 2005 cwblhawyd 35 o archwiliadau a chyhoeddwyd adroddiad terfynol ym mhob achos; roedd gwaith ar 29 o archwiliadau wedi cyrraedd y lefel ddrafft tra bo gwaith ar 16 o archwiliadau eraill yn dal i fynd yn ei flaen.  Cwblhawyd y gwaith ar siecio cydymffurfiad Budd-daliadau Tai a chanfuwyd ei fod yn cydymffurfio.  Yn achos yr archwiliadau hynny yr oedd adroddiad terfynol ynghlwm wrthynt, roedd y raddfa wedi gwella 0mewn 16 o achosion, y raddfa heb newid o'r un cynt mewn 9 o achosion, a gostyngiad yn y raddfa wedi digwydd o'r archwiliad 0blaenorol yn achos 3.  Yn achos 7 archwiliad nid oedd graddfa flaenorol wedi ei rhoddi gan fod y meysydd heb eu harchwilio o'r blaen.

4

Yn ychwanegol at y gwaith hwn derbyniwyd 24 o gontractau cyfalaf yn yr Adain Archwilio rhwng 1 Medi, 2004 a 31 Mawrth, 2005.  Cwblhawyd y gwaith archwilio ar 21 o'r contractau hyn a dychwelyd y ffeiliau i'r Adran berthnasol.  Roedd y gwaith yn mynd yn ei flaen ar y tri chontract oedd yn weddill.

4

Yn ystod y flwyddyn mae'r Adain Archwilio Mewnol yn gorfod gwneud gwaith ar faterion sy'n dod i'r fei yn ystod gwaith archwilio cynlluniedig neu oherwydd materion a ddygir i sylw'r Adain gan Adrannau eraill a gwaith hefyd y mae adrannau eraill yn gofyn i'r Adain Archwilio Mewnol ei wneud.  Hefyd mae'n bosib y bydd yr Archwiliwr Dosbarth yn gofyn i'r Adain am wybodaeth neu gymorth i ddarparu gwybodaeth.  Yn sgil rhai o'r ymchwiliadau hyn cyhoeddir adroddiadau archwilio ffurfiol ond efallai na fydd adroddiadau yn dilyn rhai ymchwiliadau.  Os ydyw ymchwiliadau archwilio mewnol yn dangos bod tystiolaeth prime facie o weithred droseddol yn bod yna, gan ddilyn rheoliadau cyllidol y Cyngor, trosglwyddir y mater i'r Heddlu ymchwilio iddo.  Hefyd, yn yr adroddiad, amlinellwyd gwaith ymchwilio arbennig y bu'r Adain Archwilio Mewnol yn rhan ohono a nodwyd canlyniadau hefyd.

4

0Hefyd mae'r Adain Archwilio Mewnol yn darparu cyngor ar 0reolaethau systemau a rheoliadau a gwneir y gwaith dan y categori hwn yn ôl cais yr Adrannau unigol ac fel arfer mae'n gyngor ar reoliadau cyllidol, rheolau sefydlog contractau a gweithdrefnau tendro, rheolaethau mewnol sy'n angenrheidiol i systemau newydd neu gynnal trafodaethau ynghylch newid systemau presennol.  Rhoddwyd cyngor o'r math hwn i nifer o adrannau.

4

I bwrpas cyflawni ei ddyletswyddau fel Swyddog Adran 151 y Cyngor, gall y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) ofyn i'r Adain Archwilio Mewnol ymgymryd â darnau o waith archwilio sydd y tu allan i'r cynllun archwilio y cytunwyd arno, ac amlinellwyd enghraifft o'r gwaith a wnaed dan y categori hwn yng nghyswllt cyllido gwaith cyfalaf a wnaed ar un o adeiladau'r Cyngor.

4

Gwnaed gwaith dilyn-i-fyny ar 12 o adroddiadau archwilio a gyhoeddwyd rhwng 1 Ebrill, 2004 a 30 Medi, 2004 ac yn yr adroddiad manylwyd ar ganlyniadau y gwaith ym mhob un o'r 12 achos.  Ers rhannu'r agenda i'r cyfarfod hwn roedd ymateb wedi'i roddi gan yr adran berthnasol i adroddiadau archwilio a gyhoeddwyd yng nghyswllt Recriwtio a Phenodi Staff (ymateb ar lafar); Hawliadau Teithio a Goramser yn yr Adran Addysg a Hamdden; a'r System Oriau Ystwyth (ymateb llafar yn nodi bod rhai argymhellion heb eu gweithredu ond yn dibynnu ar gyrraedd cytundeb gyda'r Undebau).

4

Yng nghyfarfod diwethaf y Pwyllgor Archwilio dywedwyd nad oedd ymateb wedi'i ddarparu gan nifer o adrananu/ysgolion i geisiadau y Gwasanaeth Archwilio Mewnol am y wybodaeth ddiweddaraf yng nghyswllt gweithredu ai peidio ar argymhellion y cytunwyd arnynt a nodwyd nad oedd ymatebion wedi cyrraedd yn yr adroddiad.  Fodd bynnag, dywedwyd bod ymateb boddhaol bellach wedi'i dderbyn yng0 nghyswllt Gwasanaeth Cofrestru Llangefni ac Ysgol Bodffordd.

4

Yn yr adroddiad archwilio ar Ysgol Rhosneigr rhoddwyd iddi raddfa E yn dangos bod yno wendidau sylweddol yn system rheolaethau mewnol yr0 ysgol, adroddiad y rhoddwyd copi ohono i aelodau'r Pwyllgor hwn, ac roedd y mater yn dal i fod yn destun ymholiadau gan yr Heddlu ac o'r herwydd nid oedd modd cyflwyno rhagor o wybodaeth i'r Pwyllgor ar y pryd.  

     Cytunodd yr  Aelodau na ddylid trafod y mater hwn yn y cyfarfod.

4

yn achos gwaith ymchwil arbennig nodwyd, er mwyn bod yn agored, y dylid cadw cofnod nid yn unig o bob penderfyniad i gynnal ymchwiliad i haeriad neu gwyn ond hefyd y dylid cofnodi pob penderfyniad i beidio â chynnal ymchwiliad, gan gofnodi'r rhesymau o blaid y penderfyniad i beidio â chynnal ymchwiliad i 0haeriad neu gwyn benodol;

4

Yng nghyswllt gwaith archwilio heb ei gwblhau, nodwyd gyda phryder bod 2 archwiliad heb eu cwblhau ers 12 mis, a bod 8 arall heb eu cwblhau am gyfnod o 6 - 12 mis a gofynnwyd am eglurhad pam nad oedd y gwaith archwilio wedi'i gwblhau.

4

Derbyn adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) ar waith yr Adain Archwilio Mewnol am y cyfnod 1 Ebrill, 2004 - 31 Mawrth, 2005 a nodi ei gynnwys.

4

Bod rhagor o wybodaeth ysgrifenedig am ddau archwiliad oedd heb eu cwblhau am gyfnod o 12 mis yn cael ei chyflwyno i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.

5

CYNLLUN STRATEGOL ARCHWILIO MEWNOL :  1 EBRILL 2005 - 31 MAWRTH, 2009

     Cyflwynwyd - Cynllun Strategol Archwilio Mewnol 4 blynedd am y cyfnod Ebrill, 2005 - Mawrth 2009.

     Penderfynwyd mabwysiadu'r Cynllun Strategol am 2005-2009 fel y cafodd ei gyflwyno.

6     ARCHWILIO ALLANOL

     Cyflwynwyd - Fersiwn ddrafft o Gynllun Archwilio PriceWaterhouseCoopers am y flwyddyn ddaeth i ben ar 31 Mawrth, 2005.

     Dywedodd Mr. Ian Howse, PWC bod y Cynllun Archwilio wedi'i baratoi gyda golwg ar roddi gwybodaeth i aelodau a swyddogion Cyngor Sir Ynys Môn am gyfrifoldebau 0PWC fel archwilwyr allanol yr Awdurdod a hefyd nododd sut y bwriedir cyflawni'r gwaith.

     Ar ôl cael trafodaethau gyda rheolwyr a dod i ddeall y Cyngor a'r sector llywodraeth leol mae PWC wedi canfod nifer o ddatblygiadau sy'n cael effaith fawr ar y Cyngor.  Datblygiadau a materion yw'r rhain a gododd yn sgil y cyfarfodydd a gafwyd hyd yma.  Trafodwyd y Cynllun gyda'r Rheolwr-gyfarwyddwr, y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) a'r Rheolwr Archwilio Mewnol.  Hefyd cafodd y cyfryw gynllun ei ddatblygu yn gyfochrog gyda Chynllun Gwella'r Cyngor a phryd bynnag yr oedd y materion a godwyd y tu mewn i'r Cynllun Gwella0 yn cael effaith ar amcanion Côd yr Archwilwyr manylwyd arnynt yn y Cynllun Archwilio.  Roedd y Cynllun wedi'i drafod a'i gytuno gyda Rheolwr Cyswllt Comisiwn Archwilio Cymru.  Roedd y gwaith ar y materion archwilio allweddol y manylwyd arnynt yn y Cynllun wedi'i ymgorffori yng Nghynllun Rheolaethol y Cyngor am 2004/05.

     Roedd y gwaith archwilio yn ymrannu i 3 phrif faes - Cyfrifon; Llywodraeth a Pherfformiad ac roedd cyfrifoldebau'r Archwilwyr dan y tri chategori wedi'u hamlinellu yn y Cynllun.

     Gofynnwyd i'r Archwiliwr0 beth oedd cyfraniad PWC yng nghyswllt asesu cynnydd ar faterion rheoli corfforaethol.

     Yma nododd yr Archwiliwr Allanol y bydd PWC yn cyflwyno barn ar Gynllun Gwella'r Cyngor ym mis Hydref, 2005 ar ôl ystyried trefniadau corfforaethol a nodir hefyd ym mhle y bydd modd cyflwyno'r gwelliannau.  Hefyd bydd y Llythyr Archwilio yn cyflwyno sylwadau, yn ôl y gofyn, ar drefniadau corfforaethol.  Yn y cyswllt hwn roedd rheoli perfformiad a sut y bydd yr Awdurdod yn cymryd camau i wella perfformiad yn faterion allweddol.  Fel rhan o waith targedu'r Archwiliwr Allanol cynhelir arolwg ar drefniadau rheoli perfformiad y tu mewn i'r Awdurdod ac unwaith y bydd y gwaith hwnnw wedi'i gwblhau cyflwynir adroddiad i'r Panel Rheoli Perfformiad ac wedyn o bosib i'r Pwyllgor Archwilio.

     Yma gofynnodd yr Aelodau am gyflwyno, i'r Pwyllgor Archwilio, gopi o'r Adroddiad Arolwg ar Reoli Perfformiad yn y man.  

     Penderfynwyd -

6

Derbyn Cynllun Archwilio Drafft PWC am y flwyddyn ddaeth i ben ar 31 Mawrth, 2005.

6

Bod Adroddiad Arolwg PWC ar Reoli Perfformiad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio yn y man.