Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio dogfennau , 23 Mawrth 2004

1

DATGAN DIDDORDEB

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

2

COFNODION

Cyflwynwyd a chadarnhawyd fel rhai cywir, cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 13 Ionawr, 2004.

(Tudalen 45 yng Nghyfrol Gofnodion y Cyngor Sir ar gyfer 4 Mawrth, 2004).

3

ADRODDIAD GWAITH AR ARCHWILIO MEWNOL

Cyflwynwyd - Adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) yn amlinellu gwaith yr Adain Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill, 2003 hyd at 27 Chwefror, 2004.

Bu i'r Pennaeth Gwasnaeth (Archwilio Mewnol) gyfeirio at brif bwyntiau'r adroddiad fel a ganlyn:

3.1

Mae cymhariaeth rhwng y dyddiau a gynlluniwyd i bob categori o waith gyda'r dyddiau gwirioneddol a gofnodwyd  yn erbyn pob categori dros gyfnod yr adroddiad yn dangos bod 1,678 o ddyddiau gwirioneddol wedi'u cofnodi yn erbyn 1,673 o ddyddiau a gynlluniwyd.Fodd bynnag, amlyga'r gymhariaeth rhwng y dyddiau a gynlluniwyd a'r dyddiau gwirioneddol a gofnodwyd mewn perthynas â gwaith archwilio yn benodol fod 990.1 o ddyddiau gwirioneddol wedi'u cofnodi yn erbyn 1,179 o ddyddiau a gynllunwiyd.Mae'r ffaith fod llai o waith wedi ei gyflawni na'r hyn a gynlluniwyd i'w briodoli yn bennaf i absenoldebau salwch ac i absenoldebau eraill.Mae'r gwaith nas gwblhawyd yn llithro i'r cyfnod nesaf ac mae wedi'i ymgorffori yn y Cynllun Strategol a gyflwynir o dan eitem 4 isod.

3.2

Cwblhawyd gwaith wedi'i raglennu ar 16 archwiliad yn ystod y cyfnod o 1 Tachwedd, 2003 hyd at 27 Chwefror, 2004, ac fe gyflwynwyd adroddiad terfynol ym mhob achos.Roedd gwaith ar 16 archwiliad arall yn mynd trwy'r cyfnod drafft, tra roedd gwaith hefyd yn mynd rhagddo ar 16 archwiliad pellach.O ran yr archwiliadau y cwblhawyd adroddiadau terfynol ar eu cyfer, ynghyd ag un achos lle dynodwyd graddfa i adroddiad drafft, gwelwyd gwelliant yn y raddfa o'r gwaith archwilio cynt yn achos 7 ohonynt; ni fu newid yn y raddfa o'r archwiliad cynt yn achos 4; cafwyd gostyngiad yn y raddfa yn achos 3, ac yn achos 3 arall nid oedd modd cymharu gan na ddyfarnwyd graddfa i'r gwaith archwilio cynt neu hwn oedd yr archwiliad cyntaf.

3.3

Ynghlwm wrth yr adroddiad gwaith uchod mae crynodeb gweithredol i bob un o'r adroddiadau hynny a gyhoeddwyd rhwng 1 Tachwedd, 2003 i 27 Chwefror, 2004.Yn achos 1 adroddiad,  dyfarnwyd Graddfa A i'r gwaith; yn achos 10 adroddiad, dyfarnwyd Graddfa B i'r gwaith; cafodd 1 adroddiad raddfa D, ac fe gafodd 1 adroddiad Raddfa E.Yn achos yr adroddiad mewn perthynas â Grantiau Diogelwch Cymunedol y dyfarnwyd Graddfa E iddo, gwelwyd fod y system o reolau mewnol yng nghyswllt y maes gwasanaeth hwn yn gwbl annigonnol ac wedi arwain at nifer o gamgymeriadau sylweddol.Dynoda hyn risg uchel o dwyll i'r Awdurdod.

3.4

Yn ychwanegol at y gwaith archwilio uchod, bu i'r Adain Archwilio dderbyn 18 o gontractau cyfalaf rhwng 1 Tachwedd, 2003 a 27 Chwefror, 2004.Cwblhawyd y gwaith archwilio ar 17 o'r contractau yma a dychwelwyd y ffeil i'r adran berthnasol.Yn ystod y cyfnod hefyd, cwblhawyd gwaith archwilio ar 6 contract arall y dechreuwyd gweithio arnynt cyn 1 Tachwedd, 2003.

3.5

Yn ystod y flwyddyn mae'r Adain Archwilio Mewol yn gorfod gwneud gwaith ar faterion sy'n dod i'r amlwg yn ystod gwaith archwilio cynlluniedig neu oherwydd materion a ddygir i sylw'r Adain gan adrannau eraill, a gwaith hefyd mae adrannau eraill yn gofyn i'r Adain Archwilio Mewnol ei wneud.Yn ystod 2003, gofynnodd y Pennaeth Gwasanaeth (Polisi) am i waith archwilio gael ei wneud yng nghyswllt eitem a brynwyd gyda Grant Diogelwch Cymunedol Llywodraeth y Cynulliad.Yn dilyn yr archwiliad cychwynnol ehangwyd sgôp y gwaith i gynnwys arolwg ar y cyfan o'r grantiau Diogelwch Cymunedol a gafwyd gan y Cynulliad yn ystod 2001/02 a 2002/03.Fel ag a grybwyllwyd yng nghymal 3.3 uchod, rhoddwyd Graddfa E i'r adroddiad sy'n golygu yr adnabyddwyd gwendidau sylfaenol yn y system o reolau mewnol mewn perthynas â'r maes hwn oedd yn peri risg uchel o gamgymeriadau neu dwyll i'r Awdurdod.Hefyd, bu i reolwyr un o adrannau'r Cyngor sylweddoli bod swyddog yn defnyddio adeiladau ac offer y Cyngor i gynnal busnes preifat.Rhoddodd yr Adran sylw i'r mater yn unol â pholisiau staff y Cyngor ac fe ofynnwyd i'r Adain Archwilio Mewnol ymchwilio rhag ofn bod arian neu eiddo'r Cyngor wedi'i gamddefnyddio, ond ni chafwyd dim tystiolaeth bod hynny wedi digwydd.

3.6

Fel rhan o'i gwaith rhydd yr Adain Archwilio Mewnol hefyd gyngor ar reolau, systemau a rheoliadau, ac fe wneir y gwaith hwn gan amlaf ar gais adrannau.Yn ystod y cyfnod rhwng 1 Medi, 2003 a 31 Hydref, 2003 gwnaed gwaith asesu cyllidol ar dendrwyr contractau; rhoddwyd cyngor ar drefniadau tendro yng nghyswllt amryfal gontractau; cynghorwyd yr Adran Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol ar ddelio gyda threfniadau cynrychioli a methdaliadau cleientau ac fe roddwyd cyngor cyffredinol hefyd ar lu o faterion eraill i'r Adran Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol, i ysgolion, ac i'r Adran Addysg a Hamdden.

3.7

Gwnaed gwaith dilyn i fyny ar 15 o adroddiadau archwilio a gyhoeddwyd rhwng 1 Medi, 2003 a 31 Ionawr, 2004, ac ymhelaethir ar y rhain yn yr adroddiad.Gellir adrodd erbyn hyn y derbyniwyd ymateb boddhaol gan yr adrannau perthnasol i'r archwiliadau yng nghyswllt  Prynu Deunyddiau gan TLlU; Cartref Preswyl Brwynog a Chanolfan Mona.Parheir i ddisgwyl ymateb i'r adroddiadau ynglyn ag Ysgol y Bont, a Chanolfan J.E.O'Toole.

3.8

Yng nghyfarfod diwethaf chwarterol y Pwyllgor Archwilio adroddwyd na dderbyniwyd ymateb yr Adran berthnasol yng nghyswllt archwilio Systemau Cyflogau (Gwasanaethau Corfforaethol) a'r Peiriannau Ffrancio (Gwasanaethau Corfforaethol).O'r herwydd, cynhaliwyd archwiliad dilyn i fyny cryno i'r ddau faes.Cafwyd fod yr argymhellion mewn perthynas â defnyddio'r Peiriannau Ffrancio wedi'u gweithredu yn foddhaol ond parheir i ddisgwyl ymateb yr Adain Bersonel ynglyn â'r Archwiliad Cyflogau.Gellir adrodd erbyn hyn hefyd fod ymateb boddhaol wedi'i dderbyn gan Ysgol Pencarnisiog.

3.9

Yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 29 Mai, 2003, cyflwynwyd adroddiad ar archwiliad mewn perthynas â Chynllun Oriau Ystwyth y Cyngor.Oherwydd fod y gwaith hwnnw wedi amlygu nifer o wendidau, a'r aelodau wedi mynegi pryderon ynghylch safonau rheolaeth y system, aethwpyd ati i gynnal gwaith archwilio dilyn i fyny.Mae'r gwaith hwnnw wedi'i wneud a fersiwn drafft o'r adroddiad wedi'i pharatoi.Bwriedir cyflwyno adroddiad ar y casgliadau i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.

Cyfeiriwyd gan aelod at yr adroddiad archwilio yng nghyswllt Ysgol Llangoed y dyfarnwyd Graddfa D iddo, a gofynnwyd beth a olygir wrth ddweud fod yna bosibilrwydd canolig o risg i'r Awdurdod o safbwynt camgymeriad neu dwyll yng nghyswllt yr ysgol.

Ymatebodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) fod y gwaith archwilio yng nghyswllt Ysgol Llangoed wedi amlygu nifer o fân wendidau yn ogystal â diffygion mewn perthynas â rheolaeth cyllidebol oedd wedi arwain at sefyllfa o ddiffyg ar ddiwedd blwyddyn ariannol 2002/03.Dynodwyd Graddfa D  felly i'r gwaith oherwydd fod yna wendidau mewn systemau allweddol yn yr ysgol.Byddai Pennaeth yr Ysgol ynghyd â Chadeirydd y Llywodraethwyr yn derbyn copi o'r adroddiad archwillio gyda chais am i'r Bwrdd Llywodraethu ei ystyried a chymryd camau i weithredu arno.Yn arferol archwilir ysgolion mewn cylch pedair blynedd ond os na dderbynnir ymateb boddhaol i'r adroddiad archwilio sy'n dangos fod yna weithredu yn digwydd ar gasgliadau'r archwiliad, yna fe ellir ail-ymweld â'r ysgol cyn hynny.Yn achos Ysgol Llangoed, mae'r ysgol wedi llunio cynllun datblygu i ddangos sut mae'n bwriadu adennill y £10,300 o ddiffyg sydd ar y gyllideb dros y dair mlynedd nesaf.Fodd bynnag, gan fod yna ddiffyg ar gyllideb yr ysgol a'i bod wedi disbyddu ei chronfa wrth gefn, bydd yna fonitro mwy agos ar yr ysgol hefyd gan yr Adran Addysg.

Cytunodd yr aelodau fod y drefn gylchol o archwilio ysgolion yn un ddefnyddiol iawn gan ei fod yn amlygu unhryw ddiofalwch neu esgeulustod ac yn sicrhau fod yna ymdrech yn cael ei wneud i gadw at weithdrefnau rheolaethol ac ariannol cytunedig.

Yn dilyn y drafodaeth uchod rhoddodd y Pwyllgor sylw penodol i'r adroddiad Graddfa E yng nghyswllt Grantiau Diogelwch Cymunedol a chytunwyd cyn ei drafod, yn unol â darpariaethau Paragraff 1, Rhestr 12A Deddf Llywodraeth Leol, 1972 i wahardd y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod tra'n ystyried y mater hwn oherwydd y tebygrwydd y datgelir gwybodaeth gyfrinachol yn ystod y drafodaeth arno.

Adroddodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) y gwnaed y gwaith archwilio uchod mewn ymateb i bryderon a godwyd gan y Pennaeth Gwasanaeth (Polisi) mewn perthynas â Grant Cronfa Datblygu y Bartneriaeth Diogelwch Cymunedol.Bu i'r archwiliad adolygu y cyfan o'r grantiau a roddwyd gan Llywodraeth y Cynulliad yng nghyswllt diogelwch cymunedol ac a weinyddwyd gan Swyddog yn Adran y Rheolwr Gyfarwyddwr.

Amlygodd y gwaith archwilio nifer o broblemau ac o gamgymeriadau yng ngweinyddiaeth y grantiau gan gynnwys -

3.10

Gwariant nad oedd wedi'i gymeradwyo o dan delerau ac amodau'r grant;

3.11

methiant i sicrhau gwerth am arian wrth brynu h.y. nid oedd angen y nwyddau neu'r gwasanaethau neu nid oedd yr eitem a brynwyd o safon ddigon uchel neu ddim o'r math cywir neu yn anaddas ar gyfer yr hyn y bwriadwyd ef;

3.12

talu ymlaen llaw cyn derbyn nwyddau;

3.13

methiant i ddilyn rheolau gweithdrefn contractau wrth brynu;

3.14

caniatau talu arian grant i gyfrif nad oedd yn gyfrif swyddogol y Cyngor, gan wneud taliadau allan o'r cyfrif hwn wedyn.

Er fod pob camgymeriad yn unigryw i'r grant oedd yn creu'r camgymeriad, canfuwyd fod yna wendidau sylfaenol yn y system a'r trefniadau a ddefnyddiwyd i weinyddu'r ffynhonnell hon o arian a oedd yn caniatau i'r fath gamgymeriadau ddigwydd.Ymhlith y pennaf o'r gwendidau hyn mae'r canlynol -

3.15

Un swyddog yn unig oedd yn gyfrifol am bob agwedd o'r gwaith ac nid oedd yna unrhyw wahaniad dyletswyddau yn y broses;

3.16

Nid oedd gan y swyddogion ardystio oedd yn awdurdodi'r gwariant ar Grantiau Diogelwch Cymunedol fawr o wybodaeth am fanylion pon grant unigol, ac roeddent yn gorfod dibynnu ar y sicrwydd a roddai'r swyddog perthnasol fod y gwariant yn cydymffurfio gyda thelerau'r grant i bwrpas awdurdodi archebion ac ardystio taliadau;

3.17

Roedd offer technegol, megis camerau gouchwylio yn cael eu prynu gan swyddog nad oedd ganddo fawr o wybodaeth am fanylion technegol yr offer;

3.18

Roedd staff gweinyddol a staff cyfrifeg yn dibynnu ar y swyddog cyfrifol i wneud gwariannu gan gydymffurfio gydag amodau'r grantiau, ac yn dibynnu arno i godi'r gwariant yn gywir.

3.19

Nid oedd gwaith goruchwylio mewnol yn cael ei wneud ar y gwariant yn erbyn bob grant unigol er mwyn canfod a oedd y gwariant yn sicrhau bod yr amcanion yn cael eu cyrraedd.

Cytunwyd ar gamau allweddol i'w gweithredu i wirio'r sefyllfa gan gynnwys gwneud y newidiadau angenrheidiol i gofnodiadau cyfrifon yn Cyngor i sicrhau mai gwariannau priodol yn unig a wnaed yn unol ag amodau'r grant sy'n cael eu cynnwys yn yr hawliadau terfynol.Rhoddwyd gwybod hefyd i Lywodraeth y Cynulliad am werth y grant sydd heb ei wario, ac mae trafodaethau yn parhau i ganfod a all y Cyngor wario'r arian hwn i gyllido prosiectau diogelwch cymunedol yn y dyfodol.Aethpwyd ati i wella trefniadau goruchwylio a rheoli er mwyn sicrhau mwy o wahaniad rhwng dyletsywddau a bod gwaith goruchwylio rheolaidd yn cael ei wneud i sicrhau bod y gwariant yn cydymffufio gyda'r bid gwreiddiol a bod y prosiect yn cyflawni ei amcanion.

Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaeth (Polisi) fod llawer o waith wedi cael ei wneud ers yr archwiliad i dynhau systemau goruchwylio a rheoli er mwyn sicrhau fod gwariant ar y grantiau hyn yn cael ei weinyddu yn gywir, yn briodol, ac yn unol â rheolau ariannol y Cyngor.At hynny, lluniwyd Cynllun Gweithredu drafft sy'n mynd i'r afael â bob un o'r argymhellion sy'n deillio o'r archwiliad.

3.20

Derbyn adroddiad gwaith y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) ar waith yr Adain Archwilio mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill, 2003 i 27 Chwefror, 2004, gan nodi ei gynnwys.

3.21

Derbyn yr adroddiad archwiliad mewn perthynas â Grantiau Cymunedol ynghyd â'r argymhellion yn gynwysiedig ynddo gan nodi y rhoddir copi ohono i Lyowdraeth y Cynulliad ac i Archwilwyr Allanol y Cyngor.

3.22

Diolch i'r Adain Archwilio Mewnol am ei gwaith trylwyr ar yr archwiliad yn 3.21 uchod.

4

CYNLLUN STRATEGOL ARCHWILIO MEWNOL