Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio dogfennau , 27 Gorffennaf 2006

1

DATGAN DIDDORDEB

Datganodd y Cynghorydd Schofield ddiddordeb yng nghyswllt eitem 4 (tudalen 36 ar y Datganiad Cyfrifon) ar sail y ffaith ei fod yn un o'r tri aelod y gwneir cyfeiriad atynt sy'n derbyn taliadau budd-dal tai fel landlord. Cododd gwestiwn ynglyn â'r angen i ddatgelu gwybodaeth ynglyn â'r sawl sydd yn derbyn taliadau budd-dal yn anuniongyrchol h.y. trwy'r tenant.Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid at y disgwyliadau yn hyn o beth a nododd bod y Cyngor yn cydymffurfio â'r gofynion hynny.Gofynnodd y Cynghorydd Schofield iddo edrych ar y mater hwn i bwrpas trylwyredd.

2

COFNODION

Cyflwynwyd a chadarnhawyd fel rhai cywir, cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 29 Mehefin, 2006. (tud 139 - 143 y Gyfrol hon)

3

BALANSAU YSGOLION

Cyflwynwyd - Adroddiad y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid yn amlinellu'r sefyllfa ddiweddaraf hyd at 31 Mawrth, 2006 mewn perthynas â balansau ysgolion.

Nododd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid y paratowyd y wybodaeth uchod mewn ymateb i gais y Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ar 26 Ionawr, 2006, am gael edrych yn fwy manwl ar falansau ysgolion mewn un o'i gyfarfodydd yn y dyfodol, ac aeth rhagddo i gyfeirio at y prif ystyriaethau fel a ganlyn -

Ÿ

bod balansau ysgolion ym Môn wedi bod gyda'r rhai uchaf yng Nghymru yn ystod y blynyddoedd diweddar ac mae cyfanswn balansau'r ysgolion ar 31 Mawrth, 2006 yn dangos cynnydd pellach ac annisgwyl ar y lefel ar ddiwedd Mawrth, 2005, sef £2.9m ar ddiwedd blwyddyn ariannol 2005/06 o'i gymharu â £2.4m ar ddiwed blwyddyn ariannol 2004/05 (cyflwynir dadansoddiad llawn o falansau'r ysgolion yn Atodiad A i'r adroddiad);

Ÿ

rhaid cofio bod y cyfanswn hwn yn cynnwys yr holl ysgolion ac mae sefyllfa'r rheini yn amrywio o'r naill i'r llall.Mae lefel balansau pob ysgol yn adlewyrchu'r penderfyniadau cyllidol amrywiol a wnaethpwyd gan y corff llywodraethu a'r pennaeth fel y rhai sy'n gyfrifol am wneud penderfyniadau o'r fath er budd yr ysgol a neb arall;

Ÿ

dygir sylw at y ffaith fod 3 ysgol mewn sefyllfa o ddiffyg ar ddiwedd 2005/06, sef yr un nifer ag ar ddiwedd 2004/05 ond nid yr un ysgolion, tra ar y llaw arall roedd 15 ysgol gyda balansau o dros 10% o'r gyllideb ar ddiwedd 2005/06 o'i gymharu â 16 ar ddiwedd 2004/05;

Ÿ

o ran yr ysgolion hynny sydd yn mynd i sefyllfa o ddiffyg rhaid iddynt dderbyn cymeradwyaeth ffurfiol gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid, a rhaid iddynt hefyd allu dangos cynllun sydd yn rhoddi sylw i'r sefyllfa, a bydd staff Cyllid Addysg a'r Gwasanaeth Addysg yn monitro'r datblygiadau;

Ÿ

llwyddodd dwy o'r ysgolion oedd mewn diffyg ar 31 Mawrth, 2005 (Ysgol Bodorgan ac Ysgol Morswyn) i'w glirio erbyn 31 Mawrth, 2006.Yn achos y drydedd ysgol, Ysgol Llangoed, y bwriad oedd gostwng y diffyg dros gyfnod o ddwy flynedd a hyd yma mae'r cynnydd yn yr ysgol yn dilyn y cynllun. Ar 31 Mawrth, 2006, roedd Ysgol Gynradd Bodedern ac Ysgol Dwyran mewn diffyg ond mae ganddynt gynlluniau i ddatrys hyn yn ystod 2006/07.Yn gyffredinol felly, mae'n ymddangos bod yr ysgolion yn mynd ati i wynbeu'r diffygion hyn mewn ffordd foddhaol;

Ÿ

mewn perthynas â'r ysgolion hynny sydd â gwargedion mawr, disgwylir i bob ysgol gynnwys yn ei Chynllun Datblygu Ysgol, gynlluniau gwario a all gynnwys gwariant o wargedion cronedig sylweddol.Yn achos yr ysgolion hynny sydd ag arian wrth gefn sydd yn fwy na 5% o'u cyllideb neu £25k (p'run bynnag yw'r isaf), gofynnir iddynt yn ffurfiol i egluro eu cynlluniau gwario neu i gadw'r balansau.Ni wnaed y cais hwn hyd yma ar gyfer 2006 gan mai ond yn ddiweddar ddaeth y ffigyrau hyn i law. Mae Atodiad B i'r adroddiad yn dangos yr ymatebion a dderbyniwyd ar gyfer 2005, ac ar gyfer ysgolion gyda balansau oedd dros 10% o'u cyllidebau ar 31 Mawrth, 2005;

Ÿ

fel rhan o'r rhaglen archwilio mewnol cyffredin, pan archwilir ysgolion, mae'r archwilwyr mewnol yn trafod gyda'r Pennaeth, beth yw cynlluniau'r ysgol ar gyfer yr arian wrth gefn, ac a yw'r ysgol wedi pennu targed i'r arian yma ac os felly, sut mae'r Pennaeth yn bwriadu cyflawni'r targed;

Ÿ

yn gyffredinol, nid yw'r Adain Archwilio Mewnol yn gwneud sylwadau ar lefel ysgol unigol (onid yw'r lefel honno'n uchel iawn) ond maent yn edrych ar y rheolaethau a luniwyd i sicrhau bod yr ysgol yn ymwybodol o faint y balans, ac mae'r archwilwyr yn gofyn pa gynlluniau sydd gan yr ysgol ar gyfer yr arian wrth gefn;

Ÿ

yn achos yr ysgolion hynny yr ymwelwyd â nhw dros y ddwy flynedd diwethaf yr oedd eu balansau dros 10%, mae'r sylwadau a wnaed gan yr Adain Archwilio Mewnol yn dangos bod yr ysgolion hyn yn gyffredinol yn ymwybodol bod eu balansau yn uchel, a'u bod hefyd gyda chynlluniau i'w gwario - rhai i leihau effaith y gostyngiad yn nifer y disgyblion ac eraill yn rhai penodol i wario ar adeiladau neu ar offer technoleg gwybodaeth. Tueddiad yr archwilwyr yw  canfod a oes gan yr ysgolion gynlluniau gwario cyfredol ai peidio yn hytrach nag adolygu a yw cynlluniau'r gorffennol wedi'u gweithredu;

Ÿ

mae aelodau wedi mynegi consyrn ynglyn â beth sydd yn ymddangos yn gyfanswm balansau ysgolion uchel iawn - yn ddianghenraid felly. Yn wir mae'n ymddangos bod ysgolion yr awdurdodau eraill yn ymdopi gyda lefelau is o arian wrth gefn;

Ÿ

anodd yw gweld beth yw'r rhesymau dros y lefelau hyn heb edrych ar bob ysgol fesul un ac mae hi bron yn amhosib i neb yn y canol herio penderfyniadau a wneir gan gyrff llywodraethu ysgolion unigol.Yn nhermau real, mae cyllidebau'r holl ysgolion yn disgyn a hynny oherwydd effaith gyfunol niferoedd yn disgyn, gwariant integreiddio ac arbedion effeithiolrwydd.Fe all fod perspectif ysgolion ar effaith y rhain yn wahanol ac yn eu harwain tuag at bwyll tra'n cynilo;

Ÿ

mae'n ymddangos o gymryd yr holl ysgolion gyda'i gilydd eu bod yn fwy pesimistaidd am y sefyllfa gyllidol nag ydyw mewn gwirionedd.Gall yr ofn hwn beri bod arian wrth gefn yn tyfu'n raddol.Yn y dyfodol efallai bydd modd i staff yr Adain Archwilio Mewnol herio'r lefelau hyn y fwy cadarn.

Bu i'r Pennaeth Gwasanaeth (Addysg) wneud sylwadau i'r perwyl fod yr Awdurdod Addysg yn bryderus ynglyn â lefel uchel balansau'r ysgolion yn gyffredinol, ond gan nad oes unrhyw  batrwm wedi amlygu ei hun, mae'n anodd addasu'r fformiwla i ymateb i'r sefyllfa.Un o'r prif resymau dros gadw arian tu cefn yw bod cyrff llywodraethu yn wyliadwrus wrth wario am fod yna ddarogan sefyllfa ariannol dynn blwyddyn ar ôl blwyddyn tra mae'r realaeth efallai yn well. Mae rhai ysgolion yn cadw arian tu cefn i geisio osgoi sefyllfa o ddiswyddo athrawon wrth i'w dyraniad cyllidol leihau, tra bod eraill sydd gyda chynlluniau gwario penodol yn methu gwireddu'r cynlluniau yn syth. Tra fod lle efallai i graffu'n fwy manwl ar gyllidebau ysgolion yn lleol, mae yna gyfyngiadau mawr ar beth all y canol ei wneud yn eu cylch gan mai arian sydd wedi'i ddatganoli i ysgolion yw'r arian hwn, a chan y cyrff llwyodraethu mae'r hawl i benderfynu sut i'w ddefnyddio.

Tra'n cydnabod nad oedd gan y Pwyllgor fawr o sgôp i ddylanwadu ar y sefyllfa, nododd aelodau y byddent wedi dymuno derbyn rhagor o fanylion ynglyn â chynlluniau a bwriadau gwario'r ysgolion hynny sydd â balansau sylweddol. Gwnaed y sylw y gallai gwneud defnydd cyfunol o'r arian hwn fod yn fwy cynhyrchiol na bod pob ysgol yn ei wario ar sail unigol, ac awgrymwyd bod gan y Pwyllgor gyfrifoldeb i ddwyn perswâd ar ysgolion i edrych ar y ffordd maent yn defnyddio'u harian wrth gefn.

Nododd y Deilydd Portffolio (Addysg ac Addysg Gydol Oes) bod yr Awdurdod Addysg yn cynghori ysgolion i ystyried 5% o'u cyllideb fel lefel resymol ar gyfer arian wrth gefn i gwrdd ag unrhyw ofynion annisgwyl.

4

DATGANIAD CYFRIFON 2005/06

Cyflwynwyd i'w fabwysiadu, fersiwn ddrafft o Ddatganiad Cyfrifon 2005/06. (Cylchredwyd papur ar ddechrau'r cyfarfod yn ymgorffori mân ddiwygiadau i'r drafft cyntaf).

Adroddodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid ar y cefndir i'r mater fel a ganlyn -

Ÿ

mewn llywodrath leol mae gofyn i'r Cyngor fabwysiadu'r fersiwn ddrafft o'r Datganiad Cyfrifon cyn ei archwilio, ac yn y maes cyhoeddus.Bydd y rhain wedyn yn wynebu cyfnod o archwilio cyhoeddus a bydd gwaith yr archwiliwr ar y datganiad cyfrifon yn dechrau. Ar ôl derbyn barn yr archwiliwr ar y cyfrifon, mae'r cyfrifon archwiliedig yn cael eu cyhoeddi'n ffurfiol. Hefyd, mae'n bosib bydd raid adrodd yn ôl i'r Cyngor ar unrhyw newidiadau sylweddol i'r Datganiad Cyfrifon ers cyflwyno'r fersiwn ddrafft;

Ÿ

mae'r amserlen statudol wedi'i dwyn ymlaen a'r nod, erbyn 2007, yw cyhoeddi cyfrifon 2006/07 erbyn 30 Mehefin a chael y farn archwilio dri mis yn ddiweddarach.Dyddiad cyhoeddi eleni yw 31 Gorffennaf. Mae'r amserlen hon yn her fawr i awdurdodau lleol ac yn enwedig i'r Adran Gyllid eleni gan fod swydd allweddol Rheolwr y Cyfrifwyr wedi bod yn wag dros y cyfnod;

Ÿ

nid y Datganiad cyfrifon yw'r dull pennaf o roi gwybod i aelodau'r Cyngor am ganlyniadau cyllidol y flwyddyn.Cyflwynir adroddiadau yn rheolaidd i'r Pwyllgor Gwaith ar fonitro'r gyllideb, a pharatowyd adroddiadau cynyddol fanwl a sicr ar gau cyfrifon ym Mai a Gorffennaf eleni sydd yn maes cyhoeddus.Yr unig beth a wna'r Datganiad Cyfrifon yw cadarnhau'r canlyniadau hyn mewn ffordd ffurfiol a chydnabyddedig;

Ÿ

sgîl-effaith anffodus o ddod ag amserlen Datganiad Cyfrifon ymlaen yw'r ffaith fod adroddiadau mewnol i aelodau ar gyllid mewnol wedi'i gyfaddawdu - bydd adroddiad pellach i'r Pwyllgor Gwaith ym mis Medi yn cwblhau'r lefel arferol o fanylder;

Ÿ

wrth i'r Pwyllgor Archwilio graffu ar y Datganiad Cyfrifon caiff gyfle i ofyn cwestiynau ar faterion na fuasai, fel arall, yn dod i'w sylw.Gan fod y Datganiad Cyfrifon yn adroddiad ar ffeithiau hanesyddol ac yn gorfod cydymffurfio gyda fformat cydnabyddedig, nid oes fawr o gyfle i'r Pwyllgor newid y Datagniad cyn ei gymeradwyo;

Ÿ

mae rhannau o fersiwn ddrafft y Datganiad Cyfrifon fel ag y'i gyflwynir yn anghyflawn - fodd bynnag, roedd y rhain wedi'u cwblhau a'u cynnwys yn y papur a gylchredwyd ar ddechrau'r cyfarfod. Mae'r rhan fwyaf o wybodaeth mae'r Pwyllgor Archwilio yn debyg o fod ei hangen eisoes wedi'i chynnwys yn y fersiwn ddrafft sydd gerbron;

Ÿ

nid yw un datganiad wedi'i ddarparu yng nghyswllt y cyfrifon grwp.Byddai'r datganiadau yma yn cyfuno gweithgareddau Cwmni Gwastraff Môn Arfon gyda chyfrifon y Cyngor.Nid yw'r wybodaeth angenrheidiol wedi'i derbyn ac nid ydyw yn debygol o ddod i law mewn amser i'w harchwilio.Beth bynnag, mae'n annhebygol y byddai gan y Gwasanaeth Cyllid yr adnoddau yn ystod yr wythnosau nesaf i ddarparu datganiad technegol mor gymhleth.Golyga hyn na fydd y Cyngor yn cydymffurfio gyda'r Datganiad o Weithdrefn Argymelledig yn y cyswllt yma;

Ÿ

mae'r Datganiad Cyfrifon yn cynnwys y Datganiad o Reolaeth Mewnol a adolygwyd a chymeradwywyd yn y cyfarfod blaenorol o'r Pwyllgor Archwilio.Gwnaed mân ddiwygiadau iddo ers hynny;

Ÿ

o ran sefyllfa ariannol y Cyngor ar 31 Mawrth, 2006, roedd gwerth net yr awdurdod, fel y datgelwyd hwn yn y Fantolen, wedi codi i £151m yn bennaf oherwydd effaith ail-brisio asedion sefydlog yn hytrach nag unrhyw newid gwirioneddol yn ystod y flwyddyn.Mae'r datganiad hefyd yn datgleu ymrwymiad net amcangyfrifiedig o £61.7m mewn perthynas â phensiynau, sydd wedi cynyddu o £56m ar 31 Mawrth, 2005;

Ÿ

nid oes unrhyw ddigwyddiadau arwyddocaol i adrodd amdanynt yn ystod 2005/06 sydd yn effeithio ar sefyllfa ariannol y Cyngor ar ddiwedd y flwyddyn.

Diolchodd yr aelodau i'r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid am y wybodaeth a bu iddynt wneud y sylwadau canlynol arni -

Ÿ

nodwyd byddai hyfforddiant i aelodau'r Pwyllgor Archwilio ar ddarllen y Datganiad Cyfrifon yn ddefnyddiol ac yn eu cynorthwyo i graffu arno, a gofynnwyd a chytunwyd  bod y cyfryw drefniadau yn cael eu gwneud;

Ÿ

croesawyd y ffaith bod y Pwyllgor Gwaith yn derbyn adroddiadau rheolaidd ar fonitro'r gyllideb ac awgrymwyd bod y Pwyllgor Archwilio hefyd yn derbyn yr un adroddiadau er mwyn edrych ar y mater o berspectif  archwilio;

Nododd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid mewn ymateb bod y wybodaeth a gyflwynir i'r Pwyllgor Gwaith ar gael i bob aelod  fel rhan o'r ddyletswydd i adrodd yn agored i aeldau a'r Cyngor.Prif swyddogaeth y Pwyllgor Gwaith yw gweithredu ar faterion ac mae'r adroddiadau monitro cyllideb yn aml yn gofyn am weithredu ar argymhellion.O ran craffu ar benderfyniadau'r Pwyllgor Gwaith, mater i'r Prif Bwyllgor Sgriwtini yw galw penderfyniadau i mewn fel bo'n briodol.Er nad oes yna reswm pam na all y Pwyllgor Archwilio dderbyn yr adroddiadau yma, mae prif swyddogaeth y Pwyllgor hwn yn ymwneud â rheolaeth fewnol a llywodraethu priodoldeb - o ymhel â gwaith monitro'r gyllideb mae yna berygl y bydd gwaith yn cael ei ddyblygu a bydd y Pwyllgor Archwilio yn canolbwyntio llai ar ei briod ddyletswyddau.

Ÿ

holwyd yn benodol ynglyn â'r ffigyrau o dan bennawd Trafodion gyda Chyrff Cysylltiedig a gofynnwyd am esboniad ohonynt - bu i'r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid egluro'r ffigyrau hyn ynghyd â'r gofynion adrodd yn eu cylch.

4.1

Cymeradwyo'r fersiwn ddrafft o'r Datganiad Cyfrifon i bwrpas ei gyflwyno ar gyfer y broses archwilio allanol ac archwiliad gan y cyhoedd, yn amodol ar awdurdodi'r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid i gwblhau unrhyw waith sydd heb ei orffen a gwneud unrhyw newidiadau angenrheidiol;

4.2

Bod trefniadau yn cael eu gwneud i aelodau'r Pwyllgor Archwilio dderbyn hyfforddiant ar ddarllen y Datganiad Cyfrifon.