Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio dogfennau , 26 Ionawr 2006

1

DATGANIAD O DDIDDORDEB

Ni chafwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

2

COFNODION

Cyflwynwyd a llofnodwyd cofnodion y cyfarfod cynt o'r Pwyllgor Archwilio ar 24 Tachwedd, 2005 fel rhai cywir.  Cyfrol y Cyngor 15.12.2005, tud 145 - 147

3

CYNGOR SIR YNYS MÔN - LLYTHYR BLYNYDDOL Y RHEOLWR PERTHYNAS YN CYNNWYS LLYTHYR YR ARCHWILYDD PENODEDIG

Cyflwynwyd - Llythyr Blynyddol y Rheolwr Perthynas yn cynnwys Llythyr Archwilio yr Archwiliwr Penodedig, 2004/05.

3.1

Rhoes Mr. Alan Morris, y Rheolwr Perthynas, wybod i'r Pwyllgor Archwilio bod Llythyr Blynyddol y Rheolwr Perthynas (Llythyr Blynyddol) am eleni wedi'i gyfuno'n llawn gyda'r Llythyr Archwilio Blynyddol mewn dogfen gyfun.  Mae'r Llythyr Blynyddol wedi'i ddrafftio yn ôl y fformat cydnabyddedig a ddefnyddir yng nghyswllt Llythyr Blynyddol pob awdurdod trwy Gymru.  Yn y Llythyr cyfeirir at y chwe maes allweddol, rhai sy'n cael eu nodi isod, a chyflwynwyd crynodeb cyffredinol o'r materion yn codi ym mhob maes fel a ganlyn :-

3.1.1

Rheolaeth Gorfforaethol

Y neges lywodraethol oedd bod angen i'r Awdurdod yn Ynys Môn gryfhau ei drefniadau rheoli corfforaethol er mwyn sicrhau bod y blaenoriaethau corfforaethol hynny y cytunwyd arnynt yn cael eu gweithredu'n effeithiol.  Ni lwyddodd y Cyngor i weithredu'n effeithiol ar ei raglen wella gorfforaethol am 2004/05 a hynny'n bennaf am na roddwyd arweiniad cryf a blaenoriaethau clir i symud ymlaen gyda rhaglen oruchelgeisiol a hefyd am nad oedd fframwaith rheoli perfformiad effeithiol yn ei le i sicrhau bod unigolion yn atebol am ddarparu gwasanaeth.

Cafwyd peth cynnydd wrth gyflawni rhai elfennau o'r rhaglen, ond mae'n rhaid cydbwyso hyn yn erbyn nifer o dargedau a gollwyd.  Felly yn gyffredinol mae'r Cyngor yn cyflawni llai o lawer nag a ragwelodd pan oedd yn llunio'r rhaglen wella.  Bydd raid i'r Cyngor benderfynu pa welliannau corfforaethol fydd yn cael yr effaith fwyaf ar y gwasanaeth a ddarperir, a chytuno ar raglen heriol ond cyraeddadwy a phenderfynu ar amserlen weithredu a sicrhau y bydd y deilyddion portffolio ac aelodau unigol o dîm rheoli'r Cyngor yn atebol am lynu wrth y cyfryw amserlenni.  Rhaid gwneud y gwaith hwn yng nghyd-destun y blaenoriaethau clir, cyffredinol y cytunir arnynt ac y bydd perchenogaeth yn eu cyswllt ymhlith arweinwyr gwleidyddol ac arweinwyr rheoli y Cyngor.

Mae'r cyhoeddusrwydd anffafriol i ymddygiad rhai aelodau etholedig yn parhau i dynnu sylw aelodau a swyddogion i ffwrdd o waith arall.  Cyn gwella delwedd allanol y Cyngor bydd raid i'r aelodau a swyddogion ddangos bod modd gweithio ynghyd a chanolbwyntio ar ddarparu gwasanaeth o safon uchel ac effeithiol i bobl Ynys Môn.  

3.1.2

Gwasanaethau

Yn gyffredinol mae'r perfformiad yn dal i fod yn ddigonol, ond ychydig o dystiolaeth a gafwyd i welliant sylweddol a pharhaus.  Mae Swyddfa Archwilio Cymru, yn ystod 2006, yn bwriadu cynnal adolygiad i asesu i ba raddau y mae'r Cyngor yn cyflawni gwelliannau parhaus yn y gwasanaeth a deilliannau gwell i'r cyhoedd.  Mewn rhai gwasanaethau mae tystiolaeth o berfformiad gwell, gwasanaethau megis cyraeddiadau addysgol ac agweddau ar ofal cymdeithasol.  Fodd bynnag, mae'r Asesiad Risg ar y Cyd a'r gwaith archwilio ac adolygu hefyd yn dwyn sylw at feysydd sy'n peri pryder, a hynny'n cynnwys Adnoddau Dynol, Technoleg Gwybodaeth, Hamdden, Tai Sector Preifat a Mynediad i Addysg.

3.1.3

Rheoli Perfformiad

Dywedodd Mr. Ian Howse, PWC, wrth y Pwyllgor bod y gwaith archwilio ar Gynllun Gwella'r Cyngor yn dangos bod y perfformiad cyffredinol wedi aros yn ei unfan a mwyafrif y dangosyddion heb newid dim ers 2004/05.  Fodd bynnag, mae cynnydd bychan yn nifer y dangosyddion sy'n gwella (41 o'i chymharu gyda 35 yn 2003/04), ond mae cyfran y dangosyddion sy'n dangos gostyngiad yn y perfformiad hefyd wedi cynyddu (34 o'i chymharu gydag 17 yn 2003/04).  Mae'r Awdurdod wedi rhoddi sylw i fwyafrif yr argymhellion a gododd o'r Adroddiad Archwilio ar Gynllun Gwella 2004/05 a hefyd wedi penodi Panel Rheoli Perfformiad sydd wedi cryfhau'r elfen o fonitro perfformiad, ond er gwaethaf y camau cadarnhaol hyn mae'r Awdurdod o hyd yn gorfod sicrhau bod y rhesymau dros ostyngiad yn y perfformiad yn cael eu cynnwys yn gyson yng Nghynlluniau Gwella'r dyfodol, ac mae angen gwneud gwaith o hyd ar wella gwasanaethau ac ar wella gwaith cynllunio cyllidol.  Yn gyffredinol, daethpwyd i'r casgliad nad oes pictiwr clir yn dangos gwelliant parhaus yn y gwasanaethau ar draws y Cyngor na dull cyson o roddi sylw i argymhellion archwilio fel ffordd o hybu gwelliant parhaus.

Roedd arolwg yr Archwilwyr ar waith targededig y blynyddoedd cynt yn dangos cynnydd da wrth weithredu ar sawl argymhelliad ar draws sawl maes pan yr ymgymerwyd â phrosiectau perfformiad fel rhan o Gynllun Gwasanaeth Archwilio 2003/04, ac yn arbennig felly yng nghyswllt Rheoli Gwastraff, Diogelu Data a Rhyddid Gwybodaeth.  Ond rhaid nodi nad oedd cystal cynnydd mewn meysydd eraill megis Rheoli Asedau a Chynllunio Cymunedol sy'n dangos nad oes cysondeb yn null yr Awdurdod o drin ac o weithredu ar welliannau i'r gwasanaethau.  

3.1.4

  Rheoli Arian

Fel a ddywedwyd yn Adroddiad SAS 610 yr Archwiliwr Penodedig ni cheir unrhyw wendidau sylweddol y mae angen dwyn sylw'r aelodau atynt yn y systemau ariannol.  Ond bu cynnydd yn y llithriad cyfalaf yn 2005/06 a bydd raid i'r Cyngor barhau i fonitro'r rhaglen gyfalaf yn ofalus iawn i sicrhau bod gweithiau sy'n dibynnu ar grantiau cyfalaf sy'n dod i ben ar ddyddiadau penodol yn cael eu cwblhlau erbyn y dyddiadau hynny.

3.1.5

  Iechyd/Cadernid Ariannol

Bu cwymp o £1.2m yng nghyfanswm arian wrth gefn yr Awdurdod yn ystod y flwyddyn - sef o £18.4m ar 31 Mawrth, 2004 i £17.2m ar 31 Mawrth, 2005.  Fodd bynnag, roedd arian wrth gefn y gronfa gyffredinol yn dal i fod yn 3.7% o arian gwariant refeniw blynyddol yr Awdurdod, a'r Awdurdod yn cymharu'n ffafriol gydag awdurdodau eraill Cymru yng nghyswllt cyfanswm ei arian wrth gefn clustnodedig a'i arian wrth gefn cyffredinol fel canran o'r gwariant gweithredol net.  Mae'r Cyngor yn dal i wynebu pwysau wrth geisio cwrdd â galwadau'r gronfa bensiwn ac wrth gyllido gwelliannau i'r Stoc Dai ac mae'n rhaid gwneud hynny er mwyn cyrraedd Safon Ansawdd Tai Cymru.  Nodwyd fodd bynnag, fod y materion hyn yn gyffredin i sawl awdurdod arall yng Nghymru.  

3.1.6

  Datganiadau Ariannol 

Mae trefniadau'r Awdurdod i bwrpas cynhyrchu cyfrifon ariannol yn dda ac unwaith eto paratowyd cyfrifon o safon uchel ac mewn pryd.  Mae'r Archwilydd Penodedig yn bwriadu cyhoeddi barn ddiamod ar y cyfrifon, ond, gan ddilyn patrymau'r blynyddoedd cynt, nid oedd modd rhyddhau tystysgrif i'r cyfrifon oherwydd bod ynddynt ddau fater heb eu datrys ac yn y broses o gael sylw gan Swyddfa Archwilio Cymru.  Roedd y materion hyn yn perthyn i'r cyfnod pan oedd Comisiwn Archwilio Cymru yn archwilwyr penodedig i'r Awdurdod.

Roedd yr amserlen i bwrpas cau cyfrifon 2005/06 yn fwy caeth na rhai y blynyddoedd cynt a bellach roedd angen eu cymeradwyo erbyn 31 Gorffennaf, 2006.  

3.2

Diolchodd yr Aelodau i Mr Alan Morris a Mr Ian Howse am gyflwyniad cryno a chlir ar y prif faterion oedd yn haeddu sylw ac yn codi o'r Llythyr Blynyddol ac o'r Llythyr Archwilio a gwnaed y pwyntiau a ganlyn yn seiliedig ar yr wybodaeth a gyflwynwyd -

3.2.1

Cyfeiriwyd at lefelau arian wrth gefn yr Awdurdod a'r aelodau'n pryderu'n arbennig yng nghyswllt llithriad cyfalaf sy'n dal i fod yn boen wirioneddol.  Nodwyd fodd bynnag nad oedd y Llythyr Archwilio yn gwneud sylwadau ar lefel buddsoddiadau ac adneuon cyffredinol yr Awdurdod sydd, yn ôl y wybodaeth a gyflwynwyd, yn ymddangos yn rhy uchel i Awdurdod o'r maint hwn.  Gofynnwyd a oedd raid ymrwymo cymaint o adnoddau'r Cyngor yn y ffordd hon.  Awgrymwyd bod angen edrych o'r newydd ar yr agwedd hon o strategaeth ariannol yr Awdurdod ac yn enwedig felly dan amgylchiadau lle roedd tystiolaeth i'r angen am gyllid a hefyd o gofio cyd-destun y cynnydd o flwyddyn i flwyddyn yn y Dreth Gyngor i bwrpas cynnal y gwasanaethau a'u gwella.  

Mewn ymateb dywedodd Mr Ian Howse bod adneuon a buddsoddiadau yn faterion cymhleth iawn a bob amser dan ddylanwad nifer o ffactorau.  Buasai'n well i'r Awdurdod, wrth iddo asesu ei iechyd ariannol a'i ddulliau rheoli ariannol, roddi sylw i lefelau yr arian wrth gefn clustnodedig, ac ystyried hefyd a oedd angen priodol amdanynt, ac ystyried lefel yr arian wrth gefn cyffredinol, ac a oedd y lefel yn ddigonol ai peidio.

3.2.2

Roedd pryderon hefyd ynghylch gwendidau a ganfuwyd yn nhrefniadau monitro'r awdurdod ac roedd cydnabyddiaeth i'r ffaith nad oedd swyddogaeth sgriwtini'r Cyngor yn gweithio mor effeithiol ac mor gadarn ag y dylai.  Nodwyd bod sefydlu Panel Perfformiad ochr yn ochr gyda sgriwtini a'r cyfrifoldeb am berfformiad yn cael ei gymryd gan y Pwyllgor Gwaith yn tueddu i gymhlethu yn hytrach na symleiddio llinellau atebolrwydd.  Awgrymwyd y dylai monitro'r perfformiad fod yn swyddogaeth sgriwtini yn hytrach na bod yn rhan o gyfrifoldeb y Pwyllgor Gwaith.

Wedyn ychwanegodd Mr Alan Morris y bydd strwythurau democrataidd yr Awdurdod ac effeithiolrwydd y rheini yn bwnc arolwg yn ystod 2006.  Bu ceisio datblygu swyddogaeth sgriwtini gref a phwrpasol yn broblem i sawl awdurdod ac nad oedd wedi tyfu a datblygu fel y dylai yn Ynys Môn.  Hefyd, fel rhan o'r arolwg, câi swyddogaeth y Panel Perfformio yng nghyswllt Pwyllgorau eraill yr Awdurdod ei hasesu hefyd.  

3.2.3

Cyfeiriwyd at ddiffygion yn y Gronfa Bensiwn a gofynnwyd pa gamau yr oeddid yn  bwriadu eu cymryd i gywiro pethau.  

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) wrth aelodau bod asesiad Actiwarial yn argymell lefel benodol o gynnydd blynyddol yng nghyfraniad y cyflogwr, a dim llai na'r lefel honno, i'r gronfa bensiwn gyda fframwaith o godiadau graddol bob blwyddyn.  Hefyd roedd yr Awdurodd yn cael ei annog i gyflwyno cyfraniadau ychwanegol i'r gronfa yn y tymor hir.  Roedd £100,000 wedi'i nodi yn y gyllideb i gwrdd â chostau cyflogau ond er cydnabod bod angen cyfrannu mwy i'r gronfa bensiwn, nid oedd y swm hwn wedi'i

glustnodi'n benodol ac yn llwyr i'r diben hwnnw gan fod yr Awdurdod hefyd yn ymwybodol o ofynion yr ymarferiad Arfarnu Swyddi.

3.2.4

Nodwyd bod balansau'r ysgolion wedi codi £0.43m a chyrraedd cyfanswm £2.44m i'r holl ysgolion ar 31 Mawrth, 2005, a bod y cyfanswm hwn, fel canran o'r holl wariant ar addysg, yr uchaf yng Nghymru.  Roedd amheuon ynghylch yr angen am lefel mor uchel ac awgrymwyd y dylai Penaethiaid Ysgolion yr Ynys a'r llywodraethwyr ysgolion ymgynghori gyda'i gilydd ar ddull o ddefnyddio'r balansau er lles cyffredinol addysg y Sir.

Mewn ymateb atgoffwyd yr aelodau gan y Cyfarwyddwr Cyllid Corfforaethol mai cyfanswm balansau'r ysgolion yw'r £2.44m ond bod rhaid cydnabod bod rhai ysgolion gyda balansau sylweddol a rhai eraill mewn diffyg.  Adnoddau i'r ysgolion unigol benderfynu arnynt yw'r balansau trwy'r corff llywodraethol, ac nid ydynt ar gael i bawb.  Awgrymwyd bod balansau'r ysgolion yn bwnc defnyddiol i'r Pwyllgor Archwilio edrych mwy arno.

Cyfeiriodd Mr Alan Morris at adroddiad archwiliad Estyn ar wasanaethau mynediad a chynhwysiad yr Awdurdod Addysg a'r pwyslais ynddo ar bwysigrwydd rhoddi sylw i leoedd sbâr yn yr ysgolion.  Dygodd yr adroddiad hwn sylw at nifer o faterion oedd angen ystyriaeth ac y gellid eu cynnwys fel rhan o drafodaeth gyffredinol y Pwyllgor Archwilio ar falansau'r ysgolion.

3.2.5

Nodwyd nad oedd sôn yn y cynigion cyllidebol am unrhyw ddarpariaeth i godi safon stoc y Cyngor i lefel safon ansawdd newydd erbyn 2012 yn unol â gofynion y Cynulliad, a gofynnwyd a oedd yr Awdurdod wedi paratoi'n ddigonol ar gyfer y mater hwn ai peidio.

Nododd y Cyfarwyddwr Cyllid Corfforaethol mai cynigion cyllidebol ar gyfer eleni yn unig oedd y rhain heb ddarpariaeth ar gyfer gwella stoc y cyngor - mae gwella stoc y Cyngor yn fater tymor hir.  Mae'n rhaid i'r Awdurdod baratoi cynllun busnes ac roedd y gwaith eisoes wedi dechrau arno a'r cynnydd yn cael ei adolygu gan banel o'r Pwyllgor Gwaith.  

Ÿ

siom nad oedd yr Awdurdod wedi gwneud cymaint o gynnydd ag y dylai yn ystod y flwyddyn ddiwethaf a bod nifer o ddangosyddion wedi gostwng mewn perfformiad.  Oherwydd y llu galwadau gwahanol ar yr Awdurdod - gofynion allanol a rhai rheolaethol - mae'n anodd blaenoriaethu heb fod yn oruchelgeisiol.  Ar hyn o bryd roedd yr Awdurdod yn blaenoriaethu materion a nodwyd fel rhai risg uchel ac yn ceisio rhoddi sylw i'r cyfryw faterion yn gyntaf;

Ÿ

yng nghyswllt y Panel Perfformiad, roedd nifer o arolygon yn cadarnhau mai peth da oedd i'r Awdurdod ei sefydlu i geisio sicrhau bod perfformiad yn cael ei fonitro'n effeithiol.  O ystyried y swyddogaeth sgriwtini roedd yr Awdurdod hefyd yn ymwybodol o'r posibilrwydd y gallai rhai pethau gael eu gwneud ddwywaith a hynny yn creu negeseuon croes i'w gilydd yng nghyswllt perfformiad yr Awdurdod.  O'r herwydd bydd swyddogaeth y Panel Perfformiad a chyfraniad hwnnw i'r broses o fonitro perfformiad yn cael ei adolygu;

Ÿ

mae'r gofynion i sicrhau cymeradwyaeth i'r cyfrifon ariannol erbyn 31 Gorffennaf yn her i'r Awdurdod.  Gwnaed cynnydd wrth geisio dod â'r gwaith yn ei flaen a bydd yr Awdurdod yn ceisio cydymffurfio gyda'r amserlen newydd i gau'r cyfrifon a hynny trwy gydweithio gyda'r Archwiliwr a chyda'r Pwyllgor hwn;

Ÿ

yng nghyswllt arian wrth gefn yr Awdurdod, roedd yna rai gwahaniaethau rhwng yr arian wrth gefn ar y naill law a'r adneuon ar y llaw arall; roedd yr arian wrth gefn yn adlewyrchiad cywirach o bwer gwario ac o ymrwymiadau'r awdurdod ac yn destun arolwg tra bod yr adneuon, ar y llaw arall, yn digwydd yn sgil cynlluniau ac yn dibynnu ar y dull o gyllido'r Awdurdod.  Nid yw arian wrth gefn yr Awdurdod yn cynyddu o'r naill flwyddyn i'r llall; roedd cynigion cyllidebol 2006/07 yn tynnu rhywfaint o adnoddau o'r arian wrth gefn a chredir bod modd dangos bod gan yr Awdurdod lefel ddoeth o adnoddau a'r rheini, beth bynnag, yn destun arolwg.

3.3

Derbyn Llythyr Blynyddol y Rheolwr Perthynas a Llythyr yr Archwiliwr Penodedig am 2004/05 a nodi'u cynnwys.

3.4

Rhoddi sylw i falansau'r ysgolion mewn cyfarfod o'r Pwyllgor Archwilio yn y dyfodol.