Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio dogfennau , 23 Rhagfyr 2002

PWYLLGOR ARCHWILIO

COFNODION Y CYFARFOD ARBENNIG A GYNHALIWYD AR

23 rhagfyr, 2002.

Mae'r Cyngor wedi llwyddo i gwrdd â'r gofyn i gynhyrchu'r Datganiad Cyfrifon erbyn 30 Medi er gwaethaf colli aelodau allweddol o staff yr Adran Gyllid yn ystod yr haf.  Roedd y gwaith o archwilio cyfrifon yn parhau ac mae'n ymddangos bod y Cyngor wedi cydymffurfio â'r safonau adrodd ariannol newydd ar fanteision ymddeol.  

Nododd yr Archwiliwr Dosbarth bod angen i'r Cyngor ddatblygu rheolau effeithiol yng nghyswllt gwerthuso a rheoli risg gweithredol ac ariannol.  Roedd cyflwyno'r Rhaglen Cymru ar gyfer Gwella yn rhoi i'r Cyngor fethodoleg asesu risg ar gyfer nifer o feysydd a dylai'r Cyngor geisio datblygu'r defnydd a wneir o hon a'i hymestyn.  

Roedd Rheoli Perfformiad yn cael ei ddatblygu yn y Cyngor, ond roedd angen datblygu'n sylweddol nifer o'r elfennau oedd yn angenrheidiol ar gyfer system effeithiol er mwyn cynnal fframwaith rheoli perfformiad i greu gwelliant.  Mae angen hefyd sicrhau bod y wybodaeth perfformiad a gynhyrchir yn gywir ac yn gyflawn fel bod modd gwneud asesiadau cadarn o berfformiad gwasanaeth.  

Roedd Cynllun Gwella 2002/2003 y Cyngor yn sylfaen gadarn i ddatblygu cynllun sy'n cyflawni ei rôl strategol arfaethedig.  Roedd wedi'i osod allan yn dda yn defnyddio iaith gyffredin a dull clir a chyson ac roedd yn welliant sylweddol ar Gynllun Perfformiad Gwerth Gorau y llynedd, o ran cynnwys ac ansawdd.

Nododd yr Archwiliwr Dosbarth hefyd bod y Cyngor wedi datblygu rhaglen waith glir i symud tuag at Ddadansoddiad o'r Awdurdod Cyfan.  Y farn yw, os gweithredir arno'n gywir, dylai fedru darparu dadansoddiad sy'n nodi'r materion allweddol ar gyfer gwaith y Cyngor o reoli ei swyddogaethau corfforaethol a gwasanaeth yn strategol ac yn weithredol.  Roedd rhaid i'r Cyngor sicrhau ei fod yn neilltuo digon o adnoddau ac yn rheoli prosiectau'n gadarn trwy'r Uned Bolisi Gorfforaethol a'r Grwp Strategaeth Rheoli Perfformiad i sicrhau y cafodd eu hamcanion eu bodloni.  

Roedd trefniadau'r Cyngor o ran strategaeth gymunedol, Cefnogi Pobl, rheoli gwastraff  e-Lywodraeth a rheolau systemau telagyfathrebu wedi nodi esiamplau o arfer da ac annog datblygiad.  Roedd y Cyngor wedi datblygu'n sylweddol o ran rhoi sylw i'r materion a gyfyd yn sgil adolygiadau cynt o grantiau cyfalaf y sector preifat a chynllunio a rheoli ymddeoliad cynnar.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio adroddiad ar adolygiad o reolau diogelwch system ffonio'r Cyngor Sir.  Nododd bod y Cyngor wedi sefydlu rhyw gymaint o reolaeth i rwystro pobl rhag camddefnyddio'r system hon neu i gyfyngu ar hyn ond roedd rhaid gwella'r rheolau i wneud y gwaith yn llwyr effeithiol.  

Diolchodd y Cadeirydd i Mr. Ceri Stradling ac i Mr. Kevin Thomas am yr anerchiad cadarnhaol ar gynnwys y llythyr archwilio.  Nododd y Cadeirydd mai  hwn fyddai cyfarfod olaf Mr. Stradling a diolchodd iddo am ei waith dros y blynyddoedd.

PENDERFYNWYD derbyn Llythyr Archwilio Blynyddol 2001/2002.