Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio dogfennau , 29 Mai 2009

Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio
Dydd Gwener, 29ain Mai, 2009

PWYLLGOR ARCHWILIO

 

Cofnodion y cyfarfod arbennig a gynhaliwyd ar 29 Mai, 2009

 

YN BRESENNOL:

 

Y Cynghorydd R Llewelyn Jones (Cadeirydd)

Y Cynghorydd Jim Evans (Is-Gadeirydd)

 

Y Cynghorwyr Barrie Durkin, Lewis Davies, C Ll Everett,

H Eifion Jones,  J V Owen, Selwyn Williams.  

 

 

 

WRTH LAW:

 

Swyddog Monitro/Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol

Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid

Swyddog Pwyllgor (ATH)

 

 

 

YMDDIHEURIADAU:

 

Y Cynghorydd J P Williams

 

 

 

 

1

DATGAN DIDDORDEB

 

Ni chafwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

 

2

CAU’R WASG A’R CYHOEDD ALLAN 

 

Yn dilyn ystyriaeth, penderfynwyd o dan Adran 100(A)(4) Deddf Llywodraeth Lleol 1972, gwahardd y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar eitem 3 isod oherwydd y tebygrwydd y câi gwybodaeth eithriedig ei datgelu fel a ddiffinnir yn Rhestr 12A y Ddeddf honno ac fel y’i diffinnir hefyd yn y Prawf Budd y Cyhoedd sydd ynghlwm.

 

3

CONTRACT GYDAG RSM BENTLEY-JENNISON

 

Cyflwynwyd - Adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid ynglyn â’r contract gydag RSM Bentley-Jennison i ddarparu gwasanaeth rheoli archwilio mewnol.  Roedd yr adroddiad yn nodi i’r trefniadau contractyddol ddechrau yng Ngorffennaf 2006 ac mai’r bwriad gwreiddiol oedd y byddai’n rhedeg am dair blynedd; rhoddwyd ymrwymiad i’r aelodau y byddai’r trefniant hwn yn cael ei adolygu ar ddiwedd y cyfnod.  Rhoddwyd amlinelliad o’r manteision oedd yn deillio o’r trefniant hwn o’i gymharu â rheolaeth fewnol ac adroddwyd bod asesiad o berfformiad yn erbyn yr amcanion a’r hyn yr oedd yr Awdurdod yn disgwyl ei gael gan ei wasanaeth Archwilio Mewnol wedi dechrau; nid oedd wedi bod yn bosibl cwblhau’r gwaith hwn oherwydd i ddigwyddiadau eraill ymyrryd â’r rhaglen.  Felly nid oedd yn bosibl, ar hyn o bryd, gwerthuso perfformiad yr Archwilwyr Mewnol na chwaith roi cyngor ar yr holl opsiynau ar gyfer darparu archwilio mewnol.  Am y rheswm hwn yn ogystal ag ystyriaethau eraill y cyfeiriwyd atynt yn yr adroddiad, yr argymhelliad oedd bod y contract gydag RSM Bentley-Jennison yn cael ei ymestyn am 12 mis ar dermau i’w trafod.

 

Roedd yr aelodau’n nodi’r sefyllfa fel yr oedd wed’i chyflwyno ac o ystyried yr amgylchiadau roedd y Pwyllgor yn derbyn yr argymhelliad i ymestyn y contract presennol gydag RSM Bentley-Jennison.

 

Penderfynwyd cefnogi’r argymhelliad bod y contract gydag RSM Bentley-Jennison i ddarparu gwasanaeth rheoli archwilio mewnol yn cael ei ymestyn am 12 mis ar dermau i’w trafod am y rhesymau a roddwyd.

4

YMCHWILIAD ARBENNIG - TREULIAU CYNHALIAETH A THEITHIO AELODAU, IONAWR i CHWEFROR, 2009

 

Cyflwynwyd - Adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid ynglyn ag amgylchiadau a chasgliadau ymchwiliad arbennig yng nghyswllt treuliau cynhaliaeth a theithio aelodau yn dilyn honiadau a wnaed am dreuliau teithio’r aelodau mewn perthynas â siwrneiau i Dde Cymru fis Ionawr a Chwefror, 2009.
 

 
 

Cafwyd adroddiad gan y Swyddog Monitro yn ymwneud â pha mor briodol fyddai trafod y mater hwn yn gyhoeddus neu’n breifat, a nododd bod gofyn i’r Pwyllgor o dan eitem 2 ar y rhaglen, ystyried a fyddai’n well o safbwynt budd y cyhoedd pe bai’r wybodaeth yn cael ei rhyddhau’n  gyhoeddus neu ei chadw’n breifat.  Roedd diddordeb y cyhoedd o ddatgelu’r materion yn ymwneud â gwariant cyhoeddus ar ddyletswyddau aelodau etholedig ac roedd dadl y dylent fod yn atebol i’r cyhoedd am eu defnydd o adnoddau.  Y ddadl arall dros beidio datgelu’r adroddiad oedd bod yr adroddiad yn enwi rhai aelodau unigol a hefyd rai oedd yn gweithio i gorff allanol, a hefyd yn cyfeirio at faterion yn ymwneud â staff yr Awdurdod y gellid eu hadnabod.  Roedd yn cael ei ddweud bod gan yr unigolion hyn hawl i ddisgwyl preifatrwydd.  Pan ddosbarthwyd yr adroddiad a’r prawf diddordeb cyhoeddus oedd ynghlwm, yr argymhelliad oedd bod y diddordeb cyhoeddus fyddai’n codi o gadw cyfrinachedd ynglyn â’r mater hwn yn gorbwyso’r diddordeb cyhoeddus a geid o ddatgelu’r adroddiad.  Gellid adrodd bod y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid, ers hynny, wedi ceisio cyngor y Swyddog Gwybodaeth Corfforaethol ac wedi gofyn iddo beth fyddai ei ymateb ef pe bai unrhyw wybodaeth geid yn yr adroddiad yn destun cais Rhyddid Gwybodaeth.  Cyngor y  Swyddog Gwybodaeth Corfforaethol oedd nad oedd yn gweld unrhyw reswm paham na allai’r adroddiad gael ei gyhoeddi’n llawn a heb ei olygu ac yn ei farn ef nid oedd yna unrhyw eithriadau y gellid eu cynnal er mwyn cadw’r adroddiad yn gyfrinachol.  Dywedodd y Swyddog Monitro ei bod yn debyg y byddai cais o’r fath yn cael ei wneud rywbryd, ac y byddai’r adroddiad wedyn yn cael ei gyhoeddi.  Mater i’r Pwyllgor oedd penderfynu a fyddai’n well er budd y cyhoedd i’r wybodaeth gael ei chyhoeddi ar unwaith ac yn wirfoddol heddiw neu trwy gadw cyfrinachedd hyd nes y byddai cais Rhyddid Gwybodaeth yn cael ei dderbyn a phryd y gallai’r argraff gael ei chreu bod y wybodaeth yn cael ei chyhoeddi oherwydd bod y Cyngor yn cael ei orfodi i’w chyhoeddi yn hytrach na’i fod yn gwneud hynny’n wirfoddol.   Roedd yn credu y byddai er budd y cyhoedd a’r Cyngor hefyd pe bai’r cyhoedd yn teimlo bod y Cyngor o’i wirfodd yn cyhoeddi gwybodaeth allai fod yn wybodaeth gynhennus a’i fod trwy hynny’n gweithredu mewn ffordd dryloyw ac atebol; ei barn ar y mater, felly, oedd y dylid cyhoeddi’r adroddiad.
 

 
 

Darllenodd y Cadeirydd ddyfyniad o God Ymddygiad yr Aelodau ac roedd yn arbennig o awyddus i’r Pwyllgor ei ddwyn i gof tra’n trafod y mater hwn.  Atgoffodd yr Aelodau - pan fyddwch yn cyfrannu mewn cyfarfodydd neu’n gwneud penderfyniadau ynghylch busnes y mae a wnelo eich awdurdod ag ef, dylech wneud hynny ar sail rhinweddau’r amgylchiadau o dan sylw ac er budd y cyhoedd gan roi sylw i unrhyw gyngor perthnasol a ddarperir gan swyddogion eich awdurdod, ac yn benodol gan Bennaeth Gwasanaeth Taledig yr Awdurdod; Prif Swyddog Cyllid yr Awdurdod ac yn yr achos penodol hwn Swyddog Monitro’r Awdurdod.
 

 
 

Nid oedd gan y Pwyllgor unrhyw wrthwynebiad i’r adroddiad gael ei ystyried yn agored ac yn gyhoeddus, ac fe benderfynwyd yn unfrydol i beidio â chau allan y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar y mater.
 

 
 

Aeth y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid yn ei flaen i adrodd iddo dderbyn a chlywed honiadau o fwy nag un ffynhonnell am dreuliau teithio aelodau mewn perthynas â siwrneiau i Dde Cymru fis Ionawr a Chwefror y flwyddyn hon ac yn benodol bod rhai aelodau yn gwneud siwrneiau nad oeddynt wedi’u hawdurdodi.  Roedd yr haeriadau yn dod o dan 4.8.5.3.6 yn y Cyfansoddiad ac oherwydd eu sensitifrwydd, roedd wedi penderfynu ymchwilio i mewn iddynt ei hun, yn hytrach na rhoi’r dasg i’r Adran Archwilio Mewnol.  Roedd hyn hefyd oherwydd mai ef oedd y swyddog gyda chyfrifoldeb i roi cyngor i’r Cyngor ar faterion yn ymwneud â chynllun lwfans yr aelodau ac roedd yn gallu cymryd golwg ehangach ar y mater na dim ond gofyn os oedd y rheolau wedi’u torri ai peidio, ac i ofyn hefyd a oedd angen adolygu’r system dreuliau yng ngoleuni’r materion oedd yn cael eu codi gan y siwrneiau hyn.  Roedd wedi meddwl ynglyn â pha safiad y byddai’n ei gymeryd wrth roi cyngor i’r Cyngor Sir ynglyn ag unrhyw angen i ddiwygio’r rheolau ai peidio, ac a ddylid gwneud unrhyw eithriadau i’r Rheolau mewn achosion fel y rhain.  Roedd yr adroddiad yn crynhoi’r gwaith ymchwilio a wnaed.
 

 
 

4.1

Adroddiad ar yr Ymchwiliad Arbennig
 

 
 

Fel cyflwyniad, mae’r adroddiad yn rhoi’r cefndir i’r awdurdod statudol i dalu costau teithio a chynhaliaeth geir yn rheoliadau Awdurdod Lleol (Lwfansau i Aelodau Cymru) 2007 ac fe geir dyfyniadau o’r Ddeddf honno yn Atodiad 1, a chynllun y Cyngor ei hun ac fe ddyfynnir o hwnnw o dan Atodiad 2.  Mae lwfansau’n daladwy am ddyletswyddau cydnabyddedig yn unig ac nid am bob siwrnai y gallai aelodau ei chymryd mewn cysylltiad â’u rôl fel cynghorwyr.
 

 
 

Mae Paragraff 6.5.3 o gynllun y Cyngor yn rhoi amlinelliad o’r hyn sy’n cael ei ddiffinio fel “dyletswyddau cydnabyddedig”, sef i raddau helaeth cyfarfodydd pwyllgorau, digwyddiadau eraill a drefnir gan yr Awdurdod a chyfarfodydd cyrff allanol y cafodd yr aelodau eu hapwyntio’n ffurfiol iddynt gan yr Awdurdod.  Mae’r ffaith bod cyfarfodydd o’r fath yn cael eu galw, gyda’r aelodau’n derbyn gwys i fynychu, yn cael ei dderbyn fel arfer fel tystiolaeth i gefnogi talu lwfansau.
 

 
 

Mae’r trydydd pwynt bwlet o dan baragraff 6.5.3 yn gymal a luniwyd i gydnabod y ffaith y gall aelodau weithiau gael eu galw i gyfarfodydd ad-hoc y tu allan i strwythur y pwyllgorau ffurfiol ond sydd er hynny’n bwysig i fusnes y Cyngor.  Mae hyn yn caniatáu i’r Rheolwr-gyfarwyddwr, Cyfarwyddwr Corfforaethol neu unrhyw Bennaeth Gwasanaeth dystio eu bod wedi gwahodd yr aelodau, h.y. i gadarnhau ei bod yn “ddyletswydd gymeradwy” .  Lluniwyd ffurflen i’r pwrpas hwn gyda’r bwriad iddi gael ei harwyddo gan swyddog yn y cyfarfod perthnasol, a’i chyflwyno wedi hynny wrth hawlio costau teithio.  Lle bo aelodau’n hawlio am siwrneiau na ellir eu dilysu o ddyddlyfr y Cyngor na’u cefnogi trwy gwblhau’r ffurflenni hyn, yna bydd y swyddog yn y Gwasanaethau Corfforaethol fel arfer yn ceisio cael dilysiad bod y siwrneiau hyn yn wir wedi’u hawdurdodi trwy gysylltu gyda swyddogion y gellir disgwyl iddynt fod wedi gwahodd yr aelodau, neu wybod am y siwrneiau i’w hawdurdodi.
 

 
 

Mae paragraff 6.5.4 o’r cynllun yn rhestru siwrneiau lle na ellir hawlio costau teithio.  Mae paragraff 6.6.2 o’r cynllun yn awdurdodi talu costau cynhaliaeth lle bo costau teithio hefyd yn daladwy, ond yn amodol ar amodau eraill.  Anogir aelodau i gwblhau ffurflenni hawlio costau teithio yn fisol, gyda’r ddealltwriaeth na fydd costau sy’n fwy na thri mis oed, yn cael eu talu, efallai.  Nid pob aelod sydd yn cyflwyno’r costau yn brydlon bob amser ac fe ellir llacio rheol y tri mis.  Golyga hyn nad yw’r costau teithio a hawlir ac a delir bob amser yn gyfredol.
 

 
 

Er hwylustod gweinyddol, fe all rhai costau gael eu talu’n uniongyrchol gan yr Awdurdod yn hytrach na chael eu hawlio gan yr aelod.  Gyda theithio ar drên, mae’r Awdurdod yn gweithredu system o dalebau trên.  Gellir gofyn am y rhain gan yr Adain Gwasanaethau Corfforaethol ar ffurf archebion am siwrneiau i wahanol lefydd a dyddiadau.  Gellir cyfnewid y talebau yn y stesion am y tocynnau perthnasol ac yna caiff y Cyngor fil am y tocynnau a roddwyd.  Cyfeirir at dalebau trên ym mharagraff 6.5.1 y cynllun lwfansau.  Does dim awdurdod statudol ar gyfer rhoi talebau trên; yr unig bwer sydd gan y Cyngor i wneud y gwariant hwn yw ei bwer i dalu costau teithio, felly byddai’r rheolau cymhwyster yr un rhai ag ar gyfer talu costau teithio’n ôl yn uniongyrchol.  
 

 
 

Mae’r honiadau a wnaed yn cyfeirio at ddwy siwrnai, yr un i Gaerdydd ar 15 Ionawr, 2009 a’r llall i’r Barri ar 6 Chwefror, 2009.  Yn y ddau achos, fe wariwyd arian trwy ddefnyddio talebau trên a thrwy hawlio treuliau gan rai aelodau.  Mae’r ymchwiliad yn ymwneud â dilysrwydd y gwariant a wnaed ac unrhyw wariant tebygol wneir gan aelodau eraill yn y dyfodol.  Fel rhan o’r ymchwiliad, ac oherwydd anhwylder yr Arweinydd ar y pryd, fe gynhaliwyd cyfweliad gyda’r Is-Arweinydd ar 20 Ebrill a chyfweliad pellach gydag ef a’r Arweinydd newydd ar 6 Mai.
 

 
 

Y Siwrnai i Gaerdydd ar 15 Ionawr, 2009
 

 
 

Amgylchiadau a rhesymau am y siwrnai 
 

Mae’r adroddiad yn sôn mewn manylder am amgylchiadau a manylion y siwrnai.  Yn gryno, fe aeth 5 o aelodau’r Pwyllgor Gwaith gan gynnwys yr Arweinydd ar y pryd, yr Is-Arweinydd, y Deilydd Portffolio Priffyrdd ar y pryd, y Deilydd Portffolio Eiddo a’r Deilydd Portffolio Llywodraethu Corfforaethol i Gaerdydd, er mwyn cyfarfod Prif Swyddog y WLGA (CLlLC) i gael cyngor cyfrinachol ynglyn â’r Rheolwr-gyfarwyddwr ac yn benodol ynglyn â’r opsiynau i ddod â’i gontract i ben.  Cyfanswm treuliau’r daith oedd £617.80 sef, pedwar tocyn i Gaerdydd, dosbarth cyntaf dwy ffordd (dau gyda cherdyn trên) a ffêr tacsi.  Roedd pedwar o’r aelodau wedi cael taleb trên a theithio ar y trên tra roedd y pumed aelod wedi gwneud ei drefniadau ei hun i deithio i Gaerdydd ac nid yw wedi cyflwyno cais am gostau hyd yn hyn.  Y rheswm a roddwyd dros bresenoldeb y pum aelod o’r Pwyllgor Gwaith yn y cyfarfod yng Nghaerdydd oedd bod trefniadau wnaed gyda Phrif Swyddog y CLlLC i gyfarfod â’r holl Bwyllgor Gwaith ar Ynys Môn wedi bod yn amhosibl; y teimlad oedd y dylai cymaint o aelodau ag a oedd yn bosibl oedd â chysylltiad gyda’r mater fynychu’r cyfarfod yng Nghaerdydd i dderbyn y cyngor.  Eglurodd yr Is-Arweinydd eu bod wedi teithio yn y dosbarth cyntaf fel y gallai’r aelodau fanteisio ar y pryd o fwyd am ddim oedd ar gael ac na fyddai raid iddynt hawlio costau bwyd.  A chaniatáu am ddefnyddio cerdyn trên, roedd cost ychwanegol teithio’n ddosbarth cyntaf yn £346.90 tra y byddai graddfa tâl am fwyd i’r pedwar aelod wedi costio £112.  Roedd yr Is-Arweinydd wedi pwysleisio yn ei gyfweliad bod y cyfarfod yn bendant yn ymwneud â busnes y Cyngor ac nad oedd neb wedi ceisio cael awdurdod i wneud y siwrneiau ymlaen llaw a hynny oherwydd natur ddelicet y testun.  Dywedodd bod yr aelodau wedi dewis peidio teithio ar eu cost eu hunain gan y byddai hynny’n gwneud pethau’n fwy dirgel na theithio’n agored ar fusnes y Cyngor, ac roedd yr aelodau wedi cytuno rhyngddynt ei gilydd ar y pryd (yng nghyswllt y ddwy siwrnai) y byddent yn barod i dalu’r gost eu hunain pe deuid i’r casgliad yn ddiweddarach nad oedd y siwrnai yn cyfateb i ddefnydd dilys o arian y Cyngor.
 

 
 

Ystyriaethau Perthnasol
 

 
 

Ÿ

Nid yw’r siwrnai yn syrthio dan unrhyw un o’r categoriau a restrir fel dyletswyddau cymeradwy o dan baragraff 6.5.3 o gynllun lwfansau’r aelodau, ac felly nid oedd y treuliau yn gymwys i’w had-dalu ac ni ddylai’r talebau trên fod wedi’u rhoi allan gan yr Awdurdod.
 

Ÿ

Mae cynllun lwfansau’r aelodau, yn ôl y gyfraith yn fater i’r Cyngor llawn, felly dim ond y Cyngor all newid yr hyn sydd yn ddyletswydd gydnabyddedig.
 

Ÿ

Mewn sefyllfa anarferol lle bo aelodau arweiniol unrhyw awdurdod angen cyngor ar derfynu contract y Rheolwr-gyfarwyddwr byddai’n ymddangos fel peth rhesymol iddynt geisio cyngor y tu allan i’r Awdurdod, ac yn gyfrinachol.
 

Ÿ

Fel corff sy’n rhoi cymorth i awdurdodau lleol ac y mae’r Awdurdod hwn yn talu yn flynyddol iddo, mae’r CLlLC yn le rhesymol i droi am y fath gyngor.
 

Ÿ

Roedd natur ddelicet y busnes yn ei gwneud yn anodd i’r aelodau geisio cael caniatâd ar gyfer y siwrnai gan y Rheolwr-gyfarwyddwr neu gan unrhyw un o’i staff.
 

Ÿ

Cafodd y ffordd y bu i aelodau’r Pwyllgor Gwaith weithredu ei chymeradwyo’n ddiweddarach gan benderfyniad ffurfiol y Pwyllgor Gwaith ar 26 Mawrth 2009 a gan y Cyngor Sir ar 27 Mawrth ac yn dilyn hynny gyda’r cytundeb cyfaddawd a wnaed rhwng yr Awdurdod a’r cyn Rheolwr-gyfarwyddwr.  Gallai cost y cyfarfod hwn ar 15 Ionawr gael ei weld fel cost ategol at ddod i’r penderfyniad terfynol.
 

Ÿ

O ystyried yr uchod, argymhellir felly bod y Cyngor Sir yn rhoi ei gymeradwyaeth ôlddyddiol i’r cyfarfod ar 15 Ionawr fel ‘dyletswydd gydnabyddedig’, gyda chost y siwrnai yn cael ei chyfrif fel rhan o’r gost gyffredinol o sicrhau’r setliad a gymeradwywyd ar 27 Mawrth, 2009.
 

 
 

Y Siwrnai i’r Barri ar 6 Chwefror, 2009
 

 
 

Amgylchiadau a rhesymau am y siwrnai
 

 
 

Roedd yr adroddiad yn manylu ar amgylchiadau y siwrnai uchod.  Yn gryno, fe deithiodd pump o aelodau’r Pwyllgor Gwaith gan gynnwys yr Arweinydd ar y pryd, yr Is-Arweinydd, y Deilydd Portffolio Priffyrdd ar y pryd, y Deilydd Portffolio Eiddo a’r Deilydd Portffolio Datblygu Economaidd i’r Barri i gael barn Arweinydd ac Is-Arweinydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Bro Morgannwg ar gyngor a roddwyd gan Is-Swyddog Monitro’r Cyngor Sir yn ei lythyr ar 3 Chwefror 2009 oedd wedi’i anfon i bob aelod o’r Pwyllgor.  Cyfanswm treuliau’r daith oedd £654.20, sef pum tocyn i Gaerdydd a chost am deithio 30 milltir mewn car.  Roedd y pump aelod wedi teithio ar y trên gyda chost pum tocyn dosbarth cyntaf wedi’i hawlio i’r awdurdod heb gerdyn trên (oherwydd nad oedd y clerc yn barod i roddi disgownt cerdyn trên ar y tocynnau oedd yn cael eu prynu gyda thaleb, sef £642.20.  Mae’r rhesymau a roddwyd dros ddefnyddio’r dosbarth cyntaf, nifer y Cynghorwyr a theithio ar gost y Cyngor yr un fath â’r rhai a roddwyd am y siwrnai ar 15 Ionawr.  Pe bai’r aelodau wedi teithio yn yr ail ddosbarth, byddai’r gost wedi bod £281.70 yn llai na’r swm a dalwyd a byddai graddfa tâl bwyd i’r pump wedi costio £140.  
 

 
 

Ystyriaethau Perthnasol
 

 
 

Ÿ

Nid yw’r siwrnai yn disgyn o fewn unrhyw un o’r categoriau a restrir fel dyletswyddau cymeradwy o dan baragraff 6.5.3 o gynllun lwfansau’r aelodau, ac felly nid oedd y treuliau yn gymwys i’w had-dalu ac ni ddylai’r talebau trên fod wedi’u rhoi allan gan yr Awdurdod.
 

Ÿ

Mae cynllun lwfansau’r aelodau, yn ôl y gyfraith yn fater i’r Cyngor llawn, felly dim ond y Cyngor all newid yr hyn sydd yn ddyletswydd gydnabyddedig.
 

Ÿ

Mewn llythyr o eglurhad i ddilyn yr hyn a ysgrifennwyd ar 3 Chwefror, fe eglurodd y Dirprwy Swyddog Monitro iddo gael cyfarfod gyda’r Arweinydd ar y pryd a gyda’r Dirprwy Arweinydd ar 2 Chwefror i egluro’n anffurfiol, gynnwys y llythyr.  Roedd y llythyr yn cau gyda chynnig i’r aelodau gysylltu gyda’r Dirprwy Swyddog Monitro i drafod y cyngor a roddwyd.  Ni dderbyniwyd y cynnig hwn gan unrhyw un o’r rhai a’i derbyniodd.
 

Ÿ

Yn dilyn derbyn y llythyr ar 3 Chwefror fe ymgynghorodd y grwp o aelodau’r Pwyllgor Gwaith trwy gynhadledd fideo gyda dau swyddog o’r CLlLC; yn ôl yr Is-Arweinydd awgrymwyd y byddai’r CLlLC yn ceisio cael barn annibynnol a rhoddwyd cyngor y dylai’r aelodau geisio cael ail farn eu hunain.  Mae Atodiad 3 yn dangos llythyr dyddiedig 17 Chwefror oddi wrth swyddog y CLlLC ar y mater hwn ac fe ymddengys ei fod yn gadarnhad o’r cyngor a roddwyd cyn hynny ar lafar.  Mae’r cynnwys yn wahanol mewn un agwedd i’r hyn y mae’r Dirprwy Arweinydd yn ei gofio am y cyngor a roddwyd oherwydd ei fod yn crybwyll cael barn ail unigolyn, gyda swyddogion yr awdurdod yn ceisio sicrhau hynny.  
 

Ÿ

Aethpwyd at Arweinydd ac Is-Arweinydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Dyffryn Morgannwg oherwydd bod rhai o’r aelodau yn eu hadnabod yn bersonol ac oherwydd eu bod yn gyfreithwyr.
 

Ÿ

Fel arfer fe geisir cael cyngor gan y rhai sydd â’r cymhwysterau gorau i roi’r cyngor hwnnw ac wedi hynny’n seiliedig ar gontract trwy broses brynu gydnabyddedig.  Beth bynnag oedd y cyngor a roddwyd gan aelodau Bro Morgannwg, roedd y cyngor hwnnw yn un anffurfiol, ac ni thalwyd amdano ac nid oedd unrhyw ateb ar gael pe bai’r cyngor hwnnw’n gyngor gwael.
 

Ÿ

Oherwydd i’r cyngor gael ei geisio gan bersonau oedd hefyd yn aelodau awdurdod lleol, fe allai aelodau’r Pwyllgor Gwaith fod yn agored i’r cyhuddiad eu bod yn ceisio cyngor gan wleidyddion, ac nid gan gyfreithwyr yn unig.
 

Ÿ

Roedd Paragraff 4.14 o’r adroddiad yn manylu ar sut y daeth hanes y siwrnai hon i sylw’r  Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid a hynny oherwydd i’r Arweinydd ar fyr rybudd dynnu yn ôl o gyfarfod o Fwrdd Partneriaeth Gogledd Cymru ar 6 Chwefror, yn dilyn derbyn y gwahoddiad ychydig ynghynt.  Fe ddywedwyd wrth y Rheolwr-gyfarwyddwr bod yr Arweinydd a’r Is-Arweinydd yn cyfarfod y CLlLC yng Nghaerdydd.  Fe ddengys cofnodion y cyfarfod o’r Bwrdd Partneriaeth nad oedd Ynys Môn yn cael ei chynrychioli gan aelodau etholedig yn y cyfarfod hwnnw tra roedd yr Arweinydd, y Dirprwy Arweinydd a thri aelod arall o’r Pwyllgor Gwaith yn mynychu’r cyfarfod yn y Barri.
 

Ÿ

Er y cyngor a roddwyd gan y Dirprwy Swyddog Monitro ac er yr awgrym a wnaed gan y CLlLC bod yr aelodau’n trafod y mater gyda swyddogion yr Awdurdod, fe ymddengys bod y pum aelod o’r Pwyllgor Gwaith wedi penderfynu o fewn tri diwrnod i fynd i gostau trwy deithio i’r Barri i geisio cyngor anffurfiol heb y fantais o fod ag unrhyw drefniant contractyddol.
 

Ÿ

O ystyried hyn, nid oedd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid wedi’i berswadio bod yna achos i roi awdurdod ôl-ddyddiol i’r siwrnai hon fel dyletswydd gymeradwy.  Fe ddylai’r taliadau a wnaed, yn cynnwys siwrneiau ar y trên, gael eu had-dalu o daliadau lwfans yr aelodau perthnasol yn y dyfodol.
 

i Gloi
 

 
 

Doedd yr un o’r siwrneiau yn ddyletswydd gydnabyddedig fel a ddiffinnir yng nghynllun y Cyngor.  Am y rhesymau a roddwyd argymhellir bod costau y siwrnai ar 15 Ionawr, sef cyfanswm o £617.80 ynghyd ag unrhyw hawliadau sydd ar ôl yng nghyswllt yr un siwrnai, yn cael eu cymeradwyo’n ôl-ddyddiol gan y Cyngor.  Gwahoddwyd y Pwyllgor Archwilio i fynegi barn ar yr argymhelliad hwn.
 

 
 

Argymhellir bod costau’r siwrnai ar 6 Chwefror sydd eisoes wedi’u talu neu eu hymrwymo, sef cyfanswm o £654.20, yn cael eu hadennill yn ôl o lwfansau’r aelodau perthnasol, ac na ddylai unrhyw hawliadau sydd ar ôl yng nghyswllt y siwrnai hon gael eu talu.  Wrth ymateb i ddrafft o’r adroddiad uchod, mae’r aelodau perthnasol wedi dweud eu bod yn barod i dalu yn ôl i’r awdurdod unrhyw gostau nad oeddent yn gymwys ac nad ydynt yn bwriadu cyflwyno hawliadau pellach.
 

 
 

Mae’r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer y flwyddyn hon eisoes yn cynnwys archwiliad o lwfansau aelodau.  Argymhellir y dylai sgôp yr archwiliad hwnnw hefyd gynnwys archwiliad o’r system ar gyfer hawlio lwfansau teithio a bwyd, a hefyd am roi talebau trên, gyda golwg ar leihau’r cyfleon i wneud camgymeriadau fel a ddigwyddodd yma.
 

 
 

Safbwynt y Pwyllgor Archwilio
 

 
 

Gofynnodd y Cynghorydd J V Owen o le yr oedd yr honiadau ynglyn â’r ddwy siwrnai wedi dod ac a oeddynt wedi’u gwneud gan swyddogion, aelodau neu aelodau’r cyhoedd.  Roedd yn arbennig eisiau cadarnhad os oedd unrhyw aelod oedd yn y cyfarfod heddiw o’r Pwyllgor Awdit wedi lleisio pryderon ac a oedd, felly, yn awr mewn sefyllfa i fod yn rhoi barn ar y mater.   Gofynnodd y Cynghorydd Owen ymhellach os oedd yna unrhyw ymdrech wedi’i wneud gan yr aelodau dan sylw i guddio’r siwrneiau gan gofio bod y Pwyllgor Gwaith ac wedi hynny y Cyngor Sir wedi trafod mater y cyntaf o’r ddwy siwrnai mewn cyfarfodydd a gynhaliwyd ar 26 a 27 Mawrth.
 

 
 

Atebodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid gan ddweud y byddai’n well ganddo beidio enwi neb, ond y gallai ddweud ei fod wedi clywed y stori gan aelodau a swyddogion.  Yn fwy na hynny, roedd yn credu nad oedd y termau y gofynnwyd y cwestiynau yn ddigon manwl i rwystro i unrhyw unigolyn gymryd rhan mewn trafodaeth ar y mater.  O safbwynt yr ail gwestiwn, roedd o’r farn bod yna dystiolaeth i awgrymu bod aelodau’r Pwyllgor Gwaith wedi ceisio cuddio’r ail siwrnai ar 6 Chwefror yn y ffordd y manylir ar hynny ym mharagraff 4.14 yr adroddiad h.y. nad oedd yr Arweinydd na’r Is-Arweinydd yn y cyfarfod o’r Bwrdd Partneriaeth Gogledd Cymru oherwydd eu bod yn cyfarfod gyda’r CLlLC yng Nghaerdydd.  Yn wir, roedd ganddo e-bost yn dangos mai dyma a ddywedwyd wrth y Rheolwr-gyfarwyddwr.  Fe ddaeth ef ei hun i ddeall yn fuan ar ôl y digwyddiad nad oedd yr Arweinydd ar y pryd na’i Is-Arweinydd wedi bod i gyfarfod gyda’r CLlLC fel y tybiwyd, a dyna un o’r rhesymau paham yr oedd wedi penderfynu ymchwilio i mewn i’r mater fel siwrnai a allai fod â goblygiadau difrifol.
 

Cafwyd sylw gan y Cynghorydd Barrie Durkin mai’r hyn oedd yn cael ei ddweud, felly, oedd fod yma ymdrech uniongyrchol i ddal gwybodaeth yn ôl.  Yng ngoleuni hyn roedd am gynnig bod unrhyw ystyriaeth o’r mater hwn yn cael ei gohirio tan ddyddiad yn y dyfodol hyd nes y ceid tystiolaeth bendant i’r Pwyllgor hwn i gefnogi’r hawl.  Yn bersonol, ni allai weld unrhyw beth o fewn yr adroddiad oedd yn dangos bod yma ymdrech i guddio dim byd, ac roedd y Cynghorydd Selwyn Williams yn cefnogi’r safiad hwn.
 

 
 

Daeth y Cynghorydd H Eifion Jones a sylw’r Pwyllgor yn ôl at y mater mewn llaw fel oedd yn cael ei amlinellu yn yr adroddiad a phwysleisiodd y dylai’r Pwyllgor fod yn mynd i’r afael â’r mater o ba mor ddilys oedd yr hawliadau yn hytrach na mynd ar ôl pethau oedd yn tueddu i dynnu sylw oddi ar hyn.
 

Mewn ymateb i gynnig y Cynghorydd Durkin i ohirio, eglurodd y Swyddog Monitro bod y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid mewn sefyllfa i ddarparu tystiolaeth i gefnogi’r datganiad a wneir ym mharagraff 4.14 yr adroddiad sef bod y Rheolwr-gyfarwyddwr wedi clywed bod yr Arweinydd ar y pryd a’r Is-Arweinydd yn methu bod yn y cyfarfod o’r Bwrdd Partneriaeth Gogledd Cymru oherwydd eu bod mewn cyfarfod gyda’r CLlLC yng Nghaerdydd.  Oherwydd bod y dystiolaeth hon ar ffurf neges e-bost mewnol, ei chyngor i’r Pwyllgor oedd y dylai dderbyn y wybodaeth hon mewn sesiwn breifat gan bod yr e-bost yn datgelu pwy oedd y ddau aelod arall o’r staff.
 

 
 

Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau o’r hyn yr oedd wedi’i ddarllen allan ynghynt yn y cyfarfod yng nghyswllt yr angen i aelodau roi sylw i unrhyw gyngor perthnasol ddarperid gan swyddogion yr Awdurdod, sef ar yr achlysur hwn, Swyddog Monitro’r Awdurdod.  Penderfynodd y Pwyllgor, felly, yn y fan hon i gau allan y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod er mwyn caniatáu i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid allu dweud cynnwys y neges e-bost ac oherwydd ei fod yn cynnwys gwybodaeth fyddai, os byddai’n cael ei datgelu, yn datgelu pwy oedd yr aelodau staff arall.  
 

 
 

Aeth y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid wedyn yn ei flaen i ddarllen y neges e-bost, dyddiedig 6 Chwefror, oedd yn ei farn ef yn rhoi tystiolaeth bod y Rheolwr-gyfarwyddwr wedi cael ei arwain i gredu nad oedd yr Arweinydd ar y pryd a’r Is-Arweinydd mewn cyfarfod o Fwrdd Partneriaeth Gogledd Cymru ar y diwrnod hwnnw oherwydd eu bod  yng Nghaerdydd mewn cyfarfod gyda’r CLlLC.
 

 
 

Yn ôl y Cynghorydd J V Owen nid oedd y neges e-bost a ddarllenwyd ond yn adlewyrchu barn neu dybiaeth nad oedd yr Arweinydd na’r Is-Arweinydd yng Nghaerdydd ar y diwrnod arbennig ac nid oedd yn darparu tystiolaeth gadarn bod unrhyw un wedi dweud wrth y Rheolwr-gyfarwyddwr mai dyna lle yr oeddynt.  
 

 
 

Ar y pwynt hwn, fe aeth y Pwyllgor yn ôl i fod yn Bwyllgor cyhoeddus.
 

 
 

Dywedodd y Cynghorydd H Eifion Jones mai’r prif fater gerbron, oedd nid p’run a oedd y Rheolwr-gyfarwyddwr wedi’i gamarwain ynglyn â lle yn union yr oedd yr Arweinydd a’r Is-Arweinydd ar 6 Chwefror; ond diddordeb cyhoeddus o fynd i waelod mater yr hawlio costau.  Dywedodd wrth y Pwyllgor ei fod yn dymuno lleisio nifer o safbwyntiau ynglyn â’r mater fel a ganlyn -
 

 
 

Ÿ

yng nghyswllt y siwrnai ar 15 Ionawr yr aethpwyd arni er mwyn cael cyngor gan y CLlLC, roedd yn synnu nad oedd y cyngor hwn wedi’i gael trwy’r cyfleuster cynhadledd-fideo [a gafodd ei ddefnyddio mewn cysylltiad â’r ail daith];
 

Ÿ

roedd wedi dychryn clywed bod pump o aelodau’r Pwyllgor Gwaith wedi gwneud y daith i Gaerdydd yn Ionawr pryd y byddai rhywun yn disgwyl iddynt fod â’u holl sylw, ar yr amser hwnnw o’r flwyddyn, ar broses gyllidebol y Cyngor, ac ar geisio lleihau’r cynnydd yn y Dreth Gyngor i drethdalwyr Ynys Môn;
 

Ÿ

byddai hefyd wedi tybio mai dim ond yr Arweinydd a’r Deilydd Portffolio fyddai fod wedi gorfod mynd ar y daith;
 

Ÿ

nid oedd yn gweld yr angen i ddefnyddio cyfleusterau dosbarth cyntaf yn arbennig ar amser pryd yr oedd yr awdurdod yn wynebu cwtogiad yn y gyllideb; roedd hyn yn afresymol hyd yn oed pe bai’r ddau gyfarfod wedi bod yn angenrheidiol ac roedd yn esiampl o wariant annerbyniol na fyddai’n cael ei werthfawrogi o gwbl gan y trethdalwyr;
 

Ÿ

byddai’n cwestiynu pwrpas y cyfarfod yng Nghaerdydd o ystyried bod y ddau barti â diddordeb yn y mater gyda’u cynghorwyr annibynnol eu hunain;
 

Ÿ

ni fu unrhyw adborth o gwbl o’r cyfarfod yng Nghaerdydd ac ni chrybwyllwyd unrhyw gyfarfod o’r fath nac unrhyw gyngor a roddwyd pan gafodd y mater ei ystyried gan y Cyngor ar 27 Mawrth; roedd ef yn credu ei bod yn rhesymol disgwyl i aelodau sydd yn mynychu cyfarfodydd a chynhadleddau y tu allan i’r awdurdod hwn adrodd yn ôl ar ganlyniadau’r hyn oedd wedi’i gyflawni, yn arbennig trwy fod y rhain yn golygu gwario arian cyhoeddus;
 

Ÿ

o safbwynt y costau, nid oedd pob un o’r costau wedi’u cyflwyno ac felly fe allai’r costau fod yn uwch na’r rhai oedd wedi’u nodi yn yr adroddiad; roedd o’r farn mai’r swm fwyaf y dylid ei hystyried i’w thalu yn achos y siwrnai gyntaf oedd costau teithio ail ddosbarth i ddau aelod yn unig;
 

Ÿ

o safbwynt y siwrnai ar 6 Chwefror, ni allai weld unrhyw gyfiawnhad i’r daith hon ac ni allai weld chwaith beth yr oedd yr aelodau’n obeithio’i gyflawni trwy fynd ar y siwrnai ac roedd y cyfan yn edrych fel “jolly”.  Eto ni chafwyd unrhyw adborth ar yr hyn a gyflawnwyd trwy wneud y siwrnai.  Yn ychwanegol i hyn nid oedd unrhyw gyngor wedi’i roddi ar sail ffurfiol nac anffurfiol ac nid oedd unrhyw werth i’r cyngor, ac nid oedd unrhyw gamau y gellid eu cymryd pe bai’r cyngor wedi profi i fod yn gyngor anghywir;
 

Ÿ

roedd mynd i’r cyfarfod yn y Barri yn golygu nad oedd gan Ynys Môn gynrychiolaeth unrhyw aelod etholedig yn y cyfarfod o Fwrdd Partneriaeth Gogledd Cymru;
 

Ÿ

roedd yn teimlo bod yr aelodau wedi dangos diffyg barn mawr ym mater y siwrnai ar 6 Chwefror ar amser o gyfyngder ariannol ac economaidd;
 

Ÿ

roedd yr Awdurdod yn gorfod gwneud toriadau cyllidebol ac o ystyried hyn, roedd yn credu bod yn rhaid i’r Pwyllgor Archwilio ddangos arweiniad trwy argymell y dyliai teithiau ar y trên gan aelodau fod yn rhai ailddosbarth yn y dyfodol.
 

 
 

Sôn wnaeth y Cynghorydd C L Everett am y dyddiadau, yn arbennig yng nghyd-destun y cyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio ar 29 Ionawr, 2009 pan oedd ef fel Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar y pryd yn ceisio trefnu cyfarfodydd gyda’r Tîm Rheoli a’r Pwyllgor Gwaith i ddatrys materion a godwyd yn y Llythyr Blynyddol, a dywedodd pan fu iddo drafod y mater gyda’r Arweinydd ar y pryd iddo nodi ei fod yn hapus gyda’r hyn yr oedd y Pwyllgor Archwilio yn ceisio ei gyflawni ac ni roddodd unrhyw awgrym mai ei fwriad oedd teithio i’r Barri i geisio cael cyngor gan y ddau aelod Cyngor.  Mae’r cyfarwyddyd yn y llythyr gan y Swyddog o’r CLlLC yn dweud yn glir ei bod yn bwysig mewn materion fel hyn bod y mater yn cael ei drafod yn fewnol yn yr awdurdod.  Fodd bynnag, roedd aelodau’r Pwyllgor Gwaith wedi penderfynu defnyddio arian y Cyngor i geisio cael cyngor yn rhywle arall trwy fynd ar daith oedd yn ei hanfod yn “jolly”.  Roedd yn fodlon cydnabod bod angen cael cyngor gyda mater fel terfynu contract y Rheolwr-gyfarwyddwr ond doedd dim angen ond i’r Arweinydd a’r Dirprwy Arweinydd fynd ar y daith - doedd dim rhaid i gymaint â phump o aelodau fynd i Gaerdydd, ac yn arbennig aelodau portffolio heb fod ag unrhyw gyswllt gyda mater o bwysigrwydd corfforaethol fel yr un oedd angen ei drafod.  Nododd nad oedd y Deilydd Portffolio Cyllid, yn bresennol un y byddai disgwyl iddo fod yno, ac roedd sefyllfa o’r fath yn codi’r cwestiwn bod yna gnewyllyn yn rheoli - “pwyllgor gwaith” o fewn y Pwyllgor Gwaith.  Roedd am awgrymu ei bod yn amserol ac yn briodol ymchwilio i mewn i dreuliau aelodau’r Pwyllgor Gwaith ers Mai, 2008.  Roedd y mater hwn wedi tanseilio ei ymddiriedaeth ef yn bersonol yn y Pwyllgor Gwaith ac roedd yn fater digon difrifol i’r aelodau perthnasol fod yn dwys ystyried eu safle o fewn y Pwyllgor Gwaith.
 

 
 

Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod trefn y digwyddiadau o ddydd Llun, 2 Chwefror i ddydd Gwener, 6 Chwefror yn dangos na fyddai aelodau’r Pwyllgor Gwaith yn gwybod ar 29 Ionawr eu bod yn mynd i deithio i’r Barri pan gafwyd y drafodaeth gyda’r Cynghorydd Everett yr wythnos cynt ynglyn â’r cyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio ar 29 Ionawr, a hynny oherwydd nad oedd cyngor y Dirprwy Swyddog Monitro wedi’i roi bryd hynny.  Dyddiad llythyr y CLlLC yw 17 Chwefror, ond roedd wedi’i ddehongli fel pe bai’n cadarnhau cyngor a roddwyd yn llafar cyn hynny er nad yw yn gyfredol gyda’r digwyddiadau uchod.  
 

 
 

Dywedodd y Cynghorydd Everett bod yr Arweinydd wedi gwneud y datganiad cyhoeddus pan gafodd gyngor gan y Dirprwy Swyddog Monitro i beidio a mynd i gyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio i drafod y cyngor yr oedd wedi’i gael ac yntau’n gwybod yn iawn ei fod wedi trefnu i fynd i gyfarfod i’r Barri i’w drafod.
 

 
 

Cyfeiriodd y Cynghorydd Barrie Durkin drachefn at y cysylltiad trwy e-bost yr oedd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid wedi’i ddarllen allan i’r Pwyllgor a dywedodd mai dim ond dehongliad y cyn Reolwr-gyfarwyddwr ydoedd, ac nad oedd yn ddilys awgrymu i bethau gael eu cuddio ar sail dehongliad yn unig.  Gofynnodd felly i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid dynnu ei haeriad yn ôl.  Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod yr e-bost yn dystiolaeth gefnogol i’r datganiad a wneir ym mharagraff 4.14 o’r adroddiad sef “dywedwyd wrth y Rheolwr-gyfarwyddwr bod yr Arweinydd a’r Is-Arweinydd yn cyfarfod gyda’r CLlLC yng Nghaerdydd” [yn hytrach na mynd i gyfarfod o Fwrdd Partneriaeth Gogledd Cymru].  Wrth ddweud ei fod yn credu bod yma ymdrech i guddio’r siwrnai ar 6 Chwefror fel y dywed yr e-bost, nid oedd ond yn ateb y cwestiwn ofynnwyd gan y Cynghorydd J V Owen yn holi a fu unrhyw ymgais ai peidio gan yr aelodau i guddio’r siwrneiau.
 

 
 

Ar bwynt a wnaed gan aelod arall ei bod yn rhesymol disgwyl cael adroddiad yn ôl o gyfarfodydd fel y rhai a gafwyd ar 15 Ionawr a 6 Chwefror oherwydd eu bod yn defnyddio arian cyhoeddus, gofynnodd y Cynghorydd Barrie Durkin os cafwyd adroddiad yn ôl ar y cyfarfod cyntaf ar 15 Ionawr ac o ddeall gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid nad oedd wedi cael unrhyw adroddiad, fe dynnodd y Cynghorydd Durkin sylw at y ffaith nad oedd darparu adroddiad felly’n bwysig oherwydd bod y siwrnai gyntaf yn cael ei derbyn fel un oedd yn bona fide.  Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid iddo gyfyngu ei sylwadau i’r hyn a ganiateir yng Nghynllun Lwfansau’r Aelodau ac nad oes unrhyw gyfeiriad yn y cynllun at unrhyw angen i aelodau roi adroddiadau ar gyfarfodydd yr aethant iddynt.
 

 
 

Roedd y Cynghorydd Selwyn Williams o’r farn bod y ddwy siwrnai a’r cyfarfodydd yn angenrheidiol a hynny oherwydd natur sensitif y materion o dan ystyriaeth.  Roedd y Cynghorydd Eric Jones hefyd yn teimlo bod y siwrneiau yn rhesymol ac yn angenrheidiol i ddelio gyda mater difrifol contract y Rheolwr-gyfarwyddwr, ac nad oeddynt yn “jollys”.  Nid oedd unrhyw adroddiadau wedi’u rhoi allan ar gais y partïon a hynny oherwydd cyfrinachedd y mater; roedd yn teimlo felly i’r aelodau ddelio’n ddoeth gyda’r holl fater.  Roedd y Cynghorydd J V Owen hefyd o’r farn bod y ddwy siwrnai yn angenrheidiol a bod yr ail siwrnai yn deillio o’r gyntaf.  Roedd y sefyllfa’n anodd o fewn yr Awdurdod ar y pryd, ac roedd yr holl bartïon yn gwneud eu gorau yn yr amgylchiadau; roedd am gynnig felly bod y Pwyllgor Archwilio yn derbyn bod y ddwy siwrnai wedi’u gwneud er lles gorau yr Awdurdod ac roedd yn argymell bod y costau’n cael eu cymeradwyo’n ôl-ddyddiol gan y Cyngor.  Eiliwyd y cynnig hwn gan y Cynghorydd Eric Jones.
 

      
 

     Pwysleisiodd y Cadeirydd bod y penderfyniad oedd i’w wneud yn un pwysig a phwysleisiodd bod y ffaith bod cyhoeddusrwydd wedi’i roi yn ddiweddar i dreuliau ar lefel uwch o wleidyddiaeth yn gofyn am fod yn dryloyw gyda’r mater hwn a bod hefyd angen gwneud safiad pan fydd aelodau’n teimlo bod unrhyw weithgaredd yn un anghywir ac fe ddylai’r aelodau i gyd ddod at yr achos hwn fel unigolion a barnu arno fel unigolion ac nid fel aelod o unrhyw grwp arbennig, gan ddod i benderfyniad yn seiliedig ar nodweddion yr amgylchiadau’n unig a chan roi sylw hefyd i les y cyhoedd ac i gyngor swyddogion.
 

      
 

     Nid oedd y Cynghorwyr Selwyn Williams ac Eric Jones yn credu bod y gymhariaeth a wnaed rhwng y sefyllfa oedd yn cael ei thrafod ar sefyllfa ar lefel genedlaethol yn briodol oherwydd bod y mater hwn yn ymwneud â busnes dilys y Cyngor ac nid gydag unrhyw elwa personol.  Dywedodd y Cadeirydd bod yr adroddiad yn dweud nad oedd yr un o’r siwrneiau na’r cyfarfodydd yn rhai oedd yn ddyletswyddau cydnabyddedig fel sy’n cael ei ddiffinio yng nghynllun y Cyngor ei hun.
 

      
 

     Gofynnodd y Cynghorydd C L Everett tybed a fyddai’r Pwyllgor Archwilio mewn ffordd yn torri’r Cod Ymddygiad yn dechnegol pe bai’n cefnogi unrhyw weithgaredd nad yw wedi’i ddiffinio yng nghynllun y Cyngor ei hun fel dyletswydd gydnabyddedig.  Cadarnhaodd y Swyddog Monitro na fyddai’r Pwyllgor yn mynd yn groes i’r Cod Ymddygiad gan bod y penderfyniad yn gorwedd gyda’r Cyngor Sir.
 

      
 

     Roedd y Cynghorydd Barrie Durkin am dynnu sylw at baragraff 2 (d) o Reoliadau Awdurdodau Lleol (Lwfansau Aelodau) (Cymru) 2007 oedd yn cynnwys fel dyletswydd gydnabyddedig, unrhyw waith wneir i bwrpas, neu mewn cyswllt â swyddogaethau Pwyllgor Gwaith lle mae awdurdod yn gweithredu o fewn ystyr Rhan III o Ddeddf 2000.  Sylw’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid oedd - yn wahanol i gynllun y Cyngor nid yw’r rheoliad y cyfeiriwyd ato yn nodi sut y caiff y caniatâd ei roi.  Ymhellach, o safbwynt y daith ar 15 Ionawr, mae terfynu contract y Rheolwr-gyfarwyddwr yn cael ei wahardd rhag bod yn un o swyddogaethau’r Pwyllgor Gwaith.
 

      
 

     Dywedodd y Cynghorydd Barrie Durkin ei fod yn credu i’r ddwy daith fod wedi cael eu gwneud gyda’r bwriadu gorau ac mewn ysbryd teg ac er lles y Cyngor ac Ynys Môn.
 

      
 

     Dywedodd y Cynghorwyr  C L Everett ac H Eifion Jones y byddent yn gofyn am bleidlais wedi’i chofnodi ar y mater.  Cynigiodd y Cynghorydd H Eifion Jones nad oedd y Pwyllgor yn cefnogi talu am yr un o’r ddwy siwrnai ac yn argymell ymhellach bod teithiau trên i aelodau yn y dyfodol yn cael eu cyfyngu i’r ail ddosbarth.
 

     Cafwyd cyngor gan y Swyddog Monitro nad oedd y gwelliant a roddwyd gerbron gan y Cynghorydd H Eifion Jones yn un ellid ei ganiatáu oherwydd ei fod yn negyddu’r cynnig gwreiddiol. Cytunwyd wedyn y dylai’r cymal ychwanegol ynglyn â theithio yn ail ddosbarth gael ei roi gerbron y Cyngor llawn.
 

      
 

     Yn unol â darpariaethau paragraff 4.1.18.5 o’r Cyfansoddiad, gofynnodd 3 o aelodau’r Pwyllgor (y Cynghorwyr C L Everett, H Eifion Jones a R Llewelyn Jones) am bleidlais wedi’i chofnodi ar y mater.
 

      
 

     Roedd y bleidlais wedi’i chofnodi fel a ganlyn -
 

      
 

     O blaid y cynnig gan y Cynghorydd J V Owen bod y Pwyllgor Archwilio yn derbyn bod y ddwy siwrnai ar 15 Ionawr a 6 Chwefror, 2009 gan aelodau’r Pwyllgor Gwaith fel eu henwyd wedi’u gwneud er lles gorau’r Awdurdod, a’i fod yn argymell bod costau’r ddwy daith yn cael eu caniatáu’n ôl-ddyddiol gan y Cyngor -  Y Cynghorwyr Barrie Durkin, Jim Evans, Eric Jones, J V Owen, Selwyn Williams.
 

      
 

     Cyfanswm - 5
 

      
 

     Yn erbyn - y Cynghorwyr C L Everett, H Eifion Jones, R Llewelyn Jones.
 

 
 

Cyfanswm - 3
 

 
 

Atal pleidlais - y Cynghorydd Lewis Davies
 

 
 

Penderfynwyd felly bod y Pwyllgor Archwilio yn derbyn bod y ddwy siwrnai ar 15 Ionawr a 6 Chwefror, 2009 gan aelodau’r Pwyllgor Gwaith fel eu henwyd wedi’u gwneud ers lles gorau’r Awdurdod, a’i fod yn argymell bod costau’r ddwy siwrnai’n cael eu cymeradwyo’n ôl-ddyddiol gan y Cyngor.
 

      
 

      
 

      
 

      
 

      
 

     Y Cynghorydd R Llewelyn Jones
 

     Cadeirydd