Rhaglen, Penderfyniadau a Chofnodion.

Yn absenoldeb y Cadeirydd, y Cynghorydd Peter Rogers, cadeiriwyd y cyfarfod gan yr Is-Gadeirydd,  Mr Dilwyn Evans.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol –

·         21 Medi, 2021

·         20 Hydref, 2021

·         15 Tachwedd, 2021

Yn codi oddi ar gofnodion cyfarfod  21 Medi, 2021 –

·         Eitem 3 – Llywodraethu Gwybodaeth: Adroddiad Blynyddol yr Uwch  Berchennog Risg Gwybodaeth 2020/21

Cyflwyno adroddiad llafar gan y Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc yn egluro  trefniadau’r Gwasanaeth Dysgu ar gyfer cwblhau'r gwaith yn gysylltiedig â’r  archwiliad cydsyniad a'r Cofnod o Weithgareddau Prosesu.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol a chadarnhawyd eu bod yn gywir -

• 21 Medi, 2021
• 20 Hydref, 2021
• 15 Tachwedd, 2021

·                     Yn codi o gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Medi, 2021 –

Cafwyd cadarnhad gan Reolwr Busnes a Pherfformiad y Gwasanaeth Dysgu mewn perthynas â dau ddarn o waith yn gysylltiedig â’r archwiliad caniatâd a’r archwiliad o gofnodion gweithgareddau prosesu (ROPA) bod y cyntaf bellach wedi’i gwblhau a’i anfon at y Swyddog Diogelu Data.  Yn achos yr ail mae nifer o gyfarfodydd wedi’u cynnal yn fewnol a chyda’r cwmni allanol i adolygu’r trefniadau presennol; ac  mae pob rheolwr yn y Gyfarwyddiaeth Dysgu a Diwylliant wedi adolygu’r gwaith hwn a’i drosglwyddo i’r templed newydd sydd hefyd wedi’i anfon at y Swyddog Diogelu Data. Mae angen cwblhau rhywfaint o waith pellach mewn perthynas â ROPA i sicrhau bod yr holl weithdrefnau a phrosesau ar waith yn cynnwys cytundebau dada a hysbysiadau preifatrwydd.

Derbyniwyd a nodwyd yr wybodaeth.

·                     Yn codi o gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Tachwedd, 2021 -

Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 bod y Datganiad o Gyfrifon ar gyfer 2020/21 wedi’u cymeradwyo gan y Cyngor Llawn ar 22 Tachwedd, 2021 ac yna’u llofnodi gan yr Archwilwyr Allanol heb unrhyw newidiadau i’r fersiwn a gyflwynwyd i’r Pwyllgor ar 15 Tachwedd, 2021. Cwblhawyd y broses gymeradwyo a llofnodi cyn y dyddiad cau statudol ar 30 Tachwedd ac mae’r Datganiad o Gyfrifon ar gyfer 2020/21 ac adroddiad yr Archwilwyr Allanol bellach wedi’u cyhoeddi ar wefan y Cyngor.

Nodwyd yr wybodaeth at ddibenion diweddaru.

Cyflwyno adrodiad y Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc.

Cyflwynwyd adroddiad y Swyddog Diogelu Data Ysgolion, yn cynnwys dadansoddiad o’r materion llywodraethu allweddol mewn perthynas ag Ysgolion Môn ar gyfer y cyfnod rhwng Gorffennaf, 2020 a Tachwedd, 2021, i’w ystyried gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu. Roedd yr adroddiad yn darparu datganiad y Swyddog Diogelu Data Ysgolion a throsolwg o gydymffurfiad ysgolion cynradd, uwchradd ac arbennig Ynys Môn â’r gofynion cyfreithiol wrth ymdrin â gwybodaeth am ysgolion, gan gynnwys cydymffurfio â Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y Deyrnas Unedig (UK GDPR); Deddf Diogelu Data 2018 a chodau ymarfer perthnasol.

Bu i’r Swyddog Diogelu Data Ysgolion nodi bod yr adroddiad yn crynhoi’r camau gweithredu a gymerwyd ers yr adroddiad diwethaf ym mis Gorffennaf, 2020 o ran darparu polisïau a dogfennau i ysgolion i’w cefnogi i gydymffurfio â’r ddeddfwriaeth diogelu data yn ogystal â darparu manylion y cynnydd hyd yma yn erbyn y Cynllun Diogelu Data Ysgolion 2021/22.

Roedd yr adroddiad hefyd yn nodi’r hyn a gyflawnwyd yn erbyn y Cynllun Cymorth ar gyfer Ysgolion - Polisïau a Gweithdrefnau Diogelu Data Ysgolion 2020-21. Cadarnhaodd bod y cyfnod hwn wedi bod yn arbennig o heriol i ysgolion oherwydd y pandemig Covid-19 ac mae wedi bod yn anodd iawn i ysgolion flaenoriaethu unrhyw beth oni bai am redeg yr ysgolion a darparu addysg, tra hefyd yn delio â phrinder staff a heriau eraill y  maent yn dal i’w hwynebu ac o’r herwydd mae nifer o’r camau gweithredu’n felyn neu’n oren. Ym mhwynt 2.2.1 yn yr adroddiad rhestrir y polisïau, canllawiau, dogfennau a thempledi a rannwyd ag ysgolion i’w mabwysiadau a’u defnyddio ac ym mhwynt  2.2.2.2 amlinellir yr hyfforddiant diogelu data a ddarparwyd i ysgolion. Darperir yr hyfforddiant bob tro y caiff dogfennau polisi eu rhannu ag ysgolion i sicrhau eu bod yn deall yr hyn sy’n ddisgwyliedig ohonynt o ran y gofynion cydymffurfio.  Yn yr adroddiad cyfeirir hefyd at y gwaith mapio data, yn benodol y proseswyr mapio data a mapio’r llif data rhwng yr ysgolion a’r Cyngor. O ystyried popeth, mae’r Swyddog Diogelu Data Ysgolion o’r farn bod ysgolion bellach yn deall eu rhwymedigaethau diogelu data a phwysigrwydd diogelu data yn well ac yn awr yn rhoi mwy o flaenoriaeth i sicrhau bod camau'n cael eu cymryd i gydymffurfio â gofynion y ddeddfwriaeth diogelu data.  Er bod gwaith i’w gyflawni o hyd fel sydd wedi’i adlewyrchu yn y camau nesaf, mae’r Swyddog Diogelu Data Ysgolion yn gallu darparu sicrwydd rhesymol mewn perthynas â chydymffurfiaeth ysgolion â’r gofynion diogelu data. 

Codwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor yn ystod y drafodaeth –

·         Y trefniadau sydd ar waith er mwyn rhoi’r camau nesaf ar waith a monitro cydymffurfiaeth. Cynghorwyd y pwyllgor bod Cynllun Diogelu Data wedi’i greu ar gyfer 2021/22 (ceir manylion yn adran 3 yn yr adroddiad) ynghyd â chynllun gweithredu ac amserlen; mae’r olaf wedi’i adolygu’n fewnol i ystyried y blaenoriaethau amrywiol eraill sydd gan ysgolion ac mae bellach yn nodi’n glir pryd y mae disgwyl i’r camau gweithredu gael eu cyflawni. Mae’r holl gamau gweithredu sydd yn rhaid i ysgolion eu  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg, a oedd yn cynnwys  y Strategaeth Atal Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd 2021-24, i’w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn nodi’r gweithgareddau y bydd y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn eu cynnal i leihau'r risg o dwyll, llwgrwobrwyo a llygredd o fewn ac yn erbyn y Cyngor.

Bu i’r Pennaeth Archwilio a Risg grynhoi cynnwys ac amcanion y strategaeth gan amlygu bod  y ddogfen “Fighting Fraud and Corruption Locally Strategy for the 2020s” (FFCL), a gefnogir gan CIPFA, wedi’i defnyddio fel sylfaen i’r ffocws strategol yn absenoldeb strategaeth benodol ar gyfer Cymru; dyma’r strategaeth atal twyll a llygredd gyffredinol ar gyfer llywodraeth leol yn Lloegr ac mae’n darparu glasbrint ar gyfer ymateb yn fwy cadarn a diweddar i dwyll a llygredd yn erbyn awdurdodau lleol na’r Cod Ymarfer ar Reoli’r Risg o Dwyll a Llygredd (Cod CIPFA) a ystyriwyd yn ogystal. Yn yr un modd â Chod CIPFA, mae’r strategaeth FFCL yn canolbwyntio ar bum piler o weithgaredd, neu amcanion strategol, ac yn ein cynorthwyo i nodi ym mhle mae angen i’r Cyngor ganolbwyntio ei ymdrechion atal twyll. Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio a Risg at y Fenter Twyll Genedlaethol yn ogystal, sef ymarfer paru data a gynhelir pob dwy flynedd sydd yn gyrru mwyafrif y gwaith atal twyll a chadarnhaodd na chanfuwyd unrhyw achosion o dwyll mewn perthynas â systemau’r Cyngor hyn yma  wrth ymchwilio i garfan gyntaf y canlyniadau paru ar gyfer 2020/21 a gafodd eu rhyddhau ym mis Ionawr 2021.  

Codwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor yn ystod y drafodaeth -

·                    Cydnabod yr angen i gryfhau dull y Cyngor o gaffael fel un o’r meysydd risg cydnabyddedig uchaf yn 2019/20 gan nad oes system neu ddull cyson ar hyn o bryd; holwyd ynglŷn â’r angen i gael polisi a/neu strategaeth gaffael er mwyn safoni’r broses.  Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg mai’r elfen monitro contractau o drefniadau caffael y Cyngor sydd heb ei chanoli a bod archwiliad ar y gweill i asesu pa mor gadarn yw dulliau rheoli a mesur y cyngor o ran canfod a/neu atal twyll a llygredd yn y maes hwn.

·                    Pa un ai a oedd y refeniw a gynhyrchwyd yn dilyn yr adolygiad diwethaf o’r hawliadau Gostyngiad Person Sengl y Dreth Gyngor o ganlyniad i ganfod hawliadau twyllodrus a pha un ai a oedd achosion o’r fath ac achosion yn ymwneud â chonsesiynau parcio i’r anabl a thwyll grantiau wedi arwain at unrhyw erlyniadau.  Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg nad oedd unrhyw erlyniadau wedi bod yn ystod y blynyddoedd diwethaf ac eglurodd bod yr adolygiad o hawliadau Gostyngiad Person Sengl yn fenter a ddarperir gan y gwasanaeth dilysu data, Datatank; yn ystod yr adolygiad diwethaf cafodd 11,200 o gyfrifon eu sgrinio, cafodd 2,245 o gyfrifon eu targedu a daethpwyd o hyd i 484 o gamgymeriadau, ac roedd y gyfradd camgymeriadau yn 4.3%.

·                    Pa un ai a fu cynnydd mewn twyll grantiau wrth weinyddu cynlluniau grantiau cymorth Covid-19 Llywodraeth Cymru a pha un  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151, a oedd yn cynnwys adolygiad canol blwyddyn o weithgareddau rheoli’r trysorlys a’r sefyllfa bresennol, i’w ystyried gan y Pwyllgor.

Cynghorwyd y Pwyllgor bod pethau wedi symud ymlaen mewn perthynas â’r diweddariad ar y sefyllfa economaidd a geir yn yr adroddiad. Gan fod chwyddiant yn parhau i gynyddu mae pwysau i gynyddu Cyfradd y Banc. Yn nhabl 3.1 yn yr adroddiad ceir rhagolwg o’r gyfradd llog ac yn Atodiad 2 ceir esboniad o’r sefyllfa mewn perthynas â’r gyfradd llog yn cynnwys y risgiau sylweddol i’r hyn sydd wedi’i ddarogan yn cynnwys y pandemig, materion yn ymwneud â Brexit a ffactorau eraill.  Nid yw strategaeth y Cyngor ar fuddsoddiadau wedi newid ac mae’n seiliedig ar barhau i roi blaenoriaeth i ddiogelwch cyfalaf a hylifedd yn hytrach nag enillion.  Yn yr hinsawdd economaidd sydd ohoni, ystyrir ei bod yn briodol cadw’r buddsoddiadau i rai tymor byr er mwyn cwrdd ag anghenion llif arian, ond hefyd i chwilio am y gwerth sydd ar gael mewn cyfnodau hyd at 12 mis gyda sefydliadau ariannol â statws credyd uchel. Mae’r Cyngor wedi buddsoddi â Chyngor Sir y Fflint yn ystod hanner cyntaf y flwyddyn ac wedi agor cyfrifon gyda dau fanc newydd cymeradwy sydd yn cynnig enillion uwch. Mae gan y Cyngor, fel nifer o awdurdodau lleol eraill, falans arian parod uchel sy’n cael ei gadw ar sail tymor byr yn bennaf. Cyn ymrwymo i fuddsoddiad mwy hirdymor rhaid ystyried y cynnydd posib yn y gyfradd llog.

Ni chymerwyd benthyg unrhyw arian ychwanegol yn ystod hanner cyntaf y flwyddyn ariannol hon, a ni ragwelir y bydd angen cymryd unrhyw fenthyciadau allanol ychwanegol yn ystod ail hanner y flwyddyn ariannol. Bydd angen benthyca i gyllido rhan o raglen gyfalaf 2021/22, ond gwneir hynny trwy fenthyca mewnol drwy ddefnyddio balansau arian parod. Bydd hyn yn gohirio costau cyllido cyfalaf tra bod balansau arian parod y Cyngor yn gallu darparu ar gyfer y benthyca mewnol hwn.

Gellir cadarnhau bod y Cyngor, yn ystod  yr hanner blwyddyn a ddaeth i ben ar 30 Medi 2021, wedi gweithredu o fewn y dangosyddion trysorlys a darbodus a nodwyd yn Natganiad y Cyngor ar y Strategaeth Rheoli Trysorlys ar gyfer 2021/22 ac na ragwelir unrhyw anawsterau o ran cydymffurfio â’r dangosyddion hyn yn ystod gweddill y flwyddyn.

Codwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor yn ystod y drafodaeth –

• Yr angen i gyflymu gwariant mewn perthynas â’r rhaglen gyfalaf yn sylweddol yn ystod ail hanner y flwyddyn os ydym am gyflawni’r rhaglen gyfalaf a gwireddu’r proffil gwariant. Cynghorwyd y Pwyllgor y gall nifer o ffactorau effeithio ar gyflawni’r rhaglen gyfalaf yn ystod unrhyw flwyddyn ac mae’r pandemig Covid-19 a diffyg llafur a deunyddiau wedi effeithio ar nifer o’r cynlluniau eleni. Mae’r oedi a gafwyd wrth ddod i benderfyniad ynglŷn ag ad-drefnu’r ddarpariaeth addysg gynradd yn Llangefni hefyd wedi effeithio ar gynnydd y Rhaglen Ysgolion ar gyfer yr 21^ain Ganrif ac mae hyn wedi arwain at danwariant sylweddol.  Efallai bod y Cyngor yn rhy  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.

Cynghorodd Mr Alan Hughes, Arweinydd Archwilio Perfformiad, bod copi o Grynodeb Archwilio Blynyddol 2020 wedi’i anfon i’w gyhoeddi mewn camgymeriad ac ymddiheurodd am hyn. Gan fod un awdurdod heb gwblhau’r broses cwblhau cyfrifon o hyd ni all Archwilio Cymru ddarparu gwybodaeth gymharol lawn ac felly nid yw Crynodeb Archwilio 2021 ar gael ar hyn o bryd. Mae’r cyfrifon wedi’u derbyn erbyn hyn a gwneir pob ymdrech i gyhoeddi’r Crynodeb Archwilio ar gyfer 2021 cyn gynted â phosibl. 

Cyflwyno adroddiad Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd adroddiad yr Archwilwyr Allanol, a oedd yn cynnwys Rhaglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru fel ac yr oedd ar 30 Medi 2021, er gwybodaeth i’r Pwyllgor. Roedd y rhaglen yn amlinellu’r amserlen cyhoeddiadau a statws y gwaith archwilio ariannol a pherfformiad cyfredol ynghyd â’r astudiaethau Llywodraeth Leol ac adroddiadau cenedlaethol gan Archwilio Cymru sydd yn yr arfaeth ac ar y gweill. Cyfeiriwyd at y gwaith rheoleiddio arall a gyflawnir gan Estyn ac Arolygiaeth Gofal Cymru. 

Penderfynwyd nodi’r wybodaeth a’r rhaglen a gyflwynwyd. 

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.

Cyflwynwyd adroddiad yr Archwilwyr Allanol mewn perthynas â Chyllid Myfyrwyr i’r Pwyllgor er gwybodaeth. Roedd yr adroddiad yn egluro sut y mae’r system cyllid myfyrwyr yn gweithio i fyfyrwyr yng Nghymru ac roedd yn ystyried sut mae Llywodraeth Cymru’n goruchwylio’r system. Roedd yr adroddiad yn cynnig tri argymhelliad ar gyfer gwella mewn perthynas â monitro, datblygu cynaliadwy a chynllunio ar gyfer olyniaeth a gwydnwch.

Codwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor yn ystod y drafodaeth –

• O gofio bod Llywodraeth Cymru’n talu dros £20m y flwyddyn i’r Cwmni Benthyciadau i Fyfyrwyr (SLC) i weinyddu cyllid myfyrwyr ac o ystyried mai cymysg yw’r gwerthusiad o berfformiad y SLC, a yw Archwilio Cymru o’r farn y dylid allanoli’r gwaith neu ei ddarparu gan gwmni arall? Cynghorodd Mr Alan Hughes, Arweinydd Archwilio Perfformiad Archwilio Cymru mai un o’r argymhellion a wneir yn yr adroddiad yw y dylai Llywodraeth Cymru adolygu’r gwerth gorau am arian a geir drwy’r trefniadau hyn yn gyfnodol ac ystyried pa un ai a yw’r dull gweinyddu’n gynaliadwy yn y tymor hir ac yn un y mae’n dymuno parhau ag o.

Penderfynwyd nodi’r adroddiad er gwybodaeth.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (Adnoddau Dynol) a Thrawsnewid, a oedd yn cynnwys Côd Llywodraethu Lleol drafft y Cyngor, i’w ystyried gan y Pwyllgor.  Mae’r Côd yn nodi trefniadau’r Cyngor ar gyfer arddangos Llywodraethu da, ac mae wedi’i baratoi yn unol â’r egwyddorion craidd ac ategol sydd yn y ‘Framework for Delivering Good Governance in Local Government’ (CIPFA / Solace, 2016).

Cyfeiriodd y Rheolwr Rhaglenni, Cynllunio Busnes a Pherfformiad at y saith egwyddor llywodraethu da a gytunwyd gan CIPFA a Solace y mae’r Côd yn seiliedig arnynt. Mae’r Côd wedi’i danategu gan yr egwyddorion hyn ac yn cynnwys y fframwaith polisïau a gweithdrefnau, diwylliant a gwerthoedd y mae’r Cyngor yn cael ei gyfarwyddo a’i reoli ganddynt ac sydd yn rhoi sicrwydd a thystiolaeth bod ei fod yn cydymffurfio â’r egwyddorion hynny. Disgwylir i’r Côd gael ei gyflwyno i’r Pwyllgor yn flynyddol er mwyn ei adolygu a rhoi sicrwydd bod trefniadau llywodraethu’r Cyngor yn parhau i fod yn gadarn ac addas i’r diben ac wedi’u gweithredu a’u rhoi ar waith yn effeithiol ym mhob agwedd o fusnes y Cyngor. 

Penderfynwyd –

• Cymeradwyo'r Côd Llywodraethu Lleol drafft.                                                
• Bod Aelodau'r Pwyllgor, os ydynt yn dymuno, yn cynnig mân newidiadau i’r Côd Llywodraethu Lleol Drafft cyn iddo gael ei fabwysiadu gan Gyngor Sir Ynys Môn ym mis Mawrth 2022.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid, a oedd yn nodi sut y mae’r Cyngor wedi ymateb i adolygiadau cenedlaethol a’u hargymhellion, i’w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad hwn yn ceisio rhoi sicrwydd bod yr argymhellion cenedlaethol sydd ynghlwm â’r adroddiadau cenedlaethol wedi cael sylw dilys gan wasanaethau’r Cyngor Sir a bod y rhai perthnasol yn cael eu gwireddu mewn modd ystyrlon.

Adroddodd y Rheolwr Rhaglenni, Cynllunio Busnes a Pherfformiad er mwyn arddangos llywodraethu da, ac mewn ymateb i lythyr y Cyfarwyddwr Archwilio o Archwilio Cymru a yrrwyd at Gadeirydd y Pwyllgor hwn ac a dderbyniwyd gan y Pwyllgor yn ei gyfarfod ar y 21ain o fis Medi eleni, bod yr adroddiad atodol yn dangos sefyllfa’r Cyngor yn erbyn y gwahanol feysydd gwaith cysylltiedig.

Mae’r adroddiad yn cydnabod 15 o adroddiadau cenedlaethol a’u hargymhellion cysylltiedig a fydd yn cael ei ddiweddaru’n flynyddol i sylw’r Pwyllgor hwn. Mae’r argymhellion hynny’n effeithio ar ystod eang o wasanaethau’r Cyngor Sir sydd wedi’u rhestru yn yr adroddiad. Rhagwelir y bwriad os yw’r Pwyllgor yn gytûn bod y diweddariad cyfredol blynyddol yn dod i’r Pwyllgor unwaith y flwyddyn yn ystod ei gyfarfodydd yn chwarter 3 o’r flwyddyn ariannol dan sylw.

Codwyd y pwyntiau trafod canlynol gan y Pwyllgor –

• Mewn perthynas â’r Fenter Twyll Genedlaethol yng Nghymru 2018-20 ac o ystyried na chanfuwyd unrhyw dwyll yn ystod yr ymarfer diwethaf, a yw hyn yn wir o hyd? Cynghorodd y Pennaeth Archwilio a Risg er nad yw’r gwaith a gyflawnwyd hyd yma ar gyfran gyntaf canlyniadau paru’r Fenter Twyll Genedlaethol ar gyfer 2020/21, a gafodd eu rhyddhau ym mis Ionawr 2021, wedi canfod unrhyw dwyll fel y cadarnhawyd yn flaenorol, amlygwyd rhywfaint o wendid yn y broses mewn perthynas â chaffael a dyma pam bod adolygiad o ba mor agored i dwyll caffael ydi’r Cyngor yn cael ei gynnal ar hyn o bryd. Byddwn yn adrodd ar hyn yn gynnar yn 2022. Bydd diweddariad llawn o ganfyddiadau ymarfer paru data’r Fenter Twyll Genedlaethol yn cael ei gynnwys yn yr Adroddiad Twyll Blynyddol 2021/22.

Penderfynwyd –

• Derbyn y diweddariad fel cofnod o ddiweddariad blynyddol y Cyngor Sir yn erbyn yr argymhellion cysylltiedig.
• Cytuno y bydd diweddariadau o’r math hwn yn cael eu rhaglennu’n flynyddol i sylw’r Pwyllgor hwn yn ystod Chwarter Tri o’r flwyddyn ariannol.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth  Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg i ddiweddaru’r Pwyllgor ar y sefyllfa fel ag yr oedd hi ar 1 Rhagfyr 2021. Roedd yr adroddiad yn amlinellu’r archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad diwethaf ym mis Medi 2021, llwyth gwaith cyfredol y gwasanaeth archwilio mewnol a’i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i’r tymor canolig.

Yn unol â ‘Strategaeth Cyfarfodydd Pwyllgor’ y Cyngor, mae’r adroddiad hwn yn bodloni gofynion Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, sy’n amlinellu’r dyletswyddau deddfwriaethol sydd i’w cyflawni gan bwyllgor archwilio’r Cyngor, yn benodol, goruchwylio trefniadau archwilio mewnol yr awdurdod.

Amlygodd y Pennaeth Archwilio a Risg bedwar adroddiad a gwblhawyd yn ystod y cyfnod, a bod dau ohonynt - Buddsoddi mewn Asedau a Llety Sipsiwn a Theithwyr - wedi derbyn Sicrwydd Rhesymol ac nad oedd unrhyw faterion i’w codi. Derbyniodd yr Adolygiad ar Adennill Mân-ddyledion y Cyngor ac Effaith Covid-19 sicrwydd cyfyngedig a chodwyd wyth mater/risg sydd angen sylw rheoli lefel uchel i ganolig. Mae cynllun gweithredu i fynd i’r afael â’r materion hynny wedi’i gytuno gyda’r rheolwyr a disgwylir iddynt fod wedi’u datrys erbyn 20 Mehefin, 2022. Hefyd, Mae’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 wedi comisiynu ymgynghorydd i fynd i’r afael â’r materion a risgiau a godwyd yn y Cynllun Gweithredu ac mae prosiect â cherrig milltir wedi’i ddatblygu a’i gytuno â’r ymgynghorydd. Mae’r pedwerydd adroddiad a gwblhawyd yn ymwneud ag ymchwiliad yn gysylltiedig â gweithgareddau caffael o fewn y Gwasanaethau Eiddo a cheir y manylion ym mharagraff 12 i 15 yn yr adroddiad. Mae’r tri archwiliad a nodir yn y tabl ym mharagraff 16 ar y gweill ac mae’r gwaith o ymchwilio i’r canlyniadau paru a nodir ym mharagraff 18 yn yr adroddiad mewn perthynas â’r Fenter Twyll Genedlaethol hefyd ar y gweill.  Ar 1 Rhagfyr, 2021 roedd 14 o gamau heb eu cwblhau (6 sylweddol a 6 cymedrol) yn ymwneud â materion/risgiau a godwyd yn ystod y chwe archwiliad a restrir ym mharagraff 22 yn yr adroddiad. Mae’r gwasanaeth Archwilio Mewnol yn gweithio gyda’r gwasanaethau i’w cefnogi i weithredu’r camau hyn. Mae blaenoriaethau tymor byr i ganolig y gwasanaeth Archwilio Mewnol ynghyd â’i flaenoriaethau mwy hir dymor wedi’u rhestr ym mharagraffau 25 i 28 yn yr adroddiad.

Codwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor yn ystod y drafodaeth -

·                     Ceisiwyd eglurder ynglŷn â’r materion technegol a nodwyd sydd wedi effeithio ar fonitro perfformiad y gwasanaeth a graddfeydd casglu mewn perthynas ag adennill mân-ddyledion. Cynghorwyd y Pwyllgor bod diffyg aliniad rhwng systemau a phrosesau cofnodi wedi ei gwneud hi’n anoddach monitro perfformiad. Hefyd, nid yw’r adnoddau sydd ei angen o ran amser a phersonél i ddatblygu systemau prosesau busnes i gwrdd ag anghenion y busnes ar gael oherwydd bod staff wedi ymrwymo’n llawn i gynnal busnes ar sail dydd i ddydd. O ganlyniad byddwn yn ymgysylltu ag ymgynghorwr a fydd yna adolygu’r systemau a gweithio gyda staff i roi unrhyw newidiadau a argymhellir ar waith. Ar gais y Pwyllgor cytunwyd i’w ddiweddaru ar gynnydd y prosiect yn ei gyfarfod y mis Ebrill, 2022.  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 11.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg, a oedd yn cynnwys y Siarter Archwilio Mewnol, i’w ystyried gan y Pwyllgor.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg ei bod wedi adolygu’r Siarter Archwilio Mewnol i sicrhau ei bod yn dal i fod yn briodol ac ni chanfuwyd unrhyw newidiadau sylweddol.

Penderfynwyd nodi’r adolygiad a chymeradwyo priodoldeb parhaus y Siarter Archwilio Mewnol.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg i’r Pwyllgor a gofynnwyd iddo ystyried a chymeradwyo’r Blaen Raglen Waith ddiwygiedig.  Cynghorwyd y Pwyllgor bod y Blaen Raglen Waith wedi’i diwygio eto i ystyried ceisiadau gan reolwyr oherwydd llwyth gwaith neu ffactorau eraill, a chynnwys y cyfarfod arbennig ychwanegol yn y calendr i ystyried y Datganiad o Gyfrifon a'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol terfynol.

Penderfynwyd nodi'r mân ddiwygiadau i'r Blaen Raglen Waith gymeradwy ar gyfer 2021-22.