Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio dogfennau , 26 Mawrth 2009

Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio
Dydd Iau, 26ain Mawrth, 2009

PWYLLGOR ARCHWILIO

 

Cofnodion y cyfarfod arbennig a gynhaliwyd ar 26 Mawrth 2009

 

YN BRESENNOL:

 

Y Cynghorydd C. L. Everett (Cadeirydd)

Y Cynghorydd Jim Evans  (Is-Gadeirydd)

 

Y Cynghorwyr Barrie Durkin, Eric Jones, H. Eifion Jones, Thomas Jones, Rhian Medi, Peter Rogers, J.P. Williams, Selwyn Williams.

 

 

 

WRTH LAW:

 

Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol/Swyddog Monitro

Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) (trwy wys)

Pennaeth Gwasanaeth (Gwasanaethau Corfforaethol)

Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol

Swyddog Pwyllgor (ATH)

 

 

 

HEFYD YN BRESENNOL:

 

Aelodau'r Pwyllgor Gwaith trwy wys - y Cynghorydd P. M. Fowlie (Arweinydd), y Cynghorydd G. O. Parry MBE (Deilydd Portffolio Cyllid), y Cynghorydd Ieuan Williams (Deilydd Portffolio Llywodraeth Gorfforaethol)

 

Aelodau eraill o'r Pwyllgor Gwaith - y Cynghorydd R. G. Parry OBE (Dirprwy Arweinydd), y Cynghorydd Bryan Owen, y Cynghorydd Clive McGregor, y Cynghorydd E. Schofield.

 

Aelodau Eraill o'r Cyngor - y Cynghorwyr W. J. Chorlton, Mrs Fflur Hughes, Trefor Lloyd Hughes, A. M. Jones, G. W. Roberts, OBE, Hefin Thomas.

 

Diolchodd y Cadeirydd i bawb am fynychu'r cyfarfod arbennig hwn o'r Pwyllgor Archwilio a dywedodd iddo ofyn i'r Swyddog Pwyllgor gadw cofnod gair-am-air o'r drafodaeth yng nghyfarfod y bore gan ddilyn yr arfer yn y Pwyllgor blaenorol a gafwyd ar 4 Mawrth.  Hefyd ychwanegodd ei fod yn dymuno gwneud datganiad fel Cadeirydd, sef mynegi siom oherwydd bod y grwpiau mwyafrifol wedi tynnu'r Cynghorydd Keith Evans oddi ar y Pwyllgor (yn dilyn penderfyniad a wnaeth y Cynghorydd Evans i adael Grwp Gwleidyddol - Annibynnwyr Gwreiddiol) ac yn ei le cael aelod arall o'r grwp hwnnw; roedd y Cynghorydd Evans wedi bod yn rhan o drafodaethau gwreiddiol y Pwyllgor ar Lythyr y  Rheolwr Cydberthynas am 2007/08 yn ei gyfarfod ar 29 Ionawr 2009.  Yn wir roedd tynnu'r Cynghorydd Evans oddi ar y Pwyllgor ddiwrnod cyn cyfarfod heddiw yn eithriadol o siomedig.

 

Dyma pryd y dywedodd y Cynghorydd Peter Rogers ei fod yn dymuno herio penodi'r Cynghorydd Barrie Durkin fel aelod yn lle'r Cynghorydd Keith Evans ac aeth ymlaen i egluro pam ei fod yn dweud hyn.  Wedyn cododd y Cynghorydd Rhian Medi bwynt o drefn oherwydd bod y Pwyllgor yn crwydro oddi wrth y mater gerbron ac awgrymodd y dylai fwrw ymlaen gyda'r busnes.  Ar bwynt arall o drefn gofynnodd y Cynghorydd Barrie Durkin i'r Cynghorydd Peter Rogers dynnu'r sylwadau a wnaeth yn ôl; gwrthododd y Cynghorydd Rogers wneud hynny.

 

 

1

DATGANIAD O DDIDDORDEB

 

Ni chafwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

 

 

 

 

 

2

CAU'R WASG A'R CYHOEDD ALLAN

 

Ystyriwyd a ddylid, dan Adran 100(A)(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972 gau'r wasg a'r cyhoedd allan o'r cyfarfod am y drafodaeth ar eitem 3 ar y rhaglen oherwydd y gallai hynny ddatgelu gwybodaeth eithriedig fel y diffinir honno ym mharagraffau 12 a 13 Rhestr 12A y Ddeddf uchod yn y Prawf Budd y Cyhoedd ynghlwm.

 

Cafwyd y sylwadau a ganlyn gan y Cynghorydd Thomas Jones - er y buasai'n cynnig bod y wasg a'r cyhoedd yn cael rhyddid i fod yn y cyfarfod gan ei fod am i'r wasg a'r cyhoedd glywed beth oedd ganddo i'w ddweud roedd hefyd yn dymuno dweud, prun bynnag, bod y cyfarfod heddiw o'r Pwyllgor Archwilio yn gynamserol a hynny am na wnaed penderfyniad yng nghyswllt pwnc y drafodaeth - Telerau Setlo Arfaethedig - ac y buasai'n fwy buddiol, o'r herwydd, cynnal cyfarfod ar ôl y cyfarfod o'r Cyngor Sir a drefnwyd ar gyfer 28 Mawrth pryd y bydd penderfyniad yn cael ei wneud ar y pwnc uchod.  O'r herwydd cynigiodd bod y cyfarfod hwn o'r Pwyllgor Archwilio yn cael ei ohirio tan ar ôl cyfarfod y Cyngor Sir a chafodd ei eilio gan y Cynghorydd John Penri Williams.

 
 

Wedyn aeth y Cadeirydd ymlaen i egluro iddo alw cyfarfod heddiw o'r Pwyllgor Archwilio dan baragraff 4.8.2.4 Cyfansoddiad y Cyngor ynghylch y Rheolau Gweithdrefn Ariannol h.y. bydd raid rhoddi gwybod i'r Cyfarwyddwr Corfforaethol - Cyllid am bob cynnig neu fater sy'n cael effaith ar gyllid y Cyngor.  Bydd raid ymgynghori gyda'r Cyfarwyddwr cyn cyflwyno adroddiad ar fater y mae iddo oblygiadau ariannol a sicrhau cyfle i'r Cyfarwyddwr roddi cyngor i unrhyw weithiwr neu i unrhyw Bwyllgor neu i unrhyw Aelod.  Nododd bod y Pwyllgor Archwilio yn Bwyllgor Rheolaethol gyda hawl i ystyried materion allai fod â goblygiadau ariannol ac a allai gael effaith ar gyllideb y Cyngor; roedd yr adroddiad ysgrifenedig a baratowyd gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) mewn ymgynghoriad gyda'r Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Phennaeth Gwasanaeth (Gwasanaethau Corfforaethol) ar gyfer sylw'r Pwyllgor Gwaith (yn ei gyfarfod yn gynharach y bore 'ma) ac ar gyfer y Cyngor Sir (yn ei gyfarfod ar 27 Mawrth), ar bwnc Telerau'r Setliad yn cyfeirio at yr effaith bosib ar y gyllideb.  Ni cheid unrhyw sgriwtini ar benderfyniad y Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod cyn y cyfarfod o'r Pwyllgor Archwilio hwn heddiw ar yr un pwnc - ni cheid sgriwtini gan fod Cadeirydd y Cyngor Sir wedi cyhoeddi y bydd y mater gerbron yn cael sylw ar fyrder heb unrhyw gyfle i'w alw i mewn.  NI fydd cyfle chwaith i sgriwtineiddio penderfyniad y Cyngor Sir yn ei gyfarfod yfory, 27 Mawrth. O'r herwydd y cyfarfod hwn o'r Pwyllgor Archwilio yw'r unig fforwm lle mae modd sgriwtineiddio'r mater.
 

 
 

Cafwyd sylw gan Reolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol ei fod o'r farn bod raid iddo annerch y cyfarfod ar yr egwyddor o gau y wasg a'r cyhoedd allan.  Ei gyngor cryf ef i'r Pwyllgor oedd y dylai wneud penderfyniad i gau'r wasg a'r cyhoedd am y drafodaeth ar eitem 3.  Gyda'r adroddiad a rannwyd ymhlith aelodau ar eitem 3 roedd Prawf Budd y Cyhoedd ynghlwm ac yn hwnnw nodir mai paragraffau 12 a 13 yw'r rhai perthnasol wrth ystyried gwahardd y wasg a'r cyhoedd ai peidio o'r cyfarfod.  Ym mharagraff 12 cyfeirir at wybodaeth yng nghyswllt unigolion penodol ac ym mharagraff 13 cyfeirir at wybodaeth sy'n debygol o ddatgelu enwau'r unigolion.  Oherwydd natur y mater gerbron roedd cwestiynau ac atebion yn ystod y drafodaeth ar eitem 3 yn debygol o ymwneud â manylion personol unigolion ac efallai bod raid eithrio'r cyfryw fanylion rhag eu cyhoeddi dan y Ddeddf Diogelu Data.  Hefyd roedd teitl y pwnc gerbron - telerau arfaethedig y setliad - yn awgrymu bod trafodaethau wedi eu cynnal neu yn mynd i gael eu cynnal ac efallai y bydd y telerau hynny yn ymwneud â chyfrinachedd, a thelerau busnes trefniadau busnes unigolyn.  Hefyd gallai cwestiynau ac atebion ar y pynciau hyn ddatgelu gwybodaeth gyfrinachol neu wybodaeth na ddylid ei chyhoeddi dan y Ddeddf Diogelu Data.  Felly mae hwn hefyd yn reswm cryf dros gau'r wasg a'r cyhoedd allan o'r drafodaeth ar yr eitem hon.
 

 
 

Ar ôl derbyn cyngor Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol awgrymodd y Cadeirydd y dylid ystyried y mater dan eitem 3 ar y rhaglen mewn sesiwn breifat a bod y Pwyllgor yn symud ymlaen ar y ddealltwriaeth hon.  Ond ar ôl ymyrraeth gan y Cynghorydd Thomas Jones pryd yr atgoffodd y Pwyllgor ei fod wedi cyflwyno'r cynnig i ohirio'r cyfarfod ac iddo gael ei eilio, cafwyd y sylw gan y Cadeirydd yr hoffai gael cyngor ynghylch gohirio ac a oedd modd gohirio'r cyfarfod heb reswm da.  Gofynnodd i'r Cynghorydd Thomas Jones beth oedd ei resymau y tu cefn i'w ddymuniad i ohirio'r cyfarfod.
 

 
 

 
 

Ailadroddodd y Cynghorydd Thomas Jones bod yr hawl gan y cyfarfod o'r Cyngor fory, 27 Mawrth, i dderbyn, gwrthod neu ddiwygio'r cytundeb arfaethedig yng nghyswllt y mater gerbron, ac felly mewn theori nad oedd hi'n bosib i'r Pwyllgor Archwilio fwrw ymlaen i archwilio penderfyniad nad oedd wedi ei wneud eto. Yn seiliedig ar y rhesymeg hon credai bod y cyfarfod hwn yn gwbl gynamserol a dyma'r rheswm pam y cyflwynodd gynnig i ohirio.  Tra oedd yn berffaith hapus i'r Pwyllgor drafod y cynnig buasai'n gofyn i'r Cadeirydd ddelio gyda'r mater.
 

 
 

Cytunodd y Cadeirydd y gallai'r Cyngor dderbyn, gwrthod neu ddiwygio'r cytundeb arfaethedig a fydd gerbron yn ei gyfarfod ar 27 Mawrth, ond pwysleisiodd y buasai, erbyn hynny, yn rhy hwyr i'r Pwyllgor Archwilio gyflwyno unrhyw argymhellion i'r Cyngor yng nghyswllt effaith bosib y cytundeb ar gyllideb y Cyngor.  Yn yr adroddiad ysgrifenedig ar y pwnc dywedir yn berffaith glir y bydd y cytundeb yn cael effaith ar y gyllideb a hefyd ar drethdalwyr y Cyngor - y rhai y mae'r holl aelodau yn eu cynrychioli.  Ailadroddodd - gan nad oedd modd galw penderfyniad y Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod y bore 'ma i mewn nid oes cyfle o gwbl i sgriwtineiddo na chyfle i fynegi safbwynt ar yr hyn a gynigir.  Cafwyd y sylw ganddo, os mai'r bwriad ydi ei rwystro rhag siarad yn agored ar y mater, fel a ddigwyddodd o'r blaen, yna gallai'r Pwyllgor bleidleisio ar y cynnig.  Wrth helaethu ar y sylw hwn dywedodd wrth y Pwyllgor bod aelod arall wedi cyflwyno cais i'r Swyddog Gwybodaeth Corfforaethol dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth i sefydlu pa wybodaeth yr oedd wedi ei throsglwyddo i'r Archwiliwr Allanol.  
 

 
 

Yng nghyswllt y cynnig i ohirio'r cyfarfod ac a oedd hynny mewn trefn dygodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol sylw'r aelodau at baragraff 4.1.15.12.2 Cyfansoddiad y Cyngor yng nghyswllt cynigion cau yn ymwneud â chau'r drafodaeth ac sy'n darllen 'os yw cynnig i ohirio'r ddadl neu i ohirio'r cyfarfod yn cael ei eilio a bod y Cadeirydd yn meddwl nad yw'r eitem wedi ei thrafod yn ddigonol ac na ellid ei thrafod yn rhesymol felly ar yr achlysur hwnnw, bydd yn rhoi'r cynnig trefniadol i'r bleidlais'.  Felly roedd disgresiwn gan y Cadeirydd.  
 

 
 

Dywedodd y Cadeirydd ei fod o'r farn y dylid bwrw ymlaen gyda'r cyfarfod yn ôl y rhaglen gerbron.
 

 
 

Ond awgrymodd y Cynghorydd Thomas Jones bod y Cadeirydd, o bosib, yn dymuno gwrando ar y cyngor eto a nodi'n fanwl beth oedd yn y cyngor hwnnw, sef nad oedd y cynnig hwn wedi ei drafod ac er ei fod yn derbyn bod gan y Cadeirydd ddisgresiwn i beidio â chaniatáu iddo ef fel cynigydd y cynnig gael yr hawl i ymateb, aeth ymlaen i ddweud y buasai'n gofyn am drafodaeth ar y cynnig i ohirio'r cyfarfod.
 

 
 

Cafwyd sylw gan y Cynghorydd Selwyn Williams y dylid cael pleidlais gan fod y cynnig wedi ei gyflwyno a hefyd wedi ei eilio.
 

 
 

Gwahoddodd y Cadeirydd sylwadau ar y mater.
 

 
 

Mynegi pryder a wnaeth y Cynghorydd H. Eifion Jones am nad oedd y Pwyllgor wedi symud ymlaen heibio eitem 2 ar y rhaglen.  Credai ef y buasai'n ddoeth i'r Pwyllgor dderbyn bod raid gwahardd y wasg a'r cyhoedd a symud ymlaen i drafod eitem 3.  Atgoffwyd yr aelodau ganddo bod y cyfarfod wedi ei alw oherwydd bod yr adroddiad a rannwyd gyda'r papurau i gyfarfod heddiw'r bore o'r Pwyllgor Gwaith yn datgan y bydd goblygiadau ariannol i'r Cyngor yng nghyswllt y penderfyniad y bydd y Cyngor llawn yn ei wneud yn ei gyfarfod fory, 27 Mawrth.  Yn yr adroddiad hwnnw dywedir yn blaen y bydd arian yn cael ei dynnu o'r arian wrth gefn ac nad oedd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) yn seiliedig ar y wybodaeth a gyflwynwyd iddo hyd yma, yn cefnogi cymryd camau hynny.  Roedd hwn yn fater difrifol yng nghyswllt arian y Cyngor.  Felly teimlai bod hi'n briodol i'r Pwyllgor Archwilio sgriwtineiddio'r mater am na châi gyfle i wneud hynny ar ôl cyfarfod y Cyngor Sir yfory.  Dygodd sylw'r aelodau at egwyddorion bywyd cyhoeddus Nolan yng nghyswllt y rheini sy'n dal swyddi cyhoeddus.  Un o'r saith egwyddor yno yw atebolrwydd  a dywed fel a ganlyn 'Holders of public office are accountable for their decisions and actions and must submit themselves to whatever scrutiny is appropriate to their office' - mewn gwirionedd dyma beth yr oedd y Pwyllgor Archwilio yn ceisio ei wneud yn y cyfarfod hwn.  Un o egwyddorion arall Nolan yw bod yn agored a dywedir yn honno 'Holders of public office should be as open as possible about all the decisions and actions that they take.  They should give reasons for their decisions and restrict information only when the wider public interest clearly demands'.  Mae'r rhain yn faterion y dylai'r aelodau fod yn ymwybodol ohonynt; wedi'r cyfan mae'r cyfarfod hwn o'r Pwyllgor Archwilio wedi ei alw ar draul ariannol y Cyngor a dylid caniatáu iddo fwrw ymlaen; rhaid sicrhau cyfle i'r aelodau ofyn cwestiynau ac yn arbennig o safbwynt ariannol a hynny er mwyn arddel a chynnal egwyddorion y Cyngor.
 

 
 

Unwaith eto dywedodd y Cynghorydd Thomas Jones bod gan y Pwyllgor gerbron gynnig i ohirio'r cyfarfod a bod y cynnig hwnnw wedi ei eilio.
 

 
 

Unwaith yn rhagor mynegodd y Cadeirydd amheuon ynghylch gwerth penderfyniad i ohirio cyfarfod ac yn enwedig o gofio y buasai pwerau'r Pwyllgor i ddylanwadu ar faterion yn fychan iawn ar ôl cyfarfod o'r Cyngor Sir fory.  Ni fedrai newid y penderfyniad unwaith yr oedd hwnnw wedi ei wneud.
 

 
 

Mewn ymateb dywedodd y Cynghorydd Thomas Jones y gallai archwilio'r penderfyniad yr adeg honno; mewn ymateb dywedodd y Cadeirydd na fedrai gyflwyno unrhyw argymhellion.
 

 
 

Awgrymodd y Cynghorydd Thomas Jones bod hyn yn wir am y rhan fwyaf o waith y Pwyllgor Archwilio beth bynnag.
 

 
 

Teimlai'r Cynghorydd Peter Rogers ei bod hi o'r pwys mwyaf bod y cyfarfod yn bwrw ymlaen yn ôl yn hyn a awgrymwyd, am na cheid yr un cyfle arall i sgriwtineiddio'r mater; nid oedd penderfyniad y Pwyllgor Gwaith yn destun galw i mewn ac o'r herwydd roedd y Cadeirydd yn llygad ei le yn galw'r cyfarfod hwn.  Roedd yr ymgais i ohirio'r drafodaeth yn warth; credai ef y buasai'r awdurdod yn destun sbort pe câi'r cyfarfod hwn ei stopio.  Nid oedd hynny'n dderbyniol.  
 

 
 

Gan fod y Cyfansoddiad yn caniatáu i'r Cadeirydd ohirio'r cyfarfod dywedodd y Cadeirydd y buasai'n gwneud hynny.  Felly gwnaeth y Cadeirydd ddatganiad bod y cyfarfod o'r Pwyllgor Archwilio yn cael ei ohirio am hanner awr tan 11.45 a.m.
 

 
 

 
 

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
 

      
 

      
 

     Ailgydiodd y Pwyllgor Archwilio yn ei fusnes am 11:45a.m.
 

      
 

     Wrth agor y sesiwn eglurodd y Cadeirydd iddo benderfynu gohirio er mwyn cael cyngor cyfreithiol pellach.  Yng nghyswllt cynnig y Cynghorydd Thomas Jones o ohirio'r cyfarfod dywedodd ei fod ef, fel Cadeirydd y Pwyllgor, heb ei fodloni bod rhesymau digonol dros ohirio.  Wedyn dywedodd unwaith eto yr hyn a ddywedodd ar y cychwyn, sef bod cofnod gair-am-air yn cael ei gadw o'r cyfarfod ac y buasai'n sicrhau bod y cofnod hwnnw ar gael i'r Archwiliwr Cyffredinol fel rhan o'i archwiliad llywodraeth gorfforaethol o'r Cyngor.  Aeth ymlaen i ofyn i'r swyddogion cyfreithiol roddi'r cyngor unwaith eto yng nghyswllt y cynnig i ohirio.
 

      
 

     Cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol bod paragraff 4.1.15.12.4 Cyfansoddiad y Cyngor yn datgan "os yw cynnig i ohirio'r ddadl neu i ohirio'r cyfarfod yn cael ei eilio a bod y Cadeirydd yn meddwl nad yw'r eitem wedi ei thrafod yn ddigonol ac na ellir ei thrafod yn rhesymol felly ar yr achlysur hwnnw, bydd yn rhoi'r cynnig trefniadol i'r bleidlais heb roi hawl i gynigydd y cynnig gwreiddiol ymateb".  Dywedodd y Cadeirydd unwaith yn rhagor nad oedd yn fodlon bod y busnes hwnnw a nodwyd ar raglen y cyfarfod wedi ei drafod yn ddigonol.  Felly roedd yn caniatáu i'r Pwyllgor symud ymlaen i drafod yr hyn a nodwyd yn y wys i'r cyfarfod.  Wrth wneud hyn gofynnodd y Cadeirydd unwaith yn rhagor am gadarnhad mai'r mater gerbron oedd hwn - a oedd Cadeirydd y Pwyllgor yn hapus ai peidio bod yr hyn a nodwyd yn y wys i'r cyfarfod wedi ei drafod.  
 

      
 

     Cafwyd rhagor o eglurhad gan Reolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol pan ddywedodd - os oedd y Cadeirydd yn credu nad oedd yr eitem gerbron y Pwyllgor wedi ei thrafod yn ddigonol yna roedd yr hawl ganddo i beidio â chymryd pleidlais ar y mater.
 

      
 

     Felly eglurodd y Cadeirydd ei fod yn bwriadu rhoi arweiniad yn seiliedig ar y cyngor a roddwyd iddo.
 

      
 

     Ar draws hyn dywedodd y Cynghorydd Thomas Jones bod y cyngor a roddwyd yn ymwneud â hyn - a oedd y cynnig gerbron wedi ei drafod yn ddigonol ai peidio, ac nid a oedd y rhaglen wedi ei thrafod yn ddigonol ai pheidio.  Teimlai ef bod y cyngor cyfreithiol a roddwyd yn cael ei gamddehongli gan y Cadeirydd er ei les ei hun.
 

 
 

     I bwrpas cadw cofnod gofynnodd y Cadeirydd unwaith yn rhagor i'r Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol ailadrodd ei gyngor.  Dywedodd bod y rhaglen yn nodi tair eitem ar gyfer sylw - derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb, cau allan y wasg a'r cyhoedd a thelerau arfaethedig y setliad.  Gwnaeth y sylw nad oedd cynnig y Cynghorydd Jones yn caniatáu hyn i ddigwydd.
 

      
 

     Wedyn soniodd y Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol nad hawdd dweud nad oedd y mater wedi ei drafod yn ddigonol a hynny am nad oedd y Pwyllgor wedi cyrraedd, eto, yr eitem sydd mewn gwirionedd yr unig eitem o fusnes.
 

      
 

     Gofynodd y Cynghorydd Thomas Jones am eglurhad bod y Cadeirydd, yn wir felly, yn gwrthod ei gynnig i ohirio.
 

      
 

     Mewn ymateb dywedodd y Cadeirydd bod hynny'n gywir a'i fod yn gwrthod y cynnig ar ôl derbyn cyngor Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol / Dirprwy Swyddog Monitro.
 

      
 

     Ar ôl hyn dywedodd y Cynghorydd Thomas Jones y buasai'n gadael y cyfarfod.
 

      
 

     Gwnaeth y Cadeirydd gyhoeddiad bod pwy bynnag oedd yn dymuno gadael y cyfarfod yn rhydd i wneud hynny ond bod raid i'r unigolion hynny y rhoes ef wys iddynt fynychu'r cyfarfod, yn ôl darpariaethau'r Cyfansoddiad, aros ar ôl.
 

      
 

     Dyma pryd y dywedodd Arweinydd y Cyngor ei fod yn dymuno siarad.  Teimlai ef bod y dull o Gadeirio'r cyfarfod, hyd yma, wedi bod yn afresymol.  Wedyn bu cyfnewid geiriau rhwng yr Arweinydd a'r Cadeirydd ynghylch cynnig y Cynghorydd Thomas Jones a'r ffordd o ddelio gyda'r cynnig hwnnw.  Aeth yr Arweinydd ymlaen i ddweud na fuasai ef na'i Ddeilyddion Portffolio yn aros yn y cyfarfod os oedd yr aelodau eraill yr oedd yn ei gynrychioli yn anhapus ynghylch aros.  Cafwyd sylw ganddo bod cyfle i drafod y mater yng nghyfarfod y Cyngor llawn yfory.
 

      
 

     Wrth ymateb i hyn dywedodd y Cadeirydd bod yr Arweinydd fel petai'n gwneud un datganiad fel Arweinydd y Cyngor ac un arall fel Arweinydd y Grwp.  Atgoffodd yr Arweinydd iddo dderbyn gwys i fynychu'r cyfarfod hwn o'r Pwyllgor Archwilio fel Arweinydd y Cyngor, nid fel Arweinydd y Grwp Gwleidyddol.  Dywedodd wrth yr Arweinydd y buasai'n torri Cyfansoddiad y Cyngor onid oedd yn aros yn y cyfarfod i drafod y mater hwnnw y cafodd wys i'r cyfarfod i'w drafod. Ychwanegodd bod y Cyfansoddiad yn ddiamwys ar y pwynt hwn; fodd bynnag roedd yn berffaith fodlon i'r Arweinydd gael cyngor ar y mater ac yn fodlon i'r cyngor hwnnw gael ei roddi.
 

      
 

     Mewn ymateb dywedodd yr Arweinydd bod datblygiadau'r wythnosau diwethaf, ac yn enwedig yr wythnos diwethaf o ran gwybodaeth yn  treiglo i'r wasg; fe ddywedwyd wrth unigolion y buasai'n rhaid mynd at y wasg petaent ddim yn rhoi atebion.  Aeth ymlaen i ailadrodd - os nad oedd yr aelodau hynny yr oedd ef yn eu cynrychioli yn hapus i aros yn y Pwyllgor yna nid oedd ef chwaith, a dyna oedd crynswth ei ddatganiad fel Arweinydd.
 

      
 

     Gofynnodd y Cadeirydd am eglurhad - a oedd yr Arweinydd yn gwneud y datganiad uchod fel Arweinydd y Cyngor.
 

      
 

     Ei gyfrifoldeb fel Arweinydd y Cyngor ac fel Arweinydd Grwp oedd hyn, meddai'r Arweinydd, a bod dau o'i Aelodau Portffolio wedi derbyn cais i fynychu'r cyfarfod.  I bwrpas cywiro torrodd y Cadeirydd ar draws a dweud nad cais i fynychu a gafodd yr Aelodau Portffolio, cawsant wys i fynychu.  Aeth yr
 

      
 

     Arweinydd ymlaen i ddweud nad oedd yr aelodau'n hapus am na chawsant gyfle i bleidleisio ar y cynnig a oedd wedi ei eilio ac felly nid oeddent am aros yn y Pwyllgor.
 

      
 

     Dywedodd y Cadeirydd bod y rheswm am hyn yn berffaith glir - nid oedd y cyfarfod wedi symud ymlaen hyd yn oed cyn belled â'r busnes hwnnw ar y wys a hwn oedd y cyngor oedd ef yn ei dderbyn. Fel Cadeirydd y Pwyllgor nid oedd wedi'i argyhoeddi bod busnes wedi symud tu draw i eitem 2 a bod cynnig wedi ei gyflwyno i ohirio'r Pwyllgor.  Nid oedd wedi'i argyhoeddi bod y cynnig yn caniatàu trafodaeth  ar eitemau 2 a 3 - dyna beth oedd yn ei ddweud.
 

      
 

     Cafwyd sylw gan yr Arweinydd bod ymateb y cynigydd yn ddigon rhesymol o gofio y buasai'r Pwyllgor Archwilio yn ailymgynnull ar ôl i'r Cyngor Sir wneud ei benderfyniad.
 

      
 

     Y geiriau allweddol yma, yn ôl y Cadeirydd oedd "ar ôl".  Holodd yn lle oedd yr elfen sgriwtineiddio ar ôl i'r penderfyniad gael ei wneud.  Ei gyngor cryf ef - cyngor a fuasai ar gof a chadw ac a gâi ei ryddhau i'r Archwilwyr a hefyd i'r wasg a'r cyhoedd - oedd bod Arweinydd y Cyngor a'r ddau Deilydd Portffolio wedi cael gwys i fynychu'r cyfarfod yn ôl darpariaethau'r Cyfansoddiad lle dywedir yn glir bod raid i'r rheini sy'n derbyn gwys ateb cwestiynau a roddir iddynt.  Petai'r Arweinydd a'r ddau Ddeilydd Portffolio a dderbyniodd wys i ymddangos gerbron y Pwyllgor yn gadael, yna credai'r Cadeirydd eu bod yn torri Cyfansoddiad mabwysiedig y Cyngor.  Ni fedrai ddeall pam nad oeddent yn dymuno aros i ddatrys y mater a thristwch iddo oedd ein bod wedi cyrraedd y sefyllfa hon.  Ailadroddodd y cyngor a roddwyd iddo, sef nad oedd raid iddo ef, fel Cadeirydd, dderbyn y cynnig  châi oni ei argyhoeddi bod digon o drafodaeth wedi digwydd.  Dywedodd unwaith yn rhagor, hyd yn oed petai aelodau eraill o'r Pwyllgor yn gadael, roedd yn rhaid i'r Aelodau Portffolio aros ac y buasai'r Pwyllgor yn symud ymlaen i drafod eitemau 2 a 3 ar y rhaglen.
 

      
 

     Dywedodd y Cynghorydd H. Eifion Jones ei fod yn derbyn arweiniad y Cadeirydd ac y dylai pawb oedd yn bresennol barchu Cadair y Pwyllgor Archwilio.  Roedd y rhan berthnasol o'r Cyfansoddiad wedi ei darllen i'r Pwyllgor a mawr obeithiai y buasai'r Arweinydd a'r Deiliaid Portffolio yn parchu'r Cyfansoddiad ac yn aros yn y cyfarfod i ateb cwestiynau.  Unwaith eto cyfeiriodd at egwyddorion Nolan a'r ddwy egwyddor - atebolrwydd a bod yn agored - oedd eisoes wedi eu dwyn i sylw'r Pwyllgor.  Yr egwyddor olaf o'r saith yw arweinyddiaeth, ac roedd am bwysleisio bod y Cynghorydd P. M. Fowlie yn bresennol fel Arweinydd y Cyngor, nid fel Arweinydd ei Grwp Gwleidyddol.  Dywed yr egwyddor arweinyddiaeth, un y mawr obeithiai y buasai Arweinydd y Cyngor yn ei pharchu, y dylai deiliaid swyddi cyhoeddus hyrwyddo'r egwyddorion hyn a'u cefnogi (h.y. egwyddorion Nolan) trwy arweinyddiaeth a thrwy esiampl.
 

      
 

     Mewn ymateb dywedodd Arweinydd y Cyngor ei fod wedi gwneud hynny dros gyfnod o wythnosau ond ar ôl derbyn y cyngor cyfreithiol ar y mater sydd ar y rhaglen, teimlai ef bod cyfrinachedd, parch ac arweinyddiaeth eraill wedi gwneud cam â'r cyngor yn yr ystyr bod materion wedi ymddangos yn y wasg yn y saith i ddeng niwrnod diwethaf.  Nododd ei fod yn ceisio bod yn rhesymol ac yn broffesiynol fel Arweinydd ond ar ôl gofyn i unigolion eraill wneud yn yr un modd, aeth materion i'r wasg a'r cyfryngau.  Felly, er ei fod yn derbyn yr egwyddorion, roedd hi'n ymddangos nad oedd unigolion eraill yn fodlon glynu wrth y rheolau hynny.
 

      
 

     Ond ymatebodd y Cadeirydd trwy ddweud bod yr Arweinydd ei hun wedi gwneud datganiadau i'r wasg a'r rheini ddim yn gywir ac yn mynd yn ôl i 27 Chwefror.  Dweud a wnaeth yr Arweinydd na fuasai'n mynychu rhai cyfarfodydd a hynny'n seiliedig ar gyngor a gafodd gan y Dirprwy Swyddog Monitro.  Yn y cyfamser roedd y Dirprwy Swyddog Monitro wedi ysgrifennu llythyr yn dweud nad felly oedd pethau, a dywedwyd am y llythyr wrth y Pwyllgor Archwilio ac roedd ef fel Cadeirydd wedi rhyddhau copi i holl aelodau'r Cyngor.  Pwysleisiodd bod aelodau'r Pwyllgor Archwilio i fod yn annibynnol o ran archwilio beth sy'n digwydd ac roedd yr adroddiad gerbron yn dweud yn glir bod goblygiadau ariannol i'r awdurdod hwn os oedd yn derbyn y cytundeb arfaethedig.  Os nad oedd aelodau'r Grwp Annibynwyr Gwreiddiol nac aelodau'r Grwp Plaid Cymru ar y Pwyllgor Archwilio yn fodlon aros i drafod y mater, yna mater iddynt hwy oedd hynny ond roedd yn cynghori'r Cynghorydd P. M. Fowlie fel Arweinydd y Cyngor yn gryf ei fod wedi derbyn gwys i ymddangos yn y cyfarfod yn unol â darpariaethau'r Cyfansoddiad - yn yr un modd â'r Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid).  Os oedd yr Arweinydd yn gadael yna câi hynny ei gofnodi.  Os oedd yr Arweinydd yn dymuno gellid darparu iddo gyngor cyfreithiol ynghylch beth yw goblygiadau derbyn gwys i ymddangos gerbron y Pwyllgor Archwilio.
 

      
 

     Credai'r Cynghorydd Barrie Durkin bod y penderfyniad i wrthod yn rhagfarnllyd.  Annoeth oedd rhagfarnu canlyniad penderfyniad a wneid yfory (gan y Cyngor) unai o blaid, yn erbyn neu i ddiwygio.  Credai ef y buasai bwrw ymlaen gyda'r Pwyllgor Archwilio hwn yn rhagfarnu'r sefyllfa yn yr ystyr bod y Pwyllgor Archwilio yn gwneud penderfyniad cyn i'r Cyngor llawn wneud penderfyniad fel awdurdod uwch.  
 

      
 

     Ond anghytuno wnaeth y Cadeirydd gyda hyn ac eglurodd bod y Pwyllgor Archwilio yn edrych ar effaith penderfyniad posib o du ariannol a llywodraeth gorfforaethol.  Nid y Pwyllgor oedd yn mynd i wneud y penderfyniad ac felly nid oedd modd dweud y buasai'n cael effaith ragfarnol.
 

      
 

     Ond mynodd y Cynghorydd Barrie Durkin bod trafodaeth ar y mater heddiw yn mynd i ragfarnu'r penderfyniad yfory yng nghyfarfod y Cyngor ac o'r herwydd cynigiodd gymryd y bleidlais ar y cynnig (i ohirio'r cyfarfod).
 

      
 

     Yn ei ymateb dywedodd y Cadeirydd ei fod eisoes wedi rhoi arweiniad ar y mater penodol hwn ac y buasai'n symud i eitem 3 ar y rhaglen.  Unwaith yn rhagor bu geiriau ynghylch y cyngor a roddwyd a'r dehongliad ohono.  Felly gofynnodd y Cadeirydd unwaith eto i Reolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol egluro a oedd ef fel Cadeirydd yn camddehongli'r cyngor a roddwyd.
 

      
 

     Ni chredai Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol bod y Cadeirydd yn camddehongli'r cyngor a roddwyd a gofynnodd y Cadeirydd am gofnodi'r datganiad hwn.  Ond hefyd, wrth fynd heibio, nododd cymaint oedd ei syndod gyda'r awgrym ei fod yn camddehongli'r cyngor.
 

      
 

     Yma cafwyd arwydd gan y Cynghorydd G. O. Parry MBE ei fod yn dymuno cyflwyno sylwadau, sef bod y ddau Gyfarwyddwr Corfforaethol oedd yn y cyfarfod wedi bod yn rhan o'r sefyllfa yng nghyswllt y penderfyniad ar y mater gerbron.  Torrodd y Cadeirydd ar draws a gofyn am gyngor cyfreithiol ynghylch yr hyn a ddywedwyd gan y Cynghorydd Parry.  Yn dilyn hyn cafwyd cyfnewid geiriau rhwng y Cadeirydd a'r Cynghorydd G. O. Parry a'r Cadeirydd yn dweud ei fod yn ceisio sicrhau cyngor ar yr hyn a ddywedwyd a hyn yn ei dro yn ysgogi'r Cynghorydd Parry i ddweud bod y Cadeirydd eisoes wedi cael cryn dipyn o gyngor ond ei fod yn fyddar i'r cyngor hwnnw.  Gofynnodd y Cadeirydd i'r Swyddog Pwyllgor gofnodi bod y Cynghorydd Parry wedi'i gyhuddo o beidio â gwrando ar y cyngor a roddwyd.
 

      
 

     Dyma pryd y gadawodd y Cynghorwyr a ganlyn y cyfarfod - y Cynghorwyr Barrie Durkin, Eric Jones, Thomas Jones, Rhian Medi, John Penri Williams a Selwyn Williams fel aelodau o'r Pwyllgor Archwilio. Roedd y Cadeirydd yn dymuno iddo gael ei gofnodi bod yr Is-Gadeirydd y Cynghorydd Jim Evans hefyd yn gadael y cyfarfod.  Cadarnhawyd bod y Deilyddion Portffolio a dderbyniodd wys i fynychu am aros a bod cworwm yn dal i fod yn y cyfarfod (tri o aelodau wedi aros ar ôl).
 

      
 

     Ni fedrai'r Cadeirydd goelio bod y Pwyllgor Archwilio, yn ei farn ef, wedi cael ei drin fel gêm wleidyddol.  
 

     Dyma pryd y penderfynwyd dan Adran 100(A)(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972 y dylid gwahardd y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod am y drafodaeth ar yr eitem isod oherwydd y tebygrwydd y câi gwybodaeth eithriedig ei datgelu fel y diffinnir honno ym mharagraffau 12 ac 13 y Ddeddf uchod a hefyd yn y Prawf Budd y Cyhoedd ynghlwm.
 

      
 

3

TELERAU ARFAETHEDIG Y SETLIAD
 

      
 

     Trafodwyd adroddiad (a gyflwynwyd i gyfarfod o'r Pwyllgor Gwaith yn gynharach heddiw ac a gyflwynir i'r Cyngor llawn yn ei gyfarfod ar 27 Mawrth) yn nodi telerau arfaethedig i ddod â'r cytundeb i ben yn gynnar trwy gydsyniad y naill ochr a'r llall.  Consyrn y Pwyllgor Archwilio oedd y goblygiadau ariannol i'r Cyngor o gyrraedd y cyfaddawd arfaethedig, a thra bo'r drafodaeth a gafwyd yn canolbwyntio yn amlwg ar yr agwedd hon, hefyd fe gyffyrddwyd â phethau eraill yng nghyswllt yr amserlen, y rhesymeg y tu cefn i'r cynnig a hefyd yng nghyswllt gweledigaeth a chynlluniau'r Weinyddiaeth ar gyfer y dyfodol.  Roedd y Pwyllgor Archwilio yn ceisio sefydlu beth oedd y ffeithiau a chael eglurhâd ar y materion sy'n codi ohonynt.  Roedd aelodau'r Pwyllgor yn awyddus iawn  bod y dyddiad pryd y daw’r cytundeb arfaethedig i rym yn cael ei ohirio  hyd nes cwblhau'r archwiliad llywodraeth gorfforaethol ar y gweill, a phe na bai’r dyddiad pryd y daw ‘r cytundeb arfaethedig i rym yn cael ei ohirio,  bod y Pwyllgor Archwilio yn ysgrifennu at y Tîm Archwilio gydag argymhelliad na ddylai’r archwiliad llywodraeth gorfforaethol gael ei lesteirio o’r herwydd .  Hefyd roedd y Pwyllgor Archwilio yn pryderu gyda'r hyn a ddywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid yn ei adroddiad, sef na chafodd hyd yma unrhyw wybodaeth ynghylch arbedion costau posib nac ynghylch gwelliannau effeithiolrwydd i gyfiawnhau defnyddio'r balansau cyffredinol i gwrdd â chost y cytundeb arfaethedig.  Cytunwyd y dylai argymhellion y Pwyllgor adlewyrchu'r pwyntiau hyn.
 

      
 

     Pwysleisiodd yr Arweinydd a'r Aelodau Portffolio oedd yn bresennol y câi adroddiad llawn ei gyflwyno ar yr holl gwestiynau a godwyd, i'r Cyngor Sir yn ei gyfarfod ar 27 Mawrth lle y gwneid penderfyniad.  Hefyd pwysleisiodd yr Arweinydd bod y trafodaethau ar y mater wedi'u cynnal trwy gydol yr amser trwy gyfrwng arbenigwyr, a'i fod ef a'i gyd-aelodau Portffolio wedi ceisio diogelu cyfrinachedd a hefyd wedi parchu preifatrwydd trwy'r holl drafodaethau.
 

      
 

     PENDERFYNWYD
 

      
 

3.1

Datgan bod y Pwyllgor Archwilio yn ffafrio bod y dyddiad pryd y daw'r cytundeb arfaethedig i rym yn cael ei ohirio hyd nes cwblhau'r archwiliad llywodraeth gorfforaethol yn y Cyngor.
 

3.2

Bod llythyr yn cael ei anfon o'r Pwyllgor Archwilio at Arweinydd y Tîm Archwilio yn dweud na ddylai'r archwiliad llywodraeth gorfforaethol gael ei lesteirio pe na byddai'r dyddiad pryd y daw'r cytundeb i rym yn cael ei ohirio.  
 

3.3

Bod y Pwyllgor Archwilio yn bryderus bod y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid), yn ei adroddiad ysgrifenedig ar y mater, wedi nodi adeg ysgrifennu'r adroddiad ac yn amodol ar weld y rhesymau dros fabwysiadu'r penderfyniad, nad oedd unrhyw dystiolaeth wedi ei chyflwyno yn dweud y gellid gwneud arbedion cost amlwg neu welliannau effeithlonrwydd fyddai'n cyfiawnhau unrhyw ddefnydd pellach o'r balansau cyffredinol i gyfarfod â chostau'r cytundeb arfaethedig.
 

      
 

      
 

      
 

 
 

Cynghorydd C.L.Everett
 

Cadeirydd