Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio dogfennau , 22 Rhagfyr 2003

Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio
Dydd Llun, 22ain Rhagfyr, 2003

Pwyllgor Archwilio

 

Cofnodion y cyfarfod gafwyd ar 22 Rhagfyr 2003

 

YN BRESENNOL:

 

Y Cynghorydd Gwyn Roberts (Cadeirydd)

 

Y Cynghorydd W. Tecwyn Roberts (Is-Gadeirydd)

 

Y Cynghorwyr Keith Evans, P.M. Fowlie, J.B. Hughes,

R.Ll. Hughes, T.Ll. Hughes, John Williams.

 

Y Cynghorydd R.LL. Jones - Aelod Portffolio - Cyllid.

 

 

 

WRTH LAW:

 

Y Rheolwr-gyfarwyddwr

Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid)

 

 

 

YMDDIHEURIADAU:

 

Y Cynghorydd D.D. Evans

 

 

1

DATGAN DIDDORDEB

 

Ni chafwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

 

2

COFNODION

 

Cadarnhawyd cofnodion y Pwyllgor Archwilio a gyfarfu ar 20 Tachwedd 2003 fel rhai cywir.

(Cyfrol y Cyngor 11.12.2003, tudalennau 110 - 114)

 

3

DATGANIAD CYFRIFON 2002/2003

 

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) - Bod y Cyngor Sir yn ei gyfarfod ar 23 Medi wedi mabwysiadu Datganiad Cyfrifon 2002-03 cyn eu harchwilio.  Bu archwiliwr allanol y Cyngor yn archwilio'r cyfrifon hyn a'r gwaith yn dod i ben, gyda golwg ar roi barn ar y cyfrifon, fel sy'n ofynnol erbyn y dyddiad cau statudol ddiwedd Rhagfyr.  Rhoddir sylw i lythyr yr Archwiliwr yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor hwn ar 13 Ionawr 2004.

 

Dan safonau llym sydd bellach yn berthnasol i archwilwyr, os gwneir newidiadau i'r datganiad cyfrifon rhaid dwyn y newidiadau i sylw y rheini sy'n gyfrifol am lywodraethu.  Bydd rhywfaint o newidiadau i'r geiriad ac i'r dosbarthiad yn nodiadau y fersiwn ddrafft o'r Datganiad Cyfrifon a fabwysiadwyd yn y cyfarfod diwethaf.  Pan fydd y Datganiad Cyfrifon yn cael ei ailgyhoeddi gyda barn yr Archwilwyr bydd y Cyfarwyddwr Corfforaethol yn darparu eglurhad ar y newidiadau hyn i'r holl aelodau.

 

Dygodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol sylw'r Pwyllgor at y ffaith bod yr archwilwyr wedi canfod swm £20k a gafodd ei gynnwys trwy gamgymeriad fel credydwr a swm o £23k a gamdriniwyd yn y  cyfrifon cyfalaf.  Buasai cyflwyno newid i gywiro hyn yn cael effaith ar nifer o gyfrifon ac yn y pen draw yn gwella'r balansau refeniw o'r £20k; ni châi'r £23k effaith ar arian wrth gefn y gellid ei ddosbarthu.

 

Ni chredai'r Cyfarwyddwr bod angen diwygio'r Datganiad Cyfrifon yn sgil yr eitemau hyn oherwydd:-

 

Ÿ

roedd y Datganiad Cyfrifon wedi ei fabwysiadu ac wedi bod ar gael yn gyhoeddus ers mis Medi
 

Ÿ

roedd swm y newid ymhell islaw y lefel pryd y deuai'n berthnasol i bwrpas cyflwyno'r cyfrifon yn deg ac ni fuasai'r Adran, cyn hynny, wedi diwygio'r Datganiad Cyfrifon ar gyfer newidiadau mwy na hyn.  Ni châi hyn unrhyw effaith ar farn yr archwilwyr ar y cyfrifon.
 

 
 

Ÿ

roedd angen cyflwyno nifer fawr o nodion cyfrifeg a hynny mewn cyfnod byr a'r Adran ond yn ddiweddar iawn wedi cael gwybod am y mater a châi'r newid ei gyflwyno ym mlwyddyn ariannol 2003-04.
 

 
 

Roedd maes llafur y Pwyllgor Archwilio yn cynnwys monitro ymateb rheolwyr i argymhellion archwilwyr.  Gofynnwyd i'r Pwyllgor gadarnhau ei fod yn cefnogi penderfyniad y Cyfarwyddwr, am y rhesymau a nodir uchod.
 

 
 

PENDERFYNWYD:-
 

 
 

a.  Cefnogi'r penderfyniad a wnaeth y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) yn y cyswllt hwn a derbyn y rhesymau a roddwyd yn ei adroddiad i'r Pwyllgor.
 

b.  Llongyfarch y Cyfarwyddwr a'i staff ar eu llafur yn y broses o baratoi Datganiad Cyfrifon 2002/03 i'w archwilio.
 

 
 

 
 

Daeth y cyfarfod i ben am 10.15 a.m.
 

Y CYNGHORYDD GWYN ROBERTS (CADEIRYDD)