Cyngor Sir Ynys Môn dogfennau , 31 Mai 2007

Agorwyd y cyfarfod gyda gweddi gan y Cynghorydd John Roberts.

1

DATGANIADAU O DDIDDORDEB

Gwnaeth y Cynghorydd C L Everett ddatganiad o ddiddorddeb mewn perthynas ag unrhyw eitem ar y rhaglen a allai ymwneud â chyflogaeth ei ferch yn yr Adran Bersonel.

Gwnaeth y Cynghorydd G O Parry MBE ddatganiad o ddiddorddeb mewn perthynas ag unrhyw eitem ar y rhaglen a allai ymwneud â chyflogaeth ei ddwy ferch yn yr Adran Gyllid.

Gwnaeth y Cynghorydd W J Williams MBE ddatganiad o ddiddorddeb mewn perthynas ag Eitem 4 y cofnodion hyn (cyfeiriad at lwfansau sy’n daladwy i Gadeirydd ac Is-Gadeirydd y Cyngor Sir) ac nid oedd yn bresennol am y drafodaeth nac am y pleidleisio ar yr eitem.

Gwnaeth y Cynghorydd W J Chortlon ddatganiad o ddiddorddeb mewn perthynas ag Eitem 4 y cofnodion hyn (Para 6.3 y Rhestr) ac ni chymerodd ran yn y drafodaeth nac yn y pleidleisio ar yr eitem.  Hefyd gwnaeth ddatganiad o ddiddordeb mewn perthynas ag unrhyw eitem ar y rhaglen a allai ymwneud â chyflogaeth ei ferched yn yr Adran Gwasanaethau Amgylcheddol a'r Adran Addysg.

Gwnaeth y Cynghorydd John Roberts ddatganiad o ddiddorddeb mewn perthynas ag Eitem 4 y cofnodion hyn (cyfeiriad at lwfansau sy’n daladwy i Gadeirydd ac Is-Gadeirydd y Cyngor Sir) ac nid oedd yn bresennol am y drafodaeth nac am y pleidleisio ar yr eitem.

Gwnaeth y Cynghorydd K Thomas ddatganiad o ddiddordeb mewn perthynas ag unrhyw eitem ar y rhaglen a allai ymwneud â chyflogaeth ei frawd yn yr Adran Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol.  

Gwnaeth y Cynghorydd R Ll Jones ddatganiad o ddiddorddeb mewn perthynas ag Eitem 4 y cofnodion hyn (Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio) ac nid oedd yn bresennol am y drafodaeth nac am y pleidleisio ar yr eitem.

Gwnaeth y Cynghorydd G W Roberts OBE ddatganiad o ddiddordeb mewn perthynas ag  unrhyw eitem ar y rhaglen a allai ymwneud â chyflogaeth ei ferch yn yr Adran Cynllunio a Gwasanaethau Amgylcheddol.

Roedd y Cynghorydd P M Fowlie yn dymuno nodi bod pob un o’r 40 Cynghorydd ar y Cyngor Sir gyda diddordeb yn Eitem 4 y cofnodion hyn (Lwfansau i Aelodau).

(Nodwyd yn y cyfarfod fod eithriad dan 5.1.3.6 ar Dudalen 207A Cyfansoddiad y Cyngor sef “Gall Aelodau gymryd nad oes ganddynt ddiddordeb personol mewn mater i’r graddau y mae a wnelo’r mater hwnnw â swyddogaeth yr Awdurdod yng nghyswllt lwfans neu bensiwn sy’n daladwy dan Adran 18 Deddf Llywodraeth Leol a Thai 1989.”)

1

DERBYN UNRHYW GYHOEDDIADAU GAN Y CADEIRYDD, ARWEINYDD, AELODAU’R PWYLLGOR GWAITH NEU BENNAETH Y GWASANAETH TÂL

Llongyfarchwyd Manon Wyn Williams, o Ros-meirch, Llangefni ar ennill y Fedal Ddrama yn Eisteddfod Genedlaethol yr Urdd, Sir Gaerfyrddin am ddrama 40 munud dan y teitl “Câr Dy Gymydog”.

Hefyd llongyfarchwyd Glesni Rhys Jones o Ysgol Gynradd Bodedern a oedd yn ail yn y solo Blwyddyn 2 a rhai ieuangach, a hefyd llongyfarchwyd pawb o’r Ynys, a oedd, hyd yma, wedi derbyn gwobrau am eu perfformiadau ar y llwyfan.

Soniodd y Cadeirydd bod Eisteddfod Môn newydd ddathlu ei phen-blwydd yn gant oed a llongyfarchodd y trefnwyr a’r pwyllgorau lleol ar eu gwaith yn sicrhau llwyddiant yr Eisteddfod.

Rhoes y Cynghorydd R L Owen ei longyfarchiadau i Wayne Hennessey 20 oed o Fiwmares ar ennill ei gap cyntaf fel Golgeidwad i Gymru yn y gêm gyfartal 2-2 gyda Seland Newydd dydd Sadwrn diwethaf.  Ar hyn o bryd roedd Wayne yn dysgu ei grefft gyda Wolverhampton Wanderers. Gofynnwyd i’r Cadeirydd ysgrifennu ato i’w longyfarch.

Ar ran y y Cyngor cydymdeimlodd y Cadeirydd gyda’r Cynghorydd Bryan Owen ar golli ei fam yng nghyfraith a hefyd y  Cynghorydd W T Roberts ar golli ei chwaer.

Safodd yr Aelodau a’r Swyddogion mewn tawelwch fel arwydd o barch.

Achubodd yr Arweinydd ar y cyfle i longyfarch y Cyngor Sir ar sicrhau gostyngiad o 5000 o ddiwrnodau yn nifer y dyddiau o waeledd gan y staff.

Hefyd cyfeiriodd at ddatganiad a wnaeth y Cyngor hwn yn ddiweddar yn mynegi cefnogaeth i Wylfa B.  Yn y Papur Gwyn a gyhoeddwyd gan yr Adran Fasnach a Diwydiant ym Mai 2007 dan y teitl “Meeting the Energy Challenge”, roedd Wylfa wedi’i restru fel yr wythfed lleoliad o ran blaenoriaeth ar restr o 14 o safleoedd niwcliar i bwrpas datblygu adweithydd.  Papur trafodaeth oedd hwn i bwrpas ymgynghori arno am gyfnod o bum mis cyn i’r Llywodraeth benderfynu a oedd am gefnogi ynni niwcliar ai peidio.

Gofynnodd yr Arweinydd i’r Cyngor gefnogi’r Cadeirydd yng nghyswllt ysgrifennu at Grwp Cydranddeiliaid Safle’r Wylfa yn pwyso ar y Grwp hwn hefyd i wneud cyhoeddiad cyffelyb o gefnogaeth i Wylfa B.

PENDERFYNWYD rhoi’r awdurdod i’r Cadeirydd ysgrifennu at Grwp Cydranddeiliaid Safle’r Wylfa yn y cyswllt hwn.  

(Roedd y Cynghorwyr J Byast a G O Jones yn dymuno nodi yn y cofnodion nad oeddent wedi bod yn rhan o’r drafodaeth nac o’r pleidleisio ar yr eitem.  Dymuniad y Cynghorydd J A Edwards oedd nodi nad oedd wedi pleidleisio ar y mater).

Gofynnodd y Cynghorydd C Ll Everett i Adran berthnasol y Cyngor sicrhau y bydd y fflag las a ddyfarnwyd yn ddiweddar i Draeth y Newry, Caergybi yn cael ei gosod mewn lle amlwg ar y safle.

2

RHEOLI PERFFORMIAD - DATBLYGU POLISI - DATBLYGU STRATEGOL A SGRIWTINI TREFNIADOL

Cyflwynwyd - Adroddiad y Rheolwr-gyfarwyddwr ar newidiadau arfaethedig i drefniadau Llywodraeth Gorfforaethol y Cyngor a hynny’n cynnwys trefniadau sgriwtini a rheoli perfformiad.

Yn Atodiad 1 ynghlwm wrth yr adroddiad i’r cyfarfod hwn roedd strwythur amlinellol yn cynnwys argymhellion i newid strwythur y Pwyllgorau.

Ÿ

Trefniadau Rheoli Perfformiad

Yn 2004, sefydlodd y Cyngor Banel Rheoli Perfformiad i oruchwylio Rheoli Perfformiad ar sail Gorfforaethol.  Roedd yr aelodau’n cynnwys yr Aelod Portffolio dros Lywodraethu Corfforaethol, Aelodau Etholedig eraill o’r Pwyllgorau Sgriwtini a Throsolwg a’r Tîm Rheoli Corfforaethol.  Er bod y Panel hwn wedi bod yn goruchwylio paratoad y Cynllun Gwella Blynyddol a monitro’r targedau yn y cynllun wedi hynny, mae wedi creu haen arall o reoli perfformiad ac i raddau, mae wedi gwneud yn aneglur yr atebolrwydd ynghylch cyfrifoldeb am fonitro perfformiad wrth gymryd i ystyriaeth rôl y Prif Bwyllgor Sgriwtini y mae ei friff yn cynnwys gwneud y Pwyllgor Gwaith yn atebol am berfformiad.  

Argymhellwyd bod y Panel Perfformiad yn cael ei ddisodli gan gyfarfodydd monitro perfformiad chwarterol rhwng deilyddion portffolio a chyfadrannau i fonitro targedau allweddol a risgiau yn fwy rheolaidd ac ar sail fwy strwythuredig.  Mae’r dull hwn hefyd yn ceisio annog prif-ffrydio diwylliant rheoli perfformiad yn y Cyngor.

Ÿ

Trefniadau Sgriwtini a Throsolwg

Er bod y ddarpariaeth eisoes yn y Rheolau Gweithdrefn Sgriwtini, caiff cylch gorchwyl y Prif Bwyllgor Sgriwtini ei grynhoi yn Atodiad 2.  Cynigir y dylai sgriwtineiddio perfformiad fod yn elfen reolaidd o gyfrifoldebau’r Pwyllgor ac mai prif gyfrifoldeb y ddau Bwyllgor Trosolwg fydd datblygu ac adolygu polisïau.

Argymhellwyd y dylai’r Cyngor gymeradwyo cylch gorchwyl y Prif Bwyllgor Sgriwtini.

Ÿ

Fframwaith Archwilio a Sicrwydd Risg

Agwedd hanfodol o gryfhau llywodraethu corfforaethol ydi Archwilio a Rheoli Risg.  Mae cylch gorchwyl y Pwyllgor Archwilio wedi cael ei ymestyn i sicrhau rhagor o eglurder a ffocws ar fframweithiau archwilio a sicrwydd (Atodiad 3).

Yn ychwanegol at hyn, argymhellwyd sefydlu dau is-bwyllgor i ddelio gyda llywodraethu a rheoli risg a chanolbwyntio ar y cwsmer gan adrodd yn uniongyrchol i’r Pwyllgor Archwilio.  (Atodiad 4 & 5).

Argymhellwyd hefyd y dylai’r Cyngor gymeradwyo cylch gorchwyl diwygiedig y Pwyllgor Archwilio a’r bwriad i sefydlu Is-Bwyllgor Llywodraethu a Rheoli Risg a Chanolbwyntio ar y Cwsmer (Is-Bwyllgor Cwynion a Chanmol).

Ÿ

Rhaglen Ddatblygu ar gyfer Aelodau a Swyddogion.

Ers mis Mawrth, cynhaliwyd nifer o seminarau i godi ymwybyddiaeth ar Lywodraethu Corfforaethol a Rheoli Risg ar gyfer aelodau a swyddogion gyda chefnogaeth hwylusydd allanol.  Yn codi o’r seminarau hyn, bwriadwyd cyflwyno rhaglen datblygu hyfforddiant ar sail barhaus i aelodau a swyddogion yn ystod y 12 mis nesaf gyda chefnogaeth Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru.

Ÿ

Cefnogaeth gan Swyddogion

Bydd cyflwyno trefniadau diwygiedig yn y modd a amlinellir uchod yn golygu y bydd angen cefnogaeth briodol ar lefel swyddogion.  Roedd y Rheolwr-gyfarwyddwr yn bwriadu adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Gwaith yn o fuan ynglyn â’r mater hwn.

Ar ôl gyrru’r rhaglen allan, cyflwynodd y swyddogion atodiad arall i’r Cyngor Sir ei ystyried sef y newidiadau a ganlyn i baragraff 4.2 (iii) yr adroddiad:-

(a)  yn derbyn yr argymhelliad i sefydlu dau is-bwyllgor fydd yn adrodd i’r Pwyllgor Archwilio, sef yr Is-Bwyllgor Llywodraethu a Rheoli Risg a’r Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y Cwsmer (Atodiadau 4 a 5) ond bod aelodaeth y ddau Is-Bwyllgor yn 5 aelod gyda chydbwysedd gwleidyddol a phwer gan y ddau i gyfethol hyd at 2 unigolyn a’r dewis hwn yn cael ei wneud gan y ddau Is-Bwyllgor.  Ni fuasai aelod cyfetholedig â’r hawl i bleidleisio.

(b)  yn cymeradwyo cylch gorchwyl y Pwyllgor Archwilio a chan gynnwys cylch gorchwyl yr Is-Bwyllgor Llywodraethu a Rheoli Risg a’r Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y Cwsmer fel y manylwyd ar hynny yn Atodiadau 4 a 5.

Cynigiwyd ac eiliwyd bod y Pwyllgor Archwilio yn cyfarfod yn amlach, h.y. bob dau fis.  (Yn yr adroddiad dywedwyd y dylai’r Pwyllgor Archwilio gyfarfod o leiaf 3 gwaith y flwyddyn).

Yma holodd yr Arweinydd a oedd unrhyw gostau ychwanegol i’r Cyngor Sir ac os oedd a fuasent yn cael eu talu gan yr Adran?

Mewn ymateb dywedodd y Rheolwr-gyfarwyddwr y buasai costau ad-drefnu a chryfhau y swyddogaeth sgriwtini yn mynd yn erbyn cyllideb ei Adran ef.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a:-

Ÿ

Cymeradwyo’r cylch gorchwyl diwygiedig ar gyfer y Prif Bwyllgor Sgriwtini fel y manylwyd ar hynny yn Atodiad 2 yr adroddiad.

Ÿ

Cymeradwyo’r cylch gorchwyl diwygiedig ar gyfer y Pwyllgor Archwilio fel y manylwyd ar hynny yn Atodiad 3 yr adroddiad.

Ÿ

Derbyn yr argymhelliad i sefydlu dau is-bwyllgor a fydd yn adrodd i’r Pwyllgor Archwilio, sef yr Is-Bwyllgor Llywodraethu a Rheoli Risg a’r Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y Cwsmer, fel y manylwyd ar hynny yn Atodiadau 4 a 5 yr adroddiad.  Bydd cylch gorchwyl y Pwyllgor Archwilio yn cynnwys cylchoedd gorchwyl y ddau Is-Bwyllgor fel y manylwyd ar hynny yn Atodiadau 4 a 5 yr adroddiad.  Bydd 5 aelod yr un ar y ddau Is-Bwyllgor gyda chydbwysedd gwleidyddol (ac i’w tynnu o’r Rhiant Bwyllgor) a bod y mater o gyfethol hyd at ddau unigolyn (heb yr hawl i bleidleisio) i’r Is-Bwyllgorau hynny yn cael ei adolygu rywbryd eto.

Ÿ

Yn lle’r Panel Perfformiad cael cyfarfodydd Rheoli Perfformiad chwarterol fel y manylwyd ar hynny ym mharagraff 3.4 yr adroddiad.

Ÿ

Cyflwyno rhaglen barhaus o hyfforddiant i aelodau a staff fel y manylwyd ar hynny ym mharagraff 3.13 yr adroddiad.

Ÿ

Nodi y telid  costau o gyllideb Adran y Rheolwr-gyfarwyddwr.    

4

LWFANSAU AELODAU

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) - Bod Llywodraeth Cynulliad Cymru yn ddiweddar wedi cyflwyno Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Lwfansau i Aelodau)(Cymru) 2007, ac yn codi o waith ymgynghori a gychwynnwyd gan Lywodraeth Cynulliad Cymru yn 2005.  Y ddarpariaeth bennaf oedd sefydlu Panel Taliadau Annibynnol i Gymru a fuasai’n argymell y cyfraddau uchaf bosib yng nghyswllt Lwfansau Aelodau am 2008-09.

Ÿ

cynyddu uchafswm y lwfans i Gadeirydd ac Is-Gadeirydd y Pwyllgor Trwyddedu;

Ÿ

caniatáu i’r lwfans ychwanegol sy’n cael ei dalu i’r Dirprwy Arweinydd gael ei rannu ymysg mwy nag un Dirprwy Arweinydd, lle ceir hynny;

Ÿ

ni ddylid talu lwfansau yn ystod cyfnod o waharddiad neu waharddiad rhannol;

Ÿ

y dylai cynlluniau ddarparu ar gyfer adennill gordaliadau;

Ÿ

bod raid i gynlluniau nodi amser pendant ar gyfer cyflwyno hawliadau.

Ÿ

Talu’r raddfa uwch i Gadeirydd y Pwyllgor Trwyddedu (Band 4) ond peidio â chaniatáu lwfans i’r Is-Gadeirydd.

Ÿ

Na ddylid talu’r lwfansau yn ystod cyfnodau o waharddiad neu waharddiad rhannol.

Ÿ

Mewn ymateb i’r newid yn statws y Pwyllgor Archwilio, bod Cadeirydd y Pwyllgor hwnnw yn derbyn lwfans Band 5.

Ÿ

Talu lwfans Band 4 i Brif Arweinydd y Grwp Gwrthbleidiol yn unig - ei roddi i Arweinydd y grwp mwyaf sydd heb aelod ar y Pwyllgor Gwaith.

Ÿ

Na ddylid talu lwfans i arweinyddion y grwpiau bychain.

Ÿ

Gofyn i Lywodraeth Cynulliad Cymru ystyried cynyddu’r tâl i Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio o Fand 5 i Fand 4.

Ÿ

Bod y cyfan o’r lwfansau uchod yn cael eu talu ar y ddealltwriaeth na fydd cyfanswm y lwfansau cyfrifoldebau arbennig yn mynd y tu draw i 20 (Mae’r lwfansau a delir i Gadeirydd ac Is-Gadeirydd y Cyngor Sir yn daladwy dan ddarpariaethau gwahanol).

Ÿ

Mabwysiadu’r cynllun diwygiedig a gyflwynwyd yn adroddiad y Swyddog ac yn weithredol o 1 Mehefin, 2007 ymlaen.  

Ÿ

Dyrannu symiau £7,500 a £5,000 i Gadeirydd ac Is-Gadeirydd y Cyngor Sir yn y drefn hon, a

Ÿ

Bod y symiau hyn yn dod i rym ar 1 Mehefin, 2007 a’u bod, yn y dyfodol, yn cael eu diwygio yn ôl yr un raddfa fynegeiol â’r lwfans sylfaenol.

Ÿ

Rhoi’r hawl i weithredu i’r Arweinyddion Grwpiau, mewn ymgynghoriad gyda’r Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) a Phennaeth y Gwasanaethau Corfforaethol i ystyried lwfansau cynhaliaeth, llety dros nos a theithio y Cyngor.