Mater - cyfarfodydd

Cyflwyno adroddiad gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro a’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151, fel y’i cyflwynwyd i’r Pwyllgor Gwaith ar 24 Medi 2024.

 PENDERFYNWYD yn unfrydol i:-

·       Dynnu’r canlynol o’r Cyfansoddiad:

·        Polisi Pryderon a Chwynion

·        Rheolau Gweithdrefn Contractau a

·        Dirprwyo awdurdod i’r Swyddog Monitro i wneud unrhyw newidiadau o ganlyniad i’r penderfyniadau hyn.

·       Bod y Polisi Pryderon a Chwynion, a’r Rheolau Gweithdrefn Contractau (ynghyd â’r holl ddogfennau ategol perthnasol) ar gael yn rhwydd ar wefan y Cyngor.

·       Ni fydd y Cyngor llawn bellach yn gyfrifol am gymeradwyo unrhyw newidiadau i’r Polisi Pryderon a Chwynion a Rheolau Gweithdrefn Contractau, a byddant yn cael eu

cymeradwyo gan:

·        y Pwyllgor Gwaith; neu

·        y Swyddog Monitro*, o dan bwerau dirprwyedig, os nad yw’r newidiadau’n darparu dewis lleol, neu’n fân newidiadau.

*Bydd unrhyw newidiadau i’r Rheolau Gweithdrefn Contractau bob amser yn cael eu trafod â’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro a’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151, fel y’i cyflwynwyd i’r Pwyllgor Gwaith ar 24 Medi 2024, i’w gymeradwyo gan y Cyngor.

Eglurodd yr Aelodau Portffolio Corfforaethol a Phrofiad y Cwsmer bod y Polisi Pryderon a Chwynion a Rheolau Gweithdrefn Contractau wedi’u cynnwys yng Nghyfansoddiad  y Cyngor ar hyn o bryd ac felly mae’n rhaid i unrhyw newidiadau gael eu cymeradwyo gan y Cyngor llawn.  Nid oes unrhyw ofyniad cyfreithiol i gynnwys y PPCh/RhGCau yn y Cyfansoddiad, ac nid yw hynny’n ddisgwyliedig gan reoleiddwyr y Cyngor chwaith. 

Mae’n rhaid i’r Cyngor gyhoeddi Polisi Pryderon a Chwynion (PPCh) sy’n cyd-fynd â’r polisi enghreifftiol a ddarparwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) ac sy’n dilyn safonau a chanllawiau arfer da Awdurdod Safonau Cwynion yr Ombwdsmon.

Mae newidiadau deddfwriaethol yn gysylltiedig â materion caffael ar y gweill a bydd rhaid diwygio RhGCau y Cyngor  i gyd-fynd â’r gofynion statudol.

I hwyluso’r broses o ddiweddaru’r dogfennau hyn cynigir bod y PPCh a’r RhGCau yn cael eu tynnu o’r Cyfansoddiad, a’u bod, ynghyd ag unrhyw ddogfennau ategol, yn cael eu cyhoeddi mewn lle amlwg ar wefan y Cyngor. Drwy eu tynnu o’r Cyfansoddiad bydd modd i’r dogfennau gael eu diwygio gan y Pwyllgor Gwaith, yn hytrach na’r Cyngor llawn. Bydd y newid hwn yn sicrhau bod dogfennau’n cael eu hadolygu a’u diwygio ar amser ac yn darparu proses mwy hyblyg ac ymatebol. Bydd cyhoeddi’r PPCG a’r RhGCau ar wefan y Cyngor yn rhoi mwy o eglurder i aelodau’r cyhoedd sy’n dymuno gwneud cwyn a chontractwyr / busnesau sy’n ymgeisio am gontractau’r Cyngor.

PENDERFYNWYD yn unfrydol i:-

• Dynnu’r canlynol o’r Cyfansoddiad:

·        Polisi Pryderon a Chwynion

·        Rheolau Gweithdrefn Contractau a

·        Dirprwyo awdurdod i’r Swyddog Monitro i wneud unrhyw newidiadau o ganlyniad i’r penderfyniadau hyn.

• Bod y Polisi Pryderon a Chwynion, a’r Rheolau Gweithdrefn Contractau (ynghyd â’r holl ddogfennau ategol perthnasol) ar gael yn rhwydd ar wefan y Cyngor.

• Ni fydd y Cyngor llawn bellach yn gyfrifol am gymeradwyo unrhyw newidiadau i’r Polisi Pryderon a Chwynion a Rheolau Gweithdrefn Contractau, a byddant yn cael eu cymeradwyo gan:

• y Pwyllgor Gwaith; neu

• y Swyddog Monitro*, o dan bwerau dirprwyedig, os nad yw’r newidiadau’n darparu dewis lleol, neu’n fân newidiadau.

*Bydd unrhyw newidiadau i’r Rheolau Gweithdrefn Contractau bob amser yn cael eu trafod â’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151.