Rhaglen, Penderfyniadau a Chofnodion.

Croesawodd y Cadeirydd bawb a oedd yn bresennol i'r cyfarfod rhithwir hwn o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni wnaeth unrhyw un ddatgan diddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 20 Gorffennaf, 2021.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 20 Gorffennaf 2021 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Yn codi  –

Cyfeiriwyd at Raglen ac Amserlen Archwilio Cymru a ddangosodd y byddai'r archwiliad o Ddatganiad y Cyfrifon y Cyngor ar gyfer 2020/21 yn digwydd yn y cyfnod rhwng Mehefin a Medi, 2021, ond mewn blynyddoedd blaenorol byddai'r cyfrifon archwiliedig terfynol fel arfer wedi'u cyhoeddi ym mis Medi. Gofynnwyd am eglurhad ynghylch y newid mewn amserlen a'r rhesymau y tu ôl i hynny.

Eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod y dyddiad cau ar gyfer cyhoeddi cyfrifon 2020/21 wedi'i ymestyn hyd at ddiwedd mis Tachwedd, 2021 yn unol â'r hyn y cytunwyd arno o ran cwblhau a chyhoeddi cyfrifon ar gyfer 2019/20 oherwydd y pwysau ychwanegol ar gynghorau wrth iddynt barhau i ymateb i Covid-19. Mae Archwilio Cymru hefyd yn delio â phwysau adnoddau wrth archwilio cyfrifon awdurdodau lleol ar draws y rhanbarth. Mae'r atodlen ddiwygiedig yn golygu y bydd y cyfrifon archwiliedig ar gyfer 2020/21 ynghyd ag adroddiad yr Archwiliad Allanol ar y datganiadau ariannol yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor hwn mewn cyfarfod a drefnwyd ar gyfer 20 Hydref, 2021 a chânt eu cyflwyno i'r Cyngor Llawn ei gymeradwyo yn ddiweddarach y mis hwnnw, yn unol â'r rheoliadau sy'n ymestyn y terfynau amser statudol hyd at 31 Awst ar gyfer cyhoeddi cyfrifon drafft a 30 Tachwedd ar gyfer cyhoeddi cyfrifon archwiliedig.

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth (UBRG).

Cyflwynwyd Adroddiad Blynyddol yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth (UBRG) ar gyfer 2020/21 i'r Pwyllgor ei ystyried. Roedd yr adroddiad yn nodi datganiad a throsolwg yr UBRG o gydymffurfiad y Cyngor â'r gofynion cyfreithiol a'r codau ymarfer perthnasol wrth ymdrin â gwybodaeth gorfforaethol ac, yn Atodiadau 1 i 7 darparwyd data allweddol am lywodraethu gwybodaeth y Cyngor gan gynnwys cyswllt â rheoleiddwyr allanol, digwyddiadau diogelwch a thorri cyfrinachedd neu achosion y bu ond y dim iddynt ddigwydd, a cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth a chwynion yn ystod y cyfnod.

Adroddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro ac Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth dynodedig (UBRG) ar brif bwyntiau'r Adroddiad Blynyddol fel a ganlyn –

·         Archwiliwyd prosesau ac arferion y Cyngor o dan Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 (RIPA) gan Swyddfa'r Comisiynwyr Pwerau Ymchwilio yn ystod y cyfnod dan sylw yn yr adroddiad. Roedd yr arolygiad yn ffafriol ac ni wnaed unrhyw argymhellion ffurfiol. Er bod y Cyngor yn gwneud defnydd cyfrifol ond cyfyngedig o RIPA, mae angen y rolau, y gweithdrefnau polisïau a'r hyfforddiant perthnasol a rhaid iddynt fod yn weithredol.

·         Cysylltodd Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG) â'r Cyngor mewn perthynas â 2 gŵyn diogelu data. Er nad ymchwiliwyd i'r materion yn y pen draw gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, gofynnwyd i'r Cyngor adolygu ei ymatebion i'r achwynwyr a chymryd unrhyw gamau priodol i sicrhau yr ymdriniwyd â'r cwynion yn llawn. Mae'r cwynion wedi'u hadolygu a chwblhawyd materion. Cyflwynwyd un apêl i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn y cyfnod hwn, ac fe’i cadarnhawyd.

·         Mae Swyddfa'r Comisiynydd Camerâu Goruchwylio yn goruchwylio cydymffurfiaeth â'r Cod Ymarfer Camerâu Goruchwylio. Mae'r Cyngor wedi bod yn defnyddio Asesiad Effaith Diogelu Data penodol y Comisiynydd Camerâu Goruchwylio ers 2019/20 ac mae bellach yn cael ei ddefnyddio gan y Cyngor pryd bynnag y cynigir system teledu cylch cyfyng newydd. Er na fu unrhyw gysylltiad rhwng y Cyngor a Swyddfa'r Comisiynydd Camerâu Goruchwylio yn ystod cyfnod yr adroddiad, gwnaed llawer iawn o waith yn y cyfnod hwnnw i gryfhau'r trefniadau gan gynnwys mynd i'r afael â'r bylchau llywodraethu sy'n gysylltiedig â systemau teledu cylch cyfyng hanesyddol a fodolai cyn cyflwyno Cod y Comisiynydd Camerâu Goruchwylio. Yn ystod cyfnod yr adroddiad, hyfforddwyd defnyddwyr a rheolwyr teledu cylch cyfyng ar elfennau diogelu data defnyddio teledu cylch cyfyng.

·         Yn ystod y flwyddyn, cofnodwyd 30 o ddigwyddiadau diogelwch data gan y Cyngor yn cynnwys 28 Lefel 0 -1 (achosion y bu ond y dim iddynt ddigwydd neu ddigwyddiadau a gadarnhawyd ond nid oes angen eu hadrodd i SCG/rheoleiddwyr eraill) a 2 ddigwyddiad Lefel 2 (digwyddiadau diogelwch data y mae'n rhaid rhoi gwybod i'r SCG amdanynt oherwydd y risg a gyflwynir gan y digwyddiad).

·         Derbyniwyd cyfanswm o 736 o geisiadau rhyddid gwybodaeth yn ystod y cyfnod rhwng 1 Ebrill, 2020 a 31 Mawrth, 2021 yn cynnwys 5,397 o gwestiynau unigol. Ceir dadansoddiad o'r ceisiadau fesul gwasanaeth ac yn ôl y math o ymgeisydd yn Atodiad 3 yr adroddiad. O'r 736 o geisiadau, arweiniodd 5 at adolygiad mewnol o'r ymatebion a wnaed gan y Cyngor, ac mae'r canlyniadau fel yr  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro i ddarparu gwybodaeth am faterion sy'n codi o dan Bolisi Pryderon a Chwynion y Cyngor ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Ebrill, 2020 a 31 Mawrth, 2021 i'w hystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys cwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol ond dim ond y rhai lle nad oedd yr achwynydd yn ddefnyddiwr gwasanaeth. Ymdrinnir â chwynion defnyddwyr gwasanaeth o dan y Polisi Gwasanaethau Cymdeithasol – Y Weithdrefn Sylwadau a Chwynion ar gyfer Plant ac Oedolion ac fe'u hadroddir yn flynyddol i Banel Gwella'r Gwasanaethau Cymdeithasol.

Adroddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro ar y prif bwyntiau fel a ganlyn –

·         Yn ystod y cyfnod adrodd, derbyniwyd 104 o bryderon a gwnaed 43 o gwynion. O'r 43 o gwynion, roedd 42 wedi derbyn ymateb llawn erbyn 31 Mawrth 2021, gyda'r gŵyn sy'n weddill yn gofyn am ymchwiliad pellach sylweddol cyn rhoi ymateb terfynol i'r ymgeisydd.

·         O'r 42 o gwynion yr ymdriniwyd â nhw yn ystod y cyfnod, cadarnhawyd 2 yn llawn, cadarnhawyd 1 yn rhannol ac ni chadarnhawyd 39 ohonynt. Cafodd naw cwyn a oedd wedi bod drwy'r broses fewnol eu huwchgyfeirio i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a gwrthodwyd pob un o'r 9.

·         Bu gostyngiad yn nifer y cwynion yr ymchwiliwyd iddynt yn ystod y flwyddyn o 26, i lawr o 69 yn 2019/20; ceir dadansoddiad o bryderon, cwynion a chanmoliaeth yn ôl gwasanaeth yn y tabl ym mharagraff 8 o'r adroddiad.

·         Cyfradd gyffredinol yr ymatebion i gwynion a gyhoeddwyd o fewn y terfyn amser penodedig (20 diwrnod gwaith) oedd 90%. Pan fydd ymatebion yn hwyr, disgwylir i wasanaethau anfon ymateb dros dro i'r achwynydd i roi'r wybodaeth ddiweddaraf iddynt am gynnydd ac i esbonio'r rhesymau dros yr oedi.

·          O ddadansoddi'r tabl ym mharagraff 8 o'r adroddiad, roedd 9% (i fyny o 8% yn 2019/20) o'r cwynion a dderbyniwyd yn deillio o bryderon a uwchgyfeiriwyd sy'n awgrymu bod gwasanaethau'n delio'n effeithiol â phryderon gan gyfyngu ar gwynion ffurfiol. Anfonwyd 9% arall (4 o'r 43) at y Cyngor gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a wrthododd ddelio â nhw nes bod popeth posibl wedi cael ei wneud i ddatrys materion drwy broses fewnol y Cyngor yn y lle cyntaf. Gall achwynwyr hefyd fynd â'u cwynion yn uniongyrchol i gam ffurfiol y broses gwyno fewnol ac mae hyn yn cyfrif am 82% o'r cwynion a dderbyniwyd.

·         Mae'r Polisi Pryderon a Chwynion yn rhoi pwyslais ar ddysgu gwersi o gwynion a thrwy hynny wella gwasanaethau. Mae argymhellion blaenorol a gymeradwywyd gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio bellach wedi dod yn rhan o fusnes fel arfer wrth ddelio â chwynion. Mae Atodiad 1 yr adroddiad yn esbonio pa wersi a ddysgwyd o'r 2 gŵyn a gadarnhawyd ac a gadarnhawyd yn rhannol.

·         Er nad oes hawl fewnol i apelio yn erbyn penderfyniad a wnaed mewn ymateb i gŵyn, mae'r Polisi Pryder a Chwynion yn cynnwys yr opsiwn o uwchgyfeirio cwyn i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru os yw’r achwynydd yn parhau i fod  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro yn nodi lefel y cydymffurfio mewn perthynas â derbyn polisi drwy system Rheoli Porth Polisi'r Cyngor ar gyfer y bedwaredd flwyddyn o fonitro i'r Pwyllgor ei ystyried.

Tynnodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro sylw at y canlynol –

·         Mae'r naw polisi craidd sydd wedi'u cynnwys ar hyn o bryd yn y set graidd a restrir ym mharagraff 1 yr adroddiad. Mae'r naw polisi craidd hyn yn cael eu derbyn bob dwy flynedd ond byddant yn orfodol i staff newydd drwy gydol y cyfnod hwnnw. Oherwydd Covid 19, gohiriwyd y broses ym mis Mawrth, 2020 ond fe'i hail-ddechreuwyd ar 1 Medi, 2021.

·         Y pum polisi a restrir ym mharagraff 3.1 o'r adroddiad sydd wedi bod yn destun ail-dderbyn ers 1 Medi 2020. Dangosir data cydymffurfio fesul gwasanaeth ar 11 Awst 2021 yn Atodiad 1 i'r adroddiad. Mae'r tabl ym mharagraff 3.1 yn cymharu'r cyfraddau cydymffurfio cyfartalog a adroddwyd i'r Pwyllgor hwn dros y pedair blynedd diwethaf.  

·         Cwestiynodd y Pwyllgor hwn y gostyngiad yn lefelau cydymffurfio o fewn y Gwasanaethau Tai yn ei gyfarfod ar 1 Medi 2020. Tynnwyd sylw'r Pennaeth Gwasanaethau Tai at hyn ac ar ôl hynny, bu gwelliant sylweddol yn y gyfradd gydymffurfio gyfartalog ar gyfer y Gwasanaeth yn gyffredinol. Serch hynny, mae'r data yn Atodiad 1 yn dangos gostyngiad amlwg yn nifer y staff yn y Gwasanaethau Tai sydd wedi derbyn y polisi diwethaf a gyhoeddwyd, sydd i lawr i 76%. Fodd bynnag, mae adroddiadau cydymffurfio i'r UDA yn dangos bod mwy o oedi o ran derbyn polisi o fewn y Gwasanaethau Tai sydd o bosibl oherwydd y nifer uwch o staff technegol yn hytrach na staff clercyddol/swyddfa yn y gwasanaeth.

·         Dechreuodd cynllun peilot ar 14 Medi 2020 a oedd yn ei gwneud yn ofynnol i reolwyr canol dderbyn tri pholisi Adnoddau Dynol gyda phob polisi wedi'i neilltuo i swyddogion perthnasol a enwebwyd gan bob gwasanaeth. Nodir data cydymffurfio fesul gwasanaeth ar gyfer y papurau a gyhoeddir yn Atodiad 2 i'r adroddiad. Bydd y papur terfynol – canllawiau ar gyfer dynodi sgiliau iaith ar gyfer swyddi mewnol ac allanol – yn cael ei gyhoeddi i'w dderbyn yn ystod yr wythnosau nesaf.

·         Y mater cydymffurfio mewn cysylltiad â staff heb fynediad i'r Porth Polisi. Nid yw staff nad ydynt yn defnyddio’r Cyfeirlyfr Gweithredol - tua 700 o weithwyr - sy'n cynnwys y rhai a restrir yn y tabl yn 3.3 - yn rhan o'r broses derbyn polisi. Mae dibyniaeth y Porth Polisi ar Gyfeirlyfr Gweithredol y Cyngor wedi'i gydnabod fel gwendid o'r cychwyn cyntaf ac fe'i cydnabuwyd fel risg gan y Pwyllgor hwn yn ei gyfarfod ym mis Medi, 2020 pan geisiodd sicrwydd bod y mater yn cael ei ddilyn ar y lefel uchaf. Er bod y mater wedi bod yn cael ei ystyried yn gorfforaethol, mae'r agwedd benodol hon ar dderbyn polisïau corfforaethol yn dal wedi’i ohirio a bydd yn parhau felly am gyfnod amhenodol nes y bydd ateb digidol a chost-effeithiol ar gael. Cafodd cynnig i  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.  

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Allanol ar ganlyniad asesiad o gynaliadwyedd ariannol Cyngor Sir Ynys Môn i'r Pwyllgor ei ystyried. Cynhaliwyd yr asesiad gan fod cynaliadwyedd ariannol yn parhau i fod yn risg i gynghorau roi trefniadau priodol ar waith i sicrhau gwerth am arian wrth ddefnyddio adnoddau. Roedd asesiad 2020/21 yr Archwiliad Allanol ar gynaliadwyedd ariannol cynghorau mewn dau gam: Roedd Cam 1 yn asesiad sylfaenol o effaith gychwynnol Covid-19 ar sefyllfa ariannol cynghorau lleol ac yn dilyn hynny cyhoeddwyd adroddiad cryno cenedlaethol ynghylch cynaliadwyedd ariannol Llywodraeth Leol o ganlyniad i bandemig Covid 19. Mae'r adroddiad uchod yn cwblhau Cam 2 gwaith asesu cynaliadwyedd ariannol Archwilio Allanol yn ystod 2020/21 fel rhan o'r adroddiad lleol sy'n cael ei lunio ar gyfer pob un o'r 22 prif gyngor yng Nghymru.

Dywedodd Mr Alan Hughes, Arweinydd Archwilio Perfformiad Archwilio Cymru fod casgliad yr asesiad yn gyffredinol yn gadarnhaol ond bod nifer o heriau'n parhau. Cyfeiriodd at y prif ganfyddiadau fel a ganlyn –

·         Mae gan y Cyngor ddealltwriaeth dda o'i sefyllfa ariannol ac ar hyn o bryd mae'n darparu gwasanaethau o fewn y gyllideb gyffredinol, ond erys sawl her ariannol - mae effaith uniongyrchol Covid19 ar gynaliadwyedd ariannol y Cyngor wedi'i lliniaru gan gyllid ychwanegol gan Lywodraeth Cymru. Bydd y Cyngor yn wynebu tua £6.2 miliwn o wariant ychwanegol sy'n gysylltiedig â COVID-19 a chollir £2.4 miliwn o incwm yn ystod 2020/21. Bydd y Cyngor wedi mynd i £0.1 miliwn o wariant ychwanegol a cholli incwm nad yw wedi'i gwmpasu gan gyllid ychwanegol.

·         Mae cynyddu cyllidebau gwasanaethau a arweinir gan y galw wedi galluogi'r Cyngor i ddarparu gwasanaethau o fewn y gyllideb gyfan, ond erys sawl her ariannol – mae Cynllun Rheoli Asedau Corfforaethol y Cyngor ar gyfer Tir ac Adeiladau ar gyfer 2015-2020 yn hen ac mae angen ei ddiweddaru. Yn yr un modd â chynghorau eraill yng Nghymru, prin yw'r mynediad sydd gan y Cyngor at gyllid cyfalaf gan leihau ei allu i fuddsoddi cyfalaf;  bydd anawsterau wrth ragweld gydag unrhyw sicrwydd beth fydd lefelau Ariannu Allanol Cyfun yn y dyfodol cyn cyhoeddi'r setliad drafft ym mis Rhagfyr, yn arwain at fwlch cyllido cyfanredol sylweddol yn y Cynllun Ariannol Tymor Canolig

·         Mae strategaeth ariannol y Cyngor wedi adfer y gronfa gyffredinol i lefel darged, ond mae'r Cyngor yn parhau i ddefnyddio cronfeydd wrth gefn i gydbwyso'r gyllideb, nid yw hyn yn gynaliadwy – cynyddodd lefel y Cyngor o gronfeydd wrth gefn defnyddiadwy i £29.7m erbyn diwedd 2020/21 sef 20.6% o gost net gwasanaethau. Defnyddiodd y Cyngor £300,000 o gronfeydd wrth gefn i ariannu cyllideb 2021/22 a oedd yn caniatáu gostyngiad o 0.75% yn y Dreth Gyngor. Nid yw ariannu ymrwymiad sylfaenol o ffynonellau ariannu untro yn gynaliadwy ac mae'n arwain at bwysau ariannu heb eu datrys mewn cyllidebau yn y dyfodol.

·         Mae'r Cyngor wedi darparu gwasanaethau o fewn y gyllideb yn 2019/20 a 2020/21 ar ôl diffygion yn y ddwy flynedd flaenorol

·         Bydd nodi a chyflawni arbedion yn fwy heriol wrth symud ymlaen – cyflawnodd y Cyngor 86% o'r arbedion  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Allanol ar ganlyniad ei adolygiad o'r cynnydd a wnaed gan Fwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru (BUEGC) ar ei daith i gefnogi datblygiad economi'r rhanbarth a chyflawni Bargen Twf Gogledd Cymru i'r Pwyllgor ei ystyried. Roedd yr adolygiad yn canolbwyntio ar sut mae BUEGC yn gwneud cynnydd o ran cyflawni'r rhaglen ynni carbon isel ac wrth wneud hynny archwiliodd drefniadau llywodraethu; y cymorth a ddarperir gan swyddfa rheoli'r rhaglen; effaith Covid 19 ar ddarpariaeth a gynlluniwyd a dysgu a rennir ar gyfer yr uchelgais yn gyffredinol.

Dywedodd Mr Alan Hughes, Arweinydd Archwilio Perfformiad Archwilio Cymru fod yr adolygiad wedi canfod bod gan BUEGC drefniadau llywodraethu clir wedi’u sefydlu ers tro gyda chefnogaeth Swyddfa Rheoli Portffolio sy'n datblygu, y gallai ffactorau allanol effeithio ar yr uchelgeisiau arfaethedig a bod BUEGC yn addasu i ddarparu ar gyfer y rhain. Daethpwyd i'r casgliad hwn oherwydd –

·         Mae partneriaid wedi cytuno ar uchelgeisiau ar gyfer economi Gogledd Cymru ac wedi sefydlu fframwaith llywodraethu clir, er nad yw pob elfen yn weithredol;

·         Mae'r BUEGC wedi sefydlu Swyddfa Rheoli Portffolio ag adnoddau da i gefnogi'r gwaith o gyflawni ei uchelgeisiau; lle mae'n canfod bylchau mewn sgiliau, gwybodaeth neu gapasiti, mae'n gwneud iawn am y diffygion hynny mewn modd dyfeisgar; ac

·         Mae llwyddiant y Fargen Twf yn dibynnu ar lawer o ffactorau allanol a allai newid uchelgeisiau a gynlluniwyd; mae'r BUEGC yn addasu i oresgyn yr heriau a'r risgiau hyn sy'n dod i'r amlwg.

Mae'r adroddiad yn cynnwys chwe chynnig ar gyfer ffyrdd y gallai'r cynghorau drwy Fwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru wella'r modd y cyflawnir eu nodau cyffredinol ac mae'r rhain wedi'u nodi yn Arddangosyn 1 ar dudalen 5 yr adroddiad.

Wrth ymateb i'r adroddiad, dywedodd Alwen Williams, Cyfarwyddwr Portffolio Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru fod y sefyllfa'n datblygu’n gyflym a bod nifer o'r cynigion eisoes wedi cael ymateb; disgwylir y bydd cynnydd pellach wedi'i wneud pan adroddir yn ôl tua diwedd y flwyddyn. Mae'r sefyllfa economaidd wedi newid yn sgil effaith Brexit a Covid-19 ac mae'n parhau i fod yn gyfnewidiol. Fodd bynnag, nid yw canfyddiadau ac argymhellion yr adolygiad yn cynnwys unrhyw beth annisgwyl ac mae nifer o'r argymhellion yn ymwneud â meysydd lle mae darnau o waith eisoes wedi dechrau. Hwn oedd yr adolygiad cyntaf o Fargen Twf Gogledd Cymru a'r trefniadau ategol a gynhaliwyd gan Archwilio Cymru, ac ar ôl pwyso a mesur, mae wedi bod yn broses adeiladol ac mae'r farn a'r cynigion dilynol ar gyfer gwella wedi bod yn gadarnhaol i'r Tîm.

Wrth ystyried cynnwys adroddiad Archwilio Allanol, cododd y Pwyllgor y pwyntiau canlynol –

·         Gofynnodd y Pwyllgor am eglurder ynghylch a oes unrhyw un o brosiectau Bargen Twf Gogledd Cymru wedi dechrau; a yw cynnydd mewn prisiau yn debygol o achosi problem ac a ragwelir unrhyw broblemau wrth fynd drwy’r broses gynllunio.

Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Portffolio, er nad oes unrhyw brosiect wedi dechrau eto, fod tri Achos Busnes Amlinellol wedi'u cyflwyno i BUEGC ac wedi cael eu cymeradwyo i symud ymlaen i’r cam nesaf - datblygu Achos  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 7.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Allanol ar ddull a threfniadau Cyngor Sir Ynys Môn o ran cynllunio'r gweithlu i'r Pwyllgor ei ystyried.

Cyfeiriodd Ms Bethan Roberts, Archwilio Cymru at bwysigrwydd cynllunio'r gweithlu wrth nodi a diwallu anghenion gweithlu'r dyfodol ac wrth ymateb yn rhagweithiol i unrhyw faterion a allai godi;  tynnodd sylw at brif ganfyddiadau adroddiad Archwilio Allanol fel a ganlyn –

·         Ar ôl profi heriau'r gweithlu yn y Gwasanaeth Plant a Theuluoedd, mae'r Cyngor yn defnyddio'r profiad hwnnw i ddatblygu cynllunio'r gweithlu ac mae ganddo gyfleoedd pellach i sicrhau manteision ar draws gwasanaethau; daethpwyd i'r casgliad hwn oherwydd –

·         Datblygwyd Strategaeth Gweithlu gan y Cyngor yn 2012 ond ni chafodd ei ymgorffori ym mhob gwasanaeth.

·         Mae’r dull o gynllunio'r gweithlu gan Wasanaeth Plant a Theuluoedd y Cyngor wedi bod o gymorth i ymateb i'r heriau y mae'n eu hwynebu

·         Mae'r Cyngor bellach yn canolbwyntio mwy ar gynllunio'r gweithlu a thrwy gynnal y ffocws hwn, gall sicrhau mwy o fanteision ar draws yr holl wasanaethau.

Mae Archwilio Allanol wedi gwneud dau argymhelliad, y naill mewn perthynas â gweithredu cynlluniau'r gweithlu ar draws yr holl wasanaethau a'r llall mewn perthynas â chael sicrwydd bod cynlluniau'r gweithlu yn ddogfennau byw.

Wrth ymateb i'r adroddiad, cadarnhaodd Pennaeth y Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid fod trafodaethau ac adborth gan Archwilio Cymru wedi bod yn adeiladol ac yn ddefnyddiol ac ers adolygiad Archwilio Allanol ym mis Chwefror, 2021 mae proses bellach wedi dechrau lle trafodir cynllunio'r gweithlu bob chwarter yng nghyfarfodydd y Penaethiaid sy'n cynnwys yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth a phob Pennaeth Gwasanaeth. Erbyn hyn, mae gan bob gwasanaeth gynllun gweithlu er bod angen ffurfioli rhai yn fanylach. Mae Penaethiaid Gwasanaeth hefyd yn cyfarfod â Swyddogion Adnoddau Dynol bob chwarter i ystyried data'r gweithlu sydd yn ei dro yn llywio cynllun gweithlu'r gwasanaeth. Mae cynllunio'r gweithlu wedi dod yn bwysicach yng ngoleuni'r pandemig a phroblemau recriwtio eang yn genedlaethol; mae angen hyblygrwydd er mwyn gallu delio ag amgylchedd sy'n newid a’r newid o ran anghenion a heriau.

Penderfynwyd derbyn adroddiad Archwilio Allanol o ran cynllunio'r gweithlu o fewn Cyngor Sir Ynys Môn a nodi ei gynnwys.

Cyflwyno llythyr gan Archwilio Allanol at Gadeirydd y Pwyllgor.

Cyflwynwyd llythyr at Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gan Archwilio Cymru dyddiedig 3 Mehefin 2021 i'r Pwyllgor ei ystyried. Roedd y llythyr yn nodi'r dull i'w ddefnyddio gan Archwilio Cymru i helpu cynghorau yng Nghymru i ystyried adroddiadau gan y prif gyrff adolygu allanol ac i sicrhau eu hunain bod ganddynt drefniadau ar waith i fonitro a gwerthuso cynnydd yn erbyn unrhyw argymhellion a geir ynddynt.

Cadarnhaodd Mr Alan Hughes, Arweinydd Archwilio Perfformiad Archwilio Cymru fod y llythyr wedi'i anfon at Gadeiryddion holl Bwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio Cymru i atgoffa'r pwyllgorau hynny o bwysigrwydd ystyried yr adroddiadau gan reoleiddwyr allanol ar bob ffurf ac o gael proses ar waith i gael sicrwydd y gweithredwyd ar yr adroddiadau a'r argymhellion hynny.

Wrth ymateb i'r llythyr, dywedodd y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad fod yr Awdurdod, mewn ymgynghoriad ag Archwilio Cymru, wedi nodi'r holl adroddiadau adolygu cenedlaethol a gyhoeddwyd gan Archwilio Cymru ers pwynt y cytunwyd arno yn 2019 ac o ganlyniad mae gwaith ar y gweill i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am ymateb yr Awdurdod i'r adolygiadau cenedlaethol hynny i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ei gyfarfod nesaf ym mis Rhagfyr. Mae gwaith hefyd wedi'i wneud i ffurfioli'r trefniadau ar gyfer olrhain yr argymhellion a wnaed gan Archwilio Cymru yn ei adroddiadau adolygu lleol drwy system olrhain camau gweithredu'r Cyngor 4action a ddefnyddir i reoli a dilyn camau gweithredu yn erbyn adroddiadau adolygu'r Archwiliad Mewnol.

Penderfynwyd nodi'r llythyr at Gadeirydd Archwilio Cymru a'r ymateb gan y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad, a nodi hefyd y bydd y Pwyllgor yn ei gyfarfod nesaf yn derbyn diweddariad am gynnydd y camau gweithredu yn erbyn yr argymhellion a geir yn adroddiadau adolygiad cenedlaethol Archwilio Cymru.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn nodi'r archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad diwethaf ar 20 Gorffennaf 2021, llwyth gwaith presennol Archwilio Mewnol a'i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i ganolig i'r Pwyllgor ei ystyried.

Roedd y Pennaeth Archwilio a Risg yn crynhoi'r cynnydd hyd yma fel a ganlyn –

·         Bod dau adroddiad wedi'u cwblhau yn y cyfnod. Mae'r ddau ohonynt wedi arwain at sgôr Sicrwydd Rhesymol, y naill yn ymwneud â Dyraniadau Tai lle codwyd 3 mater/risg sylweddol a 3 cymedrol a'r llall mewn perthynas â'r Broses ar gyfer y Rhai sy’n Gadael - Adroddiad Dilyn i Fyny Cyntaf lle codwyd 3 mater cymedrol.

·         Cynhaliwyd yr adolygiad o Ddyraniadau Tai ar gais y Pwyllgor Gwaith ar ôl iddo dderbyn adroddiad am berfformiad gwael o ran yr amser a gymerwyd i ail-osod eiddo gwag. Er i'r adolygiad o'r mesur perfformiad hwn ddod i'r casgliad bod gan y Cyngor drefniadau digonol ar waith ar gyfer rheoli ac ail-osod eiddo gwag, canfu nad yw'r mesur perfformiad sy'n canolbwyntio'n llwyr ar ba mor gyflym y caiff eiddo gwag eu hail-osod yn cyd-fynd â pholisi a dull gweithredu tai diweddar sy'n ceisio gwella cydlyniant cymunedol,  cynyddu cynaliadwyedd tenantiaethau ac o ganlyniad lleihau nifer cyffredinol yr eiddo gwag. Roedd hyn wedi cyfrannu at berfformiad gwael yn y maes hwn. Amlygwyd hefyd nad oedd mesur perfformiad i adlewyrchu targed uchelgeisiol y Cyngor ar gyfer prynu, adnewyddu a gosod hen eiddo'r Cyngor. Er bod y chwe mater/risgiau a godwyd yn peri risg i allu'r gwasanaeth i gyrraedd ei dargedau perfformiad yn y maes hwn, mae Archwilio Mewnol yn fodlon eu bod yn cael eu cynnwys ar lefel gwasanaeth ac nad ydynt yn peri risgiau sylweddol i’r Cyngor gyflawni ei amcanion yn gyffredinol, gan arwain at farn/sgôr sicrwydd Rhesymol.

·         Cynhaliwyd yr adolygiad dilynol o'r Broses ar gyfer y Rhai sy’n Gadael ym mis Mai, 2021 i bennu cynnydd o ran mynd i'r afael â'r pedwar mater/risgiau a godwyd gan adroddiad gwreiddiol yr adolygiad ym mis Medi, 2020. Roedd un ohonynt yn risg "sylweddol" oherwydd effaith bosibl y risg. Daeth yr adroddiad dilynol i'r casgliad bod y rheolwyr wedi mynd i'r afael â'r risg a ystyriwyd yn risg sylweddol a’i fod yn gwneud cynnydd i fynd i'r afael â'r tri risg sy'n weddill.

·         Mae'r 5 archwiliad hwnnw ar y gweill ar hyn o bryd fel y crynhoir yn y tabl ym mharagraff 14 o'r adroddiad sy'n diweddaru statws y gwaith sydd ar y gweill. Mae'r tîm Archwilio Mewnol hefyd yn cymryd rhan mewn tri ymchwiliad cymhleth ar hyn o bryd.

·         Rhyddhawyd cyfran gyntaf o ganlyniadau paru’r Fenter Twyll Genedlaethol 2020/21 ym mis Ionawr, 2021. Mae'r canlyniadau paru’n amlygu twyll a gwallau posibl yn systemau'r Cyngor. Ar hyn o bryd mae Archwilio Mewnol yn gweithio ar ymchwilio i ganlyniadau paru yn y pum maes a restrir ym mharagraff 18 yr adroddiad.

·         Nid oes unrhyw gamau hwyr ar hyn o bryd. Adroddir ar wahân am fanylion y camau sy'n weddill.

·         Er bod staff yn dychwelyd ar ôl cael  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 10.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn cynnwys diweddariad ar faterion a risgiau sy'n weddill ar 31 Awst 2021 i'r Pwyllgor eu hystyried.

Tynnodd y Prif Archwilydd sylw at y prif bwyntiau fel a ganlyn –

·         Cyn uwchraddio'r system olrhain 4action, cyflwynwyd adroddiad ar faterion a risgiau sy'n weddill i'r Pwyllgor ddwywaith y flwyddyn. Cyflwynwyd yr adroddiad manwl cyntaf yn amlinellu perfformiad wrth fynd i'r afael â chamau archwilio ers gweithredu'r system 4action newydd i'r Pwyllgor ar 20 Ebrill, 2021. Ar y pryd, cadarnhaodd y Pwyllgor y byddai'n hoffi i adroddiad o'r math hwn gael ei gyflwyno iddo bob dwy flynedd. O'r herwydd, yr adroddiad hwn yw'r ail ddiweddariad canol blwyddyn.

·         Ni chodwyd unrhyw faterion/risgiau Coch yn ystod y flwyddyn ac nid oes unrhyw faterion/risgiau coch yn weddill ar hyn o bryd.

·         Ar 31 Awst, 2021 mae 56 o gamau gweithredu sy'n weddill yn cael eu holrhain yn 4action. O'r rhain, mae 19 yn cael sgôr (ambr) sylweddol a 37 (melyn) cymedrol o ran blaenoriaeth risg. (Graff 1).

·         Ar hyn o bryd, nid oes unrhyw gamau gweithredu sydd wedi cyrraedd eu dyddiad targed ar gyfer eu cwblhau ac sy’n hwyr.

·         Mae Graff 3 yn yr adroddiad yn dangos statws yr holl gamau gweithredu waeth beth fo'r dyddiad terfyn y cytunwyd gan y rheolwyr. Mae'n dangos bod y rheolwyr bellach wedi mynd i'r afael â 49% ohonynt a bod Archwilio Mewnol wedi cadarnhau bod 47% o'r rhain wedi’u cwblhau. Roedd y 2% arall yn ymwneud â chamau gweithredu yn deillio o archwilio Taliadau Cyflenwyr Cynnal a Chadw. Bydd Archwilio Mewnol yn dilyn y rhain yn ffurfiol ym mis Ionawr, 2022.

·         Mae tua 20% o'r camau gweithredu a ddangoswyd fel rhai heb gychwyn yn ôl y system 4action yn ymwneud â dau archwiliad – Taliadau Cyflenwyr Cynnal a Chadw a’r Panel Rhianta Corfforaethol a gwblhawyd tua diwedd blwyddyn ariannol 2020/21 a lle nad yw'r materion/risgiau a nodwyd wedi cyrraedd y dyddiadau cwblhau y cytunwyd gan y rheolwyr.

·         Mae Graff 4 yn yr adroddiad yn dangos statws yr holl gamau gweithredu sydd wedi cyrraedd eu dyddiad targed. Mae'n dangos bod 100% wedi cael sylw. O'r rhain, mae’r gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi dilysu bron pob un ar wahân i'r rhai sy'n ymwneud â'r archwiliad Taliadau Cyflenwyr Cynnal a Chadw - trefnwyd gwaith dilynol yn y Flwyddyn Newydd. O bryd i'w gilydd a dim ond pan fo rheswm dilys dros wneud hynny, gellir ymestyn dyddiadau targed. Oherwydd argyfwng Covid-19, mae nifer o derfynau amser targed wedi'u hymestyn ar gyfer gwasanaethau y mae eu blaenoriaeth dros y 18 mis diwethaf wedi canolbwyntio ar ymateb i'r pandemig.

·         Mae’r 56 o gamau heb eu cyflawni wedi'u hymestyn rhwng 2016/17 a 2020/21.  Nid yw'r rheolwyr wedi mynd i'r afael yn llawn eto ag un "hen" gam gweithredu sy'n dyddio'n ôl i 2016/17. Caiff hyn ei ystyried yn flaenoriaeth gymedrol neu felyn o ran risg ac mae'n ymwneud â'r gofyniad i wasanaethau roi sicrwydd bod eu gweithgarwch caffael yn effeithiol yn y broses her gwasanaeth flynyddol. Mae'r gwaith i  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 11.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn cynnwys y Flaenraglen Waith wedi'i diweddaru ar gyfer 2021/22 i'r Pwyllgor ei hystyried. Gwnaed mân ddiwygiadau pellach i'r Flaenraglen Waith ers ei chyflwyno i gyfarfod y Pwyllgor ym mis Gorffennaf, 2021 i adlewyrchu eitemau sydd wedi'u haildrefnu oherwydd llwyth gwaith neu ffactorau eraill a chynnwys cyfarfod ychwanegol i ystyried Datganiad terfynol y Cyfrifon a'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol. 

Penderfynwyd nodi'r mân ddiwygiadau i'r Flaenraglen Waith gymeradwy ar gyfer 2021/22.

Er na chafodd y mater hwn ei gynnwys fel rhan o fusnes y cyfarfod, cytunodd y Cadeirydd iddo gael ei adrodd er mwyn rhoi sicrwydd ynghylch prydlondeb y broses ar gyfer penodi aelodau lleyg i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg y wybodaeth ddiweddaraf am y trefniadau ar gyfer recriwtio aelodau lleyg i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a fydd, o dan ddarpariaethau Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, yn cyfateb i draean o aelodaeth y Pwyllgor o fis Mai ymlaen, 2022 gydag un ohonynt fydd yn cadeirio'r Pwyllgor.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod grŵp Gorchwyl Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru wedi datblygu ffurflen gais a hysbyseb gyffredinol ar gyfer recriwtio aelodau lleyg i Bwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio'r holl gynghorau yng Nghymru. Gobeithio y byddant yn cael eu cyhoeddi yn yr wythnos sy'n dechrau ar 4 Hydref, 2021. Bydd CLlLC yn delio â hysbysebu a hyrwyddo'r swyddi fel proses i Gymru gyfan. Yn Ynys Môn, mae Cyfansoddiad y Cyngor yn ei gwneud yn ofynnol i Gadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor argymell penodi aelodau lleyg i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'r Cyngor a'r nod yw bod wedi ymgymryd â'r ymrwymiad hwnnw erbyn diwedd y flwyddyn galendr fel bod yr aelodau lleyg newydd wedi’u hapwyntio cyfarfod Chwefror 2022 y Pwyllgor, ac yn gallu dechrau yn ei swydd fel sy’n ofynnol ym mis Mai 2022.

Nododd y Cadeirydd a'r Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf a chymerwyd sicrwydd o'r paratoadau cynnar y bydd yr holl drefniadau angenrheidiol ar waith i allu bodloni'r gofynion deddfwriaethol o ran penodi aelodau lleyg.